Giải pháp nâng cao năng lực
phân phối dược phẩm
Theo số liệu tại Hội nghị ngành dược 28/4/2008, hiện có khoảng 1.000
doanh nghiệp tham gia vào hệ thống phân phối dược phẩm. Trừ một vài công
ty chuyên phân phối dược đa quốc gia và công ty Trung ương, đa số các
doanh nghiệp phân phối ở quy mô nhỏ, mang tính địa phương, cách sắp xếp,
quản lý còn cần cải thiện nhiều.
Qua thực tế và phân tích hoạt động phân phối dược phẩm xét trên quan
điểm chuỗi cung ứng hiện đại, chúng tôi giới thiệu 5 giải pháp bước đầu như sau:
- Giải pháp 1: Hoạch định chiến lược phát triển kinh doanh
Khi nói chiến lược, doanh nghiệp cần xác định rõ tầm nhìn, sứ mệnh, chiến
lược phát triển trọng tâm. Đặc biệt cần xác định rõ tầm nhìn, trong 10 năm, 20
năm... doanh nghiệp trở thành doanh nghiệp dược như thế nào? Các lĩnh vực sản
xuất kinh doanh chính? Lĩnh vực phân phối dược sẽ phát triển tới đâu? Hiện tại có
những doanh nghiệp phát triển đồng thời nhiều loại hình sản xuất kinh doanh: sản
xuất, gia công, phân phối các sản phẩm do mình sản xuất, phân phối các sản phẩm
cho nhà cung cấp khác, tiếp thị, dịch vụ kho bãi, dịch vụ chăm sóc sức khỏe, đa
dạng chủng loại: thuốc, thực phẩm chức năng, thiết bị y tế, bao bì... và không xác
định được đâu là chiến lược, trọng tâm (porfolio) cho mỗi thời kỳ, do vậy dẫn đến
hiện tượng mọi thứ đều dở dang, không phát huy được các thế mạnh chính, kéo
theo thua lỗ trong thời gian dài hoặc lợi nhuận thấp. Trong khi đó, một số doanh
nghiệp lại chỉ chú trọng đến một thế mạnh mà không có cái nhìn hệ thống theo mô
hình chuỗi cung ứng hiện tại: ví dụ chỉ tập trung đầu tư mạnh mẽ vào khâu sản
xuất, không chú ý tới hệ thống phân phối dẫn đến hiện tượng hàng sản xuất ra bị
"ép giá", "đạp giá", lợi nhuận không xứng với công sức bỏ ra.
Quản lý dư
ợc phẩm chặt chẽ bảo đảm quyền lợi
người sử dụng. Ảnh: Trần Minh
Giải pháp 2: Tổ chức mô hình phân phối tương xứng với chiến lược
phát triển và nguồn lực
Các công ty phân phối dược có thể tham khảo mô hình tổ chức hệ thống
phân phối xét trên quan điểm chuỗi cung ứng hiện đại (supply chain), từ đó có thể
điều chỉnh cho thích hợp với chiến lược phát triển và nguồn lực của doanh nghiệp.
Mô hình tổ chức hệ thống phân phối dược phẩm (xem bảng)
A. Dự báo, nhập hàng, quản lý kho, luân chuyển hàng:
- Dự báo mặt hàng nhập và số lượng thông qua 2 kênh: tiếp thị - bán hàng
(a) và từ bộ phận tiếp nhận và xử lý đơn hàng (b).
- Bộ phận dự báo phân tích thông tin theo 2 kênh trên, kết hợp với dữ liệu
tồn kho quyết định số lượng và thời gian nhập cho mỗi chuyến hàng (dự báo
thường 3 năm, có điều chỉnh hằng tháng).
- Bộ phận dự báo thông báo cho nhà cung cấp chuyển hàng và kho nhập
hàng theo kế hoạch và điều chuyển hàng giữa các kho, chi nhánh.
- Bộ phận dự báo thông báo cho tiếp thị - bán hàng về hàng cận hạn sử
dụng 12 tháng, 9 tháng, 6 tháng để bộ phận tiếp thị bán hàng lên chương trình đẩy
nhanh tốc độ bán hàng.
B. Chu trình chuỗi xử lý đơn hàng
- Khách hàng đặt hàng trực tiếp (1) cho bộ phận tiếp nhận và xử lý đơn
hàng (call center) hoặc thông qua đội ngũ tiếp thị - bán hàng (2a, 2b).
- Bộ phận tiếp nhận xử lý đơn hàng: trả lời khách hàng, nhập liệu, in hóa
đơn. Hóa đơn chuyển cho bộ phận giao hàng, thông tin về đơn hàng đã hiển thị
trên mạng máy tính để kho in phiếu soạn hàng (Picking List) và chuẩn bị hàng sẵn
cho đội ngũ giao hàng (3).
- Bộ phận giao hàng nhận hàng theo lịch và giao theo các tuyến định trước
tránh chồng chéo (4). Nhân viên giao hàng thu tiền và nộp cho tài vụ, thông báo
tài vụ các đơn hàng nợ (5).
- Tài vụ quản lý công nợ và thông báo cho khách hàng và đòi nợ quá hạn
(6), đồng thời báo cho bộ phận tiếp nhận xử lý đơn hàng ngừng làm đơn hàng với
khách hàng quá hạn cho đến khi khách hàng thanh toán xong (7), và cũng thông
báo cho bộ phận tiếp thị, bán hàng phối hợp thu hồi nợ (8).
Giải pháp 3: Thiết lập và triển khai các quy trình hoạt động chuẩn cho
từng khâu, có đánh giá và cải tiến định kỳ
Theo quy định của ngành dược, các doanh nghiệp tham gia phân phối phải
được chứng nhận đáp ứng các tiêu chuẩn Thực hành phân phối tốt (Good
Distribution Practice - GDP). Áp dụng và triển khai GDP giúp các doanh nghiệp
chuẩn hóa các quy trình hoạt động của các khâu phân phối dược, bảo đảm chất
lượng thuốc.
Bên cạnh đó, các quy trình quản lý theo ISO cũng giúp doanh nghiệp chuẩn
hóa các hoạt động của các phòng ban.
Một số doanh nghiệp áp dụng mô hình cải tiến hiệu quả hoạt động Kaizen -
5S đem lại hiệu quả cao. Mô hình 5S yêu cầu các bộ phận hoạt động luôn phải
luôn cải tiến trên 5 tiêu chí: sàng lọc (sort), sắp xếp (simplify), sạch sẽ (shine), săn
sóc (standardize) và sẵn sàng (sustain).
Giải pháp 4: Chăm sóc khách hàng
Kế hoạch phát triển, chăm sóc khách hàng cần được xác định từ khi thiết
lập chiến lược phát triển hệ thống phân phối. Các bước triển khai bao gồm: lập hồ
sơ về khách hàng (Customer Profile), đề ra các chương trình chăm sóc khách
hàng, bộ phận trả lời khách hàng (hotline) và xử trí thắc mắc từ khách hàng. Việc
chăm sóc khách hàng phải được thể hiện trong quy trình và hoạt động của tất cả
các bộ phận có tiếp xúc tới khách hàng. Phần mềm quản lý khách hàng (CRM) sẽ
rất hữu ích với các doanh nghiệp có số lượng khách hàng lớn.
Giải pháp 5: Hệ thống quản lý thông tin
Hệ thống mạng có vai trò hết sức quan trọng đặc biệt đối với các doanh
nghiệp phân phối dược trong việc quản lý hàng hóa, khách hàng và xử lý đơn
hàng, phân tích kinh doanh và báo cáo.