Báo cáo số 242/BC-VTLTNN

Chia sẻ: Son Pham | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:11

Thêm vào BST

Báo xấu

122
lượt xem 14
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Báo cáo số 242/BC-VTLTNN về việc kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ địa phương sau 7 năm thi hành Pháp lệnh lưu trữ quốc gia và 1 năm thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Báo cáo số 242/BC-VTLTNN

B N IV C NG HOÀ XÃ H I CH NGHĨA VI T C C VĂN THƯ VÀ LƯU TR NAM NHÀ NƯ C c l p - T do - H nh phúc ----- ------- S : 242/BC-VTLTNN Hà N i, ngày 21 tháng 3 năm 2008 BÁO CÁO K T QU TH C HI N CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TR NA PHƯƠNG SAU 7 NĂM THI HÀNH PHÁP L NH LƯU TR QU C GIA VÀ 1 NĂM TH C HI N CH THN S 05/2007/CT-TTG NGÀY 02 THÁNG 3 NĂM 2007 C A TH TƯ NG CHÍNH PH (Ngày 27-28/3/2008 - Thành ph Buôn Ma Thu t) t ng k t kinh nghi m th c ti n và ánh giá k t qu thi hành Pháp l nh Lưu tr qu c gia năm 2001 và th c hi n Ch th s 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 c a Th tư ng Chính ph v vi c tăng cư ng b o v và phát huy giá tr tài li u lưu tr , nh m ra các ch trương, bi n pháp c ng c và phát tri n ngành Lưu tr trong th i gian t i, ư c s ng ý c a B N i v , C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c t ch c H i ngh này. B n Báo cáo trình bày trư c H i ngh ư c C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c xây d ng trên cơ s (40/64) báo cáo c a các t nh, thành ph tr c thu c Trung ương và k t qu ch o, qu n lý công tác văn thư, lưu tr c a C c i v i các t nh, thành ph tr c thu c Trung ương trong nh ng năm v a qua. Ph n I. TÌNH HÌNH TH C HI N CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TR NA PHƯƠNG I. K T QU TH C HI N CÁC QUY NNH PHÁP LU T V LƯU TR 1. Ny m nh tuyên truy n, ph bi n pháp lu t v lưu tr Tuyên truy n, ph bi n pháp lu t v lưu tr là m t trong nh ng nhi m v tr ng tâm nh m nâng cao nh n th c c a cán b , công ch c, viên ch c i v i công tác này. Theo ch o c a Ban T ch c - Cán b Chính ph , sau khi Pháp l nh Lưu tr qu c gia ư c ban hành, năm 2001 t i Hà N i, C c Lưu tr Nhà nư c (nay là C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c) ã t ch c H i ngh tri n khai thi hành Pháp l nh Lưu tr qu c gia. T i H i ngh , C c Lưu tr Nhà nư c ã quán tri t nh ng n i dung ch y u c a Pháp l nh, trong ó, c bi t nh n m nh trách nhi m c a lãnh o các c p, các ngành i v i vi c qu n lý, ch o và u tư cơ s v t ch t, b trí cán b cho ho t ng lưu tr . Ti p theo, năm 2004, C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c t ch c H i ngh ph
bi n Ngh nh s 110/2004/N -CP và Ngh nh s 111/2004/N -CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 v văn thư, lưu tr cho các t nh, thành ph t i t nh Bình Thu n. Ngay sau khi Ch th s 05/2007/CT-TTg ư c ban hành, B N i v ã ban hành K ho ch th c hi n Ch th c a Th tư ng Chính ph v vi c tăng cư ng b o v và phát huy giá tr tài li u lưu tr kèm theo Quy t nh s 249/Q -BNV ngày 26 tháng 3 năm 2007, C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c ban hành K ho ch s 218/KH-VTLTNN ngày 05 tháng 4 năm 2007 v th c hi n Ch th s 05/2007/CT-TTg c a Th tư ng Chính ph , Công văn s 219/VTLTNN-NV P ngày 05 tháng 4 năm 2007 v tri n khai th c hi n Ch th c a Th tư ng Chính ph t i các a phương. Ti p theo, C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c ã t ch c H i ngh giao ban công tác văn thư, lưu tr các t nh, thành ph t i 3 khu v c: khu v c phía B c t i thành ph H i Phòng, khu v c mi n Trung-Tây Nguyên t i thành ph à N ng, khu v c phía Nam t i th xã Long An ph bi n, quán tri t tinh th n và k ho ch th c hi n Ch th . T i H i ngh , ư c s u quy n c a B trư ng B N i v , C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c ã ngh các t nh, thành ph Ny m nh tuyên truy n, ph bi n các văn b n pháp lu t v lưu tr , nâng cao hơn n a nh n th c c a t t c cán b , nhân viên nh m hoàn thành nh ng nhi m v c p bách trong th i gian t i mà Ch th ã ra. Sau H i ngh tri n khai thi hành Pháp l nh t i các t nh, thành ph tr c thu c Trung ương do C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c t ch c, nhi u t nh ã t ch c ph bi n n i dung Pháp l nh n các cơ quan, ơn