Giáo trình MS Access 2007

Chia sẻ: Bùi Trọng Quốc Viễn | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:45

Thêm vào BST

Báo xấu

303
lượt xem 167
download

Giáo trình MS Access 2007

Mô tả tài liệu

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Access cung cấp môi trường với các tiện ích mạnh mẽ để quản lý thông tin. Sử dụng Access, bạn có thể thực hiện được các nhiệm vụ quản trị dữ liệu khó khăn. Chương này là bước đầu tiên trong quá trình học và làm quen với các thuật ngữ cơ sở, cũng như cách để khởi động và thoát khỏi Access. Bạn sẽ được trợ giúp và nắm vững đại cương về những gì có thể làm với Access.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình MS Access 2007

́ ̀ Giao trinh MS Access 2007- Tac giả ILEN WYATT ́ ̀ Nguôn: quantrimang.com.vn MS Access - Chương 1: Thuật ngữ Access llen WyAtt Access cung cấp môi trường với các tiện ích mạnh mẽ để quản lý thông tin. Sử dụng Access, bạn có thể thực hiện được các nhiệm vụ quản trị dữ liệu khó khăn. Chương này là bước đầu tiên trong quá trình học và làm quen với các thuật ngữ cơ sở, cũng như cách để khởi động và thoát khỏi Access. Bạn sẽ được trợ giúp và nắm vững đại cương về những gì có thể làm với Access. Sau khi kết thúc chương này, bạn sẽ nắm được những kiến thức sau: Thế nào là cơ sở dữ liệu • Mối liên hệ giữa các table (bảng), form (báo biểu), query (truy vấn) tới một Cơ sở dữ liệu như • thế nào Thế nào là các bản ghi và trường dữ liệu • Cách khởi động Access • Môi trường làm việc của Access • Wizards trợ giúp như thế nào • Làm cách nào để nhận được sự trợ giúp khi sử dụng Access • Có thể sử dụng cả cơ sở dữ liệu và Access • Cách thoát khỏi Access • Bài 1: Làm quen với Access Trước khi đi sâu vào môi trường Access, có một vài thuật ngữ mà bạn cần phải làm quen. Chúng ta sẽ thảo luận về các thuật ngữ và phải chắc là bạn hiểu chúng. Cơ sở dữ liệu là gì? Cơ sơ dữ liệu là một tập hợp các thông tin có liên quan. Ví dụ, nếu tập hợp tất cả các bức ảnh cùng nhau, bạn sẽ có một cơ sở dữ liệu ảnh. Nếu tập hợp tất cả các bức ảnh có cùng chủ đề, bạn sẽ có một cơ sở dữ liệu gốc hoặc một tập con trong toàn bộ cơ sở dữ liệu. Nếu cơ sơ dữ liệu nhỏ (ví dụ như các hợp đồng bảo hiểm của bạn), bạn có thể quản lý thông tin bình thường. Trong những trường hợp như vậy, bạn phải sử dụng các phương pháp quản lý cũ như một bảng file hay một danh sách đơn giản trên giấy. Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu ngày càng nhiều, các thao tác quản lý trở nên khó hơn. Ví dụ, sẽ rất khó để quản lý bằng tay cơ sở dữ liệu về khách hàng trong một công ty lớn. Đây là lúc máy tính của bạn và hệ quản trị cơ sở dữ liệu có ích. Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu giúp bạn quản lý thông tin được nhanh và dễ dàng hơn. Trong Access, một cơ sở dữ liệu không chỉ có thông tin mà còn có các bảng thông tin đã được sắp xếp, cơ sở dữ liệu Access còn bao gồm cả mối quan hệ các truy vấn, báo biểu, báo cáo và các lệnh lập trình. Dưới đây là khái niệm về một số thuật ngữ thường dùng trong Access: Thế nào là một Table (bảng)? Trong Access, các bảng chứa thông tin thực tế trong cơ sơ dữ liệu, có thể có nhiều hơn một bảng. Thông tin trong mỗi bảng có thể liên quan tới thông tin trong các bảng khác. Ví dụ, bạn có một bảng 1
