Các quy chế ngành của Đại Hội đồng của Hiệp hội Nguyên tắc chung cho cộng đồng cà phê

Chia sẻ: Bich Huyen | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:10

Thêm vào BST

Báo xấu

202
lượt xem 43
download

Các quy chế ngành của Đại Hội đồng của Hiệp hội Nguyên tắc chung cho cộng đồng cà phê

Mô tả tài liệu

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Hiệp hội Nguyên tắc chung cho cộng đồng cà phê là một sáng kiến mở, có tính bao hàm và có sự tham gia được xúc tiến bới các đối tác trong ngành cà phê toàn cầu. Mục tiêu chính của Hiệp hội là xây dựng và thực hiện một khái niệm để liên tục cải tiến sản xuất, chế biến sau thu hoạch và kinh doanh cà phê hướng tới sự bền vững về các phương diện xã hội, môi trường và kinh tế....

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Các quy chế ngành của Đại Hội đồng của Hiệp hội Nguyên tắc chung cho cộng đồng cà phê

Nguyên tắc chung cho cộng đồng cà phê Các quy chế ngành của Đại Hội đồng của Hiệp hội Nguyên tắc chung cho cộng đồng cà phê Giới thiệu Hiệp hội Nguyên tắc chung cho cộng đồng cà phê là một sáng kiến mở, có tính bao hàm và có sự tham gia được xúc tiến bới các đối tác trong ngành cà phê toàn cầu. Mục tiêu chính của Hiệp hội là xây dựng và thực hiện một khái niệm để liên tục cải tiến sản xuất, chế biến sau thu hoạch và kinh doanh cà phê hướng tới sự bền vững về các phương diện xã hội, môi trường và kinh tế. Các thành viên của Hiệp hội tin tưởng rằng chỉ có một quy trình ra quyết định có sự tham gia của tất cả các thành viên trong dây chuyền cung cấp cà phê mới giúp cho các đối tác phối hợp củng cố tính bền vững trong dây chuyền cà phê nhân “chủ lực” và tăng sản lượng của loại cà phê đáp ứng được các tiêu chuẩn bền vững cơ bản trên ba phương diện. Tiếp theo các mục tiêu này, Hiệp hội 4C xây dựng một quy trình ra quyết định có sự tham gia cho phép thực hiện các ý tưởng sau − phản ánh các mối quan tâm khác nhau của các đối tác trong ngành có sự phối hợp rộng rãi của các thành viên trong dây chuyền cung ứng, − tạo điều kiện xây dựng sự đồng thuận giữa các thành viên và − Khuyến khích một cuộc thảo luận dân chủ và công khai trong Hiệp hội. Yếu tố chính trong quy trình điều hành này là cơ cấu ba bên vốn tập hợp các tổ chức sản xuất, tổ chức công nghiệp và kinh doanh và tổ chức dân sự trong ba phòng chính. Hiệp hội 4C thể hiện cơ cấu này trong các phòng ban của mình. Đại Hội đồng là cơ quan có quyền lực tối cao trong Hiệp hội 4C. Vì thế, đặc tính ba bên và tiến trình ra quyết định tương ứng nhằm hướng tới sự đồng thuận trong việc hiểu các mục tiêu chính của Hiệp hội sẽ là các nhân tố chính trong chức năng của Hiệp hội. Những quy chế ngành này sẽ phản ánh khuôn khổ này. Các tiêu chuẩn cho thành viên Người mua cuối cùng của 4C Là những thành viên của dây chuyền cung ứng chuyên mua cà phê nhân và tiến hành khâu chế biến cuối cùng như các nhà rang xay, những nhà sản xuất cà phê hoà tan, các công ty có thương hiệu riêng và các công ty bán lẻ có thương hiệu riêng. Người mua trung gian Là những thành viên của dây chuyền cung ứng cà phê chuyên mua bán cà phê nhân như các nhà kinh doanh cà phê nhân, các nhà xuất khẩu và nhập khẩu. Những người mua cuối cùng và trung gian của 4C thành lập phòng Công nghiệp và thương mại trong Hiệp hội 4C. Các nhà sản xuất Văn bản 4C_007_Quy chế ngành_Đại Hội đồng_V1 1 20/10/2006
