c v i ERP
ướ
5 b ớ 01/02/2007 - titan_tcnhkt
ồ ự ệ ứ ị ủ ữ ệ i mà n u con ng ệ ố ụ ệ ệ ể ườ ẽ ễ ệ ặ c “th nh th i”, tr ể ượ ự ố ả ậ ậ H th ng qu n tr ngu n l c doanh nghi p (ERP - Enterprise Resource Planning) t n ả d ng s c m nh c a máy tính và công ngh đ “gánh” giúp doanh nghi p nh ng công ạ i th c hi n s d phát sinh sai sót. Tuy vi c mang tính l p đi l p l ế ặ ạ nhiên, đ đ c h t ban giám đ c và nhân viên các b ph n trong ướ ộ ế ơ công ty ph i b công s c đ “d y” máy tính làm thay công vi c c a mình. ạ ệ ủ ả ỏ ứ ể
ạ ế ấ i kinh nghi m xây d ng và tri n khai h th ng ERP c a ông Phí Anh Tu n, ự ủ ệ ể t này ghi l ệ ủ ệ ố ổ ề ầ i pháp Ph n m m A-Z. Ông ả ệ ứ ầ ụ ệ ự ề ấ ộ Bài vi Phó ch nhi m ICT Partnership, Phó giám đ c Công ty C ph n Gi ố Tu n và c ng s đã có nhi u năm kinh nghi m giúp các doanh nghi p ng d ng công ngh ệ thông tin (CNTT) vào qu n tr kinh doanh. ả ị
ấ ướ ể ệ ộ ị ạ ộ ấ ồ ụ ả ẩ ệ ọ ị ữ c đ tin h c hóa toàn b ho t đ ng qu n tr doanh nghi p bao g m : Theo ông Tu n, các b ọ Xác đ nh m c tiêu - l p k ho ch, l a ch n nhà cung c p, chu n hóa quy trình nghi p v và d ụ ự ế ậ li u, ch y th , hu n luy n s d ng. ấ ử ệ ạ ử ụ ệ ạ
1. Xác đ nh m c tiêu - l p k ho ch ụ ế ậ ạ ị
ể ả c đ u tiên và quan tr ng nh t quy t đ nh k t qu ng d ng ERP. Ph i ế ị ụ ấ ể ả ứ ạ ướ ệ ầ ụ ế ệ ố c c n máy tính làm thay nh ng vi c gì ầ ữ ượ ệ ầ ớ ị Tìm hi u b n thân là b ọ ả ề hi u rõ ch c năng, nhi m v , m i quan h gi a các phòng ban và hi n tr ng các ph n m m ệ ữ ứ đang s d ng thì doanh nghi p m i có th xác đ nh đ ệ ể ử ụ và m c đ nào. ộ ở ứ
ầ ầ ệ i h s d ng nh ng báo cáo nào đ ra quy t đ nh. Ng ế ị ườ ụ ể ữ ệ ả ố ự ệ ế ạ ậ M i thành viên trong doanh nghi p c n tham gia vào quá trình này. Ban giám đ c c n cho bi ọ hi n t ệ ạ ọ ử ụ ghi l ạ nhân viên tr c ti p tác nghi p cũng c n li ằ x lý thông tin và nh ng tình hu ng c n s a đ i thông tin phát sinh t ữ ử ế t ố i ph trách các phòng ban c n ầ ữ i các m i quan h và các thông tin trao đ i v i nhau trong quá trình làm vi c. C nh ng ệ ổ ớ t kê các lo i thông tin h ng ngày h ti p nh n, cách ọ ế ệ . ử th c t ừ ự ế ầ ầ ổ ố
ổ ế ụ ề ề ầ ế ứ ầ ứ ệ ử ư i pháp ERP m i bi , bán hàng. Doanh nghi p cũng c n nghiên c u nh ng ch ươ i h n v tính ớ ạ ữ ế ể ng trình ề ầ t nh ng ph n ụ ể ủ ấ ả ớ , h u h t các công ty đ u đã ng d ng các ph n m m khác nhau đ qu n Ngoài s sách, gi y t ả ấ ờ ầ lý k toán - tài chính, v t t ữ ậ ư này, c th là tìm hi u cách l u tr d li u, cách x lý - khai thác thông tin và gi ữ ữ ệ ể năng c a chúng. T đây, doanh nghi p ho c nhà cung c p gi ệ ừ m m nào có th t n d ng hay ph i thi ặ t k m i. ế ế ớ ể ậ ụ ề ả
