TH T NG CHÍNH PHỦ ƯỚ Ủ
--------------
C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAMỘ Ộ Ủ Ệ
Đc l p - T do - H nh phúc ộ ậ ự ạ
--------------------------------------
S : 28/2018/QĐ-TTgốHà N i, ngày 12 tháng 7 năm 2018ộ
QUY T ĐNHẾ Ị
V vi c g i, nh n văn b n đi n t gi a các c quan trong h th ng hành chính nhàề ệ ử ậ ả ệ ử ữ ơ ệ ố
n cướ
Căn c Lu t t ch c Chính ph ngày 19 tháng 6 năm 2015;ứ ậ ổ ứ ủ
Căn c Lu t t ch c chính quy n đa ph ng ngày 19 tháng 6 năm 2015;ứ ậ ổ ứ ề ị ươ
Căn c Lu t giao d ch đi n t ngày 29 tháng 11 năm 2005;ứ ậ ị ệ ử
Căn c Lu t công ngh thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;ứ ậ ệ
Căn c Lu t an toàn thông tin m ng ngày 19 tháng 11 năm 2015;ứ ậ ạ
Căn c Ngh đnh s 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 c a Chính ph vứ ị ị ố ủ ủ ề
ng d ng công ngh thông tin trong ho t đng c a c quan nhà n c;ứ ụ ệ ạ ộ ủ ơ ướ
Căn c Ngh đnh s 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 c a Chính phứ ị ị ố ủ ủ
quy đnh chi ti t thi hành Lu t giao d ch đi n t v ch ký s và d ch v ch ng th c ch kýị ế ậ ị ệ ử ề ữ ố ị ụ ứ ự ữ
s ; Ngh đnh s 106/2011/NĐ-CP ngày 23 tháng 11 năm 2011 c a Chính ph s a đi, bố ị ị ố ủ ủ ử ổ ổ
sung m t s đi u c a Ngh đnh s 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007; Ngh đnhộ ố ề ủ ị ị ố ị ị
s 170/2013/NĐ-CP ngày 13 tháng 11 năm 2013 c a Chính ph s a đi, b sung m t số ủ ủ ử ổ ổ ộ ố
đi u c a Ngh đnh s 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 c a Chính ph quy đnhề ủ ị ị ố ủ ủ ị
chi ti t thi hành Lu t giao d ch đi n t v ch ký s và d ch v ch ng th c ch ký s vàế ậ ị ệ ử ề ữ ố ị ụ ứ ự ữ ố
Ngh đnh s 106/2011/NĐ-CP ngày 23 tháng 11 năm 2011 c a Chính ph ;ị ị ố ủ ủ
Căn c Ngh đnh s 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 c a Chính ph vứ ị ị ố ủ ủ ề
b o đm an toàn h th ng thông tin theo c p đ;ả ả ệ ố ấ ộ
Theo đ ngh c a B tr ng, Ch nhi m Văn phòng Chính ph ;ề ị ủ ộ ưở ủ ệ ủ
Th t ng Chính ph ban hành Quy t đnh v vi c g i, nh n văn b n đi n t gi aủ ướ ủ ế ị ề ệ ử ậ ả ệ ử ữ
các c quan trong h th ng hành chính nhà n c.ơ ệ ố ướ
Ch ng Iươ
QUY ĐNH CHUNGỊ
Đi u 1. Ph m vi đi u ch nhề ạ ề ỉ
1. Quy t đnh này quy đnh vi c g i, nh n văn b n đi n t thông qua k t n i, liênế ị ị ệ ử ậ ả ệ ử ế ố
thông các h th ng qu n lý văn b n và đi u hành gi a các c quan trong h th ng hànhệ ố ả ả ề ữ ơ ệ ố
chính nhà n c.ướ
