MS Access - Bài 2: Sử dụng môi trường Access
Trước khi làm việc với Access, bạn cần khởi động chương trình. Khởi động
Access có nhiều cách giống như khởi động các chương trình Windows khác.
Đầu tiên, kích chuột vào menu Start, sau đó chọn Programs. Cách này sẽ hiển
thị tất cả các chương trình đã được cài đặt trong hệ thống. Sau đó chọn
Microsoft Access từ menu Programs. Ngay lúc đó, bạn sẽ thấy một thông báo
“Welcome to Access”. Tại phía dưới củamàn hình, bạn có thể thấy thanh trạng
thái hiển thị những gì xảy ra trong khi Access đang tải.
Khi Access đã được khởi động, bạn sẽ thấy một hộp thoại hỏi muốn tạo một c
ơ
sở dữ liệu mới (Create a new database) hay mở một cơ s
ở dữ liệu có sẵn (Open
an existing file), Hình 1.
Hình 1: Bạn có thể tạo một cơ sở dữ liệu mới hoặc mở một cơ s
ở dữ liệu có sẵn
Trong các bài sau bạn sẽ học cách để tạo một cơ sở dữ liệu từ đầu. Hầu hết,
bạn làm việc với cơ sở dữ liệu đó lặp đi lặp lại bởi vậy phía dưới của hộp thoại
liệt kê danh sách 9 cơ sở dữ liệu gần nhất đã mở, cùng với lựa chọn More
Files.
Để thấy được cách Access làm việc, hãy mở một cơ sở dư liệu mẫu bằng
Access. Để làm được việc này, kích chuột vào lựa chọn More Files ở phía bên
dưới hộp thoại, sau đó kích OK. Access hiển thị hộp thoại Open, hình 2
Hình 2: Hộp thoại Open
Hộp thoai Open trông khá quen thuộc với bạn. Nó giống như h
ộp thoại sử dụng
để mở các tài liệu trong mọi chương trình. Tất cả những thứ cần làm là phải
chắc rằng chọn đúng ổ đĩa và thư mục, sau đó lựa chọn file bạn muốn mở. Thư
mục con chứa các file cơ sở dữ liệu mẫu sẽ nằm trong thư mục cài đặt Office
trên ổ đĩa chính. Nếu bạn cần trợ giúp ở ngoài nơi những cơ sở dữ liệu mẫu
được định vị, bạn có thể sử dụng tính năng tìm kiếm trong Windows để tìm ra
file Northwind.mdb.
Xác định vị trí và file cần mở trong hộp thoại Open, tiếp đó kích chuột vào nút
Open. Ngay lúc đó, cửa sổ chương trình Access xuất hiện như hình 3.
Hình 3: Cửa sổ chương trình Microsoft Access
Trong cửa sổ chương trình Access, có một số mục chọn bạn nên chú ý. Mục
đầu tiên là menu bar, được đặt tại phía trên cửa sổ Access. Khi làm việc, các
menu dùng được có thể thay đổi phụ thuộc vào việc bạn đang thao tác với
thành phần nào. Mục thứ hai là toolbar, hiển thị bên dưới thanh menu. Biểu
tượng Toolbar cho bạn thực hiện các thao tác phổ biến dễ dàng và nhanh hơn.
Cửa sổ Cơ sở dữ liệu
Một trong những phần quan trọng trong môi trường Access là cửa sổ Database
(Hình 3). Bạn sẽ thấy cửa sổ Database mỗi khi tạo hoặc tải một tệp cơ sở dữ
liệu (chỉ làm việc được trên 1 cửa sổ). Như trong phần đầu tiên giới thiệu, bạn
đã biết cơ sở dữ liệu chứa các bảng, biểu mẫu, truy vấn, báo cáo, và các đối
tượng khác. Cửa sổ Database cho phép bạn chọn vùng cơ sở dữ liệu để làm
việc. Phía bên trái cửa sổ là một loạt các nút cho biết loại đối tượng theo dõi c
ơ
sở dữ liệu. Khi kích chuột vào một trong những nút đó, Access đưa ra danh
sách các đối tượng. Ví dụ, nếu bạn nhìn vào cửa sổ Database hình 3, sẽ thấy
danh sách các bảng có sẵn trong cơ sở dữ liệu Northwind. Khi bạn kích chuột
vào nút Form thì sẽ thấy danh sách các biểu mẫu sẵn có (hình 4)
Hình 4: Form hiển thị các biểu mẫu có sẵn trong cơ sở dữ liệu
Tìm hiểu về Wizard
Access là một công cụ rất mạnh mẽ, nó giúp bạn có thể quản lý dữ liệu gần
như theo cách mà bạn đã tưởng tượng ra. Với nhiều chương trình cơ sơ d
ữ liệu,
bạn cần hiểu những lệnh phức tạp để sử dụng các tính năng đó. Điều đó là
không đúng đối với nhiều tính năng trong Access. Để khắc phục được vấn đề
này, Access sử dụng một loạt Wizard để từng bước hoàn thành các thao tác.
Bạn có thể gọi các Wizard này bằng cách chọn các công cụ từ nhiều thanh
công cụ khác nhau, cũng có thể chọn từ các menu ở trong cửa sổ cơ sở dữ liệu.
Ví dụ, khi tạo một bảng mới trong cơ sở dữ liệu, chỉ cần kích đúp chuột vào
Create Table By Using Wizard, nó sẽ hiện ra cửa sổ cơ sở dữ liệu như hình 3.
Sau đó bước đầu tiên là Access khởi động Wizard (hình 5).
Hình 5: Ví dụ về Wizard
Bạn làm việc thông qua Wizard bằng cách trả lời những câu hỏi trong hộp
thoại hoặc lựa chọn từ những thông tin được đưa ra. Thực hiện từng từng bước
bằng cách kích chuột vào nút điều khiển ở phía trên mỗi hộp thoại.
Access cung cấp Wizard để giúp tạo cơ sở dữ liệu, các bảng, biểu mẫu, truy
vấn, báo cáo và biểu đồ. Sử dụng Wizrad tạo các đối tượng trong biểu mẫu,
báo cáo, thiết kế các nhãn và đưa ra thông tin. Thực tế, Wizard thực hiện các
thao tác rất dễ dàng nên chúng được dùng trong suốt loạt bài này. Có rất nhiều
phần bạn làm phải dựa vào Wizard.
Khai thác sự trợ giúp
Access cung cấp khá nhiều trợ giúp mà bạn có thể dùng bất kỳ lúc nào, có ba
cách trợ giúp chính:
Office Assistant
Hệ thống trợ giúp trực tuyến
ToolTips
Cách trợ giúp đơn giản nhất trong Access là ấn phím F1, nó sẽ hiển thị Office
Assitant, đó là một hình ảnh hướng dẫn giúp bạn tìm ra câu trả lời cho những
vấn đề cần thiết. Thường sử dụng Office Assitant khi có một thao tác cần thực
hiện. Tính năng này giúp bạn trong suốt các thao tác để hoàn thành công việc.
