Hình thức của hợp đồng kinh doanh -
yếu tố không nên xem nhẹ!
Bill Gates, trong một lần phỏng vấn các ứng viên thi tuyển vào
Microsoft, đã đặt câu hỏi: “Theo các bạn, đâu là yếu tố duy trì
sự ổn định và thành công của các hoạt động kinh doanh ngày nay?”. Một
ứng viên đã trả lời: “Đó là tính chặt chẽ của hợp đồng”. Nhiều người khi
đó đã nghi ngờ sự nghiêm túc trong câu trả lời của ứng viên này, chỉ duy
nhất Bill Gates là không nghĩ như vậy. Ông đã cho ứng viên này điểm tối
đa.
Trên thương trường, bất kể hoạt động kinh doanh nào của bạn với đối tác
bên ngoài cũng đều được thể hiện thông qua hợp đồng. Đây chính là ràng
buộc pháp lý về nghĩa vụ của các bên trong kinh doanh. Khá nhiều các
tranh chấp kinh doanh ngày nay đều xuất phát từ những bất cập của hợp
đồng. Nhiều công ty, tập đoàn lớn trên toàn thế giới đã tổ chức bộ phận
pháp lý riêng để xem xét, đánh giá và tư vấn cho mình trước khi ký kết các
hợp đồng. Nhiều chuyên gia kinh tế từng đặt câu hỏi: Đâu là yếu tố quan
trọng nhất của một thương vụ làm ăn? Phần lớn câu trả lời nhận được là:
tính chặt chẽ và hình thức của hợp đồng.
Tại Ford, một trong những hãng sản xuất xe hơi lớn nhất thế giới, bên cạnh
hàng nghìn các hợp đồng mua bán xe hơi mỗi ngày, hãng còn tham gia vào
rất nhiều giao dịch kinh doanh khác như đầu tư, phân phối, mua nguyên
vật liệu… John Mene, cố vấn pháp luật của Ford, cho biết: “Trung bình
mỗi ngày, các giám đốc, trưởng phòng ban của hãng chúng tôi phải ký kết
gần 3000 hợp đồng khác nhau. Và chỉ cần một hợp đồng có sai sót thôi
cũng đủ để chúng tôi mất đi hàng triệu USD. Do vậy, quá trình soạn thảo
và ký kết hợp đồng luôn được thực hiện rất chặt chẽ, có nhiều chữ ký của
các nhân viên tham gia vào việc soạn thảo hợp đồng”.
Hợp đồng kinh doanh, dù được soạn thảo bằng văn bản hay chỉ là những
thỏa thuận bằng lời, đều đóng vai trò là “hòn đá tảng” cho các hoạt động
đầu tư và phần lớn các hoạt động kinh doanh khác của công ty. Mỗi hợp
đồng sẽ là cơ sở tạo thành các yếu tố liên quan, từ đó thiết lập các quan hệ
kinh doanh giữa các đối tác như nhân lực, khách hàng, nhà thầu, chi phí,
quyền lợi và trách nhiệm…Xây dựng được mẫu hợp đồng chuẩn sẽ giúp
công ty tập trung quản lý vào các vấn đề thiết yếu. Muốn vậy, trước tiên,
các công ty phải xác định rõ mối quan hệ làm ăn, sau đó là xác định những
điều khoản và nội dung thiết yếu của mối quan hệ kinh doanh đó, chẳng
hạn như quyền và trách nhiệm của các bên, bồi thường như thế nào khi có
thiệt hại xảy ra… Những bản dự thảo hợp đồng tạm trong quá trình lên kế
hoạch kinh doanh sẽ đảm bảo cho công ty sớm nhận diện và xử lý kịp thời
các vấn đề thiết yếu có thể bị bỏ qua.
Thực tế cho thấy đã có nhiều trường hợp các bên giao kết hợp đồng với
nhau và tiến hành các hoạt động kinh doanh, nhưng rồi khi một tranh chấp
nhỏ xảy ra, một trong hai bên đối tác lại lợi dụng sự thiếu chặt chẽ trong
hợp đồng để thu lợi riêng cho mình. Chẳng hạn, nếu đối tác ký kết hợp
đồng với bạn chưa có giấy phép đăng ký kinh doanh và quá trình thực hiện
hợp đồng kinh doanh có phát sinh tranh chấp, mà đến trước thời điểm phát
sinh tranh chấp họ vẫn chưa hoàn tất thủ tục pháp lý đó để thực hiện phần
việc đã thoả thuận trong hợp đồng, thì hợp đồng kinh doanh này bị coi là
vô hiệu toàn bộ. Lúc này, người thiệt hại sẽ là bạn bởi bạn là người kinh
doanh hợp pháp, nhưng trong trường hợp này bạn sẽ không có căn cứ để
yêu cầu bên đối tác kinh doanh thực hiện các nghĩa vụ đã ký kết.
