Cách sao lưu Gmail trên máy tính Mac
Dịch vụ Gmail của Google cung cấp các tài khoản email miễn phí với rất
nhiều dung lượng lưu trữ, có khả năng tìm kiếm nhanh chóng và truy
cập được từ bất kì trình duyệt web nào. Tuy nhiên, giữ tất cả thư điện tử
trên đám mây của Google là một điều rất nguy hiểm: Sự cố mất mạng ở
bất kì nơi nào giữa máy tính Mac với Google server có thể khiến email của
bạn tạm thời không thể truy cập được, trong khi một server trục trặc hoặc lỗi
đến từ người dùng có thể khiến tất cả các message đã lưu hàng năm nay bị
xóa bỏ hoàn toàn. Dẫu vậy, người dùng hoàn toàn có thể tối thiểu hóa nguy
cơ mất email bằng cách sao lưu nội dung của tài khoản Gmail.
Cả 2 phương pháp sao lưu chúng tôi đưa ra sau đây đều yêu cầu truy cập tài
khoản Gmail thông qua IMAP, theo mặc định nó sẽ bị disable. Vậy nên, điều
trước tiên bạn cần làm là đăng nhập vào tài khoản Gmail, kích vào icon hình
bánh răng ở góc trên cùng bên phải và chọn Mail Settings ở menu hiển thị
dạng pop-up. Sau đó, kích tiếp vào đường link Forwarding and POP/IMAP
và chắc chắn rằng bạn đã tích vào lựa chọn Enable IMAP. Nếu không, hãy
tích vào nó và kích Save Changes.
Sao lưu cục bộ
Cách ít tốn tiền và bảo mật nhất để sao lưu Gmail là download tất cả các
message của bạn bằng cách sử dụng ứng dụng IMAP, ví như Apple Mail,
Microsoft Outlook, hoặc Mozilla Thunderbird. Nếu sử dụng những ứng dụng
này để thay thế cho một trình duyệt web, hoặc một ứng dụng dựa trên trình
duyệt web như Mailplane để truy cập tài khoản Gmail thì hãy chắc chắn bạn
đã cài đặt chính xác. Sau đó, bạn có thể lưu trữ một bản copy cục bộ của tất
cả các message.
Nếu đã sử dụng ứng dụng IMAP cho tài khoản khác, bạn có thể thêm tài
khoản Gmail của mình vào giống như đã làm với bất kì tài khoản IMAP
khác. Google có một trang web với các hướng dẫn cài đặt rất chi tiết cho hầu
hết các ứng dụng IMAP. Tuy nhiên, để có thể thiết lập tài khoản của bạn, hãy
chắc chắn ứng dụng client đã đặt đồng bộ hóa tất cả các message, giống như
dưới đây:
Trong Apple Mail, chọn Mail -> Preferences, kích Accounts, và chọn
tài khoản Gmail của bạn trong danh sách ở bên trái. Kích tiếp vào
Advanced, và từ menu pop-up Keep Copies Of Messages For Offline
Viewing, chọn All Messages And Their Attachments.
Trong Outlook 2011, chọn Outlook -> Preferences, kích vào
Accounts, và chọn tài khoản Gmail của bạn ở danh sách bên trái. Kích
vào Advanced, rồi kích tiếp vào Server; tích vào Always Download
Complete Message Bodies và bỏ tích In Inbox Only. Kích OK, sau
đó đóng cửa sổ Preferences.
Trong Thunderbird, chọn Tools -> Account Settings. Trong danh sách
ở bên trái, dưới tài khoản Gmail, chọn Synchronization & Storage.
Chắc chắn đã tích vào lựa chọn Keep Messages for This Account On
This Computer, chọn Synchronize All Messages Locally Regardless
of Age, và bỏ tích Don’t Download Messages Larger Than __ KB.
Thêm vào đó, kích vào Advanced và chắc chắn rằng tất cả các folder
trong Gmail bạn muốn sao lưu đều được tích ở dòng Download. Kích
OK để thoát khỏi hộp thoại.
