CHÍNH PH
C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM
Đ c l p - T do - H nh phúc
S : 110/2004/NĐ-CPHà N i, ny 08 tháng 4 năm 2004
NGH Đ NH C A CHÍNH PH
V công tác văn th ư
________
CHÍNH PH
Căn c Lu t T ch c Chính ph ngày 25 tháng 12 năm 2001;
Căn c Lu t Ban hành văn b n quy ph m pháp lu t ngày 12 tháng 11 năm 1996
Lu t s a đ i, b sung m t s đi u c a Lu t Ban hành văn b n quy ph m pháp lu t ngày
16 tháng 12 năm 2002;
Căn c Pháp l nh Lu tr qu c gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;ư
Theo đ ngh c a B tr ng B N i v , ưở
NGH Đ NH:
Ch ng Iươ
QUY Đ NH CHUNG
Đi u 1. Ph m vi và đ i t ng đi u ch nh ượ
1. Ngh đ nh này quy đ nh v ng tác văn th và qu n lý nhà n c v ng tác văn th ; ư ư ư
đ c áp d ng đ i v ic c quan nhà n c, t ch c chính tr , t ch c chính tr - xã h i, tượ ơ ư
ch c xã h i, t ch c xã h i - ngh nghi p, t ch c kinh t và đ n v vũ trang nhân dân (sau ế ơ
đây g i chung là c quan, t ch c). ơ
2. ng c văn th quy đ nh t i Ngh đ nh này bao g m các ng vi c v so n th o,ư
ban hành văn b n; qu n lý văn b n và tài li u khác hình thành trong quá trình ho t đ ng c a
các c quan, t ch c; qu n lý và s d ng con d u trongng tác văn th .ơ ư
Đi u 2. Gi i thích t ng
Trong Ngh đ nh này, nh ng t ng d i đây đ c hi u nh sau: ướ ượ ư
1. B n th o văn b n” b n đ c vi t ho c đánh y, hình thành trong quá trình ượ ế
so n th o m t văn b n c a c quan, t ch c; ơ
2.B n g c văn b n là b n th o cu i ng đ c ng i có th m quy n duy t; ư ư
3. “B n chính văn b n”b n hoàn ch nh v n i dung và th th c văn b n đ c c quan, ượ ơ
t ch c ban hành. B n chính có th đ c làm thành nhi u b n có giá tr nh nhau; ượ ư
4. “B n sao y b n chínhlà b n sao đ y đ , chính xác n i dung c a văn b n và đ c ượ
trình bày theo th th c quy đ nh. B n sao y b n chính ph i đ c th c hi n t b n chính; ượ
5. “B n trích sao” là b n sao m t ph n n i dung c a văn b n và đ c trình bày theo th ượ
th c quy đ nh. B n trích sao ph i đ c th c hi n t b n chính; ượ
6. “B n sao l c” là b n sao đ y đ , chính xác n i dung c a văn b n, đ c th c hi n ượ
t b n sao y b n chínhtrình bày theo th th c quy đ nh;
7. “H s m t t p văn b n, tài li u có liên quan v i nhau v m t v n đ , m t s ơ
vi c, m t đ i t ng c th ho c có m t (ho c m t s ) đ c đi m chung nh tên lo i văn ượ ư
b n; c quan, t ch c ban nh văn b n; th i gian ho c nh ng đ c đi m khác, hình thành ơ
1
trong quá trình theo dõi, gi i quy t công vi c thu c ph m vi ch c năng, nhi m v c a m t ế
c quan, t ch c ho c c a m t cá nhân;ơ
8. “L p h s ơ là vi c t p h p và s p x p văn b n, tài li u hình thành trong quá trình ế
theo dõi, gi i quy t công vi c thành h s theo nh ng nguyên t c ph ng pháp nh t ế ơ ươ
đ nh.
