BỘ LAO ĐỘNG THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
TRƢỜNG CAO ĐẲNG VIỆT MỸ
GIÁO TRÌNH
MÔN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN
Mã số môn học: MH 33
TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG
Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-… ngày…….tháng….năm .........
…………........... của Hiệu trưởng ……………………………….
Thành phố Hồ Chí Minh, năm…
(Lưu hành nội bộ)
2
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép
dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu
lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
3
LỜI GIỚI THIỆU
Trong thời đại bùng nổ thông tin và truyền thông, kỹ năng soạn thảo văn bản
không chỉ là yêu cầu cơ bản đối với cán bộ, nhân viên hành chính mà còn là năng
lực thiết yếu đối với những người hoạt động trong lĩnh vực Quan hệ công chúng.
Văn bản, với tư cách là phương tiện chính thức để ghi lại, truyền tải và lưu trữ thông
tin, giữ vai trò quan trọng trong quản lý, điều hành, giao tiếp và xây dựng hình ảnh
của tổ chức.
Môn học ―Soạn thảo văn bản‖ được xây dựng nhằm trang bị cho sinh viên
những kiến thức cơ bản và hệ thống về khái niệm, phân loại, thể thức và quy trình
soạn thảo các loại văn bản thường dùng trong hoạt động quản lý, truyền thông và đối
ngoại. Đồng thời, môn học chú trọng rèn luyện kỹ năng thực hành, giúp người học
có khả năng vận dụng vào các tình huống thực tế trong công việc.
Giáo trình được biên soạn trên cơ sở kết hợp giữa quy định pháp luật hiện
hành về công tác văn thư – lưu trữ, chuẩn mực hành chính và yêu cầu đặc thù của
ngành Quan hệ công chúng. Nội dung được trình bày logic, từ lý thuyết nền tảng
đến các kỹ năng thực hành, kèm theo câu hỏi ôn tập giúp người học tự đánh giá và
củng cố kiến thức.
Chúng tôi tin rằng, với nội dung phong phú, phương pháp tiếp cận thực tiễn
và sự tham gia tích cực của người học, môn học ―Soạn thảo văn bản‖ sẽ góp phần
hình thành cho sinh viên tác phong làm việc chuyên nghiệp, khả năng giao tiếp hiệu
quả và ý thức tuân thủ các chuẩn mực trong môi trường nghề nghiệp.
Mặc dù nhóm biên soạn đã nỗ lực để hoàn thiện giáo trình, song chắc chắn
không tránh khỏi những thiếu sót. Chúng tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng
góp của đồng nghiệp và người học để tiếp tục hoàn thiện trong những lần tái bản
sau.
…………., ngày……tháng……năm………
Ban biên soạn
Khoa Quản trị
4
MỤC LỤC
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN ......................................................................................... 2
LỜI GIỚI THIỆU ...................................................................................................... 3
GIỚI THIỆU MÔN HỌC .......................................................................................... 7
MỤC TIÊU MÔN HỌC ............................................................................................. 7
CHƢƠNG 1: Những quy định chung về văn bản .................................................... 8
1.1. Khái niệm, chức năng và vai trò của văn bản ..................................................................... 8
1.1.1. Khái niệm ........................................................................................................................................ 8
1.1.2. Chức năng ....................................................................................................................................... 9
1.1.3. Vai trò ............................................................................................................................................ 14
1.2. Phân loại văn bản ................................................................................................................. 16
1.2.1 Văn bản mang tính chất quyền lực nhà nước và văn bản không mang tính chất quyền lực nhà
nước. ........................................................................................................................................................ 16
1.2.2. Văn bản công và văn bản tư .......................................................................................................... 17
1.2.3. Văn bản quản lý và văn bản thông thường .................................................................................... 18
1.2.4. Phân loại văn bản theo hình thức................................................................................................... 18
1.3. Hình thức và nội dung của văn bản ................................................................................... 19
1.3.1. Hình thức và nội dung của văn bản ............................................................................................... 20
1.3.2. Nội dung của văn bản .................................................................................................................... 20
1.4. Ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản ................................................................................... 22
1.5.1. Định hướng quá trình soạn thảo văn bản ....................................................................................... 24
1.5.2. Xác lập quy trình soạn thảo văn bản ............................................................................................. 24
1.5.3. Thể thức văn bản ........................................................................................................................... 25
1.6. Văn bản quản lý nhà nƣớc .................................................................................................. 26
1.6.1. Khái niệm ...................................................................................................................................... 26
1.6.2. Đặc điểm ....................................................................................................................................... 27
1.6.3. Phân loại văn bản quản lý nhà nước .............................................................................................. 27
1.6.4. Vai trò của văn bản quản lý nhà nước ............................................................................................ 29
1.6.5. Ý nghĩa đối với ngành Quan hệ công chúng ................................................................................. 29
1.7. Thực hành ............................................................................................................................. 29
CHƢƠNG 2: Văn bản pháp quy.............................................................................. 33
5
2.1. Khái niệm và đặc trƣng của văn bản pháp quy ................................................................ 33
2.1.1. Khái niệm ...................................................................................................................................... 33
2.1.2. Đặc trưng của văn bản pháp quy ................................................................................................... 34
2.2. Ý nghĩa và tầm quan trọng của văn bản pháp quy ........................................................... 36
2.2.1. Ý nghĩa của văn bản pháp quy ...................................................................................................... 36
2.2.2. Vai trò của văn bản pháp quy ........................................................................................................ 37
2.3. Yêu cầu về nội dung và hình thức của văn bản pháp quy ................................................ 38
2.3.1. Những yêu cầu về nội dung ........................................................................................................... 38
2.3.2. Những yêu cầu về hình thức .......................................................................................................... 38
2.4. Các hình thức văn bản pháp quy ....................................................................................... 39
2.4.1. Một số văn bản pháp quy của Chính phủ ...................................................................................... 40
2.4.2. Các văn bản pháp quy của Thủ tướng Chính phủ .......................................................................... 41
2.4.3. Các văn bản pháp quy của thủ trưởng các cơ quan thuộc Chính phủ ............................................ 43
2.4.4. Các văn bản pháp quy liên ngành .................................................................................................. 44
2.4.5. Các văn bản pháp quy của Chính quyền các cấp địa phương ........................................................ 45
2.5. Thực hành: Phƣơng pháp soạn thảo các văn bản pháp quy. ........................................... 50
2.5.1. Nghị quyết ..................................................................................................................................... 50
2.5.2. Quyết định ..................................................................................................................................... 51
2.5.3. Chỉ thị ............................................................................................................................................ 51
2.5.4. Thông tư ........................................................................................................................................ 52
Chƣơng 3: Văn bản hành chính ............................................................................. 54
3.1. Khái niệm văn bản hành chính ........................................................................................... 54
3.2. Các hình thức văn bản hành chính .................................................................................... 55
3.2.1. Công văn ....................................................................................................................................... 55
3.2.2. Tờ trình .......................................................................................................................................... 56
3.2.3. Đề án ............................................................................................................................................. 56
3.2.4. Báo cáo .......................................................................................................................................... 57
3.2.5. Thông báo ...................................................................................................................................... 57
3.2.6. Thông cáo ...................................................................................................................................... 58
3.2.7. Biên bản ........................................................................................................................................ 58
3.2.8. Diễn văn ........................................................................................................................................ 59
3.2.9. Đơn, thư......................................................................................................................................... 59
3.2.10. Giấy ủy quyền ............................................................................................................................. 59
3.3. Phƣơng pháp soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng .................................... 60