Nguyên tắc chung cho cộng đồng cà phê Là những thành viên trong dây chuyền cung ứng cà phê chuyên sản xuất, chế biến và bán cà phê nhân như các nhà sản xuất, các tổ chức sản xuất, các xí nghiệp, trang trại. Các nhà sản xuất thành lập phòng Sản xuất trong Hiệp hội 4C. Các tổ chức phi chính phủ/ Các nghiệp đoàn/ Tổ chức ở các nước tiêu thụ Là các nhóm/tổ chức/ viện tham gia tích cực vào dây chuyền cung ứng cà phê nhưng đặt địa điểm tại một nước tiêu thụ như Các tổ chức phi chính phủ điều hành các dự án cà phê, các tổ chức cà phê ở các nước tiêu thụ, các nghiệp đoàn nông nghiệp, các nhóm dân sự đai diện cho quyền lợi các nhà sản xuất. Các tổ chức phi chính phủ/ Các nghiệp đoàn/ Tổ chức ở các nước sản xuất Là những nhóm/ tổ chức/ viện tham gia tích cực vào dây chuyền cung ứng cà phê và đặt địa điểm tại một nước sản xuất như Các tổ chức phi chính phủ điều hành các dự án cà phê, các nghiệp đoàn nông nghiệp ở các nước sản xuất hay các nhóm dân sự đai diện cho quyền lợi của các nhà sản xuất. Các tổ chức phi chính phủ/ Các nghiệp đoàn ở các nước tiêu thụ và sản xuất thành lập nên phòng Tổ chức dân sự trong Hiệp hội 4C. Các tổ chức - nếu tích cực đại diện cho ngành công nghiệp và thương mại cà phê – là một phần của phòng Công nghiệp và thương mại. Điều này có thể mâu thuẫn với vai trò của thành viên liên đới, tuy nhiên quy chế ngành sẽ được xem xét trong Đại hội đồng lần 1. Nếu không, các tổ chức này thuộc về Phòng tổ chức dân sự. Tiêu chuẩn cho thành viên liên đới Các Hiệp hội / Viện / các tổ chức khác Là bất cứ nhân tố nào có mục tiêu hỗ trợ tích cực phong trào hướng tới một ngành cà phê bền vững nhưng không hoạt động chính thức trong dây chuyền cà phê như các viện nghiên cứu hay các dịch vụ khuyến nông. Các thành viên khác trong dây chuyền Là các thực thể hợp pháp tích cực hoạt động trong ngành cà phê nhưng không sản xuất cũng như khách hàng mua bán cà phê nhân hay cà phê rang xay như các nhà cung ứng các dịch vụ hậu cần, các ngân hàng và các nhà cung ứng thiết bị cà phê. Các thành viên cá nhân Là những cá nhân quan tâm đến việc hỗ trợ Hiệp hội 4C thông qua tư cách thành viên của mình. Các Hiệp hội/ Viện, các thành viên khác trong dây chuyền và các thành viên cá nhân thành lập nhóm các thành viên liên đới là những quan sát viên của Đại Hội đồng. Quy trình xin tư cách thành viên Tất cả những đơn xin làm thành viên - cả thành viên và thành viên liên đới - của Văn bản 4C_007_Quy chế ngành_Đại Hội đồng_V1 2 20/10/2006
Hiệp hội 4C và Đại Hội đồng phải được trình bằng văn bản cho Ban Điều hành của Hiệp hội - hoặc trực tiếp hoặc thông qua Ban Thư ký 4C. Văn bản 4C_007_Quy chế ngành_Đại Hội đồng_V1 3 20/10/2006
