Khai thác s d ng tài li u l u tr đi n tử ụ ệ ư ữ ệ ử
TS. Nguy n L Nhungễ ệ
Có th th y r ng, công tác khai thác, s d ng tài li u là công tác t ch c toàn bể ấ ằ ử ụ ệ ổ ứ ộ
nh ng công vi c liên quan đ n vi c đáp ng m t cách k p th i, đ y đ , chínhữ ệ ế ệ ứ ộ ị ờ ầ ủ
xác các nhu c u v s d ng tài li u l u tr c a các c quan, cá nhân.ầ ề ử ụ ệ ư ữ ủ ơ
Công tác khai thác là ph n vi c cu i cùng c a công tác l u tr , ph n ánh k tầ ệ ố ủ ư ữ ả ế
qu c a các khâu nghi p v l u tr nh : thu th p, ch nh lý, đánh giá, b o qu n,ả ủ ệ ụ ư ữ ư ậ ỉ ả ả
th ng kê, xây d ng c s d li u,...ố ự ơ ở ữ ệ
M c đích c a công tác khai thác, s d ng tài li u là cung c p tài li u ph c vụ ủ ử ụ ệ ấ ệ ụ ụ
công tác lãnh đ o, ch đ o c a c quan qu n lý nhà n c có th m quy n đạ ỉ ạ ủ ơ ả ướ ẩ ề ể
nghiên c u, tham kh o đ ra các quy t đ nh qu n lý, vi t báo cáo, xây d ng kứ ả ề ế ị ả ế ự ế
ho ch công tác,...; cung c p tài li u cho vi c nghiên c u t ng h p, rút kinhạ ấ ệ ệ ứ ổ ợ
nghi m công tác; cung c p ngu n t li u chính xác đ nghiên c u l ch s , l chệ ấ ồ ư ệ ể ứ ị ử ị
s cách m ng, l ch s ho t đ ng c a các c p, các ngành.ử ạ ị ử ạ ộ ủ ấ
V i s phát tri n c a khoa h c công ngh , đ c bi t là công ngh thông tin vàớ ự ể ủ ọ ệ ặ ệ ệ
nhu c u ng d ng công ngh thông tin trong th c ti n đã s n sinh ra m t lo iầ ứ ụ ệ ự ễ ả ộ ạ
hình tài li u m i. Đó là tài li u đi n t . N i dung thông tin mà tài li u đi n tệ ớ ệ ệ ử ộ ệ ệ ử
ph n ánh r t đa d ng và phong phú nh chính ho t đ ng đa d ng và phong phúả ấ ạ ư ạ ộ ạ
c a các c quan, t ch c nhà n c. Cũng gi ng nh tài li u ghi trên ch t li uủ ơ ổ ứ ướ ố ư ệ ấ ệ
gi y, tài li u đi n t ch a đ ng thông tin r t đa d ng nh thông tin v ho tấ ệ ệ ử ứ ự ấ ạ ư ề ạ
đ ng qu n lý Nhà n c, thông tin v ho t đ ng nghiên c u, thông tin v ho tộ ả ướ ề ạ ộ ứ ề ạ
đ ng s n xu t, ho t đ ng kinh doanh... Tuy nhiên, khác v i tài li u truy n th ngộ ả ấ ạ ộ ớ ệ ề ố
là thông tin đ c ghi trên gi y và đ c đ c b ng m t th ng thì đ i v i tài li uượ ấ ọ ượ ằ ắ ườ ố ớ ệ
đi n t , thông tin đ c ghi trên c ng, đĩa m m, băng t , đĩa CD, thi t b l uệ ử ượ ổ ứ ề ừ ế ị ư
tr ... và ch có th khai thác, s d ng đ c thông qua máy tính có ch a ph nữ ỉ ể ử ụ ượ ứ ầ
m m t ng thích. ề ươ
Cùng v i s phát tri n c a công ngh thông tin, nhu c u ti p c n, khai thác, sớ ự ể ủ ệ ầ ế ậ ử
d ng tài li u đi n t ngày càng tăng. Đ có th đ a ra đ c nh ng ý ki n banụ ệ ệ ử ể ể ư ượ ữ ế
đ u v các nguyên t c khai thác, s d ng tài li u đi n t , bài vi t c a chúng tôiầ ề ắ ử ụ ệ ệ ử ế ủ
