Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
TTÀÀII LLIIỆỆUU HHƯƯỚỚNNGG DDẪẪNN SSỬỬ DDỤỤNNGG PPHHẦẦNN MMỀỀMM KKHHAAII BBÁÁOO HHẢẢII QQUUAANN ĐĐIIỆỆNN TTỬỬ EECCUUSS--EEXX22
Hà Nội 12-2009
1
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
NỘI DUNG
1.Giới thiệu: ................................................................................................................... 4 2. Yêu cầu để tham gia hệ thống khai báo Hải quan điện tử: .......................................... 4 3. Đăng ký sử dụng chương trình .................................................................................. 4 4. Đăng nhập hệ thống. .................................................................................................. 5 5. Quy trình đăng ký danh mục nguyên phụ liệu nhập khẩu. .......................................... 7 5.1 Nhập danh mục nguyên phụ liệu vào chương trình: .................................................. 7 5.2 Khai báo danh mục nguyên phụ liệu: ......................................................................... 9 5.3 Sửa nguyên phụ liệu đã khai báo: ............................................................................. 13 6. Quy trình đăng ký danh mục sản phẩm xuất khẩu. ................................................... 17 6.1 Nhập danh mục sản phẩm xuất khẩu: ...................................................................... 17 6.2 Khai báo danh mục sản phẩm: .................................................................................. 19 6.3 Sửa sản phẩm đã khai báo: ........................................................................................ 23 7. Quy trình đăng ký định mức sản phẩm xuất khẩu. .................................................... 27 7.1 Nhập định mức: .......................................................................................................... 27 7.2 Khai báo định mức tới Hải quan: .............................................................................. 31 7.3 Sửa định mức sản phẩm đã khai báo: ....................................................................... 35 8. Quy trình nhập tờ khai. ............................................................................................ 39 8.1 Đăng ký tờ khai nhập khẩu........................................................................................ 40 8.2 Hủy tờ khai khi đã được cấp số. ................................................................................ 73 8.3 Sửa tờ khai khi đã khai báo. ...................................................................................... 75 8.4 Bổ sung chứng từ cho tờ khai đã khai báo. ............................................................... 77 8.5 Đăng ký tờ khai xuất khẩu: ....................................................................................... 84 9. Quản lý tờ khai. ..................................................................................................... 109 9.1 Tìm kiếm tờ khai: ..................................................................................................... 110 9.2 Copy tờ khai: ............................................................................................................ 112 10. Quản lý hệ thống: ................................................................................................. 112 10.1 Chọn đơn vị Hải quan : .......................................................................................... 113 10.2 Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu: .................................................................... 114 10.3 Thiết lập tham số ngầm định: ................................................................................ 114 10.4Truy cập với tên khác: ............................................................................................ 115 10.5 Đổi mật khẩu truy cập: .......................................................................................... 116 10.6 Account kết nối với VAN. ...................................................................................... 116 10.7 Thiết lập thông số khai báo: .................................................................................. 117 10.8 Thông tin doanh nghiệp: ........................................................................................ 119 10.9 Sao lưu dữ liệu. ....................................................................................................... 119 10.10 Cập nhật phiên bản CSDL ................................................................................... 121 10.11 INSTALL FONT .................................................................................................. 122 10.12. Khóa chương trình .............................................................................................. 122 11. Danh mục ............................................................................................................. 123 12. Biểu thuế: ............................................................................................................. 125 13. Lấy thông tin cưỡng chế, lệ phí từ Hải quan:........................................................ 127 14. Hướng dẫn cập nhật chương trình qua INTERNET .............................................. 132
2
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
15. Một số lỗi thường gặp .......................................................................................... 133
3
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
1.Giới thiệu:
Phần mềm khai Hải quan điện tử ECUS là công cụ dùng để giúp doanh nghiệp thực hiện quy trình thủ tục hải quan điện tử. Thay vì doanh nghiệp phải đăng ký tờ khai trên giấy và gửi đến Hải quan như trước đây thì giờ đây với phần mềm ECUS doanh nghiệp chỉ cần cài đặt lên máy tính sau đó khai các thông tin theo quy định của hải quan như tờ khai, tờ khai trị giá, chứng nhận xuất xứ, vận tải đơn, giấy phép... Phần mềm ECUS gửi toàn bộ thông tin tờ khai điện tử và các chứng từ hải quan điện tử khác đến Chi cục Hải quan điện tử, hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan tự động tiếp nhận và gửi thông báo hướng dẫn thủ tục hải quan cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm ECUS để tiếp nhận các thông tin trả lời từ cơ quan hải quan như: tờ khai có được chấp nhận hay không, số tờ khai, hình thức thông quan, thông báo thuế,.. Sau khi nhận được các thông tin này doanh nghiệp thực hiện các bước tiếp theo trong quy trình thủ tục hải quan.
2. Yêu cầu để tham gia hệ thống khai báo Hải quan điện tử: - Ngoài các thủ tục được tham gia khai báo Hải quan điện tử tại cục Hải quan điện tử thì doanh nghiệp cần có: - Máy tính kết nối internet: quay số 1269, hoặc 1280; ADSL, LEASED LINE,… - Cấu hình tối thiểu của máy tính:
o CPU : 500 MHz o RAM : 128 MB o HDD : 200 MB Free
- Hệ điều hành máy tính: WINDOWS 2000 trở lên.
3. Đăng ký sử dụng chương trình Lần đầu tiên khi bạn chạy chương trình, chương trình sẽ hỏi thông tin của doanh nghiệp của bạn, bạn hãy nhập đầy đủ các thông tin sau đó chọn nút “Đồng ý”.
4
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Bước tiếp theo bạn kiểm tra lại thông tin và chọn tiếp nút “Đồng ý”. 4. Đăng nhập hệ thống.
Khi bắt đầu chạy chương trình bạn phải thực hiện chức năng truy nhập.
5
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Bạn hãy nhập đầy đủ các thông số: +Tên truy nhập: Root +Mã truy nhập: mật khẩu của bạn để truy nhập chương trình (mặc định là bỏ trống). Chọn dòng (Thiết lập thông số kết nối CSDL) để kiểm tra:
+Tên truy nhập: sa +Mã truy nhập: mật khẩu của bạn để truy cập chương trình (mặc định là bỏ trống). +Tên CSDL: SXXK +Tên máy chủ: Tên của máy chủ chứa cơ sở dữ liệu MS SQL Server thông thường là tên máy tính chạy chương trình. Khi đã nhập đầy đủ các thông tin bạn chọn nút “Truy nhập”. Nếu không đăng nhập được bạn hãy kiểm tra lại tất cả thông số đã nhập và đăng nhập lại. Nếu lần đầu tiên bạn chạy chương trình, chương trình sẽ hỏi bạn chọn đơn vị Hải quan điện tử. Nếu tờ khai của bạn khai báo đến chi cục Hải quan điện tử Hải phòng bạn nhập
6
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
“Mã đơn vị Hải quan” là E03E, nếu tờ khai của bạn khai báo đến chi cục Hải quan điện tử TPHCM bạn nhập “Mã đơn vị Hải quan” là E02E.
5. Quy trình đăng ký danh mục nguyên phụ liệu nhập khẩu. Để đăng ký nguyên phụ liệu nhập khẩu với Hải quan bạn tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Nhập danh mục nguyên phụ liệu. Bước 2: Khai báo danh mục nguyên phụ liệu lên Hải quan và lấy phản hồi cho
đến khi được Hải quan chấp nhận.
5.1 Nhập danh mục nguyên phụ liệu vào chương trình:
Vào menu của chương trình chọn chức năng “Khai báo/danh mục Nguyên Phụ Liệu” như hình dưới đây
Khi đó màn hình nhập hiện ra như sau:
7
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Bạn nhập đầy đủ thông tin vào các cột mã NPL , tên NPL, đơn vị tính, mã HS và chọn nút “GhiNPL” để lưu lại. Trong trường hợp bạn đã có sẵn danh mục nguyên phụ liệu có từ file excel thì bạn chọn nút “Nhập từ Excel” khi đó màn hình hiện ra như sau:
8
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Sau khi nhập đầy đủ các thông tin: tên sheet, hàng đầu, cột mã NPL, cột HS (mã hàng hoá), cột đơn vị tính còn các ô màu xám có thể có hoặc không, bạn bấm nút “Chọn file EXCEL” để trỏ đến đường dẫn chứa file excel cần import vào. Nếu trường hợp file excel của Bạn đánh theo unicode thì bạn chọn nút tích “Unicode” còn không phải unicode mà là TCVN3 thì không chọn nút tích unicode. Tiếp đó bạn bấm nút “Ghi” lập tức số liệu từ file excel sẽ được đưa vào chương trình và kết thúc bằng việc chọn nút “Ghi NPL” để lưu danh mục vừa nhập. Chú ý: Trường hợp bạn có file excel để nhập danh mục vào chương trình thì lưu ý font đánh chuẩn thống nhất trên toàn sheet, unicode thì tất cả unicode, TCVN3 thì TCVN3, tên đơn vị tính theo chuẩn không dấu.
5.2 Khai báo danh mục nguyên phụ liệu:
Sau khi đã nhập xong danh mục nguyên phụ liệu nhập khẩu bạn muốn khai báo danh mục tới cơ quan hải quan thì bạn chọn tab “ Quá trình khai báo” như hình dưới đây:
9
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Bạn chọn nút “Khai báo mới” để khởi tạo một lần khai báo danh mục nguyên phụ liệu (hoặc chọn “Xem chi tiết ” để mở quá trình khai báo đã có). Khi chọn “Khai báo mới” màn hình hiện ra như sau:
10
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Những nguyên phụ liệu mới nhập sẽ tự động được đưa vào danh mục vừa khởi tạo, bạn có thể lược bớt bằng cách chọn nút “Chọn NPL”
11
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Chọn “>”, “>>” để đưa một hoặc tất cả nguyên phụ liệu sang bên phải và chọn “<”, “<<” để đưa sang trái. Sau đó bấm nút “Đồng ý” để đưa những nguyên phụ liệu vừa chọn ra ngoài danh mục khai báo. Khi chắc chắn những nguyên phụ liệu cần khai báo bạn chọn nút “Ghi” và bấm nút “Khai báo” để tiến hành khai báo lên Hải quan. Sau khi dữ liệu được gửi đến Hải quan, bạn sẽ nhận được số tiếp nhận cho danh mục nguyên phụ liệu vừa khai báo
Tiếp đó bạn tiến hành lấy thông tin phản hồi bằng cách chọn nút “Lấy phản hồi từ HQ”cho đến khi danh mục nguyên phụ liệu được Hải quan chấp nhận
Như vậy là bạn đã hoàn thành việc đăng ký danh mục nguyên phụ liệu với Hải quan.
