I
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH VỚI MS .POWERPOINT VỚI MS .POWERPOINT
S L L I K S N O T A T N E S E R P
Giảng viên: Phạm Thanh An Trường Cao Đẳng Quốc tế KENT
Mục tiêu Mục tiêu
I
Cung cấp cho sinh viên những khái niệm và kỹ năng để chuẩn bị và thực hiện một bài thuyết trình hiệu quả.
Một số quy tắc khi thuyết trình Chuẩn bị bài thuyết trình hiệu quả với
Powerpoint
S L L I K S N O T A T N E S E R P
5/22/2014
Rèn luyện khả năng thuyết trình cho sinh viên.
Nội dung trình bày Nội dung trình bày
I
S L L I K S N O T A T N E S E R P
5/22/2014
Khái niệm về giao tiếp và thuyết trình Đối phó với tình trạng lo âu, hồi hộp Lập kế hoạch thuyết trình Sử dụng màu sắc, font chữ trong thuyết trình Một số quy tắc trong thuyết trình
Tài liệu tham khảo Tài liệu tham khảo
I
Effective Presentation Skills , A Practical Guide to Better Speaking, Steve Mandel
How to present at meetings, George M Hall Powerful Presentation Skills, The Career
Press
S L L I K S N O T A T N E S E R P
5/22/2014
Khái niệm về giao tiếp Khái niệm về giao tiếp
I
S L L I K S N O T A T N E S E R P
5/22/2014
Giao tiếp (Communication) là một tiến trình trao đổi thông tin hai chiều giữa tương tác, các chủ thể tham gia, thông qua các phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ
Thuyết trình Thuyết trình
Thuyết trình là trình bày trước nhiều người
một vấn đề, một chủ đề nào đó.
I
Thuyết trình thiên về khuynh hướng giao tiếp
một chiều
S L L I K S N O T A T N E S E R P
– Thông báo – Thuyết phục – Giáo dục
5/22/2014
Mục đích của thuyết trình
Cảm giác lo âu, hồi hộp Cảm giác lo âu, hồi hộp
I
S L L I K S N O T A T N E S E R P
– Chưa bao giờ làm việc đó – Không biết sẽ nói điều gì – Quên những gì muốn nói – Không biết cách tổ chức tài liệu – Hết những vấn đề cần nói – Không biết trả lời khi có người đặt câu hỏi
5/22/2014
Lo lắng, hồi hộp là một trạng thái tự nhiên, tồn tại khi chúng ta đối mặt với một áp lực nào đó Những điều làm chúng ta lo âu khi thuyết trình
Nhận diện sự hồi hộp, lo âu Nhận diện sự hồi hộp, lo âu
I
S L L I K S N O T A T N E S E R P
Để kiểm soát trạng thái tâm lý lo âu, hồi hộp,
chúng ta cần nhận diện chúng Một số diễn tả chung về sự lo âu – Quên những vấn đề muốn trình bày – Sợ sẽ biến thành anh hề trước mọi người – Sợ mọi người cười, chê mình – Trở nên nói cằ lắp hay nói sai
“The only way to truly overcome a fear is to do
whatever it is you fear “
5/22/2014
Phương pháp để giảm lo âu, hồi hộp Phương pháp để giảm lo âu, hồi hộp
– Thiếu tổ chức là một trong những nguyên nhân
chính gây nên lo âu, hồi hộp
I
– Nếu tư duy của bạn được tổ chức tốt, sẽ cho
chúng ta sự tư tin, giúp chúng ta tập trung năng lượng vào việc thuyết trình
Tổ chức
S L L I K S N O T A T N E S E R P
– Hình dung đi lại trong phòng, phát tài liệu, giới