2. Quy t đnh này không áp d ng đi v i vi c g i, nh n văn b n đi n t có n iế ị ụ ố ớ ệ ử ậ ả ệ ử ộ
dung thu c bí m t nhà n c theo quy đnh c a pháp lu t.ộ ậ ướ ị ủ ậ
Đi u 2. Đi t ng áp d ngề ố ượ ụ
1. Quy t đnh này áp d ng đi v i các b , c quan ngang b , c quan thu c Chínhế ị ụ ố ớ ộ ơ ộ ơ ộ
ph , y ban nhân dân các c p và các c quan, đn v tr c thu c (sau đây g i chung là b ,ủ Ủ ấ ơ ơ ị ự ộ ọ ộ
ngành, đa ph ng).ị ươ
2. Các c quan, t ch c không thu c kho n 1 Đi u này liên quan đn ho t đngơ ổ ứ ộ ả ề ế ạ ộ
g i, nh n văn b n v i các b , ngành, đa ph ng, n u đáp ng h t ng k thu t, côngử ậ ả ớ ộ ị ươ ế ứ ạ ầ ỹ ậ
ngh đ áp d ng, đc th c hi n theo quy đnh t i Quy t đnh này.ệ ể ụ ượ ự ệ ị ạ ế ị
Đi u 3. Gi i thích t ngề ả ừ ữ
Trong Quy t đnh này, các t ng d i đây đc hi u nh sau:ế ị ừ ữ ướ ượ ể ư
1. Văn b n đi n t là văn b n d i d ng thông đi p d li u, theo th th c đnhả ệ ử ả ướ ạ ệ ữ ệ ể ứ ị
d ng do c quan nhà n c có th m quy n quy đnh, đc t o l p ho c đc s hóa t vănạ ơ ướ ẩ ề ị ượ ạ ậ ặ ượ ố ừ
b n gi y.ả ấ
2. G i, nh n văn b n đi n t là vi c c quan trong h th ng hành chính nhà n cử ậ ả ệ ử ệ ơ ệ ố ướ
g i, nh n văn b n đi n t qua các h th ng qu n lý văn b n và đi u hành đc k t n i,ử ậ ả ệ ử ệ ố ả ả ề ượ ế ố
liên thông v i nhau b ng các gi i pháp k thu t, công ngh .ớ ằ ả ỹ ậ ệ
3. Tr c liên thông văn b n qu c gia là gi i pháp k thu t, công ngh đc tri nụ ả ố ả ỹ ậ ệ ượ ể
khai t Văn phòng Chính ph t i các b , ngành, đa ph ng đ k t n i, liên thông g i,ừ ủ ớ ộ ị ươ ể ế ố ử
nh n văn b n đi n t .ậ ả ệ ử
4. Bên g i là c quan trong h th ng hành chính nhà n c phát hành văn b n đi nử ơ ệ ố ướ ả ệ
t .ử
5. Bên nh n là c quan trong h th ng hành chính nhà n c ti p nh n văn b n đi nậ ơ ệ ố ướ ế ậ ả ệ
t .ử
Đi u 4. Giá tr pháp lý c a văn b n đi n tề ị ủ ả ệ ử
1. Văn b n đi n t đã ký s theo quy đnh c a pháp lu t đc g i, nh n qua hả ệ ử ố ị ủ ậ ượ ử ậ ệ
th ng qu n lý văn b n và đi u hành quy đnh t i Quy t đnh này có giá tr pháp lý t ngố ả ả ề ị ạ ế ị ị ươ
đng văn b n gi y và thay cho vi c g i, nh n văn b n gi y.ươ ả ấ ệ ử ậ ả ấ
2. Văn b n đi n t không thu c kho n 1 Đi u này đc g i, nh n qua h th ngả ệ ử ộ ả ề ượ ử ậ ệ ố
qu n lý văn b n và đi u hành có giá tr đ bi t, tham kh o, không thay cho vi c g i, nh nả ả ề ị ể ế ả ệ ử ậ
văn b n gi y.ả ấ
Đi u 5. Nguyên t c g i, nh n văn b n đi n tề ắ ử ậ ả ệ ử
