Đề tài nghiên cứu khoa học: Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO TỔNG HỢP

ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA NGƯỜI HỌC

CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG TỈNH ỦY HẢI DƯƠNG

Mã số: ĐTSV.2022.124

Chủ nhiệm đề tài: Đoàn Đức Định Lớp/Khoa: 1905QTVA Cán bộ hướng dẫn: Th.S Đinh Thị Hải Yến

HÀ NỘI – 4/2023

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan nghiên cứu khoa học với đề tài: “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương” là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu tránh nhiệm về đề tài của mình.

Hà Nội, ngày 27 tháng 04 năm 2023

LỜI CẢM ƠN

Tôi rất mong có những ý kiến đóng góp từ phía thầy cô, để tiếp thu những

Để hoàn thành nghiên cứu khoa học với đề tài “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương” tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ các cơ quan, tổ chức và cá nhân: Tôi xin được gửi lời cảm ơn tới Th.S Đinh Thị Hải Yến, người đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo tận tâm và nhiệt tình trong suốt quá trình tôi thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học này. Trong quá trình học tập tại Học viện Hành chính Quốc gia, tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ quý Ban lãnh đạo, thầy cô Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, thầy cô đã truyền đạt cho tôi những kiến thức vô cùng quý báu và cần thiết trong suốt 04 năm học tập trên giảng đường. Tôi xin cảm ơn tới Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương đã tạo mọi điều kiện tốt nhất về cơ sở vật chất, tinh thần, đặc biệt đã cung cấp dữ liệu cho tôi trong quá trình thu thập thông tin và tài liệu phục vụ cho đề tài này. kiến thức bổ ích giúp tôi hoàn thiện đề tài. Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 04 năm 2023

Tác giả Đoàn Đức Định

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Tên hình ảnh Số TT

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng tỉnh ủy Hải Dương

Hình 2.2

Bảng tổng hợp kết quả phiếu khảo sát Nhận thức của lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương về chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Hình 2.3 Báo cáo về tổ chức, bộ máy Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương

Hình 2.4

Hình 2.5

Hệ thống các Quy chế, Quy định đối với một số hoạt động văn phòng của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương Kế hoạch Giám sát việc chấp hành quy định của điều lệ Đảng và thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN ................................................................................................ 2

LỜI CẢM ƠN ...................................................................................................... 3

DANH MỤC HÌNH ẢNH ................................................................................... 4

PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1

1. Lý do chọn đề tài .......................................................................................... 1

2. Tổng quan tình hình nghiên cứu ................................................................ 2

2.1. Các công trình nghiên cứu lý luận về Văn phòng và Chuẩn hóa hoạt động văn phòng .......................................................................................................... 2

2.2. Các công trình nghiên cứu thực tiễn hoạt động chuẩn hóa ........................ 4

2.3. Nhận xét chung .......................................................................................... 5

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................... 6

3.1. Đối tượng nghiên cứu................................................................................. 6

3.2. Phạm vi nghiên cứu .................................................................................... 6

4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu .............................................................. 6

4.1 Mục tiêu nghiên cứu .................................................................................... 6

4.2. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................. 6

5. Giả thuyết nghiên cứu .................................................................................. 7

6. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................ 7

7. Đóng góp của đề tài ...................................................................................... 8

8. Bố cục đề tài .................................................................................................. 8

PHẦN NỘI DUNG ............................................................................................ 10

CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ........................................................................... 10

1.1. Một số khái niệm ..................................................................................... 10

1.1.1. Khái niệm văn phòng ............................................................................ 10

1.1.2. Khái niệm hoạt động văn phòng ........................................................... 11

1.1.3. Khái niệm chuẩn hóa ............................................................................. 12

1.1.4. Khái niệm chuẩn hóa hoạt động văn phòng .......................................... 13

1.2. Mục đích và ý nghĩa của việc chuẩn hóa văn phòng ........................... 13

1.2.1. Tạo sự chuẩn mực, thống nhất, nề nếp cho hoạt động của cơ quan ..... 14

1.2.2. Xây dựng được phong cách làm việc chuyên nghiệp ........................... 14

1.2.3. Hạn chế những xung đột không cần thiết ............................................. 14

1.2.4. Tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc ............................................. 15

1.2.5. Tạo dựng uy tín, thương hiệu cho cơ quan ........................................... 15

1.3. Hệ thống các văn bản và quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng 15

1.3.1. Hệ thống các văn bản chuẩn hóa trong hoạt động văn phòng .............. 15

1.3.2. Quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng ........................................... 16

1.4. Nguyên tắc chuẩn hóa hoạt động của văn phòng ................................. 19

1.4.1. Nguyên tắc thống nhất .......................................................................... 19

1.4.2. Nguyên tắc hợp lý, phù hợp .................................................................. 19

1.4.3. Nguyên tắc pháp lý ................................................................................ 19

1.4.4. Nguyên tắc kiểm tra, giám sát ............................................................... 20

1.5. Trách nhiệm của cá nhân và đơn vị trong việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng ........................................................................................................ 20

1.5.1. Trách nhiệm của người đứng đầu ......................................................... 20

1.5.2 Trách nhiệm của Bộ phận văn phòng .................................................... 20

1.5.3. Trách nhiệm của người thực hiện ......................................................... 20

1.6. Tiêu chí đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng ............... 21

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 ................................................................................... 28

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG TỈNH ỦY HẢI DƯƠNG ................................................. 29

2.1. Khái quát về Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương ...................................... 29

2.1.1. Giới thiệu chung về Văn phòng tỉnh ủy Hải Dương ............................. 29

2.1.2.. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng tỉnh ủy Hải Dương ................... 29

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan ................................................................... 32

2.2. Thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng theo các tiêu chí tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương ............................................................................. 33

2.2.1. Nhận thức của lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương về chuẩn hóa hoạt động văn phòng ....................................................................................... 33

2.2.2. Các yếu tố xác định việc thực hiện công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương ..................................................... 36

2.2.3. Hệ thống các Quy chế, Quy định của cơ quan đối với hoạt động cụ thể của văn phòng .................................................................................................. 40

2.2.4. Kết quả xây dựng, áp dụng các quy trình chuẩn hóa trong việc thực hiện các công việc trong hoạt động văn phòng tại cơ quan .................................... 44

2.2.5. Các biện pháp kiểm tra, đánh giá các Quy chế, Quy định, Quy trình đã ban hành. ......................................................................................................... 44

2.3. Tổng kết đánh giá hoạt động chuẩn hóa tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương theo các tiêu chí ................................................................................. 46

2.3.1. Ưu điểm: ................................................................................................ 47

2.3.2. Hạn chế .................................................................................................. 49

2.3.3. Nguyên nhân ......................................................................................... 49

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 ................................................................................... 51

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG TỈNH ỦY HẢI DƯƠNG ........... 52

3.1. Giải pháp nâng cao hiệu quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại văn phòng tỉnh ủy hải dương ............................................................................... 52

3.1.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo và cán bộ công chức, viên chức người lao động về chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương ......................................................................................................................... 52

3.1.2. Xây dựng và áp dụng quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan ................................................................................................................. 53

3.1.3. Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện công tác chuẩn hóa các hoạt động văn phòng ............................................................................................................... 56

3.1.4. Thường xuyên kiểm tra, rà soát, đánh giá việc thực hiện công tác chuẩn hóa các hoạt động văn phòng .......................................................................... 58

3.1.5. Thay đổi các phương pháp phổ biến, hướng dẫn việc thực hiện các quy chế, quy định ................................................................................................... 59

3.1.6. Xây dựng, áp dụng cơ chế thi đua, khen thưởng .................................. 59

3.2. Đánh giá tính khả thi của các giải pháp ................................................ 60

Tiểu kết chương 3 .............................................................................................. 61

KẾT LUẬN ........................................................................................................ 62

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 63

PHỤ LỤC ........................................................................................................... 64

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cả trong khu vực công và tư nhân. Các chức năng như hoạch định, tổ chức, quản trị nhân sự, giúp việc điều hành, tham mưu tổng hợp, hậu cần cung cấp, quản lý các trang thiết bị cần thiết cho hoạt động trong cơ quan đều do văn phòng đảm nhiệm, tổ chức và thực hiện. Bộ máy văn phòng được thành lập nhằm giúp cho nhà lãnh đạo, quản lý có những quyết định nhanh chóng, chính xác và đúng đắn. Tại Việt Nam và nhất là các cơ quan hành chính nhà nước, văn phòng không chỉ dừng lại ở việc tham mưu, điều hành và hậu cần mà còn là bộ phận mang tính kết nối, là đầu mối của nhiều công việc quan trọng giúp đảm bảo một cách toàn diện các nhiệm vụ của cơ quan. Dựa trên các chức năng và nhiệm vụ quan trọng mà văn phòng phải đảm nhiệm, việc tổ chức kiểm tra hoàn thiện và cải cách hoạt động của văn phòng trong cơ quan, đơn vị luôn nhận được sự quan tâm, đặc biệt là công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng. Theo Văn phòng Chính Phủ (năm 2022) chuẩn hóa hoạt động văn phòng là vấn đề quan trọng, có ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động của cơ quan, công tác chuẩn hóa hoạt động của văn phòng sẽ giúp các cơ quan, đơn vị đưa ra các tiêu chuẩn và các biện pháp cụ thể giúp cho việc điều hành công việc trong văn phòng được khoa học, tiết kiệm cả về thời gian và công sức[7]

Nhận thức rõ được tầm quan trọng của văn phòng và công tác chuẩn hóa của hoạt dộng văn phòng. Nhà nước đã ban hành nhiều quy chế hướng dẫn liên quan đến các quy trình xử lý công việc như: Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật số: 68/2006/QH11 do Quốc hội ban hành về quy định về hoạt động xây dựng, công bố và áp dụng tiêu chuẩn; xây dựng, ban hành và áp dụng quy chuẩn kỹ thuật, đánh giá sự phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 do Quốc hội ban hành quy định về hoạt động lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ; Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg quy định chế độ hội họp trong hoạt dộng quản lý, Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về công tác văn thư. Các văn bản trên đã quy định rõ một số nội dung trong quá trình thực hiện hoạt động của văn phòng.

Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương là cơ quan tham mưu, giúp việc Tỉnh uỷ mà trực tiếp, thường xuyên là Ban Thường vụ và Thường trực Tỉnh uỷ. Trong những năm gần đây, nhận thức rõ được vai trò và tầm quan trọng của văn phòng và công tác quản trị văn phòng tại đơn vị, lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương đã luôn quan tâm đến công tác chuẩn hóa hoạt động của văn phòng thể hiện qua nhiều quy chế, quy định, quy trình nội bộ về hoạt động văn phòng đã được xây dựng, ban hành trong cơ quan và đã đã đạt được hiệu quả nhất định.

Mặc dù đã có một số văn bản của nhà nước hướng và các quyết định, hướng dẫnnội bộ các nghiệp vụ trong công tác văn phòng, nhưng tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương với khối lượng công việc lớn, nhiều nghiệp vụ phát sinh chưa có trong các hướng dẫn hiện hành, cơ quan chưa có hướng dẫn cụ thể tới việc chuẩn hóa cùng với việc chuẩn hóa chưa đạt hiệu quả cao.

Xuất phát từ những lý do trên, tác giả quyết định lựa chọn đề tài “Chuẩn hóa hoạt dộng của Văn phòng tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương” để làm đề tài cho nghiên cứu khoa học của mình.

2. Tổng quan tình hình nghiên cứu

Qua quá trình tìm hiểu về tình hình nghiên cứu cho thấy có nhiều đề tài, giáo trình, sách chuyên khảo, bài viết đăng tạp chí đã đề cập đến vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng. Thông qua quá trình tìm hiểu, nghiên cứu tác giả đã tổng hợp các tài liệu có liên quan nhiều nhất đến đề tài, cụ thể như sau:

2.1. Các công trình nghiên cứu lý luận về Văn phòng và Chuẩn hóa hoạt động văn phòng

- Giáo trình “Lý luận về quản trị văn phòng” của tác giả PGS.TS Vũ Thị Phụng, TS Cam Anh Tuấn, TS Nguyễn Hồng Duy, TS Nguyễn Thị Kim bình, TS Phạm Thị Diệu Linh, Nhà Xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, xuất bản năm 2021. Bên cạnh những nội dung cơ bản về lý luận như các cuốn sách về quản trị văn phòng khác thì giáo trình này là cuốn sách đầu tiên giúp người đọc hiểu rõ được thế nào là công tác chuẩn hóa, các lợi ích của việc chuẩn hóa và các biện pháp tổ chức thực hiện chuẩn hóa trong hoạt động của văn phòng.[10]

- Sách “Quản trị văn phòng” do tác giả Nguyễn Hữu Tri chủ biên, nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, xuất bản năm 2005 đã khái quát được lý luận cơ bản của văn phòng, cơ cấu tổ chức của văn phòng, các hoạt động chính của văn phòng

bên cạnh đó phân tích, đánh giá hoạt động quản trị văn phòng ở thời điểm xuất bản cuốn sách và dự đoán phương hướng quản trị văn phòng trong tương lai.[16]

- Sách “Quản trị văn phòng” do tác giả Nguyễn Thành Độ và Nguyễn Thị Thảo chủ biên, nhà xuất bản Lao động – Xã hội, xuất bản năm 2005. Cuốn sách đi sâu nghiên cứu về công tác tổ chức văn phòng, chức năng và nhiệm vụ cụ thể của văn phòng, cách tổ chức và xây dựng quy chế cho văn phòng. Bên cạnh đó tác giả còn đi sâu vào các nghiệp vụ, công việc cụ thể trong văn phòng.[4]

- Giáo trình “Quản trị văn phòng” của tác giả Văn Tất Thu, nhà xuất bản Bách khoa Hà Nội, xuất bản năm 2021 cũng đã khái quát được cơ bản các lý luận của văn phòng như công tác tham mưu, tổng hợp; công tác lãnh đạo và kiểm tra; tổ chức bộ máy; quản trị nguồn nhân lực; tổ chức chương trình; kế hoạch công tác; công tác tham mưu, tuy nhiên chưa đề cập đến công tác chuẩn hóa các nghiệp vụ trong văn phòng.[14]

- Sách “Cẩm nang tổ chức hành chính văn phòng” của tác giả Hồ Ngọc Cẩn chủ biên, nhà xuất bản Tài chính, xuất bản băn 2003 cuốn sách đã giới thiệu về công tác văn phòng, nghề thư ký và đặc điểm lao động của nghề thư ký, quản lý chương trình công tác và các nghiệp vụ liên quan của văn phòng.[2]

- Sách “Quản trị hành chính văn phòng” của tác giả Mike Harvey, bản dịch của Cao Xuân Đỗ, nhà xuất bản Thống kê, xuất bản năm 2004 cuốn sách đề cập đến vai trò của công việc văn phòng; các nguyên tắc và cách thực hiện các nghiệp vụ trong văn phòng; vai trò của nhân sự trong công việc; kiểm soát các hoạt động trong văn phòng và công nghệ trong văn phòng.[8]

- Giáo trình “Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước”, Khoa Văn bản và Công nghệ Hành chính (Học viện Hành chính Quốc gia), nhà xuất bản Giáo dục, xuất bản năm 2006 giáo trình đề cập tới những nội dung tổng quan về văn phòng và công tác văn phòng, công tác văn thư, công tác lưu trữ.[6]

- Sách “Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước” của tác giả Lưu Kiếm Thanh ( chủ biên ), nhà xuất bản Đại học Quốc gia, xuất bản năm 2002 đòi hỏi cán bộ làm công tác văn phòng phải đổi mới tư duy chấp hành nghiêm chỉnh các nội quy và liên tục rèn luyện, trau dồi kiến thức về nghiệp vụ cũng như về chuyên môn hành chính.[13]

2.2. Các công trình nghiên cứu thực tiễn hoạt động chuẩn hóa

1. Khóa luận tốt nghiệp của Hoàng Thị Thúy Hiền – Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2022, đề cập tới việc: “Chuẩn hoá hoạt động của Văn phòng tại Công ty TNHH Trek Asia” khóa luận đã trình bày được lý thuyết và cơ sở lý luận chuẩn hóa hoạt động của văn phòng, đánh giá được thực trạng và trình bày các nguyên nhân, giải pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại công ty TNHH Asia [5]

2. Khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Hải My – Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2022, đề cập tới việc “Chuẩn hóa hoạt động của văn phòng tại Công ty cổ phần Bellsystem24-Hoasao- Khối dự án miền Bắc” khóa luận đã trình bày được lý thuyết và cơ sở lý luận chuẩn hóa hoạt động của văn phòng, đánh giá được thực trạng và trình bày các nguyên nhân, giải pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại công ty cổ phần Bellsystem24-Hoasao- Khối dự án miền Bắc.[9]

3. Luận văn “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Hỗ trợ sinh viên – Đại học Quốc gia Hà Nội” của Nguyễn Phương Anh, Trường Đại học Khoa học Xã hội và nhân văn, nghiên cứu năm 2020, luận văn khái quát cơ sở lý thuyết về tổ chức khoa học và chuẩn hóa hoạt động văn phòng. Khảo sát, đánh giá kết quả đồng thời nghiên cứu chỉ ra những vướng mắc, hạn chế của công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm hỗ trợ sinh viên hiện nay. Nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp để tiếp tục chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm hỗ trợ sinh viên.[1]

4. Luận văn “ Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính” của Trương Quang Ảnh, Trường Đại học Khoa học Xã hội và nhân văn, nghiên cứu năm 2019. Tác giả trình bày những vấn đề lý luận và thực tiễn về văn phòng nhằm chuẩn hóa hoạt động văn phòng trong các cơ quan, tổ chức. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn thư ở Trường Cao học Đào tạo cán bộ tài chính. Cho thấy yêu cầu thực tế trong việc áp dụng chuẩn hóa nghiệp vụ văn phòng vào đơn vị. Công trình này sẽ đề xuất một số giải pháp và tổ chức chuẩn hóa một số hoạt động văn thư nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của các hoạt động này tại trường đại học.[19]

5. Luận văn “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và An ninh” của Lê Thị Hồng, Trường Đại học Quốc gia Hà Nội, nghiên cứu năm 2021. Luận văn đã đưa ra và phân tích được thực trạng việc triển

khai thực hiện công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và An ninh, Đại học Quốc gia Hà Nội. Từ đó kiến nghị, đề xuất những giải pháp có tính khả thi, phù hợp với tính chất và lĩnh vực làm việc của đơn vị để có thể ngày càng hoàn thiện hơn về công tác quản trị văn phòng nói chung và công tác chuẩn hóa nói riêng. Bên cạnh đó, luận văn còn được sử dụng như tài liệu tham khảo có tính ứng dụng cao đối với Trung tâm trong quá trình thực hiện công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng.[20]

6. Luận văn “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt nam” của Phùng Thị Phương Liên, Trường Đại học Quốc gia Hà Nội, nghiên cứu năm 2019. Luận văn đặt ra và tập trung giải quyết những vấn đề sau: Thứ nhất, hệ thống và làm rõ cơ sở lý luận về chuẩn hóa hoạt động văn phòng; Thứ hai, khảo sát, đánh giá kết quả chuẩn hóa nhiều hoạt động quản trị tại Ngân hàng Kỹ Thương Việt Nam, đồng thời chỉ ra những hạn chế, tồn tại cần tiếp tục chuẩn hóa; Thứ ba, trên cơ sở đó, đề xuất một số chủ đề cần tiếp tục thực hiện nhằm chuẩn hóa các nghiệp vụ văn phòng của Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam.[21]

2.3. Nhận xét chung

Trong những năm gần đây, các công trình nghiên cứu về hoạt động chuẩn hóa đã được các nhà nghiên cứu, nhà khoa học chú ý và tập chung nghiên cứu nhằm làm rõ khái niệm, quy trình, cách triển khai, đánh giá và áp dụng hiệu quả trong văn phòng của các cơ quan nói chung, đặc biệt là công trình “ Lý luận về Quản trị văn phòng” của PGS.TS Vũ Thị Phụng. Bên cạnh những nội dung cơ bản về lý luận như các cuốn sách về quản trị văn phòng khác thì giáo trình này là cuốn sách đầu tiên giúp người đọc hiểu rõ được thế nào là công tác chuẩn hóa, các lợi ích của việc chuẩn hóa, các tiêu chí đánh giá công tác chuẩn hóa của cơ quan và các biện pháp tổ chức thực hiện chuẩn hóa trong hoạt động của văn phòng.