12
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
5.3 Sửa nguyên phụ liệu đã khai báo:
a) Sửa nguyên phụ liệu vừa khai báo, mới có số tiếp nhận:
- Trong trường hợp danh mục nguyên phụ liệu mới gửi lên Hải quan và có số
tiếp nhận, để chỉnh sửa nội dung bạn chọn nút Hủy KB như hình
- Sau khi hủy khai báo, bạn quay trở lại danh sách nguyên phụ liệu rồi tiến hành
sửa nội dung nguyên phụ liệu cho phù hợp và khai báo lại lên Hải quan.
b) Sửa nguyên phụ liệu đã được duyệt.
Tại tab Quá trình khai báo, bạn chọn nút Sửa NPL đã khai báo như hình
13
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Hiện ra cửa sổ sau
Chọn Tạo mới lần sửa để khởi tạo một lần sửa
14
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Bấm Chọn NPL để chọn những nguyên phụ liệu cần sửa
Đưa những nguyên phụ liệu cần sửa sang bên phải rồi chọn nút Đồng ý
15
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Tiến hành chỉnh sửa nội dung cho từng nguyên phụ liệu và khai báo lên Hải quan
Tiếp tục chọn XNKB để lấy về các phản hồi của Hải quan cho tới khi danh mục sửa được Hải quan chấp nhận
16
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
6. Quy trình đăng ký danh mục sản phẩm xuất khẩu.
Để đăng ký danh mục sản phẩm xuất khẩu với Hải quan bạn tiến hành theo các bước sau: Bước 1: Nhập danh mục sản phẩm. Bước 2: Khai báo danh mục sản phẩm lên Hải quan và lấy phản hồi cho đến khi
được Hải quan chấp nhận.
6.1 Nhập danh mục sản phẩm xuất khẩu:
Vào menu của chương trình chọn chức năng “Khai báo/Danh mục Sản Phẩm” như hình dưới đây
17
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Khi đó màn hình nhập hiện ra như sau:
Bạn nhập đầy đủ thông tin vào các cột mã SP , tên SP, đơn vị tính, mã HS và chọn nút “Ghi SP” để lưu lại. Trong trường hợp bạn đã có sẵn danh mục sản phẩm từ file excel thì bạn chọn nút “Nhập từ Excel” khi đó màn hình hiện ra như sau:
18
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Sau khi nhập đầy đủ các thông tin: tên sheet, hàng đầu, cột mã SP, cột HS (mã hàng hoá), cột đơn vị tính còn các ô màu xám có thể có hoặc không, bạn bấm nút “Chọn file EXCEL” để trỏ đến đường dẫn chứa file excel cần import vào. Nếu trường hợp file excel của bạn đánh theo unicode thì bạn chọn nút tích “Unicode” còn không phải unicode mà là TCVN3 thì không chọn nút tích unicode. Tiếp đó bạn bấm nút “Ghi” lập tức số liệu từ file excel sẽ được đưa vào chương trình và kết thúc bằng việc chọn nút “Ghi SP” để lưu danh mục vừa nhập. Chú ý: Trường hợp bạn có file excel để nhập danh mục vào chương trình thì lưu ý font đánh chuẩn thống nhất trên toàn sheet, unicode thì tất cả unicode, TCVN3 thì TCVN3, tên đơn vị tính theo chuẩn không dấu.
6.2 Khai báo danh mục sản phẩm:
Sau khi đã nhập xong danh mục sản phẩm xuất khẩu, để khai báo danh mục với Hải quan bạn chọn tab “Quá trình khai báo” như hình dưới đây
19
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Bạn chọn nút “Khai báo mới” để khởi tạo một lần khai báo danh mục sản phẩm (hoặc chọn “Xem chi tiết ” để mở quá trình khai báo đã có). Khi chọn “Khai báo mới” màn hình hiện ra như sau:
20
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Những sản phẩm mới nhập sẽ tự động được đưa vào danh mục vừa khởi tạo, bạn có thể lược bớt bằng cách chọn nút “Chọn SP"
21
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Chọn “>”, “>>” để đưa một hoặc tất cả sản phẩm sang bên phải và chọn “<”, “<<” để đưa sang trái. Sau đó bấm nút “Đồng ý” để đưa những sản phẩm vừa chọn ra ngoài danh mục khai báo. Khi chắc chắn những sản phẩm cần khai báo bạn chọn nút “Ghi” và bấm nút “Khai báo” để tiến hành khai báo lên Hải quan. Sau khi dữ liệu được gửi đến Hải quan, bạn sẽ nhận được số tiếp nhận cho danh mục sản phẩm vừa khai báo
Tiếp đó bạn tiến hành lấy thông tin phản hồi bằng cách chọn nút “Lấy phản hồi từ HQ”cho đến khi danh mục sản phẩm được Hải quan chấp nhận
Như vậy là bạn đã hoàn thành việc đăng ký danh mục sản phẩm xuất khẩu với Hải quan.
22
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
6.3 Sửa sản phẩm đã khai báo:
a) Sửa sản phẩm vừa khai báo, mới có số tiếp nhận:
- Trong trường hợp danh mục sản phẩm mới gửi lên Hải quan và có số tiếp
nhận, để chỉnh sửa nội dung bạn chọn nút Hủy KB như hình
- Sau khi hủy khai báo, bạn quay trở lại danh sách sản phẩm rồi tiến hành sửa
nội dung sản phẩm cho phù hợp và khai báo lại lên Hải quan
b) Sửa sản phẩm đã được duyệt.
Tại tab Quá trình khai báo, bạn chọn nút Sửa SP đã khai báo như hình
23
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Hiện ra cửa sổ sau
Chọn Tạo mới lần sửa để khởi tạo một lần sửa
24
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Bấm Chọn SP để chọn những sản phẩm cần sửa
Đưa những sản phẩm cần sửa sang bên phải rồi chọn nút Đồng ý
25
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Tiến hành chỉnh sửa nội dung cho từng sản phẩm và khai báo lên Hải quan
Tiếp tục chọn XNKB để lấy về các phản hồi của Hải quan cho tới khi danh mục sửa được Hải quan chấp nhận
26
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
7. Quy trình đăng ký định mức sản phẩm xuất khẩu.
Để làm định mức cho sản phẩm xuất khẩu bạn tiến hành theo các bước: · Bước 1: Nhập định mức. · Bước 2: Khai báo định mức và lấy phản hồi cho đến khi được Hải quan chấp nhận.
7.1 Nhập định mức:
Tại menu chương trình chọn chức năng "Khai báo/Định mức thực tế của sản phẩm" để tiến hành làm định mức cho sản phẩm
Màn hình hiện ra như sau:
27
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Bạn chọn sản phẩm muốn lên định mức bằng cách chọn nút như hình dưới
Tiếp đó bấm nút “Chọn NPL” để chọn những nguyên phụ liệu cấu thành lên sản phẩm.
28
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Bạn chọn nguyên phụ liệu nào thì click chuột vào nguyên phụ liệu đó và bấm vào nút “>” để đưa sang, trường hợp muốn chọn tất cả thì bấm vào nút “>>”. Sau đó chọn nút “Đồng ý” để đưa những nguyên phụ liệu vừa chọn ra danh mục làm định mức và tiến hành nhập các số liệu gồm: định mức, tỷ lệ hao hụt, định mức chung, ghi chú (nếu có). Kết thúc bằng việc chọn nút “Ghi” để lưu lại. Trường hợp có nguyên phụ liệu tự cung ứng, bạn tích vào nút Nhập NPL cung ứng trong nước để in ra sẽ hiện thêm tab Danh sách NPL cung ứng trong nước như hình
29
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Chuyển sang tab Danh sách NPL cung ứng trong nước và tiến hành nhập nội dung định mức.
Trong trường hợp bạn đã có định mức từ file excel thì ấn F6 để sử dụng chức năng nhập từ file excel, màn hình hiện ra như dưới đây
Bạn chọn nút “…” để tìm đến file excel chứa định mức rồi chọn vào nếu file excel là unicode thì bạn tích vào “Unicode” còn không phải là unicode thì không tích vào. Sau đó chọn nút “Ghi” để nhập định mức vào. Chú ý: File excel đưa vào sheet phải là sheet đầu tiên, các dòng các cột phải đúng khuôn dạng (xem hình dưới).
30
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
7.2 Khai báo định mức tới Hải quan:
Sau khi đã lên xong định mức cho sản phẩm xuất khẩu, để khai báo định mức tới Hải quan bạn chọn nút “Quá trình khai báo” như hình dưới đây
31
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Tiếp tục bạn chọn nút “Khai báo mới” để tạo một lần khai báo định mức sản phẩm, khi đó mà hình hiện ra như sau
32
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Bấm nút “Chọn SP” để chọn định mức của sản phẩm cần khai báo
Chọn sản phẩm và bấm nút “>”, “>>” để đưa một hoặc tất cả sản phẩm sang danh mục lựa chọn bên phải. Tương tự bạn bấm “<”,”<<” để lược bớt. Chọn xong bạn bấm nút “Đồng ý” để đưa danh mục sản phẩm vừa chọn ra quá trình khai báo.
33
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Sau khi bạn đã chắc chắn muốn khai báo danh sách định mức sản phẩm bạn chọn nút “Ghi” để lưu lại và chọn nút “Khai báo” để tiến hành khai báo định mức lên Hải quan. Bạn nhận được thông báo như hình
Bạn tiếp tục tiến hành lấy phản hồi cho đến khi danh mục định mức được Hải quan tiếp nhận.
34
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
7.3 Sửa định mức sản phẩm đã khai báo:
a) Sửa định mức sản phẩm vừa khai báo, mới có số tiếp nhận Khi bạn khai báo định mức lên Hải quan và có số tiếp nhận, nếu muốn chỉnh sửa bạn chọn nút Hủy KB như hình
Sau khi hủy khai báo, bạn trở lại nội dung định mức để tiến hành chỉnh sửa, sau đó khai báo lại lên Hải quan. b) Sửa định mức sản phẩm đã được duyệt. Trường hợp danh mục định mức đã được Hải quan duyệt, để chỉnh sửa bạn chọn nút Sửa định mức đã khai báo như hình
35
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Hiện ra cửa sổ chứa danh sách các lần sửa
Chọn Tạo mới lần sửa
36
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Bấm Chọn định mức để chọn những định mức cần sửa
Đưa nhưng định mức cần sửa sang bên phải rồi chọn nút Đồng ý
37
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Chọn định mức cần sửa, nội dung định mức sẽ hiện thị tương ứng tại cửa sổ bên dưới. Có thể thêm hoặc lược bớt nguyên phụ liệu bằng cách chọn nút Chọn NPL
38
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Sau khi sửa xong, bạn chọn nút Khai báo để tiến hành khai báo lên Hải quan
Tiếp tục chọn XNKB cho tới khi nội dung sửa đươc Hải quan chấp nhận
8. Quy trình nhập tờ khai.
Sau khi danh mục nguyên phụ liệu gửi tới Hải quan và được chấp nhận, bạn có thể mở tờ khai nhập. Tương tự khi danh mục định mức sản phẩm được Hải quan chấp nhận bạn có thể khai báo tờ khai xuất khẩu cho sản phẩm đó. Để khai báo tờ khai lên Hải quan bạn tiến hành theo các bước cơ bản sau: · Bước 1: Nhập thông tin chung cho tờ khai. · Bước 2: Nhập danh sách hàng.
