Bài giảng Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project: Bài 2 - Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP)

ệ

ụ

BÀI 2 ớ Gi

i thi u công c Microsoft Project (MSP)

ầ

ả

 Th i gian ờ

ầ Các thành ph n c n qu n lý  Công vi cệ ổ

ự

ệ

ờ ờ ộ ị ị ị

 Th i gian k ho ch ạ ế  Th i gian th c t ự ế  Đ sai l ch th i gian ờ ệ  L ch làm vi c chung d án ệ  L ch làm vi c t ng cá nhân, nhóm ệ ừ  L ch làm vi c c a máy móc thi ế ị ủ ệ t b

ồ ự

 T ch c phân rã công vi c ứ ệ  Tình tr ng hoàn thành ạ  Th t ứ ự ư u tiên  M i quan h v i các công vi c ố ệ ớ khác  Ngu n l c

 Chi phí

ạ

ế

ồ ự

ụ

ệ

ờ

ạ ố ố ượ ng, phân b ngu n l c ả ả ả

ờ

 Danh sách các lo i ngu n l c ồ ự  Tình tr ng t ng ngu n l c ồ ự ừ  S l  T i công vi c ệ  B ng phân công nhi m v  B ng theo dõi th i gian

ẩ

ể

ậ

 Chi phí k ho ch ạ  Chi phí th c tự ế  Các h ng m c chi phí ụ ạ  Sai l ch chi phí ệ  Chi phí làm vi c, ch y máy theo gi ạ ệ  Chi phí v t t ả ậ ư theo s n ph m  Các kho n đi n, n ướ ệ ả c, v n chuy n….

ụ

ệ

ả M c tiêu qu n lý công vi c

ầ ệ

ỹ ầ ậ công vi c đúng theo yêu c u k thu t ượ ệ c li

ự ả ả t kê đ y đ ệ

ệ ổ ể ế

ả ệ ả ế Trình t ệ ả ủ Đ m b o các công vi c đ ắ ạ ả Đ m b o n m tình tr ng công vi c đã hoàn ở thành, còn d dang ả Đ m b o qu n lý công vi c t ng th đ n chi ẹ ệ ti t, vi c m vi c con

ệ

ả ả ượ ờ ắ ầ

ệ ữ c m i quan h gi a các công vi c ế ồ ự ả ả ớ

ố Qu n lý đ Qu n lý th i gian b t đ u, k t thúc ắ ả Đ m b o qu n lý các ngu n l c g n v i công vi cệ

