Hợp đồng kinh doanh - xây dựng thế nào?
Bill Gates trong một lần phỏng vấn các ứng viên thi tuyển vào Microsoft
đã hỏi: “Theo các bạn, đâu là yếu tố duy trì sự ổn định và thành công của các
hoạt động kinh doanh ngày nay?”. Một ứng viên đã trả lời: “Đó là tính chặt
chẽ của hợp đồng?”.
Nhiều người khi đó đã nghi ngờ câu trả lời trên của ứng viên này, chỉ duy
nhất có Bill Gates không nghĩ như vậy. Ông đã cho ứng viên này điểm tối đa.
Xuyên suốt các hoạt động kinh doanh thường nhật, mỗi một công ty đều
nên tạo cho mình những chuẩn hợp đồng riêng. Việc xây dựng các mẫu hợp đồng
chặt chẽ sẽ đảm bảo và duy trì thành công của các kế hoạch kinh doanh.
Tại Ford, một trong những hãng sản xuất xe hơi lớn nhất thế giới, bên cạnh
hàng nghìn các hợp đồng mua bán xe hơi mỗi ngày, hãng còn tham gia vào rất
nhiều giao dịch kinh doanh khác như đầu tư, phân phối, mua nguyên vật liệu,…
John Mene, một cố vấn pháp luật của Ford cho biết: “Trung bình mỗi ngày, tại
Ford, các giám đốc, trưởng phòng ban phải ký kết gần 3000 hợp đồng khác nhau.
Và chỉ một hợp đồng có sai sót thôi cũng đủ để chúng tôi mất đi hàng triệu USD.
Do vậy, quá trình soạn thảo và ký kết hợp đồng luôn được thực hiện rất chặt chẽ,
có nhiều chữ ký nháy của các nhân viên tham gia vào việc soạn thảo hợp đồng”.
Các hợp đồng kinh doanh, dù được soạn thảo bằng văn bản hay bằng
miệng, đều đóng vai trò là “hòn đá tảng” cho các hoạt động đầu tư và phần lớn các
hoạt động kinh doanh khác của công ty. Một hợp đồng sẽ hình thành các yếu tố
liên quan từ đó thiết lập các quan hệ kinh doanh giữa các đối tác như nhân lực,
khách hàng, nhà thầu, chi phí, quyền lợi và trách nhiệm,…Xây dựng các mẫu hợp
đồng chuẩn sẽ giúp công ty tập trung quản lý vào các vấn đề thiết yếu. Để dự thảo
một bản hợp đồng thiết lập nên các mối quan hệ kinh doanh, đầu tiên, các công ty
phải xác định rõ mối quan hệ làm ăn. Sau đó là xác định những điều khoản và nội
dung thiết yếu của mối quan hệ kinh doanh đó, chẳng hạn như quyền và trách
nhiệm của các bên, bồi thường như thế nào khi có thiệt hại xảy ra. Những bản dự
thảo hợp đồng sớm trong quá trình lên kế hoạch kinh doanh sẽ đảm bảo cho công
ty sớm nhận diện và xử lý kịp thời các vấn đề thiết yếu có thể bị bỏ qua.
Có nhiều lý do để các bản hợp đồng mẫu được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ đem lại
nhiều lợi ích cho công ty trong các hoạt động đầu tư và kinh doanh:
Thứ nhất, các mẫu hợp đồng kinh doanh cho phép công ty quy chuẩn hoá
các mối quan hệ làm ăn với các đối tác khác nhau trên thị trường.
Thứ hai, bản hợp đồng mẫu sẽ giúp quá trình soạn thảo hợp đồng chính
thức sau này được dễ dàng và nhanh chóng hơn. “Từ khi các bản mẫu hợp đồng
được sử dụng lặp đi lặp lại nhiều lần, công ty chúng tôi có thể đánh giá và ước
lượng được sự cần thiết để tuỳ biến các nội dung của hợp đồng chính thức trong
mọi giao dịch kinh doanh”, một giám đốc kinh doanh của Ford cho biết.
Thứ ba, nhờ hợp đồng được soạn thảo kỹ lưỡng, bao quát các yếu tố khác
nhau của việc kinh doanh mà các nhà quản lý cấp cao và cố vấn pháp lý của công
ty chỉ cần thông qua một văn bản hơn là mỗi một giao dịch kinh doanh lại phải
thông qua một văn bản khác nhau. Do vậy, các quy trình làm việc và hoạt động tại
công ty cũng sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều.
Tuỳ thuộc vào loại hình kinh doanh, chủng loại sản phẩm và dịch vụ trên
thị trường, các phân lớp khách hàng riêng biệt của mình mà mỗi công ty sẽ có
những bản hợp đồng cụ thể và chi tiết khác nhau. Tại tập đoàn lớn thường có một
tập hợp các mẫu và loại hợp đồng phục vụ cho hoạt động kinh doanh và đầu tư của
mình. Khi thực hiện một giao dịch kinh doanh nào đó, các nhân viên kinh doanh
hay nhân viên luật chỉ cần tìm ra lĩnh vực đó và xây dựng nên một bản hợp đồng
hoàn chỉnh từ những mẫu được soạn sẵn. Có một số loại hợp đồng thông dụng,
bao gồm:
- Hợp đồng bảo mật (thiết lập các thông tin cá nhân bí mật)
- Hợp đồng khách hàng (thiết lập mối quan hệ với khách hàng)
- Hợp đồng phân phối (thiết lập mối quan hệ với các nhà bán lẻ và phân
phối)
- Hợp đồng lao động (thiết lập mối quan hệ với nhân viên)
- Hợp đồng bảo hành và từ chối bảo hành (thiết lập mối quan hệ với khách
hàng về việc sử dụng các sản phẩm hay dịch vụ)
- Hợp đồng mua bán (thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp và các nhà
thầu phụ)
- Hợp đồng chi tiết công nghiệp
Văn hoá và trình độ kinh doanh của mỗi công ty thể hiện ở việc giao tiếp
trong đàm phán và ký kết hợp đồng. Đó là mối quan hệ giữa người bán và người
mua, là văn hoá trong giao tiếp với khách hàng, với đối tác kinh doanh, là “lời
chào cao hơn mâm cỗ”, là làm thế nào để tạo ra sự tôn trọng cho khách hàng và
đối tác qua sự chặt chẽ và nghiêm túc của các bản hợp đồng. “Xây dựng và chuẩn
bị các bản hợp đồng kinh doanh cũng đồng nghĩa với việc xây dựng thành công
trong các giao dịch kinh doanh và thiết lập hình ảnh đẹp về công ty trong con mắt
đối tác”, một chuyên gia pháp luật của Mỹ đã nhận định như vậy.