xin cung c p m t s thông tin v kh năng và ph ng pháp chung đ b o đ mấ ộ ố ề ả ươ ể ả ả
cho vi c ti p c n khai thác nh ng tài li u đi n t cũng nh nh ng nguyên t cệ ế ậ ữ ệ ệ ử ư ữ ắ
ti p c n khai thác d ng tài li u đ c thù này.ế ậ ạ ệ ặ
Th c hi n quá trình khai thác, s d ng tài li u l u tr đi n t bao g m c haiự ệ ử ụ ệ ư ữ ệ ử ồ ả
phía cung và c u. Tài li u l u tr t o nên ph n ầ ệ ư ữ ạ ầ cung còn các yêu c u ti p c nầ ế ậ
khai thác tài li u là ph n ệ ầ c uầ. Công ngh máy tính chính là ph ng ti n đ cungệ ươ ệ ể
c p tài li u cho nh ng ng i có yêu c u khai thác s d ng tài li u. ấ ệ ữ ườ ầ ử ụ ệ
Phía cung c a ch c năng ti p c n khai thác tài li u có tính ch t xác đ nh và củ ứ ế ậ ệ ấ ị ố
đ nh. Tài li u l u tr ph i đ c gi l i nguyên tr ng nh nó đ c s n sinh raị ệ ư ữ ả ượ ữ ạ ạ ư ượ ả
trong quá trình ho t đ ng c a c quan, t ch c hay cá nhân và giá tr c a chúngạ ộ ủ ơ ổ ứ ị ủ
đ c c quan l u tr l a ch n, đánh giá. Vi c cung c p b gi i h n b i nh ngượ ơ ư ữ ự ọ ệ ấ ị ớ ạ ở ữ
nhu c u ho t đ ng c a c quan, t ch c hay cá nhân s n sinh tài li u, đ ng th iầ ạ ộ ủ ơ ổ ứ ả ệ ồ ờ
mô hình t ch c, các quy trình và các ho t đ ng c a c quan đ th c hi n ch cổ ứ ạ ộ ủ ơ ể ự ệ ứ
C:\Nhung\TL dien tu\khai_thac_su_dung_tl_dien_tu_9412.doc_6/9/2010_19:06
A6/P6
1
năng và nhi m v c a mình cũng có nh h ng không nh đ n vi c cung c pệ ụ ủ ả ưở ỏ ế ệ ấ
tài li u cho nhu c u khai thác, s d ng.ệ ầ ử ụ
Nhu c u ti p c n khai thác tài li u l u tr đi n t r t đa d ng, phong phú. Vàoầ ế ậ ệ ư ữ ệ ử ấ ạ
b t kỳ th i đi m xác đ nh nào cũng có th có nhi u lo i yêu c u và tính ch tấ ờ ể ị ể ề ạ ầ ấ
c a các yêu c u cũng có th thay đ i theo th i gian. Nh ng yêu c u ti p c nủ ầ ể ổ ờ ữ ầ ế ậ
khai thác tài li u ph c v cho vi c nghiên c u, biên so n l ch s c a c quan, tệ ụ ụ ệ ứ ạ ị ử ủ ơ ổ
ch c s n y sinh t quá trình hình thành tài li u; tuy nhiên, cũng ph i nói r ngứ ẽ ả ừ ệ ả ằ
v th c ch t, đa s các yêu c u đ c l p v i m c đích ban hành và b o qu n tàiề ự ấ ố ầ ộ ậ ớ ụ ả ả
li u đi n t . M c tiêu c th c a nh ng yêu c u ti p c n khai thác tài li u đi nệ ệ ử ụ ụ ể ủ ữ ầ ế ậ ệ ệ
t s nh m khai thác, s d ng nh ng thông tin ch a đ ng trong tài li u. Tínhử ẽ ằ ử ụ ữ ứ ự ệ
ch t ch ng c c a tài li u v n là y u t quy t đ nh trong nh ng tr ng h pấ ứ ứ ủ ệ ẫ ế ố ế ị ữ ườ ợ
nh v y, b i l vi c hi u chính xác nh ng thông tin ch a đ ng trong tài li u cóư ậ ở ẽ ệ ể ữ ứ ự ệ
th là đi u không th th c hi n đ c n u nh không hi u đ c tính ch t c aể ề ể ự ệ ượ ế ư ể ượ ấ ủ
các thông tin tài li u nh nh ng tài li u đích th c.ệ ư ữ ệ ự
