Cẩm nang hướng dẫn
Phân tích và
Phát triển Tổ chức
(OACI)
Cẩm nang hướng dẫn Phân tích và Phát triển Tổ chức (OACI)
--------------------------------------------------------------------
Mục lục
Phần I. Giới thiệu chung về cuốn Cẩm nang hướng dẫn...........................................3
1.1. Bối cảnh ra đời cuốn Cẩm nang................................................................................4
1.2 Mục tiêu của cuốn Cẩm nang ....................................................................................4
1.3 Hướng dẫn sử dụng Cẩm nang..................................................................................5
Phần II. Các vấn đề cơ bản về phân tích và phát triển tổ chức.................................7
2.1 Sự cần thiết của quá trình phân tích và phát triển tổ chức đối với nhà quản lý .............8
2.1.1 Phân tích và phát triển tổ chức - vì sao nhà quản lý cần quan tâm đến vấn đề này? ...........8
2.1.2 Các tác dụng của phân tích và phát triển tổ chức.............................................................8
2.2 Những khái niệm cơ bản liên quan đến phân tích và phát triển tổ chức.......................9
2.2.1 Khái niệm về 5 thành tố bên ngoài của tổ chức............................................................. 11
2.2.2 Khái niệm về 6 thành tố bên trong của tổ chức............................................................. 13
2.3 Các nguyên tắc phân tích và phát triển tổ chức........................................................ 16
2.3.1 Các nguyên tắc chung về phân tích và phát triển tổ chức............................................... 16
2.3.2 Những bài học về phân tích và phát triển tổ chức ở Hòa Bình ......................................... 17
2.4 Các tiêu chí cơ bản đánh giá kết quả hoạt động của một tổ chức.............................. 17
2.5 Tổng quan quá trình phân tích và phát triển tổ chức................................................ 20
Phần III. Các bước tiến hành phân tích và phát triển tổ chức................................21
Bước 1. Xác định câu hỏi phân tích cơ bản của tổ chức.................................................. 22
1.1 Tổng quan Bước 1 ......................................................................................................... 22
1.2 Tại sao chúng ta phải xác định câu hỏi phân tích cơ bản? ................................................. 22
1.3 Những yêu cầu của một câu hỏi phân tích cơ bản............................................................ 23
1.3 Các bước cụ thể để xác định câu hỏi phân tích cơ bản...................................................... 25
1.4 Những bài học kinh nghiệm khi xác định câu hỏi phân tích cơ bản..................................... 31
1.5 Xây dựng kế hoạch triển khai xác định câu hỏi phân tích cơ bản cho đơn vị anh chị.......... 32
Bước 2: Phân tích sơ bộ tổ chức................................................................................... 33
2.1 Tổng quan bước 2 ......................................................................................................... 33
2.2 Lý do và mục đích của bước Phân tích sơ bộ tổ chức........................................................ 33
2.3 Quá trình các bước cụ thể phân tích sơ bộ tổ chức........................................................... 34
2.3 Những bài học kinh nghiệm khi phân tích sơ bộ tổ chức.................................................... 42
2.4 Xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện phân tích sơ bộ tổ chức cho đơn vị anh chị............ 43
Bước 3: Phân tích môi trường thể chế........................................................................... 44
3.1 Tổng quan bước 3 ......................................................................................................... 44
3.2 Tại sao phải tiến hành phân tích môi trường thể chế........................................................ 44
3.3 Lập sơ đồ và phân tích mạng lưới quan hệ giữa các tổ chức.............................................. 45
3.3 Lập ma trận và phân tích mức độ tham gia của các tổ chức trong mạng lưới quan hệ giữa các
tổ chức............................................................................................................................... 50
3.4 Lập và phân tích ma trận mức độ tham gia...................................................................... 50
3.5 Đánh giá khả năng hợp tác giữa các tổ chức với nhau ...................................................... 55
3.6 Phân tích ảnh hưởng của môi trường tổ chức................................................................... 59
3.7 Những bài học kinh nghiệm của quá trình phân tích thể chế ở Hòa Bình............................. 62
3.8 Xây dựng kế hoạch triển khai phân tích môi trường thể chế cho đơn vị anh chị................... 63
Bước 4: Phân tích nội bộ tổ chức.................................................................................. 64
4.1 Tổng quan bước 4 ......................................................................................................... 64
4.2 Tại sao phải phân tích nội bộ tổ chức.............................................................................. 65