ụ

ả

ồ ự M c tiêu qu n lý ngu n l c

ồ ự ả ườ ạ 1. Qu n lý các lo i ngu n l c con ng i, máy

móc, v t t …ậ ư

2. Qu n lý chi phí g n v i t ng lo i ngu n l c

ồ ự ớ ừ ạ ắ ả

3. Qu n lý t

ả ả ạ ộ ờ i và th i gian ho t đ ng

ệ ả ị 4. Qu n lý l ch làm vi c

5. Qu n lý phân công ngu n l c

ồ ự ả

6. Cân đ i đ m b o t

ố ả ả ố ư ồ ự i u hóa ngu n l c

ề ể ậ ậ ồ ự 7. Đi u chuy n ngu n l c và c p nh t các thay

đ iổ

ụ

ờ

ả M c tiêu qu n lý th i gian

ế ạ ả ờ ờ ự 1. Qu n lý th i gian d tính, th i gian k ho ch

2. Qu n lý th i gian th c t

ự ế ả ờ ệ ờ , sai l ch th i gian

3. Qu n lý th i gian b t đ u th i gian k t thúc

ắ ầ ế ả ờ ờ

4. Qu n lý các giai đo n, các m c th i gian d án

ự ạ ả ố ờ

ờ ừ ự ệ ệ ả 5. Qu n lý gi công đã th c hi n theo t ng công vi c,

ồ ự ừ t ng ngu n l c

6. Qu n lý l ch làm vi c c d án và t ng cá nhân,

ả ự ừ ệ ả ị

nhóm

ề ậ ậ ổ ề ờ 7. C p nh t chính xác các thay đ i dây chuy n v th i

gian trong d ánự

ụ

ả M c tiêu qu n lý chi phí

ớ ừ ắ ạ ả ồ ự 1. Qu n lý chi phí g n v i t ng lo i ngu n l c

ớ ừ ệ ả ắ 2. Qu n lý chi phí g n v i t ng công vi c

ế ả ạ 3. Qu n lý chi phí k ho ch và chi phí phát sinh

ự ế ệ th c t , sai l ch chi phí

4. Qu n lý chi phí theo gi

ả ờ ờ , chi phí ngoài gi , chi

ử ụ ầ phí theo l n s d ng

5. Qu n lý chi phí tr tr

ả ướ ả ả ả c, tr sau, tr theo công

ấ ử ụ su t s d ng

6. Qu n lý ti n đ gi

ộ ả ế ả ự i ngân theo d án

ớ ạ ả 7. Qu n lý gi i h n chi phí

ử ụ

ữ ế

ậ

Thu t ng ti ng Anh khi s d ng Microsoft Project

ữ ả Thu t ngậ Gi i thích

ữ

ả

Thu t ngậ

Gi

i thích

Nhóm thanh công cụ

ụ

M c trên nhóm thanh công c

D ánự Project Ribbon

ể

ả

ồ

Công vi cệ Task Tab

B ng, bi u đ

ữ ệ

ả

ồ ự Ngu n l c Resource Chart

B ng d li u

ệ

ậ

Màn hình nh p li u

ả ờ Kho ng th i gian Duration Sheet

ụ ậ

ế

ạ

L chị Calendar Form

Công c l p k ho ch

Chi phí Cost Planner

Theo dõi

ộ ử ụ ứ M c đ s d ng Usage Tracking

Henry Gantt

ộ Đ i ngũ Team Gantt

ị Màn hình hi n thể

ạ

ị

Đ nh d ng

ị L ch trình Schedule View

M ngạ Network Format

Toàn bộ

ụ

ờ Tr c th i gian

ượ

ọ

Đ c ch n

ể ồ ồ ị Bi u đ , đ th Diagram Entire

Timeline Selected

ớ

ệ

Gi

ụ i thi u công c MS Project

ự

ề

ầ

ả

ượ

ế ế ể ỗ ợ

ườ

 Là ph n m m qu n lý d án đ

c thi

t k đ h tr ng

ị ự

ế

ậ

ạ

ả

ổ qu n tr d án trong công tác l p k ho ch, phân b

ồ ự

ế

ả

ộ

ệ ngu n l c cho các công vi c, theo dõi ti n đ , qu n lý

ỹ

ả

ự

ngân qu và phân tích t

ệ i công vi c d án.

ệ ề

ạ

ượ

ể

ở

 Ch y trên h đi u hành Windows, đ

c phát tri n b i

ả

ồ

Microsoft, g m 2 phiên b n: Standard và Professional

ử ụ

ả

ọ

 Phiên b n s d ng cho môn h c: Microsoft Project

Professional 2010

ổ

ợ

T ng quan l

i ích MS Project

ế

ỗ ợ ậ

ả

ị

ừ

 H tr l p k ho ch ạ  Qu n lý công vi c ệ  Phân công ngu n l c theo công vi c ồ ự ệ  Xác đ nh l ch và th i gian cho t ng công vi c ệ ờ

ồ ự

ị

ổ ả

ộ

ế trình ti n đ gi

i ngân

ế

v th i gian, chi phí, ti n

ị  H tr đi u ph i ngu n l c ỗ ợ ề ố  Qu n lý danh sách ngu n l c ả ồ ự  Qu n lý chi phí và l ch theo ngu n l c ồ ự ả  Phân b và t ồ ự ố ư i u hóa ngu n l c  In các b ng phân công công vi c ệ  In l ộ ả  H tr giám sát d án ỗ ợ ự  Ghi l ố ể ạ i các đi m ch t  Theo dõi d li u th c t ự ế ề ờ ữ ệ đ hoàn thành

ộ

ậ ự ộ

ổ

ộ  L p các báo cáo ti n đ , chi phí, ngu n l c ồ ự ế ậ  C p nh t t ậ

đ ng các thay đ i liên quan

ế ậ

ệ ề

Các thi

t l p h đi u hành cho MS Project

ậ ị

 Công tác l p l ch, khai báo chi phí và in

ấ

ặ

ệ

n báo cáo là đ c bi

ố ớ ọ t quan tr ng đ i v i

ự

ả

qu n lý d án

ế ặ ệ ề

ể ả

ả

 C n thi ầ

t đ t h đi u hành đ đ m b o

ề ệ

ấ

ị ử ụ s d ng l ch, ti n t

và in n báo cáo

ậ ợ

thu n l

ế ặ

ồ

 Các thi

t đ t bao g m

ế ặ

 Thi

t đ t ngày tháng

 Thi

ế ặ ề ệ t đ t ti n t

 Cài đ t máy in ặ

ế ặ

Thi

t đ t ngày tháng

t đ t

ế ặ Region and Language

 M ở Start\Control Panel  Ch n thi ọ  Ch n ọ Customize ho c ặ Additional

Date

Settings  Ch n tab ọ  Đ t l ặ ạ

i ngày tháng trong Sort Date

ạ

theo khuôn d ng:

dd/MM/yyyy

Thi

ế ặ ề ệ t đ t ti n t

t đ t

ế ặ Region and Language

 M ở Start\Control Panel  Ch n thi ọ  Ch n ọ Customize ho c ặ Additional

ế ặ

ụ

Settings  Ch n tab ọ

t đ t các m c

Currency và thi

 Currency symbol = đ  Positive currency format = 1.1 $  Negative currency format = (1.1$)  No. of digits after decimal = 0

ấ

 B m Apply OK

ặ

Cài đ t máy in

 M ở Start\Devices and Printers

ọ ướ

 Ch n Add Printer và theo các ặ ể b c đ cài đ t 1 máy in HP Laserjet b t kấ ỳ

ắ ầ

ử ụ

B t đ u s d ng MS Project

ế ậ

ệ ề

 Thi

t l p ngày tháng cho h đi u

hành

 Cài đ t máy in ặ  Ch n ọ Start\Programs  Ch n ọ Microsoft Office \ Microsoft

Project 2010

ệ

ể

ả

ng đ qu n lý

Khái ni m Task, Duration, Resource, Cost  Task là đ i t ố ượ ự

 Resource là đ i t ồ ự

ả ng đ qu n lý công ự

ệ

ể

ứ

ố ượ ố vi c, đi m m c trong d án.  Task có th ch a các task nh ỏ ể

h nơ

ệ

ị

ngu n l c trong d án  Có 3 lo i: Work, Material, Cost ạ  Có th có l ch làm vi c và th i gian ờ

ng,

 Có 3 lo i: Task th ạ

ể ả ụ ượ

kh d ng riêng ắ

ớ ừ

 Đ c g n v i t ng task c th đ ụ ể ể

tính toán chi phí, th i gian

ự

ườ Summary, Milestone ờ

 Duration là kho ng th i gian th c ả

ệ

ố ượ

ng qu n lý chi phí

 Cost là đ i t

ề

ị

ờ ả ộ ạ

ụ

ự trong d án, là m t d ng Resource  T n t s đ

ồ ạ ướ ạ ị i d ng danh m c giá tr i d ệ ừ ậ ẽ ượ c nh p theo t ng công vi c

hi n task  Tính theo nhi u đ n v  d – ngày  h – giờ  w – tu nầ  mo – tháng

Gantt Chart

 Do Henry Gantt phát minh vào nh ng ữ

năm 1910

ự

 Li

ị ố ộ

ệ t kê các công vi c trong d án và ệ ữ bi u th m i quan h gi a các công vi c m t cách tr c quan.

ờ

ệ ể ệ ộ ượ

ự

ừ

ể

ễ

ự  Đ dài th i gian và l ch trình cũng ị c bi u di n tr c quan cho t ng

ị ặ

ự

ị

đ công vi c.ệ ể

 Đ c hi n th m c đ nh cho các d án

ượ m iớ

ủ

ể

ầ

Hãy tìm hi u các thành ph n c a Gantt Chart

ể ệ

Danh sách công vi cệ

ễ Bi u di n quan ị h và l ch trình

ậ

Bài t p Gantt Chart

#

Bài t pậ

Đáp án

1 Xác định mối quan hệ giữa việc 2 và việc 3?

Làm phôi sản phẩm có bao nhiêu việc con?

3 Việc 17 "Trang trí đĩa" sẽ phải làm sau khi xong việc nào?

Sau khi xong việc 3 - "Mua thạch cao" sẽ có những việc nào có thể bắt đầu?