ề ứ ề ệ t k m i toàn b , s hi u bi ợ ớ ườ c các b ộ ự ể c ph i làm đ di chuy n d li u t ữ ệ ừ ử ụ ng h p ph i thi ả ả ế ế ớ ể ợ ướ ẽ ể Nghiên c u v các ph n m m doanh nghi p đang s d ng cũng giúp ích khi doanh nghi p tích ệ ầ t này h p chúng vào h th ng ERP m i. Trong tr ế ệ ố cũng s giúp doanh nghi p hình dung đ ầ các ph n ượ m m cũ sang h th ng m i. ệ ớ ệ ố ề
ụ ệ ề ệ ớ ỉ Hi u bi ể doanh nghi p c n t ề i u hóa quy trình làm vi c tr t v b n thân m i ch là đi u ki n c n đ ng d ng thành công ERP. Đi u ki n đ là ủ ể ứ ướ c khi xây d ng h ph n m m ERP. ệ ế ề ả ệ ầ ố ư ầ ệ ự ề ầ
ể ệ ạ ộ ề ề ầ ồ ộ ệ ố ế ớ ộ ữ ẽ ệ ế ộ ỉ ể ỉ ớ ừ b ở ướ ữ ề ệ Vi c xây d ng và tri n khai m t h th ng g m nhi u ph n m m cho toàn b các ho t đ ng kinh ự ng nhiên s tác đ ng l n đ n doanh nghi p. N u ch tìm hi u nh ng quy trình hi n có doanh đ ươ ệ r i xây d ng các ph n m m theo nh ng quy trình đó, doanh nghi p ch m i d ng ờ c “nh ” ầ ự ồ máy tính làm thay nh ng gì h đang làm. ữ ọ
ả ả ế ấ ả c. Máy tính và ph n m m ch là công c h tr cho ho t đ ng kinh ệ ụ ỗ ợ ạ ộ ệ ề ầ ỉ Đ nâng cao năng l c s n xu t - kinh doanh, b n thân doanh nghi p ph i c i ti n các quy trình ự ể ả qu n lý, nghi p v tr ụ ướ ả doanh.
i, m c tiêu c a b ạ ụ ướ ủ ế ể ẽ ặ c đ u tiên đ ti n đ n ERP không ch là tìm hi u c n k cách doanh i pháp c i ti n, chu n hóa các quy trình ẩ ể ế ứ ầ ệ ữ ậ Tóm l nghi p v n hành. Đó còn là vi c nghiên c u nh ng gi ệ ho t đ ng đã có và đ a ra các quy trình qu n lý m i n u c n thi ạ ộ ỉ ả ế t. ế ả ớ ế ư ả ầ
2. L a ch n nhà cung c p - l p k ho ch ự ế ấ ậ ạ ọ
ầ ể ướ ườ ứ ế ệ c th hai - ch n ng ộ ệ ố ọ ế ể ự i th c ự ệ xây d ng h th ng ERP cho riêng mình, n u b ph n ậ i pháp ERP. Các nhà cung ả ả ớ ắ ầ ự ờ ế ủ ấ ả ng có hai lo i gi Khi đã hi u rõ mình c n gì, doanh nghi p m i b t đ u ti n hành b hi n. Rõ ràng, doanh nghi p có th t CNTT có đ kh năng. N u không, ph i nh đ n nhà cung c p gi c p th ấ ệ ế i pháp: “đóng gói” và “may đo”. ả ườ ạ
ầ ư ệ ấ ấ ả ị c ượ ế ố ủ doanh nghi p c n l u ý khi ch n nhà cung c p là nhà cung c p ph i xác đ nh đ ả ọ ể ủ ể ả ả ẩ Các y u t gi ớ ạ quy trình qu n lý d án - ki m th s n ph m t i h n c a bài toán qu n lý, nhân viên tri n khai hi u rõ tính năng c a s n ph m và ph i có t. ử ả ự ể ả ẩ ố
c đ i tác, doanh nghi p c n chú ý tránh các v n đ v phía mình có th gây ố ọ ượ ề ề ệ ể ầ ấ ể ệ ề ệ ầ ổ c các quy trình, không nh t quán trong yêu c u và ch a thi ư c m i quan h gi a các ấ ố ạ t l p đ ế ậ ẩ ẳ ư ủ ượ ị ở ể ầ t v i nhà cung c p gi i pháp. Khi đã ch n đ c n tr quá trình chuy n đ i sang h ph n m m ERP. Ch ng h n, doanh nghi p ch a đ nh rõ ả ở ị đ ệ ữ ượ ầ b ph n. Ngoài ra, cũng c n chú ý chu n b d li u đ y đ và chu n b tâm lý đ nhân viên ị ữ ệ ộ các b ph n h p tác t ả ậ ầ ố ớ ậ ộ ẩ ấ ợ
