Giáo trình Hệ thống tìm tin: Phần 2 - PGS.TS. Đoàn Phan Tân

Chia sẻ: Le Na | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:105

Thêm vào BST

Báo xấu

134
lượt xem 27
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình Hệ thống tìm tin: Phần 2 gồm nội dung chương 5 đến chương 7 của tài liệu. Nội dung phần này trình bày kiến thức về hệ thống tìm tin thủ công, hệ thống tìm tin tự động hóa, đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống tìm tin.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Hệ thống tìm tin: Phần 2 - PGS.TS. Đoàn Phan Tân

Chưcỉng 5 H Ệ T H Ố N G T ÌM T IN T H Ủ C Ô N G Hệ thống tìm tin thủ công bao gồm các thành phần chính là hệ thống mục lục, các bộ phiếu thư mục và các bộ phiếu dữ kiện. 5.1. Hệ thống mục lục 5.1.1. K h á i niêm Hệ thống mục lục thư viện (hay thường được gọi là mục lục) là một tập hợp có tổ chức các biểu ghi phản ánh vốn tài liệu của một kho tài iiệu hay một bộ sưu tập nào đó. MỘI bộ sưu tập có thể bao gồm một hoặc nhiều loại hình tài liệu như sách, ấn phẩm định kỳ, bàn đồ, tranh ánh, băng hình... Thông thường, mục lục phản ánh vốn tài liệu của một thư viện hoặc cơ quan ihông tin. Tuy nhiên, cũng có những mục lục phản ánh vốn tài liệu cùa nhiều ihư viện, cơ quan Ihông tin nhằm hỗ trợ cho việc chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các tồ chức nh ư mục lục liên hợp. Việc tổ chức mục lục Irở nên cần thiét đối với một thư viện khi vốn lài liệu phát triển đến mức không thể kiểm soát được từng tài liệu trong kho. Một thư viện tư nhân nhò hoặc một thư viện của lớp học không nhất thiết phài tổ chức mục lục vì người sử dụng có ihề nhớ từng quyển sách, bâng ghi âm, bản đồ và các tài liệu khác theo các dấu hiệu như tác giả, nhan đề, chủ đề, hình dáng, màu sắc hay thậm chí vị trí của tài liệu trên một giá sách cụ thể. Nếu vốn tài iiệu lớn hơn một chút thì thư viện có thể sắp xếp tài liệu theo một 107
cách nào đó, chẳng hạn như phân nhóm tài liệu theo chủ đề và cho phép người sử dụng tự chọn tài liệu trong kho. Khi vốn tài liệu quá lớn đến mức không thể sử dụng cách sắp xếp và lìm tài liệu đơn giản thì thư viện phải lập biểu ghi hay phiếu mô tả chính ihức cho từng tài liệu để có thể dề dàng tìm kiếm, kiểm kê và quản lý tài liệu. 5.1.2. C hức năng của m ục lục Mục lục có các chức năng cơ bàn là nhận dạng, tập hợp, đánh giá hay chọn lọc và xác định vị trí của lài liệu. Các chức năng này có sự phụ thuộc lẫn nhau. C hức nàng nhận dạng hay tìm kiếm tà i liệu. M ục lục được xây dựng rihẳm lạo điều kiện cho người sử d ụ n g có Ihể đấi chiếu các dừ liệu về tài liệu đã biết với các biểu ghi trong mục lục để xác định ihư viện có tài liệu đó hay không. Nói cách khác, mục lục cho phép người sử dựng nhận dạng hoặc tìm kiếm tài liệu dựa trên các dừ liệu đã biết về tài liệu như tác giâ, nhan đề, chủ đ ề . .. C húc năn g tập ỉĩơ p tà i liệu. Chức năng này cho phép các biểu ghi của các tài liệu giống nhau hoặc có liên quan chặt chẽ với nhau về một phương diện hoặc dấu hiệu nào đó được tập họp vào mội chồ trong mục lục. Chẳng hạn, các tài liệu về cùng một chù đề được tập hợp lại với nhau trong mục lục chủ đề hay mục lục phân loại, các tài liệu của cùng một tác giả được xếp c ù n g nhau Irong mục lục chừ cái. N hờ đó, người sử dụng có thể biết được trong mộl thư viện, cơ quan thông tin có bao nhiêu tài liệu của một tác giả nào đó hoặc có bao nhiêu tài liệu về một chủ đề nào đó ... M ột Irong những cách tốt nhất để thực hiện chức năng tập hợp tài liệu !à thông qua quá trình kiểm soát tiêu đề chuẩn, đặc biệt là xây dựng hệ thống tham chiếu (chỉ chồ) qua lại. 108