5 So sánh sự khác nhau giữa việc 11 và việc 12?

6 Xác định các công việc đã hoàn thành?

7 Nhận xét sự khách nhau giữa việc 6 và 7

8 Giai đoạn làm phôi sản phẩm kéo dài bao nhiêu ngày?

9 Giai đoạn "Làm phôi..." và "Trang trí..." giao nhau bao nhiêu ngày?

ể ệ

ế

Task Usage  Là b ng th hi n m c ứ ả ồ ự ộ ử ụ đ s d ng ngu n l c ệ ủ ừ c a t ng công vi c  Th i gian s d ng ử ụ ờ  Chi phí s d ng ử ụ  Th ng kê k ho ch, ạ ế , lũy k

ố ự ế th c t

Task Usage

ụ

ờ Tr c th i gian

ệ Công vi c Task

ử ụ

ờ

Chi phí s d ng Th i gian s d ng

ồ ự

Ngu n l c

Team Planner

ụ

ệ

ự

ủ ừ

ồ ự

ễ

i qu n lý d dàng

ắ

ế

ả ườ ồ ự i ngu n l c và ti n ố ả ằ i b ng thao tác

 Là công c cho phép quan sát tr c quan công vi c c a t ng ngu n l c  Cho phép ng ượ ả n m đ c t ề hành đi u ph i t kéo thả ụ

ạ

ể ệ

ở ệ

ớ ấ ỳ

ắ

 Công c cũng th hi n tr ng thái ể ệ ư ệ ủ c a các công vi c đã xong ch a xong, d dang và th hi n các ư ư ậ ị công vi c ch a l p l ch, ch a ượ ư c phân công cho ai, ch a đ ồ ự ượ đ c g n v i b t k ngu n l c nào

Team Planner

ồ ự

Danh sách ngu n l c

ố

ệ ờ

Phân b các công vi c ồ ự theo ngu n l c và th i gian

ệ

ờ

ị

Vi c ch ch a có l ch

ệ

ờ

Vi c ch phân công

Resource Sheet

ả

ồ ự

ồ

ế ị t b

ị

 Là b ng khai báo các ngu n l c cho ườ ự i, d án bao g m ngu n l c con ng ậ ư v t t , chi phí, máy móc thi  B ng này cũng giúp đ nh nghĩa l ch ả

ệ

ủ ừ

ặ

làm vi c c a t ng cá nhân ho c máy móc

ờ

hay

 Giá làm vi c trong gi

, ngoài gi ị ượ c đ nh

ỗ ợ

ế ộ

 C ch tính chi phí h tr 3 ch đ :

ả ướ ả

ế

ệ ử ụ ầ theo l n s d ng cũng đ nghĩa rõ ràng ế  Start – tr tr  End – tr sau  Prorated – dùng đ n đâu tính đ n đó

Resource Sheet

Giá trong giờ

ị Đ n v tính

Cách tính chi phí

Danh sách ồ ự ngu n l c

ể ị

ệ

Giá ngoài giờ

Ki u l ch làm vi c

ạ

ồ ự Lo i ngu n l c

Network Diagram

ơ ồ ạ

ự

ạ

ữ

ự ố ả

 Là s đ m ng công vi cệ  Giúp quan sát ố tr c quan m i ệ ữ quan h gi a ướ ệ các vi c d i ồ ị d ng đ th  Đánh d u đ ỏ ấ ệ nh ng vi c quan tr ngọ c n ầ ệ th c hi n phòng ể ủ ch ng r i ro đ ả đ m b o thành công d ánự

Calendar

ể ệ

 H tr ki m tra l ch

ị ạ ỗ ợ ể ệ

ụ

 Màn hình hi n th ị ướ các công vi c d ệ d ng l ch làm vi c ị ờ làm vi c theo th i gian ữ ữ

ấ

ờ

ị

ệ

 H u d ng cho ố nh ng tình hu ng ự ệ có s ki n b t ườ ả ng x y ra vào th ể ộ m t th i đi m => ầ ờ c n xác đ nh th i ể đi m đó có vi c gì?