Nguyên tắc chung cho cộng đồng cà phê Hồ sơ phải có: a) đơn xin đăng ký làm thành viên b) đối với tổ chức phải có: quy chế, báo cáo hàng năm, thông tin về vốn, các hoạt động và bất kỳ bản kê khai tài chính công khai nào của tổ chức; một danh sách các thành viên (nếu có); chứng nhận phi lợi nhuận (nếu có) c) đối với các công ty: các báo cáo hàng năm từ 3 năm qua, văn bản đăng ký hợp pháp, xác nhận / quan hệ với các công ty mẹ hay các mối quan hệ thương mại khác. Tất cả các thông tin trong các hồ sơ đăng ký thành viên sẽ được giữ bí mật. Khi đã được công nhận tư cách thành viên, mối thành viên mới nên thông báo việc được chấp nhận và truyền thông tin đến tổ chức của mình với mục đích phổ biến các mục tiêu của Hiệp hội 4C. Các thành viên sẽ lập tức thông báo cho Ban Thư ký 4C về bất cứ thay đổi quan trọng nào trong các thông tin thiết yếu đã cung cấp trong hồ sơ xin làm thành viên mà có thể ảnh hưởng đến địa vị, loại thành viên hay quyền làm thành viên hợp pháp trong phòng mà họ tham gia. Khuyến khích các thành viên cung cấp cho Ban Thư ký 4C báo cáo hàng năm hoặc báo cáo về các hoạt động hàng năm của mình trong năm trước nếu có. Lệ phí thành viên Các thành viên sẽ đóng lệ phí theo các loại đã được các đối tác nhất trí. Theo yêu cầu của Ban Thư ký 4C, có thể chia lệ phí thành viên thành các mức đóng theo quý. Các quyền của một thành viên liên quan đến Đại Hội đồng và Quy chế của Hiệp hội sẽ tự động bị đình chỉ khi thành viên đó nợ lệ phí sáu tháng. nếu khoản nợ lên đến một năm, thành viên được xem là đã rút ra khỏi Hiệp hội 4C và sẽ nhận thư chính thức của Ban Điều hành. Nếu một cựu thành viên đã được xem là rút ra khỏi Hiệp hội theo như đoạn trên của Quy chế ngành lại cố gắng xin tái gia nhập, trước tiên phải trả tất cả các khoản phí còn nợ khi rút ra. Sau khi đã hoàn tất việc đóng phí này, thành viên sẽ có thể được tái gia nhập khi Hội đồng đã xem xét kỹ lưỡng mà không cần hoàn tất các thủ tục xin gia nhập như các thành viên mới. Các thành viên rút ra khỏi Hiệp hội 4C sẽ không được trả bất cứ khoản bồi hoàn nào trong các khoản lệ phí đã đóng. Văn bản 4C_007_Quy chế ngành_Đại Hội đồng_V1 4 20/10/2006
Nguyên tắc chung cho cộng đồng cà phê Khuôn khổ của Đại Hội đồng Theo Quy chế Hiệp hội 4C, Đại Hội đồng có khuôn khổ vận hành như sau: • Các thành viên của Hiệp hội có quyền tối cao và thiết lập nên Đại Hội đồng. • Các phiên họp thường niên của Đại Hội đồng sẽ được tổ chức đều đặn không quá ba năm. Có thể tham gia họp trực tiếp hay gián tiếp. • Trong trường hợp ít nhất 51% của Đại Hội đồng hay một đaị đa số phiếu là 2.3 của Hội đồng yêu cầu một cuộc họp bất thường, Đại Hội đồng sẽ tăng số buổi họp và phải gặp trong vòng 6 tháng sau khi yêu cầu chính thức được gửi lên Ban Thư ký 4C, • Các thành viên của Đại Hội đồng thành lập nên ba phòng: phòng sản xuất, phòng công nghiệp và thương mại, phòng tổ chức dân sự. • Các thành viên liên đới thành lập nhóm quan sát viên. • Mỗi