39
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
· Bước 3: Bổ sung chứng từ kèm theo, tờ khai trị giá, tờ khai chuyển cửa khẩu (nếu có), … · Bước 4: Khai báo tờ khai lên Hải quan và lấy phản hồi cho đến khi tờ khai được chấp nhận thông quan.
8.1 Đăng ký tờ khai nhập khẩu.
Để đăng ký mới tờ khai nhập khẩu bạn thực hiện theo các bước sau đây: · Bước1: Nhập thông tin chung cho tờ khai: Vào menu của chương trình và chọn chức năng: “Tờ khai xuất nhập khẩu/Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu” như hình sau.
Khi đó màn hình xuất hiện chức năng nhập thông tin cho tờ khai nhập khẩu
40
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Lưu ý: Các ô có màu xám bạn không phải nhập mà những ô dữ liệu này sẽ lấy từ các chứng từ khác sang hoặc từ Hải quan điện tử trả về. - CCHQĐT (Chi cục Hải quan điện tử): là chi cục Hải quan mà bạn mở tờ khai, sẽ mặc định hiển thị là chi cục Hải quan mà bạn chọn khi đăng nhập lần đầu tiên. - CCHQCK (Chi cục Hải quan cửa khẩu): là nơi mà bạn nhập hàng hoá. Tiếp đó bạn tiến hành nhập thông tin tuần tự từ mục 1. đến mục 16. 1. Người nhập khẩu: Mặc định hiển thị là doanh nghiệp đăng ký sử dụng chương trình, hoặc là doanh nghiệp nhập khẩu được chọn trong danh sách khách hàng đối với mô hình đại lý. Người nhận: là người đại diện cho doanh nghiệp làm thủ tục nhập khẩu. 2. Người xuất khẩu: bạn nhập tên, địa chỉ doanh nghiệp xuất khẩu. Chọn nút “…” để lập danh sách đối tác thường xuyên
41
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Chọn nút “Thêm mới” để nhập thông tin những doanh nghiệp rồi bấm nút “Ghi” để lưu lại. Muốn chọn doanh nghiệp nào bạn trỏ chuột vào dòng chứa thông tin doanh nghiệp đó và bấm nút “Chọn”, thông tin doanh nghiệp xuất khẩu sẽ hiển thị ra ngoài tờ khai. 3. Người uỷ thác: là thông tin về doanh nghiệp được uỷ thác gồm tên và địa chỉ. Bấm nút “…” để chọn những doanh nghiệp có sẵn trong danh mục
42
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Thao tác tương tự như tại mục 2. 4. Đại lý làm thủ tục hải quan: sẽ mặc định hiển thị thông tin về doanh nghiệp làm đại lý khai cho doanh nghiệp nhập khẩu (chỉ có với mô hình đại lý). 5. Loại hình: bạn chọn đúng loại hình cần khai báo. 6. Giấy phép (nếu có): có thể điền hoặc không. 7. Hợp đồng: bạn nhập số hợp đồng của tờ khai, ngày ký hợp đồng và ngày hết hạn. 8. Hoá đơn thương mại: bạn điền số hoá đơn và ngày hoá đơn. 9. Phương tiện vận tải: chọn loại phương tiện vận tại, ví dụ: đường biển, đuờng sắt, đường hàng không,… 10. Vận đơn: bấm nút “-->” để nhập vận đơn cho tờ khai
43
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Trường hợp muốn nhập danh sách container từ file EXCEL, bạn chọn nút “Nhập container từ EXCEL”. Khi đó màn hình hiện ra để bạn chọn file EXCEL và thiết đặt cấu trúc file EXCEL.
44
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
+ Tên sheet: là tên sheet trong file EXCEL của bạn + Hàng đầu: hàng đầu tiên chứa dữ liệu về danh sách container trong file EXCEL + Số hiệu container: cột số hiệu Container trong file EXCEL + Loại container: cột Loại Container trong file EXCEL + Seal no: cột Seal no trong file EXCEL + Trạng thái: cột Trạng thái trong file EXCEL Sau khi đã đặt xong cấu trúc file EXCEL, bạn hãy chọn đến file EXCEL đó và chọn nút “Ghi”, khi đó toàn bộ danh sách container trong file EXCEL của bạn sẽ được chương trình tự động nhập vào danh sách container của vận đơn Tham khảo file EXCEL mẫu : C:\Program files\TSD\ECUS_EG\Template\ImportContainerFromEXCEL.xls Nếu muốn xóa 1 dòng trong danh sách container, bạn đánh dấu hàng đó sau đó nhấn phím F8. Điền đầy đủ thông tin trên màn hình nhập vận đơn, khi nhập xong chọn nút “Ghi” sau đó quay trở lại phần nhập thông tin tờ khai. - Các mục từ mục 11. đến 14. sẽ tự động hiện thị tương ứng với nội dung trong vận đơn mà bạn nhập. 15. Đồng tiền thanh toán: bạn chọn đồng tiền thanh toán và tỷ gia tính thuế tương ứng. Ví dụ: đồng USD có tỷ giá tính thuế là 16152,…. 16. Phương thức thanh toán: chọn phương thức thanh toán muốn khai báo.
45
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
- Chứng từ kèm theo: điền tên những chứng từ đi kèm với tờ khai, ví dụ: invoice, packlist,…( bạn nên viết tắt để thông tin được ngắn gọn). - Số kiện, trọng lượng: bạn điền tổng số kiện hàng nhập khẩu, trọng lượng là tổng trọng lượng của chuyến hàng (Gross Weight). · Bước 2: Nhập danh sách mặt hàng nhập khẩu: chọn Tab “Danh sách hàng tờ khai” giao diện sẽ hiện ra như hình
Bạn tiến hành nhập danh sách nguyên phụ liệu muốn nhập khẩu: - Nhập mã hàng và ấn phím Tab, nội dung dòng hàng sẽ hiện thị tương ứng với mã hàng. - Copy một dòng hàng. Để copy một dòng hàng tương tự như dòng hàng nào bạn chọn dòng hàng đó sau đó nhấn phím F5 - Để đặt thông tin ngầm định cho dòng hàng khi tạo mới dòng hàng bạn nhấn phím F4
46
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Nhập tên hàng ngầm định sau đó chọn nút “Đặt”, muốn bỏ đặt tên hàng ngầm định bạn xóa trắng sau đó chọn nút “Đặt” - Điền đầy đủ các thông tin về mặt hàng mà bạn muốn nhập khẩu, tên hàng khai báo cần điền đầy đủ, rõ ràng thể hiện những đặc trưng cơ bản nhất của hàng hóa, đảm bảo tên hàng đã khai báo có đủ điều kiện để phân loại vào mã số thuế của ô mã HS. Khi nhập đầy đủ các thông tin chọn nút “Ghi”. - Lưu ý: Nếu đơn giá của dòng hàng chưa bao gồm phí vận chuyển, phí bảo hiểm mà bạn chỉ biết tổng trị giá lệ phí của tờ khai bạn muốn phân bổ lệ phí: “phí vận chuyển", "phí bảo hiểm” vào dòng hàng. Hãy nhập phí vận chuyển và phí bảo hiểm, sau đó đánh dấu chọn “Tự động phân bổ”, khi đó chương trình sẽ phân bổ các lệ phí trên vào trị giá tính thuế cho từng dòng hàng theo tỉ lệ của trị giá nguyên tệ của từng dòng hàng trong tổng lệ phí( khi đó đơn giá nguyên tệ không thay đổi, trị giá tính thuế VNĐ thay đổi và bằng: trị giá VNĐ + giá trị phân bổ VNĐ). Trong trường hợp dòng hàng áp dụng tờ khai trị giá, chương trình sẽ không phân bổ lệ phí cho dòng hàng đó.
- Nếu bạn muốn xóa một tên hàng, hãy đánh dấu dòng chứa tên hàng đó sau đó nhấn phím “Delete” trên bàn phím. - Nếu muốn chọn danh sách hàng từ danh mục hàng nhập khẩu thường xuyên của doanh nghiệp, nhấn phím “F9” trên bàn phím để chọn danh mục hàng. Lưu ý: bạn phải đặt con trỏ vào danh sách hàng trước khi nhấn “F9”.
47
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
- Chọn danh sách hàng nhập khẩu bằng nút “>”, “>>”, hoặc bỏ chọn bằng “<”, “<<” sau đó nhấn nút “Đồng ý”. Nếu bạn muốn tìm trong danh sách lựa chọn, nhấn phím “F5” trên bàn phím để chọn nhanh tên hàng.
- Khi đã chọn xong danh sách hàng, bạn trở về màn hình nhập danh sách hàng và chỉnh sửa lại danh sách hàng cho phù hợp rồi chọn nút “Ghi”. - Nếu muốn chọn danh sách hàng từ File EXCEL, bạn nhấn phím “F6” trên bàn phím để chọn danh mục hàng chứa trong File EXCEL đã nhập trước đó.
48
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Tên sheet: tên sheet của bạn trong file EXCEL chứa các dòng hàng (thông thường là sheet1). Bạn tự định nghĩa các cột trong file EXCEL tương ứng với các cột nhập hàng. Tiếp theo bạn chọn file EXCEL bằng cách chọn nút “…” để chọn file EXCEL chứa hàng của bạn. Lưu ý: Nếu trong file EXCEL của bạn dùng FONT chữ unicode thì bạn phải chọn đánh dấu “Unicode”. Khi đã định nghĩa xong các tham số, bạn chọn nút “Ghi”. Khi đó chương trình sẽ đọc toàn bộ danh sách hàng trong file EXCEL của bạn để nhập vào danh sách hàng tờ khai. Tiếp theo bạn hãy kiểm tra lại danh sách hàng trên tờ khai để đảm bảo việc nhập danh sách hàng từ File EXCEL đúng ý của bạn. Bạn cũng có thể tham khảo mẫu file EXCEL trong thư mục cài đặt: C:\Program Files\TSD\ECUS_EG\Template\ImportHangNhapFromEXCEL.xls -Hỗ trợ nhập danh sách hàng với loại hàng (tên chung). Tại màn hình danh sách hàng tờ khai của tờ khai nhập bạn nhấn nút "F7" khi đó màn hình hỗ trợ nhập danh sách hàng với tên chung của tên hàng. Trước hết bạn nhập các tên loại hàng sau đó chọn nút ghi để ghi danh sách loại hàng, sau đó nhập danh sách hàng tương ứng với tên loại hàng (giống như nhập danh sách hàng của màn hình hàng tờ khai). Khi nhập xong danh sach hàng chọn nút ghi. Lưu ý đây là màn hình hỗ trợ nhập danh sách hàng, khi nhập xong danh sách hàng chương trình sẽ tự động công tên
49
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
loại hàng với tên hàng thanh tên hàng trong danh sách hàng trong màn hình nhập hàng tờ khai vì vậy khi nhập xong bạn hãy kiểm tra lại tên hàng trong màn hình nhập danh sách hàng tờ khai.