chứa bản ghi của tất cả các khóa cửa trong tòa nhà, một bảng khác phải có danh sách tất cả chìa khóa cho các khóa. Một bảng chứa tên của tất cả những người có chìa khóa. Cả 3 bảng có thông tin liên quan đến nhau, bởi vậy chúng tạo thành một cơ sở dữ liệu. Hình 1 mô tả mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu. Hình 1: Mối liên hệ giữa các bảng và cơ sở dữ liệu Bước đầu tiên trong việc tạo một cơ sở dữ liệu đó là xác định thông tin cần thiết. Tiếp theo, sử dụng Access để thiết kế bảng lưu trữ thông tin. Hình 2 minh họa xem ở chế độ Design view, bạn sử dụng chế độ Design view để chỉ định cấu trúc cho mỗi bảng. 2
Hình 2: Chế độ Design view cho bảng. Sau khi thiết kế xong các bảng, sử dụng chế độ Datasheet view để nhập và xem dữ liệu. Hình 3 minh họa cách xem dữ liệu bằng chế độ Datasheet view 3
Hình 3: Chế độ Datasheet view cho bảng Thế nào là một Query (truy vấn)? Khi làm việc với cơ sở dữ liệu lớn, tức là làm việc với các vùng riêng trên dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn có cơ sơ dữ liệu của một công ty, và muốn xem tất cả tên của khách hàng sinh sống tại Hà Nội. Với sự kiện như vậy, bạn nên dùng truy vấn. Một câu hỏi truy vấn dữ liệu như sau “Những khách hàng nào sinh sống tại Hà Nội?” Như vậy query được định nghĩa đó là việc truy vấn các thông tin của cơ sơ dữ liệu mà bạn muốn xem. Ví dụ, nếu cơ sở dữ liệu chứa tên của tất cả khách hàng mua một chi tiết sản phẩm nào đó, dùng truy vấn có thể đưa ra một danh sách tên các khách hàng đã mua ở trên. Một truy vấn khác yêu cầu chỉ đưa ra các khách hàng là trẻ em. Về cơ bản, một truy vấn giới hạn hoặc lọc thông tin từ một cơ sở dữ liệu. Khi bạn sử dụng query để lọc dữ liệu, Access chỉ hiển thị thông tin để đáp ứng truy vấn Tại sao nên sử dụng các truy vấn? Một cách cụ thể là bạn chỉ làm việc ở một phần của cơ sở dữ liệu, các truy vấn thực hiện dễ dàng đưa ra kết quả dưới dạng bản ghi theo một tiêu chuẩn nhất định. Access cho bạn thấy được sự rõ ràng, cụ thể hay phức tạp như bạn muốn trong các truy vấn. Bạn sẽ bắt đầu học về các truy vấn trong chương 6 “Sử dụng các truy vấn để xử lý dữ liệu” Thế nào là Form (biểu mẫu)? Một cơ sở dữ liệu tồn tại để lưu giữ thông tin. Sau khi xác định thông tin chứa trong cơ sơ dữ liệu, đó 4
là nơi bạn cần nhập dữ liệu; sau đó xem, thêm, hoặc thay đổi dữ liệu. Bạn nên sử dụng chế độ Datasheet view khi hoàn thành mỗi thao tác, có thể tạo một biểu mẫu hiển thị lên màn hình để nhập, xem và thay đổi thông tin. Trong Access, biểu mẫu (Form) hiển thị lên màn hình được gọi là form. Sử dụng form có thể hiển thị thông tin trong một bảng, đồng thời thêm các nút, text box, các nhãn và đối tượng khác để dữ liệu nhập dễ dàng hơn. Hình 3, bạn được thấy một bảng tương tự như Datasheet. Hình 4 biểu diễn ví dụ form được sử dụng để đưa thông tin vào như bảng. Chú ý: sử dụng form cung