CÔNG TY ABCD
QUI TRÌNH
SO N TH O VĂN B NẠ Ả Ả
Mã tài li u: HC-16ệ
Hà N i, 15/02/2008ộ
QUY TRÌNH SO N TH O VĂN B NẠ Ả Ả Mã tài li u: HC-16ệ
Phiên b n: Ver 1.0ả
Ngày ban hành: 15/02/08
B ng theo dõi s a đ i tài li uả ử ổ ệ
Ngày s a đ iử ổ V trí ịN i dung s a đ iộ ử ổ L n s aầ ử Ghi chú
Ng i biên so nườ ạ Phó ban ISO Giám đ cố
H và tênọ
Ch kýữ
________________________________________________________________________________________________
B n quy n tài li u này thu c Công ty ABCD do Ban ISO biên so n và ki m soát. Tài li u này không đ c sao chép ho c s a ch a m t ph n hay toàn bả ề ệ ộ ạ ể ệ ượ ặ ử ữ ộ ầ ộ
mà không có s phê chu n b ng văn b n c a Giám đ c công ty.ự ẩ ằ ả ủ ố
S trang ố2 / 8
QUY TRÌNH SO N TH O VĂN B NẠ Ả Ả Mã tài li u: HC-16ệ
Phiên b n: Ver 1.0ả
Ngày ban hành: 15/02/08
I/ M C ĐÍCH:Ụ
- Cung c p m t ph ng pháp th ng nh t trong vi c so n th o các tài li u.ấ ộ ươ ố ấ ệ ạ ả ệ
- Đ m b o các tài li u đ c tri n khai áp d ng m t cách nh t quán v hình th c vàả ả ệ ượ ể ụ ộ ấ ề ứ
cách trình bày.
- Nâng cao tính hi u l c, hi u q a c a tài li u.ệ ự ệ ủ ủ ệ
II/ PH M VI:Ạ
- H ng d n này áp d ng cho t t c các lo i tài li u trong m i ho t đ ngướ ẫ ụ ấ ả ạ ệ ọ ạ ộ
III/ Đ NH NGHĨA:Ị
- Không có.
IV/ N I DUNG:Ộ
1 BIÊN SO N CÔNG VĂN QUY T Đ NHẠ Ế Ị
1.1. Kh gi y, ki u trình bày và đ nh l trang văn b nổ ấ ể ị ề ả
a) Kh gi yổ ấ
-Các tài li u, công văn đ c trình bày trên gi y kh A4 (210 mm x 297 mm). ệ ượ ấ ổ
- Các lo i văn b n nh gi y gi i thi u, gi y biên nh n h s , phi u g i, phi u chuy nạ ả ư ấ ớ ệ ấ ậ ồ ơ ế ử ế ể
có th đ c trình bày trên gi y kh A5 (148 mm x 210 mm) ho c trên gi y m u in s n.ể ượ ấ ổ ặ ấ ẫ ẵ
b) Ki u trình bàyể
-Trình bày theo chi u dài c a trang gi y kh A4 (đ nh h ng b n in theo chi u dài). ề ủ ấ ổ ị ướ ả ề
- Tr ng h p n i dung văn b n có các b ng, bi u nh ng không đ c làm thành các phườ ợ ộ ả ả ể ư ượ ụ
l c riêng thì văn b n có th đ c trình bày theo chi u r ng c a trang gi y (đ nh h ngụ ả ể ượ ề ộ ủ ấ ị ướ
b n in theo chi u r ng).ả ề ộ
c) Đ nh l trang văn b n (đ i v i kh gi y A4)ị ề ả ố ớ ổ ấ
- Trang m t tr c:ặ ướ
L trên: cách mép trên t 20-25 mm;ề ừ
L d i: cách mép d i t 20-25 mm; ề ướ ướ ừ
L trái: cách mép trái t 30-35 mm;ề ừ
L ph i: cách mép ph i t 15-20 mm.ề ả ả ừ
________________________________________________________________________________________________
B n quy n tài li u này thu c Công ty ABCD do Ban ISO biên so n và ki m soát. Tài li u này không đ c sao chép ho c s a ch a m t ph n hay toàn bả ề ệ ộ ạ ể ệ ượ ặ ử ữ ộ ầ ộ
mà không có s phê chu n b ng văn b n c a Giám đ c công ty.ự ẩ ằ ả ủ ố
S trang ố3 / 8
QUY TRÌNH SO N TH O VĂN B NẠ Ả Ả Mã tài li u: HC-16ệ
Phiên b n: Ver 1.0ả