phòng trong ba phòng trên sẽ cố gắng để đạt sự cân bằng về giới trong các đại diện của mình trong Hội đồng 4C. • Mọi thay đổi trong quy chế của Hiệp hội 4C phải được Đại Hội đồng xác nhận. Quy trình được luật sư ở bên ngoài tư vấn. • Các quyết định trong Đại Hội đồng có thể được đưa ra nếu ít nhất 20% các thành viên của mỗi phòng có mặt trực tiếp hay nộp phiếu bầu bằng văn bản. • Trong các cơ chế bầu cử của Đại Hội đồng, mỗi thành viên của Hiệp hội có một phiếu. Một thành viên có thể đề xuất một người thay thế đại diện cho quyền lợi của mình. • Sức nặng của lá phiếu của các thành viên phụ thuộc vào phòng họ tham gia và các thủ tục nội bộ do mỗi phòng xây dựng. • Các thành viên là tổ chức sẽ đề cử một đại diện. • Một thành viên có thể đại diện cho nhiều nhất ba thành viên khác. • Chủ tịch của Hiệp hội 4C và đồng thời cũng là của Đại Hội đồng sẽ được Ban Điều hành chỉ định và Hội đồng xác nhận. • Mỗi phòng thống nhất một thủ tục bầu cử đại diện. Văn bản 4C_007_Quy chế ngành_Đại Hội đồng_V1 5 20/10/2006
Nguyên tắc chung cho cộng đồng cà phê Quy trình ra quyết định trong Đại Hội đồng • Tất cả các quyết định của Đại Hội đồng đều phải được để ra trên cơ sở nhất trí (không có sự phản đối). • Nếu không thể thống nhất, cần phải có đại đa số của mối phòng (2/3 thành viên và 50% trong mối phòng). Nếu không thể nhất trí và không đạt được đại đa số trong lần bỏ phiếu đầu tiên, lần bỏ phiếu thứ hai cho phép đa số trong mỗi phòng. Chỉ trong lần bỏ phiếu thứ ba, một đa số 50% + 1 của tất cả thành viên Đại Hội đồng cho phép quyết định. • Nói chung, mỗi phòng có thẩm quyền bầu phiếu bằng 1/3 toàn bộ số phiếu. • Đại diện các phòng của Hội đồng 4C được các thành viên của các phòng trong Đại Hội đồng bầu ra. • Khuyến khích ba phòng xây dựng cơ chế và thủ tục bầu đại diện hay chuẩn bị công việc bầu cử. • Nếu không xây dựng được cơ chế hay thủ tục bầu cử cụ thể nào để bầu đại diện và chuẩn bị công việc bầu cử, sẽ tiến hành thủ tục sau ở các phòng: o Các phòng có thể thành lập những nhóm nhỏ phản ánh các chức năng cụ thể, các tuyên bố hay nguồn gốc trong phạm vi bỏ phiếu của họ. o Mỗi phòng có 33% số phiếu của toàn bộ khả năng bầu phiếu. Trong mối phòng, các phiếu bầu của cá nhân chiếm 34%, phiếu của các tổ chức chiếm 66%. o Trong một nhóm nhỏ, tỉ lệ 34% (thành viên cá nhân) và 66% (tổ chức) cần được duy trì. Các Đơn vị 4C sẽ được tính bằng 10 thành viên cá nhân. o Trong một nhóm nhỏ tương ứng, tỉ lệ từ 34 % đến 60% sẽ được duy trì. o Nếu trong nội bộ không có việc phân nhóm nào khác, Phòng sản xuất nên có 7 nhóm nhỏ. Những nhóm nhỏ này bầu mỗi nhóm một đại diện cho Hội đồng. Các đại diện này phản ánh các vùng trồng cà phê khác nhau. Mỗi người trong họ bầu một đại diện cho Hội đồng 4C. các vùng gồm: 1. Nam Mỹ/Brazil, 2. Các nước Andean, 3. Trung Mỹ/ Bắc Mỹ/ vùng biển Caribê, 4. Tây/Trung Phi, 5. Đông/Nam Phi, 6. Nam Á, 7. Đông Nam Á. o Nếu trong nội bộ không có sự phân nhóm nào khác, phòng Công nghiệp và Thương mại bầu 5 đại diện. Họ đại diện cho các doanh nghiệp khác nhau: xuất khẩu, kinh doanh cà phê nhân, công nghiệp rang xay, nhà sản xuất cà phê hoà tan, bán lẻ và đại diện địa lý của các thành viên. o Nếu trong nội bộ không có sự phân nhóm nào khác, phòng Tổ chức dân sự bầu 5 đại diện là những người đại diện cho các nhóm xã hội Văn bản 4C_007_Quy chế ngành_Đại Hội đồng_V1 6 20/10/2006