Đi u 3. Trách nhi m đ i v i công tác văn th ư
1. Ng i đ ng đ u c quan, t ch c, trong ph m vi quy n h n đ c giao, tráchườ ơ ượ
nhi m ch đ o công tác văn th , ch đ o vi c nghiên c u, ng d ng khoa h c và công ngh ư
o công tác văn th .ư
2. M i cá nhân trong quá trình theo dõi, gi i quy tng vi c có liên quan đ n công tác ế ế
văn th , ph i th c hi n nghiêm ch nh quy đ nh t i Ngh đ nh này và quy đ nh khác c a phápư
lu t v ng tác văn th . ư
Ch ng IIươ
SO N TH O, BAN HÀNH VĂN B N
Đi u 4. Hình th c văn b n
c hình th c văn b n hình thành trong ho t đ ng c a các c quan, t ch c bao g m: ơ
1. Văn b n quy ph m pháp lu t theo quy đ nh c a Lu t Ban nh văn b n quy ph m
pháp lu t ny 12 tháng 11 năm 1996 và Lu t s a đ i, b sung m t s đi u c a Lu t Ban
nh văn b n quy ph m pháp lu t ngày 16 tháng 12 năm 2002;
2. Văn b n hành chính
Quy t đ nh (cá bi t), ch th (cá bi t), thông o, thông báo, ch ng trình, k ho ch,ế ươ ế
ph ng án, đ án, báo o, biên b n, t trình, h p đ ng, công văn, công đi n, gi y ch ngươ
nh n, gi y u nhi m, gi y m i, gi y gi i thi u, gi y ngh phép, gi y đi đ ng, gi y biên ườ
nh n h s , phi u g i, phi u chuy n; ơ ế ế
3. Văn b n chuyên ngành
c nh th c văn b n chuyên ngành do B tr ng, Th tr ng c quan qu n ưở ưở ơ
ngành quy đ nh sau khi tho thu n th ng nh t v i B tr ng B N i v ; ưở
4. Văn b n c a t ch c chính tr , t ch c chính tr - xã h i
c nh th c văn b n c a t ch c chính tr , t ch c chính tr - xã h i do ng i đ ng ườ
đ u c quan Trung ng c a t ch c chính tr , t ch c chính tr - xã h i quy đ nh. ơ ươ
Đi u 5. Th th c văn b n
1. Th th c văn b n quy ph m pháp lu t và văn b n hành chính
a) Th th c văn b n quy ph m pháp lu t văn b n hành chính bao g m các thành
ph n sau:
- Qu c hi u;
- Tên c quan, t ch c bannh văn b n;ơ
- S , ký hi u c a văn b n;
- Đ a danh và ngày, tháng, năm bannh văn b n;
- Tên lo i và trích y u n i dung c a văn b n; ế
- N i dung văn b n;
2
- Ch c v , h tên và ch c a ng i có th m quy n; ườ
- D u c a c quan, t ch c; ơ
- N i nh n;ơ
- D u ch m c đ kh n, m t (đ i v i nh ng văn b n lo i kh n, m t).
b) Đ i v i ng văn, công đi n, gi y gi i thi u, gi y m i, phi u g i, phi u chuy n, ế ế
ngoài các thành ph n đ c quy đ nh t i đi m a c a kho n này, th b sung đ a ch c ượ ơ
quan, t ch c; đ a ch E-mail; s đi n tho i, s Telex, s Fax.
c) Th th c k thu t trình bày văn b n do B tr ng B N i v B tr ng, ưở ưở
Ch nhi m Văn png Chính ph quy đ nh.
2. Th th c văn b n chuyên ngành
Th th c và k thu t trình y n b n chuyên ngành do B tr ng, Th tr ng c ưở ưở ơ
quan qu n lý ngành quy đ nh sau khi tho thu n th ng nh t v i B tr ng B N i v . ưở
3. Th th c văn b n c a t ch c chính tr , t ch c chính tr - xã h i
Th th c và k thu t trình bày văn b n c a t ch c chính tr , t ch c chính tr - xã h i
do ng i đ ng đ u c quan Trung ng c a t ch c chính tr , t ch c chính tr - h iườ ơ ươ
quy đ nh.
4. Th th c và k thu t trình bày văn b n trao đ i v i c quan, t ch c ho c cá nhân ơ
n c ngoài đ c th c hi n theo thông l qu c t .ướ ượ ế
Đi u 6. So n th o văn b n
1. Vi c so n th o văn b n quy ph m pháp lu t đ c th c hi n theo quy đ nh c a ượ
Lu t Ban hành văn b n quy ph m pháp lu t ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Lu t s a
đ i, b sung m t s đi u c a Lu t Ban hành văn b n quy ph m pháp lu t ngày 16 tháng 12
năm 2002.