3. Chu n hóa quy trình và d li u ữ ệ ẩ
ộ ầ ệ ể ề ẩ ố ớ ộ ấ ả ế ở ướ c ộ ử ủ ể ể ẵ ặ ứ t thêm h th ng x lý thông tin riêng theo yêu c u c a doanh nghi p và ệ ố ử ủ ế ặ ầ b Đ i v i m t ph n m m ERP, vi c chu n hóa quy trình là tri n khai các đ xu t c i ti n ề m t. Đó có th là ch nh s a các tính năng có s n đ đáp ng đ c thù c a m t ngành, c a ủ ỉ doanh nghi p ho c vi ệ ệ theo quy đ nh c a pháp lu t. ị ủ ậ
ấ ợ i pháp c a h phù h p ủ ẽ ể ẫ ọ ế ị ổ ả ớ ụ ệ ầ ợ ể ổ ệ ể ẫ C th , nhà cung c p s quy t đ nh các bi u m u, báo cáo nào trong gi ụ ể v i doanh nghi p, cái nào c n b sung các m c thông tin cho phù h p v i tình hình doanh ớ ệ nghi p. H có th b sung thông tin đ hoàn ch nh m t s bi u m u, báo cáo mà doanh nghi p ỉ đang s d ng. Ngoài ra, nhà cung c p cũng s xây d ng m i các bi u m u, báo cáo. ộ ố ể ự ọ ử ụ ẽ ể ẫ ấ ớ
các ph n m m cũ sang h th ng ERP ữ ệ ừ ệ ể ồ ệ ố ề ầ Vi c chu n hóa d li u bao g m vi c chuy n d li u t m i và đ a các d li u phát sinh hàng ngày vào c s d li u. ơ ở ữ ệ ữ ệ ữ ệ ệ ớ ẩ ư
4. Ch y th ử ạ
ng trình có ch y đúng ạ ứ ư ạ c khi chính th c đ a vào ho t đ ng là đ ki m tra xem ch ươ ạ ộ ớ ữ ử ướ ố ệ ả ị ơ ổ ỉ ể ể ầ đ nh hay không. H n n a, các ch nh s a, b sung m i tri n khai cũng c n ử c ki m tra xem có ph i h p nh p nhàng v i các thành ph n khác c a h th ng hay không. Ch y th tr v i các s li u gi ớ đ ể ượ ể ệ ố ố ợ ủ ầ ớ ị
ử ủ ệ ệ ạ ổ ị ươ ng Ngoài ra, vi c ch y th còn giúp doanh nghi p đánh giá tính ti n ích và tính n đ nh c a ch ệ trình nh m gi m thi u nh ng r c r i có th phát sinh v sau. ắ ố ữ ể ể ề ằ ả
5. Hu n luy n s d ng ệ ử ụ ấ
ng, nhà cung c p gi ử ụ ẽ ổ ứ ấ ả ấ ch c các bu i hu n luy n s d ng cho doanh ệ ị ệ ệ i pháp s t ố ườ ụ ể ổ ế ự ả Thông th nghi p, c th là cho ban giám đ c, các nhân viên tr c ti p tác nghi p và nhân viên qu n tr h ệ th ng. ố
ạ ứ ẽ ả ng trình, cách t ị ệ ố ươ ổ ả ủ ứ ả ả ổ ử nh h ả ị ch c thông tin, Lãnh đ o doanh nghi p và nhân viên qu n tr h th ng s tìm hi u mô hình t ể ệ ch c đ m b o thông tin, các quy trình x lý thông tin, kh năng c a các ch ng và cách khai thác h th ng. Ngoài ra, nhân viên qu n tr còn h c cách phát y u t ưở ế ố ả tri n thêm các ng d ng đ m r ng h th ng, các bi n pháp an toàn - an ninh d li u và cách ệ ứ ể ệ ố ệ ố ọ ữ ệ ể ở ộ ụ
ng trình, h đi u hành và c s d li u. qu n tr các ch ị ả ươ ơ ở ữ ệ ệ ề
ệ ố ử ụ ẽ ọ ữ ệ ử ệ ậ ỉ Các nhân viên khai thác h th ng s h c cách nh p li u, ch nh s a d li u và cách s d ng có hi u qu . ệ ả