Kết quả: màn hình danh sách hàng tờ khai
50
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
- Bước 3: Nhập các chứng từ kèm theo: Vận đơn, CO, giấy phép, hợp đồng, hóa đơn thương mại (nếu có): Chọn TAB “Chứng từ kèm theo”: Tab này có hình ảnh như sau:
51
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
- Nhập CO (nếu có): Chọn nút “CO”:
52
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Màn hình sẽ hiện ra danh sách các CO của tờ khai, để nhập mới một CO bạn chọn nút “Thêm mới CO”, màn hình nhập CO mới hiện ra như sau:
Điền đầy đủ các thông tin về CO, sau đó chọn hàng gắn với CO này bằng cách chọn tiếp nút “Chọn hàng”. Khi đó màn hình sẽ hiện ra danh sách hàng của tờ khai này để bạn chọn:
53
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Chọn các nút “>”,“>>” “<” hoặc “<<” để thêm hoặc bớt từng tên hàng cho CO này. Tiếp theo bạn chọn nút “Ghi”. Sau đó quay ra màn hình nhập CO, bạn lại chọn nút “Ghi” để ghi CO này. Chọn CO đã có: Danh sách CO bạn đã nhập trước đó hiện ra
54
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Bạn có thể tìm CO đã nhập trước đó bằng cách nhập các tham số để tìm kiếm sau đó chọn nút "Lọc". Khi đã tìm được CO phù hợp bạn chọn nút "Chọn". Sau đó hãy làm các bước tiếp theo như nhập một CO mới -Nhập giấy phép: tương tự như nhập CO: chọn nút “Giấy phép”
55
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com - Màn hình hiện ra danh sách các giấy phép cho tờ khai này. - Nếu bạn muốn nhập mới chọn nút “Thêm mới GP”:
- Điền đầy đủ các thông tin trên giấy phép, tiếp theo chọn nút “Chọn hàng” để chọn các tên hàng cần giấy phép này:
56
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Chọn các nút “>”,“>>” “<” hoặc “<<” để thêm hoặc bớt từng tên hàng cho giấy phép này. Tiếp theo bạn chọn nút “Ghi”. Sau đó trở lại màn hình nhập giấy phép, bạn lại chọn nút “Ghi” để ghi giấy phép này. Chọn Giấy phép đã có: Danh sách Giấy phép bạn đã nhập trước đó hiện ra
57
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Bạn có thể tìm giấy phép đã nhập trước đó bằng cách nhập các tham số để tìm kiếm sau đó chọn nút "Lọc". Khi đã tìm được Giấy phép phù hợp bạn chọn nút "Chọn". Sau đó hãy làm các bước tiếp theo như nhập một Giấy phép mới.
- Nhập nội dung cho hợp đồng thương mại:
Chọn nút Lấy hàng từ tờ khai để đưa tất cả những dòng hàng tại danh sách hàng tờ khai sang mục thông tin hàng hoá của hợp đồng.
- Nhập nội dung cho hóa đơn thương mại:
58
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Chọn nút Lấy hàng từ tờ khai để đưa tất cả những dòng hàng tại danh sách hàng tờ khai sang mục thông tin hàng hoá của hoá đơn thương mại. Nhập đầy đủ thông tin xong, bạn chọn nút Ghi để lưu lại.
- Đề nghị chuyển cửa khẩu:
59
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
- Chứng từ đính kèm dạng ảnh:
60
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Chọn Thêm file rồi chỉ đường dẫn tới file ảnh cần đính kèm
61
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Chọn Open để kết thúc.
- Bước 4: Khai báo tờ khai đến Hải quan điện tử:
- Để chuẩn bị gửi tờ khai đến Hải quan điện tử, máy tính của bạn phải được kết nối INTERNET. Nếu bạn dùng chế độ quay số thì hãy thực hiện quay số để kết nối INTERNET trước khi gửi tờ khai đến Hải quan điện tử. Nếu bạn dùng ADSL hay LEASED LINE thì đảm bảo trước lúc gửi tờ khai bạn đã kết nối với INTERNET.
- Bạn chọn nút “Khai báo” trên màn hình nhập tờ khai nếu bạn chưa nhập tên truy nhập, mật khẩu kết nối tới VAN thì màn hình sẽ hiện ra để bạn nhập tên truy nhập, mật khẩu kết nối tới VAN.
62
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
- Nhập xong bạn chọn nút chấp nhận. - Sau đó hãy chờ trong giây lát để nhận được thông tin trả về sơ bộ từ phía Hải
quan điện tử như số tờ khai,…
Nếu gửi thành công bạn sẽ nhận được như sau:
- Hải quan đã chấp nhận về mặt logic tờ khai không có lỗi gì. Để biết được kết quả tờ khai của bạn (kết quả phân luồng, thông báo thuế, điều chỉnh thuế), bạn vào chức năng lấy phản hồi từ Hải quan “Lấy phản hồi từ HQ”. Nếu vì một lý do nào đó tờ khai của bạn bị sai: nhập sai dữ liệu, sai mã HS hoặc do chính sách mặt hàng thì Hải quan sẽ trả về như sau: VD :
63
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Hoặc:
Khi đó bạn hãy quay lại màn hình nhập tờ khai để chỉnh sửa lại các thông tin cho phù hợp, sau đó chọn nút “Ghi” và tiếp tục chọn nút “Khai báo” để khai báo lại, vì tờ khai của bạn chưa được chấp nhận.
- Bước 11. Theo dõi kết quả tờ khai. Sau khi bạn tiến hành gửi tờ khai xong, bạn có thể chạy chức năng Lấy phản hồi từ Hải quan “Lấy phản hồi từ HQ” để nhận thông tin trả về từ phía Hải quan. Nếu vì một lý do nào đó do chính sách mặt hàng, cưỡng chế… Bạn sẽ nhận được thông tin kết quả tờ khai chậm hơn vì thao tác này Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra tờ khai của bạn trên máy tính và sau đó mới quyết định trả thông tin tờ khai về cho bạn.
64
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Vậy để theo dõi thông tin kết quả tờ khai, bạn chọn nút Lấy phản hồi từ Hải quan “Lấy phản hồi từ HQ”. Nếu chưa có thông tin trả về từ phía Hải quan bạn sẽ nhận được thông tin như sau:
- Trong trường hợp này bạn phải chờ kết quả trả về từ phía Hải quan điện tử. Bạn có thể ngắt kết nối INTERNET, tắt máy tính, làm công việc khác và lần sau bạn sẽ vào chức năng tìm kiếm tờ khai, chọn đúng tờ khai đã khai báo mà chưa nhận được thông tin kết quả tờ khai, sau đó bạn lại chọn chức năng Lấy phản hồi từ Hải quan “Lấy phản hồi từ HQ” để nhận kết quả khai báo của tờ khai (Mỗi lần thực hiện chức năng kết nối với Hải quan: gửi tờ khai, nhận kết quả khai báo,.. bạn phải đảm bảo máy tính của bạn kết nối INTERNET, bạn phải nhập chính xác tên truy nhập, mật khẩu kết nối tới VAN).
- Nếu đã có thông tin kết quả tờ khai: Hướng dẫn làm thủ tục hải quan, thông báo
thuế, điều chỉnh thuế:
Hình ảnh trả về hướng dẫn thủ tục Hải quan (Phân luồng):
65
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Bạn chuyển sang bước tiếp theo
- Bước 12: Khi đã có thông tin kết quả trả về từ phía Hải quan điện tử bạn chọn
TAB “Kết quả xử lý tờ khai” sau đó chọn nút “Hướng dẫn thủ tục Hải quan”:
66
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
- Tiếp theo bạn chọn chức năng “In” để in thông tin hướng dẫn thủ tục Hải quan.
67
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
+In quyết định điều chỉnh thuế nếu có: chọn nút “Điều chỉnh thuế”:
68
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Danh sách các lần điều chỉnh thuế của tờ khai sẽ hiển thị lên, nếu muốn xem chi tiết
điều chỉnh thuế nào bạn chọn nút “Chi tiết”:
69
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Tiếp theo chọn nút “In” để in quyết định điều chỉnh thuế.
+ Khi nhận được thông báo : Chấp nhận thông quan thì có thể in tờ khai bằng cách
chọn nút “In TK” để in Tờ khai Hải quan điện tử.
+Hình ảnh trả về thông tin chấp nhận thông quan:
70
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
+ Nếu kết quả tờ khai của bạn là luồng XANH.
Bạn in tờ khai thành 2 bản và lấy hàng.
+ Nếu kết quả tờ khai của bạn là luồng VÀNG.
Bạn mang hồ sơ tờ khai đến chi cục Hải quan điện tử để kiểm tra hồ sơ.
+ Nếu kết quả tờ khai của bạn là luồng ĐỎ:
Bạn mang hồ sơ tờ khai đến chi cục Hải quan điện tử để kiểm tra hồ sơ và kiểm
tra thực tế hàng hóa.
71
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
+Xem các thông tin trả về từ Hải quan: Tại tab "Kết quả xử lý tờ khai" bạn chọn nút "Các thông tin trả về từ HQ", khi đó tất cả các thông tin trả về của Hải quan cho tờ khai này sẽ được hiện ra.
Muốn xem thông tin trả về nào bạn chọn thông tin đó và chọn nút “Chi tiết”:
72
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
+Xem trạng thái xử lý tờ khai: Để biết thông tin về tờ khai của bạn đang ở khâu nào của quy trình xử lý tờ khai tại Hải quan điện tử bạn vào tab “Kết quả xử lý tờ khai” sau đó chọn nút “Xem trạng thái xử lý tờ khai”
8.2 Hủy tờ khai khi đã được cấp số.
Để hủy tờ khai, bạn chọn nút Hủy tờ khai như hình
Hiện ra thông báo xác nhận
Bạn chọn Yes nếu muốn tiến hành hủy tờ khai
73
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Nhập lý do hủy và chọn nút Khai báo để tiến hành khai báo lên Hải quan, bạn nhận được số tiếp nhận
Tiếp tục chọn nút Lấy phản hồi từ HQ cho tới khi yêu cầu hủy tờ khai được chấp nhận.
