intTypePromotion=1
ADSENSE

Bài giảng Kỹ năng quản trị: Chuyên đề 1 & 2- ThS. Nguyễn Thị Nguyệt Anh

Chia sẻ: Cảnh Đặng Xuân | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:23

140
lượt xem
17
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Trong bài giảng này người học sẽ đi vào tìm hiểu 2 chuyên đề của môn học này: Chuyên đề 1 Tổng quan về kỹ năng quản trị và chuyên đề 2 Kỹ năng làm việc nhóm. Cùng tham khảo để nắm rõ kiến thức cụ thể của 2 chuyên đề này nhé.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Kỹ năng quản trị: Chuyên đề 1 & 2- ThS. Nguyễn Thị Nguyệt Anh

  1. 8/23/2013 CHUYÊN ĐỀ 1 TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG QUẢN TRỊ ThS. Nguyễn Thị Nguyệt Anh Giảng viên Khoa Quản trị kinh doanh ĐT: 0904749893 E.Mail: anhnn27@gmail.com DOANH NGHIỆP ĐẦU VÀO ĐẦU RA CẤP QUẢN TRỊ QTV Cấp cao p QTV Cấp trung gian QTV cấp cơ sở 1
  2. 8/23/2013 CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ ĐỐI VỚI TỪNG CẤP Quản trị viên cấp cao Quản trị viên cấp trung gian i Quản trị viên cấp cơ sở Hoạch định Tổ chức Điều Kiểm tra hành Thực hiện công Những việc thông qua Những tác động người khác tác động do sự do sự thay đổi thay đổi của môi của môi ủ ôi trường THỰC HIỆN trường MỤC TIÊU Sử dụng hợp Cân bằng lý các nguồn giữa kết quả tài nguyên và hiệu quả hạn chế CÁC KỸ NĂNG QUẢN TRỊ Kỹ năng chuyên môn Kỹ năng giao tiếp Kỹ năng tư duy 2
  3. 8/23/2013 MỐI QUAN HỆ GIỮA CẤP QUẢN TRỊ VÀ KỸ NĂNG QUẢN TRỊ QTV QTV QTV cấp cao cấp trung gian cấp cơ sở KỸ NĂNG KỸ NĂNG TƯ DUY KỸ NĂNG TƯ DUY TƯ DUY KỸ NĂNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP GIAO TIẾP KỸ NĂNG GIAO TIẾP KỸ NĂNG KỸ NĂNG KỸ NĂNG CHUYÊN MÔN CHUYÊN MÔN CHUYÊN MÔN CÁC KỸ NĂNG QUẢN TRỊ Kỹ năng cứng Kỹ năng mềm CÁC KỸ NĂNG QUẢN TRỊ Kỹ năng cá nhân Kỹ năng quan hệ con người Kỹ năng chuyên biệt 3
  4. 8/23/2013 Chuyên đề 2 Kỹ năng làm việc nhóm ă là iệ hó Ths. Nguyễn Thị Nguyệt Anh Khoa Quản trị kinh doanh M: 0904 749 893 E: anhnn27@gmail.com Mục đích  Là 1 cá nhân  Bạn có sẵn sàng tham gia làm việc nhóm hay không?  1 Nhóm hiệu quả ?  Các giai đoạn phát triển nhóm  Phát triển năng lực lãnh đạo cá nhân  Truyền thông nhóm  Giải quyết vấn đề 4
  5. 8/23/2013 TEAMWORK Nhóm là gì? • Nhóm (team) là 1 số nhỏ các cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau, cam kết thực hiện một mục đích mục tiêu hoạt động chung theo cách đích, họ cùng chịu trách nhiệm ▫ Cam kết chung ▫ Quy mô nhóm ▫ Sự bổ sung các kỹ năng ▫ Trách nhiệm chung Nghĩ về nhóm Chia sẻ trách nhiệm Môi trường làm việc hợp tác Phụ thuộc lẫn nhau để đạt mục tiêu Quan tâm lớn nhất đến tổ chức Phản hồi thân thiện Họp có ý nghĩa 5