cấp giao diện tốt hơn cho người dùng. Hình 4: Ví dụ về sử dụng form để nhập thông tin cho bảng Record (Bản ghi) là gì? Bản ghi là một khối thông tin độc lập, như dữ liệu về công nhân hay khách hàng. Một bảng được tạo lên từ nhiều bản ghi. Ví dụ, nếu bạn có bảng chứa thông tin về tập hợp các thẻ chơi bóng chày, một bản ghi sẽ là thông tin riêng về 1 thẻ. Thông thường, các bản ghi đặt theo dòng trong một bảng, Access trình bày các bản ghi theo các dòng. Trường (Field) là gì? Bảng được tạo lên từ các bản ghi, bản ghi được tạo từ các trường. Như vậy, một trường là vùng thông tin nhỏ nhất trong cơ sở dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn có một bảng chứa danh bạ điện thoại, mỗi bản ghi biểu thị cho một người hay doanh nghiệp khác nhau. Lần lượt, các bản ghi này được tạo từ các trường riêng (như tên, địa chỉ, số điện thoại). 5
Hình 5: biểu diễn mối quan hệ giữa các trường, bản ghi, bảng và cơ sở dữ liệu. MS Access - Bài 2: Sử dụng môi trường Access Allen WyAtt Trước khi làm việc với Access, bạn cần khởi động chương trình. Khởi động Access có nhiều cách giống như khởi động các chương trình Windows khác. Đầu tiên, kích chuột vào menu Start, sau đó chọn Programs. Cách này sẽ hiển thị tất cả các chương trình đã được cài đặt trong hệ thống. Sau đó chọn Microsoft Access từ menu Programs. Ngay lúc đó, bạn sẽ thấy một thông báo “Welcome to Access”. Tại phía dưới củamàn hình, bạn có thể thấy thanh trạng thái hiển thị những gì xảy ra trong khi Access đang tải. Khi Access đã được khởi động, bạn sẽ thấy một hộp thoại hỏi muốn tạo một cơ sở dữ liệu mới (Create a new database) hay mở một cơ sở dữ liệu có sẵn (Open an existing file), Hình 1. Hình 1: Bạn có thể tạo một cơ sở dữ liệu mới hoặc mở một cơ sở dữ liệu có sẵn Trong các bài sau bạn sẽ học cách để tạo một cơ sở dữ liệu từ đầu. Hầu hết, bạn làm việc với cơ sở dữ liệu đó lặp đi lặp lại bởi vậy phía dưới của hộp thoại liệt kê danh sách 9 cơ sở dữ liệu gần nhất đã mở, cùng với lựa chọn More Files. Để thấy được cách Access làm việc, hãy mở một cơ sở dư liệu mẫu bằng Access. Để làm được việc 6
này, kích chuột vào lựa chọn More Files ở phía bên dưới hộp thoại, sau đó kích OK. Access hiển thị hộp thoại Open, hình 2 Hình 2: Hộp thoại Open Hộp thoai Open trông khá quen thuộc với bạn. Nó giống như hộp thoại sử dụng để mở các tài liệu trong mọi chương trình. Tất cả những thứ cần làm là phải chắc rằng chọn đúng ổ đĩa và thư mục, sau đó lựa chọn file bạn muốn mở. Thư mục con chứa các file cơ sở dữ liệu mẫu sẽ nằm trong thư mục cài đặt Office trên ổ đĩa chính. Nếu bạn cần trợ giúp ở ngoài nơi những cơ sở dữ liệu mẫu được định vị, bạn có thể sử dụng tính năng tìm kiếm trong Windows để tìm ra file Northwind.mdb. Xác định vị trí và file cần mở trong hộp thoại Open, tiếp đó kích chuột vào nút Open. Ngay lúc đó, cửa sổ chương trình Access xuất hiện như hình 3. 7
