Bài 4: Chức năng tổ chức và cơ cấu tổ chức
NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213
69
BÀI 4 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
Hướng dẫn học
Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.
Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.
Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.
Nội dung
Một số khái niệm cơ bản liên quan đến chức năng tổ chức.
Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức.
Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức.
Mục tiêu
Sau khi nghiên cứu xong bài này, người học có thể:
Hiểu được thuật ngữ tổ chức như một chức năng quản lý và vai trò của tổ chức trong
triển khai một kế hoạch nhất định.
Nắm được khái niệm cơ cấu tổ chức.
Hiểu và phân tích được cơ cấu tổ chức của một tổ chức nhất định theo các thuộc tính
cơ bản của cơ cấu tổ chức.
Hiểu quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức và thực hành tốt những kỹ năng trong quy
trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức.
Bài 4: Chức năng tổ chức và cơ cấu tổ chức
NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213
70
Tình huống dẫn nhập
Chức năng tổ chức có ảnh hưởng thế nào đến kết quả hoạt động của một tổ chức?
Là một trong những trường đại học được thành lập ngay sau kháng chiến chống Pháp thành công,
từ vài chuyên ngành đào tạo về kinh tế, kế toán và tài chính, sau 50 năm phát triển, Đại học Kinh tế
quốc dân Hà Nội đã trở thành một trường đại học đa ngành với 40 chuyên ngành đào tạo thuộc 8
khối ngành kinh tế, kinh doanh, quản lý, tài chính, kế toán, luật, hệ thống thông tin, ngoại ngữ kinh
tế, với các hệ chính quy, tại chức, bằng hai và từ xa. Trường có 25 chương trình đào tạo đại học và
cao học liên kết với các trường đại học nước ngoài. Trường còn là một trong những trung tâm
nghiên cứu và tư vấn lớn của cả nước.
Với tư cách là một trường công lập, Trường chịu sự quản lý gắt gao của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Trường không được tự quyết định quy mô tuyển sinh ở tất cả các hệ đào tạo cũng như nội dung
chương trình đào tạo, không được quyết định về mức học phí nhưng lại phải tự chi trả cho mọi
hoạt động của mình.
Cho đến năm 2000, mặc dù là một tổ chức có quy mô lớn với đội ngũ giảng viên, nhân viên hơn 2000
người và số lượng sinh viên, học viên là hơn 30000, trường Đại học KTQD vẫn có cấu trúc truyền
thống với 23 Khoa đào tạo chuyên ngành và 15 Phòng Ban, Trung tâm. Mức độ tập trung trong quản lý
tại Trường rất cao. Phần lớn các quyết định liên quan đến hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, tài
chính, nguồn nhân lực… được đưa ra ở cấp trường. Các khoa hầu như chỉ hoạt động như những phân
xưởng sản xuất, thực hiện giảng dạy theo kế hoạch tập trung của nhà trường. Sự hòa nhập giữa các
khoa và bộ môn thấp dẫn đến tình trạng cát cứ. Nhiều chuyên ngành và môn học trở nên trùng lắp. Mối
quan hệ công việc giữa các bộ phận trong trường không rõ ràng do thiếu cơ chế phối hợp...
Hậu quả của tình trạng trên là chất lượng đào tạo giảm, Trường dần mất thị trường trong một số hệ
và ngành đào tạo, thu nhập của giáo viên, nhân viên không cao hơn các trường trong khối, động
lực của giáo viên giảm sút và hiện tượng chảy máu chất xám khá phổ biến.
Trong bối cảnh đó, để đưa Nhà trường sang một giai đoạn phát triển mới cần có sự thay đổi toàn diện.
Nhà trường phải được hưởng chế độ tự chủ từ Bộ Giáo dục và Đào tạo cả trong đào tạo và tài chính.
Về phía mình, Nhà trường phải lựa chọn sứ mệnh và tầm nhìn: trở thành một trường đại học mang
tính đại chúng hay trường đại học đào tạo nhân lực chất lượng cao, nghiên cứu và tư vấn. Cơ cấu tổ
chức phải được đổi mới theo hướng tăng cường phi tập trung, tạo nên các đơn vị chiến lược là các
trường nhỏ có quyền tự chủ cao và theo đuổi định hướng chiến lược của trường; sử dụng cơ cấu ma
trận để xây dựng các chương trình đào tạo theo nhu cầu xã hội; phát triển các nhóm nghiên cứu và tư
vấn xuyên chức năng; tăng cường sự hòa nhập giữa các đơn vị và bộ phận trong Trường; chuẩn hóa
hoạt động của toàn hệ thống. Hơn nữa muốn tăng được chất lượng đào tạo thì điểm mấu chốt là phải
thu hút, sử dụng và giữ được người giỏi trong đào tạo, nghiên cứu, tư vấn và cả quản lý Nhà trường.
Trường Đại học KTQD là hình ảnh mô phỏng của nhiều trường đại học công lập ở Việt Nam hiện
nay với nhiều vấn đề cần giải quyết, trong đó có những vấn đề thuộc về chức năng tổ chức.
