Mẫu Yêu cầu cung cấp thông tin

Tài liệu này là một biểu mẫu Yêu cầu Cung cấp Thông tin (RFI) được sử dụng trong quản lý dự án, nhằm mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin chính thức giữa các bên liên quan.

Tài liệu này hướng đến các nhà thầu, quản lý dự án, tư vấn giám sát và chủ đầu tư tham gia vào các dự án xây dựng hoặc kỹ thuật. Nó được sử dụng để chuẩn hóa quy trình trao đổi thông tin chính thức giữa các bên.

Biểu mẫu này là một tài liệu chuẩn hóa được thiết kế để yêu cầu và cung cấp thông tin trong khuôn khổ một dự án, thường là trong lĩnh vực xây dựng hoặc kỹ thuật. Nó cho phép nhà thầu chính thức gửi yêu cầu về các thông tin cụ thể từ chủ đầu tư hoặc đơn vị tư vấn giám sát. Biểu mẫu bao gồm các trường để điền thông tin chi tiết của nhà thầu, gói thầu, tiêu đề và nội dung thông tin cần đề nghị. Ngoài ra, có một phần dành riêng cho chủ đầu tư hoặc tư vấn giám sát để phản hồi yêu cầu, cùng với các ô ký tên và ngày tháng của đại diện nhà thầu và tổ trưởng tổ giám sát. Một lưu ý quan trọng ở cuối biểu mẫu quy định rõ quy trình xử lý các thay đổi liên quan đến giá trị hợp đồng hoặc thời gian thực hiện, yêu cầu nhà thầu phải thông báo kịp thời cho Ban Quản lý Dự án (Ban QLDA) trong vòng 48 giờ kể từ khi nhận được thư phúc đáp và trước khi tiến hành công việc, đồng thời phải trình Yêu cầu phát sinh trong vòng ba (3) ngày kể từ ngày thông báo. Biểu mẫu này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo giao tiếp rõ ràng, có văn bản, giảm thiểu hiểu lầm và tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện dự án hiệu quả cũng như quản lý thay đổi.