Chức năn g đánh giá hay chọn lọc tà i liệu. Chức năng này cho phép người sừ dụng lựa chọn từ nhiều biểu ghi những tài liệu thích hợp nhất và tốt nhất chứa đựng kiến thức hoặc thông tin cần thiết. Chẳng hạn, người sử dụng có thế lựa chọn một lần xuất bản nào đó Irong nhiều lằn xuất bản khác nhau của cùng một tác phẩm hoặc lựa chọn nhừng tài liệu có cùng một nội dung nhưng được viết bời các tác giả khác nhau và được chứa trên các vật mang tin khác nhau... Chức n ă n g x á c định vị tr í tà i liệu. M ục lục phản ánh địa chỉ luu trìr tài iiệu troiig kho cúd m5t hDặc rrột số thư V’ện, cơ quan thông tin. N h ờ đó, người sừ đụng có thể dề dàng xác định được vị trí của tài liệu cần tìm. 5.1.3. C ác hình thức m ục lục thủ công 5. ĩ . 3.1. M ụ c lụ c sách t • Mục lục sách là mục lục được ghi chép hoặc in dưới dạng các tập sách. M ục lục sách thường ià các danh mục tài liệu được sắp xếp theo vần c h ữ cái tên tác già, nhan đề hoặc theo chủ đề. So với mục lục phiếu, mục lục sách có ưu điểm là có độ nén cao, cơ động, có thể đem theo để sử dụng ờ mọi nơi và có thể xem lướt nhanh. T u y nhiên, mục lục sách có hạn chế là chi phí cập nhật cao nên mục lục sách không được cập nhật thường xuyên như mục lục phiếu. Hiện nay mục lục sách vẫn đ ư ợ c sử dụng cùng với các loại mục lục khác trong nhiều thư viện. Đ ặc biệt, mục lục sách vẫn được sừ dụng n h ư phưưng tiện duy nhất để truy cập các tài liệu quí hiếm trong m ột số thư viện và cơ quan lưu trừ. 109
5.1.3.2. M ục lục p h iếu M ục lục phiếu là mục lục được tạo thành từ những phiêu mô tà (biểu ghi) với kích thước khác nhau. Hiện nay, kích thước của phiếu chuẩn ỉà 7,5 X 12,5 cm. Các phiếu mô tà có thể được chép tay, đánh m áy hoặc được in từ máy tính. Bên cạnh nhừng hạn chế như thiếu tính gọn nén, chiếm nhiều diện tích, không cơ động, mục lục phiếu cũng có các ưu điểm như dễ cập nhật và cho phép nhiều người sử dụng cùng một lúc. Hiện nay mục lục phiếu vẫn được sử dụng trong nhiều thư viện. Có nhiều lý do để các thư viện duy trì mục lục phiếu như thư viện không có khả năng và điều kiện trang bị phần m èm và thiết bị cần thiết cho mục lục điện từ; thư viện không có khả năng chuyền đôi hồi cổ hoàn toàn mục lục phiếu sang mục lục điện tử hoặc đơn giản là do nó phù hợp với thói quen của nsười sừ dụng thư viện. 5.1.4. T iêu c h í đánh giá ch ất lư ọìig m ục lục Dù được tồ chức dưới bất kỳ hình thức nào, một mục lục hiệu quả phải đảm báo một số tiêu chuẩn nhất định cho phép tra cứu và quản trị dễ dàng. C ó thể đánh giá chất lượng của một mục lục dựa trên các tiêu chí dưới đây. Tính linh h o ạ t và cập nhật. Việc bồ sung và thanh lọc tài liệu được tiến hành thường xuyên trong các thư viện, c ơ quan thông tin. M ục lục phải phản ánh kịp thời sự thay đổi trong vốn tài liệu của th ư viện, cơ quan thông tin. Tính linh hoạt ở mục lục phiếu cao hơn so với m ụ c lục dạng sách. C ó thể dễ dàng thêm vào hay loại bỏ các biểu ghi khỏi các hộp phiếu khi cần thiết. So với mục lục phiếu thì mục lục sách khó 110
cập nhật hơn vì một khi đã được in ra thì không thể thêm vào hoặc oại bỏ các biêu ghi được nữa, tiìr khi xuấl bản các phụ trương hoặc tái bản. Tuy nhiên, vì hiện nay các mục lục này được biên soạn bằng máy lính nên có thể thay đổi các biểu ghi hiện có m ột cách linh hoạt. Ví dụ, chi cần sừ dụng một lệnh đơn giản là có thề thay đồi hàng loạt biểu ghi, trong khi với mục lục phiếu thì phải sừa từng phiếu một. Tính thân thiện đối với ngu ờỉ s ử dụn g. M ục lục phải được tồ cliúc sao cho người sử d ạ n g có ihẻ tìni kiếni nhanh chóng và d l