Giáo trình tin học Microsoft Excel

Chia sẻ: Tongdaithanh Thanh | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:89

Thêm vào BST

Báo xấu

260
lượt xem 106
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Microsoft Excel là một phần mềm dùng để tính toán, tổ chức và phân tích dữ liệu, nằm trong bộ Office của hãng Microsoft - Excel là một chương trình dùng các bảng để tổ chức, sắp xếp, trình bày dữ liệu được sưu tập hàng ngày, hàng tháng, hàng quý,…. Excel giúp cho người dùng tính toán và xử lí dữ liệu thành kết luận theo các vấn đề cần báo cáo dựa trên các công thức và các hàm có sẵn....

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình tin học Microsoft Excel

Giáo trình tin học Microsoft Excel 2000 1
Giới thiệu về Microsoft Excel - Microsoft Excel là một phần mềm dùng để tính toán, tổ chức và phân tích dữ liệu, nằm trong bộ Office của hãng Microsoft - Excel là một chương trình dùng các bảng để tổ chức, sắp xếp, trình bày dữ liệu được sưu tập hàng ngày, hàng tháng, hàng quý,…. Excel giúp cho ng ười dùng tính toán và xử lí dữ liệu thành kết luận theo các vấn đề cần báo cáo dựa trên các công thức và các hàm có sẵn. 2
Mục đích và yêu cầu của môn học  Mục đích: - Giúp bạn làm quen với cách xử lí dữ liệu bằng bảng tính điện tử, ứng dụng nó trong việc lập bảng lương, hồ sơ nhân viên, khách hàng và các phiếu chi thu, nhập xuất, nhật ký chứng từ, các bảng trích ngang,… - Cung cấp cho bạn cách tạo bảng tính chuyên nghiệp trong việc lập kế hoạch dự trù trong kinh doanh sau đó có thể minh hoạ các số liệu đó bằng biểu đồ.  Yêu cầu: - Làm quen với các thành phần cơ bản của bảng tính Excel. - Biết cách tạo lập, tính toán, thống kê các số liệu. - Biết cách trình bày bảng tính và trình bày dữ liệu bằng biểu đồ . 3
Chương 1: Các khái niệm cơ bản 1.Cách khởi động và thoát: Khởi động Cách 1: Start/Programs/Microsoft Excel - Cách 2: Kích đúp lên biểu tượng Excel trên màn hình Desktop - Cách 3: Start/Run/ gõ Excel. exe /Kích OK - Cách thoát: Cách 1: File/ Chọn Exit - Cách 2: kích chuột vào dấu X trên góc phải màn hình - Cách 3: Kích đúp vào biểu tượng Excel trên góc tría màn hình - Cách 4: Alt+F4 - 4
2. Môi trường làm việc của Excel: Thanh tiªu đề Thanh công cụ Thanh menu Thanh công thức Vùng làm việc Tên Sheet 5
3. Cửa sổ Workbook: Một Workbook tối đa 255 sheets. - Tạo mới: File/New - Lưu : File/Save - Mở : File/Open - Đóng: File/Close - Mỗt Sheets là một bảng tính. - Đổi tên Sheets: - Kích chuột lên tên sheet. - Chọn Format/Rename hoặc Kích chuột phải lên tên Sheets chọn Rename. Gõ tên mới/ Enter. 6
4. Cấu tạo một sheet: Một sheet có 255 cột (Column) được đánh số bằng các kí tự ch cái: A, B,. . .AA,AB. . . IV gọi là địa chỉ cột. + Một sheet co 65.536 hàng (Rows) được đánh số từ 1, 2, . . . 65536 gọi là địa chỉ hàng + Giao của hàng và cột là ô (cell). Một ô được thông qua và . 7 Ví dụ: A1 (cột A dòng 1)
