MS Access - Bài 7: Nhập thông tin cho bảng
Một trong những cách chính để nhập thông tin cho một bảng là thông qua chế
độ Datasheet. Trong chương 1 “Làm quen với Access”, bạn đã được biết cách
nhập dữ liệu cho bảng sử dụng Access datasheet. Bây giờ bạn đã tạo được
bảng riêng, và sẵn sàng bắt đầu sử dụng chế độ Datasheet để nhập thông tin.
Chế độ Datasheet hiển thị như hình 1. Cách trình bày thực tế của Datasheet có
thể khác một chút, nó phụ thuộc vào trường bạn đã lấy khi xác định bảng.
Nhưng không c
ần phải chú ý đến các trường, tất cả các thao tác trong
Datasheet đều giống nhau.
Hình 1: Chế độ Datasheet view
Lưu ý là con trỏ nhấp nháy ở trường đầu tiên của bản ghi đầu tiên trong bảng.
Access sẽ chờ cho bạn bắt đầu nhập thông tin. Để làm được, chỉ cần gõ từ bàn
phím vào đó. Nếu muốn chuyển từ trường này tới trường kia, nhấn phím Enter
hoặc phím Tab.
Chú ý: Bỏ qua trường (bằng cách nhấn phím TAB) đang chứa
nội dung nào đó (như trường đầu tiên ở hình 1, chứa sự chỉ
định là AutoNumber). Một khi bảng này đã được thiết lập để
trường AddressID là trường mang khóa chính, thì Acess sẽ tự
động điền vào trường này.
Khi bắt đầu nhập thông tin vào bảng, chú ý là Access giả thiết bạn đang bắt
đầu nhập ở một bản ghi. Hình 2 biểu hiện Access thêm một bản ghi ở bên dưới,
và biểu tượng bút chì được đặt phía bên trái bản ghi hoặc nơi bản ghi đang
thực hiện.
Hình 2: Thêm một bản ghi trong Access
Bạn sẽ tiếp tục thêm thông tin cho bản ghi. Nhấn phím TAB hoặc ENTER cho
đến khi hoàn thành trường cuối cùng. Lần lượt như vậy, bạn sẽ nhập được
thông tin cho trường đầu tiên của bản ghi tiếp theo. Bạn có thể trở lại trường
trước đó bằng cách nhấn tổ hợp phím SHIFT + TAB. Sau khi kết thúc với một
bản ghi và tiến hành tới các bản ghi khác, Access tự động lưu sự thay đổi của
bạn (chú ý rằng biểu tượng bút chì được di chuyển từ phía bên trái của bản ghi
đã được lưu).
Di chuyển quanh bảng
Trong khi số các bản ghi ở bảng tăng thêm, bạn có thể sử dụng các phím tắt
khác nhau để di chuyển nhanh từ một bản ghi tới bản ghi khác hoặc trong các
trường của một bản ghi. Bảng 1 liệt kê các phím bạn có thể sử dụng để điều
hướng trong bảng.
Phím/Tổ hợp phím Hành động
TAB Di chuyển tới trường tiếp theo.
SHIFT+TAB Di chuyển tới trường liền trước.
ENTER Di chuyển tới trường tiếp theo
Phím mũi tên sang phải Di chuyển tới trường tiếp theo
Phím mũi tên sang trái Di chuyển tới trường liền trước.
Phím mũi tên xuống Di chuyển tới bản ghi tiếp theo
Phím mũi tên lên Di chuyển tới bản ghi liền trước.
PAGE DOWN Di chuyển xuống một màn ảnh của các bản
ghi.
PAGE UP Di chuyển lên một màn ảnh của các bản
ghi.
HOME Di chuyển tới trường đầu tiên tại bản ghi
hiện thời.
END Di chuyển tới trường cuối cùng tại bản ghi
hiện thời.
F5 Nhảy tới một số bản ghi cụ thể
CTRL+ Phím mũi tên
xuống Di chuyển tới trường hiện thời của bản ghi
cuối trong bảng.
