Bài giảng Sử dụng máy tính cơ bản: Bài 1 và 2 - ThS. Võ Minh Đức

Modul 5. Sử dụng bảng tính cơ bản<br /> <br /> Bài 1<br />  Kiến thức cơ bản về bảng tínhKIẾN <br /> THỨC CƠ BẢN VỀ BẢNG TÍNH<br /> Nội dung<br /> <br />  1. Khái niệm bảng tính<br /> <br />  2. Phần mềm bảng tính<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> 2<br /> 1. Khái niệm bảng tính<br /> <br /> • Bảng  tính  là  tên  gọi  chung  cho  các  phần  mềm  xử  lý <br /> thông tin được trình bày dưới dạng bảng. <br /> • Chức  năng  chính:  Biểu  diễn  dữ  liệu  dưới  dạng  bảng; <br /> Tính  toán  tự  động  dựa  trên  công  thức  cho  người  dùng <br /> nhập vào; Biểu  diễn số liệu dưới dạng  đồ thị, biểu  đồ; <br /> Sắp xếp và sàng lọc dữ liệu; Tổng hợp dữ liệu từ nhiều <br /> nguồn.<br /> • Ứng dụng của bảng tính: Bảng tính được  ứng dụng rất <br /> rộng  rãi:  Các  công  việc  văn  phòng,  hành  chính;  các <br /> công  việc  kế  toán;  công  việc  quản  lý;  công  việc  phân <br /> tích và thiết kế …<br /> <br /> 3<br /> 1. Khái niệm bảng tính (2)<br /> <br /> • Các bước để xây dựng bảng tính:<br /> <br /> 1. Nhập và biên tập dữ liệu<br /> 2. Tính  toán  trên  dữ  liệu  bằng  cách  áp  dụng  các  phép <br /> tính, biểu thức, hàm<br /> <br /> 3. Biểu diễn trực quan dữ liệu dưới dạng biểu đồ<br /> 4. Thực hiện một số ứng dụng cao cấp như phân tích dữ <br /> liệu, dự báo…<br /> <br /> 5. In ấn và phân phối các bảng tính. <br /> 4<br /> 2. Phần mềm bảng tính<br /> <br /> Khái niệm: Là phần mềm được thiết kế để giúp ghi lại và <br /> trình bày thông tin dưới dạng bảng.<br /> Các  phần  mềm  bảng  tính  thông  dụng:  Microsoft <br /> Excel  ;  Apple  iWorks  –  Apple  Numbers;  Open  Office  – <br /> Calc;  LibreOffice  Calc;  Google  Sheet:  phần  mềm  trực <br /> tuyến…<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> 5<br /> 2. Phần mềm bảng tính (2)<br /> <br /> • Các thao tác thường thực hiện với một phần mềm bảng <br /> tính:  Nhập,  cập  nhật,  biên  tập  dữ  liệu;  áp  dụng  các <br /> phép  tính,  công  thức,  các  hàm  lên  dữ  liệu;  xây  dựng <br /> biểu đồ; in kết quả; trao đổi với các ứng dụng khác.<br /> • Các thành phần chính tạo nên bảng tính: Ô (cell), dòng <br /> (row),  cột  (column),  vùng  (range),  trang  tính <br /> (worksheet), tập bảng tính (Workbook). <br /> <br /> <br /> <br /> <br /> 6<br /> Modul 5. Sử dụng bảng tính cơ bản<br /> <br /> <br /> Bài 2<br />  Sử dụng phần mềm bảng tính <br /> MS­Excel 2010<br /> Nội dung<br /> <br /> 1. Những thao tác đầu tiên với MS­Excel <br /> 2. Thao tác cơ bản trên bảng tính<br /> 3. Bài tập<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> 8<br /> 1. Những thao tác đầu tiên với MS­Excel<br /> • Khởi động MS­Excel <br /> • Tạo bảng tính mới theo mẫu mặc định<br /> • Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa <br /> • Ghi lưu bảng tính vào ổ đĩa<br /> • Ghi lưu bảng tính dưới một tên khác<br /> • Ghi bảng tính theo kiểu tệp tin khác<br /> • Đóng bảng tính, đóng chương trình MS­Excel<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> 9<br />  Khởi động MS­Excel<br /> 1. Những thao tác đầu tiên với MS­Excel<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> • Cách  1:  Nhắp  chuột  vào  nút   