Hành trang lập nghiệp (Cẩm nang cho sinh viên mới tốt nghiệp)
©Minh Khải Hoàng
Trang 1
KỸ NĂNG VIẾT HỒ SƠ XIN VIỆC
Nội dung dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn cách viết và trình bày CV và thư xin việc
sao cho hiệu quả nhất. Tuy nhiên mọi thông tin chỉ mang tính chất tham khảo, khả
năng thành công của hồ sơ xin việc phụ thuộc hoàn toàn vào năng lực cá nhân của các
bạn, đôi khi còn kèm theo một chút “ duyên” và yếu tố” may mắn nữa.
A . KỸ NĂNG VIẾT HỒ SƠ
HS xin việc thường bao gồm:
- Đơn xin việc (Cover Letter)
- Sơ yếu lý lịch (Curriculum Vitae /Resumé)
- Bằng cấp - Thư giới thiệu.
- Các tài liệu chứng minh thành tích.
I. Viết CV ( sơ yếu lý lịch - hồ sơ năng lực)
Quả thật, hồ sơ tìm việc luôn là một loại “vũ khí” tối quan trọng khi người ta
muốn tiếp cận các cơ hô
i nghê nghiê
p. Thậm chí một số nhà tuyển dụng (NTD) chỉ
cần xem một hồ sơ tìm việc trong 30 giây là đã có thể nhận ứng viên đó vào vòng
phỏng vấn ngay!
Tuy nhiên, đáng tiếc là hiện nay khá nhiều ứng viên lại gặp khó khăn trong việc
viết hồ sơ. Điều trớ trêu ở đây là dù có khá nhiều thông tin đặc sắc về bản thân để giới
thiệu với NTD nhưng họ lại không biết thể hiện chúng như thế nào! Vấn đề này thật ra
không khó giải quyết. Chỉ cần nghiên cứu kỹ cách viết hồ sơ chuẩn mà chúng tôi
hướng dẫn và chịu khó rèn luyện thì việc viết hồ sơ sẽ không còn là trở ngại với các
bạn nữa.
Để giúp các bạn dễ hiểu, chúng tôi sẽ hướng dẫn theo từng mục một:
1. Đầu tiên là mục Thông tin cá nhân.
Mục này dễ viết nhất. Tuy nhiên, bạn lưu ý là phải ghi rõ số điện thoại và địa
chỉ e-mail bạn thường dùng nhất. Nếu NTD không biết làm cách nào để liên lạc với
bạn thì dù hồ sơ của bạn ấn tượng đến mấy cũng vô ích!
2. Thứ hai là Mục tiêu nghề nghiệp
Hành trang lập nghiệp (Cẩm nang cho sinh viên mới tốt nghiệp)
©Minh Khải Hoàng
Trang 2
Chúng ta thường thấy các bạn viết “Tôi muốn ứng tuyển vào vị trí Nhân viên
kinh doanh trong ngành CNTT”. Viết như vậy thì rất khó thu hút được sự chú ý của
NTD. Thay vào đó, bạn nên viết như sau:
Với khả năng giao tiếp & thuyết phục khách hàng chuyên nghiệp cùng với
những kiến thức & sự am hiểu sâu rộng trong ngành CNTT, tôi mong muốn trở thành
một nhân viên kinh doanh trong lĩnh vực này.
3. Thứ ba là Học vấn.
Trong mục này, bạn có thể tham khảo ví dụ sau:
Cử nhân Quản trị kinh doanh, Đại học Kinh tế (2008-2012)
Các khoá học ngắn hạn:
Nghệ thuật lãnh đạo - Brainbox VietNam Foreign Languages and Management
Studies Training Center (2009)
Giám sát bán hàng chuyên nghiệp – Trường doanh nhân Pace (2010)
Kỹ năng giải quyết vấn đề - Trường doanh nhân Pace (2010)
Bạn lưu ý là chỉ nên chọn những bằng cấp mới nhất và phù hợp nhất với vị trí
mình ứng tuyển để giới thiệu trong hồ sơ. Không NTD nào muốn phí thời gian để đọc
những thông tin “thừa”, dù chúng có ấn tượng đến đâu.