1. Trong tình huống trên, các vấn đề thuộc về chức năng tổ chức ở trường Đại học
KTQD có phải là một trong những nguyên nhân làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt
động của Nhà trường hay không?
2. Có những vấn đề nào thuộc về chức năng tổ chức cần phải giải quyết trong tình
huống trên?
Bài 4: Chức năng tổ chức và cơ cấu tổ chức
NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213
71
4.1. Một số khái niệm cơ bản liên quan đến chức năng tổ chức
4.1.1. Tổ chức và chức năng tổ chức
Tổ chức là một thuật ngữ được sử dụng rất linh hoạt. Trong bài đầu, chúng ta đã định
nghĩa tổ chức với tư cách một hệ thống gồm nhiều người cùng làm việc vì mục đích
chung trong hình thái cơ cấu ổn định (danh từ tổ chức). Dưới đây là định nghĩa tổ
chức với ý nghĩa là một hoạt động (động từ tổ chức).
Trước hết, tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa
rộng). Ví dụ chúng ta vẫn thường nói: tổ chức thực hiện kế hoạch, tổ chức thực thi
chính sách hay tổ chức triển khai dự án. Khi đó, tổ chức bao gồm ba chức năng của
quá trình quản lý: đảm bảo cơ cấu của các nguồn lực cho thực hiện kế hoạch, chỉ đạo
thực hiện kế hoạch và kiểm soát sự thực hiện kế hoạch.
Thứ hai, với tư cách một chức năng quản lý (động từ tổ chức theo nghĩa hẹp), tổ chức là
quá trình sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với con người là các nguồn lực khác
nhằm thực hiện thành công kế hoạch. Về bản chất, tổ chức là phân chia công việc, sắp
xếp các nguồn lực và phối hợp các hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu chung.
Hình 4.1 thể hiện vai trò trung tâm của chức năng tổ chức trong quá trình quản lý. Một
khi kế hoạch đã được xác lập, nhà quản lý phải làm rõ các công việc cần thực hiện và
mối quan hệ giữa chúng; quyết định ai làm việc gì và bằng gì, ai báo cáo cho ai, phối
hợp hoạt động như thế nào.
Hình 4.1: Chức năng tổ chức trong mối quan hệ với các chức năng quản lý khác
Trong bài này chúng ta nghiên cứu tổ chức theo nghĩa hẹp, tức là nghiên cứu chức
năng tạo khuôn khổ cơ cấu của các nguồn lực cho thực hiện kế hoạch. Chức năng tổ
chức có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyết định sự thành bại của các nhà quản lý cũng
như hệ thống được quản lý. Các nhà quản lý làm công tác tổ chức tốt sẽ hoạt động có
hiệu lực, hiệu quả trong mọi tình huống phức tạp.
4.1.2. Cơ cấu tổ chức
Quá trình tổ chức làm hình thành cơ cấu tổ chức - khuôn khổ trong đó các hoạt động
của tổ chức được phân chia, các nguồn lực được sắp xếp, con người và các bộ phận
được phối hợp nhằm thực hiện các mục tiêu kế hoạch.
Là hình thức cấu tạo bên trong của tổ chức, cơ cấu tổ chức thể hiện mối quan hệ mang
tính chính thức hoặc phi chính thức giữa những con người trong tổ chức. Sự phân biệt
hai loại mối quan hệ đó làm xuất hiện hai dạng cơ cấu trong tổ chức là cơ cấu chính
thức và cơ cấu phi chính thức. Phụ thuộc vào việc cơ cấu tổ chức được thiết lập nhằm
thực hiện chiến lược hay kế hoạch tác nghiệp mà làm xuất hiện cơ cấu tổ chức bền
vững, mang tính chiến lược hay cơ cấu tạm thời, mang tính tác nghiệp.
Tổ chức
Sáng tạo các loại hình cơ cấu
● Phân chia công việc
● Sắp xếp nguồn lực
● Phối hợp hoạt động
Lãnh đạo
Khởi động nỗ lực
Kiểm tra
Đảm bảo kết quả
Lập kế hoạch
Thiết lập định hướng
Bài 4: Chức năng tổ chức và cơ cấu tổ chức
NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213
72
Cơ cấu tổ chức chính thức và phi chính thức
Cơ cấu chính thức của một tổ chức là tập hợp các bộ phận và cá nhân có mối
quan hệ tương tác, phối hợp với nhau, được chuyên môn hoá, có nhiệm vụ, quyền
hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp khác nhau, thực hiện
các hoạt động của tổ chức nhằm tiến tới các mục tiêu kế hoạch.
Cơ cấu chính thức được thể hiện thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức.
Bên cạnh cơ cấu chính thức, trong tổ chức còn tồn tại nhiều cơ cấu phi chính thức
được tạo nên bởi các mối quan hệ phi chính thức giữa các thành viên của tổ chức,
ví dụ tập hợp những người cùng quan điểm, lợi ích, sở thích, quê quán...
