CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU CÔNG TÁC KĨ SƯ

Chia sẻ: Minh Long | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:54

Thêm vào BST

Báo xấu

526
lượt xem 102
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Kỹ sư là tầng lớp trí thức trong xã hội, có học vị và địa vị cao trong xã hội. Người kỹ sư có sự đóng góp lớn về trí tuệ và tài năng của mình cho cộng đồng xã hội làm cho xã hội phát triển liên tục, mang lại nhiều của cải cho xã hội. Anh ta được trọng vọng và kính trọng như mọi thành phần trí thức khác như: bác sĩ, dược sĩ, nhạc sĩ, nhà văn, nhà thơ v v… và là một trong các nhà khoa học đương thời. Do đó chúng ta cần phải...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU CÔNG TÁC KĨ SƯ

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CÔNG TÁC KỸ SƯ I – Đặt vấn đề: Kỹ sư là tầng lớp trí thức trong xã hội, có học vị và địa vị cao trong xã hội. Người kỹ sư có sự đóng góp lớn về trí tuệ và tài năng của mình cho cộng đồng xã hội làm cho xã hội phát triển liên tục, mang lại nhiều của cải cho xã hội. Anh ta được trọng vọng và kính trọng như mọi thành phần trí thức khác như: bác sĩ, dược sĩ, nhạc sĩ, nhà văn, nhà thơ v v… và là một trong các nhà khoa học đương thời. Do đó chúng ta cần phải nghiên cứu để biết rõ: chức năng, vai trò, nhiệm vụ, quyền hạn và năng lực của người kỹ sư v v… Từ đó xác định trách nhiệm đóng góp của mình đối với đất nước, đối với xã hội. II – Chức năng, nhiệm vụ và năng lực của người kỹ sư: 1/ Chức năng của người kỹ sư trong hệ thống lao động kỹ thuật. a/ Người kỹ sư giữ một vai trò quan trọng trong hệ thống lao động kỹ thuật, là người đóng góp trí tuệ, sự sáng tạo và là người chủ chốt quyết định mọi thành công trong các ngành nghề của mọi lĩnh vực trong nền kinh tế của đất nước. b/ Người kỹ sư có thể đứng ở vị trí đảm nhiệm thực hiện công tác theo chuyên ngành được đào tạo, có thể giữ vai trò kỹ sư trưởng (chỉ huy 1 nhóm kỹ sư) để thực hiện: - Chức năng điều hành trong các đơn vị sản xuất gia công. - Chức năng điều hành các đơn vị thiết kế hoặc thi công. - Chức năng điều hành trong các đơn vị kinh doanh, dịch vụ kỹ thuật. - Chức năng nghiên cứu và đào tạo. c/ Người kỹ sư có thể đảm nhiệm các chức vụ lãnh đao từ tổ trưởng kỹ thuật, trưởng phòng (Kế hoạch, Thiết kế, Công nghệ, KCS, Cung tiêu, Vật tư v v…) hoặc Phó giám đốc, Giám đốc Xí nghiệp, Công ty, Tổng Công ty v v… với chức năng điều hành hoạt động của hệ thống kỹ thuật hoặc hệ thống tổ chức kinh doanh v v… của nhà nước hoặc tư nhân. Khi đó chức năng của người kỹ sư thể hiện trong việc: - Tổ chức quản lý xây dựng đơn vị. - Tổ chức và phân công lao động kỹ thuật trong các đơn vị. - Thực hiện chức năng giám sát, kiểm tra đánh giá các hoạt động của hệ thống lao động kỹ thuật. - Thực hiện chức năng phân phối thành quả lao động, tham gia các hoạt động kỹ thuật quảng bá giới thiệu sản phẩm của ngành mình. 2/ Nhiệm vụ của người kỹ sư. a/ Người kỹ sư là một công dân gương mẫu. - Phải được thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ của người công dân. - Người công dân với tinh thần dân tộc cao. - Luôn có tinh thần tự lực cao và “ Đừng đoi hỏi Tổ quốc phải làm gì cho 1
mình ?” và ngược lại phải suy nghĩ “ Mình đã làm được gì cho Tổ quốc”. - Luôn nêu cao tinh thần vì nghĩa lớn, đoàn kết và hợp tác. - Là con người làm việc với tinh thần tự giác. b/ Phẩm chất của người kỹ sư trong hệ thống lao động kỹ thuật. - Kỹ sư là thành viên của tập thể lao động. - Tự lực, tự giác nhưng luôn trong tinh thần hợp tác “ Một cây làm chẳng lên non”. - Ý thức trách nhiệm trước nhiệm vụ đựơc giao, đó là phẩm chất cao quí của người kỹ sư. - Trung thực và có tinh thần trách nhiệm trước tập thể và xã hội. c/ Nhiệm vụ của người kỹ sư. Nhiệm vụ cơ bản của người kỹ sư phải thực hiện tốt công tác chuyên môn đã được đào tạo : - Nhiệm vụ của người kỹ sư trong đơn vị sản xuất. + Biết khai thác, vận hành các thiết bị, hệ thống thiết bị v v… trong các nhà máy, Xí nghiệp, Công ty v v… + Biết cách tổ chức quản lý bảo trì sửa chữa từ các thiết bị đến các hệ thống thiết bị của xí nghiệp. + Biết tính toán thiết kế các gá lắp cho thiết bị các cụm máy và các máy móc v v… phục vụ cho công tác sản xuất. + Biết triển khai các biện pháp công nghệ phục vụ cho công tác chế tạo nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm. + Biết kiểm tra, đánh giá các chất lượng cơ bản của sản phẩm của ngành nghề. + Có khả năng tổ chức quản lý, sản xuất của đơn vị. + Đề xuất tham gia cải tiến thiết bị nâng cao năng suất lao động ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất hoặc các chuyển giao công nghệ của đơn vị bạn. - Nhiệm vụ của người kỹ sư với công tác thiết kế và chỉ đạo thi công. + Tham gia hoặc chỉ đạo tổ chức, quản lý thiết kế , thi công “sản phẩm”. + Bảo đảm tính chính xác, tính thực tiễn của bản thiết kế. + Xây dựng hệ thống an toàn, ổn định và độ tin cậy trong quá trình vận hành điều khiển các trang thiết bị phục vụ cho thi công. + Tổ chức ghi chép nhật ký theo dõi công trình, giám sát, kiểm tra quá trình thi công. + Tham gia và đề xuất cải tiến qui trình thi công cải tiến trang thiết bị kỹ thuật, cải tiến công nghệ để giảm chi phí nhân công máy móc, nâng cao năng suất lao động và chất lượng công trình. + Tích cực tham gia các hoạt động quảng bá các thành quả lao động của đơn vị. - Nhiệm vụ của người kỹ sư với công tác kinh doanh, dịch vụ kỹ thuật. 2