v trong t nh. Tri n khai vi c th c hi n Ch th s 05/2007/CT-TTg, trong năm 2007 ã có 06 t nh, thành ph t ch c H i ngh ph bi n n i dung Ch th , ó là: B c Giang, Hà Tây, Khánh Hoà, Phú Yên, Vĩnh Phúc, TP. H Chí Minh và có 34 t nh sao g i văn b n n các ơn v tr c thu c. Tính n tháng 3 năm 2008 có 40 t nh, thành ph g i báo cáo sơ k t 01 năm th c hi n Ch th s 05/2007/CT-TTg c a Th tư ng Chính ph , còn 24 t nh, thành ph chưa có báo cáo, ó là: An Giang, Bà R a Vũng tàu, B c Liêu, Bình Thu n, ăk Lăk, ăk Nông, Hà Tĩnh, Hà Nam, H i Dương, Hoà Bình, Hưng Yên, L ng Sơn, Lào Cai, Lâm ng, Long An, Nam nh, Ngh An, Ninh Thu n, Qu ng Nam, Thái Bình, Thanh Hoá, TP. C n Thơ, TP. à N ng, TP. H i Phòng. 2. Xây d ng và hoàn thi n h th ng pháp lu t lưu tr Thi hành Pháp l nh Lưu tr qu c gia, trong nh ng năm v a qua, C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c ã tham mưu giúp B N i v xây d ng, trình Chính ph và các c p có thNm quy n ban hành m t s văn b n quy ph m pháp lu t quan tr ng như: Ngh nh s 110/2004/N -CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 v công tác văn thư; Ngh nh s 111/2004/N -CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 quy nh chi ti t thi hành m t s i u c a Pháp l nh Lưu tr qu c gia; Thông tư s 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 c a B N i v Hư ng d n ch c năng, nhi m v , quy n h n và t ch c c a t ch c văn thư, lưu tr B , cơ quan ngang B , cơ quan thu c Chính ph và U ban nhân dân t nh; Thông tư liên t ch s 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 c a B N i v và Văn phòng Chính ph Hư ng d n v th th c và k thu t trình bày văn b n; Thông tư s 46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng 4 năm 2005 c a B N i v Hư ng d n qu n lý tài li u khi chia, tách, sáp nh p cơ quan, t ch c, ơn v hành
chính và t ch c l i, chuy n i hình th c s h u doanh nghi p nhà nư c; Thông tư s 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 c a B N i v Hư ng d n xác nh cơ quan, t ch c thu c ngu n n p lưu vào lưu tr l ch s các c p; Quy t nh s 630/Q -BNV ngày 05 tháng 4 năm 2006 c a B N i v v vi c ban hành nh m c kinh t -k thu t ch nh lý tài li u lưu tr ; Thông tư s 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 c a B N i v Hư ng d n v kho lưu tr chuyên d ng... Hoàn thi n h th ng pháp lu t v lưu tr là m t trong nh ng nhi m v tr ng tâm mà Ch th s 05/2007/CT-TTg c a Th tư ng Chính ph ra. th c hi n nhi m v này, B N i v ã ch o C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c xây d ng m i, s a i, b sung m t s văn b n cho phù h p v i th c t hi n nay trình c p có thNm quy n ban hành, như: Lu t Lưu tr ; Ngh nh X ph t vi ph m hành chính trong lĩnh v c công tác văn thư, lưu tr ; Thông tư Hư ng d n gi i m t tài li u lưu tr ; Thông tư L p d toán kinh phí hàng năm cho ho t ng lưu tr ; s a i, b sung Ngh nh s 110; s a i, b sung Thông tư liên t ch s 55… Trong 7 năm qua, h u h t các t nh ã quan tâm n vi c ban hành các văn b n qu n lý, ch o công tác văn thư, lưu tr a phương mình. Theo s li u báo cáo mà C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c nh n ư c, trong 7 năm qua, U ban nhân dân các t nh ã ban hành ư c 187 văn b n quy ph m pháp lu t, trong ó có 150 quy t nh và 37 ch th . Các văn b n t p trung ch y u vào các v n tăng cư ng công tác văn thư, lưu tr ; tăng cư ng các bi n pháp b o qu n tài li u lưu tr ; tăng cư ng phát huy giá tr tài li u lưu tr ; xác nh ngu n n p lưu... Tính n th i i m hi n nay, ã có 45/64 t nh ban hành Danh m c các cơ quan thu c ngu n n p lưu tài li u vào Trung tâm Lưu tr t nh. Trong năm 2007, U ban nhân dân các t nh, thành ph tr c thu c Trung ương ã tri n khai th c hi n Ch th m t cách sâu r ng, ã có 08 t nh ban hành Ch th v tăng cư ng b o v và phát huy giá tr tài li u lưu tr , như: Bà R a Vũng Tàu, Bình Phư c, ng Nai, Kon Tum, Qu ng Ngãi, Phú Yên, Sơn La và TP. H Chí Minh. Nhìn chung, t sau Pháp l nh Lưu tr qu c gia, h th ng văn b n quy ph m pháp lu t v công tác văn thư, lưu tr ang d n d n ư c hoàn thi n, góp ph n tích c c cho các t nh th c hi n t t nhi m v c a mình trong lĩnh v c này. 3. Xây d ng và ban hành các văn b n hư ng d n nghi p v Song song v i vi c xây d ng, trình các cơ quan có thNm quy n ban hành các văn b n quy ph m pháp lu t, trong ph m vi thNm quy n ư c giao, C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c ã ban hành nhi u văn b n hư ng d n và ch o công tác văn thư, lưu tr như: Công văn s 26/LTNN-NV P ngày 22 tháng 01 năm 2003 v vi c hư ng d n xây d ng và ban hành Danh m c s 1 các cơ quan, t ch c thu c di n n p lưu vào Trung tâm Lưu tr t nh và Lưu tr huy n; Công văn s 102/VTLTNN-NV P ngày 04 tháng 3 năm 2004 v vi c ban hành Danh m c m u thành ph n tài li u tiêu bi u thu c di n n p lưu vào Lưu tr huy n; Công văn s 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 v vi c ban hành B n hư ng d n ch nh lý tài li u hành chính; Công văn s 260/VTLTNN-NV P ngày 06 tháng 5 năm 2005 v vi c hư ng d n xây d ng Quy ch công tác văn thư và lưu tr cơ quan; Công văn s 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 v vi c hư ng d n Qu n lý văn b n i, văn b n n; Công văn s
879/VTLTNN-NV P ngày 19 tháng 12 năm 2006 v vi c hư ng d n tiêu hu tài li u h t giá tr và nhi u văn b n khác. Song song v i vi c ban hành các văn b n qu n lý, ch o v công tác văn thư, lưu tr , t năm 2001 n nay, U ban nhân dân các t nh, thành ph ã ban hành nhi u văn b n hư ng d n nghi p v công tác văn thư, lưu tr cho t nh mình, trong ó các t nh ban hành nhi u văn b n hư ng d n nghi p v là: t nh Qu ng Nam (148 văn b n), TP. H i Phòng (129 văn b n), TP. Hà N i (126 văn b n), t nh Bình nh (110 văn b n). Tuy nhiên, vi c ban hành văn b n qu n lý, ch o và hư ng d n nghi p v văn thư, lưu tr c a cơ quan qu n lý ngành Trung ương hay c a các t nh, thành ph còn chưa k p th i, trong m t s lĩnh v c còn thi u các văn b n hư ng d n c th (Danh m c h sơ cơ quan; B ng th i h n b o qu n tài li u lưu tr ...), nên tính kh thi chưa cao và do v y, các cơ s còn nhi u lúng túng trong quá trình th c hi n các ho t ng nghi p v . 4. Ch o, hư ng d n, ki m tra, thanh tra công tác văn thư, lưu tr Cùng v i vi c tuyên truy n, ph bi n n i dung Pháp l nh, trong nh ng năm qua, C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c cũng như các t nh ã t ch c nhi u l p t p hu n nghi p v văn thư, lưu tr , ph bi n tri n khai các văn b n m i v công tác văn thư, lưu tr ; t ch c nhi u l p nâng cao nghi p v hành chính, văn phòng, văn thư, lưu tr , k t h p kh o sát nư c ngoài cho các h c viên là Chánh, Phó Chánh Văn phòng, Trư ng, Phó Trư ng phòng Hành chính và cán b văn thư, lưu tr a phương. Hàng năm, C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c u ti n hành ki m tra, thanh tra công tác văn thư, lưu tr t i các t nh, thành ph (bình quân 5 t nh/năm). K t qu vi c ki m tra, thanh tra ã giúp cán b lãnh o các c p c a các t nh nh n th c úng hơn v v trí, vai trò, t m quan tr ng c a công tác văn thư, lưu tr ; nh n ra nh ng thi u sót còn t nt i a phương mình. Song song v i vi c C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c tr c ti p ki m tra, hư ng d n nghi p v văn thư, lưu tr , các t nh ã ch ng ki m tra các huy n, th , ơn v cơ s tr c thu c t nh. i n hình là UBND t nh B c Giang ã t ch c ki m tra ư c 100% các huy n, th và trên 80% các cơ quan thu c ngu n n p lưu tài li u vào Trung tâm Lưu tr t nh; UBND t nh Phú Th ã ki m tra ư c 100% các huy n, th và hơn 70% các cơ quan, ơn v tr c thu c t nh; UBND t nh Yên Bái ki m tra ư c 80% các huy n, th và 80/101 lư t s , cơ quan thu c t nh; UBND TP. H i Phòng ki m tra ư c 70% t ng s các qu n, huy n, th , s , ban, ngành... Bên c nh ó, nh kỳ 2 năm m t l n, C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c t ch c ki m tra chéo công tác văn thư, lưu tr k p th i t ng k t, khen thư ng, ng viên thành tích c a các a phương và qua ó t o i u ki n cán b các t nh trao i, h c t p nghi p v . Trong năm 2007, các t nh ã ti n hành ki m tra chéo công tác văn thư, lưu tr hai năm 2006-2007, k t qu ki m tra chéo công tác văn thư, lưu tr ã d y lên phong trào h c t p thi ua r t m nh m các t nh. Bên c nh nh ng k t qu t ư c, v n còn m t s t nh chưa chú ý n công tác ki m tra, hư ng d n nghi p v văn thư, lưu tr i v i các cơ s nên chưa ch n ch nh k p th i nh ng sai sót trong các ho t ng nghi p v văn thư, lưu tr và chưa n m b t ư c tình hình th c t t i a phương mình.