  6. 8/23/2013 Nghĩ về nhóm… Giao tiếp thân thiện Quan điểm đa dạng hóa Đầu tư thời gian Thúc đẩy lúc cần thiết Giải quyết xung đột Niềm tin đủ để có thể mắc sai lầm Ý nghĩa của nhóm • Nhóm gồm nhiều người do đó luôn dồi dào nguồn nhân lực, ý tưởng và động lực hơn cá nhân đơn lẻ. • Có khả năng tối đa hóa tiềm năng lãnh đạo và tối thiểu hóa nhược điểm của từng thành viên • Có nhiều ý tưởng để giải quyết vấn đề/ đạt mục tiêu do đó có nhiều giải pháp, cách nhìn vấn đề bao quát và sâu sắc • Chia sẻ kinh nghiệm thành công và thất bại qua đó các thành viên trưởng thành hơn • Trách nhiệm với mục tiêu đề ra • Làm được nhiều việc hơn 1 cá nhân Nhóm hiệu quả Theo Stephen Robbins (2005) • Bối cảnh: nguồn lực, lãnh đạo và cấu trúc, môi trường tạo dựng niềm tin, đánh giá kết quả và hệ thống lương thưởng • Yế tố cấu thà h nhóm: năng lự của thà h viên, phẩm chất cá Yếu ấ thành hó ă lực ủ thành iê hẩ hất á nhân, quy mô, phân bổ vai trò, sự đa dạng, sự linh hoạt và mối quan tâm của thành viên đối với tinh thần đồng đội • Thiết kế công việc: tự chủ, đa dạng về kỹ năng, bản chất nhiệm vụ, tầm quan trọng của nhiệm vụ • Quá trình: mục đích chung, mục tiêu, năng lực nhóm, mức độ xung đột, tính ỷ lại tập thể • Stephin Robbins (2005) Organizational Behaviour, Prentice Hall 6
  7. 8/23/2013 Nhóm hiệu quả • Sự phụ thuộc lẫn nhau ở mức cao • Lãnh đạo có kỹ năng giao tiếp tốt • Từng thành viên mong muốn đóng góp • Môi trường thoải mái cho giao tiếp • Các thành viên phát triển sự tin tưởng lẫn nhau • Nhóm sẵn sàng chấp nhận rủi ro • Nhóm hiểu rõ về mục tiêu và nhiệm vụ PHƯƠNG CHÂM LÀM VIỆC NHÓM  Không thoái thác nhiệm vụ;  Không đổ lỗi cho người khác;  Không vi phạm cam kết  Khuyến khích mọi thành viên cùng tích cực  Luận đề, chứng cứ rõ ràng  Kiên định theo đuổi mục tiêu nhóm VAI TRÒ CÁ NHÂN TRONG NHÓM Vai trò của đội Theo Belbin, đội thành công phải có sự phối hợp cân bằng của các kỹ năng cá nhân và các loại tính cách khác nhau để tạo nên một loạt những vai trò của nhóm 1.Người gieo hạt 4. Người định hình 7. Người thực hiện Sáng tạo, giàu tưởng Thích thử thách, Có kỷ luật cao, tin cậy, tượng, tượng không chính thống năng động mạnh mẽ động, thận trọng và hiệu quả 2. Người điều tra 5. Người đánh giá (phê phán) 8. Người hoàn thiện Thích hoạt động xã hội, Điềm đạm, có chiến Cần mẫn, chu đáo, nhiệt tình, cởi mở lược, sâu sắc hay lo lắng 3. Người làm chủ tịch 6. Người trung hòa 9. Chuyên gia Hợp tác, hòa đồng, Chỉ có một mục đích, Chín chắn, tự tin, dễ cảm thông, có độc lập, có chuyên môn biết cách điều khiển tài ngoại giao 7