4. Kế tiếp là mục quan trọng vào bậc nhất: Kinh nghiệm làm việc.
Trong mục này, bạn không nên viết đơn giản là: “Tôi từng làm Nhân viên kinh doanh
dự án trong hơn 3 năm tại công ty ABC”. Nếu viết như vậy, hồ sơ của bạn sẽ “chìm
nghỉm” trong núi hồ sơ mà NTD nhận được vì họ không nắm được bạn đã làm gì và
đạt được thành tích gì trong công việc cũ. Cách tối ưu ở đây là bạn nêu rõ những công
việc mình từng đảm nhiệm ở vị trí nhân viên kinh doanh dự án ở công ty cũ và đặc
biệt nhấn mạnh vào những thành tích đã đạt được:
Tháng 10/2010 – Tháng 12/2012: Công ty ABC
Vị trí : Nhân viên kinh doanh dự án
ABC là một công ty chuyên nhập khẩu và phân phối hàng điện tử - điện lạnh.
Nhiệm vụ chính:
- Tìm kiếm và mở rộng mạng lưới khách hàng doanh nghiệp;
Hành trang lập nghiệp (Cẩm nang cho sinh viên mới tốt nghiệp)
©Minh Khải Hoàng
Trang 3
- Giới thiệu sản phẩm, tư vấn và thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm;
- Làm hồ sơ thầu, bảng báo giá và hợp đồng;
- Chăm sóc khách hàng hiện tại;
- Tìm hiểu và cập nhật các thông tin về thị trường & các đối thủ cạnh tranh;
- Lập báo cáo định kỳ ;
- Hỗ trợ việc triển khai các kế hoạch marketing, xây dựng thương hiệu cho công
ty.
Thành tích đạt đƣợc:
- Đạt và vượt chỉ tiêu doanh số trong liên tục 10 tháng đầu năm 2011;
- Đoạt giải Best Sales (Nhân viên kinh doanh xuất sắc nhất) trong 6 tháng liên
tiếp của năm 2011;
- Mở rộng mối quan hệ với hơn 1000 khách hàng;
- Thắng giải Singapore Contest tháng 3/2012. Đây là giải thưởng hàng tháng
dành cho nhân viên kinh doanh đạt 200% chỉ tiêu doanh số.
5. Cuối cùng, chúng ta đến mục cũng rất quan trọng là Điểm mạnh.
Thay vì viết chung chung“Trình độ tin học văn phòng và tiếng Anh của tôi khá
tốt”, bạn nên mô tả cụ thể những kỹ năng mình đã tích lũy được theo cách như sau:
- Sử dụng thành thạo Microsoft Word, Excel, Power Point;
- Giao tiếp bằng tiếng Anh lưu loát;
- Kỹ năng đàm phán, thương lượng và thuyết phục khách hàng tốt;
- Kỹ năng chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp;
- Kỹ năng làm việc nhóm khá tốt;
- Đam mê tìm hiểu, khám phá sản phẩm CNTT công nghệ cao;
Bạn thấy không nào? Việc viết một hồ sơ tìm việc ấn tượng không khó như bạn
nghĩ. Chỉ cần chịu khó tìm kiếm, chắt lọc những chi tiết đáng chú ý nhất về bản thân
và quá trình làm việc cũng như trau chuốt câu chữ một chút, bạn sẽ có trong tay một
hồ sơ 100 điểm. Đừng vì sự bế tắc trong cách diễn đạt ý tưởng lúc đầu mà bỏ lỡ
những cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn. Chúc các bạn nhanh chóng tìm được công việc mơ
ước!.
Hành trang lập nghiệp (Cẩm nang cho sinh viên mới tốt nghiệp)
©Minh Khải Hoàng
Trang 4
6. Nguyện vọng đối với vị trí ứng tuyển
Phần này bao gồm các nội dung chính là: nguyện vọng về môi trường làm việc, mức
lương mong muốn, các chế độ khác,… chúng ta nên ghi như sau
- Nguyện vọng môi trường làm việc: Năng động, thân thiện, hòa đồng
- Mức lương mong muốn: Thỏa thuận
- Các chế độ khác: Theo quy định của công ty
II. KỸ NĂNG VIẾT THƢ XIN VIỆC
1. Thƣ xin việc là gì?
Trong tiếng Anh có cụm từ cover letter hay motivation letter, thường hay gửi kèm
với CV khi nộp một hồ sơ ứng cử. Có thể dịch văn bản này là thư xin việc/thư bày tỏ
nguyện vọng trong tiếng Việt.