5. Công tác t ch c, biên ch và ào t o, b i dư ng cán b văn thư, lưu tr Th i gian qua, t ch c văn thư, lưu tr a phương ã ư c c ng c , ki n toàn h u h t các t nh, thành ph . Trong nh ng năm v a qua, v n t ch c văn thư, lưu tr a phương có nhi u chuy n bi n tích c c, ã có 63/64 t nh, thành ph thành l p Trung tâm Lưu tr (dư i các tên g i khác nhau: Trung tâm Lưu tr , Tin h c; Trung tâm Lưu tr , Công báo...) và Trung tâm Lưu tr t nh ngày càng ư c c ng c , tăng cư ng v nhi u m t. Các Trung tâm ã phát huy vai trò tham mưu cho các c p lãnh o trong t nh qu n lý và t ch c th c hi n t t công tác lưu tr trên a bàn t nh. Tình hình biên ch và cán b c a các Trung tâm Lưu tr cũng ư c c i thi n áng k , theo báo cáo c a các t nh, tính n nay t ng s biên ch c a các Trung tâm Lưu tr t nh có hơn 300 cán b , trong ó s cán b có trình i h c chi m kho ng 50%, trung c p kho ng 40% và s còn l i ã qua ào t o ng n h n. i ngũ cán b chuyên trách văn thư, lưu tr các s , ngành, huy n, th ư c tăng cư ng c v s lư ng và ch t lư ng, i n hình là t nh Bình nh có 1.142 cán b , Lào Cai có 729 cán b , Nam nh có 286 cán b chuyên trách văn thư, lưu tr trong toàn t nh. Vi c ào t o cán b , công ch c văn thư, lưu tr trong nh ng năm qua cũng ã ư c các t nh, thành ph quan tâm, do ó, trình chuyên môn nghi p v c a cán b ư c nâng cao. Tuy nhiên, t ch c b máy văn thư, lưu tr a phương còn nhi u i u b t c p do các văn b n hư ng d n c a c p trên chưa ư c th ng nh t. C th là th c hi n Thông tư s 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 c a B N i v "Hư ng d n ch c năng, nhi m v , quy n h n và t ch c c a t ch c Văn thư, Lưu tr B , cơ quan ngang B , cơ quan thu c Chính ph và U ban nhân dân", m t s t nh ã xúc ti n thành l p Phòng Văn thư, Lưu tr thu c Văn phòng UBND. Trong khi phòng v a b t u i vào ho t ng thì Chính ph l i ban hành Ngh nh s 136/2005/N -CP ngày 08 tháng 11 năm 2005, theo ó trong Văn phòng có Phòng T ch c-Hành chính (văn thư, lưu tr ) và như v y không còn Phòng Văn thư, Lưu tr . Hơn n a, sau khi Ngh nh s 13/2008/N -CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 c a Chính ph Quy nh t ch c các cơ quan chuyên môn thu c U ban nhân dân t nh, thành ph tr c thu c Trung ương ư c ban hành thì t ch c qu n lý văn thư, lưu tr a phương và Trung tâm Lưu tr c a các t nh g p r t nhi u khó khăn. ây là v n c p bách c n ư c t p trung gi i quy t trong th i gian t i. 6. Th c hi n các ho t ng nghi p v lưu tr a. Qu n lý văn b n, l p h sơ và giao n p h sơ vào lưu tr hi n hành Công tác qu n lý văn b n, l p h sơ hi n hành và giao n p h sơ, tài li u vào lưu tr hi n hành ã có nhi u chuy n bi n tích c c. Tính n giai o n hi n nay có kho ng 30% s t nh th c hi n t t ch l p h sơ hi n hành và giao n p h sơ, tài li u vào lưu tr cơ quan. M t s t nh ã ban hành ư c quy nh v qu n lý văn b n i, n, do v y, vi c qu n lý văn b n ch t ch hơn và gi i quy t công vi c hi u qu hơn. Theo s li u i u tra
