Tối ưu hóa hệ thống ERP
Triển khai thành công một dự án ERP không đơn giản. Để vận
hành hệ thống hiệu quả sau triển khai lại càng phức tạp hơn. Bài
viết dưới đây đưa ra một số gợi ý giúp doanh nghiệp (DN) có thể
tối ưu hóa các lợi ích từ hệ thống ERP của mình.
Khi kết quả không như mong muốn
Theo bản nghiên cứu kết quả triển khai ERP năm 2008 của hãng
tư vấn Panorama, tuy có nhiều dấu hiệu tích cực như:
• 65% DN có thể xác định những lợi ích thu được từ hệ thống
mới của họ, bao gồm tăng hiệu năng hoạt động, cải thiện các
quy trình sản xuất kinh doanh sau khi go-live (khởi động)
• Lãnh đạo của hơn 70% DN cảm thấy hài lòng với hiệu quả mà
các dự án ERP mang lại
• Đội ngũ nhân viên tác nghiệp của 67% DN hài lòng với ERP
Nhưng ngược lại, nhiều dự án ERP cho thấy những kết quả
không như mong muốn (xem hình):
• 57% các dự án ERP triển khai vượt ngân sách (trong khoảng từ
5% đến 125% so với ngân sách dự kiến)
• 54% DN cho biết các hoạt động sản xuất kinh doanh của họ
chịu ảnh hưởng (đình trệ, hoặc tồi tệ hơn là ngừng hoạt động)
khi go-live hệ thống
• Trên 40 các dự án ERP triển khai kéo dài hơn thời gian dự kiến
(trong khoảng từ 5% đến 100% so với kế hoạch đề ra )
Kiểm soát quá trình sau triển khai
Hầu hết mọi người thường nghĩ rằng quá trình triển khai ERP kết
thúc ở bước go-live hệ thống. Nhưng xin khẳng định một điều:
thời điểm sau khi hệ thống go-live mới là thời điểm chính quyết
định sự thành bại của dự án.
Rất nhiều DN đã chủ quan dẫn đến thất bại trong việc kiểm soát
quá trình sau triển khai, đồng nghĩa với việc không thể nhận thấy
(hoặc rất mơ hồ) những lợi ích mà hệ thống ERP thực sự mang
lại. Với những trường hợp này, cần thiết phải có những thay đổi
và điều chỉnh thích hợp để tối ưu hóa hiệu năng hoạt động của
hệ thống cũng như cải thiện vai trò hỗ trợ của nó với các hoạt
động sản xuất kinh doanh của DN.
Quá trình kiểm soát sau triển khai nên tập trung vào 3 vấn đề cốt
lõi sau:
1. Đo lường hiệu năng khi go-live hệ thống
Điều kiện lý tưởng trước khi lựa chọn và triển khai một hệ thống
ERP là khi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của DN đang
trong tình trạng ổn định. Cách duy nhất để đánh giá mức độ hiệu
quả mà ERP mang lại là đo lường hiệu năng hoạt động của DN
trước và sau khi go-live hệ thống.
Điều này sẽ giúp Ban quản lý dự án của DN cũng như đơn vị
triển khai xác định được những mảng hoạt động nào của DN
dưới mức hiệu năng thông thường để có các phương án điều
chỉnh phù hợp.
2. Tiếp tục đào tạo
Bất kể DN đã từng đào tạo đội ngũ nhân viên tốt thế nào trước
đó thì ngay sau thời điểm go-live hệ thống, DN cần triển khai tiếp
các khóa đào tạo nhằm tối thiểu hóa mức độ giảm sút năng suất
làm việc. Điều này sẽ giúp DN tối ưu hóa hiệu quả trong dài hạn.
3. Xác định các quy trình tác nghiệp cần cải thiện
DN đã triển khai ERP không có nghĩa là tất cả mọi quy trình tác
nghiệp tại các phòng ban đều hoàn hảo. Đôi khi vẫn có những
quy trình bất hợp lý và cần được tái cấu trúc một lần nữa. Ban
quản lý dự án cần làm việc với các nhân viên tác nghiệp trực tiếp
để xác định các “nút gãy” (pain points) trong quy trình cũng như
nguyên nhân gây ra để có thể có những thay đổi hợp lý và hiệu
quả hơn.
Khai thác tối ưu hệ thống đang vận hành
Rất nhiều DN khi không hài lòng với hệ thống ERP hiện tại
thường nảy sinh tư tưởng mua giải pháp mới. Thay vì mất công
chuyển đổi, trước khi quyết định, DN nên làm rõ một số vấn đề:
1. DN đã sử dụng hết tất cả các chức năng của hệ thống chưa?
2. DN đã nâng cấp phiên bản mới nhất của hệ thống chưa?
3. Đội ngũ nhân viên tác nghiệp có hiểu rõ cách sử dụng hệ
thống không?
4. Các quy trình tác nghiệp trong DN (mua hàng, bán hàng, các
nghiệp vụ kế toán…) có được xác định rõ ràng không?
5. Trong DN có bộ phận nào (nhân viên hoặc cấp quản lý, lãnh
đạo) không hài lòng/chống đối hệ thống không?
6. Quy trình tác nghiệp trong DN có thể được cải thiện tốt hơn
nữa không?
7. Bạn có nghĩ quy mô DN của mình phát triển quá nhanh, vượt
khỏi khả năng đáp ứng của hệ thống hiện tại không?