+ Tham gia xây dựng kế hoạch kinh doanh thiết bị, máy móc … quản lý dịch vụ kỹ thuật (chuyển giao công nghệ) và công tác hậu mãi. + Đẩy mạnh công tác giới thiệu sản phẩm và tư vấn khách hàng. + Tích cực tham gia vào các hoạt động quảng bá thương hiệu. - Người kỹ sư với công tác nghiên cứu khoa học. + Tham gia tổ chức, xây dựng kế hoạch: cải tiến sản phẩm cải tiến các trang thiết bị để nâng cao năng xuất và chất lượng sản phẩm. + Tổ chức thiết bị nhiều gá lắp chung và chuyên dùng phục vụ cho sản xuất. + Đưa các phương pháp công nghệ mới có tiến bộ về khoa học kỹ thuật áp dụng cho đơn vị. + Hình thành và xây dựng các đề tài nghiên cứu có tính chất chiến lược để phát triển đơn vị. - Người kỹ sư với công tác bồi dưỡng đội ngũ cán bộ kỹ thuật trẻ. + Tổ chức các lớp để bổ túc kiến thức chuyên môn của ngành cho đội ngũ cán bộ kỹ thuật dưới mình: Cao đẳng, Trung cấp và công nhân. + Tổ chức thi kiểm tra tay nghề và nâng bậc thợ. + Xây dựng kế hoạch nâng cao trình độ đội ngũ kỹ thuật thông qua các đợt cử cán bộ đi học ngắn hạn dài hạn tại các Trung tâm, Trường, Viện v v…. - Ngoài ra người kỹ sư còn tham gia nhiều công táckhác: quản lý vật tư, kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS), tham gia giảng dạy ở các trường Đại học, Cao đẳng, Trung học dạy nghề và các Trung tâm đào tạ o v v … d/ Quá trình “ Tự đào tạo”, vươn lên không ngừng và không ngừng sáng tạo. - Người kỹ sư cần xây dựng cho mình một kế hoạch làm việc và phấn đấu vươn lên không ngừng. - Không ngừng trao dồi kỹ năng nghề nghiệp: học hỏi, trao đổi tiếp thu kinh nghiệm từ thực tế. - Luôn suy nghĩ, tìm tòi cải tiến, sáng tạo nhằm nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm. đ/ Người kỹ sư tham gia lãnh đạo đơn vị. - Người kỹ sư luôn là người “lãnh dạo” về mặt kỹ thuật ở đơn vị. - Người kỹ sư là người có đầu óc tổ chức, đoàn kết, lãnh đạo tập hợp quần chúng. - Người kỹ sư giữ các vị trí quan trọng của các đơn vị (từ thấp đến cao). 3/. Năng lực cần có của người kỹ sư. Để hoàn thành nhiệm vụ và chức năng của người kỹ sư đòi hỏi người kỹ sư phải có năng lực cao về các mặt : a/ Kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp và kinh nghiệm thực tiễn là yếu tố hàng đầu cần có đối với người kỹ sư. 3
- Nắm vững kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tế của ngành nghề mình được đào tạo trong các lãnh vực: thiết bị, vận hành thiết bị, giám sát, kiểm tra đánh giá sản phẩm, biết tổ chức và điều hành sản xuất v v… - Tổ chức đào tạo, phổ biến kiến thức kỹ thuật công nghệ. - Lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa thiết bị. - Lập kế hoạch đẩy mạnh và phát triển đơn vị qua các hình thức quảng cáo, tiếp thị, kinh doanh v v… - Thành thạo một đến hai ngoại ngữ chính và tin học cơ bản. b/ Sự cần mẫn và tính kỷ luật trong công việc. - Người kỹ sư phải xây dựng tính kiên trì, cần mẫn. - Thực hiện và điều hành công việc thông qua hệ thống qui định kỹ thuật chặt chẽ, đảm bảo tính chính xác theo qui ước. c/ Khả năng dự đoán và tính sáng tạo trong lao động kỹ thuật. - Người kỹ sư cần xây dựng cho mình khả năng dự đoán và quyết đoán để có thể làm chủ thời gian và nhân lực. - Trong lao động cần ứng dụng một cách khoa học và sáng tạo lý thuyết và thực tế để rút ngắn thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. d/ Cần có thể lực và tinh thần. - Người kỹ sư cần có thể lực tốt thông qua sự ham thích một vài môn thể thao nhằm nâng cao thể lực và sức khỏe để lao động tốt. - Cần hiểu biết và tham gia một vài loại hình văn hóa nghệ thuật để giải trí (âm nhạc, văn thơ hoặc hội họa v v… đ/ Có khả năng giao tiếp tốt. - Phải có khả năng giao tiếp bằng diễn đạt qua nói (thuyết trình, đối thoại, tham gia và điều hành tốt các cuộc họp, các dự án v v…) - Phải có khả năng diễn đạt bằng viết (ghi chép nhật ký kỹ thuật, xây dựng báo cáo kỹ thuật, viết lý thuyết luận án tốt nghiệp, lập thuyết minh công trình, dự án v v…) - Phải có khả năng sư phạm tốt: Truyền đạt cho đồng nghiệp hiểu, đặt mình vào vị trí người khác. - Có khả năng làm việc theo nhóm. e/ Kiến thức tâm lý xã hội và khả năng tập hợp quần chúng. - Cần nắm bắt và hiểu biết về tâm sinh lý con người. - Có quan điểm đối nhân xử thế đúng đắn, có mối quan hệ mật thiết, với đồng nghiệp: công nhân, cán bộ kỹ thuật v v … - Có khả năng đoàn kết tập hợp, lãnh đạo, chỉ đạo tổ chức điều hành mọi hoạt động của đơn vị. III- Quá trình đào tạo của người kỹ sư: Để được vào học tại các trường Đại học, thí sinh phải trải qua 1 kỳ thi Tuyển Quốc gia hàng năm vào tháng 7. Sinh viên sẽ nhập học vào tháng 9 hàng năm, và phải trải qua ít nhất là 4 năm học (8 học kỳ), Tuỳ theo ngành nghề và qui định của mỗi 4
Trường Đại học, thời gian học của sinh viên có thể kéo dài 4, 5 năm, 5 năm hoặc 6 năm (như Đại học Y Khoa vì phải có thời gian thực tập nhiều hơn). 