dàng các biểu ghi. Điều này đòi hòi cách sắp xếp các biểu ghi trong mục lục phải khoa học, phù hợp với thói quen tìm tin của người dùng lin và các hướng dẫn sử dụng phái rõ ràng, dễ hiểu. Tính kinh tế. M ục lục phái được tổ chức với các phương án hợp lý, có tính đến chi phí xây dựng, duy irì mục lục cũng n h ư hiệu quả k in h tế cùa mục lục. Phiếu dùng ch o các m ục lục phiếu dề sản xuất và chi phí không cao. Trong khi đó, giá thành biên soạn và xuất bản mục lục sách lư ơng đối cao nếu n h ư chi sản xuất Íí bản. N ếu số bản mục lục được xuất bản nhiều thì chi ph í sẽ thấp hơn so với mục lục phiếu. Tính s ử d ụ n g th u ận tiện. M ục lục phải gọn nhẹ, chiếm ít diện lích và dề dùng iruy cập đổi với người sử dụng. 5.1.5. C ác thành phần của hc thống m ục lục Một hệ thống mục lục truyền thống gồ m ba thành phần là mục lục công cộng, mục lục công vụ và hộp phiếu tiêu đề chuẩn. Mục lục c ô n g cộng (public access cataỉog) ià mục lục dành cho người sừ dụng truy cập tự do. Tùy theo cách sắp xếp các phiếu 111
mô tả, có thể chia mục lục công cộng thành mục lục chữ cái, mục lục phân loại, mục lục chủ đề. M ục lục công vụ là mục ỉục sừ dụng nội bộ (thường là mục lục vị trí, tổng mục lục c h ữ cái) phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của nhân viên thư viện. M ục lục vị tn phàn ánh lổ chức kho tài liệu của một thư viện. Các phiếu mô tả trong mục lục được sắp xếp theo trật tự của tài liệu trên giá. Vì vậy, mục lục vị tn còn được gọi là mục lục xếp giá. Các phiếu mô tả của mục lục vị trí thường phản ánh đầy đủ số lượng bản/tập và vỊ trí của các tài liệu trong kho, đặc biệt khi một thư viện có nhiều kho tài liệu. Mục ỉục vị tri thường được bao quàn và sử dụng nội bộ ở bộ phận tồ chức kho. Các hộp phiếu tiêu đề chuẩn chứa các phiếu thể hiện các hình thức tên cá nhân và tập thề, nhan đề thống nhất, tùng thư và các đề mục chủ đề đã được iựa chọn là các hình thức chuẩn để sử dụng như các tiêu đề trong một mục lục cụ thể. Các hộp phiếu tiêu đề chuẩn cũng chứa danh mục các tham chiếu đùng trong mục lục công cộng để chì chỗ từ dạng không chuẩn sang dạng chuẩn được sử dụng làm tiêu đề. Các hộp phiếu này thường được sử dụng nội bộ. 5.1.6. H ệ thống m ụ c lục c h ữ cái ( M L C C ) 5.1.6.1. K h á i niệm M ục lục chữ cái là hệ thống mục lục trong đó các phiếu mô tả được sắp xếp theo trật tự chữ cái tên lác giả hoặc nhan đề tài liệu được phản ánh trong mục lục. M ục lục chữ cái là hệ thống tìm tin được tổ chức theo sơ đồ tuyến tính. Trong mục lục chừ cái, thông tin về mồi tài liệu được 112
trình bày trên một phiếu mô tả. Các phiếu mô tả được sắp xếp dựa trên các đặc trưng hình thức cùa tài liệu là tên tác giả/nhan đề tài liệu. Cách sắp xếp này cho phép người sử dụng có thể trả lời được hai câu hỏi cơ bản sau: 1) T h ư viện có hay không một tài liệu cụ thể với tên tác giả và/hoặc nhan đề đ ã được biết trước; 2) T h ư viện có nhừng tác phẩm nào của một tác giả cụ thề. Mục lục chữ cái phản ánh đầy đủ và toàn diện vốn tài liệu cùa thư viện vì thành phần của mục lục không chỉ có các phiếu m ô tả chíĩỉh m à còn bao gồm các phiếu mỏ tả 00 s j n g và các phiếu chỉ chỗ. 5.1.6.2. Cấu trúc m u c luc c h ữ cái * ẹ Các thành phần của mục lục chừ cái bao gồm các phiếu mô tả, các phiếu tiêu đề và các phiếu chỉ chỗ. Phiếu m ô tả Phiếu m ô tả trình bày các yếu tố đặc trưng cơ bản của một lài liệu dưới một hình thức chuẩn hóa giúp người sử dụng nhận dạng và phân biệt tài liệu này với các tài liệu khác. Phiếu mô tà có kích thước theo qui định là 7,5 X 12,5cm . Có hai loại phiếu mô tả là phiếu mô tả chính và phiếu mô tả bồ sung. Phiếu m ô tả chính chứa đầy đủ các dữ liệu thư mục cho phép nhận dạng tài liệu và là thành phần chính trong các hệ thống mục lục. Phiếu mô tả bổ sung chứa m ô tả giản lược, hồ trợ cho phiếu mô tả chính nhằm m ở rộng khả nãng tìm tin cho người sừ dụng. Người ta chọn một trong các điểm truy cập làm tiêu đề của phiếu mô tả chính. Các điểm truy cập còn lại được sử dụng làm các tiêu đề của các phiếu mô tả bồ sung. Tên tác giả và nhan đề thường được dùng làm tiêu đề của phiếu m ô tả chính. 113