Giáo trình này sẽ dành sự quan tâm chủ yếu cho cơ cấu chính thức.
Cơ cấu tổ chức bền vững và tạm thời
Cơ cấu tổ chức bền vững là cơ cấu tổ chức tồn tại
trong một thời gian dài, gắn liền với giai đoạn chiến
lược của tổ chức. Ở tầm tổ chức, việc triển khai các
nguồn lực cho thực hiện chiến lược là nhiệm vụ
trọng tâm của công tác tổ chức, làm hình thành nên
cơ cấu tổ chức mang tính chiến lược.
Cơ cấu tổ chức tạm thời được hình thành nhằm triển
khai các kế hoạch tác nghiệp của tổ chức. Đây chính là cơ cấu ma trận, cơ cấu
nhóm xuyên chức năng gắn liền với việc thực hiện các chương trình, dự án và các
kế hoạch tác nghiệp có mục tiêu mang tính độc lập khác.
4.2. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
Khi xem xét cơ cấu tổ chức các nhà nghiên cứu và thực hành quản lý thường đề cập
tới 6 yếu tố cơ bản sau đây:
4.2.1. Chuyên môn hóa công việc
Adam Smith đã mở đầu cuốn sách “Của cải của các dân tộc” bằng một ví dụ nổi tiếng về
chuyên môn hoá công việc (hay còn gọi là phân chia công việc) trong một xí nghiệp sản
xuất kim khâu. Miêu tả công việc trong xí nghiệp, ông viết: “một người kéo sắt thành sợi
mảnh, một người khác làm thẳng sợi sắt, người thứ ba cắt kim, người thứ tư tạo lỗ xâu
kim, người thứ năm mài dũa để tạo cây kim”. Mười người trong một ngày làm được 4800
cây kim. Còn nếu làm việc hoàn toàn độc lập, mỗi người trong một ngày chỉ làm được 20
cây kim. Thể hiện mức độ phân chia nhiệm vụ thành các công việc mang tính độc lập
tương đối để trao cho các cá nhân, chuyên môn hóa công việc (còn được gọi là phân
chia lao động) có lợi thế cơ bản là làm tăng năng suất lao động của cả nhóm.
Tại sao chuyên môn hoá có thể làm tăng năng suất lao động? Câu trả lời là ở chỗ
không một người nào trên phương diện tâm sinh lý có thể thực hiện được tất cả các
hoạt động của một nhiệm vụ phức tạp, ngay cả khi trong con người đó hội tụ đầy đủ
các kỹ năng cần thiết. Ngược lại, chuyên môn hoá công việc sẽ tạo nên những nhiệm
vụ đơn giản, dễ đào tạo để thực hiện. Điều này đã thúc đẩy chuyên môn hoá lực lượng
lao động, biến mỗi người thành chuyên gia trong một số công việc nhất định. Và bởi
vì chuyên môn hoá tạo ra vô vàn công việc khác nhau, mỗi người có thể lựa chọn cho
mình những công việc và vị trí phù hợp với năng lực và lợi ích của họ.
Bài 4: Chức năng tổ chức và cơ cấu tổ chức
NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213
73
Tuy nhiên, chuyên môn hoá cũng có những hạn chế. Nếu như các nhiệm vụ bị chia cắt
thành những khâu nhỏ, tách rời nhau và mỗi người chỉ chịu trách nhiệm về một khâu,
khả năng sáng tạo của người lao động sẽ giảm sút và họ nhanh chóng cảm thấy công
việc của mình là nhàm chán. Bên cạnh đó tình trạng xa lạ, đối địch giữa những người
lao động có thể sẽ gia tăng.
Để khắc phục hạn chế của chuyên môn hoá, các nhà quản lý thường tìm cách tăng mức độ
tổng hợp hóa công việc đến mức cao nhất có thể bằng cách sử dụng các kỹ thuật mở rộng
phạm vi công việc, phong phú hoá công việc và luân chuyển.
4.2.2. Hình thành các bộ phận
Cơ cấu tổ chức thể hiện hình thức cấu tạo của tổ chức, bao gồm sự phân chia tổng thể
thành các bộ phận mang tính độc lập tương đối thực hiện những hoạt động nhất định.
Việc hình thành các bộ phận của tổ chức phản ánh quá trình chuyên môn hoá và hợp
nhóm hoạt động theo chiều ngang. Việc hợp nhóm các hoạt động và con người để tạo
nên các bộ phận tạo điều kiện mở rộng tổ chức đến mức độ không hạn chế và đó cũng là
cách để có được nguồn nhân lực thực hiện các mục tiêu kế hoạch.
Các bộ phận có thể được hình thành dựa trên những tiêu chí nào?
Trong thực tế, các bộ phận có thể được hình thành theo những tiêu chí khác nhau, làm
xuất hiện các mô hình tổ chức bộ phận khác nhau, cụ thể là:
4.2.2.1. Mô hình tổ chức theo chức năng
Hình 4.2. Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng tại Công ty Chế tạo máy ABC