(45/64 t nh g i phi u i u tra) có 27/45 t nh ã s d ng ph n m m qu n lý văn b n i, n và i u ó ã giúp cho vi c qu n lý văn b n ư c thu n l i hơn r t nhi u. b. Thu th p, b sung tài li u vào lưu tr l ch s Công tác thu th p, b sung tài li u vào lưu tr l ch s ã ư c chú tr ng hơn trư c, kh i lư ng tài li u giao n p vào Trung tâm Lưu tr t nh ã tăng lên rõ r t, do nhi u t nh ã ban hành ư c Danh m c ngu n n p lưu tài li u vào Trung tâm Lưu tr t nh. Theo s li u báo cáo c a các t nh, tính n h t năm 2006, t ng s tài li u mà các Trung tâm Lưu tr t nh qu n lý là 669.723 m giá và năm 2006 các t nh thu ư c 31.650m giá tài li u. Cũng theo s li u báo cáo th ng kê c a 49/64 t nh, thành ph g i v C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c, tính n tháng 3 năm 2008 t ng s tài li u thu ư c trong năm 2007 c a các t nh là 33.906m, i n hình trong vi c thu th p trong năm v a qua là: ng Nai (5.295m); TP. H Chí Minh (4.851m); Bà R a Vũng Tàu (4.369m); ng Tháp (2.164m); Vĩnh Long (1.392m) và Qu ng Ngãi (1.031m). Tuy nhiên, bên c nh nh ng t nh thu ư c nhi u tài li u nêu trên v n còn m t s t nh chưa thu ư c tài li u ho c thu ư c tài li u r t ít t các s , ban, ngành. Có nơi, tài li u thu v Trung tâm Lưu tr t nh v n chưa ư c ch nh lý hoàn ch nh. c. Vi c ch nh lý tài li u t n ng trong kho lưu tr chưa ư c phân lo i, l p h sơ, xác nh giá tr tài li u cũng ã ư c nhi u t nh chú ý. T năm 2001 n nay, công tác ch nh lý tài li u ã ư c th c hi n thư ng xuyên hơn, nhi u kh i tài li u ã ư c ch nh lý hoàn ch nh; tình tr ng tài li u tích ng ã gi m d n; có t nh ã xây d ng ư c án x lý tài li u t n ng, như t nh Kiên Giang ã ư c U ban nhân dân t nh phê duy t án x lý tài li u t n ng th c hi n t năm 2008 n năm 2012. Nh ng t nh có thành tích n i b t trong công tác ch nh lý tài li u là: Bình nh, Khánh Hoà, Qu ng Ngãi, Vĩnh Long... d. Công tác b o v , b o qu n tài li u lưu tr Sau khi Ch th c a Th tư ng Chính ph v vi c tăng cư ng b o v và phát huy giá tr tài li u lưu tr ư c ph bi n r ng rãi n các t nh, các i u ki n v kho tàng, v trang thi t b b o v , b o qu n an toàn cho tài li u ư c quan tâm chú ý hơn trư c. m t s t nh ã có k ho ch và bi n pháp b o v tài li u khi g p thiên tai bão, lũ. h u h t các kho lưu tr c a các t nh ã ư c b trí các phương ti n b o qu n c n thi t như: giá tài li u, h p, c p; máy hút b i, hút Nm; qu t thông gió, nhi u t nh ã l p i u hoà không khí cho kho lưu tr ; bình ch a cháy và có m t s t nh ã trang b ư c h th ng báo cháy t ng.v.v… Tuy nhiên, m t s t nh công tác b o v , b o qu n tài li u lưu tr còn chưa ư c quan tâm úng m c, tài li u còn b o qu n trong các phòng làm vi c ho c nhà kho cũ không m b o các yêu c u b o qu n an toàn tài li u lưu tr . ) Công tác t ch c s d ng tài li u lưu tr Trong nh ng năm g n ây, công tác t ch c s d ng tài li u lưu tr các t nh ã có nh ng ti n b vư t b c, các yêu c u khai thác và s d ng tài li u lưu tr c a các cơ quan và cá nhân ã ư c ph c v k p th i. Nhi u t nh ã có phòng c có y các trang thi t b ph c v c gi thu n ti n và khoa h c. Có t nh ã có phòng trưng bày
tài li u và có t nh ã gi i thi u tài li u b ng nhi u hình th c khác nhau trên các phương ti n thông tin i chúng. Nhìn chung, Trung tâm Lưu tr t nh ã ph c v k p th i, có hi u qu cho ho t ng c a t nh cũng như các yêu c u khai thác, s d ng tài li u lưu tr c a xã h i. Theo s li u báo cáo c a năm 2007, s lư ng c gi n khai thác tài li u t i t nh Bình nh là 2.268 lư t ngư i; thanh Hoá: 1.700 lư t ngư i; Phú Th : 560 lư t ngư i... T n t i l n nh t trong công tác s d ng tài li u lưu tr là các t nh chưa ch ng gi i thi u, công b tài li u hi n ang b o qu n trong kho lưu tr . Nguyên nhân ch y u d n n t n t i nói trên là do tài li u thu v chưa ư c ch nh lý hoàn ch nh, công c tra c u còn thi u, nên vi c khai thác, công b còn g p nhi u khó khăn. 7. u tư kho tàng và trang thi t b b