“Sếp” và kỹ năng giao tiếp
Thật khôi hài khi rất nhiều nhà quản trị kinh doanh ngày nay tin rằng cấp
dưới của họ rời bỏ công ty là do bất mãn về các khoản lương thưởng.
Điều này không hẳn bao giờ cũng đúng. Và vấn đề nhiều khi xuất phát
từ chính bản thân các “sếp”.
Một cuộc nghiên cứu gần đây đối với 20.000 nhân viên tại nhiều công ty
trên toàn thế giới do Trường quản lý Vanderbilt, Mỹ, tiến hành cho thấy
nguyên nhân khiến số một nhân viên quyết định chấm dứt hợp đồng là
“Hành vi và thái độ quản lý nghèo nàn”. Nói cách khác, chính là vì
những ông chủ tồi. Còn một trong những yếu tố quan trọng nhất làm nên
“Hành vi và thái độ quản lý nghèo nàn” là kỹ năng giao tiếp yếu kém.
Các chuyên gia nhân sự cho rằng nguyên nhân có thể do nhiều nhà quản
trị doanh nghiệp ngày nay được “cất nhắc” dựa trên bản thành tích trong
công việc, trong khi lãnh đạo đã vô tình bỏ qua việc đánh giá về các kỹ
năng giao tiếp của họ.
Những kỹ năng giao tiếp không phải là bẩm sinh, mà cùng với thời gian
và nỗ lực cá nhân, chúng có thể được trau dồi và hình thành. Sau đây là
tổng kết của các nhà nghiên cứu về kỹ năng này.
7 kỹ năng giao tiếp cơ bản
1. Hãy là một người lắng nghe tốt. Hãy chú ý lắng nghe các nhân viên
của bạn. “Nghe có vẻ rất đơn giản, nhưng đây là một trong những thiếu
sót giao tiếp lớn nhất mà các nhà quản lý thường mắc phải”, - Maureen
Dolan Rosen, một chuyên gia nhân sự tại hãng Chapel Hill , - cho biết.
Trong số những điều Maureen nhấn mạnh tại các hội thảo quản lý là:
“Hãy học cách lắng nghe tốt hơn”. Bà cũng dẫn chứng một câu truyện
về ông sếp của bà trước đây, người luôn đặt tay dưới cằm và im lặng
nghe mọi người xung quanh nói chuyện tại các cuộc họp bàn, hội thảo.
Nhưng nếu quan sát kỹ một chút, bạn sẽ thấy sau cặp mắt kính, hai mắt
ông nhắm nghiền. Ông đã sử dụng cuộc họp để chợp mắt trong chốc lát.
2. Dành thời gian cho nhân viên. Thông thường, những cuộc nói chuyện
trực tiếp với các nhân viên trong công ty là rất quan trọng; chỉ khi các
nhân viên làm việc ở xa, bạn mới nên nói chuyện qua điện thoại. Nếu
bạn không thể gặp gỡ hàng tuần, hãy thực hiện ít nhất một lần trong một
tháng. Và bạn đừng nghe điện thoại khi đang họp, trừ khi có việc khẩn
cấp. Hãy thể hiện cho nhân viên thấy sự quan tâm đầy đủ của bạn. Bạn
nên nói chuyện về con đường sự nghiệp của họ và bạn đang hình dung
thế nào về sự thăng tiến của họ trong công ty.
3. Trò chuyện với nhân viên về công việc. Bạn nên thường xuyên tiếp
cận để tìm hiểu về các thay đổi tại công sở từ trên xuống dưới. Việc này
có thể khá khó khăn. Bạn sẽ rất dễ quên những việc cần phải nói với một
ai đó về điều họ cần biết liên quan tới công việc của họ, nhưng bạn cần
nhớ rằng: Công việc có thể không được hoàn thành và bạn có thể là
người duy nhất biết những điều mà mọi người chưa biết.
4. Đưa ra những thông điệp nhất quán về những quan điểm của bản thân.
Điều này giúp các nhân viên của bạn đưa ra được những quyết định tốt
hơn (hay ít nhất là những quyết định bạn sẽ cảm thấy phù hợp hơn). Nếu
thông tin bạn đưa ra mỗi lúc một khác, nhân viên của bạn sẽ rơi vào
trạng thái mơ hồ và bạn sẽ phải chịu hậu quả do những quyết định sai
lầm của họ.