1. Vi c g i, nh n văn b n đi n t ph i th c hi n theo nguyên t c quy đnh t iệ ử ậ ả ệ ử ả ự ệ ắ ị ạ
Đi u 5 c a Lu t giao d ch đi n t và tuân theo các quy đnh khác c a pháp lu t v b o về ủ ậ ị ệ ử ị ủ ậ ề ả ệ
bí m t nhà n c, an ninh, an toàn thông tin và văn th , l u tr .ậ ướ ư ư ữ
2. T t c các văn b n đi n t thu c th m quy n ban hành và gi i quy t c a các cấ ả ả ệ ử ộ ẩ ề ả ế ủ ơ
quan trong h th ng hành chính nhà n c ph i đc g i, nh n qua h th ng qu n lý vănệ ố ướ ả ượ ử ậ ệ ố ả
b n và đi u hành, tr các tr ng h p quy đnh t i kho n 1 Đi u 7 c a Quy t đnh này.ả ề ừ ườ ợ ị ạ ả ề ủ ế ị
3. Các c quan trong h th ng hành chính nhà n c không phát hành văn b n gi yơ ệ ố ướ ả ấ
đn Bên nh n khi đã g i văn b n đi n t , tr các tr ng h p quy đnh t i kho n 2 Đi u 7ế ậ ử ả ệ ử ừ ườ ợ ị ạ ả ề
c a Quy t đnh này.ủ ế ị
4. Bên nh n có quy n t ch i nh n văn b n đi n t , n u văn b n đi n t đó khôngậ ề ừ ố ậ ả ệ ử ế ả ệ ử
b o đm các nguyên t c, yêu c u v g i, nh n và ph i ch u trách nhi m v vi c t ch iả ả ắ ầ ề ử ậ ả ị ệ ề ệ ừ ố
đó, đng th i Bên nh n ph n h i cho Bên g i đc bi t thông qua h th ng qu n lý vănồ ờ ậ ả ồ ử ượ ế ệ ố ả
b n và đi u hành ho c Tr c liên thông văn b n qu c gia đ x lý theo quy đnh.ả ề ặ ụ ả ố ể ử ị
Đi u 6. Yêu c u g i, nh n văn b n đi n tề ầ ử ậ ả ệ ử
1. Văn b n đi n t ph i đc b o đm tính xác th c v ngu n g c, s toàn v n,ả ệ ử ả ượ ả ả ự ề ồ ố ự ẹ
an toàn thông tin, d li u trong quá trình g i, nh n, x lý và l u tr .ữ ệ ử ậ ử ư ữ
2. Văn b n đi n t ph i đc g i ngay trong ngày văn b n đó ký ban hành, ch mả ệ ử ả ượ ử ả ậ
nh t là trong bu i sáng c a ngày làm vi c ti p theo. Văn b n đi n t đn sau khi đcấ ổ ủ ệ ế ả ệ ử ế ượ
ti p nh n, n u b o đm giá tr pháp lý ph i đc x lý k p th i, không ph i ch văn b nế ậ ế ả ả ị ả ượ ử ị ờ ả ờ ả
gi y (n u có).ấ ế
Tr ng h p văn b n đi n t thu c lo i kh n ph i đc đt ch đ u tiên ghi rõườ ợ ả ệ ử ộ ạ ẩ ả ượ ặ ở ế ộ ư
m c đ kh n, g i ngay sau khi đã ký s và ph i đc trình, chuy n giao x lý ngay sau khiứ ộ ẩ ử ố ả ượ ể ử
ti p nh n.ế ậ
3. Văn b n đi n t ph i đc theo dõi, c p nh t t đng tr ng thái g i, nh n, x lýả ệ ử ả ượ ậ ậ ự ộ ạ ử ậ ử
trên h th ng qu n lý văn b n và đi u hành.ệ ố ả ả ề
4. Văn b n đi n t ph i b o đm yêu c u v th th c và k thu t trình bày theoả ệ ử ả ả ả ầ ề ể ứ ỹ ậ
quy đnh c a B N i v , v đnh d ng theo quy đnh c a B Thông tin và Truy n thông.ị ủ ộ ộ ụ ề ị ạ ị ủ ộ ề
