1
VÍ DỤ VÀ BÀI TẬP
THỰC HÀNH LÀM KẾ
TOÁN TRÊN EXCEL
2
VÍ DỤ VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH LÀM KẾ TOÁN TRÊN EXCEL
1. Lý thuyết chung
Tin học hóa công tác quản lý nói chung và tin học hóa công tác quản lý hạch toán kế toán
nói riêng là xu thế và giải pháp tất yếu để các doanh nghiệp Việt Nam phát triển và mở rộng
trong hiện tại và tương lai. Có 3 phương án mà một doanh nghiệp có thể lựa chọ khi muốn tin
học hóa công tác quản lý hạch toán kế toán của mình: Thứ nhất là thuê một công ty phần mềm
phân tích, thiết kế và xây dựng riêng cho mình một phần mềm kế toán; thứ hai là lựa chọn và
mua một phần mềm kế toán bán sẵn trên thị trường; và thứ ba là quản lý hạch toán kế toán trên
hệ thống bảng tính Excel.
Làm kế toán trên Excel có ưu điểm là rất phù hợp đôie với những môt hình doanh nghiệp
có quy mô nhỏ; doanh nghiệp có quyền chủ động tuyệt đối trong việc điều chỉnh, sửa đổi hệ
thống bảng biểu và cả quy trình hạch toán kế toán phù hợp với những thay đổi của chính sách,
chế độ.
Làm kế toán trên Excel, dù theo hình thức ghi sổ nào cũng đều cần đến một hệ thống các
bảng tính để lưu trữ các dữ liệu về dư đầu, phát sinh trong kỳ và dư cuối kỳ cùng các thông tin
quản trị khác. Vấn đề là phải xác định rõ mục đích sử dụng và cấu trúc của từng bảng tính, thời
điểm và cách thức lập bảng cũng như mối liên hệ về mặt dữ liệu giữa các bảng tính và trình tự
lập các bảng tính đó cho phù hợp với quy trình xử lý thông tin kế toán.
Hai bảng tính cơ sở quan trọng nhất được thiết kế để quản lý các đối tượng được dùng
trong hạch toán kế toán và trong quản trị: Bảng danh mục tài khoản và Bảng sổ kế toán hay
còn gọi là Sổ kế toán máy.
Các bảng này có quan hệ chặt chẽ với nhau về mặt dữ liệu. Một mặt số phát sinh các tài
khoản chi tiết sau khi được nhập vào sổ kế toán máy sẽ được tổng hợp vào bảng danh mục tài
khoản, mặt khác sau khi tổng hợp số phát sinh nợ – có và tính được số dư cuối kỳ của các tài
khoản trong bảng danh mục tài khoản chỉ cần đọc số dư cuối kỳ của các tài khoản trong bảng
danh mục tài khoản để định khoản vào các bút toán kết chuyển tương ứng trong sổ kế toán
máy. Sơ đồ 3.x cho thấy sự chia xẻ về mặt dữ liệu giữa hai bảng trên.
`
Sau khi hoàn thiện 2 bảng này, người ta có thể thực hiện lên sổ sách kế toán và các báo cáo
tài chính, báo cáo thuế GTGT theo những hình thức ghi sổ kế toán khác nhau, cụ thể, khi cần
số dư đầu kỳ sẽ truy cập vào bảng danh mục tài khoản, khi cần tới số phát sinh sẽ truy cập tới
sổ kế toán máy.
BẢNG DANH MỤC TÀI
KHOẢN
SỔ KẾ TOÁN MÁY
Số dư cuối kỳ
của tài khoản
Tống hợp phát
sinh các tài
kho
ản chi tiết
CHỨNG TỪ
Phát sinh trong
kỳ (Định khoản
đơn giản)
3
2. Xây dựng những bảng dữ liệu cơ sở
a. Bài thực hành 1: Bảng danh mục tài khoản
*. Mục đích
- Biết các tổ chức và xây dựng bảng Danh mục tài khoản chứa danh mục các tài khoản sử
dụng trong hạch toán kế toán và khai báo số dư đầu kỳ của hệ thống các tài khoản.