Ngày ban hành: 15/02/08
- Trang m t sau:ặ
L trên: cách mép trên t 20-25 mm; ề ừ
L d i: cách mép d i t 20-25 mm;ề ướ ướ ừ
L trái: cách mép trái t 15-20 mm;ề ừ
L ph i: cách mép ph i t 30-35 mm. ề ả ả ừ
1.2. K thu t trình bày các thành ph n th th c văn b nỹ ậ ầ ể ứ ả
Các thành ph n th th c văn b n đ c trình bày nh sau:ầ ể ứ ả ượ ư
a) Qu c hi u:ố ệ
- Qu c hi u đ c trình bày t i ô s 1.ố ệ ượ ạ ố
- Dòng ch trên: C ng hoà xã h i ch nghĩa Vi t Nam>>> đ c trình bày b ng ch inữ ộ ộ ủ ệ ượ ằ ữ
hoa, c ch t 12 đ n 13, ki u ch đ ng, đ m.ỡ ữ ừ ế ể ữ ứ ậ
- Dòng ch d i: Đ c l p - T do - H nh phúcccc đ c trình bày b ng ch in th ng,ữ ướ ộ ậ ự ạ ượ ằ ữ ườ
c ch t 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m; ch cái đ u c a các c m t đ c vi t hoa,ỡ ữ ừ ế ể ữ ứ ậ ữ ầ ủ ụ ừ ượ ế
gi a các c m t có g ch ngang nh ; phía d i có đ ng k ngang, nét li n, có đ dàiữ ụ ừ ạ ỏ ướ ườ ẻ ề ộ
b ng đ dài c a dòng ch .ằ ộ ủ ữ
b) Tên c quan, t ch c ban hành văn b n:ơ ổ ứ ả
- Tên c quan, t ch c ban hành văn b n đ c trình bày t i ô s 2.ơ ổ ứ ả ượ ạ ố
- Tên c quan, t ch c ch qu n c p trên tr c ti p đ c trình bày b ng ch in hoa, cơ ổ ứ ủ ả ấ ự ế ượ ằ ữ ỡ
ch t 12 đ n 13, ki u ch đ ng.ữ ừ ế ể ữ ứ
- Tên c quan, t ch c ban hành văn b n đ c trình bày b ng ch in hoa, c ch t 12ơ ổ ứ ả ượ ằ ữ ỡ ữ ừ
đ n 13, ki u ch đ ng, đ m; phía d i có đ ng k ngang, nét li n, có đ dài b ng tế ể ữ ứ ậ ướ ườ ẻ ề ộ ằ ừ
1/3 đ n 1/2 đ dài c a dòng ch và đ t cân đ i so v i dòng ch .ế ộ ủ ữ ặ ố ớ ữ
c) S , ký hi u c a văn b n:ố ệ ủ ả
- S , ký hi u c a văn b n đ c trình bày t i ô s 3. ố ệ ủ ả ượ ạ ố
-T s đ c trình bày b ng ch in th ng, ký hi u b ng ch in hoa, c ch 13, ki uừ ố ượ ằ ữ ườ ệ ằ ữ ỡ ữ ể
ch đ ng; sau t s có d u hai ch m; gi a s và ký hi u văn b n có d u g ch chéo (/);ữ ứ ừ ố ấ ấ ữ ố ệ ả ấ ạ
gi a các nhóm ch vi t t t trong ký hi u văn b n có d u g ch n i không cách ch (-),ữ ữ ế ắ ệ ả ấ ạ ố ữ
ví d : ụ
-S : 188/QĐ-CTYố
d) Đ a danh và ngày, tháng, năm ban hành văn b n:ị ả
________________________________________________________________________________________________
B n quy n tài li u này thu c Công ty ABCD do Ban ISO biên so n và ki m soát. Tài li u này không đ c sao chép ho c s a ch a m t ph n hay toàn bả ề ệ ộ ạ ể ệ ượ ặ ử ữ ộ ầ ộ
mà không có s phê chu n b ng văn b n c a Giám đ c công ty.ự ẩ ằ ả ủ ố
S trang ố4 / 8
QUY TRÌNH SO N TH O VĂN B NẠ Ả Ả Mã tài li u: HC-16ệ
Phiên b n: Ver 1.0ả
Ngày ban hành: 15/02/08
- Đ a danh và ngày, tháng, năm ban hành văn b n đ c trình bày t i ô s 4, b ng ch inị ả ượ ạ ố ằ ữ
th ng, c ch t 13 đ n 14, ki u ch nghiêng; sau đ a danh có d u ph y. Đ c cănườ ỡ ữ ừ ế ể ữ ị ấ ẩ ượ
l v phía bên ph i văn b n.ề ề ả ả
