5 b c v i ERPướ ớ
01/02/2007 - titan_tcnhkt
H th ng qu n tr ngu n l c doanh nghi p (ERP - Enterprise Resource Planning) t nệ ố ả ị ồ ự ệ ậ
d ng s c m nh c a máy tính và công ngh đ “gánh” giúp doanh nghi p nh ng côngụ ứ ạ ủ ệ ể ệ ữ
vi c mang tính l p đi l p l i mà n u con ng i th c hi n s d phát sinh sai sót. Tuyệ ặ ặ ạ ế ườ ự ệ ẽ ễ
nhiên, đ đ c “th nh th i”, tr c h t ban giám đ c và nhân viên các b ph n trongể ượ ả ơ ướ ế ố ộ ậ
công ty ph i b công s c đ “d y” máy tính làm thay công vi c c a mình.ả ỏ ứ ể ạ ệ ủ
Bài vi t này ghi l i kinh nghi m xây d ng và tri n khai h th ng ERP c a ông Phí Anh Tu n,ế ạ ệ ự ể ệ ố ủ ấ
Phó ch nhi m ICT Partnership, Phó giám đ c Công ty C ph n Gi i pháp Ph n m m A-Z. Ôngủ ệ ố ổ ầ ả ầ ề
Tu n và c ng s đã có nhi u năm kinh nghi m giúp các doanh nghi p ng d ng công nghấ ộ ự ề ệ ệ ứ ụ ệ
thông tin (CNTT) vào qu n tr kinh doanh. ả ị
Theo ông Tu n, các b c đ tin h c hóa toàn b ho t đ ng qu n tr doanh nghi p bao g m :ấ ướ ể ọ ộ ạ ộ ả ị ệ ồ
Xác đ nh m c tiêu - l p k ho ch, l a ch n nhà cung c p, chu n hóa quy trình nghi p v và dị ụ ậ ế ạ ự ọ ấ ẩ ệ ụ ữ
li u, ch y th , hu n luy n s d ng. ệ ạ ử ấ ệ ử ụ
1. Xác đ nh m c tiêu - l p k ho ch ị ụ ậ ế ạ
Tìm hi u b n thân là b c đ u tiên và quan tr ng nh t quy t đ nh k t qu ng d ng ERP. Ph iể ả ướ ầ ọ ấ ế ị ế ả ứ ụ ả
hi u rõ ch c năng, nhi m v , m i quan h gi a các phòng ban và hi n tr ng các ph n m mể ứ ệ ụ ố ệ ữ ệ ạ ầ ề
đang s d ng thì doanh nghi p m i có th xác đ nh đ c c n máy tính làm thay nh ng vi c gìử ụ ệ ớ ể ị ượ ầ ữ ệ
và m c đ nào. ở ứ ộ
M i thành viên trong doanh nghi p c n tham gia vào quá trình này. Ban giám đ c c n cho bi tọ ệ ầ ố ầ ế
hi n t i h s d ng nh ng báo cáo nào đ ra quy t đ nh. Ng i ph trách các phòng ban c nệ ạ ọ ử ụ ữ ể ế ị ườ ụ ầ
ghi l i các m i quan h và các thông tin trao đ i v i nhau trong quá trình làm vi c. C nh ngạ ố ệ ổ ớ ệ ả ữ
nhân viên tr c ti p tác nghi p cũng c n li t kê các lo i thông tin h ng ngày h ti p nh n, cáchự ế ệ ầ ệ ạ ằ ọ ế ậ
x lý thông tin và nh ng tình hu ng c n s a đ i thông tin phát sinh t th c t . ử ữ ố ầ ử ổ ừ ự ế
Ngoài s sách, gi y t , h u h t các công ty đ u đã ng d ng các ph n m m khác nhau đ qu nổ ấ ờ ầ ế ề ứ ụ ầ ề ể ả
lý k toán - tài chính, v t t , bán hàng. Doanh nghi p cũng c n nghiên c u nh ng ch ng trìnhế ậ ư ệ ầ ứ ữ ươ
này, c th là tìm hi u cách l u tr d li u, cách x lý - khai thác thông tin và gi i h n v tínhụ ể ể ư ữ ữ ệ ử ớ ạ ề
năng c a chúng. T đây, doanh nghi p ho c nhà cung c p gi i pháp ERP m i bi t nh ng ph nủ ừ ệ ặ ấ ả ớ ế ữ ầ
m m nào có th t n d ng hay ph i thi t k m i. ề ể ậ ụ ả ế ế ớ
