Luận văn Xây dựng phần mềm quản lý tài liệu dự án (tài liệu kỹ thuật, hồ sơ hoàn công) cho các ban quản lý dự án trong lĩnh vực công nghiệp

Chia sẻ: Thuytienvang_1 Thuytienvang_1 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:64

Thêm vào BST

Báo xấu

210
lượt xem 68
download

Luận văn Xây dựng phần mềm quản lý tài liệu dự án (tài liệu kỹ thuật, hồ sơ hoàn công) cho các ban quản lý dự án trong lĩnh vực công nghiệp

Mô tả tài liệu

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Xây dựng phần mềm quản lý tài liệu dự án (tài liệu kỹ thuật, hồ sơ hoàn công) cho các ban quản lý dự án trong lĩnh vực công nghiệp: Phần mềm n ày hỗ trợ người sử dụng tìm kiếm, tổ chức tài liệu dễ dàng và có thể cấu hình phù hợp với từng điều kiện và hoàn cảnh của từng đơn vị.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Xây dựng phần mềm quản lý tài liệu dự án (tài liệu kỹ thuật, hồ sơ hoàn công) cho các ban quản lý dự án trong lĩnh vực công nghiệp

Luận văn Xây dựng phần mềm quản lý tài liệu dự án (tài liệu kỹ thuật, hồ sơ hoàn công) cho các ban quản lý dự án trong lĩnh vực công nghiệp
Mục lục 1. Giới thiệu đề tài ................................................................................ 6 2. Mô tả chức năng ............................................................................... 6 3. Tìm hiểu hiện trạng hệ thống và phương án giải quyết .................. 7 3.1. Tìm hiểu thực tế hệ thống cũ ................................................................................................. 7 3.2. Yêu cầu xây dự ng hệ thống mới............................................................................................. 7 3.3. Phương pháp giải quyết ......................................................................................................... 7 3.4. Căn cứ công nghệ cho phương pháp ...................................................................................... 7 4. Tìm hiểu tài liệu dự án ..................................................................... 8 4.1. Lập báo cáo,thẩm định,phê duyệt dự án ............................................................................... 8 Báo cáo đầu tư và xin cấp phép đầu tư ............................................................................................. 8 Lập dự án đầu tư xây dựng ............................................................................................................... 8 4.2. Thực hiện xây dự ng dự án ................................................................................................... 10 Hồ sơ thiết kế, dự toán ................................................................................................................... 10 Hồ sơ quản lý chất lượng đối với thiết kế ....................................................................................... 10 Hồ sơ thiết kế kĩ thuật .................................................................................................................... 10 Hồ sơ thiết kế thi công ................................................................................................................... 10 Hồ sơ nghiệm thu thiết kế xây dựng dự án ..................................................................................... 10 Hồ sơ xin giấy phép xây dựng dự án .............................................................................................. 11 Hồ sơ mời dự thầu ......................................................................................................................... 11 Hồ sơ mời đấu thầu ........................................................................................................................ 11 Hồ sơ dự thầu ................................................................................................................................ 11 Hồ sơ đấu thầu ............................................................................................................................... 11 Hồ sơ hợp đồng ............................................................................................................................. 12 2