Công ngh thông tin - ph ng ti n đ ti p c n khai thác tài li u s thay đ i theoệ ươ ệ ể ế ậ ệ ẽ ổ
th i gian và nh ng thay đ i c a công ngh thông tin s tác đ ng t i kh năng cóờ ữ ổ ủ ệ ẽ ộ ớ ả
th ti p c n khai thác đ c c a tài li u cũng nh nhu c u khai thác. Tài li uể ế ậ ượ ủ ệ ư ầ ệ
đi n t s tr nên không th ti p c n khai thác đ c n u nh chúng l thu cệ ử ẽ ở ể ế ậ ượ ế ư ệ ộ
vào công ngh l i th i. H n n a, khi công ngh thông tin cung c p nh ngệ ỗ ờ ơ ữ ệ ấ ữ
ph ng ti n ti p c n khai thác nhanh và linh ho t thì ng i nghiên c u s mu nươ ệ ế ậ ạ ườ ứ ẽ ố
s d ng các công c đó đ khai thác s d ng tài li u l u tr . Có th tin r ng sử ụ ụ ể ử ụ ệ ư ữ ể ằ ố
l ng các nhà nghiên c u s tăng khi công ngh làm cho kh năng ti p c n khaiượ ứ ẽ ệ ả ế ậ
thác tài li u t xa ngày càng tr nên ph bi n và hi u qu v m t chi phí. Cu iệ ừ ở ổ ế ệ ả ề ặ ố
cùng, có th hy v ng r ng yêu c u ngày càng cao c a các nhà nghiên c u mu nể ọ ằ ầ ủ ứ ố
t n d ng c h i mà công ngh thông tin đem l i trong vi c ti p c n khai thác tàiậ ụ ơ ộ ệ ạ ệ ế ậ
li u s làm cho l u tr có vai trò trung gian cho vi c ti p c n khai thác tài li u.ệ ẽ ư ữ ệ ế ậ ệ
Nh v y, ch c năng b o đ m cho vi c ti p c n khai thác tài li u l u tr đi nư ậ ứ ả ả ệ ế ậ ệ ư ữ ệ
t có th đ c nhìn nh n nh là m t ch c năng cung ng nh ng đ i t ng cử ể ượ ậ ư ộ ứ ứ ữ ố ượ ố
đ nh cho m t th tr ng luôn thay đ i và h t s c đa d ng. Đ có th đáp ngị ộ ị ườ ổ ế ứ ạ ể ể ứ
nhu c u khai thác tài li u m t cách h u hi u, ch c năng ti p c n khai thác sầ ệ ộ ữ ệ ứ ế ậ ẽ
ph i thích ng v i nh ng thay đ i v nhu c u và t n d ng đ c nh ng uả ứ ớ ữ ổ ề ầ ậ ụ ượ ữ ư
đi m và l i th c a ti n b c a khoa h c công ngh . Đ ng th i, ch c năng nàyể ợ ế ủ ế ộ ủ ọ ệ ồ ờ ứ
còn ph i có kh năng b o đ m tính xác th c c a nh ng s n ph m mà nó cungả ả ả ả ự ủ ữ ả ẩ
c p. Đ gi i quy t tình tr ng trên, đòi h i ph i có s ki m soát tri th c thíchấ ể ả ế ạ ỏ ả ự ể ứ
h p đ i v i tài li u, các ph ng pháp b o đ m ti p c n khai thác và s thíchợ ố ớ ệ ươ ả ả ế ậ ự
ng k p th i tr c nh ng thay đ i v nhu c u và v công ngh . Chúng tôi sứ ị ờ ướ ữ ổ ề ầ ề ệ ẽ
bàn đ n v n đ này ph n ti p theo.ế ấ ề ở ầ ế
Ti n đ cho vi c ti p c n khai thác tài li u l u tr đi n t là ph i b o đ m tàiề ề ệ ế ậ ệ ư ữ ệ ử ả ả ả
li u luôn trong tình tr ng s n sàng có th ti p c n và hi u đ c. Ngoài ra, cácệ ở ạ ẵ ể ế ậ ể ượ
ph ng pháp đ c áp d ng, xét v khía c nh n i dung, c u trúc và b i c nhươ ượ ụ ề ạ ộ ấ ố ả
c a tài li u ph i b o đ m r ng chúng đ c cung c p d ng xác th c.ủ ệ ả ả ả ằ ượ ấ ở ạ ự
1. Ki m soát v tri th cể ề ứ