Hình 3: Cửa sổ chương trình Microsoft Access Trong cửa sổ chương trình Access, có một số mục chọn bạn nên chú ý. Mục đầu tiên là menu bar, được đặt tại phía trên cửa sổ Access. Khi làm việc, các menu dùng được có thể thay đổi phụ thuộc vào việc bạn đang thao tác với thành phần nào. Mục thứ hai là toolbar, hiển thị bên dưới thanh menu. Biểu tượng Toolbar cho bạn thực hiện các thao tác phổ biến dễ dàng và nhanh hơn. Cửa sổ Cơ sở dữ liệu Một trong những phần quan trọng trong môi trường Access là cửa sổ Database (Hình 3). Bạn sẽ thấy cửa sổ Database mỗi khi tạo hoặc tải một tệp cơ sở dữ liệu (chỉ làm việc được trên 1 cửa sổ). Như trong phần đầu tiên giới thiệu, bạn đã biết cơ sở dữ liệu chứa các bảng, biểu mẫu, truy vấn, báo cáo, và các đối tượng khác. Cửa sổ Database cho phép bạn chọn vùng cơ sở dữ liệu để làm việc. Phía bên trái cửa sổ là một loạt các nút cho biết loại đối tượng theo dõi cơ sở dữ liệu. Khi kích chuột vào một trong những nút đó, Access đưa ra danh sách các đối tượng. Ví dụ, nếu bạn nhìn vào cửa sổ Database hình 3, sẽ thấy danh sách các bảng có sẵn trong cơ sở dữ liệu Northwind. Khi bạn kích chuột vào nút Form thì sẽ thấy danh sách các biểu mẫu sẵn có (hình 4) 8
Hình 4: Form hiển thị các biểu mẫu có sẵn trong cơ sở dữ liệu Tìm hiểu về Wizard Access là một công cụ rất mạnh mẽ, nó giúp bạn có thể quản lý dữ liệu gần như theo cách mà bạn đã tưởng tượng ra. Với nhiều chương trình cơ sơ dữ liệu, bạn cần hiểu những lệnh phức tạp để sử dụng các tính năng đó. Điều đó là không đúng đối với nhiều tính năng trong Access. Để khắc phục được vấn đề này, Access sử dụng một loạt Wizard để từng bước hoàn thành các thao tác. Bạn có thể gọi các Wizard này bằng cách chọn các công cụ từ nhiều thanh công cụ khác nhau, cũng có thể chọn từ các menu ở trong cửa sổ cơ sở dữ liệu. Ví dụ, khi tạo một bảng mới trong cơ sở dữ liệu, chỉ cần kích đúp chuột vào Create Table By Using Wizard, nó sẽ hiện ra cửa sổ cơ sở dữ liệu như hình 3. Sau đó bước đầu tiên là Access khởi động Wizard (hình 5). Hình 5: Ví dụ về Wizard Bạn làm việc thông qua Wizard bằng cách trả lời những câu hỏi trong hộp thoại hoặc lựa chọn từ những thông tin được đưa ra. Thực hiện từng từng bước bằng cách kích chuột vào nút điều khiển ở 9
phía trên mỗi hộp thoại. Access cung cấp Wizard để giúp tạo cơ sở dữ liệu, các bảng, biểu mẫu, truy vấn, báo cáo và biểu đồ. Sử dụng Wizrad tạo các đối tượng trong biểu mẫu, báo cáo, thiết kế các nhãn và đưa ra thông tin. Thực tế, Wizard thực hiện các thao tác rất dễ dàng nên chúng được dùng trong suốt loạt bài này. Có rất nhiều phần bạn làm phải dựa vào Wizard. Khai thác sự trợ giúp Access cung cấp khá nhiều trợ giúp mà bạn có thể dùng bất kỳ lúc nào, có ba cách trợ giúp chính: Office Assistant • Hệ thống trợ giúp trực tuyến • ToolTips • Cách trợ giúp đơn giản nhất trong Access là ấn phím F1, nó sẽ hiển thị Office Assitant, đó là một hình ảnh hướng dẫn giúp bạn tìm ra câu trả lời cho những vấn đề cần thiết. Thường sử dụng Office Assitant khi có một thao tác cần thực hiện. Tính năng này giúp bạn trong suốt các thao tác để hoàn thành công việc. Nếu trong một vài trường hợp vì lý do gì đó, Office Assitant không xuất hiện khi ấn phím F1, bạn có thể gọi trợ giúp bằng cách