Tài liệu giám sát quản lý thi công dự án ......................................................................................... 12 Nội dung và trình tự nghiệm thu .................................................................................................... 12 4.3. Nghiệm thu, bàn giao khai thác hướng dẫn sử dụng........................................................... 13 4.4. Chi tiết một số thông tin thường có trong các loại tài liệu: ................................................. 13 Thông tin về gói thầu cần có các thông tin sau: .............................................................................. 13 Hồ sơ cá nhân, hoặc tổ chức tham gia đấu thầu cần có đủ điều kiện: ............................................... 13 Văn bản phê duyệt đấu thầu có các thông tin sau: ........................................................................... 13 Tài liệu định mức dự toán gồm các thông tin: ................................................................................. 13 4.5. Phạm vi đề tài. ...................................................................................................................... 14 5. Mô hình về hệ thống quản lý tài liệu dự án ................................... 15 5.1. Thêm mới tài liệu ................................................................................................................. 16 5.2. Đánh chỉ số tài liệu ............................................................................................................... 16 5.3. Quản lý tài liệu ..................................................................................................................... 17 5.4. Quản lý truy cập và tìm kiếm tài liệu .................................................................................. 17 5.5. Quản lý kho tài liệu .............................................................................................................. 18 5.6. Quản lý gói công văn ............................................................................................................ 18 5.7. Quản lý phiên bản tài liệu .................................................................................................... 18 5.8. Quản lý người dùng.............................................................................................................. 19 6. Biểu đồ phân rã chức năng ............................................................ 20 6.1. Quản lý danh mục dự án ...................................................................................................... 20 6.2. Quản lý danh mục tài liệu .................................................................................................... 21 Quản lý tài liệu kĩ thuật .................................................................................................. 22 6.2.1. Quản lý gói công văn ...................................................................................................... 22 6.2.2. Quản lý hợp đồng ........................................................................................................... 23 6.2.3. 6.3. Quản lý đánh mã .................................................................................................................. 23 3