S ki m soát tri th c b o đ m kh năng ti p c n khai thác tài li u thông quaự ể ứ ả ả ả ế ậ ệ
vi c xác đ nh và mô t tài li u. B ng cách đó, s ki m soát tri th c xác đ nh rõệ ị ả ệ ằ ự ể ứ ị
C:\Nhung\TL dien tu\khai_thac_su_dung_tl_dien_tu_9412.doc_6/9/2010_19:06
A6/P6
2
các yêu c u đ i v i vi c ti p c n khai thác nh ng tài li u xác th c (Thông tinầ ố ớ ệ ế ậ ữ ệ ự
này còn đ c s d ng nh m t công c ki m soát nh ng quy t đ nh v vi cượ ử ụ ư ộ ụ ể ữ ế ị ề ệ
l u gi /chuy n đ i tài li u đi n t qua các th h công ngh ). ư ữ ể ổ ệ ệ ử ế ệ ệ
Vi c mô t tài li u đi n t , cũng nh tài li u nói chung, c n ph i bao g m cệ ả ệ ệ ử ư ệ ầ ả ồ ả
thông tin b i c nh và metadata. Thông tin b i c nh, trong đó tài li u đ c t oố ả ố ả ệ ượ ạ
l p và bao g m m c đích c a vi c t o l p tài li u, tác gi tài li u, các ch cậ ồ ụ ủ ệ ạ ậ ệ ả ệ ứ
năng và ho t đ ng mà qua quá trình đó tài li u đ c hình thành; nh ng hoànạ ộ ệ ượ ữ
c nh/đi u ki n l ch s có nh h ng đ n vi c t o l p hay duy trì tài li u.ả ề ệ ị ử ả ưở ế ệ ạ ậ ệ
Metadata là nh ng d li u k thu t v tài li u đi n t , ch ng h n nh d li uữ ữ ệ ỹ ậ ề ệ ệ ử ẳ ạ ư ữ ệ
mô t v t ch c và c u trúc bên trong c a tài li u và các quy t c đi u ch nhả ề ổ ứ ấ ủ ệ ắ ề ỉ
vi c b sung, xoá b hay thay đ i tài li u ho c là vi c di n gi i n i dung c aệ ổ ỏ ổ ệ ặ ệ ễ ả ộ ủ
tài li u.ệ
Vi c nh n di n hay xác đ nh tài li u b t đ u b ng vi c xác đ nh các ph ngệ ậ ệ ị ệ ắ ầ ằ ệ ị ươ
ti n v t lý mà trên đó tài li u đ c l u tr và các t p c th đ c ghi trên m iệ ậ ệ ượ ư ữ ệ ụ ể ượ ỗ
đ n v c a v t mang tin. Đ i v i tài li u đi n t , vi c nh n di n còn đòi h iơ ị ủ ậ ố ớ ệ ệ ử ệ ậ ệ ỏ
ph i ch ra đ c các m i quan h gi a tài li u và các t p v t lý (th c th ) đ cả ỉ ượ ố ệ ữ ệ ệ ậ ự ể ượ
ghi trên v t mang tin. Đó có th là m t m i quan h đ n gi n, 1-1 (ch ng h nậ ể ộ ố ệ ơ ả ẳ ạ
nh m t lá th có th đ c l u d i d ng m t t p x lý văn b n riêng bi t).ư ộ ư ể ượ ư ướ ạ ộ ệ ử ả ệ
Nh ng các m i quan h đó cũng r t ph c t p (ví d , m t b n báo cáo có th làư ố ệ ấ ứ ạ ụ ộ ả ể
m t văn b n ph c h p đ c l u trong nhi u t p th c th khác nhau). M c độ ả ứ ợ ượ ư ề ệ ự ể ứ ộ
xác đ nh đó là c n thi t, nh ng nh v y là ch a đ và ch a phù h p v i cácị ầ ế ư ư ậ ư ủ ư ợ ớ
m c tiêu ki m soát tri th c. Đ h tr cho ng i s d ng xác đ nh đ c nh ngụ ể ứ ể ỗ ợ ườ ử ụ ị ượ ữ
tài li u nào hi n có, tài li u có đáp ng đ c yêu c u c a h hay không thì đòiệ ệ ệ ứ ượ ầ ủ ọ
h i ph i có s ki m soát tri th c và mô t n i dung, b i c nh và c u trúc c a tàiỏ ả ự ể ứ ả ộ ố ả ấ ủ
li u.ệ