5. Đặt Password Vào menu File/ Chọn Save hoặc Save as.../Chọn Tools/ chọn  General Options.../ Đánh Password để mở và sửa cho WorkBook/Click Ok và nhập lại Password để xác nhận. Hoặc vào Menu Tools/Protection   Protect Sheets: Đặt mật khẩu cho Sheet  Protect Workbook: Đặt cho t ệp (hay Work)  Protect and Sharing WorkBook: Đặt m ật kh ẩu và chia s ẻ WorkBook 8
Chương II. Nhập Liệu trong Excel 1. Cách nhập dữ liệu: - Kích chuột vào ô cần nhập - Hoặc dùng các phím di chuyển đến ô cần nhập - Kết thúc nhập có thể gõ Enter để xuống ô tiếp theo hoặc Tab để sang ô bên cạnh. - Muốn xuống dòng trong một ô nhấn Alt+Enter - Nếu muốn xoá dữ liệu vừa nhập nhấn Esc 9
2. Các kiểu dữ liệu: Kiểu chuỗi (Label): Là một hoặc nhiều kí tự chữ và số. Không  dùng giá trị là Label để tính toán. Một Label có th ể dài 32000 kí t ự Kiểu số (Number): Số có thể chứa các kí tự bao gồm: 0, 1, 2, 3, 4,  5, 6, 7, 8, 9. +, -, (), /, %, E, e. Excel xem ngày và th ời gian nh ư là s ố do đó nếu chúng ta nhập thời gian và ngày tháng không h ợp l ệ nó sẽ biến thành kiểu Label. Chúng ta có thể thay đổi kiều ngày tháng mặc định của máy tính theo ý mình bằng cách: Chọn Start/Settings/Control Panel/ Ch ọn Regional Settings/Date và - khai báo lại kiểu ngày tháng Công thức: Nếu một ô là kết quả của một công thức thì nó có dạng:  = công thức Ví dụ: =A8*B7 10
Trong kiểu công thức có thể kèm các hàm tính toán Các toán tử thường dùng: Toán tử Tên toán tử Ví dụ Kết quả Cộng + =4+8 12 Trừ - =12-8 4 * Nhân =12*8 96 / Chia =12/4 3 ^ Mũ =8^4 4096 , >, Nối chuỗi =“Hồng”& “Nhung” HồngNhung & Tham chiếu : =Sum(B5:B15) , Ngăn cách =Sum(B5:B9,D4:D8) Phần trăm % =8*4% 0.32 11
Các báo lỗi thường gặp khi nhập công thức: − #DIV/0!: Trong công thức có phép toán chia cho số 0. − #N/A:(No Value Is Available) không có giá trị nào áp dụng − #NUM!: Các con số trong công thức không hợp lý − #REF!: Trong công thức có tham chiếu đến những ô không tồn tại, hoặc đã bị xoá − #VALUE!: Trong công thức dùng sai kiểu dữ liệu, như cộng trừ các dữ liệu dạng chuỗi làm cho kết quả trở nên vô nghĩa − #NAME!: Sử dụng tên ô, vùng không hợp lý hoặc nhập dữ liệu dạng chuỗi không để trong nháy đôi “ ” − #NULL!: bạn đã chèn hai khu vực không giao tiếp nhau 12
3. Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối  Địa chỉ tương đối: Khi sao chép công thức có địa chỉ tương đối thì địa chỉ ô trong  công thức sẽ được cập nhật và thay đổi thành địa chỉ tương đối khác  Địa chỉ tương đối được viết như sau: =  =B5  Địa chỉ tuyệt đối: Khi sao chép công thức có địa chỉ tuyệt đối thì địa chỉ ô trong  công thức không thay đổi  Địa chỉ tuyệt đối được viết như sau: =$$  =$B5; =B$5; =$B$5 13
4. Chèn chú thích Chèn chú thích vào ô:  Xác định ô cần chèn chú thích - Chọn Insert/Comment hoặc kích phải chuột lên ô cần chú thích - và chọn Insert comment. Gõ chú thích vào hộp .Kết thúc bằng kích chuột ra khỏi comment Muốn chỉnh sửa lại chú thích chọn Edit Comment • Hiện thị tất cả các chú thích: View/ Chọn Comment • Muốn xoá chú thích: Chọn ô có chú thích, Vào Edit/ Chọn • Clear/ Chọn Comments 14