6.4. Quản lý tìm kiếm .................................................................................................................. 24 6.5. Quản lý kho tài liệu .............................................................................................................. 25 6.6. Quản lý người dùng.............................................................................................................. 26 7. Tìm hiểu thuộc tính tài liệu ............................................................ 27 7.1. Tên tài liệu ............................................................................................................................ 27 7.2. Mô tả..................................................................................................................................... 27 7.3. Ngày hoàn thành thiết kế ..................................................................................................... 28 7.4. Kho lư u tài liệu ..................................................................................................................... 28 7.5. Nhiệm vụ .............................................................................................................................. 28 7.6. Thuộc tính ............................................................................................................................ 29 7.7. Kiểu tài liệu .......................................................................................................................... 30 7.8. Tài liệu liên quan .................................................................................................................. 30 7.9. Một số thuộc tính khác ......................................................................................................... 30 8. Đặc tả quản trị người dùng ............................................................ 31 8.1. Tạo một tài khoản người dùng............................................................................................. 31 8.2. Kích hoạt tài khoản người dùng .......................................................................................... 32 8.3. Thay đổi thông tin cá nhân người dùng bởi người quản trị................................................ 32 8.4. Thay đổi thông tin cá nhân người dùng bởi chính cá nhân người dùng ............................. 34 8.5. Tìm người dùng .................................................................................................................... 34  Người quản trị có thể tìm một người dùng đã được tạo trong hệ thống................................. 34 8.6. Thay đổi mật khẩu người dùng............................................................................................ 35 8.7. Xóa tài khoản người dùng bởi người dùng .......................................................................... 36 8.8. Xóa tài khoản người dùng bởi người quản trị ..................................................................... 37 9. Thiết kế cơ sở dữ liệu ..................................................................... 39 9.1. Tìm hiểu về SQL .................................................................................................................. 39 4
Các kiểu dữ liệu được xây dựng sẵn: .............................................................................. 39 9.1.1. Kiểu dữ liệu người sử dụng tự định nghĩa ....................................................................... 40 9.1.2. Kinh nghiệm chọn khai báo kiểu dữ liệu.......................................................................... 40 9.1.3. 9.2. Thiết kế database ................................................................................................................. 42 Các bảng cơ bản ............................................................................................................. 42 9.2.1. Sơ đồ quan hệ giữa các bảng........................................................................................... 47 9.2.2. 