Nếu CV giúp người đọc biết được những cột mốc bạn đã từng trải qua thì cover
letter giúp họ hiểu rõ hơn về các kĩ năng, kinh nghiệm cũng như nguyện vọng làm
việc của bạn. Tóm lại thì đây là thứ giúp bạn chứng tỏ với nhà tuyển dụng rằng mình
phù hợp với vị trí đang ứng cử như thế nào. Thế nên, rất nhiều nhà tuyển dụng quan
tâm đến thư nguyện vọng hơn là CV.
Một lá thư nguyện vọng đạt tiêu chuẩn phải nhắc lại và làm rõ điểm mạnh của
mình đối với những nội dung bạn đã đề cập trong CV. Khi đó, bạn sẽ không chỉ liệt kê
thời gian kinh nghiệm, vị trí đã đảm nhiệm, phòng ban đã công tác, mà còn những
thành tựu mà bạn đã từng đạt được.
2. Đề cập lý do ứng tuyển
Có hai cách bắt đầu một lá thư xin việc nhiều người sử dụng nhất, đó là nói về
thông tin tuyển dụng hoặc viết về bản thân mình.
Cách đi thẳng vào thông tin tuyển dụng:
- "Sau khi đọc được thông báo tuyển dụng của quý công ty tại trang web/báo…
cho vị trí…, tôi viết thư này để gửi đến ông/bà hồ sơ ứng cử của mình".
Cách nói về chính mình:
- "Tốt nghiệp ngành... tại trường…, tôi có mong muốn tìm được một công việc
trong lĩnh vực… và đây là lí do tôi gửi đến ông/bà lá thư xin việc này"
Hành trang lập nghiệp (Cẩm nang cho sinh viên mới tốt nghiệp)
©Minh Khải Hoàng
Trang 5
3. Bắt đầu và kết thúc thƣ xin việc
Nếu biết họ tên và chức danh người sẽ đọc hồ sơ ứng tuyển thì bạn hãy viết hẳn
tên người đó ra. Điều này thể hiện rằng bạn rất lưu ý đến những chi tiết nhỏ nhặt trong
tin tuyển dụng.
- "Kính gửi ông Nguyễn Văn A,"
Còn trong trường hợp bạn không biết đích xác ai là người đọc thư tuyển dụng thì
có thể viết:
- "Kính gửi bộ phận nhân sự, công ty…"
Lưu ý là ở cuối thư bạn cũng phải đề câu kính ngữ:
- "Trân trọng cám ơn"
- "Xin chân thành cám ơn"
4. Thể hiện sự chủ động bằng cách nào?
Để khẳng định tinh thần sẵn sàng và nguyện vọng làm việc của bản thân, bạn nên
sử dụng những mẫu câu chủ động, cụ thể như:
- "Tôi rất trông đợi phản hồi của quý công ty"
- "Tôi rất sẵn lòng cung cấp thêm các thông tin cần thiết trong buổi phỏng vấn"
- "Tôi rất mong được trình bày chi tiết hơn về các kĩ năng và kinh nghiệm của
mình trong buổi phỏng vấn với quý công ty"
5. Viết gì khi có một số điểm chƣa đáp ứng yêu cầu tuyển dụng?
Không phải khi nào bạn cũng có thể đáp ứng tất cả những yêu cầu tuyển dụng.
Trong trường hợp chỉ thiếu 1, 2 kĩ năng yêu cầu, bạn vẫn hoàn toàn có thể ứng tuyển,
với điều kiện thành thật chia sẻ về điểm cộng/điểm trừ của mình. Việc che giấu, lấp
liếm sẽ khiến bạn gặp không ít rắc rối sau này, cho nên tốt nhất vẫn là nói thắng nói
thật.Dưới đây là một số cách "phản biện" nếu khả năng tiếng Anh của bạn không đạt
số điểm yêu cầu:
- "Tuy điểm IELTS của tôi không đáp ứng được yêu cầu của quý công ty, nhưng
tôi vẫn mong có được cơ hội phỏng vấn trực tiếp để có thể thể hiện khả năng ngoại
ngữ nói của mình."
- "Tuy không đạt đúng số điểm IELTS mà quý công ty yêu cầu, nhưng, cùng với