Vi c mô t tài li u đi n t đòi h i ph i xác đ nh m t cách đ y đ và chính xácệ ả ệ ệ ử ỏ ả ị ộ ầ ủ
c u trúc bên trong c a m t tài li u và m i quan h gi a các tài li u. Trongấ ủ ộ ệ ố ệ ữ ệ
tr ng h p m t văn b n d ng ASCII đ n gi n thì vi c mô t c u trúc bênườ ợ ộ ả ở ạ ơ ả ệ ả ấ
trong ch c n mô t th lo i văn b n (nh th tín, k ho ch, báo cáo...). Trongỉ ầ ả ể ạ ả ư ư ế ạ
nh ng tr ng h p ph c t p h n thì vi c mô t c u trúc bên trong có th baoữ ườ ợ ứ ạ ơ ệ ả ấ ể
g m các thông tin k thu t v c u trúc đó đ c th hi n trong các t p th c thồ ỹ ậ ề ấ ượ ể ệ ệ ự ể
nh th nào và ho t đ ng x lý c n có đ th c hi n c u trúc đó khi tài li uư ế ạ ộ ử ầ ể ự ệ ấ ệ
đ c ti p c n khai thác (ch ng h n nh đ i v i m t văn b n mà c u trúc bênượ ế ậ ẳ ạ ư ố ớ ộ ả ấ
trong c a nó theo các mã SGML (Standard Generalired Mark up Language) thìủ
đi u c n thi t là ph i có đ nh nghĩa v các mã đ c s d ng trong th c t vàề ầ ế ả ị ề ượ ử ụ ự ế
nh ng thông tin ch d n đ có th ti p c n khai thác văn b n thì ph i có ph nữ ỉ ẫ ể ể ế ậ ả ả ầ
m m có th d ch các mã đó sao cho văn b n hi n th nh nó v n có). Còn trongề ể ị ả ể ị ư ố
nh ng tr ng h p ph c t p h n n a thì c u trúc bên trong không đ c th hi nữ ườ ợ ứ ạ ơ ữ ấ ượ ể ệ
trong các t p có ch a n i dung c a tài li u. Thay vào đó, c u trúc s đ c đ aệ ứ ộ ủ ệ ấ ẽ ượ ư
ra vào th i đi m ti p c n khai thác (ch ng h n nh m t t p CSDL có th ch aờ ể ế ậ ẳ ạ ư ộ ệ ể ứ
đ ng m t chu i liên ti p các d li u nh ng không h có các mã đ ch d n n iự ộ ỗ ế ữ ệ ư ề ể ỉ ẫ ơ
nào m t tài li u d li u hay m t ph n t d li u b t đ u và m t tài li u/ph nộ ệ ữ ệ ộ ầ ử ữ ệ ắ ầ ộ ệ ầ
t d li u khác k t thúc. C u trúc lô gíc c a t p d li u đó s đ c mô t trongử ữ ệ ế ấ ủ ệ ữ ệ ẽ ượ ả
m t t p khác và t p này s xác đ nh s đ s p x p tài li u lô gíc). Trong nh ngộ ệ ệ ẽ ị ơ ồ ắ ế ệ ữ
tr ng h p nh v y, vi c mô t c n ph i xác đ nh đ c lo i d li u c u trúcườ ợ ư ậ ệ ả ầ ả ị ượ ạ ữ ệ ấ
C:\Nhung\TL dien tu\khai_thac_su_dung_tl_dien_tu_9412.doc_6/9/2010_19:06
A6/P6
3
nào c n ph i có, có th tìm th y chúng đâu và c n ph i x lý nh th nào đầ ả ể ấ ở ầ ả ử ư ế ể
áp d ng c u trúc khi mà tài li u đ c ti p c n khai thác.ụ ấ ệ ượ ế ậ
M t s thông tin c n thi t đ xác đ nh và mô t tài li u đi n t s đ c tìmộ ố ầ ế ể ị ả ệ ệ ử ẽ ượ
th y trong các tài li u c a c quan s n sinh ra tài li u. Các thông tin mô t khácấ ệ ủ ơ ả ệ ả
s ph i đ c t o l p theo đúng các tiêu chu n l u tr , nh t là trong tr ng h pẽ ả ượ ạ ậ ẩ ư ữ ấ ườ ợ
mà các h th ng hay các nhóm tài li u liên quan v t ra ngoài các ranh gi i c aệ ố ệ ượ ớ ủ