Khi ứng dụng đã được cài đặt chính xác, tất cả những gì bạn cần làm là nhớ
chạy nó và kiểm tra tài khoản Gmail (hoặc cho phép nó kiểm tra tự động) mỗi
ngày một lần. Bên cạnh đó, bạn cũng nhớ phải để cho nó download tất cả các
message trước khi tắt.
Hãy chắc chắn hỗ trợ IMAP đã được bật trong Gmail trước khi sử dụng bất
kì phương pháp sao lưu nào.
Sau khi các message của bạn đã download về ứng dụng IMAP, bạn có 2 bản
copy của mỗi message – một trên máy tính Mac và một trên server của
Google. Tuy nhiên, do IMAP giúp phần mềm email và Gmail được đồng bộ
hóa, việc xóa một message ở một trong 2 nơi (kể cả không cố ý) cũng sẽ
khiến bản copy còn lại biến mất. Vậy nên, để có được độ bảo mật cao hơn,
hãy chắc chắn sử dụng Time Machine hoặc một phần mềm sao lưu nào đó để
giữ các file cục bộ được sao lưu – bao gồm các email đã download về.
Sao lưu lên đám mây
Nếu không muốn phải cài đặt một ứng dụng email cục bộ, hoặc không thích
lưu trữ file trên ổ cứng máy tính, bạn có thể sao lưu các message của Gmail
sang một dịch vụ đám mây khác. Sau đó, người dùng có thể xem hoặc khôi
phục lại các message ở bất kì trình duyệt web nào. Dưới đây là một số dịch
vụ có thể giúp bạn hoàn thành công việc:
Backupify là một dịch vụ sao lưu cloud-to-cloud toàn diện, ngoài Gmail, có
thể sao lưu các dịch vụ khác của Google, ví như thông tin profile Facebook,
các tweet từ Twitter, bộ sưu tập ảnh trên Flickr, các bức ảnh và video đã lưu
trên Picasa, dữ liệu Google Calendar,....Gói miễn phí Personal có dung lượng
2GB sẽ giúp bạn sao lưu 5 tài khoản, gói 100 Pro có mức phí 5$ mỗi tháng
với dung lượng lưu trữ 20GB mỗi tháng và cho phép sao lưu 25 tài khoản từ
5 người dùng và gói Pro 500 có mức phí 20$ mỗi tháng, sao lưu không hạn
chế các tài khoản, không hạn chế dung lượng lưu trữ và cho 10 người dùng.
Một dịch vụ như Backupify có thể sao lưu Gmail cũng như các dữ liệu quan
trọng từ hầu hết các trang mạng mã hội phổ biến.
BackupMyMail từ BackupMy thu phí 20$ mỗi năm cho 1GB dung lượng lưu
trữ cho các tài khoản Gmail, Yahoo! Mail, hoặc Hotmail/Windows Live. Dẫu
vậy, hy vọng các gói dịch vụ có dung lượng lưu trữ cao hơn sẽ được hãng này
cung cấp trong tương lai (công ty này cung cấp các gói dịch vụ sao lưu riêng
biệt cho sao lưu blog, tài khoản Twitter hoặc ảnh trực tuyến).
Tuy nhiên, hãy chú ý rằng mặc dù các dịch vụ này sẽ mã hóa thông tin đăng
nhập của bạn, nhưng không điều gì có thể đảm bảo được. Một đồng nghiệp từ
Backupify đã cho chúng tôi biết rằng nội dung của tất cả các email message
đều được lưu trữ bằng mã hóa AES 256bit và người duy nhất có thể truy cập
vào các key mã hóa này là CEO và chuyên gia bảo mật của hãng. Trong khi
đó, BackupMyMail không nói rằng liệu, hoặc bằng cách nào, họ bảo vệ nội
dung của email hay không. Vậy nên bạn hãy cẩn thận xem kỹ các điều khoản
sử dụng của mỗi nhà cung cấp trước khi sử dụng dịch vụ của họ.