Hiện nay, các nghiên cứu thực tiễn đã tập chung vào công tác xây dựng quy trình chuẩn hóa cho các cơ quan doanh nghiệp và đánh giá hoạt động chuẩn hóa tại các cơ quan chính quyền nhà nước. Tuy nhiên, đối với nghiên cứu hoạt động chuẩn hóa tại cơ quan Đảng cụ thể là Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương vẫn chưa có nhiều đề tài nghiên cứu. Tuy đã xây dựng và áp dụng các văn bản chuẩn hóa theo quy định chung của Đảng và nhà nước xong các nội dung đưa ra vẫn còn mang tính cảm quan, duy ý chí và chưa được đánh giá theo các tiêu chuẩn nhất định. 5

Nhằm đánh giá được thực tế công tác chuẩn hóa tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương, tác giả đã áp dụng các tiêu chí đánh giá công tác chuẩn hóa trong cuốn sách giáo trình “Lý luận về Quản trị văn phòng” PGS.TS Vũ Thị Phụng để thực hiện khóa luận này.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1. Đối tượng nghiên cứu

Chuẩn hóa các hoạt động của văn phòng.

3.2. Phạm vi nghiên cứu

Về không gian: Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương

Về thời gian: Khóa luận nghiên cứu chuẩn hóa hoạt động của Văn phòng

tỉnh ủy Hải Dương trong giai đoạn từ năm 2020 đến năm 2022

Về nội dung: Hoạt động chuẩn hóa có các nội dung rộng bao gồm các nội dung: Xây dựng quy chế, quy định về hoạt động của Văn phòng; Thực hiện phổ biến các quy chế, quy định; Đánh giá thực trạng chuẩn hóa các hoạt động văn phòng tại cơ quan. Trong khóa luận này, tác giả không xây dựng quy trình chuẩn hóa cụ thể mà tập chung xây dựng các tiêu chí đánh giá thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng. Căn cứ vào các tiêu chí để đánh giá tổng thể công tác chuẩn hóa các hoạt động văn phòng của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương.

4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

4.1 Mục tiêu nghiên cứu

Nhằm đạt được mục đích chính của việc nghiên cứu và hoàn thành tốt bài

khóa luận, tác giả đã đặt ra mục tiêu sau:

Làm rõ cơ sở khoa học của vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng, khảo sát và đề xuất giải pháp hoàn thiện và nâng cao về chuẩn hóa hoạt động của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương

4.2. Nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống hóa lại lý luận về văn phòng, chuẩn hóa hoạt động của văn phòng

nói chung trong các cơ quan, tổ chức

- Khảo sát thực tế công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng của Văn phòng

Tỉnh ủy Hải Dương

- Phân tích đánh giá thực trạng hoạt động của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương, từ đó cho thấy yêu cầu câp thiết chuẩn hóa hoạt động của văn phòng tại cơ quan.

- Đề xuất một số giải pháp chuẩn hóa hoạt động của văn phòng nâng cao chất

lượng, hiệu quả công việc tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương.

5. Giả thuyết nghiên cứu

Nếu các hoạt động của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương được chuẩn hóa sẽ giúp cho cơ quan ngày càng hoàn thiện, nâng cao hiệu quả quản lý, gắn kết và tạo nền nếp nâng cao hiệu quả công việc.

6. Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Các tác giả sử dụng phương pháp này để thu thập thông tin về nền tảng lý thuyết của một chủ đề nghiên cứu, kết quả nghiên cứu đã công bố và kết quả liên quan đến chủ đề.

Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Tác giả sử dụng phương pháp này nhằm thu thập và xử lý các thông tin giúp sử dụng đầy đủ và chsinh xác các thông tin cần thiết, từ đó, loại bỏ các thông tin sai lệch, chưa đầy đủ.

Phương pháp phân tích tổng hợp: Sau khi kiểm tra tài liệu, tác giả sử dụng phương pháp này để thống kê, phân tích và tổng hợp các dữ liệu cần thiết cho công việc nghiên cứu của mình.

Phương pháp khảo sát bảng hỏi: Phương pháp được tác giả sử dụng bằng cách tạo ra bảng hỏi với nhiều nội dung thông tin cần khai thác, được khảo sát nhiều đối tượng với một bảng hỏi được in sẵn. Người được hỏi trả lời ý kiến của mình bằng cách cho điểm vào các ô tương ứng.

Phương pháp so sánh đối chiếu: Tác giả sử dụng phương pháp này để so sánh giữa lý luận và thực tiễn về chuẩn hóa công tác văn phòng của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương.

Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Phương pháp này được tác giả sử dụng để tìm hiểu thêm quan điểm, ý kiến của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương về việc chuẩn hóa các hoạt động văn phòng. Do số lượng cán bộ, công chức, viên chức trong Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương lớn, thời gian điều tra có hạn nên khi sử dụng phương pháp này, tác giả lựa chọn năm đại diện của mỗi phòng để sưu tầm và thu thập.

Phương pháp phỏng vấn sâu: Phương pháp này được tác giả sử dụng trong công tác trao đổi trực tiếp đối với các đồng chí lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy, các Trưởng, phó phòng về các vấn đề có liên quan đến hoạt động chuẩn hóa của cơ quan.

7. Đóng góp của đề tài

Về mặt lý luận: Đề tài bổ sung thêm cho hệ thống cơ sở khoa học, hệ thống hóa những lý thuyết về công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng và có thể dùng làm tài liệu tham khảo cho các công trình nghiên cứu sau này.

Về mặt thực tiễn: Đề tài nghiên cứu đã chỉ ra thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương, làm rõ những ưu điểm, hạn chế từ đó tìm ra những nguyên nhân của những hạn chế đó. Từ những nguyên nhân tìm được, đề ra các giải pháp phù hợp, khả thi với tính chất công việc của cơ quan giúp xây dựng và hoàn thiện hơn về công tác quản trị văn phòng nói chung và công tác chuẩn hóa văn phòng nói riêng. Từ đó đề xuất, tham mưu lãnh đạo ban hành các văn bản, quy định, quy trình còn thiếu giúp hoạt động hành chính văn phòng của cơ quan ngày càng hoàn thiện.

8. Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung

chính của cuốn sách này được chia thành ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về chuẩn hóa hoạt động văn phòng Chương một tác giả tập chung khái quát các vấn đề lý luận, giải thích các

khái niệm, thể hiện mục tiêu và lợi ích, nội dung và quy trình, tiêu chí và trách nhiệm trong việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan. Dây là cơ sở giúp tác giả đánh giá, khảo sát thực trạng chuẩn hóa tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương

Chương 2: Thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Văn

phòng Tỉnh ủy Hải Dương

Dựa trên cơ sở lý luận đã trình bày ở trương 1, tác giả tiến hành tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu, tổ chức của cơ quan. Thông qua đó tác giả tiến hành khảo sát thực tế công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan rồi rút ra những nhận xét, đánh gia về ưu điểm, nhược điểm để tiến hành tìm hiểu đưa ra những nguyên nhân của những nhược điểm và các biện pháp nâng cao, phát huy ưu điểm.

Chương 3: Đề xuất giải pháp tiếp tục chuẩn hóa hoạt động văn phòng

tại Tỉnh ủy Hải Dương

Từ những ưu, nhược điểm và nguyên nhân được tác giả khảo sát và đánh giá tại chương 2, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu của chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG

1.1. Một số khái niệm

1.1.1. Khái niệm văn phòng

Đối với một cơ quan, tổ chức dù là cơ quan nhà nước, doanh nghiệp hay tổ chức phi chính phủ thì văn phòng luôn là một mắt xích quan trọng, không thể thay thế trong cơ cấu tổ chức của cơ quan nói chung. Bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng đều cần có bộ phận chuyên trách công tác thu thập, xử lý, cung cấp và truyền đạt thông tin cả bên trong và bên ngoài nội bộ, tham mưu giúp việc, trợ giúp cho công tác điều hành của ban lãnh đạo, đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị cho hoạt động của cơ quan. Bộ phận đó chính là “văn phòng”.

Hiện nay, có nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm văn phòng, được sử

dụng trong phổ biến các văn bản hành chính và thực tế.

Trong cuốn Đại Từ điển tiếng Việt khái niệm văn phòng được giải thích như

sau: “Văn phòng:Bộ phận phụ trách giấy tờ trong cơ quan”. [18]

Trong cuốn Từ điển tiếng Việt do tác giả Văn Tân chủ biên năm 1997 giải thích: “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc văn thư hành chính trong một cơ quan”. [12]

Ở khái niệm trên, văn phòng được nhìn nhận trên góc độ quy mô, công việc. Văn phòng là một bộ phận trong cơ quan với vai trò phụ trách công việc văn thư, giấy tờ.

Trong cuốn giáo trình xuất bản năm 2021 của PGS.TS Văn Tất Thu cho rằng văn phòng giống như một thực thể, ở mỗi góc độ sẽ có cách tiếp cận về văn phòng khác nhau. Sau khi thống kê và tổng hợp một số cách tiếp cận, ông đã đưa ra khái niệm như sau: “Văn phòng là một thực thể khách quan tồn tại trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó”

Quan điểm này của PGS.TS Văn Tất Thu nhấn mạnh sự tồn tại tất yếu của văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức cụ thể nhằm thực hiện các chức năng, theo yêu cầu của cấp trên.

Với PGS.TS Nguyễn Hữu Tri “văn phòng” có thể hiểu theo 2 nghĩa:

Văn phòng theo nghĩa rộng nhất (Complete Office): bao gồm từ trên xuống dưới toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị, đặc biệt là những người đóng vai trò quản trị hệ thống. Toàn bộ văn phòng có đầy đủ tư cách pháp nhân trong các hoạt động bên trong và bên ngoài nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

Văn phòng theo nghĩa hẹp hay còn gọi là văn phòng chức năng chỉ bao gồm các trang thiết bị nhằm hỗ trợ các nhà quản lý trong các nhiệm vụ chức năng được giao. Nó là một phần không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức và chịu sự kiểm soát của quản lý cấp cao.[15]

Trong quan điểm của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri nhìn từ góc độ pháp lý và tư cách pháp nhân mỗi văn phòng sẽ có nhiệm vụ, chức năng khác nhau tùy theo quy mô, tính chất của cơ quan.

Tác giả Mike Harvey đã đề cập trong cuốn sách Office management (Quản trị văn phòng) một cách gián tiếp về văn phòng như sau: Văn phòng là một địa điểm, một thực thể được hình thành nhằm giúp các cơ quan, tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin.

Từ những cách tiếp cận khác nhau về nội dung hoạt động của văn phòng, dựa trên nhiều góc độ và định nghĩa của văn phòng trên đây, tôi xin sử dụng khái niệm “văn phòng” của PGS.TS Vũ Thị Phụng trong cuốn Lý luận về Quản trị văn phòng, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội ( 2021 ) trong bài báo cáo của mình như sau: “Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc, giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính”[10,44]. Quan điểm của PGS.TS Vũ Thị Phụng thể hiện rõ trong khái niệm một cách đầy đủ từ vị trí, chức năng cơ bản của văn phòng giúp người đọc thấy rõ được nhiệm vụ và hoạt động của văn phòng trong cơ quan, tổ chức.

1.1.2. Khái niệm hoạt động văn phòng

Khái niệm “hoạt động văn phòng” đã được đề cập tới trong các giáo trình,

tài liệu, tuy nhiên chưa có một khái niệm hoàn chỉnh nào về thuật ngữ này.

Trong cuốn Từ điển Tiếng Việt do Viện Ngôn ngữ học xuất bản năm 2003 có đề cập các hoạt động là việc thực hiện các hành động có liên quan chặt chẽ với nhau để đạt được một mục tiêu cụ thể.[17] 11

Trong cuốn Giáo trình Lý luận chung về Quản trị văn phòng của PGS.TS Vũ Thị Phụng xuất bản năm 2021 có đề cập đến khái niệm hoạt động văn phòng có thể hiểu là hiệu quả hoạt động của các thiết bị văn phòng hoặc các nhiệm vụ được giao của bộ phận. Đây là một chỉnh thể, thống nhất, tác động qua lại với nhau, mỗi nhiệm vụ có vai trò riêng.

Trong cuốn Giáo trình Quản trị văn phòng của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri xuất bản năm 2005 có đề cập đến công tác văn phòng là một chỉnh thể, bao gồm tổ chức, quản lý, sử dụng thông tin, dữ liệu và duy trì hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đạt kết quả mong muốn.

Từ những khái niệm “hoạt động”, “văn phòng” và “hoạt động văn phòng” đã được trình bày bên trên, thuật ngữ “hoạt động văn phòng” được tác giả hiểu như sau: Hoạt động văn phòng là toàn bộ các hoạt động gắn liền với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng, được thực hiện trên cơ sở pháp luật và các quy định, quy chế, quy trình do Nhà nước hoặc cơ quan, tổ chức ban hành.

1.1.3. Khái niệm chuẩn hóa

Chuẩn hóa hay tiêu chuẩn hóa là khái niệm được sử dụng trong nhiều ngành nghề, nhiều lĩnh vực, thực tế hiện nay có rất nhiều quan điểm khác nhau phản ánh niệm về chuẩn hóa trên nhiều góc độ:

Trong cuốn Đại Từ điển Tiếng Việt của Nguyễn Như Ý xuất bản năm 1999 đề cập tới tiêu chuẩn hóa là việc đặt ra các tiêu chuẩn, được hiểu là được chọn làm cơ sở để so sánh, làm mẫu.

Trong cuốn Từ điển Hán – Việt của Trần Văn Chánh: “Chuẩn là căn cứ,

mẫu mực; Hóa là biến đổi, thay đổi, hướng tới”.[3]

Đối với bài khóa luận này, tác giả tiếp cận khái niệm chuẩn hóa trên cơ sở kế thừa quan điểm của PGS.TS Vũ Thị Phụng trong giáo trình “Lý luận về quản trị văn phòng” trong đó “chuẩn hóa” không chỉ là xác lập chuẩn mực mà còn nội hàm các vấn đề như: tạo ra các chuẩn mực; phổ biến,hướng dẫn các chuẩn mực; kiểm tra giám sát, xử lý kết quả thực hiện các chuẩn mực; điều chỉnh, bổ sung các chuẩn mực khi cần thiết.

Hiện nay tại các cơ quan, doanh nghiệp tiêu chuẩn hóa được xác định bao

gồm 3 mức độ: các quy chế, quy định, quy trình; tiêu chuẩn và quy chuẩn.

Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11 được Quốc hội

thông qua tại Điều 3, Chương I đã đề cập đến các khái niệm trên:

Nội quy, quy định, quy trình là các tiêu chuẩn nội bộ do các cơ quan, tổ chức

ban hành làm cơ sở để thực hiện các công việc liên quan.

Tiêu chuẩn là những quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý, dùng làm tiêu chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội.

Quy định là những quy định về giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầu hành chính mà sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác phải đáp ứng trong hoạt động kinh tế - xã hội.[11]

Nhìn chung, có nhiều quan điểm khác nhau về chuẩn hóa, tiêu chuẩn hóa nhưng với mức độ tiêu chuẩn và quy chuẩn thường được sử dụng trong lĩnh vực hoạt động có tính kỹ thuật, công nghệ cần có sự chính xác tuyệt đối. Trong lĩnh vực hành chính, do đặc thù linh động của công việc, nhiều chuẩn mực khó có thể xây dựng thành tiêu chuẩn và quy chuẩn. Chính vì vậy trong bài khóa luận này, tác giả xem xét chuẩn hóa là các quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ do các cơ quan ban hành và áp dụng trong nội bộ văn phòng của các cơ quan, tổ chức.

1.1.4. Khái niệm chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Từ các khái niệm: văn phòng, hoạt động văn phòng, chuẩn hóa đã được tổng hợp và phân tích bên trên, “chuẩn hóa hoạt động văn phòng là các hoạt động xây dựng, ban hành, phổ biến, hướng dẫn thực hiện và tiến hành kiểm tra, đánh giá hiệu quả thực hiện các quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ trong hoạt động hành chính văn phòng của cơ quan, tổ chức”.

1.2. Mục đích và ý nghĩa của việc chuẩn hóa văn phòng

Chuẩn hóa hoạt động văn phòng như khái niệm đã nêu bên trên là hoạt động xây dựng, ban hành, phổ biến, hướng dẫn thực hiện và tiến hành kiểm tra đánh giá hiệu quả việc thực hiện các quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ còn hiệu lực trong cơ quan. Mục đích nhằm tạo ra sự thống nhất trong hoạt động quản lý và điều hành, đảm bảo hiệu quả công việc, giúp tăng năng xuất lao động, tiết kiệm được thời gian và chi phí cho cơ quan, tổ chức . Chính vì vậy, chuẩn hóa hoạt động văn phòng có ý nghĩa vô cùng quan trọng:

1.2.1. Tạo sự chuẩn mực, thống nhất, nề nếp cho hoạt động của cơ quan

Hoạt động của văn phòng bao gồm nhiều hoạt động khác nhau như tham mưu, lưu trữ, tổ chức sự kiện, mua sắm và quản lý trang thiết bị, hậu cần,... Các hoạt động này gồm nhiều các khâu và quy trình. Trong quá trình triển khai thực hiện, người lao động có thể thực hiện công việc theo nhiều cách khác nhau. Bên cạnh đó trong mỗi tổ chức phân cấp từ quản lý đến nhân viên, mỗi người đều có một đặc điểm riêng về ý thức, tác phong, phong cách làm việc riêng, không ai giống ai. Do đó việc chuẩn hóa các hoạt động của văn phòng giúp tạo ra sự thống nhất trong các khâu thực hiện công việc, các cán bộ nhân viên trong cơ quan hình thành phòng cách làm việc thống nhất, chuyên nghiệp từ đó giúp cho công tác quản lý được ổn định.