74
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
8.3 Sửa tờ khai khi đã khai báo.
a) Trường hợp tờ khai chưa được cấp số, mới có số tiếp nhận:
Khi tờ khai vừa gửi lên Hải quan, nếu muốn chỉnh sửa bạn chọn nút Hủy KB như hình
Sau khi hủy khai báo, bạn chỉnh sửa lại nội dung tờ khai cho phù hợp rồi khai báo lại lên Hải quan.
b) Trường hợp tờ khai đã được cấp số:
Để sửa tờ khai khi đã khai báo, bạn tìm ra tờ khai cần sửa sau đó vào chức năng Sửa tờ khai bằng cách chọn tab Kết quả xử lý tờ khai, chọn nút Sửa tờ khai, tiếp theo nếu bạn chắc chắn sửa bạn chọn nút Yes.
75
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Khi đó tờ khai đã được chuyển sang trạng thái sửa, bạn có thể chỉnh sửa cho phù hợp sau đó tiến hành khai báo bình thường. Chương trình sẽ lưu cả tờ khai trước khi bạn sửa, vì vậy bạn cũng có thể xem lại tờ khai trước khi sửa bằng cách chọn nút Tờ khai lưu trong tab Kết quả xử lý tờ khai, chọn nút Tờ khai lưu. Lưu ý: chỉ những tờ khai sửa mới có chức năng này. Khi đã chỉnh sửa xong, bạn khai báo tờ khai sửa lên Hải quan điện tử, tùy từng trường hợp Hải quan điện tử sẽ chấp nhận hoặc từ chối tờ khai của bạn hoặc bạn phải mang hồ sơ lên Hải quan điện tử để kiểm tra. Nếu tờ khai bị từ chổi: Chương trình sẽ lấy tờ khai của bạn trước khi sửa để bạn thao tác và sẽ xóa tờ khai sửa mà không được Hải quan điện tử chấp nhận. Nếu được chấp nhận: Các thao tác tiếp theo bạn làm như khai báo tờ khai mới bình thường.
76
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
8.4 Bổ sung chứng từ cho tờ khai đã khai báo.
- Chọn tab Chứng từ kèm theo như hình
· Bổ sung CO nợ: - Khi tờ khai đã được cấp số hoặc đã phân luồng, bạn hoàn toàn có thể bổ sung CO nợ cho tờ khai của mình với chức năng “Bổ sung CO nợ”. - Bạn chọn nút “Bổ sung CO nợ” màn hình sẽ hiện ra danh sách CO bổ sung
77
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Chương trình sẽ cho phép bạn bổ sung CO nợ nhiều đợt, mỗi đợt bạn có thể bổ sung một CO. Để bổ sung CO nợ mới bạn chọn nút “Thêm mới CO”:
Nhập thông tin đầy đủ về CO, tiếp theo chọn dòng hàng mà CO này đại diện, sau đó 78
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
chọn nút “Ghi”. Khi đã ghi xong bạn chọn nút “Khai báo” để khai báo CO nợ này tới Hải quan điện tử.
Khi nhận được thông tin từ VAN đã gửi CO đến Hải quan thì bạn đã Bổ sung CO thành công, trái lại bạn phải tiến hành gửi lại. Khi Hải quan nhận được CO của bạn Hải quan sẽ duyệt CO được chấp nhận hoặc không chấp nhận hoặc bạn phải mang giấy tờ lên để Hải quan kiểm tra.
Để lấy kết quả của CO nợ đã khai báo lên Hải quan có được chấp nhận hay không, bạn chọn nút “Lấy phản hồi từ HQ” trên màn hình bổ sung CO. Tất cả kết quả trả về từ Hải quan sẽ nằm trong tab “Thông tin bổ sung CO”:
79
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
· Bổ sung thông tin cho hợp đồng: chọn “Hợp đồng” để mở danh sách hợp đồng bổ sung
80
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Bấm nút “Thêm mới Hợp đồng” để tạo mới thông tin cần bổ sung
81
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Bạn nhập đầy đủ nội dung gồm thông tin chung về hợp đồng và thông tin hàng hóa. Sau đó chọn nút “Ghi” để lưu lại và tiến hành khai báo. Tiếp tục lấy phản hồi bằng cách bấm nút “Lấy phản hồi từ HQ” cho đến khi nội dung bổ sung được chấp nhận. · Bổ sung hoá đơn thương mại: Chọn “Hoá đơn thương mại” để mở danh sách bổ sung
Chọn “Thêm mới Hoá đơn” để khởi tạo nội dung cần bổ sung
82
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
- Nhập đầy đủ thông tin và chọn nút Khai báo để tiến hành khai báo lên Hải quan. - Tiếp tục lấy phản hồi cho đến khi nội dung bổ sung được Hải quan chấp nhận.
83
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
8.5 Đăng ký tờ khai xuất khẩu:
Để đăng ký mới tờ khai xuất khẩu bạn thực hiện theo các bước sau đây: · Bước1: Nhập thông tin chung cho tờ khai: Vào menu của chương trình và chọn chức năng: “Tờ khai xuất nhập khẩu/Đăng ký mới tờ khai xuất khẩu” như hình sau.
Khi đó màn hình xuất hiện chức năng nhập tờ khai nhập khẩu mới
84
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Lưu ý: Các ô có màu xám bạn không phải nhập mà những ô dữ liệu này sẽ lấy từ các chức năng, chứng từ khác sang hoặc từ Hải quan điện tử trả về. - CCHQĐT (Chi cục Hải quan điện tử): là chi cục Hải quan mà bạn mở tờ khai, sẽ mặc định hiển thị là chi cục Hải quan mà bạn chọn khi đăng nhập lần đầu tiên. - CCHQCK (Chi cục Hải quan cửa khẩu): là nơi mà bạn xuất khẩu hàng hoá. Tiếp đó bạn tiến hành nhập thông tin tuần tự từ mục 1. đến mục 12. 1. Người xuất khẩu: Mặc định hiển thị là doanh nghiệp đăng ký sử dụng chương trình, hoặc là doanh nghiệp xuất khẩu được chọn trong danh sách khách hàng đối với mô hình đại lý. Người gửi: là người đại diện cho doanh nghiệp xuất khẩu. 2. Người nhập khẩu: bạn nhập tên, địa chỉ doanh nghiệp nhập khẩu. Chọn nút “…” để lập danh sách đối tác thường xuyên
85
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Chọn nút “Thêm mới” để nhập thông tin những doanh nghiệp rồi bấm nút “Ghi” để lưu lại. Muốn chọn doanh nghiệp nào bạn trỏ chuột vào dòng chứa thông tin doanh nghiệp đó và bấm nút “Chọn”, thông tin doanh nghiệp nhập khẩu sẽ hiển thị ra ngoài tờ khai. 3. Người uỷ thác: là thông tin về doanh nghiệp được uỷ thác gồm tên và địa chỉ. Bấm nút “…” để chọn những doanh nghiệp có sẵn trong danh mục
86
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Thao tác tương tự như tại mục 2. 4. Đại lý làm thủ tục hải quan: sẽ mặc định hiện thị thông tin về doanh nghiệp làm đại lý khai cho doanh nghiệp xuất khẩu (chỉ có với mô hình đại lý). 5. Loại hình: bạn chọn đúng loại hình cần khai báo. 6. Giấy phép (nếu có): có thể điền hoặc không. 7. Hợp đồng: bạn nhập số hợp đồng cho tờ khai 8. Nước nhập khẩu : bạn chọn nước nhập khẩu có sẵn trong chương trình. 9. Cửa khẩu xuất hàng: là cửa khẩu mà bạn xuất khẩu hàng hoá, ví dụ: Cảng Hải Phòng có mã C007,… 10. Điều kiện giao hàng: bạn chọn điều kiện giao hàng CIF, CNF, FOB, … 11. Đồng tiền thanh toán: bạn chọn đồng tiền thanh toán và tỷ gia tính thuế tương ứng. Ví dụ: đồng USD có tỷ giá tính thuế là 16152,…. 12. Phương thức thanh toán: chọn phương thức thanh toán muốn khai báo. - Chứng từ đi kèm: điền tên những chứng từ đi kèm với tờ khai, ví dụ: invoice, packlist,…( bạn nên viết tắt để thông tin được ngắn gọn). - Số kiện, trọng lượng: bạn điền tổng số kiện hàng xuất khẩu, trọng lượng là tổng trọng lượng của chuyến hàng (Gross Weight). - Vận đơn: chọn nút “-->” để nhập nội dung cho vận đơn. Lưu ý: Đối với tờ khai xuất khẩu, trong thông tin vận đơn bạn chỉ cần nhập danh sách Container, các ô dữ liệu khác bạn có thể bỏ trống.
87
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Trường hợp muốn nhập danh sách container từ file EXCEL, bạn chọn nút “Nhập container từ EXCEL”. Khi đó màn hình hiện ra để bạn chọn file EXCEL và thiết đặt cấu trúc file EXCEL.
88
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
+ Tên sheet: là tên sheet trong file EXCEL của bạn + Hàng đầu: hàng đầu tiên chứa dữ liệu về danh sách container trong file EXCEL + Số hiệu container: cột số hiệu Container trong file EXCEL + Loại container: cột Loại Container trong file EXCEL + Seal no: cột Seal no trong file EXCEL + Trạng thái: cột Trạng thái trong file EXCEL Sau khi đã đặt xong cấu trúc file EXCEL, bạn hãy chọn đến file EXCEL đó và chọn nút “Ghi”, khi đó toàn bộ danh sách container trong file EXCEL của bạn sẽ được chương trình tự động nhập vào danh sách container của vận đơn Tham khảo file EXCEL mẫu : C:\Program files\TSD\ECUS_EX2\Template\ImportContainerFromEXCEL.xls Nếu muốn xóa 1 dòng trong danh sách container, bạn đánh dấu hàng đó sau đó nhấn phím F8. Khi nhập xong bạn chọn nút “Ghi” và quay trở lại phần nhập thông tin tờ khai. · Bước 2: Nhập danh sách mặt hàng xuất khẩu: chọn Tab “Danh sách hàng tờ khai” giao diện sẽ hiện ra như hình
89
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Bạn có thể xuất sản phẩm, xuất nguyên phụ liệu bằng cách tích vào các ô phía trên tương ứng (chương trình mặc định khi mở tờ khai xuất là xuất sản phẩm). - Nhập mã hàng và ấn phím Tab, nội dung dòng hàng sẽ hiện thị tương ứng với mã hàng. - Copy một dòng hàng. Để copy một dòng hàng tương tự như dòng hàng nào bạn chọn dòng hàng đó sau đó nhấn phím F5 - Để đặt thông tin ngầm định cho dòng hàng khi tạo mới dòng hàng bạn nhấn phím F4
90
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
- Nhập tên hàng ngầm định sau đó chọn nút “Đặt”, muốn bỏ đặt tên hàng ngầm định bạn xóa trắng sau đó chọn nút “Đặt” - Điền đầy đủ các thông tin về mặt hàng mà bạn muốn nhập khẩu, tên hàng khai báo cần điền đầy đủ, rõ ràng thể hiện những đặc trưng cơ bản nhất của hàng hóa, đảm bảo tên hàng đã khai báo có đủ điều kiện để phân loại vào mã số thuế của ô mã HS. Khi nhập đầy đủ các thông tin chọn nút “Ghi”. - Lưu ý: Nếu đơn giá của dòng hàng chưa bao gồm phí vận chuyển, phí bảo hiểm mà bạn chỉ biết tổng trị giá lệ phí của tờ khai bạn muốn phân bổ lệ phí: “phí vận chuyển", "phí bảo hiểm” vào dòng hàng. Hãy nhập phí vận chuyển và phí bảo hiểm, sau đó đánh dấu chọn “Tự động phân bổ”, khi đó chương trình sẽ phân bổ các lệ phí trên vào trị giá tính thuế cho từng dòng hàng theo tỉ lệ của trị giá nguyên tệ của từng dòng hàng trong tổng lệ phí( khi đó đơn giá nguyên tệ không thay đổi, trị giá tính thuế VNĐ thay đổi và bằng: trị giá VNĐ + giá trị phân bổ VNĐ). - Các trường Mã hãng sản xuất, Tên hãng sản xuất, Quy cách phẩm chất… bạn có thể nhập hoặc không. - Nếu bạn muốn xóa một tên hàng, hãy đánh dấu dòng chứa tên hàng đó sau đó nhấn phím “Delete” trên bàn phím. - Nếu muốn chọn danh sách hàng từ danh mục hàng xuất khẩu thường xuyên của doanh nghiệp, nhấn phím “F9” trên bàn phím để chọn danh mục hàng. Lưu ý: bạn phải đặt con trỏ vào danh sách hàng trước khi nhấn “F9”.