4.3 Phân tích cơ cấu tổ chức................................................................................................ 65
4.4 Phân tích văn hóa tổ chức.............................................................................................. 74
4.5 Phân tích phong cách nhà quản lý................................................................................... 79
4.6 Phân tích động cơ và thái độ làm việc của nhân viên ........................................................ 83
4.7 Những bài học kinh nghiệm trong quá trình phân tích nội bộ tổ chức ở Hòa Bình ................ 84
------------------------------------
OCD thiết kế cho ETSP 2005
1
Cẩm nang hướng dẫn Phân tích và Phát triển Tổ chức (OACI)
--------------------------------------------------------------------
4.8 Xây dựng kế hoạch triển khai phân tích nội bộ tổ chức cho đơn vị anh chị.......................... 85
Bước 5: Kế hoạch thay đổi............................................................................................ 86
5.1 Tổng quan bước 5 ......................................................................................................... 86
5.2 Yêu cầu của việc xác định phương hướng và kế hoạch thay đổi......................................... 86
5.3 Các bước xây dựng phương hướng và kế hoạch thay đổi.................................................. 87
5.4 Những bài học kinh nghiệm từ việc xác định phương hướng và kế hoạch thay đổi trong phân
tích tổ chức ở Hòa Bình năm 2004........................................................................................ 92
Phụ lục 1. Danh mục tài liệu tham khảo........................................................................ 93
Phụ lục 2. Liên hệ với nhóm soạn thảo Cẩm nang .......................................................... 94
------------------------------------
OCD thiết kế cho ETSP 2005
2
Cẩm nang hướng dẫn Phân tích và Phát triển Tổ chức (OACI)
--------------------------------------------------------------------
Phần I. Giới thiệu chung về cuốn
Cẩm nang hướng dẫn
1.1 Bối cảnh ra đời cuốn Cẩm nang
1.2 Mục tiêu của cuốn Cẩm nang
1.3 Hướng dẫn sử dụng Cẩm nang
------------------------------------
OCD thiết kế cho ETSP 2005
3
Cẩm nang hướng dẫn Phân tích và Phát triển Tổ chức (OACI)
--------------------------------------------------------------------
1.1. Bối cảnh ra đời cuốn Cẩm nang
Trong khuôn khổ Mục tiêu 2 Dự án ETSP, nhiều hoạt động tăng cường năng lực cho các tổ
chức thuộc Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Hoà bình đã được triển khai thực
hiện. Một trong những hoạt động đó là Chương trình “Phân tích và phát triển tổ chức” cho
bốn đơn vị trong tỉnh, bao gồm Trung tâm khuyến nông khuyến lâm; Trường Trung học kinh
tế kỹ thuật; Trung tâm giống vật nuôi; và Chi cục thú y. Chương trình bao gồm nhiều hoạt
động phân tích và phát triển tổ chức, được bắt đầu thực hiện từ tháng 3/2004 và kết thúc
vào tháng 3/2005.
Kết thúc chương trình phân tích và phát triển tổ chức, mỗi đơn vị tham gia đã xây dựng được
một kế hoạch hành động nhằm thay đổi và tăng cường năng lực hoạt động của tổ chức mình.
Trên cơ sở những kết quả tốt đẹp đã đạt được trong đợt thử nghiệm năm 2004 này và với sự
hưởng ứng nhiệt tình của các đơn vị khác trong Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Hoà
Bình, dự án ETSP đã hỗ trợ tiếp tục công tác Phân tích và Phát triển Tổ chức tại 2 đơn vị mới
(tiến hành trong năm 2005) và dự kiến sẽ nhân rộng ứng dụng phân tích và phát triển tổ
chức ra các đơn vị khác trong tỉnh. Cuốn Cẩm nang hướng dẫn này được nhóm tư vấn thuộc
Công ty Phát triển Năng lực Tổ chức (tên gọi tắt là OCD) xây dựng nhằm mục đích hỗ trợ các
đơn vị đó, để họ có thể tự mình tiến hành phân tích và phát triển tổ chức một cách hệ thống,
với những công cụ phù hợp với bối cảnh của Hoà Bình, tiến tới đưa công tác phân tích và
phát triển tổ chức trở thành một công việc thường kỳ, một phần của công tác quản lý trong
các đơn vị trong ngành nông lâm nghiệp ở Hoà Bình.
Phân tích và phát triển tổ chức là một quá trình rà soát tổ chức và đưa ra các kế hoạch
thay đổi nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. Nhóm tư vấn OCD đặt tên cho quá
trình này là OACI - là từ viết tắt từ tiếng Anh “Organisational Analysis and Change
Intervention” - (
Phân tích tổ chức và Can thiệp thay đổi
).
1.2 Mục tiêu của cuốn Cẩm nang
Cuốn Cẩm nang này được thiết kế để trở thành người bạn đồng hành của nhà quản lý trong
các đơn vị ở Hòa Bình khi họ lập kế hoạch và thực hiện quá trình phân tích và phát triển tổ
chức. Cuốn cẩm nang sẽ:
- cung cấp những kiến thức cơ bản về phân tích và phát triển tổ chức, phương pháp và
những công cụ tiến hành phân tích tổ chức trong bối cảnh ở Hoà Bình;
- cung cấp một số mẫu công cụ và kinh nghiệm của các tổ chức khác làm tư liệu tham
khảo cho người sử dụng;
- tham chiếu các kinh nghiệm và ví dụ cụ thể từ những đơn vị ở Hoà Bình đã tiến hành
phân tích tổ chức, nhằm giúp người sử dụng dễ dàng liên hệ với bối cảnh của đơn vị
mình trong quá trình thực hiện các bước phân tích tổ chức;
- đưa ra cơ sở nền tảng để tiếp tục cập nhật và hoàn thiện công tác phân tích và phát
triển tổ chức trong các đơn vị ở Hoà Bình.
------------------------------------
OCD thiết kế cho ETSP 2005
4