1.2.2. Xây dựng được phong cách làm việc chuyên nghiệp

Chuẩn hóa hoạt động của văn phòng sẽ giúp nâng cao tính chuyên nghiệp của nhân viên văn phòng. Thông qua, các quy chế, quy định, quy trình làm việc cụ thể, nhân viên văn phòng sẽ hiểu rõ công việc mình làm là gì giúp nhân viên chủ động trong công việc, chịu trách nhiệm đối với công việc đã được phân công, phụ trách mà không cần đốc thúc hay giám sát. Đối với người lãnh đạo, chuẩn hóa hoạt động giúp hạn chế việc điều hành, chỉ đạo theo ý kiến chủ quan, nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý. Chính vì vậy, chuẩn hóa hoạt động văn phòng giúp xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp tạo nên một tổ chức hoạt động hiệu quả và bền vững.

1.2.3. Hạn chế những xung đột không cần thiết

Không những trong công việc văn phòng mà cả trong cuộc sống hàng ngày, để thực hiện công việc chung, chúng ta không tránh khỏi những ý kiến trái ngược nhau về phương pháp, cách thức thực hiện,... tất cả những điều đó rất dễ gây nên xung đột trong nội bộ. Đặc biệt là trong hoạt động quản lý văn phòng cần có sự phối hợp, hợp tác giữa nhiều đối tượng.Nếu một cơ quan không có chuẩn mực trong việc thực hiện các nghiệp vụ, mỗi người sẽ làm theo một cách khác nhau và không theo bất kỳ trình tự nào, từ đó xung đột sẽ ngày càng gay gắt. Vấn đề đặt ra là phải có những quy chuẩn, quy định chung về nghiệp vụ để giúp hạn chế xung đột hoặc nếu xung đột xảy ra sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng.

Khi có những quy chuẩn, quy định chung sẽ được áp dụng cho tất cả cán bộ, công nhân, viên chức của cả cơ quan và người cần thực hiện tuân thủ nghiêm ngặt và chính xác nhất chính là lãnh đạo cơ quan. Các quyết định dựa trên quy chuẩn, quy định chung cần chính xác, khách quan, không gây khó khăn cho cấp dưới khi thực hiện,... điều này cũng loại bỏ xung đột giữa lãnh đạo và nhân viên trong cơ quan.

1.2.4. Tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc

Khi các cơ quan xây dựng được các quy chuẩn, quy định chung thì việc thực hiện các công việc sẽ không mất nhiều thời gian để lựa chọn, thống nhất cách thực hiện công việc. Có quy chuẩn rõ ràng việc triển khai các hoạt động khiến việc triển khai dễ dàng và trơn tru hơn. Các cơ quan, tổ chức lựa chọn các phương pháp tối ưu nhất làm chuẩn mực giúp triển khai công việc, cá nhân hoặc bộ phận sẽ căn cứ và các phương án đó để triển khai công việc tránh mất nhiều công sức và tiền bạc.

1.2.5. Tạo dựng uy tín, thương hiệu cho cơ quan

Xây dựng thương hiệu là một trong những hoạt động quan trọng mà bất kỳ cơ quan nào cũng đều cần chú ý, thực hiện. Việc xây dựng thương hiệu của cơ quan khẳng định mức độ thành công, vị trí và uy tín của cơ quan. Việc chuẩn hóa hoạt động giúp cơ quan có được sự công nhận về mức độ chuyên nghiệp trong các khâu làm việc trong cơ quan từ tất cả những bên liên quan trong quá trình làm việc và xử lý công việc. Các cơ quan, tổ chức muốn tạo dựng được uy tín, thương hiệu cho cơ quan cần chuẩn hóa các hoạt động trong cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng.

1.3. Hệ thống các văn bản và quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng

1.3.1. Hệ thống các văn bản chuẩn hóa trong hoạt động văn phòng

Như đã trình bày bên trên, trong công tác xây dựng và ban hành chuẩn mực về hoạt động văn phòng gồm 3 mức độ nhưng trong hoạt động hành chính văn phòng chỉ áp dụng mức độ ban hành quy chế, quy định, quy trình, nội quy, định mức, thể lệ áp dụng cho nội bộ cơ quan.

Trong công tác chuẩn hóa văn phòng, dựa theo đặc thù các cơ quan, tổ chức cần xây dựng và ban hành hệ thống chuẩn mực cho các quy chế, quy định ở các nội dung sau:

1, Quy chế làm việc

2, Quy chế văn hóa công sở

3, Quy chế chi tiêu nội bộ

4, Quy chế thi đua khen thưởng

5, Quy chế giữ gìn cảnh quan, môi trường ( nơi làm việc ) đảm bảo trang

thiết bị làm việc

6, Quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, quản lý văn bản trong

cơ quan

7, Quy định về lưu trữ của cơ quan

8, Quy định tổ chức hoạt động hội họp và sự kiện

9, Quy định về công tác giao tiếp hành chính và lễ tân

10, Quy định về quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng

1.3.2. Quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Qua tham khảo Giáo trình “Lý luận về Quản trị văn phòng” của PGS.TS Vũ Thị Phụng xuất bản năm 2021 cùng việc nghiên cứu các tài liệu, quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng gồm các bước sau:[10;211]

1.3.2.1. Xác định những hoạt động văn phòng cần chuẩn hóa

Việc xác định các hoạt động văn phòng cần chuẩn hóa cần đi từ thực tế hoạt

động của cơ quan và từng bộ phận trong cơ quan.

Đối với hoạt động của cả cơ quan thì việc xác định hoạt động chuẩn hóa cần dựa vào các quy tắc, ứng xử chung của cả cơ quan như: Quy chế làm việc; Quy chế văn hóa công sở; Quy chế khen thưởng, kỷ luật,... và các hoạt động chung, thường xuyên của cả cơ quan liên quan đến tất cả các bộ phận.

Đối với hoạt động của từng phòng ban, cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận để chuẩn hóa hoạt động đặc thù của phòng ban một cách hiệu quả nhất.

Sau khi xác định được các vấn đề cần chuẩn hóa, cần tham mưu cho lãnh đạo về vấn đề, lập danh mục các vấn đề và rà soát cụ thể về tính cấp thiết của chúng:

- Đối với những vấn đề đã được chuẩn hóa và ban hành bởi nhà nước và các cơ quan cấp trên có thẩm quyền. Nếu các quy định đã được ban hành phù hợp thì trực tiếp áp dụng vào cơ quan, không cần ban hành các chuẩn mực nội bộ. Đối với các vấn đề chưa phù hợp, dựa vào thực tế cơ quan sẽ ban hành thêm các văn bản quy định bổ sung thêm.

- Các văn bản đã được chuẩn hóa trong nội bộ nhưng theo thời gian không còn phù hợp thì trực tiếp tham mưu lãnh đạo nhằm sửa đổi hoặc hủy bỏ để ban hành quyết định phù hợp hơn.

- Các vấn đề mới xuất hiện trong cơ quan cần được tham mưu cho lãnh đạo và lấy ý kiến cụ thể của các phòng ban đẻ tiếp tục chuẩn hóa bằng các quy định, quy chuẩn, quy chế có liên quan trong nội bộ.

1.3.2.2 Lựa chọn hình thức chuẩn hóa

Sau khi xác định được hoạt động văn phòng cần chuẩn hóa, tiến hành xác định được hình thức văn bản chuẩn hóa sao cho phù hợp. Ở các khái niệm trên tác giả đã làm rõ việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng hiện nay được thể hiện chủ yếu thông qua các quy chế, quy định, quy trình và các tiêu chuẩn, quy chuẩn được quy định cụ thể như sau:

- Quy phạm nội bộ là các quy chế, quy định do cơ quan ban hành và chỉ sử

dụng trong nội bộ, không trái với quy định của nhà nước.

- Các tiêu chuẩn, quy chuẩn chung: được xây dựng và ban hành dựa trên

Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn ( 2006 )

Hiện nay nhà nước vẫn chưa có quy định về phạm vi áp dụng cụ thể. Tuy vậy các “tiêu chuẩn, quy chuẩn chung” thường quy định những vấn đề có tính nguyên tắc chung, yêu cầu chung, còn “quy phạm nội bộ” lại quy định cụ thể, chi tiết từng nội dung. Dựa vào phạm vi cơ quan việc chuẩn hóa hoạt động sẽ được ban hành dựa trên “quy phạm nội bộ” hoặc các “tiêu chuẩn, quy chuẩn chung”. Nếu cơ quan lớn, phạm vi hoạt động rộng thì ngoài việc ban hành các tiêu chuẩn chung nên có những quy định cụ thể hóa các nguyên tắc và nghiệp vụ tại các phòng ban. Còn các cơ quan nhỏ thường chỉ ban hành tiêu chuẩn chung cho cơ quan ( quy chế làm việc ), còn lại là các quy định cụ thể cho từng hoạt động.

1.3.2.3. Xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn, quy chế hoặc quy trình thực hiện

Sau khi xác định hình thức chuẩn hóa, đối với các tiêu chuẩn, quy chuẩn chung ta chỉ cần công bố cho cơ quan, tổ chức để các nhân cán bộ, công nhân viên chức nắm rõ để thực hiện. Còn đối với quy phạn nội bộ ban hành những quy định, quy chuẩn, quy chế ta dựa trên Nghị định 30/2020/NĐ-CP và Chương 2 và Chương 3 Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn năm 2006 để thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Xác định đối tượng và phạm vi điều chỉnh

Trước khi đưa ra quyết định ban hành quy định, quy chế, quy chuẩn nội bộ trong cơ quan, bộ phận có trách nhiệm cần xác định ban hành quy chế để làm gì, ban hành cho đối tượng nào và phạm vi áp dụng của văn bản cụ thể ở đâu.

Bước 2: Thu thập văn bản tài liệu có liên quan

Để xây dựng các quy định, quy chế, quy chuẩn nội bộ cần dựa vào các thông tin pháp lý và các văn bản quy phạm pháp luật còn giá trị có liên quan để làm cơ sở cho việc ban hành. Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật để việc ban hành văn bản đúng quy định của pháp luật mà vẫn đúng trọng tâm, trọng điểm của vấn đề cần thực hiện.

Bước 3: Xây dựng dự thảo quy chế, quy định

Bộ phận soạn thảo văn bản sẽ dựa vào các nội dung cơ bản của vấn đề cần

chuẩn hóa để xây dựng đề cương và dự thảo các quy định cụ thể.

Bước 4: Tổ chức lấy ý kiến góp ý cho dự thảo

Việc chuẩn hóa nhằm để các cá nhân, tổ chức thống nhất làm việc trong một cơ quan. Chính vì vậy, trước khi ban hành cần lấy ý kiến của các cá nhân, bộ phận nhằm điều chỉnh các nội dung nếu chưa phù hợp. Các hình thức lấy ý kiến có thể linh động như qua email, qua các cuộc họp trực tiếp hoặc qua trao đổi giữa các cá nhân.

Việc tổ chức lấy ý kiến có thể diễn ra nhiều lần cho đến khi không các cá

nhân, tổ chức đồng ý chung với nội dung dự thảo.

1.3.2.4. Phổ biến, hướng dẫn các chuẩn mực về hoạt động văn phòng

động văn phòng phải được thực hiện thông qua nhiều hình thức như họp, tập huấn, tổ chức các khóa đào tạo hoặc trực tiếp hướng dẫn.

Việc phổ biến, hướng dẫn các mực hoạt động văn phòng cần được các cơ quan, doanh nghiệp chú trọng để tránh tình trạng các cá nhân không nắm rõ được công tác đãn đến thực hiện sai, ảnh hưởng đến công việc và hiệu xuất làm việc chung của cơ quan.

1.3.2.5. Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các chuẩn mực về hoạt động văn phòng

Sau khi tiến hành triển khai phổ biến nội dung của chuẩn hóa tới các cá nhân, đơn vị việc kiểm tra, đánh giá việc thực hiện là điều mà các cơ quan, tổ chức cần chú ý, quan tâm. Kiểm tra đánh giá nhằm giúp các cá nhân, bộ phận thực hiện và tuân thủ các chuẩn mực đã ban hành. Bên cạnh đó việc kiểm tra, đánh giá thường xuyên cũng kiểm chứng hơn nữa trong thực tế các quyết định có phù hợp hay không. Bằng việc kiểm tra, cơ quan, tổ chức mới có thể đánh giá đúng được thực tế kết quả thực hiện và xử lý những vi phạn không theo chuẩn mực đã định.

1.3.2.6. Điều chỉnh, bổ sung các chuẩn mực mới

Từ việc rà soát, đánh giá việc chuẩn hóa hoạt động của công sở, các cơ quan, tổ chức phát hiện những quy định còn phù hợp, giữ lại hoặc không còn phù hợp để đổi mới. Việc điều chỉnh, bổ sung các chuẩn mực mới giúp các cơ quan chức năng ngày càng hoàn thiện và chuyên nghiệp hóa công việc của cơ quan, tổ chức mình.

1.4. Nguyên tắc chuẩn hóa hoạt động của văn phòng

1.4.1. Nguyên tắc thống nhất

Việc áp dụng chuẩn hóa các công tác văn phòng phải được sự dồng ý và thống nhất của toàn cơ quan, nguyên tắc này hướng tới sự đồng thuận của tất cả cán bộ, người lao động trong cơ quan, tránh việc công việc bị chồng chéo trong quá trình thực hiện.

1.4.2. Nguyên tắc hợp lý, phù hợp

Mỗi nột cơ quan, tổ chức đều có đặc thù công việc riêng và cách thức quản lý riêng. Chính vì vậy khi xây dựng các nội dung chuẩn hóa cần căn cứ vào thực tế và tình hình cụ thể của mỗi cơ quan để sao cho phù hợp nhất.

1.4.3. Nguyên tắc pháp lý

Hiện nay nhà nước đã ban hành nhiều các văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn công tác chuẩn hóa cho các hoạt động trong cơ quan. Việc chuẩn hóa cụ thể cần dựa vào các văn bản còn giá trị pháp lý và không trái với pháp luật hiện hành.

1.4.4. Nguyên tắc kiểm tra, giám sát

Thôn qua việc kiểm tra giám sát có thể làm rõ những sai sót, bất cập và tìm

giải pháp khắc phục những hạn chế đó.

1.5. Trách nhiệm của cá nhân và đơn vị trong việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Công tác chuẩn hóa trong văn phòng nói chung là trách nhiệm của toàn thể cơ quan từ lãnh đạo cho đến nhân viên. Tuy vậy, tùy thuộc vào vị trí của mỗi cá nhân mà trách nhiệm sẽ được xác định khác nhau:

1.5.1. Trách nhiệm của người đứng đầu

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm vô cùng quan trọng trong công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng của cơ quan. Công tác tổ chức, xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra giám sát, đánh giá đề do người đứng đầu quyết định. Chính vì thế, người đứng đầu cơ quan phải hiểu rõ và nhận thức đúng tầm quan trọng của công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng để việc chỉ đạo thực hiện được diễn ra thuận lợi nhất.

1.5.2 Trách nhiệm của Bộ phận văn phòng

Bộ phận văn phòng có trách nhiệm xuyên suốt trong hoạt động xây dựng quy chuẩn trong hoạt động văn phòng. Từ tham mưu cho người đứng đầu và hỗ trợ trực tiếp trong quá trình xây dựng các quy chuẩn cho cơ quan, khảo sát, xây dựng tiêu chí, lấy ý kiến đóng góp, chỉnh sửa, hoàn thiện để trình người đứng đầu. Sau đó văn phòng có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn,kiểm tra, đánh giá việc thực hiện trong thực tế.

1.5.3. Trách nhiệm của người thực hiện

Để thực hiện tốt công tác văn phòng thì vai trò của công nhân, viên chức, người lao động trong cơ quan là vô cùng quan trọng. Người lao động trong cơ quan có trách nhiệm tuân thủ và thực hiện nghiêm chỉnh các quy định, quy chế,

quy trình đã được cơ quan thống nhất và ban hành. Nếu không tuân thủ hoặc chống chế thì sẽ rất dễ dẫn đến các hoạt động trong văn phòng bị gián đoạn.

1.6. Tiêu chí đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Theo từ điển Tiếng Việt, tiêu chí là “chất, dấu hiệu làm căn cứ để nhận biết, xếp loại một sự vật, một khái niệm”. Tiêu chí là cơ sở đánh giá một vật, hiện tượng, công việc. Trong bài khóa luận này, tác giả sử dụng khái niệm tiêu chí ở nghĩa đánh giá xếp loại kết quả của công tác chuẩn hóa hoạt động của văn phòng.

Dựa vào khái niệm của tiêu chí ta có thể thấy các tiêu chí đánh giá có vai trò hết sức quan trọng. Tiêu chí là cơ sở đánh gía các sự, vật, sự việc, hiện tượng, kết quả. Trong khóa luận này, tiêu chí giúp đánh giá khách quan, đạt hoặc không đạt, tốt hoặc chưa tốt, về công tác chuẩn hóa văn phòng tại cơ quan.

Để có đánh giá cụ thể về kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng, tác giả đã dựa vào Giáo trình Lý luận Quản trị văn phòng của PGS.TS Vũ Thị Phụng và các nghiên cứu có liên quan đến đề tài để đưa ra các tiêu chí phù hợp nhất giúp việc đánh giá công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan trở nên khách quan, chuyên nghiệp. Đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng bao gồm 5 tiêu chí, mỗi tiêu chí được xác định 20 điểm, tổng điểm của 5 tiêu chí là 100 điểm. Tại mỗi tiêu chí cụ thể đều có các yêu cầu và minh chứng đi kèm ( các văn bản thực hiện, các văn bản có liên quan), các tiêu chí đã thực hiện và có đầy đủ minh chứng sẽ được điểm tối đa, tiêu chí nào có minh chứng có thực hiện nhưng không đầy đủ sẽ được ¾ số điểm ,tiêu chí nào đã thực hiện nhưng không có minh chứng sẽ được một nửa điểm, và các tiêu chí chưa thực hiện được sẽ không được điểm. Cụ thể các tiêu chí được đưa ra như sau:

Tiêu chí 1: Nhận thức của lãnh đạo trong cơ quan về công tác chuẩn hóa

hoạt động văn phòng [10;221]

Chuẩn hóa hoạt động văn phòng phải đi từ những người lãnh đạo, đối với sự hiểu biết, quan tâm của lãnh đạo tới các công tác trong văn phòng là vô cùng quan trọng, nhất là đối với công tác chuẩn hóa. Nhận thức của người lãnh đạo đúng đắn, chặt chẽ về vấn đề chuẩn hóa sẽ giúp cho công việc đi vào nề nếp, thống nhất, các vấn đề được giải quyết một cách nhanh chóng khi có mâu thuẫn, tránh xảy ra xung đột các cá nhân trong cơ quan. Nhận thấy nhận thức của lãnh đạo là yếu tố quan trọng và tiên quyết nên tác giả đã đưa vào làm tiêu chí số 1, tiêu chí

gồm 04 yêu cầu cụ thể mỗi yêu cầu được 05 điểm với tổng số điểm là 20, cụ thể là:

Tiêu chuẩn chi tiết

Tên của tiêu chí Điểm chuẩn ( Điểm tối đa là 4.0 ) Điểm đánh giá Minh chứng của tiêu chí

4.0

1. Hiểu biết của lãnh đạo như thế nào về chuẩn hóa hoạt động văn phòng ?

4.0

2. Đối với lãnh đạo cơ quan, việc Chuẩn hóa hoạt động của văn phòng có quan trọng

4.0

3. Lãnh đạo đã đưa vấn đề chuẩn hóa vào kế hoạch cụ thể tháng, quý, năm hay chưa ?

Nhận thức của lãnh đạo về chuẩn hóa hoạt động văn phòng

4.0

4. Đã có đơn vị nào chịu trách nhiệm cụ thể cho vấn đề tham mưu, tổ chức thực hiện vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng hay chưa ?

