intTypePromotion=1
ADSENSE

Bài giảng Quản lý dự án - Chương 3: Tổ chức dự án và các vấn đề trong qlda

Chia sẻ: You You | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:52

97
lượt xem
13
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Chương 3 cung cấp cho người học những kiến thức về tổ chức dự án và các vấn đề trong quản lý dự án. Các nội dung chính cần nắm bắt trong chương này gồm có: Cấu trúc tổ chức, nhóm dự án, lãnh đạo, phương pháp giải quyết vấn đề, quản lý xung đột. Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản lý dự án - Chương 3: Tổ chức dự án và các vấn đề trong qlda

  1. CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC DỰ ÁN & CÁC VẤN ĐỀ TRONG QLDA 1. Cấu trúc tổ chức 2. Nhóm dự án 3. Lãnh đạo 4. Phương pháp giải quyết vấn đề 5. Quản lý xung đột
  2. CẤU TRÚC TỔ CHỨC (1) Khái niệm  Tổ chức là một nhóm người được sắp xếp theo một trật tự nhất định để có thể cùng phối hợp hoạt động với nhau để đạt đến mục tiêu của tổ chức.  Cấu trúc tổ chức là một kiểu mẫu được đặt ra để phối hợp hoạt động giữa các người trong tổ chức. Caáu truùc Caáu truùc Muïc tieâu Muïc tieâu Nhieàu ngöôøi Nhieàu ngöôøi BB AA 2
  3. CẤU TRÚC TỔ CHỨC (2) Các dạng cấu trúc tổ chức Mụục tiêu M c tiêu    Phân chia bộộ ph Phân chia b  phậậnn CCấấu trúc t u trúc tổổ ch  chứứcc Nâng cao hiệệu qu Nâng cao hi u quảả và   và  •• Ch  Chứức năng c năng phân quyềền: phân quy n: •• S  Sảản ph n phẩẩm m •• D  Dạạng ch ng chứức c  •• Quy  Quyềền h n hạạnn năng •• Khách hàng  Khách hàng năng •• Trách nhi  Trách nhiệệm m •• Lãnh thổ  Lãnh thổ •• D  Dạạng d ng dựự án  án •• Tính ch  Tính chịu trách  ịu trách  •• Quá trình  Quá trình •• D  Dạạng ma tr ng ma trậậnn nhiệệm nhi m 3
  4. CẤU TRÚC TỔ CHỨC (3) Cấu trúc tổ chức dạng chức năng: Dự án được chia ra làm nhiều phần và được phân công tới các bộ phận chức năng hoặc các nhóm trong bộ phận chức thích hợp. Dự án sẽ được tổng hợp bởi nhà quản lý chức năng cấp cao Chủ tịch / Giám đốc Phó GĐ    Phó GĐ Phó GĐ Phó GĐ Tài chính Marketing Sản xuất Kỹ thuật Khuyến  Sản xuất Kỹ thuật điện mãi Bán hàng Kiểm tra  chất lượng Kỹ thuật  … … cơ … Nghiên  Quản lý  Thiết kế cứu thị  tồn kho 4 trường
  5. CẤU TRÚC TỔ CHỨC (4)  Ưu điểm:  Sử dụng hiệu quả các kinh nghiệm và các phương tiện chung  Cơ cấu tổ chức cho hoạnh định và kiểm soát  Tất cả các hoạt động đều có lợi từ những công nghệ hiện đại nhất  Tiên liệu trước những hoạt động trong tương lai để phân bổ nguồn lực  Sử dụng hiệu quả các yếu tố sản xuất  Ổn định và phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân viên  Phù hợp cho loại hình sản xuất đại trà  Nhược điểm:  Không có quyền lực dự án tập trung, do đó không có ai có trách nhiệm cho dự án tổng thể.  Ít hoặc không có hoạch định và viết báo cáo dự án  Ít quan tâm đến yêu cầu của khách hàng  Việc thông tin liên lạc giữa các chức năng gặp khó khăn  Khó tổng hợp các nhiệm vụ đa chức năng  Có khuynh hướng quyết định theo những nhóm chức năng có ưu thế nhất 5
  6. CẤU TRÚC TỔ CHỨC (5) Cấu trúc tổ chức dạng dự án: Một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm quản lý một nhóm/ tổ gồm những thành viên nòng cốt được chọn từ những bộ phận chức năng khác nhau trên cơ sở làm việc toàn phần (full-time). Các nhà quản lý chức năng không có sự tham gia chính thức Chủ tịch / Giám đốc Kỹ thuật Sản xuất … Tiếp thị Phó GĐ  Phó GĐ  … Phó GĐ  Dự án 1 Dự án 1 Dự án 1 Kỹ thuật Kỹ thuật Kỹ thuật Sản xuất Sản xuất Sản xuất … … … Tiếp thị Tiếp thị Tiếp thị 6