o qu n tài li u lưu tr Tính n nay ã có 27 t nh, thành ph xây m i kho lưu tr (Bà R a Vũng Tàu, B c Liêu, B n Tre, Bình nh, Bình Phư c, Bình Thu n, Cà Mau, ăk Lăk, Gia Lai, Hà Tây, Hà Tĩnh, Khánh Hoà, Kiên Giang, L ng Sơn, Ngh An, Phú Th , Qu ng tr , Qu ng Ngãi, Sóc Trăng, Th a Thiên Hu , Trà Vinh, Tuyên Quang, Vĩnh Long, TP. C n Thơ, TP. Hà N i, TP. H i Phòng); có t nh ã quan tâm u tư kinh phí xây d ng kho lưu tr c p huy n, th , như: Bình nh, Qu ng Nam. 05 t nh ã có D án xây d ng kho lưu tr chuyên d ng (có t nh ã ư c duy t): Hà Giang, Phú Yên, Thái Nguyên, Ti n Giang và Vĩnh Phúc; còn 32 t nh, thành ph chưa xây ư c kho lưu tr chuyên d ng. Tuy v y, các t nh u ã b trí di n tích trong tr s làm vi c ho c c i t o nhà làm vi c làm kho b o qu n tài li u. Nhưng nhìn chung, nh ng kho lưu tr xây m i c a các t nh u chưa t ư c các yêu c u theo hư ng d n t i Thông tư s 09/2007/TT-BNV, ngo i tr kho lưu tr c a Thành ph Hà N i. Vì v y, v n t ra i v i các Trung tâm Lưu tr t nh, thành ph chưa xây kho là tri n khai xây d ng D án xây kho lưu tr chuyên d ng trình U ban nhân dân t nh n năm 2010 t t c các t nh, thành ph u có kho lưu tr chuyên d ng theo úng tinh th n Ch th 05 c a Th tư ng Chính ph . 8. Th c hi n ch báo cáo th ng kê cơ s và th ng kê t ng h p công tác văn thư, lưu tr Công tác thông tin, báo cáo cũng ư c các t nh, thành ph chú ý hơn, ph n l n các t nh ã th c hi n t t ch thông tin, báo cáo công tác văn thư, lưu tr và nh kỳ g i báo cáo v C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c (năm 2006 có 53/64 t nh; tính n tháng 3/2008 có 49/64 t nh, thành ph g i báo cáo). Tuy v y, v n còn m t s t nh, thành ph chưa th c hi n t t ch thông tin báo cáo gây khó khăn cho công tác qu n lý công tác văn thư, lưu tr hi n nay. II. NH N XÉT, ÁNH GIÁ 1. Nh ng k t qu t ư c Nh ng k t qu n i b t t ư c trong 7 năm thi hành Pháp l nh Lưu tr qu c gia và 01 năm th c hi n Ch th s 05/2007/CT-TTg c a Th tư ng Chính ph là:
Th nh t, h th ng văn b n quy ph m pháp lu t ư c ban hành tương i y ã t o cơ s pháp lý cho vi c th c hi n các ho t ng văn thư, lưu tr th ng nh t t Trung ương n a phương và d n i vào n n n p. Th hai, ho t ng qu n lý, ch o công tác văn thư, lưu tr ã t ư c nh ng k t qu thi t th c; công tác ki m tra, hư ng d n nghi p v ư c Ny m nh; ho t ng nghi p v văn thư, lưu tr ư c tăng cư ng và t hi u qu cao. Th ba, h th ng t ch c văn thư, lưu tr a phương ã có s thay i tích c c, các t nh ã thành l p Trung tâm Lưu tr và các Trung tâm ã i vào ho t ng có hi u qu . Th tư, biên ch cán b văn thư, lưu tr ư c tăng cư ng c v s lư ng và ch t lư ng, nh t là cán b làm công tác văn thư c a các ơn v tr c thu c t nh ã ư c c i thi n áng k ; cán b văn thư, lưu tr thư ng xuyên ư c ào t o, b i dư ng, t p hu n nghi p v . Th năm, cơ s v t ch t và kinh phí u tư cho công tác văn thư, lưu tr ư c tăng cư ng, nhi u t nh, thành ph ã u tư kinh phí cho vi c xây d ng kho lưu tr chuyên d ng, ch nh lý tài li u và mua s m trang thi t b b o qu n tài li u lưu tr . Th sáu, công tác ch nh lý, thu th p tài li u vào lưu tr l ch s ư c Ny m nh, nh t là sau khi Ch th s 05/2007/CT-TTg c a Th tư ng Chính ph ư c ban hành, nhi u t nh ã gi i quy t ư c m t kh i lư ng r t l n tài li u tích ng t n ng nhi u năm nay. Th b y, công tác ph c v khai thác, s d ng tài li u lưu tr ngày càng ư c chú tr ng, a d ng v hình th c ph c v và lo i hình tài li u, công tác ph c