Hình thức của hợp đồng kinh doanh -
yếu tố không nên xem nhẹ!
Bill Gates, trong một lần phỏng vấn các ứng
viên thi tuyển vào Microsoft, đã đặt câu hỏi:
“Theo các bạn, đâu là yếu tố duy trì sự ổn định
và thành công của các hoạt động kinh doanh
ngày nay?”. Một ứng viên đã trả lời: “Đó là tính chặt chẽ của hợp
đồng”. Nhiều người khi đó đã nghi ngờ sự nghiêm túc trong câu
trả lời của ứng viên này, chỉ duy nhất Bill Gates là không nghĩ
như vậy. Ông đã cho ứng viên này điểm tối đa.
Trên thương trường, bất kể hoạt động kinh doanh nào của bạn
với đối tác bên ngoài cũng đều được thể hiện thông qua hợp
đồng. Đây chính là ràng buộc pháp lý về nghĩa vụ của các bên
trong kinh doanh. Khá nhiều các tranh chấp kinh doanh ngày nay
đều xuất phát từ những bất cập của hợp đồng. Nhiều công ty, tập
đoàn lớn trên toàn thế giới đã tổ chức bộ phận pháp lý riêng để
xem xét, đánh giá và tư vấn cho mình trước khi ký kết các hợp
đồng. Nhiều chuyên gia kinh tế từng đặt câu hỏi: Đâu là yếu tố
quan trọng nhất của một thương vụ làm ăn? Phần lớn câu trả lời
nhận được là: tính chặt chẽ và hình thức của hợp đồng.
Tại Ford, một trong những hãng sản xuất xe hơi lớn nhất thế
giới, bên cạnh hàng nghìn các hợp đồng mua bán xe hơi mỗi
ngày, hãng còn tham gia vào rất nhiều giao dịch kinh doanh khác
như đầu tư, phân phối, mua nguyên vật liệu… John Mene, cố vấn
pháp luật của Ford, cho biết: “Trung bình mỗi ngày, các giám đốc,
trưởng phòng ban của hãng chúng tôi phải ký kết gần 3000 hợp
đồng khác nhau. Và chỉ cần một hợp đồng có sai sót thôi cũng đủ
để chúng tôi mất đi hàng triệu USD. Do vậy, quá trình soạn thảo
và ký kết hợp đồng luôn được thực hiện rất chặt chẽ, có nhiều
chữ ký của các nhân viên tham gia vào việc soạn thảo hợp đồng”.
Hợp đồng kinh doanh, dù được soạn thảo bằng văn bản hay chỉ
là những thỏa thuận bằng lời, đều đóng vai trò là “hòn đá tảng”
cho các hoạt động đầu tư và phần lớn các hoạt động kinh doanh
khác của công ty. Mỗi hợp đồng sẽ là cơ sở tạo thành các yếu tố
liên quan, từ đó thiết lập các quan hệ kinh doanh giữa các đối tác
như nhân lực, khách hàng, nhà thầu, chi phí, quyền lợi và trách
nhiệm…Xây dựng được mẫu hợp đồng chuẩn sẽ giúp công ty tập
trung quản lý vào các vấn đề thiết yếu. Muốn vậy, trước tiên, các
công ty phải xác định rõ mối quan hệ làm ăn, sau đó là xác định
những điều khoản và nội dung thiết yếu của mối quan hệ kinh
doanh đó, chẳng hạn như quyền và trách nhiệm của các bên, bồi
thường như thế nào khi có thiệt hại xảy ra… Những bản dự thảo
hợp đồng tạm trong quá trình lên kế hoạch kinh doanh sẽ đảm
bảo cho công ty sớm nhận diện và xử lý kịp thời các vấn đề thiết
yếu có thể bị bỏ qua.
Thực tế cho thấy đã có nhiều trường hợp các bên giao kết hợp
đồng với nhau và tiến hành các hoạt động kinh doanh, nhưng rồi
khi một tranh chấp nhỏ xảy ra, một trong hai bên đối tác lại lợi
dụng sự thiếu chặt chẽ trong hợp đồng để thu lợi riêng cho mình.
Chẳng hạn, nếu đối tác ký kết hợp đồng với bạn chưa có giấy
phép đăng ký kinh doanh và quá trình thực hiện hợp đồng kinh
doanh có phát sinh tranh chấp, mà đến trước thời điểm phát sinh
tranh chấp họ vẫn chưa hoàn tất thủ tục pháp lý đó để thực hiện
phần việc đã thoả thuận trong hợp đồng, thì hợp đồng kinh doanh
này bị coi là vô hiệu toàn bộ. Lúc này, người thiệt hại sẽ là bạn
bởi bạn là người kinh doanh hợp pháp, nhưng trong trường hợp
này bạn sẽ không có căn cứ để yêu cầu bên đối tác kinh doanh
thực hiện các nghĩa vụ đã ký kết.
Tự do thoả thuận là một trong những nguyên tắc quan trọng trong
giao kết hợp đồng kinh doanh. Điều này có nghĩa là các bên
được phép lựa chọn hình thức thích hợp khi ký kết hợp đồng.
Tuy nhiên, để bảo đảm an toàn pháp luật trong các giao dịch hợp
đồng giữa các bên, cũng như để bảo vệ trật tự pháp luật và lợi
ích kinh doanh đối với một số loại hợp đồng pháp luật đòi hỏi
người chịu trách nhiệm ở công ty giao kết hợp đồng phải tuân
theo những hình thức nhất định, ngược lại, hợp đồng đó sẽ
không có hiệu lực. Vì thế, yếu tố hình thức hợp đồng kinh doanh
và ảnh hưởng của nó đến hiệu lực của hợp đồng sẽ rất quan
trọng trong các hoạt động kinh doanh.
ình thức của hợp đồng là cách thức thể hiện ý chí ra bên ngoài
dưới hình thức nhất định của các chủ thể hợp đồng. Thông qua
cách thức biểu hiện này, người ta có thể biết được nội dung của
giao dịch kinh doanh đã xác lập. Hình thức của hợp đồng có ý
nghĩa đặc biệt quan trọng trong tố tụng, bởi đó là chứng cứ xác
nhận các quan hệ kinh doanh đã và đang tồn tại giữa các bên, từ
đó xác định trách nhiệm khi có vi phạm xảy ra. Hình thức của hợp
đồng có thể là lời nói, văn bản hoặc các hành vi cụ thể. Trong
trường hợp pháp luật có quy định giao dịch kinh doanh phải được
thể hiện bằng hình thức văn bản hoặc phải được công chứng,
chứng thực, đăng ký hay xin phép thì các bên phải tuân thủ quy
định về hình thức khi ký kết hợp đồng.