Nghiên c u v các ph n m m doanh nghi p đang s d ng cũng giúp ích khi doanh nghi p tíchứ ề ầ ề ệ ử ụ ệ
h p chúng vào h th ng ERP m i. Trong tr ng h p ph i thi t k m i toàn b , s hi u bi t nàyợ ệ ố ớ ườ ợ ả ế ế ớ ộ ự ể ế
cũng s giúp doanh nghi p hình dung đ c các b c ph i làm đ di chuy n d li u t các ph nẽ ệ ượ ướ ả ể ể ữ ệ ừ ầ
m m cũ sang h th ng m i. ề ệ ố ớ
Hi u bi t v b n thân m i ch là đi u ki n c n đ ng d ng thành công ERP. Đi u ki n đ làể ế ề ả ớ ỉ ề ệ ầ ể ứ ụ ề ệ ủ
doanh nghi p c n t i u hóa quy trình làm vi c tr c khi xây d ng h ph n m m ERP. ệ ầ ố ư ệ ướ ự ệ ầ ề
Vi c xây d ng và tri n khai m t h th ng g m nhi u ph n m m cho toàn b các ho t đ ng kinhệ ự ể ộ ệ ố ồ ề ầ ề ộ ạ ộ
doanh đ ng nhiên s tác đ ng l n đ n doanh nghi p. N u ch tìm hi u nh ng quy trình hi n cóươ ẽ ộ ớ ế ệ ế ỉ ể ữ ệ
r i xây d ng các ph n m m theo nh ng quy trình đó, doanh nghi p ch m i d ng b c “nh ”ồ ự ầ ề ữ ệ ỉ ớ ừ ở ướ ờ
máy tính làm thay nh ng gì h đang làm. ữ ọ
Đ nâng cao năng l c s n xu t - kinh doanh, b n thân doanh nghi p ph i c i ti n các quy trìnhể ự ả ấ ả ệ ả ả ế
qu n lý, nghi p v tr c. Máy tính và ph n m m ch là công c h tr cho ho t đ ng kinhả ệ ụ ướ ầ ề ỉ ụ ỗ ợ ạ ộ
doanh.
Tóm l i, m c tiêu c a b c đ u tiên đ ti n đ n ERP không ch là tìm hi u c n k cách doanhạ ụ ủ ướ ầ ể ế ế ỉ ể ặ ẽ
nghi p v n hành. Đó còn là vi c nghiên c u nh ng gi i pháp c i ti n, chu n hóa các quy trìnhệ ậ ệ ứ ữ ả ả ế ẩ
ho t đ ng đã có và đ a ra các quy trình qu n lý m i n u c n thi t. ạ ộ ư ả ớ ế ầ ế
2. L a ch n nhà cung c p - l p k ho ch ự ọ ấ ậ ế ạ
Khi đã hi u rõ mình c n gì, doanh nghi p m i b t đ u ti n hành b c th hai - ch n ng i th cể ầ ệ ớ ắ ầ ế ướ ứ ọ ườ ự
hi n. Rõ ràng, doanh nghi p có th t xây d ng h th ng ERP cho riêng mình, n u b ph nệ ệ ể ự ự ệ ố ế ộ ậ
CNTT có đ kh năng. N u không, ph i nh đ n nhà cung c p gi i pháp ERP. Các nhà cungủ ả ế ả ờ ế ấ ả
c p th ng có hai lo i gi i pháp: “đóng gói” và “may đo”. ấ ườ ạ ả
Các y u t doanh nghi p c n l u ý khi ch n nhà cung c p là nhà cung c p ph i xác đ nh đ cế ố ệ ầ ư ọ ấ ấ ả ị ượ
gi i h n c a bài toán qu n lý, nhân viên tri n khai hi u rõ tính năng c a s n ph m và ph i cóớ ạ ủ ả ể ể ủ ả ẩ ả
quy trình qu n lý d án - ki m th s n ph m t t. ả ự ể ử ả ẩ ố
Khi đã ch n đ c đ i tác, doanh nghi p c n chú ý tránh các v n đ v phía mình có th gâyọ ượ ố ệ ầ ấ ề ề ể
c n tr quá trình chuy n đ i sang h ph n m m ERP. Ch ng h n, doanh nghi p ch a đ nh rõả ở ể ổ ệ ầ ề ẳ ạ ệ ư ị
đ c các quy trình, không nh t quán trong yêu c u và ch a thi t l p đ c m i quan h gi a cácượ ấ ầ ư ế ậ ượ ố ệ ữ