  8. 8/23/2013 22 Các giai đoạn phát triển của nhóm Bước tiền đề Giai đoạn 1 Giai đoạn 2 Hình thành Xung đột Giai đoạn III Giai đoạn IV Giai đoạn V Bình thường hóa Vận hành Thoái trào Các giai đoạn phát triển của nhóm (tiếp) Giai đoạn thoái trào: Công việc đã hoàn thành Người lãnh đạo: Thông báo kết thúc Giai đoạn vận hành: Các thành viên cùng cộng tác, thực hiện công việc chung Người lãnh đạo:: Hỗ trợ các thành viên hoàn thành công việc ô iệ Bình thường hoá: Đưa ra các quy định, điều lệ, dần phân chia quyền lực Người lãnh đạo: Giúp các thành viên hiểu rõ quy  định, luật lệ và giá trị của nhóm Giai đoạn xung đột: Mâu thuẫn nảy sinh  Người lãnh đạo: Khuyến khích sự tham gia của  mọi người Giai đoạn hình thành: Định hướng, phá vỡ khoảng cách Người lãnh đạo: Khuyến khích các thành viên giới thiệu về mình (1) Quyết định lãnh đạo: - Giám sát (chuẩn đoán, phân tích và dự báo) hoặc hành động - Nhiệm vụ hoặc quan hệ - Bên trong hoặc bên ngoài Mô hình lãnh đạo Bên trong nhóm Bên ngoài nhóm nhóm - Hill (team (2) Nhiệm vụ (3) Quan hệ (4) Môi trường leadership) - Tập trung vào mục tiêu - Huấn luyện - Kết nối mạng lưới - Đại diện nhóm - Cấu trúc để đạt kết quả - Phối hợp - Tạo vùng đệm cho nhóm trước các cú sốc bên ngoài - Thúc đẩy quá trình quyết - Quản lý xung đột - Thương lượng để có hỗ định trợ - Xây dựng cam kết - Đánh giá - Đào tạo - Chia sẻ thông tin - Thỏa mãn nhu cầu - Duy trì tiêu chuẩn - Mô hình hóa nguyên tắc (5) Đạt mục tiêu của nhóm -Kết quả -Sự phát triển 8
  9. 8/23/2013 Vai trò của lãnh đạo nhóm • Theo Vadim Kotelnikov: ▫ Đưa ra mục đích. ▫ Xây dựng nhóm nổi bật, không phải nhóm của các ngôi sao ▫ Đả bả kết quả của nhóm đượ chia sẻ giữa các thà h Đảm bảo ả ủ hó được hi ẻ iữ á thành viên. ▫ Phát triển tiềm năng của các thành viên ở mức cao nhất. ▫ Làm công việc thú vị và thu hút sự tham gia của các thành viên. ▫ Phát triển nhóm tự quản ▫ Tạo động lực và thúc đẩy các thành viên ▫ Dẫn dắt và khuyến khích truyền thông mang tính xây dựng. ▫ Giám sát nhưng không soi xét, “săm soi”. Vai trò của lãnh đạo nhóm • Theo Stephen Robbins và Mary Coulter BÀI TẬP XÂY DỰNG NHÓM • Noel sắp đến, nhóm của bạn được giao nhiệm vụ phát triển sản phẩm và dịch vụ mới để phục vụ nhu cầu mua sắm trong dịp này. Yêu cầu: sản phẩm/dịch vụ mang tính mới lạ và hấp dẫn, khả thi; doanh số bán hàng và ROI đạt mức cao; xây dựng nhóm gắn kết, thành viên có năng lực để phục vụ cho các dự án kế tiếp của công ty. 1. Nhóm hãy xác định các tiêu chuẩn cần có của trưởng nhóm. Xác định trọng số (tầm quan trọng tương đối) của các tiêu chuẩn 2. Cho điểm các thành viên theo các tiêu chuẩn trên để chọn trưởng nhóm 3. Hãy viết team charter( tuyên bố của nhóm) bằng cách trả lời 3 câu hỏi: - mục đích của nhóm là gì ( lý do tồn tại)? - nhiệm vụ của nhóm là gì? - nhóm sẽ thành công vì? 9