10. Phụ lục............................................................................................ 48 10.1. Mẫu tờ trình phê duyệt dự án .......................................................................................... 48 10.2. Mẫu thuyết minh dự án .................................................................................................... 51 10.3. Mẫu phiếu đang kí thông báo mời thầu ........................................................................... 58 10.4. Mẫu phiếu đang kí thông báo mời sơ tuyển .................................................................... 60 10.5. Mẫu phiếu đang kí thông báo mời nộp hồ sơ quan tâm .................................................. 62 10.6. Mẫu phiếu đang kí mời chào hàng ................................................................................... 63 5
1. Giới thiệu đề tài Xây dựng phần mềm quản lý tài liệu dự án (tài liệu kỹ thuật, hồ sơ hoàn công) cho các ban quản lý dự án trong lĩnh vực công nghiệp: Phần mềm n ày hỗ trợ người sử dụng tìm kiếm, tổ chức tài liệu dễ dàng và có thể cấu hình phù hợp với từng điều kiện và hoàn cảnh của từng đơn vị. 2. Mô tả chức năng - Quản lý danh mục tài liệu: o Các tài liệu cần được lưu trữ theo dạng bảng có các thông số thuộc tính cần thiết như: tên tài liệu, mã tài liệu, dự án, ngày tạo, người tạo, phiên bản, ghi chú… o Các thuộc tính tài liệu có thể được thêm mới tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng o Nội dung tài liệu cần được lưu trữ dưới dạng file đính kèm - Quản lý cách đánh mã tài liệu: o Mỗi dự án sẽ có cách đánh mã tài liệu riêng biệt cho phép dễ dàng nhận dạng tài liệu thuộc loại nào, cho khu vực nào trong nhà máy… phần mềm cần phải xây dựng cách đánh mã linh hoạt có thể cấu hình riêng cho từng dự án - Quản lý phiên bản tài liệu o Mỗi tài liệu sẽ có nhiều phiên bản khác nhau. Tất cả các nội dung của phiên bản đều phải được lưu lại để tra cứu khi cần thiết o Các phiên bản tài liệu có thể được đánh mã tuỳ ý theo dạng chữ hoặc số - Quản lý transmittal (gói công văn) o Transmittal là các gói công văn được gửi qua lại giữa Ban quản lý và các nhà thầu cũng như giữa các phòng ban với nhau. Mỗi gói công văn sẽ bao gồm nhiều tài liệu đính kèm. o Phần mềm cần quản lý loại gói công văn như: gói công văn để duyệt (Approval), gói công văn để xem thông tin(Information), gói công văn để thảo luận(Comment) - Quản lý người dùng o Các account login vào hệ thống cần được quản lý theo mật khẩu o Các account sẽ được quản lý theo nhóm 6
o Xây dựng cơ chế bảo mật trên từng màn hình của chương trình dựa vào quyền truy cập của từng nhóm người sử dụng 3. Tìm hiểu hiện trạng hệ thống và phương án giải quyết 3.1. Tìm hiểu thực tế hệ thống cũ Hiện nay các đối tác của công ty đã sử dụng hệ quản lý tài liệu MicroDoc để quản lý tài liệu. Trong quá trình quản lý phía đối tác có phản ánh lại một số vấn đề như: Ưu điểm - Phần mền MicroDoc đã quản lý được hầu hết các loại tài liệu dự án (về kiể u tài liệu). - Chương trình nhỏ gọn dễ sử dụng. Nhược điểm - Chương trình sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2.0 nên chỉ quản lý được số lượng các bản gi nhỏ. 3.2. Yêu cầu xây dựng hệ thống mới Thực tế các ban quản lý dự án có nhu cầu - Chương trình quản lý được số lượng tài liệu lớn cỡ vài chục nghìn bản ghi - Chương trình có thể tích hợp vào các cổng thông tin điện tử của riêng của ban quản lý. - Tiện cho tra cứu quản lý tài liệu từ xa. 3.3. Phương pháp giải quyết Sau khi đã phân tích yêu cầu khách hang và tìm hiểu một số công nghệ hiện nay em và phía công ty đã thống nhất. - Chương trình sẽ được viết trên nền Web. - Sử dụng công nghệ ASP.NET với cơ sở dữ liệu xây dựng trên SQL Server 2005. - Ngôn ngữ lập trình xử lý sự kiện là C#. - Ngoài ra chương trình có thể sử dụng công nghệ AJAX để tạo giao diện cho phép người sử dụng có thể nhập tài liệu, công văn một cách dễ dàng 3.4. Căn cứ công nghệ cho phương pháp - Chương trình viết trên nền Web thì có thể tích hợp dễ dàng vào cổng thông tin điện tử của các ban quản lý dự án. 7