1/ Quá trình đào tạo chung. Thông thường khối kiến thức được trang bị cho sinh viên trong quá trình học bao gồm: - Khối kiến thức cơ bản (25-30%) - Khối kiến thức cơ sở (40-50%) - Khối kiến thức chuyên ngành (25-30%) Tùy theo chuyên môn ngành nghề tỉ lệ của các khối kiến thức có thể thay đổi cho phù hợp với quá trình đào tạo và sử dụng cán bộ thích hợp. Về mặt thực tế sinh viên cần được tiến hành làm các bài tập, bài tập lớn, đồ án môn học, thí nghiệm, thực hành, thực tập, tham quan xí nghiệp, nhà máy v v… chiếm 20-25% thời gian đào tạo: Tùy theo ngành nghề đào tạo, thời gian này có thể điều tiết cho phù hợp. Học kỳ cuối của quá trình đào tạo, sinh viên phải trải qua 1 đợt thực tập tốt nghiệp từ 7-9 tuần và sau đó thực hiện 1 luận án tốt nghiệp với các đề tài lý thuyết hoặc thực tế do Thầy hướng dẫn đưa ra được Chủ nhiệm bộ môn chấp nhận. Tuy nhiên, có trường thực hiện theo phương án: chỉ định 1 số môn thi và làm 1 báo cáo chuyên đề vào học kỳ cuối của quá trình học. Khi sinh viên đã hoàn thành tốt các môn thi, bảo vệ các báo cáo chuyên đề đạt kết quả tốt , hoặc bảo vệ tốt luận án tốt nghiệp cùng với điểm thi các môn học trong các học kỳ đều đạt thì sinh viên sẽ được công nhận tốt nghiệp và được nhận bằng kỹ sư của ngành đào tạo. Sau khi sinh viên có bằng kỹ sư, người kỹ sư có thể học tiếp các ngành khác để nhận bằng kỹ sư 2 hoặc trên đại học (Thạc sĩ, Tiến sĩ ) 2/ Quá trình đào tạo kỹ sư tại một số trường kỹ thuật. a/ Đào tạo kỹ sư tại trường đại học Dân Lập công Nghệ Sài Gòn. - Từ năm 1997 trường Cao Đẳng kỹ nghệ Dân Lập TP.Hồ Chí Minh được thành lập ,sau bảy năm hoạt động trường được bộ Giáo Dục và Đào Tạo cho phép nâng cấp đào tạo hệ đại học . - Tháng tư năm 2000 Trường được chính thức nâng cấp “ Trường Đại học Dân Lập Kỹ Nghệ TP.Hồ Chí Minh “. - Ngày 3/2/2005Trường được Chính Phủ , Bộ Giáo Dục và Đào Tạo cho phép đổi tên thành Trường Đại Học Dân Lập Công Nghệ Sài Gòn. - Đại học chính quy của Trường được đào tạo 4 năm theo hệ niên chế với khối ngành công nghệ được học 201 đơn vị học trình ( ĐVHT - 1ĐVHT là 15 tiết học) và chia ra : + Giáo dục đại cương : 85ĐVHT. + Giáo dục chuyên nghiệp :116ĐVHT trong đó gồm các khối kiến thức cơ sở và khối kiến thức chuyên môn. - Qúa trình đào tạo chương trình dành : + Thí nghiệm và thực hành : 25 ĐVHT 5
+ Thực tập và làm luận án tốt nghiệp án :15ĐVHT( 4ĐVHT cho thực tập ). - Khoa Quản Lý Kinh Doanh được học 165 ĐVHT Đồng thời Trường vẫn tiếp tục đào tạo hệ Cao Đẳng và bậc THCN. b/ Đào tạo kỹ sư tại trường đại học Bách Khoa TP.Hồ Chí Minh Trường Đại học Bách Khoa đào tạo kỹ sư hệ chính qui 4,5 năm và đào tạo theo hệ tín chỉ. Tùy theo ngành nghề ở các Khoa, số tín chỉ cho khóa học có thể dao động đôi chút. Ví dụ: Ngành kỹ thuật chế tạo khoá 2002. Tổng số tín chỉ của khóa là 151 Tín chỉ Phân bố: - Các môn cơ bản 44 Tín chỉ - Các môn cơ sở 77 Tín chi - Các môn chuyên ngành 20 Tín chỉ (có 14 tín chỉ bắt buộc – 06 tín chỉ tự chọn) - Luận án tốt nghiệp 10 Tín chỉ Phương thức đào tạo theo hệ tín chỉ so với đào tạo theo đơn vị học trình có nhiều ưu điểm; tạo điều kiện cho sinh viên có thể học vượt, học theo thời khóa biểu của riêng mình, hoặc thuận tiện cho việc sinh viên có thể lấy được nhiều bằng kỹ sư về sau này. Tuy nhiên quá trình thực hiện nó cũng bộc lộ một số điều cần quan tâm như : việc gíup đỡ và hiểu biết lẫn nhau của sinh viên bị hạn chế , thời gian tự học của sinh viên chưa được thực hiện tốt, thư viện , giáo trình , sách tham khảo , phòng thí nghiệm , xưởng thực tập chưa đáp ứng v.v…Do vậy hiệu quả đào tạo chưa cao. CHƯƠNG II KỸ NĂNG GHI CHÉP I - Đặt vấn đề: Ghi chép là một bước tích cực của việc tiếp nhận thông tin. Có hai phương thức: + Ghi chép từ bài nói của một diễn giả. + Ghi chép từ các tài liệu, các bài viết, sách tham khảo. Đây là một công việc mang tính trí tuệ, thuộc về tinh thần, nhằm biên soạn một sản phẩm sẽ được sử dụng lại, xuất phát từ chất liệu (thông qua nói, viết, ý tưởng) ban đầu. Chất lượng của bài ghi chép phụ thuộc vào việc sử dụng nó có phù hợp những gì mà ta mong muốn hay không. Ghi chú: Đây là một công việc trí óc và không phải là việc cơ bắp. II - Ghi chép từ một bài nói: Mọi khó khăn trong khi nắm bắt và xác định ý tưởng trình bày là nó không để lại dấu vết của mình (lời nói gió bay). 1/ Những khó khăn 6
a/ Thời gian cần để nói và cần để viết khác nhau. Nói: trung bình 125 – 150 từ/phút Viết: 27 – 30 từ/phút hay có thể nhanh hơn chút ít tuỳ theo phương pháp và tốc độ của mỗi người. → Khi ghi cần thực hiện một sự lựa chọn (các ý chính). b/ Cần kết hợp nhiều hoạt động trí tuệ cùng một lúc Nghe. Hiểu. Phân tích. Chọn lựa. Ghi nhớ bằng việc ghi chép lại. c/ Không tồn tại các thủ thuật chung: Mỗi người có một cách ghi chép theo phương pháp riêng. 2/ Các bước chuẩn bị cần thiết cho việc ghi chép: a/ Chuẩn bị phương tiện vật chất: Bàn tựa, bút viết, viết màu, bút chì, compa, giấy, tập, sổ… b/ Chuẩn bị tinh thần: Đừng bao giờ nghĩ về điều gì khác hay lo ra (khi đó ý tưởng ghi chép sẽ rời rạc hay không sử dụng được). Phải có thái độ chăm chú lắng nghe (luôn chú ý và tập trung tư tưởng). Cần tham khảo trước tài liệu liên quan, nếu có biết trước thì sẽ dễ hiểu và theo dõi vấn đề thuận tiện hơn. Lưu ý các yếu tố cho phép xác định cấu trúc và bố cục của bài nói. Lời mở đầu. Các đoạn chuyển tiếp. Báo hiệu khối mở đầu và kết thúc một đoạn hay tiểu đoạn. Tổng hợp từng phần. Kết luận. c/ Tập luyện ghi chép: Phương pháp ghi nhận bằng hình ảnh là phương thức tốt nhất (làm sao ghi lại từ lời nói của diễn giả bằng các hình ảnh là tốt nhất). d/ Ghi chép như thế nào để đạt hiệu quả nhất: Ghi nhận tốt những gì không thể nhớ. Ví dụ: dữ liệu bằng số, các công thức, tên riêng, quy tắc. Ghi nhận những điều nghi ngờ và không hiểu. Trong trường hợp bạn không theo kịp, cứ tiếp tục theo dõi và gạch dưới những gì bạn cảm thấy hiểu nhầm và đánh dấu hỏi các câu này bên lề trang giấy, sau đó sẽ giải quyết vấn đề bằng cách hỏi các người nghe khác. Ghi chép tối đa các thông tin bằng chữ càng ít càng tốt. Dùng các chữ viết tắt và loại bỏ các phần thừa chỉ để giữ lại các từ ngữ có nghĩa. Bỏ cách ghi chép từng từ một. 7