b ph n. Ngoài ra, cũng c n chú ý chu n b d li u đ y đ và chu n b tâm lý đ nhân viên ộ ậ ầ ẩ ị ữ ệ ầ ủ ẩ ị ể ở
các b ph n h p tác t t v i nhà cung c p gi i pháp. ộ ậ ợ ố ớ ấ ả
3. Chu n hóa quy trình và d li u ẩ ữ ệ
Đ i v i m t ph n m m ERP, vi c chu n hóa quy trình là tri n khai các đ xu t c i ti n b cố ớ ộ ầ ề ệ ẩ ể ề ấ ả ế ở ướ
m t. Đó có th là ch nh s a các tính năng có s n đ đáp ng đ c thù c a m t ngành, c aộ ể ỉ ử ẵ ể ứ ặ ủ ộ ủ
doanh nghi p ho c vi t thêm h th ng x lý thông tin riêng theo yêu c u c a doanh nghi p vàệ ặ ế ệ ố ử ầ ủ ệ
theo quy đ nh c a pháp lu t. ị ủ ậ
C th , nhà cung c p s quy t đ nh các bi u m u, báo cáo nào trong gi i pháp c a h phù h pụ ể ấ ẽ ế ị ể ẫ ả ủ ọ ợ
v i doanh nghi p, cái nào c n b sung các m c thông tin cho phù h p v i tình hình doanhớ ệ ầ ổ ụ ợ ớ
nghi p. H có th b sung thông tin đ hoàn ch nh m t s bi u m u, báo cáo mà doanh nghi pệ ọ ể ổ ể ỉ ộ ố ể ẫ ệ
đang s d ng. Ngoài ra, nhà cung c p cũng s xây d ng m i các bi u m u, báo cáo. ử ụ ấ ẽ ự ớ ể ẫ
Vi c chu n hóa d li u bao g m vi c chuy n d li u t các ph n m m cũ sang h th ng ERPệ ẩ ữ ệ ồ ệ ể ữ ệ ừ ầ ề ệ ố
m i và đ a các d li u phát sinh hàng ngày vào c s d li u. ớ ư ữ ệ ơ ở ữ ệ
4. Ch y th ạ ử
Ch y th tr c khi chính th c đ a vào ho t đ ng là đ ki m tra xem ch ng trình có ch y đúngạ ử ướ ứ ư ạ ộ ể ể ươ ạ
v i các s li u gi đ nh hay không. H n n a, các ch nh s a, b sung m i tri n khai cũng c nớ ố ệ ả ị ơ ữ ỉ ử ổ ớ ể ầ
đ c ki m tra xem có ph i h p nh p nhàng v i các thành ph n khác c a h th ng hay không. ượ ể ố ợ ị ớ ầ ủ ệ ố
Ngoài ra, vi c ch y th còn giúp doanh nghi p đánh giá tính ti n ích và tính n đ nh c a ch ngệ ạ ử ệ ệ ổ ị ủ ươ
trình nh m gi m thi u nh ng r c r i có th phát sinh v sau. ằ ả ể ữ ắ ố ể ề
5. Hu n luy n s d ng ấ ệ ử ụ
Thông th ng, nhà cung c p gi i pháp s t ch c các bu i hu n luy n s d ng cho doanhườ ấ ả ẽ ổ ứ ổ ấ ệ ử ụ
nghi p, c th là cho ban giám đ c, các nhân viên tr c ti p tác nghi p và nhân viên qu n tr hệ ụ ể ố ự ế ệ ả ị ệ
th ng. ố
Lãnh đ o doanh nghi p và nhân viên qu n tr h th ng s tìm hi u mô hình t ch c thông tin,ạ ệ ả ị ệ ố ẽ ể ổ ứ
quy trình x lý thông tin, kh năng c a các ch ng trình, cách t ch c đ m b o thông tin, cácử ả ủ ươ ổ ứ ả ả
y u t nh h ng và cách khai thác h th ng. Ngoài ra, nhân viên qu n tr còn h c cách phátế ố ả ưở ệ ố ả ị ọ
tri n thêm các ng d ng đ m r ng h th ng, các bi n pháp an toàn - an ninh d li u và cáchể ứ ụ ể ở ộ ệ ố ệ ữ ệ
qu n tr các ch ng trình, h đi u hành và c s d li u. ả ị ươ ệ ề ơ ở ữ ệ
Các nhân viên khai thác h th ng s h c cách nh p li u, ch nh s a d li u và cách s d ng cóệ ố ẽ ọ ậ ệ ỉ ử ữ ệ ử ụ
hi u qu . ệ ả