chọn Show the Office Assistant từ menu Help. Nếu muốn đăng nhập vào hệ thống trợ giúp trong Access, sử dụng menu Help luôn sẵn có ở mọi lúc. Bạn có thể tuy nhập vào hệ thống Help bằng cách kích chuột vào nút Microsoft Access Help phía bên phải trên thanh công cụ, nó có hình dấu hỏi. Tính năng trợ giúp khác trong Access là context-sensitive help. Bắt đầu tính năng này bằng cách chọn What's This từ menu trợ giúp. Khi dùng trợ giúp này và kích chuột vào tùy chọn khác trong môi trường Access, hệ thống trợ giúp hiển thị nhiều thông tin sẵn có trong chủ đề cần trợ giúp. Ví dụ, khi bạn chọn What’s This và sau đó kích chuột vào một thanh công cụ trên Toolbar, bạn sẽ thấy thông tin chi tiết về công cụ đó. Context-sensitive help là tính năng rất mạnh mẽ có thể sử dụng để trợ giúp tức thời. Một tính năng nữa của Access là ToolTips. Những lời khuyên này hiển thị mọi nơi mà bạn chỏ chuột phía trên một công cụ lên toolbar. Ví dụ, Access hiển thị Tooltip như hình 6 nếu bạn di chuyển chuột lên trên công cụ hình cái kéo. Hộp nhỏ màu vàng xuất hiện phía dưới con trỏ cho biết mục đích của công cụ. Hình 6: ToolTips giúp bạn hiểu được mục đích của các công cụ MS Access - Bài 3: Xem xét đến khả năng làm việc 10
Allen WyAtt Khi bắt đầu sử dụng Access, bạn sẽ thấy ngạc nhiên về những gì có thể làm với chương trình. Bạn thực sự biết rằng Access là chương trình cơ sở dữ liệu với đầy đủ các tính năng được xây dựng để dễ dàng quản lý số lượng dữ liệu lớn. Nhưng làm cách nào để làm việc với chương trình? Bạn có thể làm gì với một cơ sở dữ liệu? Ở đầu chương này, bạn được biết một cơ sở dữ liệu là sự kết nối các thông tin có liên quan. Với điều này, bạn có thể sử dụng cơ sở dữ liệu để phân loại nhiều việc. Thực tế, bạn chỉ cần hình dung các công việc để phân loại. Không có công cụ nào là phù hợp để duy trì phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu hơn Access. Hai chi tiết cụ thể cần chú ý: • Nếu một số lượng dữ liệu duy trì ở mức nhỏ, sử dụng cơ sở dữ liệu có lẽ là không hợp lý. Ví dụ, bình thường thì bạn không sử dụng cơ sở dữ liệu để theo dõi những cái nồi và chảo trong nhà bếp. Mặc dù bạn có thể làm được, nhưng nó không thực tế khi sử dụng một cơ sở dữ liệu cho thao tác đơn giản như vậy hơn là cách quản lý truyền thống trên giấy tờ. • Nếu thông tin chỉ được lưu trữ trong thời gian ngắn, giá trị của cơ sở dữ liệu không có hiệu quả. Ví dụ, bạn không sử dụng cơ sở dữ liệu để theo dõi tin nhắn qua điện thoại trừ khi bạn muốn lưu giữ chúng trong một thời gian dài, có lẽ liên quan đến việc phân tích. Access cho phép bạn làm những gì? Access đưa ra những ý tưởng cơ sở dữ liệu và chuyển đổi chúng vào thực tế. Với Access, bạn có thể tạo môt cơ sở dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng để làm việc ngay. Ví dụ, bạn muốn trình bày một cơ sở dữ liệu theo dõi tập hợp các đĩa CD. Access thực hiện rất dễ dàng, bạn có thể xác định một cơ sở dữ liệu đơn giản hoặc một cơ sở dữ liệu có quan hệ với các CD trong một bảng, các nghệ sĩ, studios, và CD sẵn có ở các bảng khác nhau. Thậm chí còn có cơ sở dữ liệu chứa các mẫu nhạc. Khi thiết kế cơ sở dữ liệu, bạn có thể sử dụng Access để tạo input forms như hình 1. Hình 1: Tập hợp các CD trong biểu mẫu. 11