Start    All <br /> Programs    Microsoft  Office  ­>Microsoft  Excel <br /> 2010<br /> • Cách  2:  Nhắp  đúp  chuột  vào  biểu  tượng <br /> Microsoft Excel 2010 có trên màn hình Desktop<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> 10<br /> 1. Những thao tác đầu tiên với MS­Excel<br /> Giới thiệu bảng tính của Excel<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> 11<br /> Những thao tác đầu tiên với MS­Excel<br /> <br /> • Tạo bảng tính mới theo mẫu mặc định<br />  Cách 1: Nhắp chuột vào biểu tượng New<br /> trên thanh công cụ<br />  Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N<br />  Cách 3: Vào menu File/New…/Blank<br /> Workbook<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> 12<br /> Những thao tác đầu tiên với MS­Excel<br /> • Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open)<br />  C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên customize<br />  C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O<br />  C3: Vào menu File/Open…<br /> <br /> <br /> 1. Chọn nơi chứa <br /> tệp<br /> 2. Chọn tệp cần <br /> mở<br /> 3. Bấm nút <br /> Open để mở tệp Bấm nút <br /> Cancel để <br /> hủy lệnh mở <br /> tệp<br /> 13<br /> Những thao tác đầu tiên với MS­Excel<br /> <br /> • Ghi tệp vào ổ đĩa (Save)<br />  C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên<br /> Toolbar.<br />  C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S.<br />  C3: Vào menu File/Save.<br />  Nếu tệp đã được ghi trước từ trước  thì lần ghi tệp hiện tại sẽ <br /> ghi  lại  sự  thay  đổi  kể  từ  lần  ghi  trước  (có  cảm  giác  là  Excel <br /> không thực hiện việc gì).<br />  Nếu tệp chưa được ghi lần nào  sẽ xuất hiện hộp thoại Save <br /> As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi <br /> vào khung File name, ấn nút Save.<br /> <br /> 14<br /> Những thao tác đầu tiên với MS­Excel<br /> • Ghi lưu bảng tính dưới một tên khác<br />  Nhắp chuột vào thực đơn lện File  Save as<br />  Chọn thư mục chứa tệp tin trong hộp Save in<br />  Nhập tên mới vào hộp File name<br />  Nhấn nút Save để ghi<br /> <br /> <br /> <br /> 1. Chọn nơi ghi tệp<br /> 2. Gõ tên mới cho tệp<br /> 3. Bấm nút Save <br /> để ghi tệp Bấm nút <br /> Cancel để hủy <br /> lệnh ghi tệp<br /> 15<br />  Những thao tác đầu tiên với MS­Excel<br /> • Ghi lưu bảng tính theo kiểu tệp tin khác<br />  File\Save as, Chọn thư mục trong hộp Save in<br />  Nhập tên mới vào hộp File name<br />  Chọn kiểu tệp tin muốn ghi trong hộp Save as type<br />  Nhấn nút Save để ghi<br /> <br /> <br /> 1. Chọn nơi ghi tệp<br /> <br /> <br /> 3. Chọn kiểu tệp tin  4. Bấm nút Save <br /> 2. Gõ tên mới cho tệp Để ghi để ghi tệp<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> 16<br /> Những thao tác đầu tiên với MS­Excel<br /> <br /> • Sử dụng bảng tính mẫu<br />  Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File New<br />  Chọn On My computer<br />  Chọn thẻ Spreadsheet Solutions<br />  Nhắp đúp vào 1 mẫu tùy ý<br />  Bảng tính mới theo mẫu vừa chọn được<br /> mở ra<br /> <br /> <br /> <br /> 17<br /> Những thao tác đầu tiên với MS­Excel<br /> <br /> • Ghi bảng tính như một tệp tin mẫu<br />  Nhắp chuột vào thực đơn lện File  Save as<br />  Trong hộp Save in chọn