c quan, t ch c.ơ ổ ứ
M i m t l u tr có nh ng đòi h i riêng v vi c ki m soát tri th c đ i v i tàiỗ ộ ư ữ ữ ỏ ề ệ ể ứ ố ớ
li u. Tuy nhiên, trong t t c các tr ng h p, s ki m soát tri th c là v n đệ ấ ả ườ ợ ự ể ứ ấ ề
thi t y u đ i v i tài li u đi n t . Ki m soát tri th c đ i v i tài li u đi n t cònế ế ố ớ ệ ệ ử ể ứ ố ớ ệ ệ ử
đòi h i vi c xác đ nh b t kỳ m t gi i h n pháp lý nào liên quan đ n tài li u.ỏ ệ ị ấ ộ ớ ạ ế ệ
2. Kh năng thích ng tr c nh ng thay đ iả ứ ướ ữ ổ
Cũng gi ng nh công ngh đ c dùng đ t o l p và l u tr tài li u, b t kỳ hố ư ệ ượ ể ạ ậ ư ữ ệ ấ ệ
th ng nào đ c xây d ng đ cung c p vi c ti p c n khai thác tài li u l u tr số ượ ự ể ấ ệ ế ậ ệ ư ữ ẽ
tr nên l c h u. T c đ l c h u nhanh chóng c a h th ng ti p c n khai thácở ạ ậ ố ộ ạ ậ ủ ệ ố ế ậ
ch c ch n s ph thu c vào áp l c c a nh ng kỳ v ng ngày càng cao c a ng iắ ắ ẽ ụ ộ ự ủ ữ ọ ủ ườ
s d ng. Cùng v i s phát tri n c a công ngh , ng i s d ng luôn mu n nh nử ụ ớ ự ể ủ ệ ườ ử ụ ố ậ
đ c nhi u ti n ích t nh ng kh năng ngày càng đ c c i ti n và nâng caoượ ề ệ ừ ữ ả ượ ả ế
trong vi c ti p c n khai thác tài li u đi n t . Đ có th đáp ng đ c nh ng đòiệ ế ậ ệ ệ ử ể ể ứ ượ ữ
h i c a ng i s d ng thì h th ng ti p c n khai thác tài li u s ph i đ cỏ ủ ườ ử ụ ệ ố ế ậ ệ ẽ ả ượ
nghiên c u xây d ng v i nh ng tính toán h t s c linh ho t. Vi c thi t k m tứ ự ớ ữ ế ứ ạ ệ ế ế ộ
h th ng ti p c n khai thác có kh năng thích nghi còn t o đi u ki n cho l u trệ ố ế ậ ả ạ ề ệ ư ữ
đáp ng k p th i nh ng yêu c u luôn thay đ i c a ng i nghiên c u. Đ thíchứ ị ờ ữ ầ ổ ủ ườ ứ ể
ng v i các đòi h i luôn thay đ i theo th i gian c a ng i s d ng thì vi c sứ ớ ỏ ổ ờ ủ ườ ử ụ ệ ử
d ng các công c chung nh các ph n m m tra tìm toàn văn đ i v i các tài li uụ ụ ư ầ ề ố ớ ệ
văn b n và ph n m m tra tìm d li u m nh đ i v i các c s d li u thay vìả ầ ề ữ ệ ạ ố ớ ơ ở ữ ệ
các ch ng trình tra tìm ch h ng t i các seri tài li u riêng l s làm cho vi cươ ỉ ướ ớ ệ ẻ ẽ ệ
đi u ch nh h th ng ti p c n khai thác tr nên d dàng h n.ề ỉ ệ ố ế ậ ở ễ ơ
3. Nh ng công vi c liên quan đ n ti p c n khai thác xuyên su t vòng đ iữ ệ ế ế ậ ố ờ
tài li uệ
3.1. Giai đo n chu n bạ ẩ ị
Vi c ti p c n khai thác tài li u đi n t , cũng nh các ho t đ ng khác trong ch cệ ế ậ ệ ệ ử ư ạ ộ ứ
năng l u tr , c n đ c xem xét gi i quy t càng s m càng t t trong vòng đ i tàiư ữ ầ ượ ả ế ớ ố ờ
li u. Lý t ng nh t là nên b t đ u ngay t giai đo n chu n b . Các ph ngệ ưở ấ ắ ầ ừ ạ ẩ ị ươ
pháp xác đ nh hay nh n di n và ti p c n tài li u l u tr c n ph i đ c xác đ nhị ậ ệ ế ậ ệ ư ữ ầ ả ượ ị
