Trong thực tế việc quản lý học viên hiện nay tại các học viện nhà trường vẫn còn rời rạc và thiếu sự đồng bộ giữa các phòng ban quản lý đào tạo. Khi một sinh viên nhập học thì hồ sơ của họ sẽ được nhập và lưu trữ tại phòng quản lý hồ sơ sinh viên, khi đi học thì phòng đào tạo lại có một cơ sở dữ liệu lưu trữ về thông tin học viên, khi sử dụng thư viện thì thông tin của sinh viên lại được tiếp tục lưu trữ tại ban quản lý thư viện, nếu trong quá...