4.0

5. Lãnh đạo hàng năm có cập nhật kết quả công tác chuẩn hóa trong báo cáo năm hay không ?

Tiêu chí 2: Các yếu tố xác định việc thực hiện công tác chuẩn hóa hoạt

động văn phòng của cơ quan [10,222]

Sau khi nhận biết rõ nhận thức của lãnh đạo cần làm rõ các yếu tố xác định việc thực hiện công tác chuẩn hóa hoạt động tại cơ quan. Tiêu chí này có 05 câu hỏi, mỗi câu hỏi được xác định 4 điểm với tổng là 20 điểm:

Câu hỏi chi tiết

Tên của tiêu chí Điểm chuẩn Minh chứng ( Điểm tối đa là 4.0 ) Điểm đánh giá

4.0

1. Cơ quan đã xác định được các hoạt động cần chuẩn hóa ngoài các quy chế, quy định, quy trình chung của nhà nước hay chưa ?

4.0

2. Cơ quan có đầy đủ hệ thống quy chế, quy định, quy trình làm cơ sở cho việc thực hiện các công việc hành chính của cơ quan hay không ?

4.0

Các yếu tố xác định việc thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng của cơ quan 3. Cơ quan đã xây dựng và áp dụng Quy trình hoặc Hệ thống tiêu chuẩn ISO trong quản lý hay không ?

4.0

4. Khi xây dựng các quy chế, quy định, quy trình; cơ quan có căn cứ vào pháp luật hiện hành và lấy ý kiến của các đối tượng liên quan hay không ?

4.0 5. Cơ quan có thường xuyên phổ biến, hướng dẫn cho các

đối tượng liên quan những quy chế, quy định, quy trình mới ban hành hoặc đã thay đổi hay không ?

Tiêu chí 3: Hệ thống các quy chế, quy định của cơ quan đối với một số hoạt

động cụ thể của văn phòng [10,223]

Nếu tiêu chí thứ 2 tập chung vào các yếu tố xác định đủ điều kiện để đưa ra quyết định chuẩn hóa thì tiêu chí thứ 3 lại đi vào đánh giá kết quả chuẩn hóa của cơ quan, từ đó biết được rằng công tác nào chưa được chuẩn hóa hoặc đã được chuẩn hóa nhưng không còn phù hợp. Nhằm giúp đánh giá được thực trạng cụ thể công tác chuẩn hóa hiện tại của cơ quan. Tiêu chí thứ 3 được xác định dựa trên 10 quy chế cơ bản cần có cho hoạt động văn phòng của các cơ quan. Mỗi quy chế được tính 2 điểm, tổng điểm là 20. Cụ thể như sau:

Câu hỏi cụ thể Tên tiêu chí Điểm chuẩn Minh chứng ( Điểm tối đa là 2.0 ) Điểm đánh giá

2.0 1. Cơ quan có Quy chế làm việc không ?

2.0 2. Cơ quan có Quy chế văn hóa công sở không ?

2.0 3. Cơ quan có Quy chế thi đua khen thưởng không ?

2.0 4. Cơ quan có Quy chế chi tiêu nội bộ không ? Hệ thống các quy chế, quy định của cơ quan hiện tại đối với hoạt động của văn phòng

2.0

5. Cơ quan có Quy chế giữ gìn cảnh quan, môi trường làm việc không ?

2.0

6. Cơ quan có Quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, quản lý văn bản trong cơ quan không ?

2.0 7. Cơ quan có Quy định về lưu trữ của cơ quan không ?

2.0

8. Cơ quan có Quy định, Quy trình tổ chức hoạt động hội họp và sự kiện không ?

2.0

9. Cơ quan có Quy định. Quy trình về công tác giao tiếp hành chính và lễ tân không ?

2.0

10 Cơ quan có Quy định về quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng hay không ?

Tiêu chí số 4: Kết quả xây dựng, áp dụng các quy trình chuẩn hóa trong

việc thực hiện các công việc trong hoạt động văn phòng tại cơ quan [10,224]

Tiêu chí số 4 tập chung đánh giá kết quả xây dựng và áp dụng các quy

trình chuẩn hóa trong hoạt động hành chính của văn phòng. Tiêu chí gồm có 05 câu hỏi cụ thể như sau:

Tên tiêu chí Câu hỏi chi tiết ( Điểm tối đa là 4.0 ) Điểm chuẩn Minh chứng

Điểm tự đánh giá

4.0

1. Cơ quan đã có các Quy trình thực hiện chuẩn hóa( hoặc áp dụng Tiêu chuẩn ISO ) trong hoạt động hành chính văn phòng hay chưa ? Kết quả xây dựng, áp dụng các quy trình chuẩn hóa trong việc thực hiện

4.0

2. Cơ quan có áp dụng được Quy trình ISO đối với trên 50% các công việc hay không ?

các công việc trong hoạt động văn phòng tại cơ quan

4.0

3. Kết quả ISO đã được Tổ chức tiêu chuẩn quốc gia công nhận hay chưa ?

4.0

4. Hàng năm, cơ quan có đánh giá kết quả thực hiện các quy trình chuẩn hóa hay không ?

4.0

5. Hàng năm, cơ quan đã có biện pháp khắc phục hạn chế và cải tiến quy trình chuẩn hóa hay chưa ?

Tiêu chí số 5: Các biện pháp kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Quy chế,

Quy định, Quy trình đã ban hành [10,225]

Đối với bát kỳ công tác nào, việc kiểm tra, đánh giá để rút kinh nghiệm

sửa các lỗi sai sót là vô cùng quan trọng. Tiêu chí số 5 có 05 câu hỏi chi tiết như sau:

Tên tiêu chí Câu hỏi chi tiết ( Điểm tối đa là 4.0 ) Điểm chuẩn Minh chứng

Điểm tự đánh giá

4.0

1. Cơ quan có xây dựng các tiêu chí, tiêu chuẩn làm cơ sở kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các Quy chế, Quy định, Quy trình trong cơ quan không ?

4.0 Các biện pháp kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Quy chế, Quy định, Quy trình đã ban hành

4.0 2. Hàng năm đã có kế hoạch bằng văn bản về việc đánh giá,kiểm tra kết quả thực hiện các Quy chế, Quy định, Quy trình hay không ? 3. Cơ quan đã giao trách nhiệm kiểm tra đánh giá cho

4.0

bộ phận nào trong cơ quan ? ( có văn bản kèm theo ) 4. Hàng quý, hàng năm, cơ quan có tổng hợp kết quả kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Quy chế, Quy định, Quy trình của các bộ phận trong cơ quan hay không ? 5. Hàng năm, đã có biện pháp khen thưởng, kỷ luật xử lý vi phạm sau khi có kết quả kiểm tra thực hiện Quy chế, Quy định, Quy trình hay chưa ?

Nhằm đánh giá kết quả thực hiện hoạt động chuẩn hóa của cơ quan, tác

giả sử dụng các phương pháp sau:

1. Tìm tài liệu minh chứng cho các câu hỏi trong tiêu chí đã đưa ra nhằm xác thực các thông tin mà câu hỏi đề cập tới. Các tài liệu minh chứng bao gồm kế hoạch, báo cáo, công văn, biên bản,...

2. Quan sát thực tế cơ quan có thực hiện các yêu cầu cụ thể trong từng

tiêu chí hay không.

3. Phỏng vấn trực tiếp kết hợp với khảo sát bảng hỏi đối với các đối tượng

trong cơ quan.

4. Dựa vào kết quả thu được từ ba phương pháp trên, tiến hành cho điểm

phù hợp với từng tiêu chí.

Tại mỗi tiêu chí cụ thể đều có các câu hỏi và minh chứng đi kèm ( các văn

bản thực hiện, cá văn bản có liên quan), các tiêu chí đã thực hiện và có đầy đủ minh chứng sẽ được điểm tối đa, tiêu chí nào có minh chứng có thực hiện nhưng không đầy đủ sẽ được ¾ số điểm, tiêu chí nào đã thực hiện nhưng không có minh chứng sẽ được một nửa số điểm, và các tiêu chí chưa thực hiện được sẽ không được điểm.

Sau khi cho điểm, cần nhận xét, lý giải lý dó tốt hoặc chưa tốt đối với

từng tiêu chí.

Cách đánh giá: Có 5 tiêu chí, mỗi tiêu chí là 20 điểm với tổng là 100

điểm.

Nếu kết quả từ 10-40 điểm: Công tác chuẩn hóa của cơ quan chưa đạt yêu cầu, cơ quan cần có biện pháp cấp bách Nếu kết quả Từ 50 -70 điểm: Công tác chuẩn hóa của cơ quan ở mức trung bình, cần có biện pháp khắc phục các hạn chê và nâng cao các điểm tốt Nếu kết quả từ 70 - 90 điểm: Công tác chuẩn hóa đạt mức tốt cơ quan cần có một số biện pháp bổ sung cải thiện Nếu kết quả từ 90 – 100: Công tác chuẩn hóa của cơ quan đạt mức rất tốt cần được thường xuyên rà soát, cải tiến

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Tại chương 1 tác giả đã làm rõ các lý luận cơ bản về văn phòng và chuẩn hóa hoạt động văn phòng. Tác giả cũng đã đưa ra được nội dung, mục đích, nguyên tắc của hoạt động chuẩn hóa, đồng thời nêu rõ các nguyên tắc chuẩn hóa hoạt động văn phòng bao gồm: Xác định hoat động cần chuẩn hóa; lựa chọn hình thức chuẩn hóa; xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn; phổ biến, hướng dẫn; tổ chức kiểm tra, đánh giá; điều chỉnh bổ sung. Quan trọng nhất, tác giả đã đưa ra được các tiêu chí đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng. Đây là cơ sở lý thuyết giúp tác giả có sơ sở để phân tích và đưa ra các đánh giá khách quan về công tác chuẩn hóa hoạt động tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG TỈNH ỦY HẢI DƯƠNG

2.1. Khái quát về Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương

2.1.1. Giới thiệu chung về Văn phòng tỉnh ủy Hải Dương

Được thành lập ngày 18 tháng 10 năm 1941 với bề dày lịch sử 82 năm tính đến thời điểm ngày 18 tháng 10 năm 2022. Văn phòng tỉnh ủy Hải Dương là cơ quan tham mưu, giúp việc Tỉnh uỷ mà trực tiếp, thường xuyên là Ban Thường vụ và Thường trực Tỉnh uỷ.

Địa chỉ: 104 Bạch Đằng đường Trần Hưng Đạo thành phố Hải Dương.

Số điện thoại: 02203852651

2.1.2.. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng tỉnh ủy Hải Dương

2.1.2.1. Chức năng của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương

1. Tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy

Văn phòng tỉnh ủy Hải Dương là cơ quan tham mưu, giúp việc Tỉnh uỷ mà trực tiếp, thường xuyên là Ban Thường vụ và Thường trực Tỉnh uỷ trong tổ chức, điều hành công việc, lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động của các ban đảng, ban cán sự đảng, đảng đoàn, đảng ủy trực thuộc Tỉnh ủy và các sở, ngành, đoàn thể tỉnh; phối hợp với các cơ quan liên quan tham mưu, thẩm định đề xuất chủ trương, chính sách thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh, đối ngoại; nguyên tắc, chế độ quản lý tài chính, tài sản của Đảng bộ tỉnh; là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Tỉnh uỷ; là đầu mối giúp Thường trực Tỉnh uỷ xử lý công việc hằng ngày.

2. Đại diện chủ sở hữu tài sản, quản lý tài chính của Tỉnh ủy

Là đại diện chủ sở hữu tài sản của Tỉnh uỷ; trực tiếp quản lý tài chính, tài sản Tỉnh uỷ và các cơ quan, tổ chức đảng trực thuộc Tỉnh uỷ; bảo đảm kinh phí, cơ sở vật chất, phương tiện và tổ chức phục vụ hoạt động của Tỉnh uỷ và phục vụ chung các cơ quan tham mưu, giúp việc Tỉnh uỷ khi thực hiện điều chuyển nhiệm vụ.

2.1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng tỉnh ủy Hải Dương

Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện

1. Nghiên cứu, đề xuất và giúp Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh uỷ tổ chức thực hiện chương trình công tác; xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế làm việc; sắp xếp chương trình công tác của đồng chí Bí thư, các phó Bí thư Tỉnh ủy và một số hoạt động của các đồng chí uỷ viên Ban Thường vụ Tỉnh uỷ theo quy chế làm việc và chương trình công tác; thực hiện công tác đối ngoại của Tỉnh uỷ; phối hợp và điều hòa hoạt động của các cơ quan tham mưu, giúp việc Tỉnh uỷ. Chủ trì, phối hợp tham mưu và tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính trong Đảng.

2. Tổng hợp tình hình tổ chức thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế, kết luận của Trung ương, của Tỉnh uỷ và hoạt động của các cấp uỷ, ban cán sự đảng, đảng đoàn, các cơ quan thuộc Tỉnh uỷ. Thông báo, truyền đạt ý kiến kết luận, chỉ đạo của Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh uỷ, Bí thư, Phó Bí thư Tỉnh ủy và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện. Theo dõi, đôn đốc các tổ chức đảng trực thuộc Tỉnh uỷ, các cơ quan liên quan thực hiện chế độ thông tin báo cáo theo quy định. Thực hiện công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo của Tỉnh uỷ; chế độ cung cấp thông tin cho uỷ viên Ban chấp hành Đảng bộ tỉnh và các tổ chức. Giúp Tỉnh uỷ thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất.

3. Tiếp nhận, phát hành và quản lý các tài liệu, văn bản đến và đi của Tỉnh uỷ và các ban xây dựng Đảng Tỉnh ủy khi thực hiện nhiệm vụ phục vụ chung; quản lý, khai thác mạng cơ yếu của Tỉnh uỷ. Tổ chức quản lý, khai thác, ứng dụng công nghệ thông tin, bảo vệ mạng thông tin diện rộng của Đảng bộ tỉnh.

4. Quản lý, tổ chức khai thác tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam thuộc thẩm quyền thu thập của lưu trữ lịch sử Đảng bộ tỉnh, bao gồm tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội.

5. Trực tiếp quản lý tài chính, tài sản, chi tiêu ngân sách đảng; hành chính, quản trị, tài vụ phục vụ hoạt động của Tỉnh ủy và các ban xây dựng đảng Tỉnh ủy khi thực hiện nhiệm vụ phục vụ chung. Thực hiện thẩm tra quyết toán tài chính ngân sách đảng của các tổ chức đảng và đảng bộ trực thuộc theo phân cấp. Bảo đảm điều kiện vật chất, phương tiện, trang thiết bị cho hoạt động của Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Thường trực Tỉnh ủy và các ban xây dựng đảng Tỉnh uỷ; đồng thời, bảo đảm tài chính và cơ sở vật chất khác cho các cơ quan trực thuộc Tỉnh uỷ theo phân công, phân cấp.

6. Tham gia tổ chức, phục vụ đại hội Đảng bộ tỉnh; chủ trì phục vụ hội nghị của Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh uỷ và các hội nghị do Thường trực Tỉnh uỷ triệu tập, các cuộc làm việc của đồng chí Bí thư, Phó Bí thư Tỉnh uỷ.

7. Sơ kết, tổng kết công tác văn phòng cấp uỷ.

Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát

1. Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng, công tác tài chính, quản lý tài sản của Đảng cho các tổ chức đảng trực thuộc Tỉnh uỷ và văn phòng cấp uỷ cấp dưới; nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng, đoàn thể chính trị - xã hội ở địa phương theo quy định của pháp luật về lưu trữ, các quy định của Ban Bí thư và hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng; công nghệ thông tin, nghiệp vụ công tác cơ yếu cho văn phòng cấp uỷ cấp dưới và các cơ quan đảng thuộc Tỉnh uỷ.

2. Thực hiện kiểm tra, giám sát về nghiệp vụ văn phòng và công tác tài

chính - kế toán ở các đảng bộ và tổ chức trực thuộc Tỉnh uỷ.

3. Chủ trì, phối hợp với Uỷ ban Kiểm tra Tỉnh uỷ, Ban Tổ chức Tỉnh uỷ và các cơ quan liên quan giúp Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh uỷ theo dõi, kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy chế làm việc của Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh uỷ.

Thẩm định, thẩm tra

1. Đề án, văn bản của các cơ quan, tổ chức trước khi trình Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh uỷ về: Yêu cầu, phạm vi, quy trình, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản.

2. Nội dung đề án, văn bản thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh, đối ngoại và các lĩnh vực khác theo sự phân công của Thường trực Tỉnh uỷ trước khi trình Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh uỷ.

Phối hợp

1. Với các cơ quan có liên quan nghiên cứu, đề xuất một số chủ trương của Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh uỷ về cơ chế, chính sách kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh, đối ngoại; tham gia ý kiến với cơ quan nhà nước trong việc cụ thể hoá chủ trương, chính sách phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương.

2. Với các cơ quan liên quan xây dựng một số đề án, văn bản, chương trình hành động do Ban Thường vụ Tỉnh uỷ, Thường trực Tỉnh uỷ giao; biên tập hoặc

thẩm định văn bản trước khi Ban Thường vụ Tỉnh uỷ, Thường trực Tỉnh uỷ ban hành.

3. Với Ban Tổ chức Tỉnh uỷ trong công tác cán bộ theo quy định của Ban Thường vụ Tỉnh uỷ về phân cấp quản lý cán bộ và giới thiệu cán bộ ứng cử; trong việc quản lý tổ chức bộ máy, biên chế và thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của Văn phòng Tỉnh uỷ theo phân cấp.

4. Với các cơ ban xây dựng đảng, ban cán sự đảng, đảng đoàn, đảng ủy trực thuộc Tỉnh uỷ và các sở ngành, đoàn thể tỉnh để tham mưu giúp Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh uỷ, Thường trực Tỉnh uỷ chỉ đạo, kiểm tra, giám sát, sơ kết, tổng kết việc thực hiện nghị quyết, chỉ thị, quy định, quy chế, quyết định, kết luận của Trung ương và của Tỉnh uỷ về công tác xây dựng đảng; về kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh, đối ngoại; việc thực hiện chủ trương, chế độ, nguyên tắc quản lý tài chính, tài sản của Tỉnh uỷ.