  7. CẤU TRÚC TỔ CHỨC (6)  Ưu điểm:  Có sự kiểm soát chặt chẽ do có quyền lực dự án  Thời gian xúc tiến dự án nhanh chóng  Khuyến khích sự cân đối về thành quả, thời gian biểu và chi phí  Tạo sự trung thành của các thành viên trong dự án  Có mối quan hệ tốt với các đơn vị khác  Quan tâm đến yêu cầu của khách hàng  Nhược điểm:  Sử dụng nguồn lực không hiệu quả  Không chuẩn bị những công việc trong tương lai  Ít có cơ hội trao đổi kỹ thuật giữa các dự án  Ít ổn định nghề nghiệp cho những thành viên tham gia dự án  Khó khăn trong việc cân đối công việc khi dự án ở giai đoạn bắt đầu và kết thúc. 7
  8. CẤU TRÚC TỔ CHỨC (7) Cấu trúc tổ chức dạng ma trận: Là sự kết hợp của hai dạng cấu trúc tổ chức dạng chức năng và dự án. Chủ tịch / Giám đốc Phó GĐ  Phó GĐ  Phó GĐ  Phó GĐ  Phó GĐ  Tài  Marketin Sản  Kỹ thuật QL các dự  chính g xuất án GĐ dự án 1 GĐ dự án 2 GĐ dự án 3 8
  9. CẤU TRÚC TỔ CHỨC (8)  Ưu điểm:  Sử dụng hiệu quả nguồn lực  Tổng hợp dự án tốt  Luồng thông tin được cải thiện  Đáp ứng sự thích nghi nhanh chóng  Duy trì kỷ luật làm việc tốt  Động lực và cam kết được cải thiện  Nhược điểm:  Sự tranh chấp về quyền lực  Gia tăng các mâu thuẫn  Thời gian phản ứng lại chậm chạp  Khó khăn trong giám sát và kiểm soát  Quản lý phí tăng cao  Trải qua nhiều căng thẳng (stress) 9
  10. CẤU TRÚC TỔ CHỨC (9)  Các nhân tố trong lựa chọn cấu trúc tổ chức  Số lượng dự án và mức độ quan trọng tương đối giữa các dự án  Dự án có thường xuyên diễn ra?  Có mức độ quan trọng tương đối giữa các dự án?  Mức độ không chắc chắn (không ổn định) trong các dự án  Hệ thống kiểm soát phản hồi  Các dạng công nghệ được sử dụng  Số lượng công nghệ sử dụng? Thời gian sử dụng?  Mức độ phức tạp của dự án  Thời gian của dự án  Nguồn lực được sử dụng trong các dự án  Chi phí cố định  Các yêu cầu về dữ liệu 10
  11. NHÓM DỰ ÁN (1)  Nhóm dự án là gì? (What is a project team?)  Nhóm dự án là mọi người cùng làm việc với nhau để đạt được mục tiêu chung  Mục đích là nhằm đạt được hiệu quả tổng hợp (Synergy), nghĩa là, đạt được “tối ưu tổng thể” mà nó lớn hơn “tổng các tối ưu cục bộ” Người lập  Người  kế hoạch Kỹ sư phác  họa Người  Nhà  Kế  thiết  QLDA toán kế Người  Người  Thư ký thực  mua sắm hiện 11
  12. NHÓM DỰ ÁN (2)  Các hoạt động trong 1 nhóm dự án  Nhóm thông tin: thu thập & đối chiếu thông tin  đề xuất  Nhóm sản xuất: tạo ra sản phẩm/ dịch vụ  Nhóm quản lý: tổ chức, quản lý con người & tài nguyên  “Nhóm” & “Tập thể”? Thành viên của một tập  Thành viên của một  thể nhóm ­ Có các mục tiêu chung ­ Chia sẻ các mục đích ­ Thực hiện những hành động cá  ­ Thực hiện những hành động  nhân hợp tác ­ Tạo ra những thành quả cá  ­ Tạo ra những thành quả tập  nhân thể ­ Sử dụng những ảnh hưởng ­ Hình thành những sản phẩm  12 nhóm có thể xác định & đo được
  13. NHÓM DỰ ÁN (3) Mục đích của thành viên  Mục đích của nhóm DA nhóm DA – Để đạt được cam kết tiến  –  Để thỏa mãn nhu cầu xã  độ, khối lượng công việc  hội của cá nhân, muốn trở  phải được phân công tới  thành một cái gì đó hay  nhiều người. một phần của nhóm. – Phạm vi của dự án đòi hỏi  – Để chia sẻ rủi ro với các  phải có nhiều kỹ năng mà  thành viên khác. một người không có khả  – Để củng cố lòng tự trọng.  năng biết hết.  Mọi người muốn giới thiệu  – Động não nhóm và thảo  chính họ. Theo cách này họ  luận là một cách làm việc  sẽ xác định được mối quan  theo nhóm để đưa ra các ý  hệ với người khác, như là  kiến, ý tưởng và giải quyết  một thành viên của nhóm  vấn đề. hay công ty. 13