  10. 8/23/2013 TRUYỀN THÔNG TRONG NHÓM Ths. Nguyễn Thị Nguyệt Anh Bộ môn QTDN – Khoa QTKD E: anhnn27@gmail.com M: 0904 749 893 Truyền thông nhóm Khái niệm Vai trò của truyền thông nhóm y g Các phương diện TT nhóm Những cản trở của TT nhóm Khuyến khích TT hiệu quả Tổ chức họp hiệu quả Khái niệm truyền thông nhóm • Truyền thông: quá trình chia sẻ thông tin, một kiểu tương tác xã hội, trong đó có ít nhất hai tác nhân tương tác lẫn nhau, chia sẻ các quy tắc và tín hiệu chung. chung • Truyền thông nhóm: là hình thức truyền thông được thực hiện trong nhóm. • Truyền thông giữa các cá nhân thường xuất hiện theo cặp hoặc từng nhóm với quy mô khác nhau  Quy mô nhóm tác động tới bản chất của cuộc hội thoại 10
  11. 8/23/2013 Khái niệm truyền thông nhóm • Truyền thông gồm 3 phần: ▫ Nội dung: hành động trình bày kinh nghiệm, hiểu biết, đưa ra lời khuyên hay mệnh lệnh, hoặc câu hỏi. ▫ Mục tiêu: cá nhân khá , tổ chức khá h ặ chính cá ê á hâ khác ổ hứ khác hoặc hí h á nhân/tổ chức gửi thông tin. ▫ Hình thức  Bằng lời: ngôn từ  Không bằng lời: cử chỉ, điệu bộ, nét mặt  Biểu tượng: định sẵn ý nghĩa và thể hiện một ý tường nhất định 93% ý nghĩa biểu cảm qua nét mặt, giọng nói 7% từ lời nói Khái niệm truyền thông nhóm • Quá trình truyền thông ▫ Quá trình gửi và nhận thông tin ▫ Liên tục ▫ Sự phát triển của TT gắn với tiến bộ công nghệ Vai trò của TT nhóm • Làm việc nhóm hiệu quả hơn làm việc cá nhân • Khai thác ý tưởng của nhiều người • Tạo khả năng dự phòng về trao đổi lưu giữ đổi, thông tin • Tăng khả năng kiểm tra, giám sát • Tăng năng suất, hiệu quả làm việc 11
  12. 8/23/2013 Vai trò của TT nhóm • Thông tin cần phải được chia sẻ • Các thành viên phải có trách nhiệm với mục tiêu chung của nhóm và vai trò của họ trong nhóm g • Chia sẻ, bổ sung kỹ năng, kiến thức nhất định cho các thành viên khác • Truyền đạt các quyết định • Truyền thông cởi mở, hiệu quả  tin tưởng giữa các thành viên, nhấn mạnh vai trò của mỗi thành viên Các phương diện TT nhóm • Lãnh đạo - thành viên ▫ Xây dựng tiêu chuẩn cho hành động ▫ Không bao giờ là giao tiếp một chiều ▫ Kiên định ▫ Rõ ràng Nguyên tắc Maxwell ▫ Nhã nhặn • Thành viên - lãnh đạo ▫ Thẳng thắn, cởi mở ▫ Trao đổi trực tiếp ▫ Tôn trọng lãnh đạo ▫ Trung thành Các phương diện TT nhóm • Thành viên – Thành viên ▫ Biết thông cảm ▫ Biết hợp tác ợp ▫ Trao đổi thẳng thắn • Thành viên – Bên ngoài ▫ Biết tiếp thu ▫ Sẵn sàng đáp lại ▫ Thực tế ▫ Các thành viên thống nhất khi trình bày một vấn đề 12
  13. 8/23/2013 Những cản trở của TT nhóm • Ngôn ngữ giao tiếp: biệt ngữ, nói lòng vòng, ẩn dụ, trừu tượng,… • Ngôn ngữ mang tính công kích • Các thành viên không nhận thức rõ việc gì phải làm vì nhóm • Các thành viên không hiểu nhau  thù hằn cá nhân • Các thành viên không nắm rõ nhiệm vụ • Khả năng cải thiện của các thành viên Những cản trở của TT nhóm • Sự sàng lọc thông tin • Nhận thức chọn lọc • Thông tin quá tải • Cảm xúc • Ngôn ngữ • Lo sợ truyền thông • Cản trở về giới tính • Cản trở về văn hóa Khuyến khích truyền thông hiệu quả • Các thành viên thấu hiểu mục tiêu của nhóm • Tăng cường thông tin phản hồi • Lắng nghe cẩn thận • Không cắt ngang khi người khác nói • Đưa ra thông tin phản hồi • Nói từ tốn và rõ ràng • Nếu quan điểm rõ ràng, logic • Quan tâm đến các sự kiện, chi tiết • Không nói chuyện phiếm, trình bày ngắn gọn, trực tiếp 13