- Do chương trình được viết trên nền Web nên có thể tra cứu, quản lý tài liệu từ xa rất dễ dàng. - Cơ sở dữ liệu của chương trình sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2005 nên số lượng bản ghi quản lý được lớn để đáp ứng nhu cầu của các ban quản lý dự án 4. Tìm hiểu tài liệu dự án Tài liệu của dự án được hình thành do nhu cầu cần thiết của nó để phê duyệt, thực thi và nghiệm thu dự án. Như vậy tài liệu của dự án gắn liền với các công việc của dự án như: - Lập báo cáo,thẩm định,phê duyệt dự án - Thực hiện xây dựng dự án - Nghiệm thu, bàn giao khai thác hướng dẫn sử dụng 4.1. Lập báo cáo,thẩm định,phê duyệt dự án Tài liệu chủ yếu của giai đoạn này bao gồ m: Báo cáo đầu tư và xin cấp phép đầu tư o Tài liệu mô tả sự cần thiết phải đầu tư và xây dựng dự án, các điều kiện thuận lợi khó khăn, chế độ khai thác sử dụng tài nguyên nếu có o Tài liệu dự kiến quy mô đầu tư: công suất, diện tích sử dụng, địa điểm xây dựng, các công trình trình, công trình phụ… o Tài liệu phân tích lựa chọn sơ bộ về công nghệ, kỹ thuật , các điều kiện về cung cấp vật tư thiết bị nguyên liệu, năng lượng… o Tài liệu lựa chọn hình thức đầu tư, xác định sơ bộ tổng mức đầu tư, tiến độ của dự án, đánh giá hiệu quả kinh tế xã hội của dự án, phân kỳ đầu tư nếu có. o Đối với các dự án lớn gồ m có nhiều dự án thành phần, còn có thêm báo cáo về tính độc lập vận hành khi khai thác. o Các tài liệu quy định về thi tuyển thiết kế kĩ thuật (hình thức, thời gian và kinh phí tổ chức) Lập dự án đầu tư xây dựng o Giấy phép đầu tư o Tài liệu thuyết minh dự án  Tài liệu đánh giá sự cần thiết và mục tiêu dự án đánh giá nhu cầu tiêu thụ, hình thức đầu tư, nhu cầu sử dụng 8
 Tài liệu mô tả về quy mô dự án các hạng mục công trình lớn nhỏ, công trình phụ, phân tích lựa chọn phương án kĩ thuật, công nghệ, công suất ..  Tài liệu về phương án giải quyết mặt bằng, đền bù  Tài liệu về phương án thiết kế kĩ thuật  Tài liệu về giải pháp khai thác dự án và sử dụng lao động  Tài liệu về phân đoạn thực hiện, tiến độ thực hiện và hình thức quản lý dự án  Tài liệu đánh giá tác động tới môi trường các giải pháp phòng chống cháy nổ, các yêu cầu an ninh quốc phòng.  Tài liệu về nguồn vốn dự án, khả năng thu xếp vốn, nguồn vố n khả năng cấp vốn theo tiến độ  Tài liệu phân tích hiệu quả kinh tế xã hội Phân tích thiết kế cơ sở o  Tóm tắt nhiệm vụ thiết kế  Thuyết minh công nghệ  Thuyết minh xây dựng dự án  Các bản vẽ thiết kế cơ sở  Các văn bản thẩm quyền thẩ m định thiết kế cơ sở Hồ sơ trình phê duyệt dự án o  Tờ trình phê duyệt  Phần thuyết minh và thiết kế cơ sở; văn bản thẩm định của các bộ ngành liên quan.  Văn bản cho phép đầu tư của cấp có thẩm quyền đối với dự án quan trọng quốc gia. Thẩm quyền thẩm định dự án o  Công văn kết quả thẩm định thiết kế cơ sở  Hóa đơn lệ phí thẩm định thiết kế cơ sở Hồ sơ báo cáo kinh tế-kĩ thuật dự án o  Tờ trình phê duyệt báo cáo kinh tế kĩ thuật  Báo cáo kinh tế- kĩ thuật: bảng số liệu-bảng dự toán ngân sách,bản thuyết minh, bản vẽ thiết kế thi công dự án.  Các công văn pháp lý kèm theo Các biên bản thẩ m định về báo cáo kinh tế-kĩ thuật của dự án o 9
 Các quy chuẩn dự án, tiêu chuẩn áp dụng  Sự phù hợp của các bản vẽ thiết kế thi công dự án 4.2. Thực hiện xây dựng dự án Tài liệu liên quan đến giai đoạn này của dự án gồm: Hồ sơ thiết kế, dự toán o Các tài liệu về khảo sát o Tài liệu thiết kế  Các bản vẽ thiết kế  Dự toán chi phí  Biên bản nghiệm thu thiết kế  Báo cáo thẩ m tra thiết kế  Thẩm tra dự toán o Danh mục quy chuẩn, tiêu chuẩn áp dụng đối với dự án o Các quy định về quy hoạch dự án Hồ sơ quản lý chất lượng đối với thiết kế o Các quy định tiêu chuẩn kĩ thuật áp dụng o Các bản vẽ tuân theo các quy định như  Kích cỡ, tỉ lệ, khung tên theo