i
SỞ LAO ĐỘNG, THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI ĐẮK LẮK
TRƯỜNG TRUNG CẤP TRƯỜNG SƠN
GIÁO TRÌNH
MÔN HỌC: HỆ QUẢN TRỊ CSDL ACCESS
NGHỀ: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP
Ban hành kèm theo Quyết định số: 140/QĐ-TCTS ngày 02 tháng 8 năm 2022
của Hiệu trưởng Trường trung cấp Trường Sơn
Đắk Lắk, năm 2022
ii
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được
phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh
thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
iii
LỜI GIỚI THIỆU
Trong thời đại thông tin bùng nổ ngày nay, việc ứng dụng khoa học kỹ thuật
vào quá trình sản xuất và quản lý không còn là mới lạ đối với các doanh nghiệp. Đặc
biệt trong quá trình quản lý hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng hệ thống
công nghệ thông tin phát triển với sự trợ giúp đắc lực từ các phần mềm quản lý, kế
toán… nó giúp các doanh nghiệp có một công cụ quản lý tốt hơn, xử lý nhanh các
chứng từ, nhanh chóng đưa ra được các quyết định đúng đắn kịp thời cho sự phát triển
của doanh nghiệp. Tuy nhiên, chọn một công cụ lập trình thích hợp để tạo một ứng
dụng lại là một vấn đề không đơn giản. Thật vậy, chúng ta có vô số các chọn lựa: có
thể dùng ngôn ngữ C#, Java, PHP, Ruby… kết hợp với hệ quản trị SQL, MySQL,
Oracle, Lisp…Nhưng điều cần tránh là “Không nên sử dụng xe tải chỉ chở vài tạ gạo,
thậm chí chỉ 1 bao gạo 50 kg” nghĩa là với những ứng dụng vừa và nhỏ nên một sử
dụng phần mềm đơn giản đủ đáp ứng.
Trong các phần mềm phổ biến trên thị trường hiện nay, Microsoft Office với
Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng, dễ học, dễ dùng, có thể tiếp
cận một cách trực quan và nhanh chóng nhất, và hầu hết các doanh nghiệp đều có bộ
công cụ dành cho văn phòng này. Điểm nổi bật là nó tuy đơn giản nhưng có thể đạt
được các chức năng của phần mềm chuyên nghiệp khác như: báo cáo thống kê, biểu
mẫu, tìm kiếm...
Sau một thời gian tìm hiểu, làm việc và được tham gia giảng dạy môn
Microsoft Access. Tôi quyết định biên soạn cuốn giáo trình này nhằm phục vụ công
tác giảng dạy cũng như học tập của sinh viên chuyên ngành công nghệ thông tin. Nội
dung giáo trình tập trung vào những kiến thức căn bản nhất của Microsoft Access. Một
số vấn đề nâng cao trong Microsoft Access như Macro, lập trình VBA… cũng được đề
cập trong giáo trình này. Nội dung giáo trình gồm các nội dung: Tổng quan về
Microsoft Access, làm việc với bảng biểu (Table), thực hiện truy vấn (Query), thiết kế
Biểu mẫu (Form), tạo lập báo cáo (Report)
Mặc dù bản thân đã tham khảo các tài liệu và ý kiến tham gia của các đồng
nghiệp, song cuốn giáo trình vẫn không tránh khỏi những thiếu sót. Mong các bạn
đóng góp ý kiến.
Xin chân thành cảm ơn!.
