8 bí quyết sử dụng email không thể bỏ
qua
Cùng nâng cao khả năng sử dụng email với chúng tớ nào.
Email đang trở nên rất quen thuộc với người dùng Internet, khi hầu hết trao
đổi đều phụ thuộc vào cánh thư điện tử. Do quá nhiều công việc cần đến
email, đôi khi bạn cũng mắc phải những sai lầm ngớ ngẩn và gây hậu quả
đáng tiếc.
Bài viết sau đây đưa ra 8 kinh nghiệm giúp bạn làm chủ hòm thư và tương
tác thật hiệu quả nhé.
1. Quên file đính kèm
Tình trạng gửi thư quên file đính kèm rất phổ biến, đến mức Google phải
xây dựng một công cụ phát hiện sai sót cho Gmail. Tuy nhiên, không phải
lúc nào máy móc cũng đảm bảo an toàn tuyệt đối. Mẹo nhỏ là bạn hãy đính
kèm file trước khi soạn thư. Giới chuyên gia nhận định rằng, nếu bạn đợi
đến lúc viết xong email, não bộ dễ nhảy sang nhiệm vụ khác thay vì đính
kèm file cần thiết.
2. Bcc
Hẳn nhiều bạn đã biết tính năng CC (Carbon copy) hỗ trợ gửi email đến
nhiều người cùng lúc. Tuy nhiên, sử dụng Bcc (Blind carbon copy) trong
nhiều trường hợp sẽ ưu việt hơn hẳn. Chúng giúp làm ẩn địa chỉ email, khiến
những người không muốn địa chỉ hòm thư của mình bị công khai cảm thấy
yên tâm. Ngược lại, nếu muốn email của mình được giữ kín, đừng ngần ngại
chỉ dẫn cho bạn bè tính năng này nhé.
3. Gửi email khi nóng giận hoặc không tỉnh táo
Gửi email khi tức giận có thể gây rắc rối ngoài ý muốn. Bởi vậy, bạn hãy
tập ghi lại email dưới dạng thư nháp và suy nghĩ có nên nhấn nút "Send"
hay không. Nhiều khả năng bạn sẽ xóa chúng hoặc thay thế bằng ngôn từ
nhẹ nhàng hơn.
Bên cạnh đó, lúc không thật sự tỉnh táo, tốt nhất bạn đừng nên viết email,
nhất là nội dung liên quan đến công việc. Bạn cũng có thể thư giãn nhờ tiện
ích giải toán của Google, xem mình có đủ sáng suốt trước khi gửi email.
4. Sử dụng toàn Caps Lock
Việc sử dụng Caps Lock để viết hoa mọi ký tự trong email là mất lịch sự,
bởi chúng giống như bạn đang hét vào mặt người nhận vậy. Ngoài ra, cũng
khó khăn hơn khi phải đọc những email được viết hoa trăm phần trăm. Mà
bạn biết không, Google đã bỏ luôn nút Caps Lock trên Chromebook của
mình rồi nhé.
5. Đừng chỉ dùng spell-check
Trình duyệt hay ứng dụng email có thể check lỗi spelling (chính tả) khá tốt,
song bạn còn phải quan sát lỗi ngữ pháp nữa. Theo đó, bạn nên copy nội
dung vừa soạn vào Microsoft Word và sử dụng tính năng này, như vậy mọi
thứ sẽ chỉn chu hơn nhiều.
6. Không sử dụng biểu tượng (emoticon) trong thư công việc
Biểu tượng cảm xúc giúp email trông biểu cảm hơn, như vui vẻ, dễ thương
hay buồn chán. Tuy nhiên, phải tránh tuyệt đối điều này trong email liên
quan đến công việc, bởi đối phương có thể nghĩ rằng bạn thiếu nghiêm túc.
Nếu mối quan hệ thân thiết hơn, bạn có thể dùng chúng nhưng đừng nên quá
thường xuyên theo kiểu câu nào cũng thấy.
7. Cắt bớt nội dung một số email
Những email đi và đến có thể khiến nội dung trở nên cồng kềnh, khó theo
dõi. Thế nên, hãy cắt bỏ một số phần không cần thiết để mọi thứ nhìn sáng
sủa hơn. Ngoài ra, điều này cũng khiến người nhận đánh giá cao tính cẩn
thận của bạn.
8. Undo trong Gmail
Undo (hoàn tác) trong Gmail là một tính năng hay, cho phép bạn hủy quá
trình gửi email trong khoảng thời gian từ 5 đến 30 giây tùy chọn. Thao tác
này nhằm khắc phục việc người dùng vô tình bấm nhầm nút gửi hoặc chẳng
may nhớ ra điều còn thiếu sót.