  14. 8/23/2013 Khuyến khích truyền thông hiệu quả • Đảm bảo thành viên có cơ hội nói và tham gia ý kiến • Hãy cởi mở • Chịu trách nhiệm với công việc được giao • Không chế giễu người khác • Quan tâm tới ngôn ngữ cơ thể (giao tiếp phi ngôn ngữ) • Không nên đưa ra quyết định khi giận dữ • Bình tĩnh giải quyết các vấn đề gặp phải trong truyền thông • Không nên đánh giá vấn đề một cách chủ quan • Luôn tỏ ra lịch sự Hội họp Mục đích Hình thức Quá trình & Tính tổ chức quản lý chất Phân loại theo mục đích & tính chất • Họp để phát triển: phổ biến chủ trương, đường lối, chính sách, kế hoạch hành động • Họp để trao đổi thông tin: tin tức được trao đổi để nắm g tình hình họat động của nhóm • Họp mở rộng dân chủ: tạo điều kiện để mọi người phát biểu ý kiến trước khi triển khai một chương trình hành động • Họp bàn bạc giải quyết vấn đề: kết quả họp là quyết định giải quyết một vấn đề nhất định 14
  15. 8/23/2013 Phân loại theo quá trình quản lý • Họp bàn bạc ra quyết định • Họp phổ biến triển khai • Họp kiểm tra đôn đốc • Họp sơ kết, tổng kết Phân loại theo hình thức tổ chức • Họp không chính thức: ▫ Tính chất bí mật của cuộc họp ▫ Họp nội bộ bàn riêng một vấn đề ▫ Họp bất thường • Họp chính thức, công khai ▫ Họp định kỳ ▫ Đầy đủ các thành phần ▫ Có sự chuẩn bị chu đáo Tổ chức họp nhóm hiệu quả • Chuẩn bị của người tổ chức: mục đích của cuộc họp quyết định: ▫ Thành phần tham dự: liên quan đến nội dung cuộc họp, có quyền quyết định, bị ảnh hưởng bởi các quyết định  chủ tọa cuộc họp ▫ Địa điểm & Thời gian: thành phần, số lượng người tham dự, tính chất của cuộc họp, tài chính ▫ Thông báo mời họp: email, trực tiếp, giấy mời,… ▫ Tài liệu, công cụ hỗ trợ 15
  16. 8/23/2013 Tổ chức họp nhóm hiệu quả • Chuẩn bị của người tham dự ▫ Sắp xếp lịch cá nhân ▫ Tìm hiểu nội dung họp ▫ Chuẩn bị các ý kiến đóng góp • Địa điểm họp: các điều kiện về trang thiết bị, tiện nghi, sắp xếp chỗ ngồi. • Chương trình họp ▫ Nội dung chính ▫ Thời gian phân bổ hợp lý ▫ Người chủ tọa ▫ Tên các chủ đề, người trình bày ▫ Tính chất mỗi phần: thảo luận, trình bày ▫ Thư ký cuộc họp 1. Tại lần họp đầu tiên • Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến. • Nhóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho phù hợp khả năng từng người dựa trên chuyên môn vủa họ. • Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành và chuẩn cho lần họp sau. Thông báo phần thưởng, phạt với các thành viên. 2. Những lần gặp sau • Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiến và giải đáp thắc mắc cho từng người. người • Biên tập lại bài soạn của từng ngươì cũng như chuẩn bị tài liệu bổ sung. 16
