Hệ thống Hoạch định Nguồn lực
Doanh nghiệp
Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một
gia tăng buộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản
phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, và tốt hơn
đối thủ. Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn
thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực
trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có
công cụ hữu hiệu là các hệ thống phần mềm quản trị doanh
nghiệp. Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng trở nên phổ
biến và thiết yếu với doanh nghiệp. Tuy vậy, phổ biến trên thị
trường phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp hiện nay mới chỉ
là các sản phẩm áp dụng cho hệ thống kế toán hay quản lý công
văn giấy tờ, chưa xuất hiện những hệ thống tích hợp có khả năng
bao quát toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.
Những năm gần đây, một khái niệm mới được giới thiệu tại Việt
Nam- Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (Enterprise
Resource Planning, ERP).
Không ít tập đoàn, nhà quản lý doanh nghiệp hàng đầu thế giới
coi ERP là chìa khóa cho thành công của doanh nghiệp. ERP
cũng được giảng dạy như một môn học tại các trường đại học
hàng đầu về quản trị doanh nghiệp.
1. Sơ lược về ERP
Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp- Enterprise
Resource Planning (ERP) là một thuật ngữ được dùng liên đến
đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính
hỗ trợ , để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của
nó, bao gồm: kế toán, phântích tài chính, quản lý mua hàng, quản
lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuát, quản lý hậu cần, quản
lý quan hệ với khách hàng, v.v... Mục tiêu tổng quát của hệ thống
này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanhnghiệp như
nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi
cần, bằn cáhc sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.
Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép doanh
nghiệp cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ
khác nhau để đạt được mục tiêu trên.
Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module).
Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần
mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân
hệ có thể hoạt động độc lâp nhưng do bản chất của hệ thống
ERP, chúng kết nôi với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các
phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các
phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như
sau:
• Kế toán: Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ
nữa như sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố
định, quản lý tiền mặt, danh mục đầu tư, v.v... Các phân hệ kế
toán là nền tảng của một phần mềm ERP;
• Mua hàng;
• Hàng tồn kho;
• Sản xuất;
• Bán hàng;
• Quản lý nhân sự và tính lương; và,
• Quản lý quan hệ với khách hàng, cổ đông, và công chúng.
Các phần mềm ERP được xây dựng thường hợp nhất các thông
lệ tốt nhất ở nhiều hoạt động tác nghiệp khác nhau của công ty.
Do đó, công ty có thể dễ dàng áp dụng các thông lệ tốt nhất
thông qua việc cài đặt một hệ thống ERP.
2. Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng ERP
2.1 Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy
ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị
đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có
đầy đủ thông tin.Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý
cấp cao phải dựa vào nhiều n guồn để có được thông tin cần thiết
dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công
ty. Với hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách
dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và trong
thời gian thực. Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