- Định nghĩa các vùng dữ liệu chứa Số hiệu tài khoản, Số dư đầu kỳ của tài khoản
*. Nội dung
Chức năng của bảng danh mục tài khoản là quản lý các thông tin cơ bản về các tài khoản
có dùng trong hạch toán kế toán, tuy nhiên khi làm kế toán trên Excel bảng này chỉ chứa các
tài khoản chi tiết, không được chứa các tài khoản tổng hợp. Tài khoản chi tiết là những tài
khoản không có tài khoản cấp thấp hơn và chỉ những tài khoản chi tiết này mới được phép
dùng để định khoản trên Excel. Số dư và phát sinh nợ/ có của các tài khoản tổng hợp sẽ được
tính toán trên cơ sở tổng hợp số liệu liên quan của các tài khoản chi tiết. Sau đây là các cột
(hay còn gọi là trường dữ liệu) có trong bảng danh mục tài khoản:
Bảng danh mục tài khoản
Sổ kế toán máy
Số dư cuối
k
ỳ
c
ủ
Tống hợp phát
sinh các tài khoản
chi ti
ế
t
Chứng từ
Phát sinh tron
g
kỳ (Định khoản
đơn giản)
1. Sổ NK thu tiền
2. Sổ NK chi tiền
3. Sổ NK mua hàng
4. Sổ NK bán hàng
5.
S
ổ
NK
chung
Sổ cái tài
khoản
Sổ kế toán
chi tiết
Bảng tổng
hợp chi
tiết tài
khoản
Sổ CP
SXKD
Báo cáo tài
chính
Báo cáo
thuế GTGT
Số dư ĐK, CK
các tài khoản
Số phát sinh
các tài
khoản
Hình 3. x: Sơ đồ truyền thông tin giữa các loại chứng từ, sổ sách theo
hình th
ứ
c ghi s
ổ
nh
ậ
t ký chung.
Bảng cân đối PS
4
MATSNV: Trường này dùng để xác định vị trí của từng tài khoản trong bảng cân đối tài
sản. Mã này được hình thành theo kiểu khối XXXYYYZZZ. Mỗi mã gồm 3 khối: Khối thứ
nhất chỉ mã số tổng hợp lớn nhất của bảng cân đối tài sản (ví dụ 100 là TSLĐ và đầu tư ngắn
hạn), khối thứ 2 chỉ mã số tổng hợp ở cấp độ nhỏ hơn (ví dụ 110 là tiền mặt) và khối thứ 3 chỉ
thứ tự từng khoản mục nhỏ nhất (ví dụ 111 là tiền mặt) ghi trong bảng cân đối kế toán. Như
vậy 100-110-111 là mã tài sản nguồn vốn của tài khoản tiền mặt tại quỹ.
SOHIEUTK : Mỗi tài khoản được nhận diện duy nhất thông qua số hiệu tài khoản. Tùy
theo đối tượng theo dõi cụ thể của kế toán chi tiết mà một tài khoản có thể được mở chi tiết
theo đối tượng công nợ, hoặc theo vật tư hàng hóa hay theo loại doanh thu chi phí.
LOAITK: Nhận 1 trong 2 ký tự “N” hoặc “C” tùy theo tính chất cơ bản của tài khoản (là
“N” nếu tài khoản có số phát sinh nợ tăng tức có số dư bên nợ; là “C” nếu tài khoản có số phát
sinh có tăng tức có số dư bên có)
TENTK: Mô tả tên đầy đủ của tài khoản
SLTDK: Phản ánh số lượng tồn đầu kỳ của các tài khoản hàng tồn kho cho từng loại hàng
tồn kho.
SODDK: Phản ánh số dư đầu kỳ trên từng tài khoản chi tiết đã mở. Nhập số dư âm trong
trường hợp tài khoản có loại tài khoản là “N” nhưng có số dư bên có hoặc tài khoản có loại tài
khoản là “C” nhưng có số dư bên nợ.
SOPSNO: Phản ánh tổng số phát sinh nợ trong kỳ của tài khoản liên quan. Con số tổng này
tính được trên cơ sở các phát sinh được ghi trong sổ kế toán máy.
SOPSCO: Phản ánh tổng số phát sinh có trong kỳ của tài khoản liên quan. Con số tổng này
tính được trên cơ sở các phát sinh được ghi trong sổ kế toán máy.
SLTCK: Phản ánh số lượng tồn cuối kỳ của các tài khoản hàng tồn kho cho từng loại hàng
tồn kho.
SODCK: Phản ánh số dư cuối kỳ trên từng tài khoản chi tiết đã mở.
Trong quá trình hoàn thiện sổ sách và lên báo cáo kế toán trên Excel luôn có sự tham chiếu
dữ liệu từ các bảng khác tới bảng danh mục tài khoản, vậy nên việc đặt tên cho các vùng dữ
liệu cần tham chiếu trong bảng này là rất cần thiết. Sau đây là một số vùng dữ liệu thường
được tham chiếu tới và được đặt tên bằng Insert\ Name\ Define trong Excel như sau:
STT
Tên vùng/ kh
ối
Đ
ịa chỉ vùng/ khối
1
BDMTK
B2:J6
5535
2 SOHIEUTK B2:B65535
3
SLTDK
E2:E65535
4 SODDK F2:F65535
Cần lưu ý rằng tọa độ của các vùng/ khối được đặt tên cần đủ rộng để dự phòng nếu có thêm
các dòng dữ liệu được nhập vào cuối của bảng thì không phải thực hiện lại thao tác đặt tên
vùng.