2. Vi c so n th o văn b n khác đ c quy đ nh nh sau: ượ ư
a) Căn c tính ch t, n i dung c a văn b n c n so n th o, ng i đ ng đ u c quan, t ườ ơ
ch c giao cho đ n v ho c cá nhân so n th o ho c ch trì so n th o. ơ
b) Đ n v ho c cá nhân có trách nhi m th c hi n các công vi c sau:ơ
- Xác đ nh hình th c, n i dung và đ m t, đ kh n c a văn b n c n so n th o;
- Thu th p, x lý thông tin có liên quan;
- So n th o văn b n;
- Trong tr ng h p c n thi t, đ xu t v i ng i đ ng đ u c quan, t ch c vi cườ ế ườ ơ
tham kh o ý ki n c a c c quan, t ch c ho c đ n v , nhân liên quan; nghiên c u ế ơ ơ
ti p thu ý ki n đ hoàn ch nh b n th o;ế ế
- Trình duy t b n th o văn b n kèm theo tài li u có liên quan.
Đi u 7. Duy t b n th o, vi c s a ch a, b sung b n th o đã duy t
1. B n th o văn b n ph i do ng i có th m quy n ký văn b n duy t. ườ
2. Tr ng h p s a ch a, b sung b n th o văn b n đã đ c duy t ph i trình ng iườ ượ ườ
duy t xem xét, quy t đ nh. ế
Đi u 8. Đánh máy, nhân b n
3
Vi c đánh máy, nhân b n văn b n ph i b o đ m nh ng yêu c u sau:
1. Đánh máy đúng nguyên văn b n th o, đúng th th ck thu t trình bày văn b n.
Tr ng h p phát hi ns sai t ho c không rõ ng trong b n th o thì ng i đánhyườ ườ
ph i h i l i đ n v ho c cá nhân so n th o ho c ng i duy t b n th o đó; ơ ườ
2. Nhân b n đúng s l ng quy đ nh; ượ
3. Gi gìn m t n i dung văn b n và th c hi n đánh máy, nhân b n theo đúng th i
gian quy đ nh.
Đi u 9. Ki m tra văn b n tr c khi ký ban hành ướ
1. Th tr ng đ n v ho c nhân ch trì so n th o văn b n ph i ki m tra ch u ưở ơ
trách nhi m v đ chính xác c a n i dung văn b n.
2. Chánh Văn phòng các B , c quan ngang B , c quan thu c Chính ph và y ban ơ ơ
nhân dân các c p (sau đây g i t t là Chánh Văn phòng); Tr ng phòng Hành chính nh ng ưở
c quan, t ch c không văn phòng (sau đây g i t t tr ng phòng hành chính); ng iơ ưở ườ
đ c giao trách nhi m giúp ng i đ ng đ u c quan, t ch c qu n công tác văn th ượ ườ ơ ư
nh ng c quan, t ch c khác (sau đây g i t t ng i đ c giao trách nhi m) ph i ki m ơ ườ ượ
tra ch u trách nhi m v hình th c, th th c, k thu t trình bày và th t c ban hành văn
b n.
Đi u 10. Ký văn b n
1. c quan, t ch c làm vi c theo ch đ th tr ng, ng i đ ng đ u c quan, t ơ ế ưở ườ ơ
ch c có th m quy n ký t t c văn b n c a c quan, t ch c. Ng i đ ng đ u c quan, t ơ ư ơ
ch c có th giao cho c p phó c a mình ký thay (KT.) các văn b n thu cc lĩnh v c đ c ượ
phân công ph trách.
2. c quan, t ch c làm vi c ch đ t p th ơ ế
a) Đ i v i nh ng v n đ quan tr ng c a c quan, t ch c mà theo quy đ nh c a pháp ơ
lu t ho c theo đi u l c a t ch c, ph i đ c th o lu n t p th và quy t đ nh theo đa s , ượ ế
vi c ký văn b n đ c quy đ nh nh sau: ượ ư
Ng i đ ng đ u c quan, t ch c thay m t (TM.) t p th nh đ o c văn b nườ ơ
c a c quan, t ch c; ơ
C p phó c a ng i đ ng đ u và các thành viên gi ch c v lãnh đ o khác đ c thay ườ ượ
m t t p th ,thay ng i đ ng đ u c quan, t ch c nh ng văn b n theo u quy n c a ườ ơ
ng i đ ng đ u và nh ng văn b n thu c các lĩnh v c đ c phân công ph trách.ườ ượ
b) Vi cvăn b n v nh ng v n đ khác đ c th c hi n nh quy đ nh t i kho n 1 ượ ư
c a Đi u này.
3. Trong tr ng h p đ c bi t, ng i đ ng đ u c quan, t ch c có th u quy n choườ ườ ơ
m t cán b ph trách d i mình m t c p th a u quy n (TUQ.) m t s văn b n mà ướ
nh ph i ký. Vi c giao ký th a u quy n ph i đ c quy đ nh b ng n b n gi i h n ượ
trong m t th i gian nh t đ nh. Ng i đ c u quy n không đ c u quy n l i cho ng i ườ ượ ượ ườ
khác ký.
