Mẫu Phiếu nhập kho (Kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC)

Trong bối cảnh quản lý tài chính doanh nghiệp ngày càng chặt chẽ, việc sử dụng các chứng từ kế toán chuẩn mực đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo tính minh bạch và chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đặc biệt, đối với các hoạt động liên quan đến quản lý kho, phiếu nhập kho là một tài liệu không thể thiếu để ghi nhận chính xác việc luân chuyển vật tư, hàng hóa. Mẫu 01-VT, ban hành kèm theo Thông tư số 99/2025/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính, minh chứng cho tầm quan trọng của việc chuẩn hóa quy trình nhập liệu, tạo cơ sở vững chắc cho công tác kiểm kê và báo cáo tài chính.

Kế toán viên, thủ kho, cán bộ quản lý tài chính, kiểm toán viên, và sinh viên chuyên ngành kế toán, tài chính, những người cần hiểu về quy trình nhập kho và chứng từ kế toán liên quan.

Phiếu nhập kho mẫu số 01-VT là một chứng từ kế toán thiết yếu, được thiết kế để ghi nhận chi tiết việc nhập kho vật tư, dụng cụ, sản phẩm hoặc hàng hóa vào đơn vị. Tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tồn kho và là cơ sở cho các bút toán kế toán liên quan đến tài sản. Cấu trúc của phiếu bao gồm các trường thông tin cụ thể như đơn vị, bộ phận, họ tên người giao, số chứng từ, ngày tháng, địa điểm nhập kho, cùng với bảng kê chi tiết về tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất của từng loại hàng hóa, mã số, đơn vị tính, số lượng (theo chứng từ và thực nhập), đơn giá và thành tiền. Sự đối chiếu giữa số lượng theo chứng từ và thực nhập là một cơ chế quan trọng giúp phát hiện chênh lệch và đảm bảo minh bạch trong quá trình luân chuyển vật tư. Bên cạnh đó, phiếu cũng quy định rõ các vị trí ký duyệt của người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho và kế toán trưởng, hoặc bộ phận có nhu cầu nhập, nhằm xác nhận trách nhiệm của từng cá nhân trong chuỗi cung ứng và quản lý kho. Giá trị ứng dụng của mẫu phiếu này không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận ban đầu mà còn mở rộng ra việc cung cấp dữ liệu đầu vào cho công tác kiểm kê định kỳ, lập báo cáo tài chính, và phân tích hiệu quả quản lý hàng tồn kho. Ghi chú của phiếu còn cho phép doanh nghiệp tùy biến mẫu biểu theo đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, thể hiện sự linh hoạt trong việc áp dụng các chuẩn mực kế toán nhưng vẫn đảm bảo nguyên tắc chuẩn hóa dữ liệu.