  14. NHÓM DỰ ÁN (4) Mục đích của nhóm  Mục đích của thành viên  DA nhóm DA – Mang mọi người trong  – Đây là cách để nhận được  nhóm lại với nhau để thực  sự ủng hộ trong việc thực  hiện quá trình ra quyết  hiện các mục tiêu của họ.  định.  – Nhóm tạo một ngôi nhà  – Nhóm dự án thường đưa ra  tâm lý cho các cá nhân. những quyết định nhiều rủi  ro hơn những quyết định của  từng cá nhân.  – Gia tăng động lực thúc đẩy  – Hỗ trợ cho các thành viên  nhóm khác khi họ yêu cầu  giúp đỡ. 14
  15. NHÓM DỰ ÁN (5)  Những lợi ích và khó khăn khi làm việc theo nhóm LỢI ÍCH KHÓ KHĂN ­ Nâng cao được thành quả ­ Tốn thời gian và công sức ­ Xây dựng hiệu quả tổng hợp ­ Ra quyết định chậm ­ Nâng cao khả năng sáng tạo ­ Dẫn đến xu hướng nhóm tách  ­ Giảm bớt căng thẳng và các  rời khỏi tổ chức “Mẹ” mâu thuẫn ­ Hình thành bè phái ­ Giải quyết vấn đề một cách  hiệu quả ­ Nâng cao yếu tố đạo đức, tinh  thần, sự quan tâm và sự tin  tưởng ­ Đương đầu với thử thách 15
  16. NHÓM DỰ ÁN (6)  Các yếu tố để xây dựng một nhóm hiệu quả  Kỹ năng của các thành viên trong nhóm  Cấu trúc tổ chức  Kiểu quản lý  Giao tiếp hiệu quả là yếu tố chủ yếu của việc xây dựng nhóm hiệu quả  Biết lắng nghe  Thái độ: quan tâm, chu ý, tôn trong  Dáng điệu: nghe bằng mắt, không cat ngang lơi nói người khác  Tập trung: nội dung, cảm xúc  Giải quyết mâu thuẫn 16
  17. 07/01/16 NHÓM DỰ ÁN (7) Quan điểm cũ về sự mâu thuẫn Quan điểm mới về sự mâu thuẫn Tìm cách tránh mâu thuẫn Không thể tránh được mâu thuẫn  TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan cần phải đương đầu với mâu thuẫn Mâu thuẫn là do sai lầm của quản lý Mâu thuẫn là do nhiều nguyên nhân khác nhau Mâu thuẫn là một dấu hiệu xấu Mâu thuẫn có thể xấu, có thể tốt Mâu thuẫn cần phải được loại bỏ Mâu thuẫn cần phải được quản lý và kiểm soát Các thất bại khi làm việc theo nhóm  ­  Mâu thuẫn nội bộ (mâu thuẫn không giải quyết được) ­   Các thành viên đều lo lắng và nản lòng  ­  Các quyết định tùy tiện được ra bởi một người hay một số người        không có sự chấp nhận của những người khác. 17
  18. LÃNH ĐẠO (1)  Lãnh đạo và các nguồn gốc của quyền lực  Lãnh đạo là khả năng động viên, cưỡng ép, thúc đẩy, hướng dẫn và chỉ đạo người khác hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể để đạt tới mục tiêu của tổ chức  Nguồn gốc của quyền lực  Quyền lực chính thức  Quyền lực do sự tưởng thưởng  Quyền lực do cưỡng bức (hình phạt)  Quyền lực chuyên môn  Quyền lực tôn phục (uy tín)  Thực tế: quyền lực thông tin, thuyết phục, liên kết…  Lý thuyết về lãnh đạo  Lý thuyết lãnh đạo theo cổ điển  Lý thuyết lãnh đạo theo hành vi  Lý thuyết lãnh đạo theo tình huống 18
  19. LÃNH ĐẠO (2)  Lý thuyết lãnh đạo theo tình huống Tình huống 1 2 3 4 5 6 7 8 Mối quan hệ                  giữa nhà QL  Tốt Tốt Tốt Tốt Xấu X ấu Xấu Xấu và nhân viên Cấu trúc  Rõ  Rõ  Không  Không  Rõ  Rõ  Không  Không  nhiệm vụ ràng ràng rõ  rõ  ràng ràng rõ  rõ  ràng ràng ràng ràng Quyền lực  Mạnh Yếu  Mạnh Yếu Mạnh Yếu Mạnh Yếu chính thức     Phong cách  T T T R R R R T lãnh đạo  hiệu quả 19
  20. LÃNH ĐẠO (3)  Các phong cách lãnh đạo Cao 9               1.9 9.9 8                   Sự  7                   quan  6                   tâm  5         5.5         đến  4                   con  ngườ 3                   i 2                   1 1.1               9.1 Thấp   1 2 3 4 5 6 7 8 9 Thấp Cao Sự quan tâm đến  công việc 20
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2