Resource Usage

ờ t chi ti ừ

ượ

ồ ự c s d ng bao

, chi phí

 Màn hình hi n th ể ị ộ ử ứ các m c đ s ồ ụ d ng các ngu n ự l c theo th i gian  Cho bi ế ế t ừ t ng ngày t ng ngu n l c nào ử ụ đ ờ nhiêu gi bao nhiêu  Có th đi u ch nh ỉ ể ề ả ố ể đ theo dõi c s ế ệ li u lũy k và xem ờ th i gian chi phí ờ ồ đ ng th i

ộ ấ B m chu t ả ể ệ ph i đ hi n menu đi u ề ch nhỉ

Resource Graph

ể

B m ấ View \ Entire ự Project đ xem toàn d án

 Bi u đ ể

ụ

ự

ờ

Tr c th i gian d án

t  Cho bi

Ngu n ồ l cự

ồ ki m soát ể ồ ự iả ngu n l c ế ố ượ t s l ng ượ ồ ự ngu n l c đ c dùng theo t ng ừ ngày ả

ả

ỉ ố ượ

ạ

Quá iả t

V ch ch s l i đaố t

ạ

ồ ự

ạ

 C nh báo quá t ồ ự ngu n l c  Cho phép xem ề ồ ự nhi u ngu n l c, ồ ồ ẽ ể v bi u đ ngu n ự l c cho các lo i ngu n l c d ng nhân công, máy ớ ạ i h n móc… có gi ố ề ố ượ i đa. v s l

ng t

ầ

ố ụ

ử ồ ự S ngu n l c c n s ừ d ng theo t ng ngày

ộ

ể Thanh cu n đ ồ ể chuy n xem ngu n ự l c khác

Timeline

ụ

ờ

ữ

ế

ể ệ ể ệ

ự

ế

ể ỗ ợ

ế ợ

ự

ị

 Trình bày vòng đ i d án theo tr c th i gian ờ ự  Th hi n các đi m m c và nh ng công vi c chính y u ể ệ ố  Th hi n ngày b t đ u và k t thúc d án ắ ầ  Dùng k t h p v i Gantt Chart đ h tr xem l ch d án ớ

ắ ầ ữ ệ Ngày b t đ u Nh ng công vi c chính

ế Ngày k t thúc

ể ự ễ Bi u di n các ố ể đi m m c d án

Tracking Gantt

Theo dõi t ỷ ệ l hoàn thành

Theo dõi d li u ự ế ự ữ ệ d án th c t

ọ ệ Theo dõi vi c quan tr ng (màu đ )ỏ

ể ớ ệ ễ Bi u di n các sai l ch so v i KH ban đ u ầ

Resource Form

 Màn hình nh p ậ

ệ

ừ

ỉ

ờ

ệ li u masterdetail, ế t công kê chi ti vi c theo t ng ồ ự ngu n l c  Cho phép đi u ề ố ượ ng ch nh s l ầ ồ ự ngu n l c c n dùng cũng nh ư ử ụ th i gian s d ng  Có th đi u ch nh ỉ ể ề ậ ậ ể đ xem/c p nh t ả ờ c th i gian làm ệ vi c và chi phí  H tr ghi chú ỗ ợ

ồ ự ể ể B m ấ Next / Previous đ chuy n ngu n l c

ộ ấ B m chu t ả ể ệ ph i đ hi n menu đi u ề ch nhỉ

Task Form

 Màn hình nh p ậ

ồ

ệ li u masterdetail, ế t ngu n kê chi ti ớ ừ ắ ự l c g n v i t ng công vi cệ  Cho phép đi u ề

ỉ

ồ ự ể ể B m ấ Next / Previous đ chuy n ngu n l c

ộ

ch nh danh sách ồ ự ố ngu n l c, s ồ ự ượ l ng ngu n l c, ậ ư cũng nh nh p các chi phí  Có th đi u ch nh ỉ ể ề ậ ậ ể đ xem/c p nh t ả ờ c th i gian làm ệ vi c và chi phí  H tr ghi chú ỗ ợ

ỉ ấ ả B m chu t ph i ể ệ đ hi n menu ề đi u ch nh

Task Sheet

ả ư nh

ề

ụ

ả ả

 Màn hình nh p ậ ạ ệ li u d ng b ng, ự ươ ng t t Gantt Chart nh ng ư không có ph n ầ ồ ự bi u đ tr c quan  Thích h p cho vi c ệ ợ ế ế ườ thi t k các tr ng ự ị đ nh thông tin t ụ ụ ể nghĩa đ ph c v ả các m c tiêu qu n ư lý khác nh qu n ầ lý yêu c u, qu n lý r i roủ