5. B o đm các yêu c u v h t ng k thu t, công ngh , an toàn thông tin và gi iả ả ầ ề ạ ầ ỹ ậ ệ ả
pháp k t n i, liên thông h th ng qu n lý văn b n và đi u hành.ế ố ệ ố ả ả ề
Đi u 7. Các lo i văn b n đi n t và đu m i g i, nh n văn b n đi n tề ạ ả ệ ử ầ ố ử ậ ả ệ ử
1. T t c các văn b n đi n t thu c th m quy n ban hành và gi i quy t c a cấ ả ả ệ ử ộ ẩ ề ả ế ủ ơ
quan trong h th ng hành chính nhà n c ph i đc g i, nh n qua h th ng qu n lý vănệ ố ướ ả ượ ử ậ ệ ố ả
b n và đi u hành, tr tr ng h p Bên g i ho c Bên nh n ch a đáp ng các yêu c u v hả ề ừ ườ ợ ử ặ ậ ư ứ ầ ề ạ
t ng k thu t, công ngh , an toàn thông tin, gi i pháp k t n i, liên thông đ g i, nh n vănầ ỹ ậ ệ ả ế ố ể ử ậ
b n đi n t .ả ệ ử
2. Các lo i văn b n đi n t g i kèm văn b n gi yạ ả ệ ử ử ả ấ
a) Văn b n g i Chính ph , Th t ng Chính ph theo quy đnh t i Quy ch làmả ử ủ ủ ướ ủ ị ạ ế
vi c c a Chính ph ;ệ ủ ủ
b) Văn b n theo Danh m c do ng i đng đu b , ngành, đa ph ng quy t đnhả ụ ườ ứ ầ ộ ị ươ ế ị
ngoài các văn b n theo quy đnh t i đi m a kho n 2 Đi u này và theo quy đnh c a phápả ị ạ ể ả ề ị ủ
lu t.ậ
3. Đu m i c quan đn v g i, nh n văn b n đi n tầ ố ơ ơ ị ử ậ ả ệ ử
a) Văn phòng Chính ph g i, nh n văn b n đi n t thu c ph m vi, th m quy nủ ử ậ ả ệ ử ộ ạ ẩ ề
qu n lý c a Chính ph , Th t ng Chính ph và B tr ng, Ch nhi m Văn phòng Chínhả ủ ủ ủ ướ ủ ộ ưở ủ ệ
ph và theo Quy ch làm vi c, Quy ch ti p nh n, x lý, phát hành và qu n lý văn b n c aủ ế ệ ế ế ậ ử ả ả ủ
Văn phòng Chính ph ;ủ
b) Văn phòng b , c quan ngang b , c quan thu c Chính ph g i, nh n văn b nộ ơ ộ ơ ộ ủ ử ậ ả
thu c ph m vi, th m quy n qu n lý c a B tr ng, Th tr ng c quan ngang b , Thộ ạ ẩ ề ả ủ ộ ưở ủ ưở ơ ộ ủ
tr ng c quan thu c Chính ph và theo Quy ch làm vi c, Quy ch ti p nh n, x lý, phátưở ơ ộ ủ ế ệ ế ế ậ ử
hành và qu n lý văn b n c a b , c quan ngang b , c quan thu c Chính ph ;ả ả ủ ộ ơ ộ ơ ộ ủ
c) Văn phòng y ban nhân dân c p t nh g i, nh n văn b n đi n t thu c ph m vi,Ủ ấ ỉ ử ậ ả ệ ử ộ ạ
th m quy n qu n lý c a y ban nhân dân, Ch t ch y ban nhân dân c p t nh và theo Quyẩ ề ả ủ Ủ ủ ị Ủ ấ ỉ
ch làm vi c, Quy ch ti p nh n, x lý, phát hành và qu n lý văn b n c a y ban nhân dânế ệ ế ế ậ ử ả ả ủ Ủ
c p t nh.ấ ỉ
Ch ng IIươ
QUY TRÌNH G I, NH N VĂN B N ĐI N TỬ Ậ Ả Ệ Ử
Đi u 8. G i văn b n đi n tề ử ả ệ ử
1. Văn b n đi n t sau khi đc c p có th m quy n phê duy t, ký ban hành, ký sả ệ ử ượ ấ ẩ ề ệ ố