Ta không thể ghi tất cả những gì mà diễn giả trình bày. Cần có một thái độ chủ động → tóm tắt và tổng hợp. Cần có khả năng tóm tắt “nóng” những vấn đề được nghe, theo kiểu ghi chép tốc ký. Muốn vậy cần một sự chú ý cao độ và phải có sự luyện tập tốt để ghi ngắn gọn và đủ ý. 3/ Biết thích ứng với diễn giả khác nhau: Ghi chép dễ hay khó là còn tuỳ thuộc vào khả năng của diễn giả và những quan tâm của diễn giả trong việc nắm bắt thông tin của người nghe. Những khả năng của diễn giả làm cho việc ghi chép được dễ dàng: Giọng nói lớn và rõ, có chuyển giọng lên xuống. Bài nói có dàn bài mạch lạc, sử dụng bảng biểu tốt. Ngôn ngữ rõ ràng, các từ mới được giải thích có hệ thống. Nếu diễn giả không có ba khả năng này thì phải : Lắng nghe một cách chăm chú nhiều hơn. Cố hiểu cho được lôgic bài được trình bày. Hãy chú ý vào tất cả các yếu tố của bài diễn văn có khả năng giúp ta hiểu rõ (thông báo đề tài, các đoạn chuyển mạch…). Ghi những từ không biết, với các dấu chấm hỏi ở lề và cố làm rõ những điều không hiểu sau khi kết thúc bằng cách tham khảo từ bạn bè hay những sách vở, tài liệu liên quan. 4/ Các yếu tố giúp cho việc ghi chép: Các chuẩn , giúp ta hiểu và ghi nhớ được dễ dàng hơn. a/ Cấu trúc của bài giảng: Cần nhận thấy những phần khác nhau trong bản ghi chép. Điều này càng dễ khi diễn giả báo trước dàn bài và viết nó lên bảng Tầm quan trọng của dạng này: Trong khi ghi chép người ghi có phong cách tích cực (phản xạ thuận lợi cho việc ghi nhớ). Lúc đọc lại, bài ghi thể hiện được sự rõ ràng của nó. b/ Các hình thức ngôn từ: Người trình bày có khuynh hướng nhờ đến một số kỹ thuật để nhấn mạnh các thông điệp của mình như: Lặp đi lặp lại, nói một cách dông dài: những điều muốn nói là quan trọng (nhấn mạnh). Người ghi cần gạch dưới hay làm dấu ký hiệu. Những ví dụ cụ thể, các minh hoạ, các giai thoại: người viết ghi như là tham khảo. Các từ ngữ nhằm thu hút sự chú ý như : cần lưu ý rằng , cần xác định chính xác là, … Nó chỉ ra rằng những điều tiếp theo là quan trọng, người viết cần ghi nhớ. c/ Các chữ then chốt và các từ hữu ích: Các chữ then chốt truyền đạt hay diễn tả những ý tưởng hay những thông tin quan trọng.Những từ hữu ích là các chuẩn, nó làm căn cứ cho các suy luận và là sườn của bài văn: nhập đề, chuyển mạch, nhắc lại, kết thúc. 8
Sau đây là danh sách chỉ dẫn các cụm từ : Đoạn mở đầu (nhập đề): thông báo rằng những gì được nói chỉ là một thoáng tư duy. + Các công thức vào đề: “chúng ta bắt đầu bởi”, “trước hết”, “trước hết điểm khởi đầu là”… + Từ đầu tiên trong một liệt kê: đầu tiên, một mặt, một bên là, điều nên biết đầu tiên là … + Chuẩn bị cho một phản biện: nó có thể là, tuy nhiên, nếu thật rằng… + Đưa minh chứng: ví dụ, chẳng hạn… + Báo trước điều gì: biết rằng, còn một điều là, tôi xin nói rõ rằng… Đoạn chuyển mạch là chỉ ra mối liên hệ giữa những gì đã nói trước đây và những gì sắp đề cập đến. Ví dụ: - Khi cần phải thêm vào, ta nói: và, kế đến, cũng vậy, thứ hai là, tiếp đến, mặt khác… - Khi cần nhấn mạnh: ngay cả, càng, hơn nữa, không chỉ … mà còn … - Khi cần nói về nguyên nhân (lý do): bởi vì, thật vậy. - Khi cần nói về hệ quả: vì thế mà, do đó … - Khi cần nói về sự nghịch lý: nhưng, trong khi mà, tuy nhiên, ngược lại. - Hoặc khi khẳng định cùng với sự thay đổi quan điểm: mặt khác, cũng như, vả lại Đoạn nhắc lại: nó nêu lên những gì đã được trình bày trước đây mà ta không muốn nhắc lại nhưng ta khẳng định và ta có thể nói: như thế, từ đó, do đó, đó chỉ là một khởi điểm … Đoạn kết thúc: biểu thị kết thúc của một sự triển khai, chấm dứt của một liệt kê, kết luận: sau cùng, tóm lại, để kết luận, thật ra … 5/ Biết cách khai thác các điều đã ghi chép: Ngay tối đầu tiên cần phải xem lại các điều đã ghi chép để hồi tưởng chúng, làm sáng tỏ chúng, bổ sung đầy đủ chúng, làm rõ các điểm chủ yếu. Bài nghe còn nóng hổi trong trí nhớ giúp ta bổ khuyết những thiếu sót và tạo nên các liên hệ logic. Nếu không làm thế các điều ghi chép có nguy cơ không đọc được và không hiểu khi ta bắt đầu cần đến nó. III- Ghi chép từ các văn bản (các bài viết): 1. Thuận lợi và khó khăn: a/ Thuận lợi: - Đọc tài liệu dễ tiếp nhận hơn khi nghe người khác trình bầy nhanh để ghi chép và tóm tắt. - Có nhiềi tài liệu tham khảo và chọn lựa. b/ Khó khăn: - Tốn nhiều thời gian để đọc các tài liệu. + Đôi khi tham lam viết quá dài. + Đôi lúc tìm chưa hết hoặc chưa đủ tài liệu cần thiết để tham khảo. 9
+ Khi nghe báo cáo thì diễn giả đã định hướng và xác định các vấn đề cần truyền đạt. 2. Các hình thức ghi chép: Có hai hình thức ghi chép: Ghi chép để chuẩn bị cho một bài nói : bài tổng kết , bài báo cáo trước hội nghị, bài bảo vệ dự án,bài giảng cho một buổi học v.v… Ghi chép để hình thành một văn bản một tài liệu , dự án,một tác phẩm,một công trình một nghị quyết, văn kiện, giáo trình hoặc thuyết minh luận án v.v … Lời khuyên: Chọn lựa thông tin dự trù sẽ trình bày trước độc giả hay cử toạ: những thông tin mà họ không biết hay cần biết sẽ giới thiệu trong bài trình bày của mình. Dù tài liệu dùng để nói hay viết yêu cầu phải : Rõ ràng - mạch lạc – dễ đọc – sử dụng nhanh chóng. 