rõ càng s m càng t t và đ a vào thi t k h th ng. Vi c thi t k c n ph i xácớ ố ư ế ế ệ ố ệ ế ế ầ ả
đ nh rõ t t c các lo i tài li u l u tr , k c metadata và các thông tin k thu tị ấ ả ạ ệ ư ữ ể ả ỹ ậ
c n thi t khác đ tra tìm và di n gi i tài li u cũng nh nh ng tài li u ghi l iầ ế ể ễ ả ệ ư ữ ệ ạ
ho t đ ng tác nghi p công vi c. H th ng có th đ c thi t k đ tiêu chu nạ ộ ệ ệ ệ ố ể ượ ế ế ể ẩ
hoá và t đ ng hoá vi c t o ra metadata và nh ng thông tin b i c nh.ự ộ ệ ạ ữ ố ả
Nh ng h n ch khi ti p c n khai thác tài li u cũng c n đ c ch rõ và vi c thi tữ ạ ế ế ậ ệ ầ ượ ỉ ệ ế
k h th ng c n có các bi n pháp thi t th c và hi u qu kh c ph c nh ng h nế ệ ố ầ ệ ế ự ệ ả ắ ụ ữ ạ
ch nh v y. Vi c l p k ho ch cho toàn b vòng đ i c a h th ng cũng c nế ư ậ ệ ậ ế ạ ộ ờ ủ ệ ố ầ
C:\Nhung\TL dien tu\khai_thac_su_dung_tl_dien_tu_9412.doc_6/9/2010_19:06
A6/P6
4
ph i tính đ n vi c xoá b các h n ch khi chúng không còn c n thi t n a. Khiả ế ệ ỏ ạ ế ầ ế ữ
mà tài li u l u tr đ c đánh giá giai đo n chu n b thì h th ng có th đ cệ ư ữ ượ ở ạ ẩ ị ệ ố ể ượ
thi t k sao cho các yêu c u v ti p c n khai thác lâu dài ch đ c áp d ng đ iế ế ầ ề ế ậ ỉ ượ ụ ố
v i nh ng tài li u c n ph i đ c gi l i b o qu n ngoài nh ng nhu c u côngớ ữ ệ ầ ả ượ ữ ạ ả ả ữ ầ
vi c th c ti n tr c m t c a c quan.ệ ự ễ ướ ắ ủ ơ
3.2. Giai đo n hình thành tài li uạ ệ
Cũng nh vi c đánh giá và b o qu n, khi mà các yêu c u l u tr đ c xem xétư ệ ả ả ầ ư ữ ượ
gi i quy t giai đo n chu n b thì vi c hình thành và duy trì b o qu n tài li uả ế ở ạ ẩ ị ệ ả ả ệ
s c n ph i đ c giám sát sao cho các tác nghi p c th ph i tuân theo đúngẽ ầ ả ượ ệ ụ ể ả
nh ng quy t đ nh đ c đ a ra giai đo n chu n b và còn đ nh n bi t b t kỳữ ế ị ượ ư ở ạ ẩ ị ể ậ ế ấ
nh ng c i ti n nào có th đòi h i các quy t đ nh đó ph i đ c xem xét, đánh giáữ ả ế ể ỏ ế ị ả ượ
l i. Đi u đ c bi t quan tr ng là tài li u l u tr ph i đ c nh n di n, xác đ nhạ ề ặ ệ ọ ệ ư ữ ả ượ ậ ệ ị
đúng nh khi chúng đ c hình thành; nh ng thông tin b i c nh và metadata c nư ượ ữ ố ả ầ
thi t và phù h p ph i đ c n m b t, g n k t v i tài li u đó.ế ợ ả ượ ắ ắ ắ ế ớ ệ
3.3. Giai đo n duy trì, b o qu nạ ả ả
Khi mà các yêu c u l u tr đ c xem xét gi i quy t trong giai đo n chu n b vàầ ư ữ ượ ả ế ạ ẩ ị
đ c g n k t vào vi c thi t k h th ng thì nh ng tác nghi p b o đ m khượ ắ ế ệ ế ế ệ ố ữ ệ ả ả ả
năng có th ti p c n lâu dài trong su t giai đo n duy trì b o qu n s là vi cể ế ậ ố ạ ả ả ẽ ệ
th c thi thi t k đó và làm theo đúng nh ng k ho ch đã đ c xây d ng tự ế ế ữ ế ạ ượ ự ừ