thiệu, những câu hỏi về lĩnh vực đó – Nhẩm lại trong đầu với trình tự như vậy
5/22/2014
Hình dung (Visualize):
Phương pháp để giảm lo âu, hồi hộp (tt) Phương pháp để giảm lo âu, hồi hộp (tt)
– Nhẩm lại trong đâu hay chỉ trên môi – Thực hành đứng dậy, sử dụng các công cụ hỗ trợ
I
như đang thuyết trình thật trước khán giả
Thực hành (Practice)
– Khi sức lực căng ra, chúng ta cảm thấy hồi hộp, do
hơi thở chúng ta không đủ sâu
S L L I K S N O T A T N E S E R P
– Hít sâu nhiều lần, đững duỗi chân thẳng nhưng
phải thư giãn
5/22/2014
Hơi thở (Breathe):
Phương pháp để giảm lo âu, hồi hộp (tt) Phương pháp để giảm lo âu, hồi hộp (tt)
việc hư giãn
I
Tập trung vào thư giãn (Focus on relaxing) – Thay vì nghĩ về sự căng thẳng hãy tập trung vào
S L L I K S N O T A T N E S E R P
5/22/2014
Giải phóng căng thẳng (Release tension) Di chuyển Giữ liên lạc bằng mắt (eye contact )
Trang phục cá nhân (Personal Appearance) Trang phục cá nhân (Personal Appearance)
Mẫu mực, màu sắc đơn giản
I
S L L I K S N O T A T N E S E R P
“Khán giả chú ý đến bạn chứ không phải những
thứ bạn mặc “
5/22/2014
Trang phục cá nhân (tt) Trang phục cá nhân (tt)
I
– Không mặc quá chật – Nên mặc áo tay dài – Màu sắc hài hòa với màu da và tóc của bạn – Tránh dùng trang sức sặc sỡ – Trang điểm đơn giản
S L L I K S N O T A T N E S E R P
Với nữ:
– Nên mặc đồ vét, tránh dùng đồ ca rô, kẻ sọc, sặc sỡ – Cà vạt phù hợp với màu mắt và mặt – Tùy vào mức độ trang trọng, nên cài nút áo vét hay
không
5/22/2014
Với Nam
Một bài thuyết trình hiệu quả Một bài thuyết trình hiệu quả
I
S L L I K S N O T A T N E S E R P
5/22/2014
Khán giả tập trung Hoàn thành các mục tiêu đề ra Bạn cảm thấy hài lòng Khán giả cảm thấy hài lòng Sử dụng thời gian hợp lý Bố cục, cấu trúc logic và nhất quán
Các bước khi thuyết trình Các bước khi thuyết trình
I
S L L I K S N O T A T N E S E R P
5/22/2014
Lên kế hoạch (Planning) Chuẩn bị (Preparation) Thực hành (Practice) Thuyết trình (performance) Hỏi đáp (Questions)
Lập kế hoạch thuyết trình Lập kế hoạch thuyết trình
– Mục đích thuyết trình của bạn là gì ? – Ví dụ: Giúp sinh viên thực hiện bài thuyết trình
I
hiệu quả
Mục đích
– Bạn muốn khản giả của bạn nhận được cái gì ? – Ví dụ:
S L L I K S N O T A T N E S E R P
Mục tiêu
5/22/2014
• Thay đổi thái độ, niềm tin (thuyết phục) • Truyền đạt tri thức (thông tin) • Thay đổi hành vi
Lập kế hoạch thuyết trình Lập kế hoạch thuyết trình
I
– Nhu cầu: Xác định được khán giả cần cái gì ? – Thái độ: Hứng thú chủ đề của bạn hay không ? – Mức độ nhận thức họ: – Nhân khẩu học (Demographic Information )
Khán giả
S L L I K S N O T A T N E S E R P
– Môi trường thuyết trình : không gian, cách bố trí
phòng, số người Thời gian thuyết trình:
– Bài thuyết trình kéo dài trong bao lâu ?