3. Kỹ thuật ghi chép a/ Chuẩn bị phương tiện. - Giấy viết , bút , thước v.v… - Bàn ghế . - Các tài liệu cần thiết - Tinh thần tập trung Chú ý : Khi ghi chép mỗi thông tin để riêng một trang giấy để quá trình viết không bị xáo trộn các ý tưởng. b) Những yếu tố quan trọng cần ghi chép. - Ghi chép cho bài nói : + Không cần phải viết thành bài để đọc mà viết ý chính + Cần phải chọn những vấn đề người ta chưa biết hoặc không biết mà người ta muốn tiếp nhận. + Xây dựng một dàn bài rõ ràng và lôgic. + Viết ngắn gọn dễ đọc ( kiểu tốc ký , gạch đầu dòng ). + Xắp xếp thứ tự cho dễ nhìn , dễ hiểu theo chủ đề đặc biệt các phần sẽ được minh hoạ bằng hình ảnh hay đèn chiếu. + Viết trên giấy một mặt rộng rãi , + Các dữ liệu không thể nhớ được (như số liệu, hình ảnh, đường biểu diễn, sơ đồ) nên được ghi chú một cách có hệ thống. Nó có thể được chép lại trên những tài liệu riêng biệt, được sắp xếp theo thứ tự sao cho dễ trông thấy (trong trường sử dụng giấy trong, đèn chiếu). + Khoảng không gian sử dụng của bài viết phải hợp lý: + Sử dụng gạch dưới và kiểu in hoa (nếu cần). + Chọn các điểm quan trọng mà mục tiêu yêu cầu. Ví dụ : Vấn đề MA TUÝ bao gồm : tác hại , lợi nhuận , tình hình buôn lậu , chế biến , tình hình cai nghiện v.v… 10
- Ghi chép để làm tư liệu (một báo cáo hay một công trình, một dự án hay một bài giảng …) phải tóm tắt hay viết những điểm chính theo mục tiêu đã đề ra và tạo thành một bài hoàn chỉnh. + Chuẩn bị một dàn bài đầy đủ và logic ,lấy tư liệu từ các tài liệu đã đọc theo nội dung và mục tiêu , yêu cầu :Các số liệu,dữ liệu,công thức , bảng biểuv.v.. + Chọn ý chính và quan trọng trong tài liệu theo mục tiêu của bài viết,trong các tài liệu có nhiều vấn đề tuỳ theo mục tiêu và chủ đề mà người viết cần, thì phải đi sâu và trích ra. + Viết thành các chương mục theo dàn bài đã có :từ đó hình thành các văn bản mạch lạc , câu văn hoàn chỉnh, chú ý tránh các lỗi chính tả , viết hoa lung tung , dấu chấm , dấu phẩy ,chấm xuống dòng v.v… không đúng, viết rõ ràng không viết ẩu viết tắt khó đọc. - Người viết cần phải biết trước nội dung tài liệu để ghi chép do vậy cần phải : + Với bài văn ngắn : đọc toàn bài văn . + Tài liệu dài : đọc lời nói đầu , lời giới thiệu tóm tắt , đọc một vài chương quan trọng , đọc kết luận của tài liệu…dựa vào mục tiêu đặt ra để tìm nội dung đáp ứng theo yêu cầu của bài viết và tiến hành tóm tắt đưa vào bài việt theo từng đoạn. Ví dụ : * Ghi chép với chủ đề nhân đạo trong tác phẩm “ Những Người Khốn Khổ “của nhà đại văn hào Pháp VICHTOHUYGO * Ghi chép với chủ đề tình yêu và tính cách người cộng sản PAVEN CÔSGHIN trong “Thép Đã Tôi Thế Đấy” của nhà văn NICÔLAI ÔSTÔTSKI. * Vấn đề ma tuý có nhiều lĩnh vực cần đề cập một trong vài nội dung của chủ đề như : lợi nhuận , tác dụng , tác hại , quá trình cai nghiện v.v… - Khi đọc : cũng trích từng phần theo dàn bài + Từ đoạn nhập đề . + Đoạn giới thiệu + Đoạn chuyển mạch . + Đoạn kết luận. Cần chú ý các câu then chốt , các chữ hữu ích. Chọn các ý tưởng cơ bản của đoạn văn cần tóm tắt các đoạn quan trọng : trích từ văn bản nghị quyết , nghị định , chỉ thị v.v… Các yêu cầu thực tế cho bài viết. + Các văn bản và tài liệu soạn ra phải phù hợp với yêu cầu hoàn cảnh thực tế (nếu là các giải pháp , các nghị quyết , các nghị định , chỉ thị v.v…) + Trong văn bản phải ghi rõ các tài liệu tham khảo , trích dẫn từ đâu , trong sách nào , trang nào ( như các số liệu , công thức , các định lý , định luật , các câu nói nổi tiếng v.v…) 11
+ Ghi nhận tình huống và môi trường của vấn đề được đề cập khi tài liệu được tóm tắt. + Các phiếu thông tin đừng để lẫn lộn các ý tưởng với nhau mà cần để riêng mỗi ý tưởng một phiếu. + Các tư liệu đôi khi không cần chép ra, lúc tham khảo cần ghi nhận trang , tên tài liệu v.v…Khi nào viết thành văn bản lúc đó ta lật lại các tài liệu đó để sử dụng. + Ta có thể ghi chú bên lề văn bản bài viết để tiện tra cứu khi cần. IV- Thực hiện báo cáo (Tiểu luận, Luận văn tốt nghiệp, Bài phát biểu …) 1/ Phải xây dựng đề cương, mục lục rõ ràng: Lời nói đầu: Đặt vấn đề cần phải giải quyết. Lời giới thiệu. Các phần cần được giải quyết ( Các chương của báo cáo ) Kết luận: Vấn đề đặt ra đã được giải quyết kết quả đưa vào sử dụng, lời khuyên và những giải pháp tiếp theo (nếu có) Tài liệu tham khảo: + Tên tác giả + Năm xuất bản + Số series xuất bản (nếu có) + Ghi theo thứ tự vần Mục lục 2/ Những điều yêu cầu thực hiện trong báo cáo (hoặc thuyết minh): Phải viết chữ rõ ràng, cẩn thận, không được viết tắt, viết ẩu làm người khác không đọc được hoặc không hiểu; chữ không được viết hoa lung tung, khô ng được tẩy xóa tùy tiện. Câu văn gọn, không dài lê thê. Các đề mục, chương phải rõ ràng nhằm chia các khối lượng công việc rành mạch. Việc chia các phần trong các chương cần thống nhất từ đầu đến cuối. I, 1,2,3 … a,b,c Ví dụ: Chương I II,1,2,3 … a,b,c III,1,2,3 … a,b,c Các chương II, chương III … cũng tương tự như trên. Các công thức, hình vẽ phải đánh số thứ tự, có thể đánh số từ 1 đến 100 … ngay từ đầu bài viết, có thể đánh số của công thức hoặc số của hình theo từng chương. Mục đích là để dễ theo dõi và gọi chúng lại ở các phần sau. Các hình vẽ cần phải có chú giải tên hình rõ ràng. Các hình vẽ và công thức không phải của mình sáng tác thì cần phải làm các ký hiệu tham khảo [...]. Ví dụ: Công thức (5) hay hình (6) có thêm [1] & [2] ý nói lấy từ tài liệu tham khảo 1 và 2 ghi ở phần cuối báo cáo trong mục tài liệu tham khảo. Tóm lại: Các phần trích dẫn kể cả lời nói cần phải ghi rõ ràng, đầy đủ. 12