tr c. C n ph i ti n hành các b c đi tích c c đ b o đ m r ng nh ng thôngướ ầ ả ế ướ ự ể ả ả ằ ữ
tin b i c nh và metadata c n thi t đ c cung c p trong vi c thi t k h th ngố ả ầ ế ượ ấ ệ ế ế ệ ố
đ c gi l i trong su t th i gian t n t i c a tài li u.ượ ữ ạ ố ờ ồ ạ ủ ệ
N u nh tr c đó tài li u ch a đ c đánh giá thì toàn b tài li u trong h th ngế ư ướ ệ ư ượ ộ ệ ệ ố
s ph i đ c duy trì b o qu n toàn b . T ng t nh v y, n u các ph ngẽ ả ượ ả ả ộ ươ ự ư ậ ế ươ
pháp nh n di n, xác đ nh và mô t tài li u không đ c g n k t vào thi t k hậ ệ ị ả ệ ượ ắ ế ế ế ệ
th ng thì chúng ph i đ c xây d ng sau. Thông tin b i c nh và metadata c nố ả ượ ự ố ả ầ
thi t đ tra tìm và di n gi i v tài li u có th s r t khó ho c không th thi tế ể ễ ả ề ệ ể ẽ ấ ặ ể ế
l p đ c n u nh các yêu c u trên không đ c quan tâm chú ý t i ngay t đ u.ậ ượ ế ư ầ ượ ớ ừ ầ
Vi c ti p c n khai thác s đ c th c hi n trong giai đo n duy trì b o qu n c aệ ế ậ ẽ ượ ự ệ ạ ả ả ủ
vòng đ i tài li u. M t khi tài li u đ c duy trì, b o qu n đ ph c v cho cácờ ệ ộ ệ ượ ả ả ể ụ ụ
m c đích hi n hành trong h th ng qu n lý tài li u c a c quan thì vi c ti pụ ệ ệ ố ả ệ ủ ơ ệ ế
c n khai thác có th đ c b o đ m b i h th ng đó. Tuy nhiên, đi u mongậ ể ượ ả ả ở ệ ố ề
mu n là vi c th c hi n ti p c n khai thác tài li u bên ngoài h th ng hi n hànhố ệ ự ệ ế ậ ệ ệ ố ệ
nh m b o đ m hi u qu ho t đ ng c a h th ng ho c b o v h th ng kh iằ ả ả ệ ả ạ ộ ủ ệ ố ặ ả ệ ệ ố ỏ
nh ng nguy c phát sinh t vi c cho phép nh ng cá nhân bên ngoài c quan sữ ơ ừ ệ ữ ơ ử
d ng tài li u. Đi u này có th th c hi n đ c b ng cách tách bi t tài li u l uụ ệ ề ể ự ệ ượ ằ ệ ệ ư
tr kh i h th ng hi n hành ho c t o ra b n sao c a tài li u n u nh tài li uữ ỏ ệ ố ệ ặ ạ ả ủ ệ ế ư ệ
l u tr v n còn giá tr hi n hành.ư ữ ẫ ị ệ
Vi c ki m soát tri th c đ i v i tài li u đi n t đã đ c chuy n giao vào kho l uệ ể ứ ố ớ ệ ệ ử ượ ể ư
tr c n ph i k t h p vi c ki m soát tri th c đ i v i các tài li u liên quan khácữ ầ ả ế ợ ệ ể ứ ố ớ ệ
trong l u tr . Nh ng thông tin b i c nh và metadata liên quan mà c quan s nư ữ ữ ố ả ơ ả
sinh tài li u t o ra cũng c n ph i đ c chuy n giao cho l u tr cùng v i tàiệ ạ ầ ả ượ ể ư ữ ớ
li u. Khi tài li u đi n t ch a đ c chuy n giao vào l u tr thì v n c n ph iệ ệ ệ ử ư ượ ể ư ữ ẫ ầ ả
thi t l p và duy trì vi c ki m soát tri th c m c c n thi t đ giám sát vi c b oế ậ ệ ể ứ ở ứ ầ ế ể ệ ả
qu n và kh năng có th ti p c n khai thác tài li u m t cách liên t c. L u trả ả ể ế ậ ệ ộ ụ ư ữ
C:\Nhung\TL dien tu\khai_thac_su_dung_tl_dien_tu_9412.doc_6/9/2010_19:06
A6/P6
5