-Ví d : ụHà N i, ngày 05 tháng 02 năm 2007ộ
đ) Tên lo i và trích y u n i dung văn b n:ạ ế ộ ả
- Tên lo i và trích y u n i dung c a các lo i văn b n có ghi tên lo i đ c trình bày t i ôạ ế ộ ủ ạ ả ạ ượ ạ
s 5a; tên lo i văn b n đ c đ t canh gi a (cân đ i gi a dòng) b ng ch in hoa, cố ạ ả ượ ặ ữ ố ở ữ ằ ữ ỡ
ch t 14 đ n 15, ki u ch đ ng, đ m; trích y u n i dung văn b n đ c đ t canhữ ừ ế ể ữ ứ ậ ế ộ ả ượ ặ
gi a, ngay d i tên lo i văn b n, b ng ch in th ng, c ch 14, ki u ch đ ng, đ m;ữ ướ ạ ả ằ ữ ườ ỡ ữ ể ữ ứ ậ
bên d i trích y u có đ ng k ngang, nét li n, có đ dài b ng t 1/3 đ n 1/2 đ dàiướ ế ườ ẻ ề ộ ằ ừ ế ộ
c a dòng ch và đ t cân đ i so v i dòng ch .ủ ữ ặ ố ớ ữ
- Trích y u n i dung công văn đ c trình bày t i ô s 5b, sau ch vi t t t V/vvvv (vế ộ ượ ạ ố ữ ế ắ ề
vi c) b ng ch in th ng, c ch t 12 đ n 13, ki u ch đ ng.ệ ằ ữ ườ ỡ ữ ừ ế ể ữ ứ
e) N i dung văn b n:ộ ả
- N i dung văn b n đ c trình bày t i ô s 6.ộ ả ượ ạ ố
- Ph n n i dung (b n văn) đ c trình bày b ng ch in th ng, c ch t 13 đ n 14; khiầ ộ ả ượ ằ ữ ườ ỡ ữ ừ ế
xu ng dòng, ch đ u dòng có th lùi vào t 1cm đ n 1,27cm (1 default tab); kho ngố ữ ầ ể ừ ế ả
cách gi a các đo n văn (paragraph) đ t t i thi u là 6pt; kho ng cách gi a các dòng hayữ ạ ặ ố ể ả ữ
cách dòng (line spacing) ch n t i thi u t cách dòng đ n (single line spacing) ho c tọ ố ể ừ ơ ặ ừ
15pt (exactly line spacing) tr lên.ở
- Đ i v i nh ng văn b n quy ph m pháp lu t và văn b n hành chính có ph n căn cố ớ ữ ả ạ ậ ả ầ ứ
pháp lý đ ban hành thì sau m i căn c ph i xu ng dòng, cu i dòng có d u ch m ph y,ể ỗ ứ ả ố ố ấ ấ ẩ
riêng căn c cu i cùng k t thúc b ng d u ph y.ứ ố ế ằ ấ ẩ
g) Ch c v , h tên và ch ký c a ng i có th m quy n:ứ ụ ọ ữ ủ ườ ẩ ề
- Quy n h n, ch c v c a ng i ký đ c trình bày t i ô s 7a; ch c v khác c a ng iề ạ ứ ụ ủ ườ ượ ạ ố ứ ụ ủ ườ
ký đ c trình bày t i ô s 7b; các ch vi t t t TM...., KT...., TL...., quy n h n và ch cượ ạ ố ữ ế ắ ề ạ ứ
v c a ng i ký đ c trình bày b ng ch in hoa, c ch t 13 đ n 14, ki u ch đ ng,ụ ủ ườ ượ ằ ữ ỡ ữ ừ ế ể ữ ứ
đ m.ậ
- H tên c a ng i ký văn b n và h c hàm, h c v (n u có) đ c trình bày t i ô s 7b;ọ ủ ườ ả ọ ọ ị ế ượ ạ ố
b ng ch in th ng, c ch t 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m.ằ ữ ườ ỡ ữ ừ ế ể ữ ứ ậ
- Ch ký c a ng i có th m quy n đ c trình bày t i ô s 7c.ữ ủ ườ ẩ ề ượ ạ ố
h) D u c a c quan:ấ ủ ơ
________________________________________________________________________________________________
B n quy n tài li u này thu c Công ty ABCD do Ban ISO biên so n và ki m soát. Tài li u này không đ c sao chép ho c s a ch a m t ph n hay toàn bả ề ệ ộ ạ ể ệ ượ ặ ử ữ ộ ầ ộ
mà không có s phê chu n b ng văn b n c a Giám đ c công ty.ự ẩ ằ ả ủ ố
S trang ố5 / 8