theo quy đnh c a pháp lu t và g i đn Bên nh n thông qua các h th ng qu n lý văn b nị ủ ậ ử ế ậ ệ ố ả ả
và đi u hành đc k t n i, liên thông v i nhau.ề ượ ế ố ớ
2. Bên g i có trách nhi m ki m tra, theo dõi, b o đm văn b n đi n t đc g iử ệ ể ả ả ả ệ ử ượ ử
đn đúng Bên nh n. Tr ng h p thu h i văn b n đi n t , Bên g i ph i thông báo trên hế ậ ườ ợ ồ ả ệ ử ử ả ệ
th ng qu n lý văn b n và đi u hành cho Bên nh n bi t đ x lý văn b n đi n t đc thuố ả ả ề ậ ế ể ử ả ệ ử ượ
h i.ồ
Đi u 9. Nh n văn b n đi n tề ậ ả ệ ử
1. Tr c khi ti p nh n, Bên nh n ph i ki m tra tính đy đ, toàn v n, tính xác th cướ ế ậ ậ ả ể ầ ủ ẹ ự
c a văn b n đi n t và ti n hành ti p nh n trên h th ng qu n lý văn b n và đi u hành.ủ ả ệ ử ế ế ậ ệ ố ả ả ề
Tr ng h p không b o đm các nguyên t c, yêu c u v g i, nh n văn b n đi n t ,ườ ợ ả ả ắ ầ ề ử ậ ả ệ ử
Bên nh n ph i k p th i ph n h i thông qua h th ng qu n lý văn b n và đi u hành đ Bênậ ả ị ờ ả ồ ệ ố ả ả ề ể
g i bi t, x lý theo quy đnh.ử ế ử ị
2. Sau khi ti p nh n, Bên nh n x lý và ph n h i tr ng thái x lý văn b n đi n tế ậ ậ ử ả ồ ạ ử ả ệ ử
trên h th ng qu n lý văn b n và đi u hành.ệ ố ả ả ề
Tr ng h p nh n đc thông báo thu h i văn b n đi n t , Bên nh n có tráchườ ợ ậ ượ ồ ả ệ ử ậ
nhi m h y b văn b n đi n t đc thu h i đó trên h th ng qu n lý văn b n và đi uệ ủ ỏ ả ệ ử ượ ồ ệ ố ả ả ề
hành, đng th i thông báo vi c đã x lý văn b n đi n t đc thu h i thông qua h th ngồ ờ ệ ử ả ệ ử ượ ồ ệ ố
qu n lý văn b n và đi u hành đ Bên g i bi t.ả ả ề ể ử ế
Đi u 10. N i dung và yêu c u thông tin c a văn b n đi n tề ộ ầ ủ ả ệ ử
1. N i dung thông tin c a văn b n đi n t đc g i, nh n trên h th ng qu n lýộ ủ ả ệ ử ượ ử ậ ệ ố ả
văn b n và đi u hành c a các b , ngành, đa ph ng bao g m n i dung c a văn b n đi nả ề ủ ộ ị ươ ồ ộ ủ ả ệ
t đó và toàn b n i dung h s , tài li u đc g i kèm theo.ử ộ ộ ồ ơ ệ ượ ử
2. H th ng qu n lý văn b n và đi u hành c a các b , ngành, đa ph ng ph i thệ ố ả ả ề ủ ộ ị ươ ả ể
hi n các thông tin sau đây c a văn b n đi n t :ệ ủ ả ệ ử
a) Mã đnh danh c a c quan, t ch c:ị ủ ơ ổ ứ
M i b , c quan ngang b , c quan thu c Chính ph , y ban nhân dân các c p vàỗ ộ ơ ộ ơ ộ ủ Ủ ấ
các c quan, đn v tr c thu c có m t mã đnh danh khi tham gia g i, nh n văn b n đi n tơ ơ ị ự ộ ộ ị ử ậ ả ệ ử
trên h th ng qu n lý văn b n và đi u hành.ệ ố ả ả ề
C u trúc mã đnh danh c quan, t ch c có 13 ký t , chia thành b n nhóm mã, cácấ ị ơ ổ ứ ự ố