đúng tiêu chuẩn  Khung tên từng bản vẽ phải có chữ kí người trực tiếp thiết kế, chủ trì thiết kế, chủ nhiệ m thiết kế, người đại diện pháp luật cho nhà thầu thiết kế  Các bản vẽ đóng thành tập hồ sơ thiết kế theo quy đinh có danh mục, đánh số, kí hiệu để tra cứu. Hồ sơ thiết kế kĩ thuật o Báo cáo kết quả khảo sát xây dựng bước thiết kế cơ sở, các số liệu bổ sung về khảo sát o Tài liệu quy chuẩn, tiêu chuẩn áp dụng cho thiết kê o Văn bản thuyết minh thiết kế kĩ thuật phải phù hợp với thiết kế cơ sở o Phân tích đưa ra dự toán Hồ sơ thiết kế thi công o Văn bản thuyết minh thiết kế thi công o Phân tích đưa ra dự toán Hồ sơ nghiệm thu thiết kế xây dựng dự án o Hợp đồng giao nhận thầu thiết kế xây dựng dự án 10
o Thuyết minh thiết kế o Các bản thiết kế đã được phê duyệt o Các văn bản phê duyệt thiết kế. o Tài liệu quy chuẩn, tiêu chuẩn áp dụng o Bản đánh giá chất lượng thiết kế. o Tổng dự toán Hồ sơ xin giấy phép xây dựng dự án o Đơn xin cấp phép xây dựng theo mẫu quy định o Bản vẽ thiết kế o Giấy tờ quyền sử dụng đất của dự án Hồ sơ mời dự thầu o Các thông tin về gói thầu, o Bảng câu hỏi về năng lực kinh nghiệm về nhà thầu o Các chỉ dẫn cho nhà thầu o Các yêu cầu về bảo lãnh dự thầu Hồ sơ mời đấu thầu o Các thông tin về thiết kế bao gồm bản vẽ và thuyết minh tiến độ và các điều kiện của chủ đầu tư. o Các văn bản quy định điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng do bên mời thầu đưa ra áp dụng đối với gói thầu. o Yêu cầu hoặc chỉ dẫn của bên mời thầu với nhà thầu về hồ sơ đấu thầu o Yêu cầu về bảo lãnh đấu thầu Hồ sơ dự thầu o Đơn dự thầu theo quy định o Bảo lãnh dự thầu o Tài liệu chứng minh năng lực nhà thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu Hồ sơ đấu thầu o Các bản vẽ giải pháp thực hiện, biện pháp kĩ thuật, và tiến độ thực hiện o Bảng tính dự trù và giá dự thầu o Các đề xuất kĩ thuật o Bảo lãnh đấu thầu 11
Hồ sơ hợp đồng o Thông báo trúng thầu hoặc văn bản chỉ thị thầu o Văn bản quy định điều kiện riêng điều kiên chung của hợp đồng o Hồ sơ mời thầu, hồ sơ mời đấu thầu, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đấu thầu o Biên bản đề xuất của nhà thầu o Tài liệu chỉ dẫn kĩ thuật o Các bản vẽ thiết kế o Các văn bản sửa đổi bổ sung o Các bảng, biểu o Giấy tờ chứng nhận bảo lãnh hợp đồng, bảo lãnh tiền tạ m ứng và các loại bảo lãnh khác o Các tài liệu khác có liên quan Tài liệu giám sát quản lý thi công dự án o Bảng phân công công việc, theo dõi công việc o Phiếu giao việc o Báo cáo kết quả thí nghiểm, kiểm tra đánh giá chất lượng đối với vật liệu, cấu kiện, vật tư, thiết bị công nghệ trước khi đưa vào lắp đặt thi công, nguồn nhân lực, năng lực nhà thầu o Đơn giá các loại máy móc thiết bị vật liệu sử dụng. o Bảng giá nhân công tính theo mức lương tối thiểu o o Giấy phép sử dụng các loại máy móc thiết bị của nhà thầu xem đả m bảo an toàn lao động không. o Các quy định về an toàn lao động o Sổ nhật kí công việc kiể m tra giám sát thường xuyên đối với quá trình thi công của nhà thầu hoặc là biên bản kiểm tra theo quy định. o Biên bản nghiệm thu nội bộ và hồ sơ hoàn công cho các bộ phận đã hoàn thành. o Các báo cáo về tiến độ, chất lượng, khối lượng, an toàn lao đông đối với người có trách nhiệm o Tài liệu kiểm định chất lượng công trình dự án o Phiếu yêu cầu nghiệ m thu đối với chủ đầu tư Nội dung và trình tự nghiệm thu o Các báo cáo kết quả về 12