CTRL+ Phím mũi tên
lên Di chuyển tới trường hiện thời của bản ghi
đầu tiên trong bảng.
CTRL+PAGE DOWN Di chuyển tới trường cuối phía bên phải
của một bản ghi
CTRL+PAGE UP Di chuyển tới trường đầu tiên phía bên trái
một bản ghi
CTRL+HOME Di chuyển tới trường đầu tiên của bản ghi
đầu tiên trong bảng
CTRL+END Di chuyển tới trường cuối của bản ghi cuối
trong bảng
CTRL+ALT+END Di chuyển tới trường cuối của một bản ghi
mới (cuối bảng)
Bảng 1: Các điều hướng trong bảng
Nh
ững phím tắt nhập dữ liệu
Kèm theo các phím được liệt kê
ở bảng 1, Access cung cấp một số các phím tắt
để sử dụng khi nhập dữ liệu. Một vài phím tắt bạn đã biết, sử dụng chúng để
bắt đầu các hàm menu. Khi chọn một menu Access, Access hiển thị các phím
tắt phía bên phải mỗi menu. Bảng 2 liệt kê các phím tắt bạn có thể sử dụng để
nhập dữ liệu nhanh nhất.
Tổ hợp phím Hành động
CTRL+; Chèn ngày tháng hiện tại.
CTRL+ALT+SPACEBAR
Chèn giá trị mặc định cho một trường
(nếu có nhiều trường)
CTRL+' Chèn thêm giá trị giống như giá trị ở
trường của bản ghi liền kề trước.
CTRL+" Chèn thêm giá trị giống như giá trị ở
trường của bản ghi liền kề trước.
CTRL+ENTER Chèn thêm một dòng mới với trường hiện
thời
CTRL+PLUS SIGN Chấp nhận bản ghi hiện thời và thêm một
bản ghi mới
CTRL+- Xóa bản ghi hiện thời
SHIFT+ENTER Lưu sự thay đổi cho bản ghi hiện thời,
nhưng còn lại ở trong trường.
Bảng 2: Các phím tắt dùng để nhập dữ liệu
Thoát khỏi chế độ Datasheet
Khi đã nhập xong thông tin, bạn phải chắc chắn là muốn để lại hoặc tắt chế độ
Datasheet. Việc này Access cho bạn làm với bảng và tiếp tục thực hiện các
thao tác khác. Có hai cách chính b
ạn có thể tắt chế độ Datasheet: lựa chọn công
cụ Design view hoặc kích chuột vào biểu tượng Close (X) phía góc trên bên
phải Datasheet.
Công cụ Design view là công cụ luôn nằm bên trái trong toolbar. Kích chuột
vào công cụ này để hiển thị cách khác của bảng. Màn hình hiển thị như hình 3.
Hình 3: Chuyển đổi chế độ Design view
Khi chuyển sang ch
ế độ Design view, công cụ Design view thay đổi từ công cụ
Datasheet. Kích chuột vào công c
bảng lần nữa. Khi làm việc ở chế độ Design view (hình 3), Access cho phép
bạn thay đổi cách sắp xếp bảng. Chế độ Design view hiển thị giống như trư
ờng
bạn thiết lập khi sử dụng Table Wizard ở đầu chương. Trong chương 3, bạn sẽ
học nhiều hơn về cách sử dụng chế độ Design view.
Để thoát khỏi cửa sổ Datasheet hoặc Design view, kích chuột vào biểu tượng
Close (X) ở góc trên bên phải cửa sổ. Access sẽ đóng cửa sổ lại và xuất hiện
cửa sổ Database. Bảng mới của bạn (Addresses) được liệt kê trong bảng có sẵn
của cửa sổ Database. Khi muốn làm việc với thông tin trong bảng, bạn có thể
kích đúp chuột vào tên bảng hoặc lựa chọn tên bảng và kích chuột vào nút
Open.
Ngân NT (Theo Learn Access)