5.Chèn các Hyperlink(siêu liên kết) *Tạo liên kết đến một ô của Sheet khác trong Worbook -Chọn ô, hoặc một đối tượng cần tạo liên kết -Chọn Insert/ hyperlink/ Chọn Place in this Document Type the cell reference: đánh địa chỉ ô cần tham chiếu Trong khung Or select a...: chọn Sheet cần tham chi ếu Click OK 15
*Tạo liên kết đến đối tượng khác - Chọn ô cần chèn siêu liên kết - Chọn Insert/Hyperlink/Chọn Existing File or Web Page/ Chọn Recent Files, hoặc Browsed Pages, hoặc Inserted Links - Chọn tên tệp/Chọn OK *Tạo liên kết đến một tệp mới: - Chọn Insert/ hyperlink/ Chọn Create new Document - Name of new Document: Gõ tên tệp cần tạo - OK *Tạo liên kết gửi thư điện tử - Chọn Insert/ Hyperlink/ Chọn E- mail Address. - Gõ địa chỉ E- mail/ Chọn Ok - Khi Click vào siêu liên kết  xuất hiện hộp thoại để soạn thảo e-mail 16
6. Xử lí dữ liệu: dữ liệu:  Xoá  Chọn ô chứa dữ liệu cần xóa. Chọn Edit/Clear. Có 4 kiểu xoá: All: Xoá toàn bộ Formats: Chỉ xoá phần định dạng của ô Contents: Chỉ xoá phần nội dung dữ liệu trong ô Comments: Chỉ xoá phần chú thích của ô  Di chuyển hoặc sao chép dữ liệu: Chọn ô hoặc vùng cần di chuyển (sao chép). + Di chuột nằm trên khung viền ngoài của khối ô chọn, giữ chuột và kéo đến vị trí cần di chuyển đến (nếu sao chép vừa di chuột vừa giữ Ctrl) + Hoặc chọn Edit/Cut (hoặc Copy) xác17 ịnh ô đến đ
7. Đánh dãy số tự động cho một cột  Nếulà một nhãn có kí tự số cuối cùng hoặc là dãy số thì chúng ta có thể đánh tự động tăng dần bằng cách như sau: Gõ vào ô đầu tiên giá trị đầu tiên của dãy.  Gõ vào ô thứ hai giá trị thứ hai của dãy.  Hiệu của hai ô này là giá trị bước nhảy của dãy.  Chọn cả hai ô.  Kích chuột vào dấu hình vuông ở góc ô.  Giữ và kéo chuột đến hết dãy   Hoặc vào Edit/chọn Fill/chọn series 18
Chương 3. Định dạng 1. Cố định hàng, cột như tiêu đề: Khi dữ liệu nhiều thì chúng ta nên cố định hàng và cột  để dễ nhận dữ liệu quan sát. Xác định vị trí ô sáng nằm phía dưới các hàng và nằm  bên phải các cột cần giữ lại như tiêu đề Chọn Window/ Freeze Panes (Muốn bỏ thì chọn  Unfreez Panes) 19
2. Chèn ô, chèn dòng, chèn cột Chèn ô:  Chọn Insert/cells/ Hộp thoại chèn ô, hàng, cột hiện ra. • Chọn Shift cells right :Chèn khối ô và đẩy dữ liệu sang ph ải bắt đầu từ cột đầu tiên khối ô chọn • Shift cells down: Chèn khối ô và đẩy dữ liệu xuống dưới bắt đầu từ hàng đầu tiên trong khối ô chọn Chèn dòng:  Chọn vị trí hàng cần chèn. Chọn Insert/Rows Hoặc kích chuột phải lên hàng cần chèn chọn Insert Rows Chèn cột:  Chọn vị trí cột cần chèn. Chọn Insert/Column Hoặc kích phải chuột lên cột cần chèn chọn Insert Column Chèn thêm Sheet mới  Vào Insert/ WorkSheet Hoặc Click chuột phải tại tên một WorkSheet/2Chọn Insert 0