5. Định kỳ đưa ra các phản hồi, ý kiến đánh giá; tránh những điều ngạc
nhiên bất ngờ. Đừng để đến buổi họp thường niên, các nhân viên mới
phải giật mình trước những đánh giá của bạn về công việc họ làm. Họ
nên biết trước và sẵn sàng lắng nghe các ý kiến của “sếp” rằng có một
vài điều họ cần phải cải thiện nhằm đáp ứng nhu cầu công việc tốt hơn.
Những buổi đánh giá thường niên nên là nơi bạn tổng kết lại và cùng với
các nhân viên thảo luận phương hướng hành động trong thời gian tới.
6. Học cách giao tiếp trò chuyện trước các nhóm nhân viên. Vấn đề ở
đây không phải là kỹ năng diễn thuyết trước đám đông, mà là khả năng
trò chuyện với một nhóm nhân viên cụ thể. Nếu bạn không thể nói
chuyện tốt tại các buổi họp hay trước một nhóm nhân viên, bạn sẽ đánh
mất vị thế của một nhà quản lý như một người có năng lực lãnh đạo và
đáng tin cậy. Hãy học cách để làm được điều này, học cách để trò
chuyện tự tin và truyền cảm hơn. Bạn cũng cần lưu ý tới những điều
tương tự khi viết e-mail đồng gửi cho nhiều nhân viên.
7. Đừng che đậy đằng sau các e-mail. E-mail là một công cụ giao tiếp
quan trọng, nhưng hầu hết các vấn đề tế nhị cần phải được thảo luận cá
nhân. Các xung đột cũng cần phải được giải quyết trong khuôn khổ cá
nhân, bằng cách mặt đối mặt hay ít nhất là qua điện thoại. Khi vấn đề
liên quan đến các cảm xúc, tình cảm..., thì e-mail chính là một phương
tiện giao tiếp kém hiệu quả nhất. Và e-mail cũng chưa bao giờ là cách
thức phù hợp để nói với ai đó rằng họ đang làm việc không hiệu quả.
Quan tâm tới việc tự đánh giá bản thân
Liệu có nên biết những đánh giá của các nhân viên về công việc của bạn
trên cương vị một nhà quản lý? Chắc chắn là có, bởi điều đó sẽ gia tăng
lòng trung thành của nhân viên, và giúp bạn trở thành một ông chủ tốt
hơn.
Vậy bạn có thể nhận được những phản hồi đó như thế nào? Những công
ty lớn - chẳng hạn như Microsoft, Apple,... - có các mẫu góp ý về công
việc của “sếp” tại công sở. Các nhân viên được phát mẫu góp ý định kỳ
và điền vào (có thể ghi tên hay dấu tên tuỳ theo quyết định của nhân
viên).
Đây là một cách thức để đánh giá bản thân và cũng là cách thức hiệu quả
để đánh giá những vấn đề khác. Bạn cần không ngừng nỗ lực thu thập
các phản hồi cá nhân như là một phần trong các cuộc trò chuyện với các
nhân viên của bạn.
Đừng làm việc này qua e-mail mà hãy sử dụng các cuộc trò chuyện trực
tiếp với các nhân viên để lắng nghe những tâm sự, ý kiến đóng góp của
họ về phong cách quản lý và giao tiếp của bạn. Với đôi chút hài hước và
tế nhị, bạn có thể tìm hiểu những suy nghĩ của các nhân viên về mình.
Và bạn hãy tỏ ra quan tâm một cách chân thành về những gì các nhân
viên đóng góp. Việc này có thể có đôi chút khó khăn đối với bạn, nhưng
bạn nên hiểu rằng nói ra suy nghĩ của mình là điều không hề đơn giản
đối với những người dưới quyền của bạn. Kết quả cuối cùng sẽ là một
mối quan hệ tốt đẹp hơn.
Vậy còn trong trường hợp các nhân viên không chịu nói ra ý kiến của họ
thì sao? Tốt hơn cả là bạn vẫn tiếp tục cuộc nói chuỵện với nhân viên.
Một cách thức thông minh để kết thúc cuộc trò chuyện là làm như tình