Phiếu tiêu đề Phiếu liêu đề được sứ dụng đổ phân chia giới hạn các phiếu mô tả theo các từ, cụm từ nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho người sừ dụng. Phiếu tiêu đề được làm bằng loại giấy cứng, có kích thước 7,5 X 12,5 c m và có phần n h ô lên c a o 1,5 c m (được gọi là g ờ phiếu). Có hai loại phiếu tiêu đề là phiếu liêu đề chính và phiếu tiêu đề phụ. Phiếu tiêu đề chính có phần 2 Ờ phiếu nhô lên ờ giữa, chiếm ^/3 chiều rộng của phiếu. Phiếu tiêu đề chính được sử dụng để phân định giới hạn các vần chừ cái cúa ngôn ngừ được sử dụn g hoặc các tác giả nổi tiếng, các cơ quan, tổ chức quan trọng. Phiếu tiêu đề phụ có gờ nhô lẻn bên phâi hoặc bên irái và chiếm '/3 hoặc Va chiều rộng của phiếu. Phiếu tiêu đề phụ được sừ dụng đề phân biệt các phiếu Irong cùng một vằn (ví dụ c, C hoặc H N. NH) hoặc các lác giả nồi tiếng, lác giả có nhiều tài liệu. P h iể u chỉ chỗ Đe kiếm soát tính thống nhất trong hệ thống mục lục nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho việc sứ dụng, bên cạnh các phiếu m ô tả mục lục chữ cái còn có các phiếu chi chỗ (cùng được xếp theo vần chữ cái). Phiếu chì chồ (“xem” , “dùng cho” ) được sứ dụng để hướng dẫn người sử dụng đến tiêu đề mô tà thống nhất được sứ dụng trong mục lục. Ví dụ; Trần xế Xương xem Tú Xương il4
Phiếu chỉ chỗ qua lại (“cũng x e m ”) được dùng để hướng dẫn người sử dụng lìm thêm những tiêu đề khác trong mục lục có liên quan đến vấn đề đang được tra cứu. 5.1.6.3. Cách tồ chức p h iếu m ô tả tron g m ụ c lục chữ cái C ó hai kiểu sắp xếp phiếu mô tả trong M L C C là kiểu từ điển và kiều phân đoạn. M ụ c lục c h ữ cái kiểu từ điển. Cách tổ chức theo kiểu từ điển được sử dụng phổ biến ờ M ỹ cho đến những năm 1990. Trong M L C C kiẻu từ điên, tất ca các phỉếu mô tả có tiêu đề là tên tác giả, nhan đề tài liệu, chủ đề được xếp chung theo trật tự chừ cái, lần lượt theo từng từ một. Cách sấp xếp này đơn giản, dễ tra cứu nếu số phiếu m ô tả lì và tập trung trong một ô phiếu. Tuy nhiên, khi thư viện phát triển, cách sắp xểp này trở nên cồng kềnh và phức tạp vì các phiếu mô tả sẽ được xếp dàn trải trong nhiều ô phiếu khác nhau. Khi đó, cách sắp xểp sẽ trờ nên phức tạp vì phải cân nhắc vị Iií của các phiếu mô tả. Chẳng hạn, phiếu mô tả các tác phẩm của Charles Dicken được sắp xếp sau hay trước các phiếu mô tà cùa các tác phẩm viết về ông? Ngoài ra, còn xuất hiện một vấn đề khác là các phiếu m ô tả các tài liệu về cùng một chủ đề bị phân tán ở nhiều chồ irong mục lục. Trên thực tế, mục lục kiểu từ điển vẫn được sử dụng phổ biến vì phần lớn người sừ dụng tìm tài liệu về một khía cạnh của vấn đề nhiều hơn là tìm hiểu vấn đề một cách toàn diện. Bên cạnh đó, người sử dụng có thể sử dụng hệ thống các phiếu chí chồ (“x e m ” , “cũng xem ”) để lìm các khía cạnh khác nhau của các vẩn đề. M ụ c lục c h ữ cá i kiểu p h â n đoạn. Mục lục chữ cái phân đoạn được đ ư a vào sử dụng từ nhừng năm 1930 để khắc phục nhược 115