v khai thác ã ph n nào áp ng ư c nhu c u c a xã h i; s lư ng ngư i n khai thác, s d ng tài li u lưu tr ngày càng tăng. Thành tích t ư c sau 7 năm thi hành Pháp l nh Lưu tr qu c gia và 01 năm th c hi n Ch th s 05/2007/CT-TTg c a Th tư ng Chính ph là do nh ng nguyên nhân ch y u sau ây: M t là, ư c s quan tâm, ch o c a ng và Nhà nư c, c bi t là s quan tâm toàn di n c a B N i v i v i công tác văn thư, lưu tr , nh t là trong lĩnh v c xây d ng và ban hành các văn b n quy ph m pháp lu t. Hai là, bên c nh vi c xây d ng và ban hành văn b n qu n lý, ch o, C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c ã có nhi u bi n pháp nh m tăng cư ng ch o vi c thi hành Pháp l nh và th c hi n Ch th c a Th tư ng Chính ph . Ba là, nh có s quan tâm sâu s c c a lãnh o UBND t nh và lãnh o Văn phòng UBND th hi n qua vi c u tư cơ s v t ch t, kinh phí cho các ho t ng nghi p v văn thư, lưu tr ; t ch c th c hi n các n i dung văn b n quy ph m pháp lu t trong ph m vi t nh mình; ki n toàn t ch c và tăng cư ng cán b ...
B n là, cán b văn thư, lưu tr trong t nh ã phát huy tính ch ng, sáng t o trong công tác, làm t t ch c năng tham mưu cho lãnh o các c p trong vi c t ch c th c hi n Pháp l nh và Ch th c a Th tư ng Chính ph . 2. Nh ng t n t i cơ b n Bên c nh nh ng k t qu t ư c như ã trình bày trên, trong lĩnh v c công tác văn thư, lưu tr các t nh, thành ph còn m t s t n t i cơ b n sau ây: Th nh t, nh n th c c a m t s lãnh o các c p v v trí, vai trò và t m quan tr ng c a công tác văn thư, lưu tr chưa úng m c, d n n công tác văn thư, lưu tr có nơi, có lúc b xem nh . Th hai, t ch c văn thư, lưu tr a phương chưa n nh và th ng nh t. Th ba, cơ s v t ch t và kinh phí u tư cho công tác văn thư, lưu tr m c dù ã ư c tăng cư ng, nhưng v n chưa áp ng ư c yêu c u mà Pháp l nh và Ch th ra. 50% các t nh chưa có kho lưu tr chuyên d ng b o qu n tài li u, phương ti n b o qu n còn thô sơ và chưa y . Th tư, tình tr ng tài li u t n ng các s , ban, ngành còn nhi u; ch n p lưu tài li u vào lưu tr hi n hành cũng như lưu tr l ch s chưa t t. Nhi m v " n năm 2010, các ngành, các c p gi i quy t xong cơ b n tình tr ng tài li u ang còn t n ng trong kho lưu tr chưa ư c phân lo i, l p h sơ, xác nh giá tr tài li u" nêu trong Ch th ang tr thành nhi m v b t kh thi. Th năm, công tác t ch c khai thác, s d ng, công b tài li u còn nhi u y u kém, tài li u lưu tr chưa ư c phát huy h t giá tr ph c v các m c ích trong xã h i. Th sáu, ng d ng công ngh thông tin vào công tác văn thư, lưu tr còn nhi u h n ch . Nh ng t n t i trên là do nh ng nguyên nhân ch y u sau ây: M t là, h th ng văn b n quy ph m pháp lu t trong lĩnh v c công tác văn thư, lưu tr m c dù ã d n d n ư c hoàn thi n, nhưng v n chưa y và ng b ; chưa có ch tài x ph t trong trư ng h p vi ph m các ch v công tác văn thư, lưu tr . Hai là, vi c ki n toàn t ch c văn thư, lưu tr ang g p nhi u khó khăn vì chưa có văn b n hư ng d n ch c năng, nhi m v , quy n h n và cơ c u t ch c c a S N i v . Ba là, cơ s v t ch t và kinh phí u tư cho công tác văn thư, lưu tr tuy ư c tăng cư ng, nhưng nhìn chung v n chưa áp ng cho yêu c u công vi c; m t s t nh chưa xây d ng kho lưu tr chuyên d ng, trang thi t b còn thi u và h t s c thô sơ. B n là, vi c hi n i hoá công tác văn thư, lưu tr c bi t là vi c ng d ng công ngh thông tin trong qu n lý, tra tìm tài li u còn chưa th c hi n ư c ho c th c hi n nhưng chưa t yêu c u.