thư mục chứa tệp<br />  Nhập tên cho tên tệp tin mẫu vào hộp File<br /> name<br />  Trong hộp Save as type chọn Template(*.xlt)<br />  Nhấn nút Save để ghi<br /> <br /> <br /> <br /> 18<br /> Những thao tác đầu tiên với MS­Excel<br /> <br /> • Ghi bảng tính để có thể đưa lên trang web<br />  Nhắp chuột vào thực đơn lện File  Save as<br />  Trong hộp Save in chọn thư mục chứa tệp<br />  Nhập tên cho tên tệp tin mẫu vào hộp File<br /> name<br />  Trong hộp Save as type chọn WebPage<br /> (*.htm:*.html)<br />  Nhấn nút Save để ghi<br /> <br /> <br /> 19<br /> Những thao tác đầu tiên với MS­Excel<br /> • Đóng bảng tính<br />  Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File  Close<br /> • Đóng chương trình MS­Excel<br />  C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4<br />  C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên<br /> phải cửa sổ làm việc của Excel.<br />  C3: Vào menu File\Exit<br /> Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 <br /> Message Box như hình bên, chọn:<br /> Yes: ghi tệp trước khi thoát,<br /> No:  thoát không ghi tệp,<br /> Cancel: huỷ lệnh.<br /> 20<br /> Thao tác cơ bản trên bảng tính<br /> • Di chuyển con trỏ trong ô<br /> • Mở một hoặc nhiều bảng tính<br /> • Chuyển trạng thái hiện hành giữa các bảng tính<br /> • Trang hiện hành, ô hiện hành<br /> • Sử dụng công cụ phóng to, thu nhỏ<br /> • Che giấu / hiển thị các thanh công cụ<br /> • Cố định dòng tiêu đề / cột tiêu đề <br /> <br /> <br /> 21<br /> Di chuyển con trỏ ô<br /> : di chuyển sang ô bên phải<br /> : di chuyển sang ô bên trái<br /> : di chuyển lên ô trên<br /> : di chuyển xuống ô dưới<br /> Page Up, Page Down: di chuyển con trỏ ô đi sang một trang màn hình <br /> Ctrl +   : di chuyển con trỏ lên dòng đầu tiên<br /> Ctrl +   : di chuyển con trỏ xuống dòng cuối cùng<br /> Ctrl +  : di chuyển con trỏ về cột đầu tiên bên trái<br /> Ctrl +  : di chuyển con trỏ về cột cuối cùng bên phải<br /> Home : di chuyển về đầu dòng<br /> End : di chuyển về cuối dòng<br /> <br /> <br /> <br /> 22<br /> Thao tác cơ bản trên bảng tính<br /> • Mở một bảng tính<br /> B1. Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File  Open<br /> hoặc nhắp chuột vào biểu tượng Open<br /> B2. Di chuyển đến tệp tin muốn mở rồi nhấn<br /> Enter hoặc nhắp đúp chuột vào tên tệp tin để<br /> mở.<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> 23<br /> Thao tác cơ bản trên bảng tính<br /> • Chọn và mở nhiều tệp tin kề nhau<br /> B1. Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File  Open<br /> hoặc nhắp chuột vào biểu tượng Open<br /> B2. Chọn tệp tin đầu tiên trong danh sách, giữ<br /> phím Shift và nhắp chuột vào tên tệp tin cuối<br /> cùng.<br /> B3. Nhấn nút Open<br /> <br /> <br /> <br /> 24<br /> Thao tác cơ bản trên bảng tính<br /> • Chọn và mở nhiều tệp tin không kề nhau<br /> B1. Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File  Open<br /> hoặc nhắp chuột vào biểu tượng Open<br /> B2. Chọn tệp tin đầu tiên, giữ phím Ctrl và nhắp<br /> chuột vào tên các tệp tin khác<br /> B3. Nhấn nút Open<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> 25<br /> Thao tác cơ bản trên bảng tính<br /> • Chuyển trạng thái hiện hành giữa các bảng tính<br />  Cách 1: Nhắp chuột vào biểu tượng bảng tính<br /> có trên thanh tác vụ của Windows, chọn tệp<br /> tin cần làm việc.