Tối ưu hóa hệ thống ERP
Triển khai thành công một dự án ERP không đơn giản. Để vận
hành hệ thống hiệu quả sau triển khai lại càng phức tạp hơn. Bài
viết dưới đây đưa ra một số gợi ý giúp doanh nghiệp (DN) có thể
tối ưu hóa các lợi ích từ hệ thống ERP của mình.
Khi kết quả không như mong muốn
Theo bản nghiên cứu kết quả triển khai ERP năm 2008 của hãng
tư vấn Panorama, tuy có nhiều dấu hiệu tích cực như:
• 65% DN có thể xác định những lợi ích thu được từ hệ thống
mới của họ, bao gồm tăng hiệu năng hoạt động, cải thiện các
quy trình sản xuất kinh doanh sau khi go-live (khởi động)
• Lãnh đạo của hơn 70% DN cảm thấy hài lòng với hiệu quả mà
các dự án ERP mang lại
• Đội ngũ nhân viên tác nghiệp của 67% DN hài lòng với ERP
Nhưng ngược lại, nhiều dự án ERP cho thấy những kết quả
không như mong muốn (xem hình):
• 57% các dự án ERP triển khai vượt ngân sách (trong khoảng từ
5% đến 125% so với ngân sách dự kiến)
• 54% DN cho biết các hoạt động sản xuất kinh doanh của họ
chịu ảnh hưởng (đình trệ, hoặc tồi tệ hơn là ngừng hoạt động)
khi go-live hệ thống
• Trên 40 các dự án ERP triển khai kéo dài hơn thời gian dự kiến
(trong khoảng từ 5% đến 100% so với kế hoạch đề ra )
Kiểm soát quá trình sau triển khai
Hầu hết mọi người thường nghĩ rằng quá trình triển khai ERP kết
thúc ở bước go-live hệ thống. Nhưng xin khẳng định một điều:
thời điểm sau khi hệ thống go-live mới là thời điểm chính quyết
định sự thành bại của dự án.
Rất nhiều DN đã chủ quan dẫn đến thất bại trong việc kiểm soát
quá trình sau triển khai, đồng nghĩa với việc không thể nhận thấy
(hoặc rất mơ hồ) những lợi ích mà hệ thống ERP thực sự mang
lại. Với những trường hợp này, cần thiết phải có những thay đổi
và điều chỉnh thích hợp để tối ưu hóa hiệu năng hoạt động của
hệ thống cũng như cải thiện vai trò hỗ trợ của nó với các hoạt
động sản xuất kinh doanh của DN.
Quá trình kiểm soát sau triển khai nên tập trung vào 3 vấn đề cốt
lõi sau:
1. Đo lường hiệu năng khi go-live hệ thống
Điều kiện lý tưởng trước khi lựa chọn và triển khai một hệ thống
ERP là khi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của DN đang
trong tình trạng ổn định. Cách duy nhất để đánh giá mức độ hiệu
quả mà ERP mang lại là đo lường hiệu năng hoạt động của DN
trước và sau khi go-live hệ thống.
Điều này sẽ giúp Ban quản lý dự án của DN cũng như đơn vị
triển khai xác định được những mảng hoạt động nào của DN
dưới mức hiệu năng thông thường để có các phương án điều
chỉnh phù hợp.
2. Tiếp tục đào tạo
Bất kể DN đã từng đào tạo đội ngũ nhân viên tốt thế nào trước
đó thì ngay sau thời điểm go-live hệ thống, DN cần triển khai tiếp
các khóa đào tạo nhằm tối thiểu hóa mức độ giảm sút năng suất
làm việc. Điều này sẽ giúp DN tối ưu hóa hiệu quả trong dài hạn.
3. Xác định các quy trình tác nghiệp cần cải thiện
DN đã triển khai ERP không có nghĩa là tất cả mọi quy trình tác
nghiệp tại các phòng ban đều hoàn hảo. Đôi khi vẫn có những
quy trình bất hợp lý và cần được tái cấu trúc một lần nữa. Ban
quản lý dự án cần làm việc với các nhân viên tác nghiệp trực tiếp
để xác định các “nút gãy” (pain points) trong quy trình cũng như
nguyên nhân gây ra để có thể có những thay đổi hợp lý và hiệu
quả hơn.
Khai thác tối ưu hệ thống đang vận hành
Rất nhiều DN khi không hài lòng với hệ thống ERP hiện tại
thường nảy sinh tư tưởng mua giải pháp mới. Thay vì mất công
chuyển đổi, trước khi quyết định, DN nên làm rõ một số vấn đề:
1. DN đã sử dụng hết tất cả các chức năng của hệ thống chưa?
2. DN đã nâng cấp phiên bản mới nhất của hệ thống chưa?