dân sự liên quan và mối quan tâm về một ngành cà phê bền vững: các quyền lao động, môi trường, các khía cạnh xã hội, quyền con người, quyền kinh tế. Ít nhất hai đại diện sẽ thay mặt cho các Tổ chức xã hội dân sự của các nước sản xuất. Văn bản 4C_007_Quy chế ngành_Đại Hội đồng_V1 7 20/10/2006
Nguyên tắc chung cho cộng đồng cà phê • Nếu một phòng quyết định xây dựng và thực hiện một cơ chế cụ thể hoặc thủ tục bầu đại diện, phòng đó phải thông báo bằng văn bản với lời giới thiệu chính xác và rõ rang về các bước của quy trình bầu đại diện cho Ban Điều hành của Hiệp hội 4C ít nhất 6 tuần trước khi có cuộc họp tiếp theo của Đại Hội đồng. Ban Điều hành có thể tham khảo ý kiến của luật sư bên ngoài xem các quy trình đề xuất có phù hợp với Quy chế của Hiệp hội không. • Các thành viên cá nhân cũng có thể là thành viên của một tổ chức thành viên. Trong trường hợp này, họ sẽ bầu thông qua phiếu bầu của tổ chức họ; quyền bầu cử cá nhân của họ tự động trở nên không có vai trò quan trọng. • Để thay đổi các mục tiêu chính của Hiệp hội như đã nêu trong mục §2 của Quy chế của Hiệp hội 4C, Hiệp hội cần số phiếu bầu ít nhất là của đa số 4/5 thành viên có mặt trong Đại Hội đồng (hình thức đại diện hay bằng văn bản). • Tư cách thành viên liên đới là có thể được. Các thành viên liên đới có thể tham gia Đại Hội đồng trong một nhóm các quan sát viên gồm 5 thành viên trong Hội đồng. Nhiệm vụ và trách nhiệm của Đại Hội đồng • Đại Hội đồng là cơ quan cao nhất trong Hiệp hội. Đại Hội đồng có quyền quyết định cuối cùng thông qua o phê duyệt và thay đổi quy chế bằng một đa số 2/3 + 1 phiếu o Trưng cầu dân ý về những vấn đề quan trọng. Việc tiến hành trưng cầu dân ý phải dựa trên sự ủng hộ của hai phòng hay 30% của phiếu thành viên trong Đại Hội đồng o Bầu cử đại diện cho Hội đồng 4C • Đại Hội đồng với việc bầu cử xác nhận Giám đốc điều hành của Hiệp hội 4C là người được Ban Điều hành của Hội đồng bổ nhiệm. • Các thành viên của Đại Hội đồng có nghĩa vụ đại diện quyền lợi của khu vực bầu phiếu liên quan đến các mục tiêu chính và nhiệm vụ của Hiệp hội Nguyên tắc chung cho cộng đồng cà phê. • Mối phòng nên chuẩn bị các quyết định trong Đại Hội đồng thông qua việc gặp gỡ trước các cuộc họp. • Các thành viên của ba phòng phải nghiên cứu tài liệu và văn bản cung cấp cơ sở cho quá trình ra quyết định trong Hiệp hội trước khi họp Đại Hội đồng. Văn bản 4C_007_Quy chế ngành_Đại Hội đồng_V1 8 20/10/2006