CHƯƠNG III KỸ NĂNG ĐỐI THOẠI I - Đặt vấn đề: Tại sao phải nghiên cứu đối thoại Đối thoại là gì? Trong mọi tổ chức, thực hiện đều đặn các buổi đối thoại là một cách hữu hiệu để luân chuyển thông tin và giải quyết vấn đề, không có sự trao đổi trực tiếp, hệ thống sẽ nhanh chóng đi đến chỗ bế tắc. Đối thoại còn giúp giải quyết nhu cầu của con người, vì sự thất vọng bực bội tích tụ hàng ngày sẽ dần dần tạo thành một sự khó chịu căng thẳng sẵn sàng bùng nổ bất cứ lúc nào. Một tình huống được hình thành dựa trên những hành động liên tiếp chủ yếu bằng lời nói giữa hai cá nhân nhờ vào tiếp xúc trực tiếp và với một mục tiêu đã được ít nhất là một trong hai người đề xướng từ trước – đó là đối thoại. II – Các kiểu đối thoại chính: 1/ Theo mục tiêu: a/ Điều tra: yêu cầu ai cung cấp thông tin. Đối thoại tìm thông tin từ cấp thấp nhất lên cấp cao nhất. b/ Thông báo: cung cấp thông tin hay giải thích cho ai (theo yêu cầu của họ hay do ta thấy điều đó là cần thiết). Thông tin từ cấp cao nhất xuống cấp thấp nhất. c/ Động viên: thúc đẩy ai làm một việc gì, làm cho họ thay đổi cách làm việc, thay đổi thái độ làm việc. d/ Lựa chọn, đánh giá, định hướng. e/ Giải quyết vấn đề với một người nào đó. 2/ Theo vai trò của người tham gia trong cuộc đối thoại a/ Đối thoại tập trung vào vấn đề do người khởi xướng cuộc đối thoại đề ra. b/ Đối thoại tập trung vào vấn đề riêng của một thành viên trong cuộc đối thoại còn gọi là đối thoại cố vấn. Đây là trường hợp một hay nhiều người tìm đến một người khác để xin lời khuyên giải quyết tình huống khó xử của mình. c/ Đối thoại tập trung vào vấn đề liên quan đến cả hai bên đối tác và nhiều đối tác. Đây là trường hợp xảy ra thường xuyên nhất trong một xí nghiệp, ví dụ như: Hai kỹ thuật viên của hai bộ phận khác nhau phải cùng giải quyết một vấn đề. Trường hợp điển hình của quan hệ C.Ư. – K.H. quan hệ cung ứng – khách hành trong khuôn khổ của một dự án chất lượng toàn bộ. 1. Theo kỹ thuật sử dụng: a/ Đối thoại dẫn dắt: Người phỏng vấn là người dẫn dắt cuộc đối thoại và yêu cầu người được phỏng vấn trả lời một loạt các vấn đề trong bảng câu hỏi đã được thiết lập sẵn. Ví dụ : Bảng câu hỏi thăm dò … b/ Đối thoại bán dẫn dắt: 13
Các vấn đề cần trao đổi được xác định trước, duy chỉ có thứ tự và cách thức đặt câu hỏi là tự do. Khi thấy đối tượng đi lạc đề thì người phỏng vấn sẽ là người kéo họ trở lại vấn đề chính ở mổi vấn đề cần trao đổi, chính câu trả lời của đối tượng thông thường sẽ gợi ý cho câu hỏi kế tiếp của người phỏng vấn. c/ Đối thoại không dẫn dắt: Người phỏng vấn đưa ra vấn đề rồi sau đó nghe đối tượng trình bày. Nhười phỏng vấn cần thể hiện sự thông cảm, đồng tình, đặc biệt là thái độ của mình, người phỏng vấn trở thành thính giả nhằm tạo sự thoải mái cho người nói. Thỉnh thoảng, người phỏng vấn cần diễn đạt lại một vài ý của người trình bày nhằm khuyến khích họ đi sâu hơn vào vấn đề. Đây là kiểu đối thoại phù hợp trong tình huống giúp đỡ hoặc khuyên người nào đó. Cần luyện tập nhiều các kiểu đối thoại kể trên. III - Can thiệp của người phỏng vấn: 1. Câu hỏi: a/ Câu hỏi trực tiếp: Sử dụng để bắt đầu cuộc đối thoại. Trên nguyên tắc, sử dụng lại mỗi khi đề cập đến một đề tài mới. b/ Câu hỏi truyền: Thường được sử dụng trong đối thoại kiểu bán dẫn dắt. Nó dựa trên những điều người được phỏng vấn vừa nói để tiếp tục phát triển, chi tiết hóa và đào sâu thêm vấn đề. Ví dụ : Anh nghe được qua ….? Trên quan điểm nào ….? Như thế nào ….? Anh có giải thích thêm về …….. được không ? 2. Trình bày lại: Đây là kỹ thuật chính được dùng trong mọi tình huống giao tiếp, đặc biệt là trong các buổi trao đổi, hội họp. Nó giúp ta thấy được sự chú ý lắng nghe và ý muốn tìm hiểu của người nghe. Nó khiến người nói có trách nhiệm về những điều mình nói, đồng thời khuyến khích họ đi sâu hơn vào vấn đề. Nó còn giúp hai bên không bị mất thời gian vì những hiểu lầm đáng tiếc. a/ Định nghĩa Trình bày lại, là ngắt lời người nói tại một thời điểm để nghe tóm tắt lại những điều họ hiểu về nội dung mà người nói vừa trình bày và sau đó lại để cho người nói trình bày tiếp. b/ Ba mức độ trình bày lại : Trình bày lại một cách đơn giản : + Là dạng tổng hợp lại những điểm chính vừa được nghe trình bày, tùy theo cách hiểu riêng của người nghe : “Ông vừa bảo rằng ” “Nếu tôi không nhầm …” 14
+ Giúp kiểm chứng và bày tỏ với người nói về mức độ hiểu của người nghe về những gì mà người nói muốn truyền đạt: phát hiện được những điều đã hiểu nhầm, hiểu sai. + Người trình bày lại không dùng cách này để khẳng định địa vị, quan điểm hay đánh giá của mình. Trình bày lại có diễn giải: + Làm nổi bật một điểm then chốt chưa được trình bày rõ ràng hay tổng hợp toàn bộ các đề nghị. + Người trình bày lại làm sáng tỏ bài phát biểu của người nói bằng cách diễn giải hay thay đổi một chút ít nội dung vừa được nghe. Trình bày lại theo kiểu ngược lại: + Tổng hợp một cách nghịch lý, thậm chí trái với điều thường nghe (được nghe một cách đúng đắn). + Có thể làm nổi bật điểm chính dễ gây tranh luận. Lưu y: Kiểu này có thể kéo theo một số khó khăn về mặt quan hệ về sau. IV/ Thái độ của người phỏng vấn (người hướng dẫn đối thoại). Thường được biểu hiện qua: Lời nói: các từ, giọng nói. Tư thế, cách nhìn … Ta có thể chia làm hai kiểu thái độ: Kiểu thái độ chung: người điều hành đối thoại dẫn dắt cuộc đối thoại theo mục đích đã định của mình và thường phụ thuộc vào tính cách của anh ta. Kiểu thái độ từng phần: do người dẫn dắt đối thoại can thiệp theo các giai đoạn trong suốt quá trình đối thoại, tuỳ thuộc từ các phản ứng của người được đối thoại. 1. Các kiểu thái độ chung: a/ Thái độ chuyên quyền, độc đoán: Đây là thái độ ảnh hưởng từ bên ngoài và một cách trực tiếp đến người khác nhằm áp đặt ý muốn hay quan niệm của mình. Có thể phân thành hai dạng: Thái độ chuyên chế: Người chuyên chế luôn tìm cách áp đặt ý kiến, quyết định, quyền hạn của mình lên người khác mà không cần quan tâm đến phản ứng của họ, kiểu này sử dụng việc răn đe, hăm doạ là chính. Thái độ gia trưởng: Người có thái độ gia trưởng: + Luôn tìm cách ảnh hưởng lên người khác theo kiểu “vì muốn tốt cho anh”, hay quan tâm theo kiểu “của một người cha tốt trong gia đình”. + Mong muốn khống chế người khác nhưng lại muốn được người khác thương yêu. b/ Thái độ thủ đoạn: 15