<br />  Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + Tab cho đến<br /> khi tệp được chọn.<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> 26<br /> Thao tác cơ bản trên bảng tính<br /> • Trang hiện hành<br />  Trang hiện hành: là bảng tính hiện tại đang<br /> được thao tác<br />  Thay đổi trang hiện hành: nhắp chuột vào<br /> phần chứa tên của trang bảng tính<br /> • Ô hiện hành<br />  Ô hiện hành là ô đang được thao tác: A1,..<br />  Thay đổi ô hiện hành: nhấn chuột vào ô hoặc<br /> sử dụng các phím mũi tên<br /> 27<br /> Thao tác cơ bản trên bảng tính<br /> • Nhận dạng con trỏ<br />  Con trỏ ô: xác định ô nào là ô hiện hành, có<br /> đường bao đậm xung quanh<br />  Con trỏ soạn thảo: hình thanh đứng mầu đen,<br /> nhấp nháy xác định vị trí nhập dữ liệu cho ô<br />  Con trỏ chuột: thay đổi hình dạng tùy thuộc<br /> vào vị trí của nó trên trang<br /> <br /> <br /> <br /> 28<br /> Thao tác cơ bản trên bảng tính<br /> • Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản<br />  Các phím thường dùng<br /> Tab: di chuyển con trỏ ô sang phải một cột<br /> Enter: di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới và kết<br /> thúc nhập dữ liệu<br /> ,,,:  chuyển sang ô phía trái, phải, trên,<br /> dưới ô hiện tại<br /> Ctrl + home: chuyển con trỏ về ô A1<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> 29<br /> Thao tác cơ bản trên bảng tính<br /> <br /> • Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản<br />  Nhập dữ liệu<br /> Chuyển con trỏ ô đến ô cần nhập dữ liệu<br /> Delete, Backspace để xóa ký tự<br /> Home, End, Ctrl+home, Ctrl+End (tự tìm hiểu)<br /> Esc: kết thúc nhưng không lấy dữ liệu đã nhập<br /> Enter: để chấp nhận dữ liệu vừa nhập và kết thúc<br /> việc nhập cho ô đó<br /> <br /> <br /> <br /> 30<br /> Thao tác cơ bản trên bảng tính<br /> • Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản<br />  Chỉnh sửa dữ liệu<br /> Nhắp đúp chuột vào ô có dữ liệu muốn chỉnh sửa<br /> Thực hiện các thao tác chỉnh sửa<br /> Nhấn phím Enter để chấp nhận và kết thúc chỉnh<br /> sửa<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> 31<br /> Thao tác cơ bản trên bảng tính<br /> • Cố định dòng tiêu đề, cột tiêu đề<br />  Là các dòng và các cột sẽ hiển thị cố định khi sử<br /> dụng thanh cuộn:<br />  Nhắp chuột vào ô đầu tiên của vùng dữ liệu muốn<br /> thay đổi theo thanh cuộn<br />  Chọn thực đơn View  Freeze Panes -> Freeze<br /> Panes<br /> • Gỡ bỏ việc cố định tiêu đề<br />   Chọn thực đơn View  Freeze Panes -> UnFreeze<br /> Panes<br /> <br /> 32<br />  câu hỏi và bài tập<br /> <br /> • Nêu các cách khởi động và thoát khỏi Excel.<br /> • Mở cửa sổ Excel, quan sát và học thuộc tên các phần <br /> tử trong bảng tính Excel.<br /> • Phân  biệt  sự  khác  nhau  giữa  một  Workbook  và  một <br /> Worksheet.<br /> • Số hàng và số cột trong các phiên bản khác nhau của <br /> Excel  có giống nhau hay không?<br /> • Nêu  chức  năng  của  các  lệnh  New,  Save,  Save  As, <br /> Open, Close và Exit trên thực đơn File.<br /> • Nêu sự giống và khác nhau giữ hai lệnh  Save và Save <br /> As. <br /> <br /> 33<br />