điểm của mục lục kiểu từ điển. M ục lục chừ cái được phân chia thành hai ioại là mục lục chủ đề và mục lục chừ cái tác giả/nhan đề. Cách sẳp xếp phiếu m ô tả trong mục lục chừ cái kiểu phân đoạn đơn giản hơn trong mục lục kiều từ điền và việc tra cứu cũng dề dàng hơn tuy hiện tượng tài liệu về cùng một chủ đề bị phân tán vẫn không khắc phục được. Ngoài ra, với cách sắp xếp này lại có sự bất tiện khác là trước khi tra cứu người sử dụng phải xác định mình cần tìm theo tác giả, nhan đề hay chủ đề để sử dụng bộ phận mục lục tương ứng. Vì vậy, người sừ dụng cần được hướng dần và huấn luyện về cách tra cứu các hệ thống mục lục này. Có một số thư viện phân chia thành ba phằn riêng biệt là mục lục tác giả, mục ỉục nhan đề và mục lục chủ đề. Mặc dù cách sẳp xếp phiếu mô tả trong hệ Ihổng này có thể đơn giản nhưng cách tra cứu lại phức tạp hơn so với hệ thống được phân thành hai loại mục lục. Chẳng hạn, VỚI cách sắp xếp này, các phiếu m ô tả lác phẩm cùa Dickens được xếp dưới tên Dickens trong mục lục lác giá, các phiếu m ô tả với tiêu đề là nhan đề của các tiểu thuyết riêng lẻ của Dickens được xếp trong mục lục nhan đề và phiếu m ô lả các tài liệu về Dickens được xếp trong mục lục chủ đề. Cách tồ chức mục lục chủ đề sẽ được đề cập sau. Trong mục này chỉ đề cập cách tổ chức mục lục chừ cái tác giả và nhan đề được gọi là mục lục chữ cái (MLCC). C ác q u i tắc tồ chức. Qui tắc lổ chức chung nhẩt là tất cả các phiếu (bao gồm phiếu mô tà, phiếu tiêu đề, phiếu chỉ chồ) trong MLCC đều được xếp theo trật tự vần chữ cái của từng ngôn ngừ hay của ưm g hệ ngôn ngừ được chọn để thể hiện liêu đề m ô tả. Trong một số trường hợp, các phiếu được sắp xếp không theo nguyên tắc 116
này. Ví dụ, các tác phẩm của cùng m ột tác giả được xếp theo thứ tự lẩn lượt là toàn tập, tuyển tập và các tác phẳm riêng lẻ (ở phần này các tác phẩm được xếp theo trật tự chừ cái tên tác phẩm). Qui tắc tồ chức này được thề hiện qua các qui tắc cụ thể sau đây. - C ác phiếu mô tả trong M L C C được xếp theo trật tự vần chừ cái đầu tiên của tên tác giả hoặc nhan đề tài liệu. Nếu chữ cái đầu tiên giống nhau thì căn cứ vào các chừ cái tiếp theo. vr dụ: N guyễn Hiếu N guyễn Hữu Phước N guyễn Khắc Phê Khi xếp các phiếu mô tá bằng tiếng Việt, ngoài trật tự chừ cái còn phái theo trật tự các dấu lần ỉượt ià không dấu, dấu huyền, sắc, hòi, ngã, nặng. - Trong mồi vần chừ cái, tên tác giả được viết tắt phải xếp trước các tên tác giả được viết đầy đủ. - C ác tác giả Việt Nam được xếp theo vần chữ cái họ, tên đệm, tên riêng hoặc bút danh. Các tác giả nước ngoài được xếp theo họ, tên riêng, tên đệm đúng như mô tả trên phiếu. Nếu các tác giả trùng c ả họ, tên thì phân biệt theo nghề nghiệp hay thứ bậc irong gia đình. V í dụ: Nguyền Q uang Sáng, Đạo điền N guyền Quang Sáng, N hà vãn - Phiếu m ô tả các tác phẩm của một tác giả được xếp tập trung vào một chồ và iheo thứ tự sau: IỈ7
+ Tác phẩm của riêng tác già hoặc tác giả cùng viết với người khác được xếp theo thứ lự: toàn tập, tuyển tập, các tác phẩm riêng lẻ; + Các tác phẩm m à tác già Iham gia vào việc xuất bản với tư cách là người biên soạn, dịch, biên tập, hiệu đ ính... được xếp iheo vần chừ cái nhan đề tài liệu và không tính đến vai trò của tác giả trone việc xuất bản tài liệu; + Các tác phẩm nói về tác già thì phiếu mô tả bổ sung về tác giả đó được xếp theo thứ tự vần chữ cái họ tên người viết hoặc nhan đề của tác phẩm. - Tác giả có nhiều tên gọi khác nhau, tác già nước ngoài được dịch hoặc phiên âm theo nhiều cách khác nhau thì các phiểu mô tà iên quan đến tác phẩm hay bản Ihân tác giả được sắp xếp dưới tên thông dụng nhất và lập phiếu chỉ chồ cho các tên khác. Ví dụ: Phiếu chi chỗ: Lê Hữu Trác Xem Hải Thượng Lãn ô n g - Tác giả là tổ chức, cơ quan + Các tổ chức chính irị, cơ quan nhà nước, các tổ chức quốc gia và quốc tế với các lên gọi irong các thời kỳ khác nhau dược sắp xếp tập trung dưới lên gọi chính thức hiện nay của tổ chức hoặc cơ quan đó và có phiếu chi chỗ cho các tên gọi cũ. + Các tổ chức chính trị được xếp theo thứ lự chừ cái các tổ chức trực thuộc. 118
