Chapter 9: IT project manager

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Chapter 9: IT project manager

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Identify and describe the processes associated with the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) area called project communications management, which includes project communications planning, information distribution, performance reporting, and administrative closure.

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Nội dung Text: Chapter 9: IT project manager

  1.  Identify and describe the processes associated with the Project  Management Body of Knowledge (PMBOK®) area called project  communications management, which includes project  communications planning, information distribution, performance  reporting, and administrative closure.   Describe several types of reporting tools that support the  communications plan.   Apply the concept of earned value and discuss how earned value  provides a means of tracking and monitoring a project’s scope,  schedule, and budget.   Describe how information may be distributed to the project  stakeholders and the role information technology plays to support  the project communications. 
  2.  Project Communications Management includes the  processes required to ensure timely and  appropriate  ◦Generation ◦Collection ◦Dissemination ◦Storage, and ◦Ultimate disposition  of project information.
  3.  Communications Planning focuses on:  ◦ How will information be stored?  ◦ How will knowledge be stored?  ◦ What information goes to whom, when, and how?  ◦ Who can access what information?  ◦ Who will update the information and knowledge?  ◦ What media of communication is best? 
  4.  Information Distribution ◦ getting the right information to the right people in the  right format   Performance Reporting ◦ collection and dissemination of project information to  the various project stakeholders.   Administrative Closure ◦ verifying and documenting the project’s progress. 
  5.  Regardless of how well a project is planned,  unexpected situations will arise. These  unexpected events will require adjustments to  the project schedule and budget.  A project manager will not lose credibility  because an unexpected event or situation  arises. He or she will, however, lose (or gain)  credibility in terms of how they handle a  particular situation.
  6.  Can be formal or informal  Supports all of the project stakeholders ◦ Who has specific information needs? ◦ What are those needs? ◦ How will these needs be met? ◦ When can they expect the information? ◦ What will be the format?
  7.  Stakeholders ◦ Individuals or groups that have a positive or negative interest in the  outcome of the project  Information Requirements ◦ What stakeholders need to know about the project s E.g., scope, schedule, budget, quality, risk, etc.  Type of Metric or Report ◦ Could be a specific report from a project management software  package, a newsletter, or information that a particular milestone  was achieved  Timings/Availability ◦ When stakeholders can expect to receive a report or other  information about the project   Medium or Format ◦ How the information will be provided  i E.g., electronic mail, presentations, meetings, or online
  8.  Project Metric   ◦ A qualitative measurement of some attribute of the  project.  Project metrics should focus on the following key  areas: ◦ Scope  ◦ Schedule  ◦ Budget  ◦ Resources  ◦ Quality  ◦ Risk  
  9.  Understandable ◦ Intuitive  Quantifiable ◦ Objective (no bias)  Cost Effective ◦ Easy and inexpensive to create  Proven ◦ What gets measured gets done  High Impact ◦ Otherwise why bother?
  10.  Allow the team to gauge its own progress  Be designed by the project team  Adopt and use only a handful of measures  Track results and progress
  11.  Reviews ◦ Formal & informal meetings with stakeholders ◦ May focus on specific deliverables or  milestones ◦ Used to get acceptance, surface problems or  issues, or make key decisions
  12.  Status Reporting ◦ Describes present state of the project ◦ Compares actual progress to baseline plan p Scope, schedule, and budget ◦ Like a snap shot of the project at a specific  time
  13.  Progress Reporting ◦ What activities or tasks has the team  accomplished? ◦ Actual versus planned  Forecast Reporting ◦ Predicting the project’s future status or  progress  ◦ Example: trend analysis
  14.  Face­to­Face Meetings (F2F)  Telephone, email, other wireless technology  Collaboration technology
  15. Figure 9.8
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