5. Với cơ quan chức năng nhà nước trong việc quản lý quy hoạch, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản và thực hiện dự án cho các cơ quan đảng theo quy định của pháp luật.

6. Với Ban Nội chính Tỉnh uỷ giúp thường trực Tỉnh uỷ tổ chức tiếp công

dân.

Bên cạnh đó còn thực hiện một số nhiệm vụ đột khác do Ban Thường vụ Tỉnh uỷ, Thường trực Tỉnh uỷ giao.

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan

Tổ chức bộ máy của Văn phòng tỉnh ủy Hải Dương bao gồm:

1. Lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy

Lãnh đạo văn phòng huyện ủy gồm có Chánh văn phòng và không quá 03 phó Chánh văn phòng.

2. Các đơn vị trực thuộc bao gồm 6 phòng và 01 đơn vị sự nghiệp cụ thể như sau:

2.1. Phòng tổng hợp

2.2. Phòng Tổ chức – Hành chính

2.3. Phòng Lưu trữ

2.4. Phòng Cơ yếu – Công nghệ thông tin

2.5. Phòng Tài

2.6. Phòng Quản trị

2.7. Nhà khách Bạch Đằng

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng tỉnh ủy Hải Dương

2.2. Thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng theo các tiêu chí tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương

2.2.1. Nhận thức của lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương về chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Nhằm tìm hiểu nhận thức của lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương, tác giả đã áp dụng phương pháp khảo sát bảng hỏi kết hợp phỏng vấn sâu đối với các lãnh đạo của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương bao gồm 01 Chánh Văn phòng và 05 Trưởng phòng. Cụ thể, kết quả khảo sát được thể hiện như sau:

Số lượt chọn

Stt Câu hỏi Điểm đánh giá

Có Không

1 6/6 4 Anh/Chị có biết tới chuẩn hóa Hoạt động văn phòng không ?

2 6/6 4

Theo Anh/Chị chuẩn hóa hoạt động văn phòng có vai trò quan trọng trong việc tạo ra sự ổn định, thống nhất của cơ quan hay không ?

3 6/6 4

Theo Anh/Chị lãnh đạo cơ quan có đưa vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng vào kế hoạch hằng năm hay không ?

4 6/6 2

Theo Anh/Chị biết thì công tác chuẩn hóa các hoạt động của văn phòng có được lãnh đạo giao trực tiếp cho phòng/ban nào không ?

5 6/6 2

Theo Anh/Chị kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng có cần báo cáo hàng qúy, hàng năm hay không ?

Hình 2.2: Bảng tổng hợp kết quả phiếu khảo sát Nhận thức của lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương về chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Tại tiêu chuẩn “hiểu biết của lãnh đạo như thế nào về chuẩn hóa hoạt động văn phòng”tác giả đưa ra hai lựa chọn Có và Không cho các đối tượng khảo sát lựa chọn. Với 100% ( 6/6 ) người lựa chọn phương án Có cho thấy toàn bộ lãnh đạo có biết tới hoạt động chuẩn hóa. Để khẳng định tính chính xác của kết quả trên tác giả đã đặt thêm câu hỏi chuyên sâu như sau:

Theo Anh/Chị chuẩn hóa Hoạt động văn phòng là gì ?

Tác giả đưa ra 03 lựa chọn:

A. Đưa ra các quyết định, quy chế, quy trình để cán bộ, công chức, viên chức, người lao động làm theo.

B. Xây dựng; ban hành, hướng dẫn; kiểm tra đánh giá; điều chỉnh bổ sung các quy chế, quy định, quy trình mới về hoạt động văn phòng phù hợp với cơ quan.

C. Áp dụng các văn bản sẵn có cho các hoạt động của cơ quan.

Ở câu hỏi này 100% người được hỏi chọn đáp án B. Cho thấy các lãnh đạo

đã hiểu rõ bản chất của công tác chuẩn hóa trong cơ quan.

Đối với tiêu chuẩn việc chuẩn hóa hoạt động của cơ quan có quan trọng đối với lãnh đạo không, tác giả đã đặt câu hỏi tương tự cho các lãnh đạo và nhận được câu trả lời của ông Nguyễn Hữu Thông – Chánh văn phòng Tỉnh ủy là: “ Có, chuẩn hóa hoạt động văn phòng phòng có vai trò rất quan trọng trong việc tạo ra sự ổn định, thống nhất của cơ quan.” 100% đối tượng khảo sát đồng ý với câu trả lời trên.

Về vấn đề lãnh đạo đã đưa kế hoạch chuẩn hóa vào kế hoạch tháng, quý, năm, 100% số người được hỏi trả lời vấn đề chuẩn hóa đã được đưa vào kế hoạch hằng năm của cơ quan. Qua kiểm tra các Báo cáo hàng năm, tác giả nhận thấy cơ quan đã tập chung vào công tác kiểm tra, đánh giá, sửa đổi, bổ sung..

Ví dụ: Tại Báo cáo về tổ chức bộ máy Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương , mục 2. Về công tác xây dựng và thực hiện Quy chế làm việc của Văn phòng Tỉnh ủy có đề cập:

1. Văn phòng Tỉnh ủy đã điều chỉnh, bổ sung Quy chế làm việc cho phù

hợp, chặt chẽ và tổ chức thực hiện hiệu quả

2. Văn phòng Tỉnh ủy đã xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành Quy chế

làm việc theo quy định mới. ( Phụ lục 12 )

Trao đổi với các lãnh đạo được biết, công tác tham mưu, tổ chức thực hiện vấn đề chuẩn hóa đã được giao cho phòng Tổng hợp kết hợp cùng phòng Tổ chức – Hành chính. Qua quá trình làm việc tại cơ quan, cùng với sự quan sát, tìm hiểu của tác giả thì công việc soạn thảo các loại quy chế, quy định được phòng Tổng hợp phụ trách sau đó sẽ được phòng Tổ chức – Hành chính chỉnh sửa và ban hành. Tuy vậy, trong cơ cấu chức năng nhiệm vụ của cả hai phòng đều chưa ghi rõ ràng nhiệm vụ này.

Đối với câu hỏi hàng năm có cần báo cáo kết quả chuẩn hóa hay không, các lãnh đạo đều có quan điểm chung là cần cập nhật kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng hàng năm. Tuy nhiên, trong báo cáo hàng năm của Văn phòng Tỉnh ủy chỉ có đề xuất vấn đề nhưng vẫn chưa có mục kết quả của công tác chuẩn hóa. Chính vì vậy tại tiêu chuẩn này tác giả đánh giá 2 điểm.

Dựa vào kết quả khảo sát bên trên tác giả nhận thấy các lãnh đạo đã biết tới và hiểu rõ được bản chất công tác chuẩn hóa các hoạt động văn phòng. Cơ quan vẫn thường xuyên rà soát đưa vấn đề chuẩn hóa vào các kế hoạch tổng kết của các năm hoặc các văn bản liên quan. Bên cạnh đó tuy đã có bộ phận phụ trách về công tác chuẩn hóa nhưng vẫn chưa có quy định nhiệm vụ cụ thể bằng văn bản.

Sau khi đánh giá tổng hợp 5 tiêu chuẩn trong tiêu chí này, tổng số điểm mà

tiêu chí đạt được là 16/20 điểm.

2.2.2. Các yếu tố xác định việc thực hiện công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương

Tiểu chuẩn 1: Cơ quan đã xác định được các hoạt động cần chuẩn hóa

ngoài các Quy chế, Quy định, Quy trình chung của nhà nước hay chưa ?

Qua việc khảo sát, đánh giá các quy chế, quy định được thành lập từ năm 2020 – năm 2022 của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương. Tác giả nhận thấy dựa vào chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tỉnh ủy, các văn bản quy định chung của nhà nước vẫn chưa hoàn toàn phù hợp với cơ quan. Nhất là những quy chế, quy định về các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc trong những năm gần đây.

Ví dụ: Năm 2021 Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương đã ban hành Quy định,

Quy chế bổ sung như sau:

1. Quy chế số 02-QC/VPTU năm 2021 về thi đua, khen thưởng ở Văn

phòng Tỉnh ủy

2. Quy chế số 01-QC/VPTU năm 2021 về quản lý, sử dụng tài sản công và

chi tiêu nội bộ

Ở tiêu chuẩn này cơ quan đã xác định được các hoạt động cần chuẩn hóa ngoài các quy định chung của nhà nước và có các quy chế, quyết định cụ thể đã áp dụng trong cơ quan. Tiêu chuẩn này tác giả đánh giá 4 điểm.

Tiêu chuẩn 2: Cơ quan đã có đầy đủ hệ thống Quy chế, Quy định, Quy trình làm cơ sở cho việc thực hiện các công việc hành chính của cơ quan hay không ?

Để làm rõ tiêu chuẩn này tác giả đã sử dụng 10 Quy chế, Quy định tối thiểu cần có cho hoạt động của văn phòng được PGS.TS Vũ Thị Phụng đề cập trong cuốn Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng để khảo sát các Quy chế, Quy định hiện có của cơ quan: [10,223]

Tình trạng

Stt Tên quy chế, quy định, quy trình Đã ban hành Dự thảo ban hành Chưa ban hành

1 X Quy chế làm việc ( Nội quy lao động )

2 Quy chế văn hóa công sở X

Quy chế chi tiêu nội bộ 3 X

4 X Quy chế thi đua khen thưởng

5 X Quy chế giữ gìn cảnh quan, môi trường làm việc

6 X

Quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, quản lý văn bản trong cơ quan

7 X Quy chế, quy định về lưu trữ trong cơ quan

8 X Quy định tổ chức hoạt động hội họp và sự kiện

9 X Quy định về công tác giao tiếp hành chính và lễ tân

10 X Quy chế quản lý sử dụng tài sản

Hình 2.4: Hệ thống các Quy chế, Quy định đối với một số hoạt động văn phòng của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương

( Nguồn: Khảo sát của tác giả)

Dựa vào bảng khảo sát bên trên và so sánh đối chiếu với 10 Quy chế, Quy định tối thiểu cần có trong hoạt động văn phòng của PGS.TS Vũ Thị Phụng. Tác giả nhận thấy cơ quan có 8/10 Quy chế, Quy định đã được ban ( 5 Quy chế và 3 Quy định ), 02 Quy chế chưa được ban hành. Ở tiêu chuẩn này cho thấy cơ quan

đã có cơ bản đầy đủ các Quy chế, Quy định cụ thể là 8/10 quy chế đã được ban hành đảm bảo cơ bản hoạt động của cơ quan. Tại tiêu chuẩn này tác giả đánh giá 3 điểm.

Tiêu chuẩn 3: Cơ quan đã xây dựng và áp dụng Quy trình hoặc Hệ thống

tiêu chuẩn IOS trong quản lý hay không ?

Khác với môi trường văn phòng doanh nghiệp, văn phòng cơ quan nhà nước và đặc biệt là cơ quan Đảng chưa áp dụng tiêu chuẩn IOS vào quản lý mà sẽ thành lập và áp dụng các quy trình riêng cho từng hoạt động của cơ quan. Các hoạt động của cơ quan sẽ được nghiên cứu và ban hành thành chuyên đề riêng. Những chuyên đề được tổng hợp và ban hành cho các phòng ban nhằm đồng bộ hóa cách triển khai công việc.

Ví dụ: Trong cuốn Tài liệu nghiệp vụ Công tác văn phòng cấp ủy lưu hành

nội bộ chuyên đề 3 “Phục vụ hội nghị cấp ủy” có đề cập

+ Các công việc trước hội nghị

+ Các công việc trong hội nghị

+ Các công việc sau hội nghị ( Phụ lục 3 )

Tại tiêu chuẩn này tác giả đánh giá 2 điểm vì cơ quan đã tuy có quy trình riêng cho các nghiệp vụ nhưng vẫn chưa có quy trình chung cho toàn bộ các hoạt động của cơ quan.

Tiêu chuẩn 4: Khi xây dựng các Quy chế, Quy định, Quy trình cơ quan có căn cứ vào pháp luật hiện hành và lấy ý kiến của các đối tượng liên quan hay không ?

Ở bất kỳ cơ quan nào, việc xây dựng các Quy định, Quy chế, Quy trình luôn được chú ý và quan tâm. Đặc biệt Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương là cơ quan giúp việc trực tiếp cho Tỉnh ủy việc xây dựng các Quy chế, Quy định, Quy trình luôn được căn cứ vào pháp luật hiện hành.

Ví dụ: Căn cứ Quy chế số 01-QC/VPTU năm 2021 về quản lý sử dụng tài

sản công và chi tiêu nội bộ như sau:

- Căn cứ Nghị định số 91/2017/NĐ-CP, ngày 31/7/2017 của Chính phủ Quy

định chi tiết thi hành một số điều của Luật thi đua, khen thưởng;

- Căn cứ Quy định số 09-QĐi/TU, ngày 10/8/2018 của Ban Thường vụ Tinh ủy về một số chế độ chi tiêu hoạt động của các Tỉnh uỷ và các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc của Tỉnh ủy; - Căn cứ Quy định số 12-QĐi/TU, ngày 11/12/2018 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của Văn phòng Tỉnh ủy;

- Căn cứ Quy định số 1367-QĐ/TU, ngày 06/7/2020 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về phân cấp thẩm quyền đầu tư mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản tại các cơ quan, đơn vị của Đảng cấp tỉnh và cấp huyện;

- Căn cứ Nghị quyết số 04/2019/NQ-HĐND, ngày 11/7/2019 của Hội đồng nhân dân tỉnh; Công văn số 2772/UBND-VP, ngày 15/8/2019 của UBND tỉnh về việc quy định chế độ chi tiếp khách nước ngoài, chế độ chi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế và chế độ chi tiếp khách trong nước trên địa bàn tỉnh Hải Dương;

- Căn cứ Nghị quyết số 07/2019/NQ-HĐND, ngày 11/7/2019 của Hội đồng Nhân dân tỉnh; Công văn số 2773/UBND-VP, ngày 15/8/2019 của UBND tỉnh về việc quy định một số mức chi phục vụ cho công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh Hải Dương;

- Căn cứ các quy định, chế độ, chính sách hiện hành của Đảng, Nhà nước trong quản lý, sử dụng tài sản và kinh phí từ ngân sách nhà nước; dự toán ngân sách, nhiệm vụ được giao và tình hình thực hiện ngân sách, sử dụng tài sản của từng bộ phận đơn vị

Khi xây dựng bất kỳ quy chế nào, Văn phòng Tỉnh ủy đều có các buổi họp trao đổi lấy ý kiến của các đối tượng liên quan. Trước khi tổ chức cuộc họp bộ phận Văn thư của Phòng Tổ chức – Hành chính sẽ gửi dự thảo Quyết định hoặc Quy chế, Quy định.

Ở tiêu chí này cơ quan đều đáp ứng được các yêu cầu về căn cứ vào pháp luật hiện hành khi xây dựng Quy định Quy chế, thực hiện công tác họp trao đổi lấy ý kiến của các đối tượng có liên quan. Với minh chứng rõ ràng, cụ thể tác giả đánh giá tiêu chuẩn này 4 điểm.

Tiêu chuẩn 5: Cơ quan có thường xuyên phổ biến, hướng dẫn những Quy chế, Quy định, Quy trình mới ban hành cho các đối tượng có liên quan hay không ?

Tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương, qua khảo sát cán bộ công chức, viên chức, người lao động và tìm hiểu các văn bản có liên quan , được biết công tác phổ biến hướng dẫn luôn được triển khai qua các văn bản hướng dẫn hoặc tổ chức qua các lớp tập huấn khi có các Quy chế, Quy định hoặc Quy trình mới được ban hành. Bên cạnh đó các lớp tập huấn cán bộ luôn được chú trọng nhằm giúp các cán bộ cơ quan đều hiểu và thực hiện đầy đủ các văn bản được ban hành.

Ví dụ: Hướng dẫn số 36-HD/VPTW năm 2018 hướng dẫn về thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng. ( Phụ lục 5 )

Ví dụ 2: Biên bản tập huấn viết tay công tác Văn thư, lưu trữ ( Phụ lục 6 )

Tại tiêu chuẩn này, tuy các văn bản hướng dẫn luôn được triển khai nhằm cụ thể hóa các quy định nhưng việc hướng dẫn phổ biến các quy định qua các cuộc họp trực tiếp vẫn chưa được thường xuyên. Ở tiêu chuẩn này tác giả đánh giá việc thực hiện chưa được toàn diện chính vì thế tác giả đánh giá 3 điểm cho tiêu chuẩn này.

Sau khi tổng hợp điểm của tất cả các tiêu chuẩn trong tiêu chí 2, số điểm

mà tiêu chí 2 đạt được là 18/20 điểm.

2.2.3. Hệ thống các Quy chế, Quy định của cơ quan đối với hoạt động cụ

thể của văn phòng

Như đã trình bày tại bảng 2.3 Hệ thống các Quy chế, Quy định đối với một số hoạt động văn phòng của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương tại tiêu chuẩn 2 tiêu chí 2.2.2. Cơ quan đã thực hiện được 7/10 các Quy chế, Quy định tối thiểu cần có trong hoạt động văn phòng. Cụ thể các Quy chế, Quy định đã xây dựng được bao gồm: Quy chế làm việc; Quy chế chi tiêu nội bộ; Quy chế thi đua khen thưởng; Quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, quản lý văn bản trong cơ quan; Quy chế, quy định về lưu trữ trong cơ quan; Quy định tổ chức hoạt động hội họp và sự kiện; Quy chế quản lý sử dụng tài sản.

Nhằm đánh giá được thực trạng cụ thể các Quy định, Quy chế, Quy trình

cả cơ quan, tác giả tiến hành phân tích cụ thể như sau:

1. Quy chế làm việc

Quy chế làm việc của Văn phòng Tỉnh ủy đã cụ thể hóa được các hoạt động liên quan đến các chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Nội dung của quy chế được trình bày ngắn gọn dễ nhớ, tập chung vào vấn đề chính. ( Phụ lục 7 )

Tại yêu cầu Quy chế làm việc, tác giả đánh giá 2 điểm ( điểm tối đa )

2. Quy chế quản lý tài sản công và chi tiêu nội bộ

Quy chế quản lý, sử dụng tài sản công và chi tiêu nội bộ được ký và ban hành ngày 01 tháng 01 năm 2021 theo Quy chế số 01-QC/VPTU nhằm quy định trách nhiệm, thẩm quyền của tập thể, cá nhân đối với tài sản nhà nước và áp dụng đối với toàn thể cán bộ, công chức, viên chức, người lao động làm việc trong cơ quan. ( Phụ lục 8 )

Quy chế đã làm rõ các trách nhiệm, nội dung thực hiện và các chú ý thông qua các điều khoản cụ thể. Ở quy chế này do nội dung của cả 2 quy chế Quản lý tài sản và Chi tiêu nội bộ đều được đề cập cụ thể trong văn bản tác giả đánh giá điểm cho cả 2 tiêu chí là 4 điểm.

3. Quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, quản lý văn bản trong

cơ quan

Văn phòng Tỉnh ủy là cơ quan Đảng, khác với các cơ quan thuộc khối chính quyền hoặc doanh nghiệp, bên cạnh tuân thủ các quy định chung về công tác văn thư của nhà nước như :Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, cơ quan còn phải chấp hành các Quy định riêng về công tác văn thư thuộc khối Đảng. Trong công tác văn thư có Quyết định số 29-QĐ/VPTW năm 2013 của Văn phòng Trung ương quy định về Công tác văn thư các tỉnh ủy, thành ủy, tổ chức Đảng trực thuộc Trung ương; Hướng dẫn số 48-HD/VPTW năm 2015 của Văn phòng Trung ương hướng dẫn công tác văn thư trong các cơ quan của tổ chức chính trị - xã hội; Hướng dẫn số 08-HD/VPTW năm 2016 hướng dẫn quản lý, sử dụng chữ ký số trong hoạt động giao dịch điện tử của các cơ quan Đảng; Hướng dẫn số 36-HD/VPTW năm 2018 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng,...

Các văn bản quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, quản lý văn bản tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương đã khá đầy đủ, phục vụ tốt các công tác hành chính của cơ quan. Chính vì vậy tại tiêu chuẩn này tác giả đánh giá 2 điểm.

4. Quy chế, quy định về lưu trữ trong cơ quan

Trong bất kỳ cơ quan nào, khi xử lý công việc sẽ sản sinh ra các lấy tờ, tài liệu lưu trữ quan trọng. Do vậy, công tác lưu trữ là một nghiệp vụ rất quan trọng được Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương đặc biệt chú ý tới. Các quy định, hướng dẫn đã được ban hành phải kể tới như: Hướng dẫn số 17-HD/VPTW năm 2016 hướng dẫn lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Hướng dẫn số 15- HD/VPTW năm 2016 hướng dẫn quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Đảng và tổ chức chính trị - xã hội, xã, phường, thị trấn; Hướng dẫn số 29- HD/VPTW năm 2017 Hướng dẫn tổ chức xác định giá trị tài liệu ở các cơ quan tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội. Đặc biệt đối với công tác lưu trữ, Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương đã có những quyết định cụ thể áp dụng cho cơ quan như: Quyết định số 413-QĐ/VPTU năm 2014 quyết định ban hành Quy định lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại Văn phòng Tỉnh ủy; Quyết định số 145-QĐ/VPTU năm 2017 quyết định ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan Văn phòng Tỉnh ủy.

Đối với Quy chế, Quy định lưu trữ của cơ quan, bên cạnh việc áp dụng các văn bản của cấp trên Văn phòng Tỉnh ủy đã chú trọng tới công tác lưu trữ và có những văn bản quy định riêng về công tác này. Tại tiêu chuẩn này, tác giả đánh giá 2 điểm.

5. Quy chế, quy trình tổ chức hội họp, sự kiện

Tổ chức hội họp, sự kiện là hoạt động có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong các cơ quan kể cả hành chính nhà nước hoặc doanh nghiệp. Hội họp, sự kiện là nơi bàn luận các vấn đề quan trọng. Chính vì vậy để đạt được kết quả mong muốn công tác xây dựng các cuộc hội họp, sự kiện cần chuyên nghiệp, có kế hoạch rõ ràng. Nhận thấy tầm quan trọng của công tác này, Văn phòng Tỉnh ủy đã xây dựng các chuyên đề nhằm lấy ý kiến của toàn bộ cán bộ công chức, viên chức, người lao động trong cơ quan để đưa ra quy trình Phục vụ hội nghị cấp ủy ( Phụ lục 3 )

Tại tiêu chuẩn này tác giả đánh giá 2 điểm.

6. Quy chế văn hóa công sở

Tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương hiện nay vẫn chưa ban hành Quy chế, Quy định về văn hóa công sở. Cơ quan vẫn thực hiện theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg quyết định ban hành quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước. Tuy đã thực hiện theo quyết định chung của nhà nước song

với tình hình thực tế của cơ quan vẫn còn nhiều điểm chưa phù hợp, dẫn tới vẫn còn nhiều tồn tại hạn chế như hút thuốc lá, ăn uống tại nơi công sở,...

Tại Tiêu chuẩn này tác giả đánh giá 0 điểm vì Quy định văn hóa công sở

không phù hợp và khó áp dụng với cơ quan.

7. Quy chế, quy định về công tác giao tiếp hành chính, lễ tân

Vì là cơ quan hành chính công, các quy định, quy chế về công tác giao tiếp hành chính, lễ tân không được ban hành. Thay vào đó, sẽ có chuyên đề tập huấn cho các cán bộ công chức, viên chức, người lao động về Công tác xử lý đơn thư, tiếp cán bộ, Đảng viên và nhân dân ở Văn phòng Tỉnh ủy, Thành ủy. Tuy không có các quy định quy chế rõ ràng bằng văn bản về công tác này nhưng việc đưa chuyên đề vào tập huấn cán bộ về công tác xử lý và tiếp đón cho thấy Văn phòng Tỉnh ủy đã có sự quan tâm và sát sao về vấn đề giao tiếp hành chính. ( Phụ lục 9 )

Chính vì lý do trên, tại tiêu chí này tác giả đánh giá 2 điểm.

8. Quy chế thi đua,khen thưởng

Quy chế thi đua, khen thưởng ở Văn phòng Tỉnh ủy được ban hành ngày

30 tháng 8 năm 2021 gồm 4 chương và 12 điều bao gồm:

Chương I: Những quy định chung ( Điều 1 – Điều 4 )

Ở chương 1 đề cập tới phạm vi điều chỉnh áp dụng; các nguyên tắc thì đua

khen thưởng và đề cập tới quỹ thi đua khen thưởng cùng hội đồng khen thưởng

Chương II: Danh hiệu thi đua và hình thức khen thưởng ( Điều 5 – Điều 8

)

Tại chương 2 đề cập tới danh hiệu của các cá nhân, tập thể và các hình thức

khen thưởng.

Chương III: Thủ tục và thẩm quyền khen thưởng ( Điều 9 – Điều 11 )

Chương 3 đề cập tới Quy trình xét khen thưởng, Hồ sơ khen thưởng và

thẩm quyền khen thưởng

Chương IV: Điều khoản thi hành ( Phụ lục 10 )

Như vậy cơ quan đã có Quy chế khen thưởng chi tiết đối với các hoạt động nhằm thúc đẩy hiệu xuất làm việc của cơ quan. Tại tiêu chuẩn này tác giả đánh giá 2 điểm.

9. Quy chế giữ gìn cảnh quan môi trường làm việc

Hiện nay do đã có quy chế quản lý, sử dụng tài sản công và chi tiêu nội bộ nên việc ban hành Quy chế giữ gìn cảnh quan, môi trường làm việc vẫn chưa được ban hành tại cơ quan. Tuy vậy, quy chế quản lý, sử dụng tài sản công vẫn cần ban hành để các cán bộ, công nhân, viên chức có hướng dẫn cụ thể để về công tác giữ gìn cảnh quan môi trường làm việc. Chính vì thế tác giả vẫn đánh giá tiêu chí này 0 điểm vì không có văn bản cụ thể nào về quy chế giữ gìn cảnh quan, môi trường.

2.2.4. Kết quả xây dựng, áp dụng các quy trình chuẩn hóa trong việc thực

hiện các công việc trong hoạt động văn phòng tại cơ quan

Qua quá trình làm việc và khảo sát thực tế, tác giả nhận thấy Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương vẫn chưa có các Quy trình thực hiện chuẩn hóa các hoạt động hành chính văn phòng. Quy trình ISO vẫn chưa được tìm hiểu và áp dụng vào công tác hành chính của cơ quan. Các hoạt động đã được chuẩn hóa hầu hết đều dựa vào nhu cầu thực tiễn của cơ quan và căn cứ vào các văn bản chung của nhà nước và các văn bản quy định cụ thể của cơ quan Đảng.

Hàng năm, cơ quan mới chỉ có báo cáo đánh giá việc thực hiện các Quy định, Quy chế vẫn chưa có báo cáo nào về công tác thực hiện quy trình chuẩn hóa, đây là một vấn đề quan trọng sẽ được tác giả đề cập tới trong ưu điểm, hạn chế và giải pháp.

Ở tiêu chí này tác giả đánh giá 0/20 điểm vì cơ quan chưa có các văn bản,

kế hoạch xây dựng quy trình chuẩn hóa hoạt động của văn phòng.

2.2.5. Các biện pháp kiểm tra, đánh giá các Quy chế, Quy định, Quy trình

đã ban hành.

1. Cơ quan có xây dựng các tiêu chi đánh giá và kế hoạch kiểm tra không

Tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương, khác với các cơ quan hành chính công và doanh nghiệp việc kiểm tra,đánh giá việc thực hiện chấp hành các quy chế, quy định được diễn ra theo khóa 5 năm một lần. Lần gần nhất thực hiện kiểm tra, đánh

giá là nhiệm kỳ khóa 2015-2020. Đối với mỗi khóa sẽ có kế hoạch chi tiết để kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện các quy chế, quy định của cơ quan đã ban hành. Đối với mỗi đợt kiểm tra, cơ quan đều thành lập ủy ban kiểm tra và xây dựng các tiêu chí, tiêu chuẩn làm cơ sở đánh giá, kiểm tra để việc giám sát, đánh giá được khách quan nhất.

Hình 2.5: Kế hoạch Giám sát việc chấp hành quy định của điều lệ Đảng và thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao

Cơ quan đã thực hiện được các tiêu chuẩn như xây dựng các tiêu chí đánh giá tác giả đánh giá 4 điểm. Hàng khóa cơ quan đều ban hành các kế hoạch hướng dẫn về việc kiểm tra đánh giá các Quy định cụ thể, tiêu chuẩn này tác giả đánh giá 4 điểm.

2. Cơ quan đã có bộ phận nào thực hiện công tác kiểm tra đánh giá không

Việc kiểm tra, đánh giá được giao cụ thể cho một đơn vị trong cơ quan chịu trách nhiệm dưới sự chỉ đạo và giám sát của thủ trưởng, lãnh đạo cơ quan. Khi tiến hành kiểm tra, giám sát cơ quan sẽ thành lập Đoàn giám sát gồm các đại diện của các phòng ban có liên quan. Tại Văn phòng Tỉnh ủy việc thành lập các Đoàn giám sát đều có quyết định cụ thể. ( Phụ lục 11 ). Qua quá trình khảo sát tác giả

nhận thấy cơ quan đã thực hiện đầy đủ và có minh chứng rõ ràng, chính vì vậy tác giả đánh giá 4 điểm cho tiêu chuẩn này.

3. Hàng khóa, hàng quý, hàng năm cơ quan có tổng hợp kết quả kiểm tra,

đánh giá việc thực hiện các quy định, quy chế, quy trình hay không ?

Hàng khóa, quý năm Văn phòng Tỉnh ủy đều có báo cáo tổng hợp lại kết quả công tác triển khai, thực hiện các công tác, quy chế, quy trình tại cơ quan. Báo cáo tổng hợp tình hình hoạt động cụ thể của Chi bộ và đảng viên trong Chi bộ, tình hình triển khai và thực hiện; nêu hạn chế và nguyên nhân; đề ra các giải pháp khắc phục.

Ví dụ: Báo cáo công tác triển khai, thực hiện công tác kiểm tra, giám sát

năm 2019 ngày 30 tháng 10 năm 2019 ( Phụ lục 12 )

Tại tiêu chuẩn này tác giả đánh giá 4 điểm

4. Đã có biện pháp khen thưởng, kỷ luật xử lý vi phạm sau khi có kết quả

kiểm tra thực hiện quy chế, quy định hay chưa ?

Tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương tại mỗi đợt kiểm tra đề đã chỉ ra các ưu, nhược điểm, các mặt hạn chế của các cá nhân, tập thể. Tuy nhiên việc vi phạm trong cơ quan không nhiều các cán bộ công chức viên chức, người lao động cơ bản nắm rõ các quy định đã được ban hành chính vì vậy vẫn chưa có văn bản cụ thể nào quy định về mức độ kỷ luật xử lý vi phạm. Hình thức xử lý các vi phạm dừng lại ở nhắc nhở, khiển trách trong nội bộ cơ quan.

Tại tiêu chuẩn này, tác giả đánh giá 0 điểm

2.3. Tổng kết đánh giá hoạt động chuẩn hóa tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương theo các tiêu chí

Dựa trên các tiêu chí đánh giá bên trên, tác giả đã tổng hợp và đưa ra bảng

điểm đánh giá các tiêu chí và tổng điểm đánh giá:

STT Các tiêu chí đánh giá Điểm xác định Điểm đánh giá

1 20 16

Nhận thức của lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương về chuẩn hóa hoạt động văn phòng

2 20 16

Các yếu tố xác định việc thực hiện công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương

3 20 15

Hệ thống các Quy chế, Quy định của cơ quan đối với hoạt động cụ thể của văn phòng

4 20 0

Kết quả xây dựng, áp dụng các quy trình chuẩn hóa trong việc thực hiện các công việc trong hoạt động văn phòng tại cơ quan

5 20 16

Các biện pháp kiểm tra, đánh giá các Quy chế, Quy định, Quy trình đã ban hành.

66 Tổng điểm đánh giá

Dựa vào cách đánh giá trên thang điểm đã trình bày ở chương 1

Nếu kết quả từ 10-40 điểm: Công tác chuẩn hóa của cơ quan chưa đạt yêu cầu, cơ quan cần có biện pháp cấp bách

Nếu kết quả Từ 50 -70 điểm: Công tác chuẩn hóa của cơ quan ở mức trung bình, cần có biện pháp khắc phục các hạn chê và nâng cao các điểm tốt

Nếu kết quả từ 70 - 90 điểm: Công tác chuẩn hóa đạt mức tốt cơ quan cần có một số biện pháp bổ sung cải thiện

Nếu kết quả từ 90 – 100: Công tác chuẩn hóa của cơ quan đạt mức rất tốt cần được thường xuyên rà soát, cải tiến

So sánh tổng điểm đánh giá của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương là 63 điểm với mức điểm trên thang điểm ta thấy công tác chuẩn hóa của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương đạt mức Trung bình cần có một số biện pháp khắc phục hạn chế và nâng cao các điểm tốt.

2.3.1. Ưu điểm:

Về nhận thức của lãnh đạo về chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương, ban lãnh đạo đã nhận thấy việc chuẩn hóa các hoạt động văn phòng có vai trò rất quan trọng đối với việc thực hiện các hoạt động công việc tại cơ quan hiện nay. Trong các cuộc họp của cơ quan đã thường xuyên yêu cầu các phòng ban, đơn vị cấp dưới tham mưu cho lãnh đạo nhằm ban hành các quy chế, quy định, chính sách. Thông qua công tác chuẩn hóa hoạt động, lãnh đạo cũng muốn thay đổi tác phong làm việc của nhân viên ngày càng chuyên nghiệp hơn giúp nâng cao hiệu quả công việc.

Tuy việc chuẩn hóa các hoạt động của văn phòng là không bắt buộc cụ thể trong các văn bản, chiến lược, kế hoạch hoạt động của Văn phòng Tỉnh ủy. Tuy vậy, công tác này vẫn được ban lãnh đạo nhắc nhở chung trong các cuộc họp thường niên của cơ quan.

Nhằm đảm bảo các hoạt động trong văn phòng, lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy đã ban hành Quy chế số 05-QC/VPTU ngày 23 tháng 01 năm 2019 của Chánh văn phòng về Quy chế làm việc của Văn phòng tỉnh ủy. Nhìn chung, lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy đã có sự hiểu rõ, quan tâm, chỉ đạo sát sao, cụ thể về việc chuẩn hóa nói chung và chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan nói riêng.

Về xác định các yếu tố thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Cơ quan đã xác định được những hoạt động chuẩn hóa bằng các Quy chế, Quy định, Quy trình chung của nhà nước và Đảng ủy ban hành. Làm cơ sở cho các quyết định cụ thể của cơ quan. Việc xây dựng các quy chế luôn được cơ quan căn cứ vào pháp luật hiện hành và lấy ý kiến của các đối tượng liên quan.

Về hệ thống các Quy định, Quy chế của cơ quan

Cơ quan đã thành lập cơ bản đầy đủ các quyết định tối thiểu đddeercoong tác xử lý công việc được diễn ra thuận lợi, khách quan. Cụ thể cơ quan đã xây dựng, ban hành và áp dụng được 8/10 các Quy định, Quy chế giúp việc xử lý công việc được dễ dành, thuận lợi.

Về các biện pháp kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Quy chế, Quy định, Quy

trình

Hàng khóa, Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương đã xây dựng Kế hoạch đánh giá kiểm tra hoạt động thực hiện các Quy chế, Quy định trong cơ quan. Việc giám sát kiểm tra hàng khóa được giao cho Ủy ban kiểm tra thường niên do cơ quan thành

lập. Sau mỗi đợt kiểm tra đề có báo cáo tổng hợp kết quả thực hiện các Quy chế, Quy định của từng bộ phận trong cơ quan.

2.3.2. Hạn chế

Về phân công nhiệm vụ phụ trách cho đơn vị phụ trách công tác chuẩn hóa

hoạt động văn phòng

Hiện nay, phòng Tổ chức – Hành chính là bộ phận đảm nhiệm chuyên trách trong việc tham mưu, tổ chức thực hiện công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan. Tuy nhiên, vì nhiệm vụ này không quy định định rõ trong cơ cấu chức năng, nhiệm vụ của phòng. Cùng với đó công việc cụ thể của các phòng là khác nhau, việc tiến hành cụ thể các hoạt động chuẩn hóa cần dựa vào sự phối hợp với các phòng ban và các phòng ban đại diện tiếp nhận ý kiến đề xuất mô hình các nội dung chuẩn hóa.

Chính vì vậy các báo các về công tác chuẩn hóa hàng năm tuy đã được lãnh

đạo quan tâm nhưng vẫn chưa được thống kê cụ thể.

Về các hệ thống quy chế, quy định của cơ quan

Các quy định, quy chế của cơ quan về cơ bản đảm bảo hoạt động của văn phòng nhưng vẫn chưa đầy đủ. Đặc biệt là các quy định về văn hóa công sở vẫn áp dụng theo Quyết định 129/2007/qđ-ttg quy chế văn hoá công sở tại cơ quan hành chính nhà nước, quyết định này đã quá cũ và có nhiều điểm chưa phù hợp với thực tế của cơ quan.

Về xây dựng và áp dụng quy trình chuẩn hóa

Hiện tại cơ quan vẫn chưa có quy trình áp dụng chuẩn hóa chung cho các hoạt động văn phòng. Việc tiến hành chuẩn hóa các hoạt động thường tiến hành chưa theo một quy trình cụ thể dẫn tới việc chuẩn hóa chưa đúng trọng tâm, trọng điểm

Về các biện pháp khen thưởng, kỷ luật xử lý vi phạm quy chế, quy định

Việc xử lý vi phạm quy chế, quy định của Văn phòng Tỉnh ủy vẫn chưa được quy định rõ ràng và chưa quyết liệt. Các biện pháp vẫn dừng lại ở nhắc nhở, cảnh cáo.