4. Ng i đ ng đ u c quan, t ch c có th giao cho Chánh Văn phòng, Tr ng pngườ ơ ưở
Hành chính ho c Tr ng m t s đ n v ký th a l nh (TL.) m t s lo i văn b n. Vi c giao ưở ơ
th a l nh ph i đ c quy đ nh c th trong quy ch ho t đ ng ho c quy ch công c ượ ế ế
văn th c a c quan, t ch c.ư ơ
5. Khi văn b n không dùng bút chì; khôngng m c đ ho c các th m c d phai.
4
Đi u 11. B n sao văn b n
1. c hình th c b n sao đ c quy đ nh t i Ngh đ nh y g m b n sao y b n chính, ượ
b n trích sao và b n sao l c.
2. Th th c b n sao đ c quy đ nh nh sau: ượ ư
nh th c sao: sao y b n chính ho c trích sao, ho c sao l c; tên c quan, t ch c sao ơ
văn b n; s , ký hi u b n sao; đ a danh và ngày, tháng, năm sao; ch c v , h tên và ch
c a ng i có th m quy n; d u c a c quan, t ch c sao văn b n; n i nh n. ườ ơ ơ
3. B n sao y b n chính, b n trích sao b n sao l c đ c th c hi n theo đúng quy ượ
đ nh t i Ngh đ nh y có giá tr pháp lý nh b n chính. ư
4. B n sao ch p c d uch ký c a văn b n không đ c th c hi n theo đúng th ượ
th c quy đ nh t i kho n 2 c a Đi u này, ch giá tr thông tin, tham kh o.
Ch ng IIIươ
QU N LÝ VĂN B N, QU N LÝ VÀ S D NG CON D U
M c 1
QU N LÝ VĂN B N Đ N
Đi u 12. Trình t qu n lý văn b n đ n ế
T t c văn b n, k c đ n, th do cá nhân g i đ n c quan, t ch c (sau đây g i chung ơ ư ế ơ
là văn b n đ n) ph i đ c qu n lý theo trình t sau: ế ượ
1. Ti p nh n, đăng ký văn b n đ n;ế ế
2. Trình, chuy n giao n b n đ n; ế
3. Gi i quy t và theo dõi, đôn đ c vi c gi i quy t văn b n đ n. ế ế ế
Đi u 13. Ti p nh n, đăng ký văn b n đ n ế ế
Văn b n đ n t b t kỳ ngu n nào đ u ph i đ c t p trung t i văn th c quan, t ch c ế ư ư ơ
đ làm th t c ti p nh n, đăng ký. Nh ng văn b n đ n không đ c đăng ký t i văn th , các ế ế ượ ư
đ n v , cá nn không có trách nhi m gi i quy t.ơ ế
Đi u 14. Trình, chuy n giao văn b n đ n ế
1. Văn b n đ n ph i đ c k p th i trình cho ng i có trách nhi m và chuy n giao cho ế ượ ườ
các đ n v ,nhân gi i quy t. Văn b n đ nd u ch các m c đ kh n ph i đ c trìnhơ ế ế ượ
chuy n giao ngay sau khi nh n đ c. ượ
2. Vi c chuy n giao văn b n ph i b o đ m chính xác và gi gìn bí m t n i dung văn
b n.
Đi u 15. Gi i quy t và theo i, đôn đ c vi c gi i quy t văn b n đ n ế ế ế
1. Ng i đ ng đ u c quan, t ch c trách nhi m ch đ o gi i quy t k p th i vănườ ơ ế
b n đ n. C p phó c a ng i đ ng đ u c quan, t ch c đ c giao ch đ o gi i quy t ế ườ ơ ượ ế
nh ng văn b n đ n theo s u nhi m c a ng i đ ng đ u nh ng văn b n đ n thu c ế ườ ế
các lĩnh v c đ c phân công ph trách. ượ
2. Căn c n i dung văn b n đ n, ng i đ ng đ u c quan, t ch c giao cho đ n v ế ườ ơ ơ
ho c nhân gi i quy t. Đ n v ho c nhân trách nhi m nghiên c u, gi i quy t văn ế ơ ế
b n đ n theo th i h n đ c pháp lu t quy đ nh ho c theo quy đ nh c a c quan, t ch c. ế ượ ơ
5