Bảo vệ các tài liệu dùng
chung
Bạn muốn bảo vệ các tập tin Word và Excel không bị
thay đổi khi bạn gửi chúng tới những người khác. Các
tập tin dùng chung rất dễ bị thay đổi, chỉnh sửa lại. Vậy
có cách nào để giữ nguyên định dạng và nội dung các tập
tin bạn gửi?
Bảo vệ tài liệu Word
Bạn có thể bảo vệ được các tập tin Word, tuy nhiên sự bảo
vệ này không phải là hoàn hảo. Trong Word 2003, bạn chọn
menu Tools -> Protect Document. Bạn đánh dấu chọn vào
mục Allow only this type of editing in the document. Bạn
hãy để nguyên giá trị No changes (Read only), hoặc chọn
Comments- lựa chọn này cho phép người nhận có thể thêm
các chú thích vào tài liệu. Bạn có thể thêm tài liệu bằng cách
Insert -> Comment mà không làm thay đổi nội dung tài liệu.
Sau đó, bạn nhấn nút Yes, Start Enforcing Protection, nhập
mật khẩu 2 lần, nhấn OK.
Trong Excel 2003, bạn chọn Tools -> Protection -> Protect
Sheet. Trong danh sách các hoạt động được phép, bạn hãy bỏ
chọn tất cả đánh dấu ngoại trừ 2 lựa chọn đầu tiên (Select
locked cells và Select unlocked cells). Tiếp theo, bạn nhập
mật khẩu, nhấn OK, và lặp lại bước này một lần nữa. Bởi vì
tất cả các ô đều bị khóa nên người sử dụng không có mật
khẩu sẽ không thể thay đổi được.
Tuy nhiên, phương pháp này sẽ không cho phép người sử
dụng khác có thể thay đổi các tập tin của bạn, nhưng với
những người sử dụng máy tính có kinh nghiệm thì sự bảo vệ
này quá đơn giản với họ. Chẳng hạn, họ có thể sao chép
(copy) và dán (paste) các đoạn văn bản từ tài liệu của bạn
sang một tài liệu mới, xóa tài liệu gốc đi, thay đổi tên tài liệu
mới thành tên tài liệu của bạn.
Bảo vệ tài liệu Excel
Không những thế, trên Internet còn có vô số các tiện ích cho
phép bẻ khóa mật khẩu các tài liệu của Office.
Còn một cách nữa, bạn chuyển các tài liệu của mình sang
định dạng PDF hoặc lưu lại thành dạng ảnh, cách này sẽ gây
khó khăn hơn khi người nhận định thay đổi tài liệu của bạn.
Tuy nhiên, bạn dù cách nào đi nữa thì người nhận cũng có
thể tìm ra cách để phá vỡ. Vì vậy, điều đó còn tùy thuộc vào
sự tin tưởng của bạn nơi người nhận.