Nhập dữ liệu vào biểu mẫu sẽ lưu được thông tin trong cơ sở dữ liệu nhanh và dễ dàng hơn. Ban đầu, khi tạo một cơ sở dữ liệu có thể khiến bạn nản chí, nhưng bằng cách áp dụng các phương pháp được giới thiệu trong cuốn sách này, bạn sẽ tạo được cơ sở dữ liệu trong thời gian ngắn. Trong trường hợp đặc biệt, Access cung cấp công cụ phát triển được sử dụng để tạo các ứng dụng mạnh mẽ. Bạn có thể khai thác các biểu mẫu bằng cách sử dụng custom controls (các điều khiển tùy ý) (như các nút, danh sách, và các điều khiển tương tự), sử dụng những quy tắc thông qua các dữ liệu đặc biệt, thậm chí tạo Visual Basic cho các ứng dụng lập trình để xử lý dữ liệu. Gắn những mã này tới các nút và các điều khiển trên biểu mẫu. Một ứng dụng như vậy – được tạo bởi Access – hình 2. Hình 2: Biểu mẫu với các nút điều khiển Kết quả là một ứng dụng tùy chỉnh được triển khai trong Access. Các dự án như vậy thường ít quan trọng trong thực tế vàhọ có thể cần vài tháng để phát triển. Nhưng Access sẽ cho bạn những công cụ cần thiết để quản lý dự án và tận dụng được phần lớn thời gian phát triển. Bất cứ cơ sở dữ liệu nào bạn cần, đơn giản hay phức tạp, nhanh hay trong giai đoạn tiến triển. Access cung cấp các công cụ và môi trường cần thiết để làm nổi bật dữ liệu hơn nữa. Access giúp bạn khai thác theo nhiều cách mới để xem xét và làm việc. Quản Trị Mạng - Bạn có thể tạo một cơ sở dữ liệu mới từ đầu hoặc từ cơ sở dữ liệu wizard. Tạo cơ sở dữ liệu mới Để tạo một cơ sở dữ liệu mới từ đầu: - Kích chọn Microsoft Office Button. - Chọn New. - Chọn biểu tượng New Blank Database. 12
Hình 1: Tạo cơ sở dữ liệu từ New Blank Database – Nhập tên cho cơ sở dữ liệu vào phần vùng bên phải ngay sau khi chọn New Blank Database. - Kích Create để tạo. Hình 2: Bước hoàn thành tạo Database mới Các mẫu cơ sở dữ liệu Để tạo một cơ sở dữ liệu mới từ các mẫu cơ sở dữ liệu: - Kích Microsoft Office Button. - Kích New. - Chọn mẫu cơ sở dữ liệu bạn muốn tạo. 13
Hình 3: Tạo cơ sở dữ liệu từ Templates - Nhập tên cho cơ sở dữ liệu. - Kích nút Download để tạo một cơ sở dữ liệu mới từ mẫu đó. Hình 4: Hoàn thành việc tạo Database từ Templates MS Access - Bài 5: Tạo bảng Table Views Có hai cách xem bảng trong Access và thêm dữ liệu vào bảng: Design View và Datasheet View. 14
Trong chế độ Design View, bạn có thể xem tất cả các trường với các kiểu dữ liệu và sự mô tả về bảng (nếu có). Để xem bảng ở chế độ Design View: - Kích mũi tên xuống của nút View. - Chọn Design View. Đối với các bảng mà đã được thêm vào cơ sở dữ liệu trước đó thì có thể không xem được (nếu muốn xem thì bạn chọn tên bảng đó, kích chuột phải vào bảng và chọn Design View). Chế độ Design view cho bảng DMKhach Trong chế độ Datasheet View, bạn có thể hiển thị các bản ghi trong một bảng, mỗi một dòng là một bản ghi. Tiêu đề cột là các trường bạn định nghĩa cho cơ sở dữ liệu. Để xem ở chế độ Datasheet View: 15