  17. 8/23/2013 3. Lần họp cuối cùng trước khi hoàn thành công việc • Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên • Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi thường gặp. • Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi chú và một số người dự bị. 4. Mục tiêu buổi họp • Mỗi buổi họp cần có mục tiêu rõ ràng dựa trên việc trao đổi thông tin. tin • Cần xác định mục tiêu buổi họp. • Hướng dẫn dự bàn thảo và nhấn mạnh mục tiêu, nhưng cần nhắm đến sự đồng thuận của cả nhóm. 5. Tần số hội họp • Thường ta cần tổ chức họp hai tuần một lần nhằm giúp các thành viên trong nhóm ghi nhớ các kế hoạch và thời hạn công việc, đồng thời, giữ cho nhịp độ thông tin liên lạc được đều đặn. • Ngoài buổi họp chính thức thì những hình thức thông tin khác vẫn được duy trì. 17
  18. 8/23/2013 6. Tốc độ diễn biến cuộc họp • Khi điều hành buổi họp bản thân bạn phải chuẩn bị nghị trình trước. • Đến giờ họp là tiến hành chương trình làm việc ngay. • Lý tưởng là một buổi họp chỉ kéo dài tối đa chùng 75 phút, thời hạn mà mọi ngừơi có thể tập trung vào vấn đề. • Cố gắng diễn giải vấn đề ngắn gọn, rõ ràng. Truyền thông nhóm hiệu quả • Truyền thông trong nhóm không hề dễ dàng. • Truyền thông nhóm hiệu quả là: ▫ Chia sẻ tầm nhìn mà không bị các thành viên hiểu sai g ị ▫ Khai thác vốn từ riêng của từng nhóm nhỏ ▫ Xác định và tạo đòn bảy cho các động lực, khát vọng ▫ Chia sẻ những nỗi sợ  Một nhóm thống nhất làm việc hiệu quả theo mục tiêu chung Truyền thông • Hoạt động truyền đạt thông tin • Thông tin rõ ràng, biểu lộ ý nghĩa g g g • Sự trao đổi ý tưởng • Bộc lộ bản thân theo cách mà mọi thành viên khác có thể hiểu được một cách dễ dàng 18
  19. 8/23/2013 Nhóm • Báo cáo trực tiếp • Báo cáo gián tiếp • Các bên hỗ trợ • Các bên bị ảnh hưởng • Nội bộ • Bên ngòai • Quản lý trực tiếp • Quản lý gián tiếp • Các đôid tượng hữu Tầm nhìn • Bắt đầu từ hình dung/viễn cảnh cuối cùng mà nhóm muốn đạt được • Thực tế khả thi tế, • Hòan thiện nhưng cần tránh sa lầy vào tiểu tiết • Tóm lược những lợi ích mang lại cho các đối tượng hữu quan • Tóm lược lợi ích mang lại cho các thành viên nhóm Ngôn ngữ riêng của nhóm nhỏ • Bán hàng • Tài chính • Kỹ thuật h ậ • Sự điều tiết • Sản xuất • Nhà cung ứng • Người lao động • Đồng nghiệp & Đối tác 19
  20. 8/23/2013 Động lực • Tiền • Thời gian nghỉ ngơi • Danh vọng • Khen thưởng • Công nhận • Vị thế • Quyền lực • Sự kiểm soát • Sự nặc danh Khát vọng • Quyền thế • Sự thăng tiến ự g • Thay đổi vị trí • Sự đề bạt chính thức • Các kỹ năng cao • Sự tự do Nỗi sợ • Bỏ lỡ cơ hội • Không được để ý • Bị lã quên lãng ê • Bị thay thế • Bị điều chuyển • Sự chậm trễ hay bị cắt giảm thu nhập • Bị chế nhạo • Mất việc 20
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2