Ví dụ: Đảng Cộng sản Việt nam. Ban bí thư Ban chấp hành Bộ chính trị 9 Đại hội Thành ủy Tinh ùy + Các lần đại hội, hội ngh) của các tổ chức chinh Irị đưọc xép theo trật tự lớn dần của các kỳ đại hội, hội nghị. + Phiếu mô tả của các c a quan nhà nước Việi N am được xếp theo trình tự: Hiến pháp, luật Quốc hội Chủ tịch nước Chính phủ - Sắp xếp các phiếu mô tả theo vần chữ cái nhan đề tài liệu: + Các phiếu mô tả có tiêu đề bắt đầu bằng chữ số thì khi xếp phái chuyển số thành chừ và xếp theo thứ tự vần chữ cái. Ví dụ: 1001 đêm được xếp vào vần M - Một nghìn ỉc một đêm + Nếu một tác phẩm được tái bản nhiều lần thì xếp theo irình tự thời gian ngược từ mới đến cù (lần tái bản sau được xếp lên trên lan xuất bản trước). + Nếu một tác phẩm được xuất bản hoặc tái bản bởi nhiều nhà xuất bản khác nhau thì các phiếu mô tả được xếp theo trật tự sau: Năm xuất bản - Nơi xuất bản - Nhà xuất bản. 119
+ Các mạo từ đứng đầu nhan đề, tiêu đề thường được bò qua khi xếp phiếu mô tả, trừ tarờng hợp đó là một bộ phận không thể thiếu được trong tên cá nhân. - Sắp xếp các phiếu chỉ chồ: các phiếu chi chồ “cũng xem” được xếp trước các phiếu mô tả hay biểu ghi có cùng tiêu đề. Các bư ớc tổ chức. Việc tổ chức các phiếu mô tá trong M L C C bao gồm các bước cụ thế n h ư sau; - Bước 1: N hóm s a bộ các phiếu theo vần chừ cái: các thư viện thường sử dụn g các hộp phiếu, mồi hộp được chia thành nhiều ngăn nhỏ và được đánh dấu theo trật tự chữ cái để n h ó m phiếu sơ bộ. - Bước 2: x ế p phiếu vào các ô phiếu trong tủ mục lục theo các qui tắc sắp xếp phiếu. - Bước 3: Lập các phiếu hướng dẫn, chỉ chồ nếu cần. 5.1.7. Hệ thống mục lục phân loại 5 .1 .7 .l . K h á i niệm M ục lục phân loại (MLPL) là hệ thố ng m ụ c lục trong đó các phiếu m ô tả được sắp xếp theo các m ôn loại tri thức dựa trên một hệ thống phân loại nào đó. M ục lục phân loại phản ánh kho tài liệu của thư viện theo nội dung các ngành khoa học một cách hệ thống, ư u điềm của mục lục phân loại là không bị ảnh hường bời sự thay đổi thuật ngữ vì nó sử dụng các ký hiệu, chữ và/hoặc số thay cho từ ngừ. Nhược điểm lớn nhất c ủ a M L P L ỉà do được xây dựng dựa trên m ột khung phân loại nhất định nên nếu người dùng tin k h ô n g quen với các ký hiệu phân 120
loại thì sẽ gặp khó khăn khi tra cứu và nhiều khi cần có sự hướng dẫn cùa nhân viên thư viện. M ục lục phân loại là m ột trong những công cụ tra cứu quan trọng, đặc biệt là trong các thư viện không tồ chức kho mờ. M L P L giúp người dùng tin tra cứu lài liệu cần thiết theo các đề tài hoặc các lĩnh vực tri thức nhất định. M L P L là công cụ hỗ trợ nhân viên thư viện trong công tác bồ sung tài liệu, tra cứu tài liệu, biên soạn thư mục, lựa chọn tài liệu cho các triển lãm chuvên đ ề . .. 5.1.7.2. Cầu trú c m ụ c lụ c p h â n ỉoại Các bộ phận cấu thành M L P L bao gồm các phiếu mô tả, các phiếu tiêu đề, các phiếu chi chồ và phiếu ngăn. P h i ế u m ô tả Các yếu tố trong phiếu m ô tả được trình bày thống nhất theo một qui tắc m ô tả thư mục nhất định. K ý hiệu phân loại của tài liệu phải được thể hiện trên phiếu m ô tả. Đối với nhừng tài liệu có nội dung phản ánh nhiều vấn đề, nghĩa là có từ hai ký hiệu phân loại trở lên thì phải có phiếu bổ sung ch o các ký hiệu phân loại. Mỗi ký hiệu phân loại phải có một phiếu mô lả và các phiếu mô tả này sẽ được sắp xếp ở các vị trí khác nhau trong MLPL. P h iế u tiêu đề Trong M L P L cũng sừ d ụ n g các phiếu tiêu đề có gờ nhô lên như trong M LCC. Các phiếu tiêu đề được chia thành nhiều cấp tương đương với các lớp trong khung phân loại. Các phiếu tiêu đề có gờ nhô ỡ giừa thường được dành cho các lớp phân chia thử nhất 121