Chú ý quan trọng: Khi nhập dữ liệu liên quan đến Số tài khoản, để bảo đảm cho việc xử
lý và tổng hợp dữ liệu sau này được chính xác thì cần nhập theo đinh dạng là chuỗi ký tự bằng
cách thêm dấu nháy trên “ ‘ “ phía trước của số tài khoản. Ví dụ khi nhập tài khoản 1111 chúng
ta sẽ gõ: ‘111
5
BẢNG DANH MỤC TÀI KHOẢN
SOHIEUTK
LOAITK
TENTK
SLTDK
SO DDK
1111 N Tiền mặt tại quỹ, ngân phiếu (VND) 800000
1121 N Tiền gửi ngân hàng (VND) 2650000
1131 N Tiền đang chuyển
1211 N Cổ phiếu ngắn hạn
1311.001 N Phải thu ngắn hạn của khách hàng A 150000
1311.002 N Phải thu ngắn hạn của khách hàng B 180000
1311.003 N Phải thu ngắn hạn của khách hàng C 120000
1311.004 N Nhận ứng trước của khách hàng D (240000)
1312.001 N Phải thu dài hạn của khách hàng A 220000
1312.002
N
Ph
ải thu dài hạn của khách hàng B
330000
1312.003
N
Ph
ải thu dài hạn của khách hàng C
250000
1331
N
Thu
ế GTGT
đư
ợc khấu trừ của hàng hóa dịch vụ
1332
N
Thu
ế GTGT
đư
ợc khấu trừ của TSC
Đ
1333 N Thuế GTGT đã đề nghị hoàn
1361 N Phải thu ngắn hạn nội bộ
13888 N Các khoản phải thu khác
141.001 N Tạm ứng Anh Sơn 30000
141.002 N Tạm ứng Anh Phương 20000
141.003 N Tuyết
1421 N Chi phí chờ kết chuyển
14221 N Chi phí bán hàng chờ phân bổ
14222 N Chi phí quản lý chờ phân bổ
144 N Ký quỹ ngắn hạn 80000
151 N Hàng mua đang đi trên đường 360000
1521.A01 N Nguyên vật liệu chính A 300000
1522.B01
N
Nguyên v
ật liệu phụ B01
100000
1522.B02
N
Nguyên v
ật liệu phụ B02
150000
1523.C01
N
Nhiên li
ệu C
120000
1524.D01
N
Ph
ụ tùng thay the
30000
153.X01
N
Công c
ụ dụng cụ X
250000
153.Y01
N
Công c
ụ dụng cụ Y
60000
154.PX1.F01
N
Chi phí SXKDD SP F01(giá k
ế hoạch 4600)
60000
154.PX1.F02
N
Chi phí SXKDD SP F02(giá k
ế hoạch 5500)
40000
154.PX2.B01 N Chi phí SXKD dở dang (phân xưởng phụ)
155.F01 N Thành phẩm tồn kho sản phẩm F01 300000
155.F02 N Thành phẩm tồn kho sản phẩm F02 350000
156 N Hàng hóa tồn kho 800000
157 N Hàng gửi bán 480000
159 C Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 0
211 N Nguyên giá TSCD hữu hình 10400000
212 N Tài sản CĐ thuê tài chính
213 N Nguyên giá TSCĐ vô hình 5000000
2141 N Hao mòn TSCD hữu hình lũy kế (950000)
2143 N Hao mòn TSCD vô hình luy kế (300000)
222 N Góp vốn liên doanh dài hạn 450000
244
N
Ký qu
ỹ dài hạn
240000
311
C
Vay ng
ắn hạn
250000
315
C
N
ợ dài hạn
đ
ến hạn trả
385000
331.001 C Phải trả cho người bán Tuyết 100000
331.002 C Phải trả cho người bán Minh 80000
331.003 C Phải trả cho người bán Hạnh 85000
331.004 C Trả trước ngắn hạn cho người bán Thư (450000)
331.005 C Trả trước ngắn hạn cho người bán Ly (420000)
33311 C Thuế GTGT hàng nội địa
33312 C Thuế GTGT hàng nhập khẩu
3333 C Thuế xuất nhập khẩu
3334 C Thuế thu nhập DN 300000