nhóm mã phân tách b i d u ch m:ở ấ ấ
- Mã c p 1: mã c a đn v c p 1 (b , c quan ngang b , c quan thu c Chính ph ,ấ ủ ơ ị ấ ộ ơ ộ ơ ộ ủ
y ban nhân dân các t nh, thành ph tr c thu c trung ng,...);Ủ ỉ ố ự ộ ươ
- Mã c p 2, c p 3, c p 4: mã c a các c quan, đn v thu c, tr c thu c đn v c pấ ấ ấ ủ ơ ơ ị ộ ự ộ ơ ị ấ
1, đn v c p 2, đn v c p 3 t ng ng;ơ ị ấ ơ ị ấ ươ ứ
b) Mã đnh danh văn b n;ị ả
C u trúc Mã đnh danh văn b n g m:ấ ị ả ồ
- Mã đnh danh c a c quan, t ch c theo quy đnh c a pháp lu t;ị ủ ơ ổ ứ ị ủ ậ
- Năm ban hành văn b n, s th t văn b n đc ban hành trong năm;ả ố ứ ự ả ượ
c) S và ký hi u văn b n;ố ệ ả
d) Ngày, tháng, năm văn b n;ả
đ) Lo i văn b n;ạ ả
e) Trích y u n i dung văn b n;ế ộ ả
g) H s , tài li u g i kèm;ồ ơ ệ ử
h) Tr ng thái x lý (đã đn, đã ti p nh n, đã chuy n x lý, đang x lý, đã hoànạ ử ế ế ậ ể ử ử
thành, t ch i nh n (tr l i), thu h i, xóa...);ừ ố ậ ả ạ ồ
i) Ch c v , h tên ng i ký;ứ ụ ọ ườ
k) M c đ kh n (kh n/th ng kh n/h a t c);ứ ộ ẩ ẩ ượ ẩ ỏ ố
l) Bên g i;ử
m) Bên nh n;ậ
n) Th i gian g i, nh n;ờ ử ậ
o) Th i h n x lý;ờ ạ ử
p) L ch s g i, nh n văn b n;ị ử ử ậ ả
q) Thông tin khác (n u có).ế
Đi u 11. T ng h p thông tin, tình hình g i, nh n văn b n đi n tề ổ ợ ử ậ ả ệ ử
Vi c t ng h p, trích xu t thông tin, d li u v tình hình, k t qu g i, nh n văn b nệ ổ ợ ấ ữ ệ ề ế ả ử ậ ả
đi n t c a các c quan trong h th ng hành chính nhà n c đc th c hi n t đng trênệ ử ủ ơ ệ ố ướ ượ ự ệ ự ộ
các h th ng:ệ ố
1. Văn phòng Chính ph t ng h p, trích xu t thông tin, d li u v tình hình g iủ ổ ợ ấ ữ ệ ề ử
nh n văn b n đi n t c a các b , ngành, đa ph ng thông qua Tr c liên thông văn b nậ ả ệ ử ủ ộ ị ươ ụ ả
qu c gia và h th ng qu n lý văn b n và đi u hành c a Văn phòng Chính ph ;ố ệ ố ả ả ề ủ ủ
2. Văn phòng b , c quan ngang b , c quan thu c Chính ph t ng h p, trích xu tộ ơ ộ ơ ộ ủ ổ ợ ấ
thông tin, d li u v tình hình g i, nh n văn b n đi n t c a các đn v tr c thu c thôngữ ệ ề ử ậ ả ệ ử ủ ơ ị ự ộ
qua h th ng qu n lý văn b n và đi u hành c a b , c quan ngang b , c quan thu cệ ố ả ả ề ủ ộ ơ ộ ơ ộ
Chính ph ;ủ
3. Văn phòng y ban nhân dân c p t nh t ng h p, trích xu t thông tin, d li u vỦ ấ ỉ ổ ợ ấ ữ ệ ề
tình hình g i, nh n văn b n đi n t c a các c quan chuyên môn tr c thu c và y banử ậ ả ệ ử ủ ơ ự ộ Ủ
nhân dân c p huy n, c p xã thông qua h th ng qu n lý văn b n và đi u hành c a đaấ ệ ấ ệ ố ả ả ề ủ ị
ph ng.ươ