Nguyên tắc chung cho cộng đồng cà phê • Đại Hội đồng sẽ sử dụng các điều lệ riêng về thủ tục liên quan đến chương “Các thủ tục hội họp của Đại Hội đồng” trong văn bản này. • Bất cứ bộ phận nào trong Hiệp hội cũng có quyền yêu cầu quyết định của Đại Hội đồng nếu ít nhất 2/3 của bộ phận yêu cầu có quyết định đó. Trong trường hợp này, bộ phận đó sẽ giới thiệu chủ đề để chuẩn bị cho các thành viên của Đại Hội đồng. Khuyến khích các thành viên của Hiệp hội tham khảo đại diện các phòng của bộ phận đặt yêu cầu để biết động cơ yêu cầu quy trình đó. • Những quy chế ngành này phải được Đại Hội đồng chấp nhận. • Những chỉnh sửa cho các quy chế này hay những thay đổi phải được trình ít nhất một phòng của Đại Hội đồng và cần được Đại Hội đồng xác nhận thông qua các cơ chế bầu cử. • Đại Hội đồng chấp nhận Quy chế ngành của Hội đồng. Theo quyết định của Đại Hội đồng, Đại Hội đồng có thể chỉnh sửa quy chế ngành của Hội đồng và Ban Điều hành. Các quy trình hội họp của Đại Hội đồng • Các ngôn ngữ chính thức của Hiệp hội 4C là tiếng Anh và tiếng Tây Ban Nha. Tuy nhiên, các văn bản chính thức cũng có thể được dịch ra tiếng Bồ Đào Nha và tiếng Pháp. • Địa điểm họp của Đại Hội đồng thay đổi. Các thành viên của Đại Hội đồng quyết định trong cuộc họp địa điểm và thời gian họp tiếp theo. • Ban Thư ký 4C sẽ mời tất cả thành viên của Hiệp hội 4C đến dự phiên họp của Đại Hội đồng ít nhất ba tháng trước ngày họp chính thức. • Các đề xuất về chủ đề nghị sự của cuộc họp sẽ được trình cho Ban Thư ký ít nhất sáu tuần trước ngày họp chính thức. Ban Thư ký sẽ cùng xem các đề xuất với Ban Điều hành và Ban này sẽ xây dựng chương trình nghị sự theo các đề xuất nhận được. • Chương trình nghị sự cho các cuộc họp của Đại Hội đồng sẽ được phát ít nhất bốn tuần trước ngày họp chính thức. Nhận xét về chương trình nghị sự và đề xuất sửa đổi có thể trình cho Ban Điều hành thông qua Ban Thư ký 4C trong vòng 10 ngày sau khi đã phát chương trình nghị sự dự kiến. Nếu không có đề xuất nào, chương trình nghị sự chính thức được xác nhận. • Các cuộc họp của Đại Hội đồng sẽ luôn được chủ tịch của Hiệp hội 4C chủ trì. Cuộc họp được Giám đốc điều hành đồng chủ trì. Văn bản 4C_007_Quy chế ngành_Đại Hội đồng_V1 9 20/10/2006
Nguyên tắc chung cho cộng đồng cà phê • Mọi cuộc họp sẽ được bắt đầu với tuyên bố về chống độc quyền và hướng dẫn liên quan. • Chương trình nghị sự sẽ được giới thiệu sau khi trình bày các hướng dẫn này. • Đại Hội đồng sẽ được yêu cầu chính thức công nhận biên bản của cuộc họp trước. • Các báo cáo của Ban Điều hành và Hội đồng sẽ được Chủ tich và Giám đốc điều hành của Hiệp hội trình bày. • Cuối mỗi cuộc họp sẽ phát một văn bản những thỏa thuận bao gồm các chủ đề, thoả thuận, các bước và trách nhiêm tiếp theo. • Ban Thư ký tài liệu hoá toàn bộ cuộc họp và tất cả những quyết định do Đại Hội đồng đưa ra với các kết qủa bầu phiếu lien quan. Biên bản cuộc họp sẽ được phát hành chậm nhất mười ngày sau khi họp. • Các thành viên Đại Hội đồng có thể gửi ý kiến về biên bản cuộc họp trong vòng hai tuần cho Ban Thư ký. • Ba tuần sau khi họp, Ban Thư ký sẽ phát hành biên bản họp chính thức. Văn bản 4C_007_Quy chế ngành_Đại Hội đồng_V1 10 20/10/2006