8. Liệu DN có sẵn sàng đầu tư các nguồn lực cần thiết (thời gian,
nhân lực, tiền…) để có một hệ thống mới không?
Nếu câu trả lời cho tất cả các câu hỏi trên đều là “Có”, điều đó có
nghĩa đã đến lúc DN cần một hệ thống mới để thay thế cho hệ
thống hiện tại. Tuy nhiên, chỉ cần ít nhất một câu trả lời “Không”
thì DN hoàn toàn có cơ hội cải thiện hiệu năng hoạt động của hệ
thống hiện tại với một kế hoạch hợp lý căn cứ trên “4 bước tối ưu
hóa hệ thống ERP (xem bảng). Khi thực hiện 4 bước này, DN sẽ
nhận thấy có những tính năng của hệ thống chưa được khai thác
triệt để, những lợi ích chưa được tận dụng hết. Và DN hoàn toàn
có thể tối ưu hóa hệ thống hiện tại với mức chi phí (thời gian,
tiền, nhân lực…) ít hơn nhiều so với quyết định thay thế một hệ
thống hoàn toàn mới.
Kết luận
ERP là một quá trình tiếp diễn liên tục, nó không hoàn toàn kết
thúc sau bước go-live hệ thống. DN cần kiểm soát chặt chẽ và
so sánh hiệu năng hoạt động của hệ thống mới so với các tiêu
chuẩn chung của hệ thống hoạt động trong cùng ngành, cũng
lĩnh vực. Làm tốt những bước này, DN có thể xác định được hệ
thống của mình đang hoạt động ra sao? hiệu quả thế nào?...
Câu hỏi đặt ra: sau nhiều năm vận hành, thời điểm hợp lý để
nâng cấp hoặc triển khai một hệ thống mới thay thế? Hãy kiểm
soát chặt và phân tích chi tiết về nghiệp vụ cũng như kỹ thuật sẽ
giúp DN xác định được đã tối ưu hóa các lợi ích thu được hay
chưa. Một kế hoạch hiệu quả giúp triển khai dự án ERP đúng
trong khoảng ngân sách và thời gian dự kiến đồng thời giúp DN
thu được tối đa các lợi ích từ hệ thống đã triển khai.
4 BƯỚC GIÚP TỐI ƯU HÓA HỆ THỐNG
ERP
1. Xác định và sắp xếp mức độ ưu tiên
giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ
thống hiện tại, cả về mặt kỹ thuật cũng
như nghiệp vụ.
DN cần rà soát tình hình hoạt động của hệ
thống hiện tại thông qua thu thập ý kiến từ
đội ngũ nhân viên tác nghiệp sử dụng hệ
thống hàng ngày, cũng như đội ngũ IT vận
hành hệ thống. Các vấn đề thường gặp
phải như xáo trộn một số quy trình nghiệp
vụ, nhân viên chưa thực sự nắm vững
cách sử dụng hệ thống, chưa sử dụng hết
các chức năng của hệ thống, lỗi báo cáo…
2. Đánh giá mức độ hợp lý của các quy
trình nghiệp vụ hiện tại, khoanh vùng
những quy trình có thể cần được cải
thiện tốt hơn nữa.
Vấn đề thường hay gặp phải là trong quá
trình triển khai, khi thiết kế các quy trình tác
nghiệp (tobe-processes) cho DN, đơn vị
triển khai không nắm rõ ý tưởng, yêu cầu
của DN dẫn đến quy trình không hợp lý.
Hay có thể quy trình đã hợp lý ở thời điểm
đó nhưng thời gian về sau, vì lý do nào đó,
DN thay đổi quy trình tác nghiệp, hoặc do
phát triển, DN phát sinh thêm các quy trình
mới mà chưa được cập nhật trong hệ
thống…Điều này sẽ gây khó khăn cho
nhân viên tác nghiệp, tồi tệ hơn có thể làm
xáo trộn các hoạt động sản xuất kinh
doanh của DN.
3. Tìm nguyên nhân và giải pháp cho
các vấn đề đã được xác định ở trên.
Sau bước 1 và 2, Ban quản lý ERP của DN
cần xác định các nguyên nhân chính cũng
như cách giải quyết các vấn đề theo mức
độ ưu tiên.
Ví dụ, với các vấn đề liên quan đến quy
trình tác nghiệp, sau khi khoanh vùng được
các quy trình lỗi, DN cần tiến hành thay
đổi, tái cấu trúc lại. Bước này cần tham
khảo lại tài liệu quy trình tác nghiệp mà DN
và đơn vị triển khai đã thống nhất thiết kế,
đồng thời lấy ý kiến các nhân viên tác
nghiệp có liên quan đến các quy trình đó
nhằm mục đích xác định được quy trình
mới tối ưu nhất.
Ngoài ra, DN cần kiểm soát chặt quá trình
tùy chỉnh, thay đổi các quy trình này trên
hệ thống.
4. Triển khai kế hoạch hiện thực hóa lợi
ích từ ERP
Kế hoạch này bao gồm tổng hợp các
phương án giải quyết cho từng vấn đề đã
được Ban quản lý ERP của DN thống nhất
trong bước 3. Cần lưu ý, hãy coi mức độ
quan trọng của kế hoạch này như khi DN
triển khai dự án ERP trước kia. Cần làm rõ
mục tiêu, các công việc cần thực hiện,
người chịu trách nhiệm, các mốc thời
gian…như bất kỳ dự án nào khác.