5/22/2014
• Tuổi, giới tính, chủng tộc • Tôn giáo, tín ngưỡng, ngôn ngữ
Chuẩn bị bài thuyết trình Chuẩn bị bài thuyết trình
– Liệt kê mọi thứ liên quan đến mục đích và mục tiêu
của bài thuyết trình
I
– Tìm kiếm các tài liệu quanh chủ đề của bài thuyết
trình
– Lựa chọn tài liệu : chia thành các mức độ
S L L I K S N O T A T N E S E R P
Nội dung
5/22/2014
• Phải có • Nên có • Có thể có
Chuẩn bị bài thuyết trình (tt) Chuẩn bị bài thuyết trình (tt)
I
– Sách – Báo, Tạp chí – Trang webs – Ví dụ minh họa – Thống kê, số liệu thực tế – Demo
S L L I K S N O T A T N E S E R P
5/22/2014
Tài liệu để cho bài thuyết trình bao gồm
Chuẩn bị bài thuyết trình (tt) Chuẩn bị bài thuyết trình (tt)
– Hình thành các ý tưởng chính – Với mỗi ý tưởng chính, hành thành các ý tưởng con
I
Khi đã có chủ đề của bài thuyết trình
S L L I K S N O T A T N E S E R P
– Đánh số thứ tự – Sử dụng các hình ảnh – Ghi chép để dễ nhớ nhất – Có sự kết nối, hướng dẫn đến các phần chi tiết hơn – Trình bày theo bố cục
5/22/2014
Xây dựng bản tóm tắt cho bài thuyết trình
Cấu trúc của bài thuyết trình Cấu trúc của bài thuyết trình
Giới thiệu (10%)
I
Thân (80%)
S L L I K S N O T A T N E S E R P
Kết (10%)
5/22/2014
Giới thiệu Giới thiệu
I
Lời chào khán giả Đơn vị tổ chức Giới thiệu về bản thân: kinh nghiệm, nơi công
tác, vv
S L L I K S N O T A T N E S E R P
5/22/2014
Giới thiệu về chủ đề bài thuyết trình Nêu mục đích và mục tiêu của bài thuyết trình Nêu những nội dung chính Thời gian cho bài buổi thuyết trình
Phần Thân Phần Thân
Trình bày chủ đề, nội dung với các giải thích,
minh họa rõ ràng
I
Sử dụng những lập luận chặt chẽ: Lập luận phải gắn với kết luận Nhất quán với các lập luận khác cùng lập
trường.
S L L I K S N O T A T N E S E R P
5/22/2014
Giải thích và lý giải đầy đủ Sử dụng biểu đồ, bảng, hành ảnh, video, bản đồ, số liệu thực tế để thuyết phục, làm rõ vấn đề
Phần Kết Phần Kết
I
S L L I K S N O T A T N E S E R P
5/22/2014
Nhấn mạnh những nội dung quan trọng Đưa ra các kết luận Yêu cầu đặt câu hỏi
Thực hành Thực hành
– Tranh thủ cơ hội để thực hành trước Gia đình,
I
S L L I K S N O T A T N E S E R P
đồng nghiệp, lớp học – Giảm sự lo âu hồi hộp – Làm quen với công cụ hỗ trợ thuyết trình – Điều chỉnh thời gian – Tậ trung vào các điểm chính – Trình bày có cấu trúc logic
5/22/2014
Thực hành, thực hành, và thực hành
Thuyết trình Thuyết trình
I
– Đến sớm – Kiểm tra trang phục, trang thiết bị , phòng – Phát Handouts
S L L I K S N O T A T N E S E R P
5/22/2014
Chuẩn bị
Thuyết trình (tt) Thuyết trình (tt)
I
S L L I K S N O T A T N E S E R P
– Âm lượng: vừa phải và rõ ràng – Nhịp độ, ngữ điệu – Eye contact – Body language – Di chuyển, vị trí – Điệu bộ, cử chỉ – Tương tác với khán giả – Từ ngữ: Đơn giản, ngắn gọn, rõ ràng tránh mơ hồ
đa nghĩa
– Tập trung vào chủ đề không trình bày quá rộng – Luôn quan sát thái độ của khán giả : ?
5/22/2014
Trong khi thuyết trình
Thuyết trình (tt) Thuyết trình (tt)
I
S L L I K S N O T A T N E S E R P
5/22/2014
Thuyết trình (tt) Thuyết trình (tt)
I
S L L I K S N O T A T N E S E R P
5/22/2014
Hỏi đáp Hỏi đáp
I
Ghi chép lại các câu hỏi Trước khi trả lời, nhắc lại câu hỏi cho toàn bộ
khán giả cùng nghe
– Yêu cầu khán giải gợi ý, làm rõ – Hẹn sẽ trao đổi riêng lại sau
S L L I K S N O T A T N E S E R P
5/22/2014
Nếu gặp câu hỏi không trả lời được
Q&AQ&A
I
S L L I K S N O T A T N E S E R P
5/22/2014
