Hệ thống hoạch định và quản trị các nguồn lực của doanh nghiệp_ERP
- Trang 17 -
3. THỰC TẾ VIỆC SỬ DỤNG ERP Ở VIỆT NAM
Thực trạng của các doanh nghiệp hiện nay
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn cách tổ chức theo nhiều phòng ban khác
nhau. Mỗi phòng ban có chức năng độc lập đến nỗi có thể xem là ốc đảo.
Nếu áp dụng các phần mềm quản lý rời rạc và do mỗi phòng ban có thể sử
dụng các phần mềm quản lý khác nhau, khi cần chuyển dữ liệu giữa các phòng ban,
người sử dụng phải thực hiện một cách thủ công. Điều này dẫn đến năng suất làm
việc thấp, dữ liệu không đồng bộ, có thể bị thất thoát và khó kiểm soát do các phần
mềm không hiểu nhau.
Đa số doanh nghiệp Việt Nam hiện vay vốn quen với cách quản lý thủ công
theo các quy trình cục bộ. Chúng ta vẫn chưa quen với các tiêu chuẩn quản lý đồng
nhất của thế giới. Bên cạnh đó, "rẻ, liệu cơm gắp mắm” là tư tưởng chi phối mỗi khi
bàn về ERP.
Băn khoăn của các doanh nghiệp
Rất nhiều câu hỏi thể hiện sự băn khoăn của các doanh nghiệp trước ngưỡng
cửa “tin học hoá quản lý DN”, mà cụ thể là có nên triển khai hệ thống ERP hay
không? Và nếu triển khai thì phải lựa chọn giải pháp như thế nào? Một khi DN
chưa hiểu được bản chất của hệ thống ERP, cũng như DN sẽ được gì khi trang bị hệ
thống ERP thì DN chưa thể quyết định được về việc triển khai ERP. Rất nhiều DN
chỉ mơ hồ “cần phải tin học hóa DN nay mai”, hoặc trước trào lưu hội nhập và gia
nhập WTO, DN rất sốt sắng nâng cấp hệ thống quản lý bằng việc “mua PM ERP
càng nhanh càng tốt!”.
Nhưng ERP thực sự là một hệ thống phức tạp, có nhiều khái niệm trừu tượng
không dễ gì có thể hiểu được nhanh và quyết định triển khai. Thực tế, các DN VN hiện
nay đang có nhu cầu về dịch vụ tư vấn nhiều hơn so với việc triển khai ngay hệ thống
ERP. Tuy nhiên, “cung” đang thấp hơn nhiều so với “cầu” vì hiện không có nhiều công
Hệ thống hoạch định và quản trị các nguồn lực của doanh nghiệp_ERP
- Trang 18 -
ty hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực tư vấn này. Tuy vậy, DN có thể tham khảo
tư vấn trực tiếp từ chính các công ty cung cấp giải pháp ERP.
Một điều nữa làm cho các DN rất băn khoăn là hiện nay ở VN chưa có nhiều
DN triển khai thành công ERP để các DN khác lấy làm “gương” và “noi theo”. Họ
chỉ nghe rằng ERP là cái gì đó “rất phức tạp” và có nhiều dự án triển khai ERP thất
bại hơn là thành công. Vì vậy tại thời điểm hiện nay, DN VN nào quyết định tiến
hành triển khai ERP sẽ là DN thực sự đi tiên phong và rất “dũng cảm”. Điều này
cũng đã xảy ra với PM kế toán trước đây. Và các DN đi tiên phong trong việc áp
dụng PM kế toán đều là các DN thành công.
Hệ thống hoạch định và quản trị các nguồn lực của doanh nghiệp_ERP
- Trang 19 -
Tỷ lệ sử dụng PM ERP trong các dự án
Biểu đồ này chỉ thể hiện số lượng các dự án ERP đã và đang được triển
khai tại Việt Nam từ 2004 đến nay. Biểu đồ chỉ tính các dự án triển khai ERP đầy
đủ hoặc gần như đầy đủ các phân hệ. Các dự án chỉ triển khai phần kế toán, nhân
sự, hoặc các dự án ERP triển khai cho khối ngân hàng, bộ tài chính không nằm
trong thống kê này
Các doanh nghiệp sử dụng ERP
Các doanh nghiệp ứng dụng thành công
Kinh nghiệm triển khai ERP tại FPT
Là một công ty cổ phần, quản lý theo mô hình tập
đoàn, bao gồm nhiều công ty thành viên và chi nhánh, vấn
đề quản trị doanh nghiệp (DN) trở thành yêu cầu hàng đầu
của công ty Cổ Phần Phát Triển Đầu Tư Công Nghệ FPT
Hệ thống hoạch định và quản trị các nguồn lực của doanh nghiệp_ERP
- Trang 20 -
nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị.
ERP được FPT triển khai trước tiên tới bộ phận kinh doanh. Những năm tiếp
theo được áp dụng cho hệ thống sản xuất và lắp ráp máy tính FPT-Elead, các bộ
phận quản lý (QL) như: quản trị nhân sự và tiền lương, QL cổ đông, QL hệ thống
chất lượng, QL sản xuất dự án PM, QL bảo hành, QL đơn đặt hàng và giao nhận
hàng xuất nhập khẩu.