Nhằm ảnh hưởng lên người khác một cách gián tiếp và nhằm vào sự không hiểu biết của họ, theo cách lôi kéo hay giật dây. c/ Thái độ trung lập: Đây là thái độ kiểu không dẫn dắt. Nó nhằm đặt người khác vào tình thế phải tự mình đi đến quyết định sau khi đã cùng phân tích kỹ lưỡng vấn đề vướng mắc của họ. d/ Thái độ hợp tác: Luôn giúp đỡ người khác đưa ra quyết định bằng cách cùng nhau tìm kiếm giải pháp. Đây là kiểu giao tiếp tương hỗ , ở đây không có sự áp đặt. 2. Các kiểu thái độ diễn tiến: Nó thể hiện theo các giai đoạn khác nhau của buổi đối thoại và trong khuôn khổ của một kiểu thái độ chung, ví dụ: một người trình bày vấn đề của họ như sau: “Tôi chẳng còn thích thú gì công việc này nữa. Nó quá ư đơn điệu, tôi chỉ làm theo trách nhiệm không hơn không kém, tôi muốn thay đổi công việc, thậm chí chuyển sang xí nghiệp khác, bởi vì nơi làm mới có thể tạo cho tôi động lực mới … tóm lại, tôi hy vọng như thế”. Bây giờ chúng ta hãy tưởng tượng những thái độ có thể xảy ra trong trường hợp này. a/ Thái độ ra lệnh hay quyết đoán: Nhằm chỉ cho người khác những gì họ phải làm hay không được làm: “Anh phải thay đổi nơi làm !” “Anh phải xin đổi sang bộ phận khác !” b/ Thái độ lẩn tránh: Nhằm trốn tránh đáp ứng những yêu cầu của người khác bằng cách đưa ra những quan điểm chung chung hay tìm cách kết thúc buổi trao đổi: “Anh cứ yên tâm đi, rồi mọi việc sẽ qua thôi” “Sau một tháng nghỉ hè, anh sẽ thấy đỡ ngay mà” “Xin lỗi, tôi có buổi họp quan trọng”. c/ Thái độ mê hoặc dụ dỗ: Nó chủ yếu dựa trên các phương pháp mị dân cốt làm cho người khác hiểu rằng họ đang có may mắn được nói chuyện với một người thông minh và thú vị: “Bạn phân tích sự việc thật là tinh tế, tuyệt vời !” d/ Thái độ đánh giá: Nó nhằm đánh giá những gì vừa được nói: “S!” “Thật là một tình huống khó chịu” “Anh chán nản mau thế” “Anh thật can đảm khi cố tiếp tục công việc trong những điều kiện như thế này!” e/ Thái độ thăm dò: Nó nhằm thu thập thông tin: Về sự việc. Về các quan điểm: 16
“Thế bây giờ anh thích làm loại công việc gì”. ”Anh cảm thấy chán công việc mình làm từ khi nào vậy” . f/ Thái độ diễn giải: Người phỏng vấn diễn giải lại ý tưởng do người khác vừa trình bày và cố gắng làm nổi bật những nguyên nhân sâu xa: “Tôi cho rằng chính sự mệt mỏi trong công việc đã dẫn đến những bực bội, khó chịu trong con người anh, nói sâu xa hơn là nó ảnh hưởng đến toàn bộ cuộc sống của anh”. g/ Thái độ đề xuất hay khuyên bảo: Nó cũng giống thái độ trên, nhưng diễn ra một cách kín đáo hơn, nhẹ nhàng hơn: “Anh đã nghĩ đến việc xin chuyển sang bộ phận khác chưa?” “Sao không bắt đầu bằng việc tìm hiểu nguyên nhân về sự bực bội của bạn có hơn không”. h/ Thái độ giúp đỡ hay hỗ trợ: Nó nhằm trấn an người khác, giúp đỡ họ về mặt tâm lý: “Anh có muốn chúng ta bàn thêm về điều đó nữa không”. “Vấn đề của anh thật khó, nhưng không sao chúng ta sẽ cùng xem xét nó rõ ràng hơn và sẽ tìm ra giải pháp thôi”. “Anh có muốn tôi giới thiệu anh với một người bạn là chuyên gia đánh giá năng lực hay không”. “Anh chẳng phải là người duy nhất gặp rắc rối kiểu này khi làm cùng một công việc trong vài năm đâu, chúng tôi biết hết mọi kiểu khủng hoảng như thế này …”. i/ Thái độ thông cảm: Đây không phải là thái độ thông cảm theo nghĩa đạo đức mà là theo nghĩa trí tuệ : người phỏng vấn khiến cho người khác hiểu rằng họ đã thấu hiểu, rằng họ đang hiện diện. Họ trở thành tấm gương của người đối thoại khi họ trình bày lại một cách khách quan nhữngđiều được nghe : “bạn thấy công việc của mình nhàm chán, bạn không còn thích thú với nó nữa. Bạn nghĩ rằng ở một vị trí khác hay trong một xí nghiệp khác sẽ tạo cho bạn một động lực mới” Thái độ này giúp cuộc đối thoại tiến triển. V- Chuẩn bị một cuộc đối thoại : Đối thoại sẽ càng có hiệu quả khi mà hai người đối thoại có chuẩn bị trước. 1/ Đề tài: Về vấn đề gì? Việc trình bày đề tài có rõ ràng chưa? Làm thế nào trình bày một cách chính xác đề tài? Người đối tác đã có trước những thông tin nào về đề tài?. 2/ Bối cảnh : Đề tài hôm nay được đề cập đến trong hoàn cảnh nào? Ai (những ai) sẽ là người đối thoại với ta? Họ có quyền quyết định không ? 17