Đắk Lắk, ngày 02 tháng 8 năm 2022
Tham gia biên soạn
1. Phạm Hồng Quốc - Chủ biên
2. Đậu Nguyễn Thanh Nhàn
3. Nguyễn Thái Vương
iv
MỤC LỤC
LỜI GIỚI THIỆU .......................................................................................................... iii
GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN ................................................................................................. 1
BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ ACCESS ............................................................................... 3
1. Giới thiệu về Microsoft Access ................................................................................... 3
2. Khởi động và thoát khỏi Access .................................................................................. 3
2.1 Khởi động .................................................................................................................. 3
2.2 Thoát khỏi MS Access 2010 ...................................................................................... 4
3 Các đối tượng trong Microsoft Access ......................................................................... 4
4. Các thao tác cơ bản trên cửa sổ CSDL ........................................................................ 5
BÀI 2 : XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU ......................................................................... 7
1 Tạo bảng mới ................................................................................................................ 7
2. Những qui định về trường và kiểu dữ liệu .................................................................. 9
3 Các thuộc tính của trường (Field Properties) ............................................................. 10
4. Cài đặt khóa chính và lưu bảng ................................................................................. 19
5 Nhập dữ liệu cho bảng ................................................................................................ 20
6 Sắp xếp dữ liệu và lọc dữ liệu .................................................................................... 23
7 Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng .......................................................................... 28
Câu hỏi và bài tập .......................................................................................................... 32
BÀI 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU (QUERY) ................................................................... 41
1. Giới thiệu về truy vấn ................................................................................................ 41
1.1 Khái niệm truy vấn .................................................................................................. 41
1.2 Các loại truy vấn ...................................................................................................... 41
1.3 Tạo truy vấn ............................................................................................................. 42
2 Truy vấn chọn (Select Query) .................................................................................... 43
2.1. Các toán tử và hàm dùng trong truy vấn ................................................................ 43
2.2. Các ví dụ ................................................................................................................. 45
2.3. Truy vấn tính tổng (Total Query) ........................................................................... 51
3 Truy vấn nâng cao ...................................................................................................... 60
3.1. Truy vấn tham số (Parameter Query) ..................................................................... 60
3.2. Truy vấn chéo (Crosstab Query) ............................................................................ 64
4 Truy vấn hành động .................................................................................................... 69
4.1. Truy vấn tạo bảng mới (Make Table Query) .......................................................... 69
v
4.2. Truy vấn thêm dữ liệu (Append Query) ................................................................. 72
4.3. Truy vấn cập nhật (Update Query) ......................................................................... 76
4.4. Truy vấn xóa dữ liệu (Delete Query) ..................................................................... 77
Câu hỏi và bài tập ......................................................................................................... 79
BÀI 4 THIẾT KẾ MẪU BIỂU (FORM) ....................................................................... 87
1. Giới thiệu biểu mẫu ................................................................................................... 87
1.1 Khái niệm biểu mẫu ................................................................................................. 87
1.2 Các dạng biểu mẫu .................................................................................................. 87
1.3. Các phương pháp tạo biểu mẫu .............................................................................. 89
2. Tạo biểu mẫu sử dụng công cụ Wizard ..................................................................... 89
3. Tạo biểu mẫu sử dụng công cụ Design View ............................................................ 90
4. Chèn các đối tượng vào biểu mẫu ............................................................................. 93
5. Thay đổi thuộc tính của biểu mẫu ........................................................................... 102
6. Tạo biểu mẫu chính – phụ (Main form – sub form) ................................................ 106
6.1. Cách tạo biểu mẫu chính/ phụ .............................................................................. 106
6.2. Ví dụ: .................................................................................................................... 106
6.3. Liên kết biểu mẫu chính và biểu mẫu phụ ............................................................ 107
BÀI 5 THIẾT KẾ BÁO CÁO (REPORT) .................................................................. 118
1 Giới thiệu báo cáo .................................................................................................... 118
1.1 Khái niệm báo cáo ................................................................................................. 118
1.2 Các loại báo cáo ..................................................................................................... 118
1.3 Các thành phần trong một báo cáo ........................................................................ 118
1.4 Các phương pháp tạo báo cáo ................................................................................ 119
2 Tạo báo cáo tự động (Auto report) ........................................................................... 119
3 Tạo báo cáo sử dụng Report Wizard ........................................................................ 120
4 Thiết kế báo cáo ở chế độ Design View ................................................................... 122
4.1 Các công cụ thường dùng khi thiết kế báo cáo...................................................... 123
4.2 Tổng hợp dữ liệu trên báo cáo ............................................................................... 124
5 Báo cáo chính – phụ ................................................................................................. 124
Câu hỏi và bài tập ....................................................................................................... 125