91
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
- Chọn danh sách hàng nhập khẩu bằng nút “>”, “>>”, hoặc bỏ chọn bằng “<”, “<<” sau đó nhấn nút “Đồng ý”. Nếu bạn muốn tìm trong danh sách lựa chọn, nhấn phím “F5” trên bàn phím để chọn nhanh tên hàng.
- Khi đã chọn xong danh sách hàng, bạn trở về màn hình nhập danh sách hàng và chỉnh sửa lại danh sách hàng cho phù hợp rồi chọn nút “Ghi”. - Nếu muốn chọn danh sách hàng từ File EXCEL, bạn nhấn phím “F6” trên bàn phím để chọn danh mục hàng chứa trong File EXCEL đã nhập trước đó.
Tên sheet: tên sheet của bạn trong file EXCEL chứa các dòng hàng (thông thường là sheet1).
92
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Bạn tự định nghĩa các cột trong file EXCEL tương ứng với các cột nhập hàng. Tiếp theo bạn chọn file EXCEL bằng cách chọn nút “…” để chọn file EXCEL chứa hàng của bạn. Lưu ý: Nếu trong file EXCEL của bạn dùng FONT chữ unicode thì bạn phải chọn đánh dấu “Unicode”. Khi đã định nghĩa xong các tham số, bạn chọn nút “Ghi”. Khi đó chương trình sẽ đọc toàn bộ danh sách hàng trong file EXCEL của bạn để nhập vào danh sách hàng tờ khai. Tiếp theo bạn hãy kiểm tra lại danh sách hàng trên tờ khai để đảm bảo việc nhập danh sách hàng từ File EXCEL đúng ý của bạn. Bạn cũng có thể tham khảo mẫu file EXCEL trong thư mục cài đặt: C:\Program Files\TSD\ECUS_EX2\Template\ImportHangNhapFromEXCEL.xls · Bước 3: Nhập các chứng từ kèm theo (CO, giấy phép, hợp đồng, hoá đơn thương mại,… nếu có): Chọn Tab “Chứng từ kèm theo”: Tab này có hình ảnh như sau:
- Nhập CO (nếu có): Chọn nút “CO”:
93
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Màn hình sẽ hiện ra danh sách các CO của tờ khai, để nhập mới một CO bạn chọn nút “Thêm mới CO”, màn hình nhập CO mới hiện ra như sau:
94
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Điền đầy đủ các thông tin về CO, sau đó chọn hàng gắn với CO này bằng cách chọn tiếp nút “Chọn hàng”. Khi đó màn hình sẽ hiện ra danh sách hàng của tờ khai này để bạn chọn:
95
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Chọn các nút “>”,“>>” “<” hoặc “<<” để thêm hoặc bớt từng tên hàng cho CO này. Tiếp theo bạn chọn nút “Ghi”. Sau đó quay ra màn hình nhập CO, bạn lại chọn nút “Ghi” để ghi CO này. Chọn CO đã có: Danh sách CO bạn đã nhập trước đó hiện ra
96
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Bạn có thể tìm CO đã nhập trước đó bằng cách nhập các tham số để tìm kiếm sau đó chọn nút "Lọc". Khi đã tìm được CO phù hợp bạn chọn nút "Chọn". Sau đó hãy làm các bước tiếp theo như nhập một CO mới -Nhập giấy phép: tương tự như nhập CO: chọn nút “Giấy phép”
97
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Màn hình hiện ra danh sách các giấy phép cho tờ khai này. Nếu bạn muốn nhập mới chọn nút “Thêm mới GP”:
Điền đầy đủ các thông tin trên giấy phép, tiếp theo chọn nút “Chọn hàng” để chọn các tên hàng cần giấy phép này:
98
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Chọn các nút “>”,“>>” “<” hoặc “<<” để thêm hoặc bớt từng tên hàng cho giấy phép này. Tiếp theo bạn chọn nút “Ghi”. Sau đó trở lại màn hình nhập giấy phép, bạn lại chọn nút “Ghi” để ghi giấy phép này. Chọn Giấy phép đã có: Danh sách Giấy phép bạn đã nhập trước đó hiện ra
99
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Bạn có thể tìm Giấy phép đã nhập trước đó bằng cách nhập các tham số để tìm kiếm sau đó chọn nút "Lọc". Khi đã tìm được Giấy phép phù hợp bạn chọn nút "Chọn". Sau đó hãy làm các bước tiếp theo như nhập một Giấy phép mới. Quay trở lại màn hình nhập tờ khai bạn chọn nút “Ghi” .Vậy là bạn đã hoàn thành việc nhập thông tin cho tờ khai xuất khẩu. · Bước 4: Khai báo tờ khai.
- Để chuẩn bị gửi tờ khai đến Hải quan điện tử máy tính của bạn phải được kết nối INTERNET. Nếu bạn dùng chế độ quay số thì hãy thực hiện quay số để kết nối INTERNET trước khi gửi tờ khai đến Hải quan điện tử. Nếu bạn dùng ADSL hay LEASED LINE thì đảm bảo trước lúc gửi tờ khai bạn đã kết nối với INTERNET.
- Bạn chọn nút “Khai báo”, trên màn hình nhập tờ khai nếu bạn chưa nhập: tên truy nhập, mật khẩu kết nối tới VAN thì màn hình sẽ hiện ra để bạn nhập: tên truy nhập, mật khẩu kết nối tới VAN.
100
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
- Nhập xong bạn chọn nút “Chấp nhận”. - Sau đó hãy chờ trong giây lát để nhận được thông tin trả về sơ bộ từ phía Hải
quan điện tử như số tờ khai,…
Nếu gửi thành công bạn sẽ nhận được như sau:
- Hải quan đã chấp nhận về mặt logic tờ khai không có lỗi gì. Để biết được kết quả tờ khai của bạn (Kết quả phân luồng, Thông báo thuế, Điều chỉnh thuế…), bạn vào chức năng lấy phản hồi từ Hải quan “Lấy phản hồi từ HQ”. Nếu vì một lý do nào đó tờ khai của bạn bị sai: Nhập sai dữ liệu, sai mã HS hoặc do chính sách mặt hàng thì Hải quan sẽ trả về như sau: VD :
101
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Hoặc:
Khi đó bạn hãy quay lại màn hình nhập tờ khai để chỉnh sửa lại các thông tin cho phù hợp, sau đó chọn nút “Ghi” và tiếp tục chọn nút “Khai báo” để khai báo lại, vì tờ khai của bạn chưa được chấp nhận.
- Bước 5. Theo dõi kết quả tờ khai. Sau khi tiến hành gửi tờ khai xong, bạn có thể chạy chức năng Lấy phản hồi từ Hải quan, bằng cách chọn nút “Lấy phản hồi từ HQ” để nhận thông tin trả về từ phía Hải quan. Nếu vì một lý do nào đó do chính sách mặt hàng, cưỡng chế… Bạn sẽ nhận được thông tin kết quả tờ khai chậm hơn, vì thao tác này Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra tờ khai của bạn trên máy tính và sau đó mới quyết định trả thông tin tờ khai về cho bạn.
102
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Vậy để theo dõi thông tin kết quả tờ khai bạn chọn nút Lấy phản hồi từ Hải quan “Lấy phản hồi từ HQ”. Nếu chưa có thông tin trả về từ phía Hải quan bạn nhận được thông tin như sau:
- Trong trường hợp này bạn phải chờ kết quả trả về từ phía Hải quan điện tử. Bạn có thể ngắt kết nối INTERNET, tắt máy tính, làm công việc khác và lần sau bạn sẽ vào chức năng Tìm kiếm tờ khai và chọn đúng tờ khai đã khai báo mà chưa nhận được thông tin kết quả tờ khai. Sau đó bạn lại chọn chức năng Lấy phản hồi từ Hải quan “Lấy phản hồi từ HQ” để nhận kết quả khai báo của tờ khai (Mỗi lần thực hiện chức năng kết nối với Hải quan: Gửi tờ khai, Nhận kết quả khai báo,.. bạn phải đảm bảo máy tính của bạn kết nối INTERNET, bạn phải nhập tên truy nhập và mật khẩu kết nối tới VAN).
- Nếu đã có thông tin kết quả tờ khai: kết quả phân luồng, quyết đinh thông
quan,…:
Hình ảnh trả về hướng dẫn thủ tục Hải quan (Phân luồng) như sau:
103
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Bạn chuyển sang bước tiếp theo
- Bước 6: Khi đã có thông tin kết quả trả về từ phía Hải quan điện tử bạn chọn TAB “Kết quả xử lý tờ khai”, sau đó chọn nút “Hướng dẫn thủ tục Hải quan”
104
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
- Tiếp theo bạn chọn chức năng “In” để in thông tin hướng dẫn thủ tục Hải quan.
105
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
+ Khi nhận được thông báo : Chấp nhận thông quan thì có thể in tờ khai bằng cách chọn nút “In TK” để in Tờ khai Hải quan điện tử. +Hình ảnh trả về thông tin chấp nhận thông quan
106
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
+ Nếu kết quả tờ khai của bạn là luồng XANH.
Bạn in tờ khai thành 2 bản và lấy hàng. + Nếu kết quả tờ khai của bạn là luồng VÀNG
Bạn mang hồ sơ tờ khai đến chi cục Hải quan điện tử để kiểm tra hồ sơ.