(tiêu đề cấp 1 ), thứ hai (tiêu đề cấp 2 ), đôi khi cho lớp thứ ba (ùôu đề cấp 3). Các phiếu có gờ nhô bèn phải hoặc bôn trái đành cho các cấp chia tiếp theo. Trên gờ phiếu tiêu đề ghi ký hiệu phân loại vù tên đề mục phân loại cùa khung phân loại được sử dụng. Trong thân phiếu ghi ký hiệu phân loại và tên các mục con ÍIVC thuộc. Ví dụ dưới đây là phiếu tiêu đề cấp I. Các phiếu tiêu đề cấp 3, cấp 4... cũng được m ô tả tưcmg lự. 3. Xã hội - Chính trị G ồm các mục: 3 ỉ. Thống kê. Hạch toán. Phân tích kinh tế 32. Chinh trị 33. Kinh lế. K h oa hoc kinh tế C á c p h iế u c h í chỗ Phiếu chi chồ q ua lại (“cũ n g x e m ” ) hướng dẫn người sử dụng tìm thêm ở các mục khác có liến quan để m ờ rộng nội dung và phạm vi tra cứu. Phiếu chỉ chồ đi (“ x e m ”) hướng dẫn người sử dụng lìm tài liệu ờ đề mục chính xác trong trường hợp tài liệu có nội dung được phản ánh ờ nhiều mục nhưng chỉ được xếp ở một mục nhất định. P h iế u n g ă n Các phiếu ngăn có kích thước bằng phiếu m ô là nhưng khác màu, được dùng để phân cách các phiếu m ô tả có cùng ký hiệu phân loại n hư n g khác nhau ở một số đặc điểm khác n h ư ngôn ngừ, loai hình tài liêu... 122
5.1.7.3. C ách tổ chứ c p h iếu m ô tả tro n g M L P L Sơ đồ tồ chức thông tin được áp dụng trong M L P L là sơ đồ đảo, nghĩa là các phiếu m ô tà được sắp xếp theo ký hiệu phân loại thể hiện nội dung tài liệu. Trong M LPL , các phiếu mồ tả có cùng ký hiệu phân loại được xếp chung sau mồi phiếu tiêu đề trên đó ghi ký hiệu phân loại và tên đề mục tương ứng trong khung phân loại. Đ ể thuận tiện cho việc tra 2 ỨU sat’ n c i phiếu tiôu đè chỉ nên xếp k h o ả r g 50 phiếu mô lả. Các phiếu m ô tả trong từng mục được xếp theo tùng lìhóm ngôn ngữ và có phiếu ngăn giừa các nhóm ngôn ngừ. T ron g mỗi nhóm ngôn ngừ, các phiếu m ô tả được xếp theo thứ tự vần chữ cái các tiêu đề mô tả (tên tác giả hoặc nhan đề tài liệu). C ũ n g có thể sắp xếp các phiếu m ô tả theo thứ tự thời gian ngược của năm xuất bản và các lần xuất bản tài liệu (tài liệu mới xuất bản được xếp lên íniớc các tài liệu cũ hơn) để ưu tiên giới thiệu các tài liệu mới. Mục iục phân loại được chứa trong các hộp phiếu trong tủ mục lục. Trên mồi hộp phiếu có nhãn ghi ký hiệu phân loại và các mục chứa trong hộp phiếu. 5.1.7.4. H ộp p h iếu tra ch íi đ ề - c h ữ cái Hộp phiếu tra chủ đ ề - c h ừ cái là công cụ hỗ trợ cho M L PL nhằm giúp người sứ dụng tra cứu M L P L m ột cách hiệu quả. Hộp phiếu tra chú đề - chừ cái gồm cấc đề m ục chủ đ ề được trình bày irên phiếu (có hình ihức như phiếu mò là và được gọi là phiếu Ira chủ đề ~ chữ cái) phản ánh nội dung của các tài liệu hiện có tại thư viện. Việc lổ chức hộp phiếu tra chủ đề - c h ừ cái thường được thực hiện đồng thời với việc tổ chức M LPL . Việc lập các phiếu tra chủ 123