 Kiể m tra hiện trường  Kiể m tra bản vẽ hoàn công  Kiể m tra kết quả thử nghiệm, vận hành thử đồng bộ hệ thống máy móc thiết bị công nghệ  Kiể m tra quy trình vận hành và quy trình bảo trì o Biên bản nghiệm thu được thành lập theo mẫu nghiệm thu. 4.3. Nghiệm thu, bàn giao khai thác hướng dẫn sử dụng - Biên bản nghiệm thu, bàn giao - Tài liệu vận hành hướng dẫn sử dụng - Báo cáo quyết quán vốn đầu tư - Biên bản phê duyệt quyết toán 4.4. Chi tiết một số thông tin thường có trong các loại tài liệu: Thông tin về gói thầu cần có các thông tin sau: o Tên gói thầu, giá gói thầu, nguồn vốn, hình thức lựa chọn nhà thầu, phương thức đấu thầu, thời gian lựa chọn nhà thầu, hình thức hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng Hồ sơ cá nhân, hoặc tổ chức tham gia đấu thầu cần có đủ điều kiện: o Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư o Có quyết định thành lập đối với tổ chức không có đăng kí kinh doanh o Hạch toán kinh tế độc lập o Tình hình tài chính rõ rang Văn bản phê duyệt đấu thầu có các thông tin sau: o Tên nhà thầu trúng thầu: o Giá trúng thầu: o Hình thức hợp đồng o Thời gian thực hiện hợp đồng o Các nội dung cần lưu ý Tài liệu định mức dự toán gồm các thông tin: o Định mức hao phí vật liệu o Mức hao phí lao đông o Mức hao phí máy thi công 13
4.5. Phạm vi đề tài. Trên cơ sở đã phân tích các loại tài liệu của dự án thì chương trình chủ yếu thực hiện quản lý tài liệu kĩ thuật, hồ sơ hoàn công của dự án, quản lý hợp đồng. Chương trình không quản lý mảng tài liệu về tài chính, nguồn vốn 14
5. Mô hình về hệ thống quản lý tài liệu dự án Hình 1: Tổng quan về hệ thống quản lý tài liệu dự án Các thành phần chính trong hệ thống:  Thêm mới tài liệu  Đánh chỉ số tài liệu  Quản lý tài liệu  Quản lý truy cập và tìm kiế m tài liệu  Quản lý kho tài liệu  Quản lý gói công văn  Quản lý phiên bản tài liệu 15
 Quản lý người dùng 5.1. Thêm mới tài liệu Thêm mới tài liệu là quá trình chuyển dữ liệu từ dạng các bản vẽ kĩ thuật các tài liệu bản in liên quan thành các bản dưới dạng ảnh trong máy tính. Chương trình không lấy dữ liệu trực tiếp từ các máy scan mà chỉ thêm mới các bản vẽ kĩ thuật, tài liệu đã được scan và xử lý thông qua các phần mền khác. Quá trinh nhập sẽ bao gồ m tổ chức lưu trữ tập tin trong đĩa từ và vào các thông tin cần thiết liên quan đến tài liệu của dự án. Các thuộc tính liên quan sẽ được nói đến ở phần sau. 5.2. Đánh chỉ số tài liệu Đánh chỉ số là quá trình định nghĩa một vài thuộc tính của tài liệu dự án các thộc tính có thể đánh chỉ số như ngày tháng tạo ra tài liệu, ngày tháng hoàn thành, tên tài liệu, kiểu tài liệu ,ngôn ngữ … Đánh mã tài liệu có thể dựa trên các thuộc tính của tài liệu để cài đặt.  Các thuộc tính này được lưu trên database của chương trình  Được sử dụng để lục lại dữ liệu.  Đánh chỉ số làm tăng tốc quá trình truy vấn Việc đánh này được thực hiện tự động trên hầu hết các hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Ta chỉ cần lựa cho các thuộc tính cần đánh chỉ số. Các thuộc tính cần đánh chỉ số thường là các thuộc tính hay dùng để tìm kiế m tài liệu như: Tên tài liệu, người thiết kế, kiểu tài liệu … Phương pháp đánh chỉ số có thể:  Đánh bằng tay dựa và các kí hiệu chuẩn quy định hoặc tự định nghĩa sao cho dễ quản lý nhất.  Sử dụng mã vạch(barcodes)  Sử dụng ORC/IRC ORC là quá trình nhận dạng text từ một file ảnh của một bản in IRC là quá trình nhận dạng text từ một file ảnh của một văn bản viết tay Chương trình thực hiện chỉ dùng phương pháp đánh thủ công điều này được thực hiện bằng cách cài đặt mã hóa cho các trường dữ liệu. Như viết tắt các chữ cái đầ u … 16
5.3. Quản lý tài liệu Là quá trình định nghĩa các kiểu truy nhập và các kiểu người sử dụng khác nhau đối với tài liệu được lưu trong hệ thống quản lý tài liệu. Các kiểu truy cập đối với tài liệu của dự án có thể  Tạo bản thiết kế  Xem lại bản thiết kế  Sửa bản thiết kế  Đọc bản thiết kê  Thực thi thiết kế Các kiểu người sử dụng có thể là:  Người tạo ra các bản thiết kế  Người xem lại bản thiết kế  Người sửa lại bản thiết kế  Người đọc bản thiết kế  Người thực thi bản thiết kế Tác giả là người mà tạo ra tài liệu và có thể xem, tải lên, tạo và xóa. Ngườ i xem lại là người mà được phép nhìn tổng quan xem lại và có thể xem hay tải lên. Người sửa đổi là một người mà có thể sửa đổi tài liệu và có thể xem hay tải lên. Một người đọc là một người có thể xem nó hiểu nó. Người thực thi là người sử dụng nó vào thiết kế thực tế. 5.4. Quản lý truy cập và tìm kiếm tài liệu Có thể dựa trên các trường đã đánh chỉ số: Như tên tài liệu, người thiết kế, kiểu bản vẽ thiết kế. Hoặc là tìm kiế m toàn văn dựa trên nội dung của văn bản đã được nhập vào trong tài liệu. (Đối với tài liệu là văn bản như hồ sơ hoàn công) Đảm bảo rằng tài liệu tìm thấy có thể được truy cập. Tùy thuộc và từng người sử dụng từng kiểu truy cập mà người sử dụng có thể xem hoặc soạn thảo. 17