2.3.3. Nguyên nhân

Qua quá trình làm việc tại cơ quan kết hợp khảo sát thực tế tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương tác giả đã nhận thấy các hạn chế đã trình bày bên trên xuất phát từ các nguyên nhân sau:

1. Các lãnh đạo của cơ quan tuy đã quan tâm đến chuẩn hóa các hoạt động trong văn phòng nhưng vẫn chưa thể bao quát, sát sao được tất cả các hoạt động. Cụ thể là tuy đã giao nhiệm vụ cho phòng Tổ chức – Hành chính nhưng vẫn chưa có quyết định bằng văn bản cụ thể nào.

2. Cơ quan vẫn chưa ban hành quy trình thực hiện công tác chuẩn hóa hoạt

động văn phòng cho cơ quan.

3. Trong các quy chế, quy định của cơ quan vẫn chưa có quy định hay quy trình cụ thể nào quy định về công tác chuẩn hóa và áp dụng công tác chuẩn hóa hoạt động vào cơ quan.

4. Các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan chưa có đầy đủ kiến

thức, hiểu biết về công tác chuẩn hóa để tham mưu cho lãnh đạo

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2

Dựa trên lý thuyết đã trình bày tại chương 1, chương 2 tác giả đã tiến hành điều ra, khảo sát đánh giá điểm số cho từng tiêu chí, từ đó tổng hợp và đánh giá qua thang điểm. Kết quả đánh giá đối với hoạt động chuẩn hóa của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương là 65 đạt mức trung bình, cần có biện pháp phát huy những kết quả tốt và khắc phục những hạn chế.

Từ đó tác giả tìm hiểu những ưu điểm, hạn chế và chỉ ra các nguyên nhân nhằm đưa rá một số giải pháp tại chương 3 khắc phục những bất cập và nâng cao những kế quả đã đạt được.

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG TỈNH ỦY HẢI DƯƠNG

Dựa vào khảo sát và đánh giá thực tế về kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương ở chương 2, ngoài nhưng ưu điểm đã đạt được vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đồng thời dựa vào hạn chế và nguyên nhân đã đề cập ở chương 2, tác giả đề xuất một số giải pháp như sau:

3.1. Giải pháp nâng cao hiệu quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại văn phòng tỉnh ủy hải dương

3.1.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo và cán bộ công chức, viên chức người lao động về chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương

Qua khảo sát thực tế ở chương 2 có thể thấy lãnh đạo của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương đã có hiểu biết và nhận thức sâu sắc về công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng của cơ quan. Tuy vậy, việc thực tế điều hành và quản lý về hoạt động chuẩn hóa vẫn chưa được sát sao. Để nâng cao được nhận thức về công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng lãnh đạo cơ quan cần quan tâm vào chú ý một sô giải pháp sau:

- Nghiên cứu các văn bản của nhà nước ban hành liên quan đế công tác chuẩn hóa. Cụ thể Quốc hội đã ban hành Luật tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11 ban hành ngày 29/06/2006; Tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng 9001:2015. Đây là hai trong số rất nhiều tài liệu tham khảo về công tác thực hiện chuẩn hóa của văn phòng.

- Tổ chức, tham dự các cuộc hội thảo liên quan đến công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng. Lãnh đạo có thể tổ chức các cuộc hội thảo chuyên đề chuẩ hóa nhằm nâng cao kỹ năng và kiến thức của cá nhân và toàn thể cán bộ công nhân, viên chức, người lao động trong cơ quan

- Lãnh đạo cơ quan cần nhận thức rõ vị trí và trách nhiệm của mình, dựa trên cơ sở tham mưu của các phòng ban chuyên môn trong cơ quan, nên đưa công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng vào kế hoạch triển khai hàng năm.

- Phân công nhiệm vụ chuyên trách công tác xây dựng và chuẩn hóa hoạt động văn phòng. Hiện nay tại Văn phòng Tỉnh ủy, phòng Tổ chức – Hành chính đang là bộ phận phụ trách nhiệm vụ tham mưu, đề xuất, xử lý công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng của cơ quan nhưng vẫn chưa được quy định cụ thể vào văn bản. Lãnh đạo nên tổ chức họp dự thảo và ban hành việc thêm công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng vào nhiệm vụ của phòng Tổ chức – Hành chính nhằm cụ thể hóa nhiệm vụ của đơn vị.

Việc nâng cao nhận thức của lãnh đạo sẽ giúp cơ quan có được hướng đi cụ thể, rõ ràng trong công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan. Giúp công tác chuẩn hóa đi đúng vào nền nếp, hoạt động thực hiện các nghiệp vụ được diễn ra một cách nghiêm túc, đúng trọng tâm, trọng điểm.

3.1.2. Xây dựng và áp dụng quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan

Qua tìm hiểu thực tế tại cơ quan, hiện tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương vẫn chưa có quy trình chuẩn hóa chung nào làm hướng dẫn để chuẩn hóa các hoạt động của văn phòng. Đối với đề xuất giải pháp cho vấn đề này, tác giả có 2 ý như sau:

Nghiên cứu và áp dụng tiêu chuẩn ISO trong hoạt động quản lý hành

chính

ISO là viết tắt của International Organization for Standardization ( Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ). Hiện nay việc áp dụng tiêu chuẩn ISO vào công tác hành chính nhà nước đã được ban hành qua văn bản cụ thể, cơ quan có thể xem xét văn bản: Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ: Về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước và ISO 9001-2015 ( Tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9001-2015 Quản lý chất lượng – Các yếu cầu ) để áp dụng tiêu chuẩn ISO vào cơ quan. Việc ứng dụng Hệ thống ISO vào hoạt động quản lý hành chính giúp công việc được nhanh chóng, thuận lợi, tiết kiệm được thời gian và sức lực thông qua việc sử dụng các quy trình có sẵn. Bên cạnh đó ISO còn có phần mềm giúp cho việc quản lý, giám sát và sử dụng trở nên dễ dàng và thuận tiện.

Xây dựng và áp dụng quy trình chuẩn hóa riêng của cơ quan

Việc xây dựng và áp dụng quy trình chuẩn hóa nhằm giúp cho cơ quan có quy định chung nhất để đối chiếu khi có nhu cầu chuẩn hóa một vấn đề cụ thể trong cơ quan. Cơ quan có thể dựa vào Quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng của PGS.TS Vũ Thị Phụng xâu dựng trong cuốn “Lý luận về Quản trị văn phòng” xuất bản năm 2021 như sau: [10;211]

1. Xác định những hoạt động văn phòng cần chuẩn hóa

Việc xác định các hoạt động văn phòng cần chuẩn hóa cần đi từ thực tế hoạt

động của cơ quan và từng bộ phận trong cơ quan.

2. Lựa chọn hình thức chuẩn hóa

- Quy phạm nội bộ là các quy chế, quy định do cơ quan ban hành và chỉ sử

dụng trong nội bộ, không trái với quy định của nhà nước.

- Các tiêu chuẩn, quy chuẩn chung: được xây dựng và ban hành dựa trên

Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn ( 2006 )

chung nên có những quy định cụ thể hóa các nguyên tắc và nghiệp vụ tại các phòng ban. Còn các cơ quan nhỏ thường chỉ ban hành tiêu chuẩn chung cho cơ quan ( quy chế làm việc ), còn lại là các quy định cụ thể cho từng hoạt động.

3. Xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn, quy chế hoặc quy trình thực hiện

Bước 1: Xác định đối tượng và phạm vi điều chỉnh

Bước 2: Thu thập văn bản tài liệu có liên quan

Bước 3: Xây dựng dự thảo quy chế, quy định

Bộ phận soạn thảo văn bản sẽ dựa vào các nội dung cơ bản của vấn đề cần

chuẩn hóa để xây dựng đề cương và dự thảo các quy định cụ thể.

Bước 4: Tổ chức lấy ý kiến góp ý cho dự thảo

Việc tổ chức lấy ý kiến có thể diễn ra nhiều lần cho đến khi không các cá

nhân, tổ chức đồng ý chung với nội dung dự thảo.

4. Phổ biến, hướng dẫn các chuẩn mực về hoạt động văn phòng

Việc phổ biến, hướng dẫn các chuẩn mực về hoạt động văn phòng nhằm giúp những cá nhâm, đối tượng có liên quan nắm bắt được trách nhiệm, nhiệm vụ và các nội dung chuẩn hóa. Việc phổ biến, hướng dẫn các chuaarnmuwjc về hoạt động văn phòng phải được thực hiện thông qua nhiều hình thức như họp, tập huấn, tổ chức các khóa đào tạo hoặc trực tiếp hướng dẫn.

1.3.2.5. Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các chuẩn mực về hoạt động văn phòng

1.3.2.6. Điều chỉnh, bổ sung các chuẩn mực mới

Từ việc kiểm tra và đánh giá việc thực hiện công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng, cơ quan, tổ chức sẽ phát hiện ra những quy định quy chế phù hợp để giữu lại hoặc không còn phù hợp để đổi mới. Việc điều chỉnh, bổ sung các chuẩn mực mới giúp cơ quan ngày càng hoàn thiện và chuyên nghiệp hóa công tác văn phòng của cơ quan, tổ chức mình.

Việc áp dụng quy trình chuẩn hóa vào các hoạt động của cơ quan giúp cơ quan tiếp kiệm được cả về nhân lực và tài lực. Khi cơ quan thành lập được quy trình chuẩn hóa, sẽ có một quy chuẩn chung nhất nhằm đối chiếu, xử lý các hoạt động sai phạm.

3.1.3. Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện công tác chuẩn hóa các hoạt động văn

phòng

Qua khảo sát thực tế tại cơ quan, dựa trên kết quả có được qua bảng hỏi và bảng tiêu chí tại chương 2, việc xác định các hoạt động chuẩn hóa của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương khá đầy đủ và cơ bản hỗ trợ tốt trong quá trình hoạt động hành chính công của cơ quan. Tuy vậy, các văn bản qua tìm hiểu còn chưa đầy đủ, vẫn còn sự xen kẽ, lồng ghép các văn bản với nhau khiến việc triển khai quy định có phần khó khăn. Chính vì vậy, tác giả đề xuất một số biện pháp như sau:

Đề xuất triển khai xây dựng, áp dụng các quy định, quy chế còn thiếu

Trong hệ thống các quy định quy chế của cơ quan đã có 8/10 quy chế, quy định đã được ban hành, đề cập tới. Các quy chế, quy định tuy đã cơ bản giúp cơ quan hoạt động ổn định nhưng vẫn còn chưa đầy đủ. Chính vì vậy cần thêm vào hệ thống các quy chế, quy định của cơ quan hai quy chế sau:

* Quy chế văn hóa công sở

Quy chế văn hóa công sở vẫn chưa được cơ quan để tâm, chú ý tới. Hiện nay, bên cạnh việc cơ quan vẫn đang sử dụng Quyết định 129/2007/QĐ-TTG quy chế văn hoá công sở tại cơ quan hành chính nhà nước, nhưng do là quy định chung cho toàn bộ cơ quan hành chính nhà nước, vẫn còn rất nhiều nội dung còn thiếu và chưa phù hợp với cơ quan. Chính vì vậy, cơ quan nên xây dựng văn hóa công sở riêng tại Văn phòng Tỉnh ủy khắc phục những hạn chế như hút thuốc lá, ăn uống trong khi làm việc, môi trường làm việc,...

*Quy chế giữ gìn cảnh quan, môi trường làm việc

Cơ quan cần thêm quy chế giữ gìn cảnh quan, môi trường làm việc. Tuy đã có quy chế quản lý, sử dụng tài sản công nhưng vẫn chưa thể cụ thể hóa việc giữ gìn cảnh quan môi trường, giú cán bộ công chức, viên chức, người lao động có văn bản cụ thể để đối chiếu.

Việc bổ sung các quy chế còn thiếu giúp hoạt động của bộ máy Văn phòng Tỉnh ủy hoạt động hiệu quả hơn, khi có các vấn đề phát sinh sẽ có các văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể để đối chiếu, xử lý vấn đề.

Xây dựng các quyết định cụ thể đối với từng hoạt động văn phòng

Các quy định của cơ quan cơ bản đã giải quyết phần lớn hoạt động công việc, tuy nhiên việc không cụ thể các văn bản trong cơ quan dẫn tới việc triển khai, đánh giá, kiểm tra vẫn còn gặp nhiều khó khăn. Cụ thể là:

* Quy chế quản lý tài sản công và chi tiêu nội bộ

Việc kết hợp hai quy chế vào chung một văn bản khiến việc tìm kiếm, triển khai, đối chiếu trở nên khó khăn. Các văn bản quy định nên tách biệt để thuận tiện cho việc đối chiếu sử dụng. Cụ thể có thể tách biệt hai văn bàn quy định thành: quy chế quản lý tài sản công và quy chế chi tiêu nội bộ.

* Cụ thể hóa quy định các quy trình nghiệp vụ

Hiện nay các quy trình nghiệp vụ tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương vẫn chưa được tách biệt, tuy đã có văn bản hướng dẫn nhưng vẫn được tổng hợp chung trong cuốn Tài liệu nghiệp vụ công tác văn phòng cấp ủy vẫn chưa có các quy định, quy trình được ban hành cụ thể nào và chỉ mang tính chất tham khảo. Chính vì vậy các nghiệp vụ được đề cập nên được cụ thể hóa bằng các quyết định, quy chế mang tính chất quy chuẩn chung để cán bộ, công chức, viên chức, người lao động đối chiếu.

Việc tách biệt các quy chế khiến việc triển khai công việc được diễn ra một cách nhuần nhuyễn, tránh chồng chéo các chức năng, nhiệm vụ dẫn tới khó khăn trong triển khai và xử lý các công việc hành chính liên quan.

3.1.4. Thường xuyên kiểm tra, rà soát, đánh giá việc thực hiện công tác chuẩn hóa các hoạt động văn phòng

Để công tác chuẩn hóa hoạt động của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương luôn phù hợp với sự phát triển và thay đổi của xã hội, tránh lạc hậu trong các quy trình, quy chế. Cơ quan cần thực hiện kiểm tra, đánh giá việc thực hiện cũng như bối cảnh thực tế, các nghị định, quyết định mới nhất của chính phủ. Hiện nay việc kiểm tra đánh giá về việc thực hiện các hoạt động của cơ quan diễn ra theo khóa 5 năm một lần. Việc đánh giá theo khóa tuy cô đọng được các công việc, nhận biết chi tiết các vấn đề nhưng đồng thời việc nhận biết và xử lý các quy định, quy chế không phù hợp không được giải quyết ngay lập tức. Chính vì vậy, cơ quan cần xây dựng và ban hành kế hoạch tháng, quý, năm nhằm giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh ngay trong quá trình thực hiện công việc.

Việc thực hiện kiểm tra, rà soát các hoạt động chuẩn hóa văn phòng một cách thường xuyên, có kế hoạch giúp cơ quan đảm bảo việc thực hiện các hoạt động chuẩn hóa một cách nghiêm túc. Phát hiện và giải quyết sớm các vấn đề chưa phù hợp của cá quyết định cũ hoặc mới ban hành.

3.1.5. Thay đổi các phương pháp phổ biến, hướng dẫn việc thực hiện các quy chế, quy định

Ngoài các biện pháp bên trên, việc thay đổi phương pháp phổ biến, hướng dẫn việc thực hiện các quy chế, quy định cần được chú trọng trong cơ quan nhằm nâng cao được hiệu quả các quy chế, quy định khi được ban hành hướng tới mỗi cán bộ công chức, viên chức, người lao động đều nắm bắt và thực hiện đầy đủ, kịp thời các nội dung mà cơ quan đã đưa ra. Bên cạnh công tác phổ biến các quy chế hướng dẫ thực hiện qua các cuộc họp giao ban, cơ quan có thể chủ động thực hiện những biện pháp khác như:

- Các văn bản mới được ban hành, cần được sao chụp và công khai trên cổng thông tin điện tử của cơ quan nhằm giúp cho cán bộ công nhân viên có thể chủ động tra cứu, tìm hiểu.

- Tại các cuộc họp hàng tháng, quý cần tổ chức lấy ý kiến và hướng dẫn

các điều chưa rõ, chưa thực hiện được tại các quyết định.

- Cần đào tạo, tổ chức, hướng dẫn trực tiếp cho các cán bộ đứng đầu các đơn vị, các phòng nhằm giúp các phòng ban, đơn vị tự phổ biến, hướng dẫn từ người đứng đầu.

- Tổ chức các cuộc tọa đàm mời các chuyên gia về vấn đề đã được xây dựng

quy chế, quy định để khiến cán bộ, công chức viên chứ hiểu sâu được vấn đề.

Việc thay đổi đa dạng các phương pháp phổ biến, hướng dẫn quy chế quy định khiến toàn thể cán bộ công chức, viên chức, người lao động được tiếp cận qua nhiều nguồn khác nhau, vừa đảm bảo tính dễ dàng tiếp cận, vừa phù hợp với tất cả mọi người.

3.1.6. Xây dựng, áp dụng cơ chế thi đua, khen thưởng

Các quy chế thi đua khen thưởng thường của cơ quan tuy đã có nhưng vẫn chỉ tập chung vào hoàn thành công việc. Việc áp dụng và xây dựng quy chế thi đua khen thưởng về thực hiện các công tác chuẩn hóa sẽ góp phần giúp toàn thể

cán bộ công nhân viên chức, người lao động thực hiện có hiệu quả hơn. Đặc biệt, có thể thực hiện cơ chế thi đua khen thưởng qua các cuộc thi, bên cạnh việc thực hiện, sự ganh đua trong quá trình thực hiện giúp Văn phòng Tỉnh ủy ngày càng hoàn thiện hơn trong công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng.

3.2. Đánh giá tính khả thi của các giải pháp

Nhằm đảm bảo tính khách quan của các giải pháp, trong quá trình làm việc tại cơ quan tác giả đã có trao đổi vầ đề xuất trực tiếp các giải pháp đối với 05 Trưởng phòng của Văn phòng Tỉnh ủy về nội dung và cách triển khai các giải pháp. Cụ thể kết quả khảo sát được thể hiện ở bảng dưới đây:

Các giải pháp

Số người đồng ý Mức độ khả thi

5/5

100%

Giải pháp 1: Nâng cao nhận thức của lãnh đạo và cán bộ công chức, viên chức người lao động về chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương

3/5

60%

Giải pháp 2: Xây dựng và áp dụng quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan

5/5

100%

Giải pháp 3: Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện công tác chuẩn hóa các hoạt động văn phòng

5/5

100%

Giải pháp 4: Thường xuyên kiểm tra, rà soát, đánh giá việc thực hiện công tác chuẩn hóa các hoạt động văn phòng

5/5

100%

Giải pháp 5: Tăng cường phổ biến, hướng dẫn việc thực hiện các quy chế, quy định

Ngoài các giải pháp đã được sự nhất chí 100% của các Trưởng phòng, bộ phận. Giải pháp số 2: “Xây dựng và áp dụng quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan” vẫn còn bắt gặp sự vướng mắc của 2/5 lãnh đạo văn phòng. Được biết việc xây dựng các quy chế, quy định và quy trình của văn phòng được diễn ra tại cơ quan từ trước đến nay vẫn luôn theo chỉ thị của Chánh văn phòng Tỉnh ủy, việc sửa đổi các quy chế tuy không có quy trình cụ thể nhưng vẫn diễn ra theo đúng và đầy đủ quy định của nhà nước, vẫn đáp ứng được các yêu cầu của công việc. Việc xây dựng quy trình để làm căn cứ đối chiếu để xây dựng các quy trình khác có quá phức tạp và rườm già. Mặt khác, ý kiến của các Trưởng phòng còn lại ( 3/5 ) người lại đồng ý với quan điểm nên xây dựng và áp dụng quy trình chuẩn hóa tại nội bộ cơ quan. Chính vì tính tự phát trong quá trình xây dựng các 60

quy trình mà hiện tại cơ quan vẫn còn tồn tại những quy trình cần thiết nhưng chưa được ban hành, các quy chế chưa được tách biệt khiến cho việc xác định, xử lý các vấn đề phát sinh rất khó khăn vì căn cứ không rõ ràng. Từ những đánh giá khách quan của các Trưởng phòng. Tác giả đánh giả biện pháp số 2 khả thi dựa theo tỉ lệ đồng ý là 3/5 người tương ứng với 60 % đồng ý.