+ Nếu kết quả tờ khai của bạn là luồng ĐỎ:
107
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Bạn mang hồ sơ tờ khai đến chi cục Hải quan điện tử để kiểm tra hồ sơ và kiểm
tra thực tế hàng hóa. +Xem các thông tin trả về từ Hải quan: Tại tab "Kết quả xử lý tờ khai" bạn chọn nút "Các thông tin trả về từ HQ", khi đó tất cả các thông tin trả về của Hải quan cho tờ khai này sẽ được hiện ra.
Muốn xem thông tin trả về nào bạn chọn thông tin đó và chọn nút “Chi tiết”
108
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
+Xem trạng thái xử lý tờ khai: Để biết thông tin về tờ khai của bạn đang ở khâu nào trong quy trình xử lý tờ khai tại Hải quan điện tử, bạn vào tab “Kết quả xử lý tờ khai”, sau đó chọn nút “Xem trạng thái xử lý tờ khai”. 9. Quản lý tờ khai. Vào menu “Quản lý tờ khai”:
Khi đó màn hình quản lý tờ khai hiện ra như sau:
Chức năng này cho phép bạn quản lý tờ khai theo các trạng thái tờ khai: nhập mới, đã khai báo, phân luồng… Hãy chọn một trạng thái của tờ khai, bạn sẽ nhìn thấy những tờ khai thỏa mãn trạng thái đó được hiện lên trên danh sách. Để xem chi tiết tờ khai nào bạn click đúp chuột vào tờ khai đó.
109
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
- Nút “Lấy phản hồi từ HQ cho danh sách tờ khai” sẽ lấy phẩn hồi cho danh sách tờ khai được hiển thị phía dưới, nếu tờ khai nào có thông tin mới từ Hải quan trả về sẽ có cỡ chữ đậm. Khi đó bạn có thể xem chi tiết tờ khai để làm các bước tiếp theo. Trong khi lấy phản hồi từ Hải quan cho danh sách tờ khai, chương trình sẽ hỏi bạn có muốn dừng không trước khi lấy phản hồi cho tờ khai tiếp theo, nếu bạn không muốn dừng bạn hãy để chương trình lấy phản hồi từ Hải quan cho toàn bộ danh sách tờ khai. -Chức năng tự động lấy phản hồi từ Hải quan: chức năng này cho phép bạn hẹn giờ chương trình sẽ tự động lấy phản hồi từ Hải quan cho danh sách tờ khai sau một khoảng thời gian do bạn đặt. Bạn có thể chọn nút “Thiết lập lấy tự động”
Chức năng này cho phép bạn đặt thời gian sau bao nhiêu phút chương trình sẽ tự động lấy phản hồi từ Hải quan, khi có thông tin mới từ Hải quan chương trình sẽ thông báo cho bạn qua Email, qua điện thoại di động nếu bạn muốn. Sau khi thiết lập xong chọn nút “Ghi”. -Nút “Lấy phản hồi HQ cho tờ khai” cho phép bạn lấy phản hồi từ Hải quan cho một tờ khai, bạn chọn trong danh sách tờ khai (vị trí con trỏ). Như vậy với chức năng “Quản lý tờ khai” cho phép bạn đặt chương trình tự động lấy phản hồi từ Hải quan, sau đó bạn có thể khóa chương trình bằng cách chọn chức năng “Khóa chương trình” và làm các công việc khác. Mỗi khi có phản hồi từ Hải quan chương trình sẽ tự động gửi thông tin nhận được từ Hải quan qua Email, điện thoại di động cho bạn. Lưu ý: Khi muốn chương trình tự động lấy phản hồi từ Hải quan và thông báo kết quả cho bạn qua Email, điện thoại di động bạn phải bật chương trình và chạy chức năng “Tự động lấy phản hồi từ HQ”, nếu tắt chương trình đi, hoặc không chạy chức năng “Tự động lấy phản hồi từ HQ” chương trình sẽ mất tính năng này.
9.1 Tìm kiếm tờ khai:
110
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
- Để giúp bạn dễ quản lý các tờ khai, chức năng tìm kiếm tờ khai cho phép bạn tìm kiếm bất kỳ tờ khai nào mà bạn đã nhập vào chương trình theo số tờ khai, loại hình, trạng thái,…
Khi đó màn hình tìm kiếm xuất hiện:
- Hãy nhập các thông số tờ khai mà bạn muốn tìm kiếm, sau đó chọn nút “Tìm”. Để liệt kê tất cả các tờ khai bạn đánh dấu vào trường “Tất cả LH”, “Tất cả”. Để xem chi tiết một tờ khai nào hay theo dõi kết quả tờ khai nào bạn chọn tờ khai đó, sau đó chọn nút “Chọn”. Khi đó chi tiết tờ khai đó sẽ được hiện ra. Đến đây bạn
111
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
có thể sửa đổi thông tin của tờ khai, hay xóa tờ khai đó đi. Lưu ý: khi tờ khai đã được khai báo thành công hệ thống không cho phép bạn sửa tờ khai này, nếu muốn sửa tờ khai đã khai báo bạn vào chức năng sửa tờ khai.
9.2 Copy tờ khai:
- Để nhập mới một tờ khai tương tự như tờ khai đã có sẵn trong hệ thống bạn vào chức năng tìm kiếm tờ khai, sau đó tìm ra tờ khai đó và chọn chi tiết. Tiếp theo bạn chọn TAB “Kết quả xử lý tờ khai”, và chọn nút “Copy” để copy tờ khai này ra một tờ khai mới tương tự như tờ khai cũ. Sau đó bạn tiến hành sửa đổi tờ khai mới cho phù hợp.
10. Quản lý hệ thống:
- Để thực hiện các chức năng quản lý hệ thống chọn mục “Hệ thống” trên menu
như hình ảnh sau:
112
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
10.1 Chọn đơn vị Hải quan :
Chức năng này cho phép chọn đơn vị Hải quan điện tử mà doanh nghiệp tham gia khai báo hải quan điện tử.
113
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
10.2 Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu:
Chức năng này cho phép chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Nếu bạn dùng chương trình này khai báo cho doanh nghiệp của bạn thì bạn hãy nhập thông tin “Mã DN” là mã doanh nghiệp của bạn. Trái lại nếu bạn dùng phần mềm này để khai báo cho doanh nghiệp khác bạn hãy nhập mã của doanh nghiệp đó vào (doanh nghiệp bạn là đại lý khai báo Hải quan điện tử).
10.3 Thiết lập tham số ngầm định:
Để thiết lập tham số ngầm định khi tạo tờ khai mới với những thông số trên tờ khai bạn sử dụng thường xuyên bạn làm như sau: vào menu "Hệ thống/Thiết lập tham số ngầm định" màn hình đặt tham số ngầm định hiện ra.:
114
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Hãy đặt các tham số ngầm định mà bạn muốn. Khi tạo tờ khai mới chương trình sẽ tự động lấy các tham số ngầm định để giảm bớt thao tác nhập. Muốn hủy bỏ việc thiết lập tham số ngầm định bạn chọn nút "Đặt lại" chương trình sẽ làm trắng màn hình thiết lập ngầm định, sau đó chọn nút "Ghi"
Làm tương tự đối với "Vận đơn", "tờ khai xuất".
10.4Truy cập với tên khác:
Thực hiện chức năng này khi muốn thay đổi người truy cập vào hệ thống thông qua Tên truy nhập và mã truy nhập.
115
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
10.5 Đổi mật khẩu truy cập:
-Cho phép đổi mật khẩu của chương trình để chỉ những người biết mật khẩu mới có thể truy cập vào chương trình.
10.6 Account kết nối với VAN.
- Trước khi bạn kết nối với Hải quan bạn phải kết nối qua VAN, chính vì vậy bạn phải có một tài khoản truy cập ( ACCOUNT ) tại VAN. Nếu bạn chưa có hãy liên hệ với nhà cung cấp để được cấp một ACCOUNT. Chức năng này cho phép bạn nhập thông tin của ACCOUNT với tên truy cập và mật khẩu. Do tính bảo mật thông tin tránh trường hợp người không có chức năng thao tác chương trình chạy chương trình, mỗi lần bạn nhập Mật khẩu thì mật khẩu chỉ có hiệu lực trong phiên làm việc của bạn( đến khi bạn tắt chương trình). Khi bạn chạy lại chương trình bạn phải nhập lại mật khẩu kết nối VAN.
116
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Nếu bạn muốn đổi mật khẩu chọn nút “Đổi mật khẩu”
- Nhập thông tin mật khẩu cũ và nhập thông tin mật khẩu mới, sau đó chọn nút “Thực hiện”. Khi đổi mật khẩu kết nối tới VAN thành công bạn sẽ nhận được thông báo từ VAN như sau:
10.7 Thiết lập thông số khai báo:
117
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
- Nếu bạn muốn chương trình tự động kết nối INTERNET trong trường hợp quay số bạn hãy cho số điện thoại, tên truy cập và mật khẩu và chọn tự động kết nối để mỗi khi bạn thao tác với Hải quan chương trình tự động kết nối INTERNET thay vì bạn phải quay số bằng tay.
- Địa chỉ: Nhập địa chỉ web của nhà cung cấp VAN - Nếu tại máy tính của bạn dùng qua Proxy để kết nối INTERNET thì bạn hãy chọn đánh dấu Proxy, sau đó nhập thông tin Proxy. Nếu thông tin Proxy bạn không biết hãy hỏi người phụ trách mạng.
- Để kiểm tra máy tính có kết nối được tới hệ thống VAN hay không, bạn chọn nút “…” bên phải dòng địa chỉ. Nếu kết nối thành công bạn sẽ thấy hiện lên trang web như sau
118
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
10.8 Thông tin doanh nghiệp:
Nhập và chỉnh sửa thông tin doanh nghiệp của bạn sau đó chọn nút “Đóng”.
10.9 Sao lưu dữ liệu.
Tại sao phải sao lưu CSDL ->Hàng ngày bạn phải nhập dữ liệu tính toán, thao tác trên chúng, càng ngày CSDL càng nhiều lên nó chứa toàn bộ thông tin quan trọng về 119
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
công việc bạn đang làm. Bạn thử hình dung nếu môt ngày nào đó máy tính hay ổ cứng của bạn bị hỏng thì toàn bộ CSDL bạn thao tác hàng ngày sẽ không thao tác được nữa thậm chí nếu trường hợp máy tính hỏng ổ cứng toàn bộ CSDL của bạn sẽ không còn nữa: Khi đó hệ thống máy tính mà bạn thao tác hàng ngày chỉ là đống sắt… bạn phải nhập lại dữ liệu hay nhờ chuyên gia để khôi phục lại CSDL? rất tốn kém đôi khi còn không thực hiện được do nhiều nguyên nhân. Chính vì vậy bạn phải chủ động sao lưu CSDL để có thể phục hồi lại CSDL khi gặp sự cố cài lại hệ điều hành, hỏng máy tính hay thậm chí hỏng Ổ CỨNG.