5.5. Quản lý kho tài liệu Cung cấp các công cụ để quản lý kho. Nơi tài liệu là đang được giữ trong đó cơ sở dữ liệu sẽ lưu đường dẫn kết nối đến tài liệu. Cho phép người dùng có thể lục lại tài liệu Kho dữ liệu của hệ thống quản trị tài liệu có thể có 3 phần -Database: Chứa đựng thông tin về tài liệu đó chính là các siêu dữ kiện đã được bàn ở trên -FileSystem: Nơi tài liệu thực được lưu trữ. Hệ thống file này sẽ chứa các thư mục khác nhau để phân loại tài liệu tiêu chí để phân loại có thể dựa vào tài liệu, lĩnh vực ngành khác nhau -Cache: Nơi lưu bản sao cho phép truy cập nhanh tránh mất thời gian truy cập vào kho dữ liệu lớn. Các thiết bị lưu trữ thường là các đĩa từ. 5.6. Quản lý gói công văn Là quá trình định tuyến tài liệu từ một người sử dụng này đến một người sử dụng khác dựa và quy tắc nghiệp vụ. Khi có yêu cầu gửi cho một người nào đó thì dữ liệu sẽ có thông báo đến người được gửi và khi có yêu cầu chấp nhận thì tài liệ u sẽ được gửi tạm thời đến thư mục của người được gửi. Người được gửi có có quyền phê chuẩn, hoặc chỉ xem thông tin. Đối với tài liệu gửi để lấy ý kiến thì sẽ được đưa vào thư mục dùng chung cho chương trình. Các tài liệu này thường là các bản thiết kế đã hoàn thành hoặc hoàn thành một phần nào đó được đính kèm vớ i các công văn. Các công văn này là cơ sở pháp lý để theo dõi tiến độ dự án. 5.7. Quản lý phiên bản tài liệu Cho phép người sử dụng quản lý phiên bản của tài liệu theo tiêu chí của dự á n thì tất cả các tài liệu sẽ được lưu lại.Đối với các tài liệu văn bản thường có kích thước nhỏ nên ta sẽ lưu hết vào như cách nhập vào chương trình. Đối với các tài liệu có kích thước quá lớn mà có được chia nhỏ ra thành các phần thì ta chỉ lưu các phần thay đổi. 18
5.8. Quản lý người dùng Việc quản lý các người dựa vào nhiệ m vụ được định nghĩa và các quyề n tương ứng với nhiệm vụ đó. Khi người dùng đăng nhập vào hệ thống tùy thuộc vào các nhiệ m tương ứng mà ta sẽ dẫn người dùng đến các trang mặc định khác nhau dành cho mỗi nhóm khác nhau. Tương ứng thư mục dữ liệu riêng khác nhau trong đó. Các nhiệm vụ là:  Tạo bản thiết kế  Xem lại bản thiết kế  Sửa bản thiết kế  Đọc bản thiết kê  Thực thi thiết kế Tác giả là người mà tạo ra tài liệu và có thể xem, tải lên, tạo và xóa. Ngườ i xem lại là người mà được phép nhìn tổng quan xem lại và có thể xem hay tải lên. Người sửa đổi là một người mà có thể sửa đổi tài liệu và có thể xem hay tải lên. Một người đọc bản vẽ là một người có thể xem nó hiểu nó. Người thực thi là người sử dụng nó vào thiết kế thực tế. 19
6. Biểu đồ phân rã chức năng Căn cứ vào mô hình của hệ thống quản lý tài liệu và yêu cầu thực tế của dự án ta có thể phân chia các chức năng chính trong chương trình. Quản lý tài liệu dự án bao gồm các công việc quản lý nhỏ sau.  Quản lý danh mục dự án  Quản lý danh mục tài liệu  Quản lý đánh mã  Quản lý tìm kiế m  Quản lý kho tài liệu  Quản lý người dùng Quản lý tài liệu dự án Quản lý Quản lý Quản lý Quản lý Quản lý Quản lý danh mục danh mục tìm kiếm người kho đánh mã dự án tài liệu tài liệu dùng 6.1. Quản lý danh mục dự án Mỗi một dự án sẽ bao gồm nhiều dự án nhỏ. Vì thế ta cần quản lý danh mục các dự án xem tình hình thực hiện tiến độ mỗi dự án nhỏ đến đâu. Để có kế hoạch cho các dự án khác. Hoặc có biện pháp khắc phục kịp thời. 20