Tiểu kết chương 3

Dựa trên khảo sát thực tế tại chương 2, trong chương 3 tác giả đã để xuất một số giải pháp chuẩn hóa hoạt động của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương với các nội dung như sau:

Nâng cao nhận thức của lãnh đạo và cán bộ công chức, viên chức người lao

động về chuẩn hóa hoạt động văn phòng

- Xây dựng và áp dụng quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ

quan

- Nghiên cứu và áp dụng tiêu chuẩn ISO trong hoạt động quản lý hành chính

- Tiếp tục xây dựng và thực hiện công tác chuẩn hóa các hoạt động văn

phòng

- Tăng cường phổ biến, hướng dẫn việc thực hiện các quy chế, quy định

Trong các đề xuất bên trên cơ quan cần đặc biệt quan tâm tới công tác xây dựng quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng, hoặc áp dụng tiêu chuẩn ISO vào các nghiệp vụ trong cơ quan để khi có các hoạt động và nghiệp vụ cần chuẩn hóa, cơ quan có cơ sở để đối chiếu trong quá trình thực hiện công việc.

KẾT LUẬN

Văn phòng tỉnh ủy Hải Dương là cơ quan tham mưu, giúp việc Tỉnh uỷ là một mắt xích quan trọng trong việc tiếp nhận, xử lý và ban hành các công việc của Tỉnh ủy. Chính vì vậy, hoạt động chuẩn hóa các nghiệp vụ tại Văn phòng Tỉnh ủy là vô cùng quan trọng trong công tác quản lý điều hành của cơ quan. Nếu làm tốt công tác chuẩn hóa, các nghiệp vụ, công việc sẽ được thực hiện môt cách chuyên nghiệp, bài bản. Từ đó làm tăng năng xuất làm việc, tiết kiệm cả về nhân lực và vật lực cho ngân sách nhà nước.

Bài viết đã tập chung phân tích thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương qua khung tiêu chí đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng của PGS.TS Vũ Thị Phụng dựa trên các nội dung: 1. Nhận thức của lãnh đạo cơ quan về chuẩn hóa; 2. Các yếu tố xác định việc thực hiện công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng của cơ quan; 3. Hệ thống các quy chế, quy định của cơ quan đối với một số hoạt động cụ thể của văn phòng; 4. Kết quả xây dựng áp dụng các quy trình chuẩn hóa trong việc thực hiện các công việc trong haojt động văn phòng tại cơ quan; 5. Các biện pháp kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quy chế, quy định, quy trình đã ban hành. Qua thực tế khảo sát tại cơ quan, tác giả đã nhận thấy công tác chuẩn hóa hoạt động của văn phòng đã được thực hiện khá đầy đủ, tuy nhiên vẫn chưa được quan tâm sát sao do vẫn chưa có quy trình cụ thể để chuẩn hóa các hoạt động trong cơ quan.

Dựa vào kết quả nghiên cứu đánh giá, tác giả đã chỉ ra nguyện nhân chủ yếu của các hạn chế trong việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Văn phfong Tỉnh ủy Hải Dương. Các biện pháp đã được tác giả tham khảo lấy ý kiến từ các cán bộ, công nhân viên chức, người lao động trong cơ quan nhằm áp dụng sát sao nhất vào Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương.

Thông qua thực hiện đề tài khóa luận, tác giả đã được củng cố lý thuyết đã được học trên giảng đường, vận dụng được các lý thuyết vào thực tế làm việc tại cơ quan. Thông qua đó, có những đề xuất giải pháp, kiến nghị giúp cơ quan ngày càng hoàn thiện hơn về công tác hành chính văn phòng.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Nguyễn Phương Anh, Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Hỗ trợ sinh viên-Đại học Quốc gia Hà Nội, Luận văn thạc sỹ, Đại học Quốc Gia Hà Nội. 2021. Hồ Ngọc Cẩn, Cẩm nang tổ chức hành chính văn phòng. 2003, Hà Nội: Nhà xuất bản Tài chính. Trần Văn Chánh, Từ điển Hán - Việt. 1999, TP Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Trẻ. Nguyễn Thành Độ và Nguyễn Thị Thảo, Giáo trình Quản trị Văn phòng. 2005, Hà Nội: Nhà xuất bản Lao động- Xã hội. Hoàng Thúy Hiền, Chuẩn hóa hoạt động của văn phòng tại công ty TNHH Trek Asia. 2022. Khoa Văn bản và Công nghệ Hành chính ( Học viện Hành chính Quốc gia), Giáo trình Hành chính văn phòng cơ quan nhà nước. 2006, Hà Nội: Nhà xuất bản Giáo dục. Anh Lê, Đẩy mạnh cải cách, chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ theo hướng chuyên nghiệp, hiệu quả cao. 2022.

8. Mike Harvey, Quản trị hành chính văn phòng. 2004, Hà Nội: Nhà xuất bản

Thống kê. Nguyễn Hải My, Chuẩn hóa hoạt động của văn phòng tại Công ty cổ phần Bellsystem24-Hoasao- Khối dự án miền Bắc. 2022.

10. Vũ Thị Phụng, Lý luận về quản trị văn phòng. 2021: Nhà xuất bản Đại học

Quốc gia Hà Nội.

11. Quốc Hội, Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật 2006. 12. Văn Tân, Từ điển tiếng Việt. 1997, Hà Nội: Nhà xuất bản Khoa học Xã hội. 13. Lưu Kiếm Thanh, Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước. 2002,

Hà Nội: Nhà xuất bản Đại học Quốc gia

14. Văn Tất Thu, Giáo trình Quản trị văn phòng. 2021: Nhà xuất bản Bách

khoa Hà Nội.

15. Nguyễn Hữu Tri, Một số nhận thức vè văn phòng, quản trị văn phòng và đào tạo nhân lực quản trị văn phòng trong tương lai. 2005: Kỷ yếu hội thảo Quản trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn.

16. Nguyễn Hữu Tri, Quản trị văn phòng. 2005: Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ

thuật.

17. Viện Ngôn ngữ học, Đại Từ điển Tiếng Việt. 2003: Nhà xuất bản Đà Nẵng. 18. Nguyễn Như Ý ( Chủ Biên ), Đại Từ điển tiếng Việt. 1999, Hà Nội: Nhà

xuất bản Văn hóa Thông tin.

19. Lê Thị Hồng, Chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và An ninh, ĐHQGHN. 2021, Đại học Quốc Gia Hà Nội.

PHỤ LỤC

Phụ lục 1: Văn phòng tỉnh ủy Hải Dương ( Nguồn: Tác giả )

PHIẾU KHẢO SÁT

VỀ CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG

TẠI VĂN PHÒNG TỈNH ỦY HẢI DƯƠNG

( Dành cho lãnh đạo từ cấp phòng/ban trở lên )

Kính gửi Anh/Chị!

Tôi là Đoàn Đức Định – Sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Học viện Hành chính Quốc gia đang thực hiện đề tài khóa luận: “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương”. Để phục vụ cho việc nghiên cứu thực trạng của cơ quan giúp đưa ra giải pháp nhằm chuẩn hóa hoạt động tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương. Kính mong quý Anh/Chị vui lòng trả lời một số câu hỏi dưới đây. Mọi thông tin Anh/Chị cung cấp sẽ được bảo mật và chỉ phục vụ cho mục đích nghiên cứu đề tài khóa luận.

I. Thông tin cá nhân:

1. Họ và tên: ............................................................................................................

2. Chức vụ: ....................................

3. Phòng/ban:.........................................................................................................

4. Thời gian công tác: .... năm

II. Nội dung khảo sát: Nhận thức của lãnh đạo về chuẩn hóa hoạt động văn phòng

1. Anh/Chị có biết tới chuẩn hóa Hoạt động văn phòng không ?

Có

Không

2. Theo Anh/Chị chuẩn hóa Hoạt động văn phòng là gì ?

A. Đưa ra các quyết định, quy chế, quy trình để cán bộ, công chức, viên chức, người lao động làm theo.

B. Xây dựng; ban hành, hướng dẫn; kiểm tra đánh giá; điều chỉnh bổ sung các quy chế, quy định, quy trình mới về hoạt động văn phòng phù hợp với cơ quan.

C. Áp dụng các văn bản sẵn có cho các hoạt động của cơ quan.

3. Theo Anh/Chị chuẩn hóa hoạt động văn phòng có vai trò quan trọng trong việc tạo ra sự ổn định, thống nhất của cơ quan hay không ?

Có

Không

4. Theo Anh/Chị lãnh đạo cơ quan có đưa vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng vào kế hoạch hằng năm hay không ?

Có

Không

5. Theo Anh/Chị biết thì công tác chuẩn hóa các hoạt động của văn phòng có được lãnh đạo giao trực tiếp cho phòng/ban nào không ? Đó là phòng ban nào ?

Có

Không

Phòng/Ban:....................................................

6. Theo Anh/Chị kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng có cần báo cáo hàng qúy, hàng năm hay không ?

Có

Không

Trân trọng cảm ơn sự hợp tác và giúp đỡ nhiệt tình của Anh/Chị!

Phụ lục 2: Phiếu khảo sát dành cho lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương

Phụ lục 3: Quy trình Phục vụ hội nghị cấp ủy

Phụ lục 4: Hướng dẫ thể thức và trình bày văn bản của Đảng

Phụ lục 5: Biên bản tập huấn viết tay công tác Văn thư, lưu trữ

Phụ lục 6: Quy chế làm việc của Văn phòng Tỉnh ủy

Phụ lục 7: Quy chế quản lý, sử dụng tài sản công và chi tiêu nội bộ

Phụ lục 8: Công tác xử lý đơn thư, tiếp cán bộ, Đảng viên và nhân dân ở văn phòng Tỉnh ủy, thành ủy

Phụ lục 9: Quy chế thi đua, khen thưởng của Văn phòng Tỉnh ủy

Phụ lục 10: Quyết định Giám sát việc chấp hành quy định của Điều lệ Đảng và thực hiện chức trách nhiệm vụ được giao

Phụ lục 11: Báo cáo công tác triển khai, thực hiện công tác kiểm tra, giám sát năm 2019

Phụ lục 12: Báo cáo về tổ chức, bộ máy Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương

( Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính )

Đề tài nghiên cứu khoa học: Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương

Mã số: ĐTSV.2022.124

Các giải pháp

Số người đồng ý Mức độ khả thi

5/5

100%

Giải pháp 1: Nâng cao nhận thức của lãnh đạo và cán bộ công chức, viên chức người lao động về chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương

3/5

60%

Giải pháp 2: Xây dựng và áp dụng quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan

5/5

100%

Giải pháp 3: Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện công tác chuẩn hóa các hoạt động văn phòng

5/5

100%

Giải pháp 4: Thường xuyên kiểm tra, rà soát, đánh giá việc thực hiện công tác chuẩn hóa các hoạt động văn phòng

5/5

100%

Giải pháp 5: Tăng cường phổ biến, hướng dẫn việc thực hiện các quy chế, quy định

PHIẾU KHẢO SÁT

VỀ CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG

TẠI VĂN PHÒNG TỈNH ỦY HẢI DƯƠNG

( Dành cho lãnh đạo từ cấp phòng/ban trở lên )

I. Thông tin cá nhân:

II. Nội dung khảo sát: Nhận thức của lãnh đạo về chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Có thể bạn quan tâm

Bài giảng Phương pháp luận nghiên cứu khoa học - PGS. TS. Hồ Sỹ Tâm, TS. Trần Duy Quân

Đề tài nghiên cứu khoa học: Đánh giá chất lượng câu hỏi trắc nghiệm khách quan đã sử dụng tại trường Đại học Quảng Nam

Đề tài nghiên cứu khoa học: Phân tích cách chấm điểm đánh giá kết quả học tập Sinh viên tại trường Đại học Quảng Nam

Mẫu Báo cáo tổng hợp kết quả đánh giá giáo viên theo chuẩn nghề nghiệp năm học (Dành cho phòng giáo dục và đào tạo) - Biểu mẫu 2

Mẫu Báo cáo tổng hợp kết quả đánh giá giáo viên theo chuẩn nghề nghiệp năm học (Dành cho phòng giáo dục và đào tạo) - Biểu mẫu 3

Xây dựng thang đo đánh giá hiệu quả hoạt động văn phòng

Báo cáo tổng kết đề tài khoa học và công nghệ cấp trường: Tối ưu đường cong NURBS trong tính toán thiết kế cơ cấu cam cần lắc đáy con lăn

Báo cáo tổng kết đề tài khoa học và công nghệ cấp trường: Chính sách chi trả và sự sẵn lòng của người dân địa phương trong việc bảo vệ rừng tự nhiên

Báo cáo tổng kết đề tài khoa học và công nghệ cấp trường: Nghiên cứu, thiết kế hệ thống mô đun thực hành, thí nghiệm sử dụng PLC-S7/1200

Báo cáo tổng kết đề tài khoa học và công nghệ cấp trường: Gia công với bôi trơn làm nguội tối thiểu MQL sử dụng bột Nano SiO2 - Một ứng dụng hiệu quả trong phay cứng thép SKD 11

Báo cáo tổng kết đề tài khoa học và công nghệ cấp trường: Nghiên cứu mòn của điện cực khi xung bề mặt trụ thép 9XC với điện cực graphite

Báo cáo tổng kết đề tài khoa học và công nghệ cấp trường: Nghiên cứu, thiết kế, điều khiển hệ thống lắp ráp bu lông tự động

Báo cáo tổng kết đề tài khoa học và công nghệ cấp trường: Nghiên cứu thực nghiệm sự ảnh hưởng của hình dáng hình học của dụng cụ cắt lên sự hình thành khuyết tật trên bề mặt gia công tấm composite

Báo cáo tổng kết đề tài khoa học và công nghệ cấp trường: Điều khiển nguồn phân tán theo giá điện bậc thang

Báo cáo tổng kết đề tài khoa học và công nghệ cấp trường: Ảnh hưởng các thông số đầu vào đến quá trình mài phẳng thép không gỉ

Báo cáo tổng kết đề tài khoa học và công nghệ cấp trường: Nghiên cứu, thiết kế xe điện chở hàng trong nhà xưởng

Báo cáo tổng kết đề tài khoa học và công nghệ cấp trường: Nghiên cứu, thiết kế Mô hình hệ thống đèn thông minh

Báo cáo tổng kết đề tài khoa học và công nghệ cấp trường: Nghiên cứu và phát triển các thuật toán điều khiển nhóm cho các phương tiện bay không người lái (UAVs)

Báo cáo tổng kết đề tài khoa học và công nghệ cấp trường: Nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến năng lực cạnh tranh của ngành lúa gạo Việt Nam

Báo cáo tổng kết đề tài khoa học và công nghệ cấp trường: Hiệu quả của nanofluid MQL trong tiện cứng thép hợp kim P20 sử dụng hạt nano Al2O3

Tài liêu mới

Báo cáo nghiên cứu khoa học: Xây dựng hệ thống điểm danh sinh viên dựa trên nhận diện khuôn mặt

Báo cáo seminar chuyên ngành: Công nghệ lên men trong sản xuất rượu, bia và nước trái cây

Báo cáo seminar chuyên ngành Công nghệ hóa học và thực phẩm

Báo cáo tổng kết đề tài khoa học và công nghệ cấp trường: Quan hệ giữa các thông số thiết kế với giá thành hệ dẫn động cơ khí dùng hộp giảm tốc trục vít

Báo cáo tổng kết đề tài khoa học và công nghệ cấp trường: Tính toán và mô phỏng số tấm composite lõi tổ ong bằng phương pháp đồng nhất hóa

Báo cáo tổng kết đề tài khoa học và công nghệ cấp trường: Nghiên cứu ảnh hưởng của các thông số công nghệ tới mòn dụng cụ và nhám bề mặt khi tiện cứng các bề mặt gián đoạn

Báo cáo tổng kết đề tài khoa học và công nghệ cấp trường: Nghiên cứu thiết kế điều khiển hệ thống lắp ráp bút bi tự động

Báo cáo tổng kết đề tài khoa học và công nghệ cấp trường: Tối ưu hóa đa mục tiêu khi mài phẳng thép HARDOX 500

Báo cáo tổng kết đề tài khoa học và công nghệ cấp trường: Phân phối tỉ số truyền tối ưu cho hệ dẫn động cơ khí dùng hộp giảm tốc bánh răng côn trụ nhiều cấp theo hàm mục tiêu giá thành

Báo cáo tổng kết đề tài khoa học và công nghệ cấp trường: Nghiên cứu các biện pháp tăng năng suất và giảm chi phí quá trình mài phẳng thép SKD11 qua tôi

Báo cáo tổng kết đề tài khoa học và công nghệ cấp trường: Xây dựng Video bài giảng cho môn học Cơ học Vật liệu

Báo cáo tổng kết đề tài khoa học và công nghệ cấp trường: Ảnh hưởng của mạ Nano Composite Nikel đến chất lượng gia công và tuổi bền của dụng cụ cắt

Báo cáo tổng kết đề tài khoa học và công nghệ cấp trường: Quá trình thu hút đầu tư trực tiếp nước ngoài vào tỉnh Thái Nguyên giai đoạn (2015-2020)

Báo cáo tổng kết đề tài khoa học và công nghệ cấp trường: Nghiên cứu thiết kế quy trình mạ phủ Ni, Cu theo phương pháp hóa học lên chất nền không dẫn điện

AI tóm tắt

Giới thiệu tài liệu

Đối tượng sử dụng

Từ khoá chính

Nội dung tóm tắt

Giới thiệu

Về chúng tôi

Việc làm

Quảng cáo

Liên hệ

Chính sách

Thoả thuận sử dụng

Chính sách bảo mật

Chính sách hoàn tiền

DMCA

Hỗ trợ

Hướng dẫn sử dụng

Đăng ký tài khoản VIP

093 303 0098