- Kích vào mũi tên xuống ở nút View. - Chọn Datasheet View. Chế độ Datasheet View cho bảng DMKhach Thêm các trường mới Có nhiều cách để thêm các trường mới vào một cơ sở dữ liệu. Các trường mới có thể được thêm trong chế độ Datasheet View hoặc Design View. Có hai cách để thêm một trường mới trong chế độ Datasheet View: Add New Field hoặc New Field Button. Để thêm một New Field trong Datasheet: - Kích cột Add New Field Để thêm một trường mới sử dụng nút New Field: - Kích tab Datasheet trên vùng Ribbon. - Chọn nút New Field. - Chọn kiểu trường bạn muốn để thêm từ cửa sổ Field Templates. Để thêm một trường mới trong chế độ Design View: - Kích nút Design View. - Kích vào trường sẵn có tiếp theo. - Nhập tên trường vào cột Field Name. 16
Các kiểu dữ liệu Có nhiều kiểu dữ liệu mà một trường có thể được xác định. Khi tạo một trường mới trong cơ sở dữ liệu, bạn nên đặt kiểu dữ liệu thích hợp cho trường đó. Bảng sau liệt kê các kiểu dữ liệu cho các trường: Kiểu dữ liệu Ý nghĩa Text Kiểu văn bản, số, hay chuỗi không quá 255 ký tự Memo Tương tự như trường văn bản, có thể chứa kiểu text, số, hay dữ liệu không quá 2GB. Number Kiểu số không quá 16bytes Date/Time Kiểu ngày và giờ Currency Kiểu tiền tệ không quá 8bytes và chính xác tới 4 số thập phân AutoNumber Access tạo một số duy nhất cho mỗi bản ghi mới. Thường dùng làm khóa chính cho bảng. Yes/No Kiểu logic (đúng/sai) OLE Object Kiểu nhúng và kết nối đói tượng (hình ảnh, tài liệu, đồ họa) không quá 2GB Hyperlink Địa chỉ siêu lien kết như các địa chỉ Web Attachment Đính kém như ảnh, bảng tính, tài liệu và biểu đồ Chỉnh sửa kiểu dữ liệu trong trường Khi tạo các bảng, bạn nên xác định các kiểu dữ liệu của bảng sao cho phù hợp với kiểu dữ liệu mà được xác định cho trường. Để chỉnh sửa kiểu dữ liệu trong Datasheet View: - Kích trường bạn muốn xác định. - Chọn tab Datasheet trên vùng Ribbon. - Kích mũi tên xuống phía bên phải Data Type. - Chọn kiểu dữ liệu mà sẽ xác định cho trường đó. Để chỉnh sửa định dạng của dữ liệu: - Kích trường bạn muốn định dạng. - Chọn tab Datasheet trên Ribbon. - Chọn mũi tên phía bên phải Format và chọn kiểu định dạng phù hợp. 17
Để chỉnh sửa Data Type trong chế độ Design View: - Chọn Design View - Chọn tên trường bạn muốn để định nghĩa hay tạo một trường mới. - Kích Data Type. - Chọn Data Type thích hợp. - Định dạng trường trong hộp thoại Field Properties. MS Access - Bài 6: Quản lý bảng Trong việc quản lý bảng, chúng ta có thể xóa bảng, đổi tên, và tạo các mô tả về bảng sao cho phù hợp với nội dung chứa trong bảng dữ liệu. Xóa bảng Để xóa bảng: - Mở cơ dở dữ liệu bạn muốn bằng cách kích Microsoft Office Button và chọn Open. 18
- Kích phải vào bảng và chọn Delete. Đổi tên bảng Để đổi tên một bảng: - Mở cơ sở dữ liệu từ Microsoft Office Button và kích Open. - Kích phải vào bảng và chọn Rename. 19
- Nhập tên mới. Thêm phần mô tả cho bảng Để thêm phần mô tả cho bảng: - Mở cơ sở dữ liệu bằng cách kích Microsoft Office Button và chọn Open. - Kích phải vào bảng và chọn Table Properties. - Kích vào vùng Description. - Nhập phần mô tả. 20