Liệu họ có nắm được bối cảnh không? 3/ Mục tiêu : Mục tiêu của ta trong đối thoại này là gì? + Đối thoại quan tâm đền công việc, nghiệp vụ + Đối thoại quan tâm đến vấn đề xã giao, tìm hiểu điều tra … Làm sao nêu bật các kết quả đạt được . 4/ Các thông tin, lập luận cho đề tài: Tùy theo mục tiêu đề ra, những thông tin nào cần chú trọng để đưa ra? Cần tìm hiểu và hiểu rõ đối tác - Ưu tiên cho những ví dụ cụ thể nào? - Phải tập hợp những tài liệu nào? - Ta sẽ gặp những trở lực nào hay chống đối nào trong buổi đối thoại? Những lập luận nào sẽ chống lại ta? Ta cần chuẩn bị phản biện nào và làm thề nào để trình bày chúng? 5/ Kế hoạch và trình tự đối thoại: Ta đề ra kế hoạch để chuẩn bị cuộc đối thoại ra sao? - Trình tự các phần lần lượt sẽ trình bày ra sao? Cái nào phải nói trước. Cái nào phải nói sau? • Những người đi đàm phán, các ứng cử viên hay các thí sinh đi dự phỏng vấn tìm việc làm nào mà không sử dụng 5 bước chuẩn bị cơ bản này thì khả năng thành công sẽ bị hạn chế . VI- Đối thoại qua điện thoại: Điện thoại đã trở thành một phương tiện giao tiếp rất phổ biến và thông dụng tuy nhiên nhiều người vẫn bị “khớp” khi phải sử dụng thiết bị này. 1. Những khó khăn đặc thù trong đối thoại qua điện thoại : Phải kể đến thời gian, chi phí. Cần phải trình bày một cách rõ ràng, cụ thể và chính xác. Không nhìn thấy người giao tiếp. Tất cả những gì không liên quan đến lời nói đều không trông thấy. Ta không thể “thấy” đựợc phản ứng của nhau. Ta luôn băn khoăn : không biết người kia có hiểu không? Có đồng ý không? Có phản đối không? Có bị đụng chạm không? … Việc mô tả bị hạn chế. Người đối thoại không thể cảm nhận bằng các giác quan của mình : sờ mó, nếm, nhìn … Do đó cần diễn đạt bằng ngôn ngữ giàu chất tượng hình. 2. Những con số gây kinh ngạc : 58% các lần chờ chuyển máy có thời gian trên 3 phút. 82% những người gọi đến không tự giới thiệu (không cho biết tên, cơ quan mà dọ đang làm việc) 39% nhấc máy sau 2 phút chuông reo 77% không ghi nhận lại những thông tin do người đối thoại cung cấp. 3. Làm thế nào để có được sự tiếp xúc : a/ Chuẩn bị về thể lực : Hít thở sâu để giữ bình tĩnh 18
Mỉm cười : để tạo giọng nói vui vẻ và tạo bầu không khí nhiệt tình. b/ Tự giới thiệu : Bắt đầu lời chào. Giới thiệu tên, họ một cách rõ ràng rành mạch : điều này rất quan trọng, bởi vì người đối thoại biết được mình đang nói chuyện với ai và có cảm giác an tâm. c/ Trình bày lý do của cuộc gọi : Đi thẳng vào vấn đề sẽ giúp ta tiết kiệm thời gian, xác định được đối tượng tạo sự quan tâm, chú ý của người nghe. 4. Duy trì sự chú ý : a/ Nêu một vài quan điểm chung mang ý nghĩa tích cực trong quá khứ . Điều này sẽ đánh thức những kỷ niệm tốt đẹp và làm cho người đối thoại tự nhiên hơn. Cuộc đối thoại vì thế mà tiến triển tốt hơn. b/ Tìm một điểm chung mang ý nghĩa tích cực Điều này tạo mối dây liên hệ. Người đối thoại sẽ tích cực hơn khi tiếp tục lắng nghe ta trình bày. c/ Tìm cách diễn đạt mang tính động viên, khích lệ hành động : Nhằm mục đích nhận được những câu trả lời tích cực Nhằm khuyến khích tìm ra giải pháp. d/ Nói những điều mà người đối thoại quan tâm : Nhấn mạnh đến những điều sẽ đáp ứng được những mong mỏi của người đối thoại và động viên, khuyến khích họ. e/ Đặt câu hỏi : Bằng cách đưa ra nhiều dạng câu hỏi đóng và mở xen kẽ nhau. Bằng cách yêu cầu nói rõ hơn. Bằng cách phân biệt giữa sự việc và quan điểm. f/ Trình bày lại : Như ta đã biết, việc trình bày lại đóng vai trò chủ đạo trong mọi cuộc đối thoại, đặc biệt là đối thoại qua điện thoại. Nó giúp người đối thoại biết được người nghe đã hiểu (hoặc chưa hiểu), giúp khuyến khích cuộc đối thoại tiếp điễn, nhất là khi cuộc đối thoại đang bị bế tắc tại một câu hỏi dạng truyền. Trình bày lại chính là cách giúp cho ta nghe lại một cách rõ ràng hơn và là cách chứng tỏ thái độ cởi mở của mình. 5. Kết thúc cuộc đối thoại qua điện thoại : a/ Phát biểu tóm tắt nội dung : Giúp mỗi bên đối thoại kiểm tra xem người kia đã hiểu rõ quan điểm của mình chưa. b/ Đưa ra một giải pháp : Để người đối thoại biết rằng vấn đề của mình đã giải quuyết xong hay chỉ được một phần. c/ Xác định thỏa thuận mối quan hệ : Ta không nên cúp máy trước khi xác lập được những bước tiếp theo của mối quan hệ (ai làm việc gì?) và ai sẽ là người khởi xướng những bước tiếp theo (ai sẽ khởi xướng lại mối quan hệ và trong thời hạn bao lâu?). 19
6. Một vài lời khuyên để một cuộc đối thoại qua điện thoại có hiệu quả : a/ Tư thế: Ngồi thẳng lưng, hay hơi nghiêng về phía sau để hít thở sâu hơn. Hít thở đều trong khi nói để tránh việc hít mạnh gây tiếng động lớn khi cảm thấy hụt hơi. b/ Tiếng nói: Am lượng: + Cần phải nói tự nhiên xem người đối thoại như không có, cần tránh la lớn và làm người nghe sợ hãi. + Cần thay đổi âm lượng lời nói : nói lớn hơn nhẳm đánh thức và gây ấn tượng nói nhỏ lại làm an tâm người nghe hoặc nói giọng nhẹ nhàng như đang tâm sự. Cách phát âm: Phải phát âm rõ ràng, bằng cách phát âm rõ các vần, bởi vì khi nói người đối thoại không nhìn thấy môi bạn chuyển động : kiểu “Nói lúng búng trong miệng” chắc chắn sẽ dẫn bạn đến thất bại. Dung lượng: + Đừng nói quá nhanh : không hơn 140 từ / phút. Cần có thời gian nghỉ, dừng câu. + Nên nói thay đổi tốc độ nhằm duy trì sự chú ý. Khi muốn giải thích hay an ủi, cần nói chậm lại. Ngược lại, tăng tốc độ (nhưng đừng nhanh quá) khi muốn thuyết phục hay gây ấn tượng với người đối thoại. Giọng: Giọng nói cần phản ánh tâm trạng của người trình bày. Đặc biệt cần diễn đạt một cách trung thực và gây thiện cảm. c/ Dạng câu hỏi sử dụng: Dùng câu ngắn gọn nếu muốn người khác hiểu và ta hít thở được dễ dàng. Đừng ngắt lời người đang nói. Tránh tối đa các từ trừu tượng, tối nghĩa. Dùng từ ngôi thứ nhất : Tôi. VII- Kết thúc buổi đối thoại: Từ đầu chúng ta đã biết rằng đối thoại là một phương tiện cho cả hai phía hay ít nhất là một phía đạt đến mục tiêu đã được đặt ra trước. Cuối buổi tranh luận, trước khi chia tay, cần tóm tắt nội dung, để xác nhận mục tiêu đã đạt được, hoặc con đường dẫn đến mục tiêu cần đạt. Đối với mọi hình thức đối thoại ta đặc biệt lưu ý đến : Cách trình bày lại những điểm chính đã thảo luận và trình bày lại kết quả của cuộc đối thoại. Xác định rõ tình trạng vấn đề vào cuối buổi đối thoại, vấn đề còn tồn tại không? 20