Tại FPT, ERP đã giúp cải thiện rất nhiều quá trình kiểm soát tài chính về
hàng tồn (linh kiện lắp ráp), công nợ qua các chỉ tiêu, đồng thời cung cấp nhanh
chóng và chính xác các đơn hàng và số liệu hạch toán. Quan trọng nhất là ERP hỗ
trợ rất nhiều cho việc lập kế hoạch kinh doanh và ra quyết định.
Một ví dụ cụ thể: sau khi áp dụng phân hệ QL sản xuất cho hệ thống sản
xuất lắp ráp máy tính, tỷ lệ giao hàng đúng hạn trong 6 tháng đầu năm 2004 là
94,9% (tăng 18,5% so với năm 2003); số ngày trung bình tồn linh kiện lắp ráp là
43% (giảm 25% so với năm 2003).
Việc áp dụng ERP trên thực tế đã có tác động sâu rộng tới bộ máy điều hành
và từng đơn vị tác nghiệp của FPT. ERP đã làm thay đổi cách thức tác nghiệp, QL,
tạo nên thói quen dùng số liệu để điều hành và ra quyết định ở tất cả các cấp trong
công ty.
Điểm cuối cùng liên quan đến thành công của ERP chính là vấn đề chọn đối
tác. DN luôn trong trạng thái phát triển và để ERP có thể đồng hành mãi với DN
thì giải pháp đã lựa chọn cần nhận được cam kết hỗ trợ lâu dài và luôn luôn cập
nhật mới theo chuẩn thế giới của nhà cung cấp.
Kinh nghiệm ứng dụng ERP thành công tại Giấy Sài Gòn
Công ty Giấy Sài Gòn (GSG) khởi động dự án ERP từ giữa năm 2006 và
chính thức nghiệm thu vào cuối năm 2007. Sau các dự án đầu tư xây dựng nhà
máy mới và hiện đại hóa các dây chuyền sản xuất thời điểm đó, GSG mong muốn
đầu tư và cải tiến toàn bộ hệ thống quản lý, sản xuất và phân phối nhằm nâng cao
khả năng cạnh tranh của sản phẩm thương hiện Giấy Sài Gòn.
Hệ thống hoạch định và quản trị các nguồn lực của doanh nghiệp_ERP
- Trang 21 -
ERP là một trong những lựa chọn đầu tiên của công ty nhằm tìm ra phuơng
tiện gắn kết các bộ phận và cũng nhằm tìm thước đo hữu hiệu hoạt động sản xuất kinh
doanh, cải tiến năng lực làm việc của nhân viên. Giải pháp Oracle EBS đã được lựa
chọn với lý do: đó là phần mềm hàng đầu và nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng thành
công.
Điều đặc biệt trong quá trình đổi mới của mình, GSG đã chủ động mời
những nhà quản lý từ các tập đoàn đa quốc gia như Pepsi, Coca-cola, Unilever,
Nestle’, Sam sung…về làm việc, họ là những người có kinh nghiệm sử dụng thành
thạo hệ thống ERP và đó là điều kiện thuận lợi cho quá trình triển khai.
Ở thời điểm khởi đầu, ban quản lý dự án dự định chạy song song hai chương
trình cũ và mới nhưng sau đó để giảm thiểu các rủi ro có thể ảnh hưởng đến sản
xuất kinh doanh, họ quyết định chạy độc lập.
Việc hoàn thành dự án ERP đã đưa GSG thành doanh nghiệp ngành giấy đầu
tiên trong nước ứng dụng thành công hệ thống phần mềm quản trị với qui trình tiên
tiến của thế giới. Hai yếu tốt mấu chốt để đem lại kết quả này là sự quyết tâm của
Ban lãnh đạo, sự đồng lòng của đội ngũ nhân viêc, nỗ lực tái cấu trúc doanh nghiệp
theo quy trình quản lý hiện đại và có hiện quả so với quy trình cũ vốn vừa nặng lề
vừa phân tán.
Lợi ích mà ERP mang lại là khả năng quản trị thông tin đồng bộ, liên tục và
cập nhật, cho phép công bố thông tin kịp thời và minh bạch nhằm đáp ứng các yêu
cầu của cổ đông và nhà đầu tư - yêu cầu lớn nhất đối với một công ty đại chúng mà
GSG đang hướng tới. Thông qua việc triển khai ERP, GSG cũng hoàn thiện được
nhiều quy trình sản xuất kinh doanh, giải quyết khâu quan trọng nhất là làm khách
hàng hài lòng hơn với các đáp ứng nhanh chóng của mình. Đặc biệt, ý nghĩa cốt lõi
của ERP thể hiện rất rõ là số người thừa hưởng thành quả cuối cùng lớn hơn rất
nhiều, nhờ đó tạo ra công cụ quản lý sâu rộng và hiệu quả hơn.