Năm là, ý th c tuân th pháp lu t trong lĩnh v c văn thư, lưu tr c a m t b ph n lãnh o và cán b , công ch c m t s t nh chưa cao, m t s hành vi vi ph m quy nh v công tác văn thư, lưu tr v n di n ra (cháy kho tài li u, hu tài li u chưa úng quy nh). Ph n II. PHƯƠNG HƯ NG NHI M V CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TR TRONG TH I GIAN T I Trên cơ s t ng k t th c ti n thi hành Pháp l nh Lưu tr qu c gia và th c hi n Ch th s 05/2007/CT-TTg c a Th tư ng Chính ph , ti p t c th c hi n có hi u qu Pháp l nh Lưu tr qu c gia và Ch th c a Th tư ng, công tác văn thư, lưu tr trong th i gian t i c n t p trung vào nh ng nhi m v chính sau ây: I. I V I C C VĂN THƯ VÀ LƯU TR NHÀ NƯ C 1. Ti p t c xây d ng và hoàn thi n h th ng pháp lu t v văn thư, lưu tr , trư c m t là nghiên c u xây d ng, trình các cơ quan nhà nư c có thNm quy n ban hành: Lu t Lưu tr ; Ngh nh X ph t vi ph m hành chính trong công tác văn thư lưu tr ; Thông tư Hư ng d n v gi i m t tài li u lưu tr ; Thông tư Hư ng d n m t s n i dung v ch c năng, nhi m v , quy n h n và cơ c u t ch c c a cơ quan chuyên môn giúp U ban nhân dân qu n lý nhà nư c v công tác n i v a phương (ph n văn thư, lưu tr ); s a i Ngh nh s 110/2004/N -CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 c a Chính ph V công tác văn thư, s a i Thông tư liên t ch s 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 c a B N i v và Văn phòng Chính ph Hư ng d n v th th c và k thu t trình bày văn b n..., nh m hoàn thi n h th ng pháp lu t v văn thư, lưu tr . 2. Ny m nh các ho t ng tuyên truy n, ph bi n pháp lu t v văn thư, lưu tr ; thư ng xuyên t ch c b i dư ng ki n th c v qu n lý và nghi p v chuyên môn; tăng cư ng t ch c tham quan, kh o sát, trao i kinh nghi m trong và ngoài nư c. 3. Tăng cư ng công tác ki m tra, thanh tra vi c thi hành pháp lu t v văn thư, lưu tr và hư ng d n nghi p v ; duy trì t ch c ki m tra chéo công tác văn thư, lưu tr và Ny m nh công tác thi ua, khen thư ng. 4. K p th i tham mưu cho các cơ quan nhà nư c có thNm quy n trong vi c ban hành, i u ch nh, b sung các ch ãi ng i v i cán b , công ch c văn thư, lưu tr . II. I V I CÁC T NH, THÀNH PH 1. Ti p t c ch nh s a các văn b n không còn phù h p và xây d ng ban hành các văn b n qu n lý, ch o, hư ng d n công tác văn thư, lưu tr như: Hư ng d n l p h sơ hi n hành và giao n p h sơ, tài li u vào lưu tr ; B ng th i h n b o qu n m u tài li u U ban nhân dân t nh... 2. Tăng cư ng u tư cơ s v t ch t áp ng các yêu c u cơ b n c a ho t ng lưu tr các c p, các ngành a phương, ph n u n năm 2010, các t nh u có kho lưu tr chuyên d ng. i v i các t nh ã xây d ng kho lưu tr chuyên d ng n u xét th y
chưa áp ng ư c yêu c u thì nâng c p kho tàng, u tư kinh phí mua s m trang thi t b b o qu n tài li u lưu tr như: giá, h p, c p; i u hoà không khí; thi t b phòng cháy, ch a cháy... 3. Có bi n pháp gi i quy t tình tr ng tài li u tích ng hi n nay các s , ban, ngành và các c p a phương theo tinh th n Ch th s 05/2007/CT-TTg c a Th tư ng Chính ph n năm 2010 cơ b n hoàn thành nhi m v trên. 4. Th c hi n nghiêm các quy nh c a Nhà nư c v công tác thu th p, b sung tài li u vào lưu tr l ch s các c p. 5. T ng bư c hi n i hoá công tác văn thư, lưu tr . Áp d ng công ngh thông tin trong công tác văn thư, lưu tr . 6. C ng c , ki n toàn h th ng t ch c văn thư, lưu tr a phương. Nâng cao ch t lư ng ào t o i ngũ cán b , công ch c, viên ch c có y năng l c áp ng yêu c u phát tri n c a ngành. 9. Quan tâm k p th i các ch chính sách i v i cán b , công ch c, viên ch c văn thư, lưu tr ./. KT. C C TRƯ NG PHÓ C C TRƯ NG Nơi nh n: - UBND các t nh, TP tr c thu c TW; - B trư ng B N i v ( b/c); - Lãnh o C c (4); - Website C c VTLTNN; - Lưu: VT, NV P. Nguy n Th Tâm