đề - chừ cái được thực hiện trên cơ sở phân ioại tài liệu của thư viện hoặc cơ quan thông tin và Iheo các bước như sau: - D ự a trên nội du ng tài liệu để xác định chủ đề đặc trưng cùa tài liệu; - Đối chiếu chủ đề vừa được xác định với bảng tra chủ đề trong khung phân Ịoại để bảo đảm sự thống nhất thuật ngừ; - Trình bày đề mục chủ đề trên phiếu thông thường (7,5 X 12,5 cm). Mồi chủ đề được trình bày trên một phiếu. Phần góc phải cùa phiếu ghi ký hiệu phân loại của đề mục hoặc tiểu đề mục Nếu nội dung tài liệu gồm nhiều chủ đề riêng biệt và được thể hiện bằng nhiều ký hiệu phân loại thì mỗi ký hiệu phân loại phải được thể hiện trên một phiếu tra chủ đề. Các phiếu trong hộp phiếu chủ đề - chừ cái được sắp xếp theo vần chữ cái của các đề mục chủ đề. 5.1.8. M uc luc chủ đề • • 5.1.8.1. K h á i niệm M ục lục chủ đề là hệ thống mục lục trong đó các phiếu mô tả được sắp xếp theo chủ đề cùa tài liệu. M ục lục chủ đề phàn ánh vốn tài liệu cùa thư viện theo chù đề của nội du ng tài liệu. Mục lục chủ đề đặc biệt hữu dụng khi phản ánh nội dun g tài liệu thuộc các ngành khoa học ứng dụng. Vì vậy, mục lục này thường được sử dụng trong các ihư viện, cơ quan thông tin chuyên ngành. M ục lục ch ủ đề giúp người dùng tin tìm tài liệu cần thiết theo từng chủ để cụ thể. Đối với nhân viên thư viện, mục lục chủ đề là 124
công cụ hồ trợ biên soạn các thư mục chuyên đề, tra cứu theo yêu cầu, tuyên truyền, giới thiệu tài liệu theo các chuyên đ ề . .. 5.1.8.2. Cấu trúc m ục lụ c chủ đề t • Phiếu mô tả Phiếu mô tả trình bày đầy đủ các yếu tố mồ tả n h ư trong mục lục chừ cái. ở phía trên góc bên trái c ủ a phiếu ghì ký hiệu xếp giá của tài liệu. Các đề mục chủ đề của tài liệu và phụ đề (nếu có) được !iệl kê phía dưới các >ếu tố mô lả. Nếư lài liệu có trSĩi 2 đề mực chủ đề thì phải lập phiếu bồ sung cho các ch ủ đề. Phiếu tiêu đề T ron g m ục lục chủ đề cũng sử dụng các phiếu tiêu đề (bao gồm phiếu tiêu đề chính và phiếu tiêu đ ề phụ) để thể hiện các đề mục chủ đề, p h ụ đề và phân chia các phiếu trong cùng chủ đề. Thư viện có thể tự lập các phiếu liêu đề hoặc dựa trên một bảng đề mục chủ đề có sằn. Phiếu chỉ chỗ Phiếu chỉ chồ “ xem” chi từ đề mục chủ đề khồng thông dụng sang đ ề mục ch ủ đề thông dụng. Phiếu chi chồ “cùng xem” chỉ dẫn người sừ dụng đến các đề mục chủ đề khác có liên quan với chủ đề m à người sừ dụng quan tâm. 5.1.8.3. C ách tồ c k ú v phiếu tro n g m ụ c lụ c chủ đề Các phiếu tiêu đề được sắp xếp theo vần chữ cái cùa các đề mục chủ đề, không phân biệt chủ đề đơn hay phức. T ro ng từng đề mục chủ đề, các phiếu mô tà được sắp xếp theo trật tự c h ữ cái các tiêu đề m ô tả. 125
Các phiếu được chứa trong các hộp phiếu trong tủ mục lục. Trên mồi hộp phiếu có dán nhãn ghi đề mục chủ đề ở đầu và cuối hộp phiếu. 5.2. Các bộ phiếu thư mục Bộ phiếu thư mục là công cụ phản ánh các lồi liệu hoặc Ịhông tin về nhìmg vấn đề và đề tài thuộc diện phục vụ của cơ quan thông tin, thư viện, không phụ thuộc vào loại hình tài liệu và nơi bảo quản chúng. Tùy theo nhiệm vụ và đặc điẻm cùa tồ chức, các cơ quan thông tin, thư viện có thề xâv dựng các bộ phiếu thu mục như bộ phiếu tra cứu chính, các bộ phiếu chuyên đề, các bộ phiếu thư mục theo loại hình tài liệu, bộ phiếu tra cứu nhân vật, bộ phiếu tra cứu địa chí. 5.2.1. Bộ p h iế u t r a CÚII c h ín h Bộ phiếu tra cứu chính được sử dụng để irả lời các yêu cầu tin chuyên đề theo diện phục vụ của cơ quan thông tin, thư viện. Đặc điểm của bộ phiếu tra cứu chính là nó phản ánh các tài liệu về những chuyên đề chính cũng như những vấn đề có liên quan thuộc diện bao quát đề tài của cơ quan thông tin, thư viện, không phụ thuộc vào loại hình và nơi bào quản nhừng tài liệu đó. Bộ phiếu tra cứu chính không chi phản ánh các sách chuyên khảo, các báo cáo và nhừng lài liệu lưưng lự mà còn phản ánh cả các bài trích từ các tạp chí, tuyển tập và các chương mục của sách... Bộ phiếu này thường được xây dựng trong các c ơ quan thông tin hoặc thư viện chuyên ngành. 126