Tự do thoả thuận là một trong những nguyên tắc quan trọng trong giao kết
hợp đồng kinh doanh. Điều này có nghĩa là các bên được phép lựa chọn
hình thức thích hợp khi ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, để bảo đảm an toàn
pháp luật trong các giao dịch hợp đồng giữa các bên, cũng như để bảo vệ
trật tự pháp luật và lợi ích kinh doanh đối với một số loại hợp đồng pháp
luật đòi hỏi người chịu trách nhiệm ở công ty giao kết hợp đồng phải tuân
theo những hình thức nhất định, ngược lại, hợp đồng đó sẽ không có hiệu
lực. Vì thế, yếu tố hình thức hợp đồng kinh doanh và ảnh hưởng của nó
đến hiệu lực của hợp đồng sẽ rất quan trọng trong các hoạt động kinh
doanh.
Hình thức của hợp đồng là cách thức thể
hiện ý chí ra bên ngoài dưới hình thức nhất
định của các chủ thể hợp đồng. Thông qua
cách thức biểu hiện này, người ta có thể biết
được nội dung của giao dịch kinh doanh đã xác lập. Hình thức của hợp
đồng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong tố tụng, bởi đó là chứng cứ xác
nhận các quan hệ kinh doanh đã và đang tồn tại giữa các bên, từ đó xác
định trách nhiệm khi có vi phạm xảy ra. Hình thức của hợp đồng có thể là
lời nói, văn bản hoặc các hành vi cụ thể. Trong trường hợp pháp luật có
quy định giao dịch kinh doanh phải được thể hiện bằng hình thức văn bản
hoặc phải được công chứng, chứng thực, đăng ký hay xin phép thì các bên
phải tuân thủ quy định về hình thức khi ký kết hợp đồng.
Có thể nói, hình thức hợp đồng được hiểu là sự thể hiện nội dung của hợp
đồng và những thủ tục mà pháp luật quy định bắt buộc các bên giao kết
hợp đồng phải tuân thủ khi ký kết một số loại hợp đồng nhất định.
Việc đưa ra hình thức bắt buộc đối với một số loại giao dịch là nhằm mục
đích lưu ý các bên cần thận trọng hơn khi giao kết kinh doanh và nhằm
đảm bảo tính rõ ràng của việc tồn tại các giao dịch kinh doanh, quyền và
nghĩa vụ cũng như đặc điểm của quan hệ pháp luật kinh doanh.
Một trong các vấn đề mà các chuyên gia về pháp luật kinh doanh quan tâm
là hình thức hợp đồng có ảnh hưởng đến hiệu lực của hợp đồng như thế
nào. Về vấn đề này, pháp luật của các nước có những quan điểm và cách
tiếp cận khác nhau.
Ở nhiều nước trên thế giới, pháp luật có những điều khoản cụ thể đối với
một số hợp đồng, bắt buộc từng loại phải được thể hiện bằng hình thức
nhất định, nếu vi phạm quy định này, hợp đồng đã ký kết sẽ không có giá
trị pháp lý. Vi phạm các quy định bắt buộc về hình thức sẽ ảnh hưởng trực
tiếp đến pháp luật và trật tự công. Vì vậy, chừng nào sự thống nhất của các
bên chưa được thể hiện bằng những hình thức nhất định theo đòi hỏi của
pháp luật thì chừng đó chưa có hợp đồng. Pháp luật một số nước coi sự vi
phạm về hình thức là vi phạm lợi ích công cộng nên hợp đồng vô hiệu
tuyệt đối. Ví dụ, pháp luật của Đức đã đưa ra các đòi hỏi đầu tiên là phải
tuân thủ nghiêm ngặt điều kiện về hình thức để nhằm bảo vệ những người
không có kinh nghiệm đối mặt với những tình huống bất ngờ, cũng như để
hạn chế phương pháp chứng cứ. Tuy nhiên, việc pháp luật quy định hợp
đồng phải được thiết lập bởi những hình thức nhất định sẽ vô tình tạo nên
khoảng cách nhất định giữa sự thỏa thuận mong muốn của các bên với hiệu
lực của hợp đồng. Hay ở một số nước theo hệ thống luật Anh - Mỹ
(common law), người ta quan niệm hình thức văn bản là bắt buộc đối với
các hợp đồng có giá trị. Đơn cử Anh và Úc, hợp đồng bắt buộc phải được
lập thành văn bản khi giá trị của nó lớn hơn 10 bảng Anh. Quy định này