Theo chúng tôi bạn nên có kế hoạch sao lưu dự phòng CSDL thường xuyên, tùy theo mức độ quan trọng của CSDL của bạn để định ra việc sao lưu CSDL hàng ngày hay hàng tuần, hàng tháng... Với CSDL thông thường bạn nên sao lưu một tuần một lần để tránh mất mát dữ liệu là tốt nhất.
Chức năng này cho phép bạn sao lưu CSDL đang chạy ra một File duy nhất để mỗi khi có trục trặc về máy tính, thao tác dữ liệu bị nhầm… bạn có thể khôi phục lại dữ liệu ở hiện trạng cũ trước đó. Để sao lưu dữ liệu bạn lưu ý hãy tạo thư mục có tên “C:\EcusBackup” trên máy cài đặt cơ sở dữ liệu MS SQL Server. Nếu bạn không muốn tên file ngầm định theo ngày tháng hiện tại thì hãy sửa lại. Khi đã tạo xong thư mục trên máy chủ bạn nhấn nút “Sao lưu”. Ngầm định chương trình sẽ nhắc nhở bạn sau 7 ngày sao lưu một lần, hãy để chế độ "Hiển thị nhắc nhở sao lưu" để chương trình sẽ nhắc nhở bạn sao lưu CSDL. Nếu bạn không muốn nhắc nhở sao lưu CSDL bạn có thể bỏ đánh dấu chọn "Hiện thị nhắc nhở sao lưu"Khi thực hiện xong chức năng sao lưu bạn hãy mở thư mục “c:\EcusBackup\” trên máy cài đặt cơ sở dữ liệu MS SQL Server để xem lại máy tính đã sao lưu CSDL của bạn, đến đây bạn đã thực hiện xong việc sao lưu CSDL , công việc tiếp theo là hãy cất File sao lưu đó ra một nơi an toàn.
120
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Cất file sao lưu sang một nơi an toàn: *. Cất file lưu sang một máy tính khác *. Ghi file sao lưu ra thiết bị lưu trữ ngoài: CD, USB, thiết bị lưu trữ chuyên dụng *. Cất các thiết bị lưu trữ sao lưu ở nơi an toàn Để khôi phục lại CSDL đã sao lưu bạn hãy tham khảo chức năng “DatabaseManager” đi kèm chương trình. (C:\Program Files\TSD\ECUS\DataBaseManager.exe)
10.10 Cập nhật phiên bản CSDL
Chức năng này kiểm tra xem phiên bản CSDL của bạn đang chạy có phải là phiên bản mới nhất hay không khi bạn DOWNLOAD phiên bản cập nhật mới của chương trình từ INTERNET về cài đặt . Để đảm bảo phiên bản chương trình mới chạy tương thích với phiên bản CSDL cũ, phiên bản mới sẽ tự động cập nhật phiên bản CSDL mới. Để tránh bạn mất mát dữ liệu của bạn khi nâng cấp lên phiên bản mới, bạn hãy Backup CSDL cũ ra trước khi thực hiện thao tác này. Nếu phiên bản CSDL của bạn cũ hơn phiên bản đang chạy bạn sẽ nhìn thấy màn hình dưới đây, khi đó bạn hãy chạy chức năng “Cập nhật” bằng cách nhấn nút “Cập nhật”.
Nếu màn hình dưới đây xuất hiện, có nghĩa bạn đang chạy với phiên bản CSDL mới phù hợp với phiên bản chương trình đang chạy.
121
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
10.11 INSTALL FONT
Nếu máy tính của bạn không hiển thị được tiếng việt khi sử dụng phần mềm này, bạn hãy chạy chức năng “INSTALL FONT” để thiết đặt font tiếng Việt cho máy tính của bạn. Khi thiết đặt xong bạn phải khởi động lại máy tính để tiếng việt được hiển thị.
Chọn “Next” để tiếp tục.
10.12. Khóa chương trình
122
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Khoá chương trình: Tại Menu Hệ thống bạn chọn Khoá chương trình hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + L. Chức năng này cho phép bạn khóa chương trình, trong qúa trình bạn đang làm dở công việc trong chương trình mà bạn phải thao tác công việc khác, nhưng không muốn người khác thao tác chương trình của bạn, bạn có thể tạm khóa chương trình, nếu muốn quay lại chương trình bạn nhập mật khẩu để quay lại chương trình.
11. Danh mục
- Chức năng Danh mục quản lý các danh sách dữ liệu chuẩn do Hải quan quy định
như: Danh sách Đơn vị tính, Danh sách Nguyên tệ …
- Để vào chức năng này chọn: Danh mục trên menu của chương trình như hình
ảnh sau và chọn danh sách mà bạn muốn xem.
123
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
- Các phần danh mục các thao tác cập nhật, thêm, sửa, xóa giống nhau. VD bạn
nhập thêm mới Đối tác bạn chọn “Danh mục đối tác”.
- Toàn bộ danh sách đơn vị sẽ hiện ra. Nếu bạn muốn thêm mới chọn nút “Thêm mới”, sau đó nhập nội dung của đơn vị mới, khi đã xong bạn chọn nút “Ghi”. - Trường hợp bạn muốn sửa một danh mục đối tác: Chọn đến đối tác cần sửa sau đó nhập nội dung sửa đổi, khi sửa xong chọn nút “Ghi”. Nếu bạn không muốn ghi bạn chọn nút “Đóng” và sau đó chọn không ghi.
124
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
- Xóa một danh mục đối tác: Chọn đến đối tác muốn xóa sau đó nhấn nút “Xóa”. Sau khi xóa xong chọn nút “Ghi” nếu bạn lại không muốn xóa nữa bạn chọn nút “Đóng” sau đó không ghi.
-Lưu ý: Để việc chọn trong danh mục nước, Chi cục hải quan cửa khẩu,cửa khẩu,.. có ít danh sách nhằm chọn được nhanh chóng dễ dàng, không phải tìm nhiều trong hàng trăm danh mục.. Một số danh mục như:
“Các nước”, “Đơn vị Hải quan”, “Hải quan cửa khẩu”
có thêm trường “Hiển thị trong danh sách chọn” nếu danh mục nào bạn đánh dấu chọn, thì chỉ những danh mục đó được hiển thị lên trong danh sách chọn trong danh sách nhập tờ khai.
VD: Trường hợp trong khi nhập tờ khai bạn thấy không xuất hiện danh mục nhập cho “Chi cục hải quan cửa khẩu”, bạn hãy vào Menu “Danh mục/Đơn vị Hải quan”, sau đó đánh dấu vào danh mục Hải quan mà bạn muốn chọn. Khi đó danh mục bạn chọn sẽ hiển thị trên màn hình nhập tờ khai.
12. Biểu thuế: Danh mục mã HS: Chức năng này để giúp các bạn tra cứu biểu thuế, mã HS về danh mục hàng xuất nhập khẩu: bạn có thể tìm kiếm, duyệt theo chương, nhóm chi tiết…
125
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Thông tin trực tuyến: Nếu máy của bạn đang kết nôi INTERNET chức năng này sẽ kết nối trực tiếp đến trang website của Tổng cục Hải quan, để giúp bạn tra cứu thông tin hàng hóa, mã HS, biểu thuế xuất nhập khẩu trực tuyến.
Hoặc bạn có thể vào INTERNET Explorer theo địa chỉ:
126
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Với danh mục hàng nhập: http://www.customs.gov.vn/Default.aspx?tabid=98 Với danh mục hàng xuất: http://www.customs.gov.vn/Default.aspx?tabid=97
13. Lấy thông tin cưỡng chế, lệ phí từ Hải quan: Để lấy thông tin cưỡng chế từ Hải quan bạn vào menu: “Thông báo từ Hải quan/thông tin cưỡng chế”.
Tiếp theo bạn chọn nút “Lấy thông tin cưỡng chế từ HQ” khi đó sẽ có kết quả trả về từ hải quan, trong trường hợp có thông tin cưỡng chế:
127
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Để xem chi tiết bạn trở lại màn hình lấy thông tin cưỡng chế và chọn đến dòng thông tin vừa lấy về từ hải quan và chọn nút “Chi tiết”:
Tương tự lấy thông tin lệ phí từ Hải quan:
128
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Để lấy thông tin lệ phí bạn chọn nút “Lấy thông tin lệ phí từ HQ” sau đó chọn đến dòng vừa lấy lệ phí và chọn nút “Chi tiết”:
129
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Chọn nút “Lấy thông tin lệ phí từ HQ” để lấy lệ phí từ Hải quan. Nếu có kết quả lệ phí từ Hải quan bạn sẽ nhìn thấy như sau:
Xem chi tiết lệ phí:
130
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
+ Để lấy các thông tin cưỡng chế, lệ phí từ hải quan bạn cũng có thể chọn
Sau đó vào “Thông báo cưỡng chế” hoặc vào “Thông báo lệ phí Hải quan” để xem chi tiết.
131
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Chức năng này cho phép bạn có thể cập nhật phiên bản chương trình mới nhất
14. Hướng dẫn cập nhật chương trình qua INTERNET thông qua INTERNET bằng cách vào chức năng “Trợ giúp”, sau đó chọn “Hỗ trợ trực tuyến”.
Màn hình sẽ hiện ra trang website để hướng dẫn bạn cập nhật phiên bản mới nhất . Hãy đọc các hướng dẫn cách để cập nhật:
132
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
15. Một số lỗi thường gặp
1. Chưa kết nối INTERNET.
Để giao tiếp được với Hải quan, máy tính của bạn phải kết nối INTERNET. Để kiểm tra máy tính của bạn đã kết nối INTERNET hay chưa, hay đã bị ngắt kết nối vì một lý do nào đó bạn làm như sau:
Bạn hãy thử truy cập vào 1 trang website trên INTERNET. VD: http://www.customs.gov.vn Hoặc http://www.thaisonsoft.com.vn Nếu bạn vào được trang website này thì đã đảm bảo bạn đang kết nối
INTERNET.
Trường hợp không thể kết nối được hãy kiểm tra lại đường truyền, hoặc
hỏi quản trị mạng để đảm bảo kết nối được INTERNET.
Lưu ý: Nếu hệ thống mạng nội bộ của bạn dùng Proxy để kết nối INTERNET, thì bạn phải thiết lập trong cấu hình chương trình dùng Proxy để kết nối INTERNET.
2. Nhập thông tin trên tờ khai chưa chính xác. Hãy kiểm tra lại các thông tin trên tờ khai, các chứng từ kèm theo
133
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
3.Chưa có ACCOUNT kết nối tới VAN, hoặc nhập sai tên mật khẩu kết nối tới VAN: Như màn hình dưới đây:
+Hãy kiểm tra lại tên và mật khẩu sau đó thực hiện lại: vào chức năng menu “Hệ thống/Account kết nối tới VAN” để nhập lại tên và mật khẩu
+Hãy liên hệ với nhà cung cấp để được cấp ACCOUNT. 4.Các lý do khác:
