Đề tài: Kinh nghiệm sử dụng một số hàm của phần mềm Microsoft Excel trong thống kê số liệu phổ cập giáo dục

“Kinh nghi mệ s d ng m t s hàm c a ph n m m Microsoft Excel trong th ng kê s li u ph c p giáo d c”

ộ ố

ố ệ

ử ụ

ổ ậ

ủ

ụ

ề

ầ

ố

KINH NGHI MỆ

S D NG Ử Ụ M T S HÀM C A PH N M M MICROSOFT EXCEL Ộ Ố Ủ Ầ Ề

TRONG TH NG KÊ Ố S LI U PH C P GIÁO D C Ổ Ậ Ố Ệ Ụ

A. M Đ U Ở Ầ

I. Đ T V N Đ Ặ Ấ

i pháp m i đ gi Ề ạ ả ả ủ ấ i quy t ế

ề c phân công đ m nh n ậ ả ụ

c h ọ ượ

ế ươ

ố ệ

ủ ổ c đi m là d sai sót, khi đã sai m t đ i t 1. Th c tr ng c a v n đ đòi h i ph i có gi ự Khi m i đ ớ ượ ơ ở ậ ấ ng khác nhau, sau đó tính t ng các s li u. Ph ỗ ố ượ ễ

i t ố ế ư ạ ừ ầ ượ ể ả ẻ ả ộ ố ượ ố ệ ớ ể ả ỏ ậ ph trách công tác ph c p b c trung ổ ậ ng d n b ng cách k ẻ c quý th y cô đi tr ướ ướ ằ ẫ ầ ng pháp th công t ng s li u c n thi ỗ t c a m i ố ệ ầ ừ ế ủ ng pháp này có ươ ng hay m t đ tu i thì chúng tôi ộ ộ ổ ả đ u nh ng s li u cu i cùng cũng ch a đ m b o ư ả

Ti p đ n, ế chúng tôi l i áp d ng ph ụ ọ ế ạ

ươ ư

ườ ư ư

h c c s , b c trung h c, đ ọ b ng trên gi y và đ m theo ph ả thôn, m i đ i t nh ph i k b ng khác và đ m l chính xác. ế l nhệ AutoFilter. Ph ng pháp làm này có u đi m là chúng ta l c và đ m đ ể ươ li u t ng n i dung m t cách chính xác và nhanh h n ph ệ ừ ộ ộ thông th ng, nh ng có m t s nh ượ ộ ố d li u, khi có sai sót ta ph i l c đ m l ả ọ ế ữ ệ ờ

Sau đó, chúng tôi l p các b ng tính t l p hàm trong các b ng tính ng pháp l c đ m trong Excel: S d ng ử ụ ượ ố c s ế ọ ng pháp đ m th công ươ ủ ế c đi m là thao tác nhi u và không l u đ ượ c ể ề i, t n nhi u th i gian. ề ạ ố , thi ế ậ ậ ả

ả ố ệ ể ố ổ ậ ủ ổ

ộ ộ

ư ả ố ỉ

ng đ i t ở ừ ự ấ ệ ỉ

ng khác. m i ở ỗ ề trang ph c p đ th ng kê s li u c a trang đó mà khi thay đ i các thông tin v m t cá nhân h c sinh thì b ng tính này v n th ng kê chính xác các n i dung đi u ề ố ẫ ả ọ ử ạ i ng c n th ng kê thì ph i ch nh s a l tra, nh ng khi thay đ i s l ầ ố ượ ổ ố ượ hàm. Do đó ph i ch nh s a hàm ử t ng đ tu i và vì v y có s b t ti n khi s ộ ổ ậ ử ả d ng cho nhi u năm và khó áp d ng cho các đ n v tr ơ ụ ụ ị ườ ề

ả i pháp m i ớ

2. Ý nghĩa và tác d ng c a gi ụ ph Khi ch a áp d ng ớ ụ ư ố ệ ử

ươ ấ ấ ả ớ ố ệ ố

ề ề ổ ư ộ ố

ố ệ ữ ế

ế ề ọ ơ ở ứ ỗ ầ ệ ậ ậ

ủ ổ ậ ng pháp m i vào công tác x lí s li u ph c p, ộ chúng tôi r t v t v v i s li u báo cáo hàng năm, t n nhi u th i gian và huy đ ng ờ ả nhi u cán b , giáo viên tham gia vào công tác th ng kê t ng h p nh ng k t qu ợ v n thi u chính xác, s li u bi u b ng chênh l ch gi a năm tr c và năm đi u tra, ướ ể ẫ ả ư s li u b c trung h c không kh p v i s li u b c trung h c c s , c m i l n nh ớ ố ệ ố ệ ớ i quy t v n đ trên chúng tôi đã tìm ra cách gi th ph i làm l ế ề ế ả ả ể ố t l p m t s hàm excel phù h p h n đ th ng m i, t ộ ố ớ ừ ọ đ u. B c xúc t ứ nghiên c u bi u b ng, thi ả i t ạ ừ ầ ứ ừ ấ ế ậ ể ợ ơ

1

“Kinh nghi mệ s d ng m t s hàm c a ph n m m Microsoft Excel trong th ng kê s li u ph c p giáo d c”

ộ ố

ố ệ

ử ụ

ổ ậ

ủ

ụ

ề

ầ

ố

ơ ấ ố ệ

ớ ứ ụ ờ

ố ự ừ ươ

ệ khi th c hi n ph ặ

ơ ọ ộ ế ổ ậ

ầ ố

ố ượ ỉ ộ ầ ậ ộ ổ ử ỉ ể ử ụ ề ề ả ầ

ượ Đ tài này tuy ch a đ ề ư ượ ứ ủ ầ

ự ệ ố

ứ ọ

ổ ậ ậ ễ ự ử ố

kê và l y s li u nhanh h n, ít thao tác h n và đã áp d ng thành công. Cách làm ơ m i này đã giúp chúng tôi đ v t vã, đ m t nhi u th i gian, công s c và đi u ề ỡ ấ ỡ ấ ề ng pháp m i này vi c th ng kê đ m b o quan tr ng h n là t ả ả ệ ệ ớ ừ ng trong t ng ng đ i t đúng ti n đ , chính xác. Đ c bi t khi thay đ i s l ổ ố ượ t l p trang ph c p ta không c n ph i ch nh s a hàm, do đó ch m t l n l p thi ế ậ ử ỉ ả hàm ta có th s d ng th ng kê các s li u cho nhi u đ tu i khác nhau và s ử ố ệ c cho nhi u năm khác nhau mà không c n ph i ch nh s a hàm. d ng đ ụ c hoàn thi n và đáp ng đ yêu c u trong công tác ệ ố th ng kê ph c p hàng năm, nh ng có kh năng ng d ng th c hi n th ng kê s ụ ư ố ả ổ ậ b c trung h c c s và b c trung h c. Cách tính dùng hàm Excel này li u ph c p ọ ơ ở ậ ệ đ n gi n, d th c hi n, góp ph n quan tr ng trong công tác th ng kê x lí s li u ố ệ ọ ầ ả ơ trong công tác ph c p hàng năm. ệ ổ ậ

ứ ủ ề

ạ ố

3. Ph m vi nghiên c u c a đ tài ạ Chúng tôi gi ổ ậ ứ ủ ề ệ ữ ị ỉ

̣ ạ năm 2007 đên nay. s li u ph c p b c trung hoc t ố ệ Th i gian nghiên c u t ờ i h n ph m vi nghiên c u c a đ tài này là công tác th ng kê ớ ạ i xã Ân H u, huy n Hoài Ân, t nh Bình Đ nh. ậ ứ ừ ́

II. PH NG PHÁP TI N HÀNH Ế

ị ệ ướ ự ễ ứ ng cho vi c nghiên c u,

tìm gi ơ ở i pháp c a đ

ọ ệ ụ ụ ế ứ

i, góp ph n nâng cao dân trí, đào t o nhân l c, b i d ạ ầ ồ ưỡ

ệ ệ ự ấ ướ ậ ủ ề tài ổ ậ ườ ự

ị ọ ằ ạ

ƯƠ 1. C s lí lu n và th c ti n có tính đ nh h ả Công tác ph c p giáo d c là nhi m v h t s c quan tr ng trong chi n l phát tri n con ng ể tài, ph c v cho s nghi p công nghi p hóa hiên đ i hóa đ t n ụ ụ tr ng tâm c a ngành giáo d c nh m giúp đ a ph ủ giáo d c và là công tác th ươ ờ ế ượ c ng nhân c. Đây là công tác ạ ổ ậ ng hoàn thành k ho ch ph c p ụ ế ng xuyên không có th i đi m k t thúc. ườ ể ế

t công tác tuyên truy n ổ ậ ề , v n đ ng đ ậ ố

ộ ng ho c nâng cao ch t l ặ

ườ ổ ậ ụ ệ

t nghi p… mà ph c p giáo d c còn đòi h i làm t ố ộ ổ ợ ố ệ ộ

ố ậ ổ ủ ọ

ụ ỉ ng h c sinh trong đ tu i vào tr ố ượ ọ h c sinh t ả ỉ ệ ọ ậ ề ồ ơ ầ ế ậ ư ơ ừ ư ́ ́ ̣ ̀

ị ế ố ng, m i đ a ph ỗ ị

ỗ ậ ổ ả ườ ự

ườ ợ ố ệ ề ụ ệ

ạ

ả

ế Đ công tác ph c p đ t k t qu , ngoài công tác huy đ ng, duy trì sĩ ể nâng cao ch t l t công tác đi u tra, c p nh t, t ng h p s li u đ ụ ể Ph c p giáo d c không ch là làm t ấ ượ ng huy đ ng đ i t ộ ổ ộ ố đ đ m b o t l t ỏ ể ả công tác đi u tra, c p nh t, t ng h p s li u dân s , đ tu i, trình đ văn hóa… và ạ t l p h s đ y đ , chính xác, khoa h c theo quy đ nh. Đây là khía c nh c thi ả ng ch ng nh đ n gi n nh ng th c tê rât ph c tap va là y u t quy t đ nh đ n t ế ự ế ị ưở ứ ả ỗ ng. N u m i k t qu công tác ph c p giáo d c c a m i nhà tr ụ ủ ế ươ ổ ậ ế ị ng th c hi n đi u tra, c p nh t, t ng h p s li u chính xác đ báo cáo k p nhà tr ề ệ ể ậ th i thì ban ch đ o ph c p giáo d c các c p có nhi u thu n l i trong vi c xây ấ ậ ợ ổ ậ ỉ ạ ờ d ng k ho ch và ch đ o ho t đ ng chung c a công tác ph c p. ủ ạ ộ ự ạ ế ố ỉ ạ ổ ậ ng, ph i làm t ả ổ ậ ộ ậ ổ s vàố ể ợ ố ệ ấ ượ ề ậ

2

“Kinh nghi mệ s d ng m t s hàm c a ph n m m Microsoft Excel trong th ng kê s li u ph c p giáo d c”

ộ ố

ố ệ

ử ụ

ổ ậ

ủ

ụ

ề

ầ

ố

ờ ố ể ể ế ậ

ẫ ặ ề ư ệ ề

ậ hoàn thành các bi u m u th ng kê. Vi c thi ẫ ẫ qua còn g p nhi u khó khăn, m t nhi u th i gian nh ng v n th ấ ờ ậ

ọ ố ệ b c trung h c c s đ n b c trung h c, cách làm tr ậ

ể ệ t l p các bi u m u th ng kê th i gian ố ng xuyên sai sót. ườ Công tác đi u tra, c p nh t và x lý s li u, báo cáo s li u ph c p giáo ổ ậ ố ệ c đây ướ ạ ng đ m th công nên có nhi u h n ề ế

ế ễ ề ủ ặ ệ

ề d c c a xã Ân H u t ữ ừ ậ ụ ủ khi th c hi n tính s li u các bi u m u th ự ẫ ố ệ ch , m t nhi u th i gian, d sai sót và khi th c hi n còn g p không ít khó khăn: ấ M t là: Tr ử ọ ơ ở ế ườ ự ng ch a có cán b chuyên trách làm công tác ph c p ộ ờ ườ ư

ệ ể

ộ ổ ậ ả ề ả ề ạ

ư ạ ề ề ở

ườ

ử ̀

i t ổ ậ mà có cán b giáo viên kiêm nhi m công tác ph c p, không th dành nhi u th i gian đ th c ể ự ộ ờ ậ ng xuyên; không tr c ti p gi ng d y THPT nh ng ph i làm đi u tra, c p hi n th ườ ệ nh t s li u ph c p b c trung h c nên g p nhi u tr ng i trong công tác đi u tra, ậ ố ệ ặ c p nh t th ậ ậ Hai là: Trong quá trình đi u tra và th ng kê, x lý s li u con nhi u sai sót, ố ố ấ đ u, t n r t ề ạ ừ ầ ữ ả ớ ộ

ự ế ổ ậ ọ ậ ng xuyên các s li u. ố ệ ố ệ ề s li u không kh p gi a các năm, m t khi đã sai thì ph i tính l ố ệ nhi u th i gian. ờ ề

Ba là: Khi nh p s li u m i ho c thay đ i thông tin trong m t trang cua sô ̉ ộ ớ ặ ̉

phô câp ho c đi u tra năm m i thì bu c tính l ặ ề ậ ố ệ ớ ̉ ̣

ế ữ ậ ổ ử

ề ướ ị

ấ ể ả ế ạ

ườ ả

ướ ng đ n ti n đ chung c a các c p. ổ i t t c . ạ ấ ả ộ ố ệ ợp, x lí s li u Nh ng khó khăn trên đây đã d n đ n vi c c p nh t, t ng h ệ ậ ẫ c đây còn nhi u sai sót, báo cáo lên c p trên ch a k p th i. Cách ờ ư c đây ch a khoa h c, thi u sáng t o đ có th gi m th i gian và đ m b o ả ả ờ ể ọ ư ề ng xuyên đi u c khi báo cáo lên c p trên nên ph i th ấ ủ ế ế ấ ộ ỉ

ư ế ữ ể ả

ả ố ệ ề ộ ố ươ ứ

ừ ầ

nh ng năm tr ữ làm tr ướ chính xác v s li u tr ề ố ệ ch nh s li u, nh h ố ệ ả ưở T nh ng khó khăn trên chúng tôi suy nghĩ mình ph i làm nh th nào đ có ừ úng. Qua nghiên c u tài li u v m t s hàm ng pháp hay, đ m b o s li u đ ả ừ năm 2007, t ng ệ c hoàn thi n, đ n năm 2011, 2012 đã có k t qu kh quan, th c hi n nhanh ệ ự ế ả

ph ệ trong ph n m m Microsoft Excel chúng tôi áp d ng th nghi m t b ướ h n, các s li u đ m b o chính xác và báo cáo k p th i lên c p trên. ơ ề ệ ố ệ ử ả ờ ụ ế ị ả ả ấ

i pháp i pháp ti n hành, th i gian t o ra gi ả ạ ờ

ề ử ụ ộ ố

ượ ề ố ố ệ ủ ệ

ữ

ụ ơ ng pháp l c đ m trong Excel và đ n nay ệ ủ ươ ọ

ổ ậ đ m th công cho đ n ph ế ủ ộ ố ử ầ

ổ ậ

ượ ẫ ả

ề

ượ ự ữ ự ủ

2. Các gi ế ả ệ s d ng m t s hàm c a ph n m m Microsoft Excel Đ tài “Kinh nghi m ầ ủ kinh nghi m c a chúng c đúc k t t trong th ng kê s li u ph c p giáo d c” đ ế ừ ổ ậ ừ ng THCS Ân H u, t i tr tôi khi th c hi n công tác ph c p h n 5 năm qua t ự ạ ườ sử th c t ế ự ế ế ế ổ d ng m t s hàm c a ph n m m Microsoft Excel đ th ng kê, x lý s li u ph ể ố ụ ố ệ ề ẽ ự ộ c p giáo d c c a xã nhà ch c n nh p li u vào trang ph c p và excel s t đ ng ệ ụ ủ ậ ậ ỉ ầ th ng kê đ có đ i pháp nêu t theo các m u báo cáo. Các gi c các s li u c n thi ố ế ể ố ệ ầ đ tài đ ra c áp d ng th nghi m qua nhi u năm. ở ề ệ ử ụ M t th c tr ng c a tr ướ ườ ộ ố ố ệ ng THCS Ân H u tr ố x lí s li u ph c p là t n nhi u th i gian và nhân l c nh ng s li u th ờ ử c đây khi th c hi n th ng kê, ườ ng ệ ố ệ ạ ổ ậ ự ư ề

3

“Kinh nghi mệ s d ng m t s hàm c a ph n m m Microsoft Excel trong th ng kê s li u ph c p giáo d c”

ộ ố

ố ệ

ử ụ

ổ ậ

ủ

ụ

ề

ầ

ố

ặ ệ ử ấ ớ

ố ệ ề ụ ữ

ụ ề ơ

t là s li u gi a các năm không kh p, r t khó x lí. Do không chính xác, đ c bi ữ v y chúng tôi m nh d ng nêu ra đ tài này nh m kh c ph c nh ng khó khăn nêu ắ ằ ạ ậ c đúc k t qua h n 5 năm ph trách trên. Kinh nghi m th hi n trong đ tài đ ể ệ ế t là các năm 2011, 2012. công tác ph c p giáo d c xã Ân H u, đ c bi ụ ạ ệ ổ ậ ượ ệ ữ ặ

B. N I DUNG Ộ

I. M C TIÊU Ụ

Đ tài “Kinh nghi m ử ụ ộ ố ề ầ

trong th ng kê s li u ph c p giáo d c” bao g m: ề ố ồ

ố ệ - T o đ a ch t ị ệ s d ng m t s hàm c a ph n m m Microsoft Excel ủ ổ ậ ng đ i, thi ố ụ ế ậ

ng c n th ng kê ổ ố ố ượ

ở ộ ầ ể ử ứ ộ ổ ề ề ớ ờ

ả t l p các hàm các trang ph c p và các b ng ỉ ươ ổ ậ ở ạ các trang ph đ đ m các s li u mà khi thay đ i s đ i t ầ ố ệ ố ụ ể ế ph c p ta không c n ph i ch nh s a hàm. Do đó, ch c n l p hàm m t l n ta có ầ ỉ ầ ậ ỉ ả ổ ậ ề ng ng v i nhi u đ tu i, nhi u th i đi m, nhi u th dùng th ng kê s li u t ố ệ ươ ể đ n v tr ơ

ị ườ - Thi ẫ ế ậ

ậ các m u th ng kê (ch n h n m u 1, m u 2, m u 3 b c ạ các trang ph c p và ẫ ẵ các s li u đã tính ố ệ ố t t ế ừ ẫ ổ ậ ầ ở

ố ng khác nhau. t l p hàm ẫ ở trung h c) đ l y s li u c n thi ể ấ ố ệ ọ các b ng ph . ụ ả

Ủ Ề

II. MÔ T GI I PHÁP C A Đ TÀI Ả Ả 1. Thuy t minh tính m i ớ ế a) T o đ a ch t ng đ i ố ạ ị ỉ ươ

 M c đích c a vi c t o đ a ch t ệ ạ ị ỉ ươ ụ ủ ng đ i ố

ọ ố ấ ớ ọ

ế ổ ậ ọ

ng đ i là m t gi ỉ ầ ố ả ộ ả ố

ữ ệ ầ - Khi th ng kê h c sinh ph c p khó khăn l n nh t là ch n vũng d li u c n i sai ẽ ẫ ớ i pháp giúp cho ế ớ i dùng có th ch n vùng d li u m t cách đ y đ ngay c khi thêm hay b t ở ả ố ể ữ ệ ủ ầ ả ọ ộ

th ng kê, b i vì n u ch c n ch n thi u m t dòng trong b ng tính s d n t ộ ế ố l ch k t qu th ng kê cu i cùng. Đ a ch t ỉ ươ ị ệ ng ườ d li u vào m t trang ph c p. ộ ữ ệ ổ ậ

- Đ a ch t ị ộ ố ỉ ủ ứ ị

ỉ ươ ứ ầ ườ

ệ ỉ ầ ổ ậ ng đ i là có th ch n đ ọ ẫ ủ ố ỉ ươ ầ

ọ i thi ế ậ ữ ệ ờ ọ ị ế ẽ ấ ễ ượ ả ể ứ ấ

ữ ệ ổ ậ ỉ ầ ủ ổ

ng đ i là m t ô ch a đ a ch c a vùng c n ch n do đó khi th c ự ứ t l p công th c hi n các công th c khác trên các m u c a trang ph c p ng c vùng d li u c n ch n ch c n ch n vào ô đ a ch t ọ ổ chính vì th s r t d dàng sao chép công th c không ph i m t th i gian thay đ i vùng d li u, ch c n thay đ i tên sheet c a trang ph c p vùng d li u s t ư ệ ẽ ự ộ đ ng thay đ i.ổ

4

“Kinh nghi mệ s d ng m t s hàm c a ph n m m Microsoft Excel trong th ng kê s li u ph c p giáo d c”

ộ ố

ố ệ

ử ụ

ổ ậ

ủ

ụ

ề

ầ

ố

Ví d : Khi th ng kê t ng s h c sinh trong di n ph c p đ tu i 14 (Năm ộ ổ ổ ậ ụ ệ ổ ố ọ

ố sinh 1998, Hình 1) làm theo cách thông th ng ta dùng hàm ườ

= COUNTA('14'!G7:G103); G7 là dòng đ u tiên và ầ ố ủ G103 là dòng cu i c a

m t trang ph c p. ổ ậ ộ

Hình 1

=COUNTA('15!G7:G135) đ th ng kê s h c sinh thu c di n ph c p đ ể ố ố ọ ổ ậ ệ ộ ộ

tu i ổ 15.

ng đ i ô ố ở G2 c a m i trang ph c p thì công ổ ậ

vi c l Tuy nhiên n u có đ a ch t ế ỗ ỉ ươ i đ n gi n h n nhi u. Ta ch c n dùng hàm nh sau: ơ ủ ư ỉ ầ ị ề ả ệ ạ ơ

=COUNTA(INDIRECT('14'!G2)) đ th ng kê s h c sinh thu c di n ph ể ố ố ọ ệ ộ ổ

c p sinh năm 1998 (đ tu i ậ ộ ổ 14).

5

“Kinh nghi mệ s d ng m t s hàm c a ph n m m Microsoft Excel trong th ng kê s li u ph c p giáo d c”

ộ ố

ố ệ

ử ụ

ổ ậ

ủ

ụ

ề

ầ

ố

Sau đó copy công th c trên và thay ứ 14 b ng ằ

ể ố 15 lúc này công th c trên thành ộ c h c sinh thu c ứ ọ ượ

=COUNTA(INDIRECT('15'!G2)) khi đó ta có th th ng kê đ di n ph c p ổ ậ 15 tu i.ổ ệ

Cách làm này s phát huy tác d ng nhi u h n khi s d ng hàm th ng kê cho ề ử ụ ụ ẽ ơ ố

nhi u sheet nh trong trang ph c p. ổ ậ ư ề

 Cách làm (Th c hi n theo hình 1) ự ệ

Thi t l p công th c cho m t sheet dòng s 2 sau đó paste special formulas ế ậ ứ ở ố

ộ cho các sheet khác trong trang ph c p ổ ậ

- B dòng đ u tiên c a đ a ch t ng đ i. c 1ướ : T o th t ứ ự ạ ủ ị ỉ ươ ầ ố

Công th c: t ROW(A7); theo hình trên (ô đ u tiên c a trang ph ủ ầ ổ

c a dòng đ u tiên trong trang ph c p. ạ c p). Công th c này s đ a ra s th t ậ i ô A2 = ẽ ư ứ ứ ố ứ ự ủ ổ ậ ầ

- B ng dòng trong trang ph c p. c 2ướ : Đ m s l ố ượ ế ổ ậ

Công th c: T i ô B2 ứ

ọ ổ ậ ố ượ ọ

ể ậ ứ ơ

ữ ệ =COUNTA(A7:A1000); (A7:A1000) là vùng d li u ế ố ẽ ổ ổ ậ ớ

ạ ch a tên h c sinh c a trang ph c p s l ng h c sinh nh h n 993 còn n u s ủ ỏ ơ ứ ng h c sinh nhi u h n ta có th l p đ n ô A 2000; A3000…). Công th c này s l ế ề ượ ng dòng trong trang ph c p. Khi thêm hay b t dòng trong trang ph cho ra s l c p giá tr c a ô này s thay đ i. ậ ọ ố ượ ị ủ ẽ ổ

B cho đ n dòng cu i cùng c 3ướ : T o th t ứ ự ạ ế ố

i ô C2 dòng cu i cùng = A2+B2. Công th c này s cho th t ứ ứ ự ẽ ố

ứ ạ trong trang ph c p. - Công th c t ổ ậ

B c 4: ướ T o đ a ch t ị ỉ ươ ạ ng đ i ố

: t i các ô: D2, E2, …U2 (U2 là c t cu i trang ph c p): Công th c t ng quát ứ ổ ạ ổ ậ ộ ố

= Tên sheet&address(MTD;colunm())&”:”&address(MTC;column())

Công th c c th các ô D2, E2, …U2 (Hình 1): ứ ụ ể

="14!"&ADDRESS($A$2,COLUMN())&":"&ADDRESS($C$2,COLUM

N())

Khi đó b ng tính d li u s có k t qu nh sau: ữ ệ ẽ ả ư ế ả

6

“Kinh nghi mệ s d ng m t s hàm c a ph n m m Microsoft Excel trong th ng kê s li u ph c p giáo d c”

ộ ố

ố ệ

ử ụ

ổ ậ

ủ

ụ

ề

ầ

ố

Hình 2 i đ có đ a ch t ng t - Làm t v i các sheet còn l ị ỉ ươ ng đ i cho t ố ấ ả ộ t c các c t ươ

ạ ể trong b ng tính m t trang c a s ph c p. ự ớ ộ ủ ổ

ổ ậ ả b) T o công th c cho m u s 1 ứ ẫ ố ạ

 Tính t ng s h c sinh thu c di n ph c p ố ọ ổ ậ ộ ổ ệ

- Cách th c hi n ự ệ

ầ ấ ữ ệ

ủ ụ Dùng hàm: = COUNTA(INDIRECT(ô ch a đ a ch vùng c n l y d li u)) ứ ị - Công d ng c a hàm này là s đ m t ẽ ế

c c p nh t trong b ng tính s đ ữ ổ ậ ượ ậ

ng đ i ch là m t chu i ký t ố ẽ ượ ế ọ ầ ệ ố ự ỉ

ỉ ươ ể ộ ự ỉ ị

ị ầ ổ ụ ể

ủ ộ ộ

ỉ ủ ụ ệ ị ứ ừ ỉ ầ

ỉ t c các ô không ph i là ô tr ng, do đó ấ ả ả c đ m vì nh ng h c sinh trong di n ph c p đ ả ậ ọ ghi đ a ch c a vùng c n ch n do ô ch a đ a ch t ỉ ủ ỗ ứ ị c a vùng c n ch n ta c n dùng hàm đó đ chuy n thành đ a ch th c s ầ ọ ự ủ ể gi ng nh đ a ư ị INDIRECT. Công d ng c a hàm này là s chuy n đ i chu i kí t ẽ ự ố ổ ể ch c a m t vùng hay m t ô thành đ a ch th s c a ô hay vùng đó. Ngoài ra đ ỉ ự ự ủ ti n d ng ta ch c n chép công th c v a tính và thay đ i tên sheets đ đ m s h c ố ọ ổ sinh thu c di n ph c p các đ tu i khác nhau theo yêu c u c a m u 1 (Hình 3). ệ ể ế ẫ ổ ậ ở ầ ủ ộ ổ ộ

7

“Kinh nghi mệ s d ng m t s hàm c a ph n m m Microsoft Excel trong th ng kê s li u ph c p giáo d c”

ộ ố

ố ệ

ử ụ

ổ ậ

ụ

ủ

ề

ầ

ố

Hình 3

- Hàm tính cho t ng n i dung ừ ộ

ng đ i t o t t ng trang ph c p Trên c s đ a ch t ơ ở ị ỉ ươ ố ạ ừ ừ ổ ậ ô G2 là c t ch ộ

ỗ ở t, ch t, chuy n đi ta l p các hàm ô D2 là c t nộ ữ, ô T2 là c t khuy t t ộ ế ậ ế ể ậ

T ng s đ i t

S khuy t t

t, ch t, chuy n đi

Nữ

ố ố ượ

ổ

ng trong đ tu i ộ ổ

ế ậ

ố

ế

ể

Năm sinh

Độ tuổ i

199

=COUNTA(INDIRECT('14'!

11 14

$G$2))

8 199

=COUNTA(INDIRECT('15'!

$D$2)) =COUNTA(INDIRECT('15'!

$T$2)) =COUNTA(INDIRECT('15'!

12 15

$G$2))

7 199

=COUNTA(INDIRECT('16'!

$D$2)) =COUNTA(INDIRECT('16'!

$T$2)) =COUNTA(INDIRECT('16'!

13 16

$G$2))

6 199

=COUNTA(INDIRECT('17'!

$D$2)) =COUNTA(INDIRECT('17'!

$T$2)) =COUNTA(INDIRECT('17'!

14 17

$G$2))

$D$2))

$T$2))

hi n nay, ệ sau:

=SUM(C 1 2 :C 1 4 )

=SUM( D 1 2 : D 1 4 )

=SUM(E1 2 :E 1 4 )

15 T ng 15-17 ổ

199

=COUNTA(INDIRECT('18'!

16

4 199

$G$2)) =COUNTA(INDIRECT('19'!

$D$2)) =COUNTA(INDIRECT('19'!

$T$2)) =COUNTA(INDIRECT('19'!

17 19

$G$2))

$D$2))

$T$2))

8

“Kinh nghi mệ s d ng m t s hàm c a ph n m m Microsoft Excel trong th ng kê s li u ph c p giáo d c”

ộ ố

ố ệ

ử ụ

ổ ậ

ủ

ụ

ề

ầ

ố

199

=COUNTA(INDIRECT('20'!

18 20

2 199

$G$2)) =COUNTA(INDIRECT('21'!

$D$2)) =COUNTA(INDIRECT('21'!

$T$2)) =COUNTA(INDIRECT('21'!

19 21

$G$2))

$D$2))

$T$2))

=SUM(C 1 6 :C 1 9 )

=SUM( D 1 6 : D 1 9 )

=SUM(E1 6 :E 1 9 )

20 T ng 18-21 ổ

- K t quế ả

D

8 C T ng s đ i t

ổ

ố

ế t, ch t,

9 Nữ

10 ố ố ượ ng trong đ tu i ộ ổ 3

4 E S khuy t t ế ậ chuy n đi ể 5

A Độ tu i ổ 1

B Năm sinh 2 199

11

14

97

1

3 8 199

12

15

128

61

6 7 199

13

16

131

61

2 6 199

14

17

137

77

3 ổ

39 6

19 9

11

15 5 T ng 15- 17

199

16

18

142

68

0 4 199

17

19

222

118

10 3 199

18

20

161

68

7 2 199

19

21

196

88

12

1 72 1

34 2

29

20 T ng 18- ổ 21

trên ta đã tính các c t 3, 4, 5. ộ

Ở T ng t nh cách trên các n i dung còn l ươ ư ộ ề i ta th c hi n hàm đ m có đi u ệ ế

ự ki n đang h c l p nào, c a đ t ng đ tu i ho c b h c… ủ ộ ừ ạ ặ ỏ ọ ự ọ ớ ộ ổ ệ

=COUNTIF(INDIRECT('sheet'!$c t$hàng),"l p") Công th c t ng quát: ứ ổ ớ ộ ở

đây c t và hàng là đ a ch t đây ỉ ươ ộ ị ng đ i ta đã l p trong t ng trang (đ tu i), l p ừ ộ ổ ớ ở ậ ố

là đi u ki n ta c n tính. ệ ề ầ

Ví d : Tính h c sinh đang h c l p 11 c a đ tu i 16 (năm sinh 1996) t ủ ộ ổ ọ ớ ụ ọ ạ ô i

K13 ta th c hi n hàm: =COUNTIF(INDIRECT('16'!$K$2),"11") ự ệ

9

“Kinh nghi mệ s d ng m t s hàm c a ph n m m Microsoft Excel trong th ng kê s li u ph c p giáo d c”

ộ ố

ố ệ

ử ụ

ổ ậ

ủ

ụ

ề

ầ

ố

T i ô K14 ta th c hi n hàm: - Tính h c sinh đang h c l p 11 c a đ tu i 17: ọ ớ ủ ộ ổ ọ ạ ự ệ

=COUNTIF(INDIRECT('17'!$K$2),"11")

ầ - Đ th c hi n nhanh ta chép công th c b ng cách kéo th chu t đ n ô c n ứ ằ ể ự ộ ế ệ ả

th c hi n và ta ch s a s 16 thành 17 thì s tính đ ỉ ử ố ự ẽ ệ ượ ế c k t qu . ả

- Riêng đ i v i đ m s h c sinh h c l p 10 năm qua và các năm khác ta ọ ớ ố ớ ế ố ọ

nh p s li u n u là l p 10 năm qua ta nh p s 10; còn n u là h c sinh h c l p 10 ậ ố ệ ậ ố ọ ớ ế ế ớ ọ

t t nghi p THCS các năm khác ta nh p 10k khi đó ta vi t hàm sau: ố ệ ậ ế

+ H c sinh l p 10 t t nghi p năm qua: =COUNTIF(INDIRECT('15'! ọ ớ ố ệ

$K$2),"10")

+ H c sinh l p 10 t t nghi p các năm khác: =COUNTIF(INDIRECT('15'! ọ ớ ố ệ

$K$2),"10k")

- Đ tính h c sinh các đ tu i và các l p đang h c khác ta th c hi n t ộ ổ ệ ươ ng ự ể ọ ớ ọ

t nh trên. ự ư

- Đ i v i c t tính s h c sinh còn h c THCS thì ta l y t ng s đ i t ố ớ ộ ố ố ượ ng ấ ổ ố ọ ọ

ph c p tr đi t ng s h c sinh đang h c t t c các lo i hình đào t o, s h c sinh ố ọ ổ ậ ọ ấ ả ố ọ ừ ạ ạ ổ

t ố t nghi p trung h c ph thông, s h c sinh t ổ ố ọ ệ ọ ố ệ t nghi p trung c p chuyên nghi p, ấ ệ

trung c p ngh và s h c sinh b h c. ỏ ọ ố ọ ề ấ

Ví d : Chúng ta tính đ tu i 15 (Năm sinh 1997) có bao nhiêu h c sinh còn ộ ổ ụ ọ

h c b c THCS t i ô ậ ọ ạ W12 hình 3, ta vi ọ t: ế =F12-SUM(I12:V12). K t qu có 7 h c ế ả

sinh đang h c THCS. ọ

ệ - T o công th c cho b ng 1 cùng c u trúc v i tính s h c sinh trong di n ấ ố ọ ứ ạ ả ớ

ph c p và thay đ i tên c t c n tính. Khi đó ta có đ c b ng 1 (Hình 4). ộ ầ ổ ậ ổ ượ ả

10

“Kinh nghi mệ s d ng m t s hàm c a ph n m m Microsoft Excel trong th ng kê s li u ph c p giáo d c”

ộ ố

ố ệ

ử ụ

ổ ậ

ụ

ủ

ề

ầ

ố

Hình 4

c) T o công th c cho m u s 2 và m u s 3 ẫ ố ẫ ố ứ ạ

 T o b ng ph 1 đ tính t ng s h c sinh thu c di n ph c p ạ ả ố ọ ổ ậ ụ ổ ộ ệ ể

- M c đích c a b ng ph ủ ả ụ ụ

ầ ố ọ ủ ệ ẫ ố

ổ ậ Theo yêu c u c a m u th ng kê tính t ng s h c sinh trong di n ph c p ễ ổ ả ả ạ ụ ể ể ờ ộ

đ ng th i theo t ng thôn nên c n ph i t o ra b ng ph đ có th tính m t cách d ừ ồ dàng theo yêu c u c a m u th ng kê. ầ ủ ầ ố ẫ

- Cách th c hi n ự ệ

+ Dùng hàm đ m có đi u ki n ế ề ể ế

ổ ậ ủ ả ớ ệ COUNTIF đ đ m các đ i t ề ố ượ ộ ộ ệ ng thu c di n ộ ủ ổ

ph c p c a tùng thôn v i vùng đi u ki n là c t thôn trong b ng m t trang c a s ệ phô c p.ậ

+ C u trúc hàm countif nh sau: ư ệ

ệ Ở ng đ i do đó ta c n dùng hàm ề = Countif(vùng đi u ki n; đi u ki n). ề ố ỉ ươ ề ầ ị

ấ đây vùng đi u ki n đ indirect đ chuy n t ể ệ ể ừ ị ượ ử ụ đ a ch t ỉ ươ c s d ng b ng đ a ch t ằ ố ng đ i sang đ a ch c a Excel. ị ỉ ủ

11

“Kinh nghi mệ s d ng m t s hàm c a ph n m m Microsoft Excel trong th ng kê s li u ph c p giáo d c”

ộ ố

ố ệ

ử ụ

ổ ậ

ủ

ụ

ề

ầ

ố

+ Công th c áp d ng trong b ng ph này đ ứ ượ ụ ụ ả

ư ể

c minh h a c th nh sau: ọ ụ ể =COUNTIF(INDIRECT('14'!$G$2);'mau 2'!$B10). Công th c này dùng đ tính ứ k t qu s h c sinh thu c di n ph c p thôn Hà Đông đ tu i 14. ở ộ ổ ế ả ố ọ ổ ậ ệ ộ

+ Sao chép công th c theo c t đ tính cho các đ i t ộ ể ố ượ ổ ậ ng thu c di n ph c p ệ ộ

các thôn khác trong đ tu i 14. ứ ộ ổ

+ Sao chép công th c và thay đ i tên sheet cho các đ tu i còn l i. ứ ổ ộ ổ ạ

- K t quế ả

ế Sau khi sao chép công th c và đ i tên sheet cho h p lý thì b ng ph 1 có k t ụ ứ ả ợ ổ

qu nh sau: Hình 5 ả ư

Hình 5

Khi có đ ng ph c p t 15-18 ụ c b ng ph 1 thì vi c tính t ng s đ ii t ệ ố ố ượ ổ ổ ậ ừ

ả ượ đ n gi n là vi c s d ng hàm SUM. ệ ử ụ ơ ả

 T o b ng ph 2 đ tính s h c sinh ch t chuy n đi ạ ả ố ọ ụ ế ể ể

- M c đích ụ

+ Trang th ng kê yêu c u tính s h c sinh ch t ho c chuy n đi đ ố ọ ầ ặ ượ

ố ổ ậ c ghi chú ế 15-18 đ i v i b ng 2 và 18-21 ừ ể ố ớ ả ộ ổ ừ

trong trang ph c p theo t ng thôn và đ tu i là t đ i v i b ng 3. ố ớ ả

ề ệ ề ả ầ ố

ấ ể ể ặ ầ ớ ỉ

ế + V n đ là c n ph i th ng kê v i cùng lúc 2 đi u ki n là có ghi chú ch t ớ ho c chuy n đi và có thôn theo yêu c u. Do đó v i Excel 2003 ta ch có th dùng 12

“Kinh nghi mệ s d ng m t s hàm c a ph n m m Microsoft Excel trong th ng kê s li u ph c p giáo d c”

ộ ố

ố ệ

ử ụ

ổ ậ

ủ

ụ

ề

ầ

ố

ả ử ụ ể

ớ i thi u cách dùng hàm Sumifs ệ ớ ở Ở ẽ thì có th dùng hàm Sumifs (s ử ụ đây xin trình bày cách s d ng

mà m ng s d ng sum(if()). V i excel 2007 tr gi ph n sau). ầ hàm sum(if()) áp d ng công th c m ng tr c. ở ả ướ ứ ụ

- Cách th c hi n ự ệ

đ tu i 14 + Tính t ng s h c sinh ch t ho c chuy n đi c a thôn Hà Đông ặ ố ọ ủ ế ể ổ ở ộ ổ

+ Ý nghĩa c a công th c là s đ m t t c s h c sinh ch t đ tu i 14 thôn ế ở ộ ổ

ẽ ế Hà Đông c ng v i t ng s h c sinh chuy n đi đ tu i 14 c a thôn Hà Đông. ấ ả ố ọ ộ ổ ủ ớ ổ ứ ố ọ ủ ể ộ

ệ + Công th c ứ = Sum(If(vùng ch a đi u ki n 1&vùng ch a đi u ki n ứ ứ ệ ề ề

2=đi u ki n 1&đi u ki n 2;1; “”)) Ctrl+Shift+ Enter ề ệ ề ệ

+ Công th c áp d ng c th : ụ ể ứ ụ

{=SUM(IF(INDIRECT('14'!$G$2)&INDIRECT('14'!

$T$2)=$B10&$K$7;1;""))+SUM(IF(INDIRECT('14'!$G$2)&INDIRECT('14'! $T$2)=$B10&$L$7;1;"")) }

ứ ẽ ả ạ ỉ ỉ

bên ngoài công th c ch công th c d ng m ng và s ch xu t ấ h p phím ứ Ctrl+shift+enter + D u ấ {} ở hi n khi ta b m t ổ ợ ệ ấ

ụ + Th c hiên sao chép công th c và thay đ i tên sheets nh trong b ng ph 1 ư ự ả ổ

ta s đ ứ c k t qu c a b ng ph 2. ả ủ ả ụ ẽ ượ ế

- K t qu ả (Hình 6) ế

ế Sau khi sao chép công th c và đ i tên sheet cho h p lý thì b ng ph 2 có k t ụ ứ ả ợ ổ

qu nh sau: ả ư

13

“Kinh nghi mệ s d ng m t s hàm c a ph n m m Microsoft Excel trong th ng kê s li u ph c p giáo d c”

ộ ố

ố ệ

ử ụ

ổ ậ

ủ

ụ

ề

ầ

ố

Hình 6

Dùng hàm SUM đ tính t ng h c sinh ch t ho c chuy n đi ế ể ể ặ ọ ổ ở ộ ổ các đ tu i

c a t ng thôn. ủ ừ

 T o b ng ph 3; 4 đ tính s h c sinh t t nghi p THCS; THPT ạ ả ố ọ ụ ể ố ệ

- M c đích ụ

t nghi p THCS, THPT c a t ng thôn. Tính t ng s h c sinh đã t ố ọ ổ ố ủ ừ ệ

- Cách th c hi n ự ệ

+ Chúng ta v n s d ng hàm m ng ẫ ử ụ ả

ứ ệ ệ ề = Sum(If(vùng ch a đi u ki n ệ ề ứ Sau đó nh n tấ ổ

1&vùng ch a đi u ki n 2=đi u ki n 1&đi u ki n 2;1; “”)) ề h p phím ề Ctrl+Shift+ Enter đ tính s h c sinh t t nghi p THCS; THPT. ệ ố ọ ệ ể ợ ố

+ Công th c cho tính s h c sinh 15 tu i t t nghi p THCS năm 2012 thôn ố ọ ổ ố ệ

ứ Hà Đông nh sau: ư

=SUM(IF(INDIRECT('15'!$G$2)&INDIRECT('15'!$L$2)='mau 2'!

$B10&S$8;1;""))

14

“Kinh nghi mệ s d ng m t s hàm c a ph n m m Microsoft Excel trong th ng kê s li u ph c p giáo d c”

ộ ố

ố ệ

ử ụ

ổ ậ

ủ

ụ

ề

ầ

ố

+ Công th c tính cho s h c sinh 18 tu i t t nghi p THPT năm 2012 thôn ố ọ ệ

ổ ố =SUM(IF(INDIRECT('18'!$G$2)&INDIRECT('18'! ư

ứ Hà Đông nh sau: $M$2)='mau3'!$B10&'mau3'!$C$8;1;""))

Sao chép công th c và thay đ i tên sheets cho phù h p. ứ ợ ổ

- K t qu T t nghi p THCS (hình 7) ả ố ế ệ

Sau khi sao chép công th c thì k t qu c a b ng ph 3 nh sau: ế ả ủ ả ụ ư ứ

Hình 7

- K t qu đ i t ng t t nghi p THPT (hình 8) ả ố ượ ế ố ệ

15

“Kinh nghi mệ s d ng m t s hàm c a ph n m m Microsoft Excel trong th ng kê s li u ph c p giáo d c”

ộ ố

ố ệ

ử ụ

ổ ậ

ụ

ủ

ề

ầ

ố

Hình 8

 T o b ng ph 5 đ tính s h c sinh b h c đ tu i 15-21 ố ọ ỏ ọ ộ ổ ạ ả ụ ể

- M c đích ụ

Dùng đ tính s h c sinh b h c đ ố ọ ỏ ọ ượ ể ỏ ậ c đánh d u x trong 1 trang s ph c p ấ ổ

các đ tu i. ở ộ ổ

- Cách th c hi n ự ệ

nh các b ng ph ng t ự ư ả ệ trên v i c t đi u ki n ớ ộ ề

ươ là c t b h c và đi u ki n là “x”. t c có đánh d u x vào c t b h c. Dùng hàm m ng đ tính t ả ề ụ ở ộ ỏ ọ ộ ỏ ọ ể ệ ứ ấ

- K t qu th c hi n ả ự ế ệ

Th c hi n sao chép công th c và thay đ i tên sheet t ng t nh ự ệ ươ ự ư ở ả các b ng

ổ ph bên trên ta có k t qu b ng ph 5 nh sau: ứ ụ ả ả ư ụ ế

16

“Kinh nghi mệ s d ng m t s hàm c a ph n m m Microsoft Excel trong th ng kê s li u ph c p giáo d c”

ộ ố

ố ệ

ử ụ

ổ ậ

ụ

ủ

ề

ầ

ố

Hình 9

 Dùng hàm SUM đ tính t ng các b ng ph t c theo ụ ừ ổ ể ả đó ta s tính đ ẽ ượ

m u th ng kê. ố ẫ

- K t qu c a các m u th ng kê m u 2 nh sau: (Hình 10) ả ủ ư ế ẫ ẫ ố

Hình 10

- K t qu th ng kê m u 3 nh sau: (Hình 11) ẫ ả ố ư ế

17

“Kinh nghi mệ s d ng m t s hàm c a ph n m m Microsoft Excel trong th ng kê s li u ph c p giáo d c”

ộ ố

ố ệ

ử ụ

ổ ậ

ủ

ụ

ề

ầ

ố

Hình 11

 M r ng trong tr ng h p dùng hàm Countifs ở ộ ườ ợ

- M c đích ụ

ả B ng ph dùng hàm ụ ệ

ơ ư ể ờ ơ

Countifs dùng trong Excel 2007 đ n giãn và ti n ích ơ ả ể ử ụ ư ử ụ i m t s đ n v ch a s d ng ị ồ ệ ạ ệ

h n. Tuy nhiên hàm M ng có u đi m h n là đ ng th i có th s d ng cho c ả excel 2003 và excel 2007, trong đi u ki n hi n t excel 2007 v n có th s d ng đ ề c b ng tính này trong th ng kê. ượ ả ộ ố ơ ố ể ử ụ ẫ

- Cách th c hi n ự ệ

Công d ng c a hàm ủ ề ộ ớ

ụ ầ ụ ể ề ọ ớ ố ọ ố

ệ ề ế ế

COUNTIFS là đ m cùng m t lúc v i nhi u đi u ki n. ệ ế ủ t nghi p đang h c l p 9, 10 c a Yêu c u c th đó là đ m s h c sinh b h c đã t ỏ ọ t ng thôn. Chính vì th hàm Countifs v i 2 đi u ki n đi u ki n 1 là đ m nh ng ữ ừ ế ớ t ng thôn sao cho th a mãm đi u ki n th 2 theo m u th ng kê. h c sinh ề ọ ệ ẫ ệ ứ ề ệ ở ừ ỏ ố

C u trúc hàm COUNTIFS nh sau: ư ấ

ề = COUNTIFS(vùng đi u ki n 1; đi u ki n 1; vùng đi u ki n 2; đi u ề ệ ệ ề ệ ề

ki n 2;…vùng đi u ki n n; đi u ki n n) ệ ệ ề ệ

t l p h th ng b ng ph ề Dùng hàm COUNTIFS v i c u trúc nh trên đ thi ớ ấ ể ệ ố ả ụ

t ng t c b ng th ng kê. ươ ự ư ớ nh v i hàm m ng ta cũng s có đ ả ẽ ư ượ ả ế ậ ố

18

“Kinh nghi mệ s d ng m t s hàm c a ph n m m Microsoft Excel trong th ng kê s li u ph c p giáo d c”

ộ ố

ố ệ

ử ụ

ổ ậ

ủ

ụ

ề

ầ

ố

Ví d : B ng th ng kê s h c sinh khuy t t t, ch t chuy n đi: ụ ả ố ọ ế ậ ố ế ể

Khuyeát taät cheát chuyeån ñi

Teân ñôn vò

14

15

16

17

18

19

20

21

2 Hà Đông

=COUNTI FS(INDIR ECT('14'! $G$2); $B10;INDI RECT('14'! $U$2);"*")

=COUNTIF S(INDIREC T('16'! $G$2); $B10;INDIR ECT('16'! $U$2);"*")

=COUNTIF S(INDIRE CT('19'! $G$2); $B10;INDI RECT('19'! $U$2);"*")

=COUNTI FS(INDIR ECT('21'! $G$2); $B10;INDI RECT('21'! $U$2);"*")

=COUNTI FS(INDIR ECT('17'! $G$2); $B10;INDI RECT('17' ! $U$2);"*")

Liên H iộ

=COUNTI FS(INDIR ECT('14'! $G$2); $B11;INDI RECT('14'! $U$2);"*")

=COUNTIF S(INDIREC T('16'! $G$2); $B11;INDIR ECT('16'! $U$2);"*")

=COUNTIF S(INDIRE CT('19'! $G$2); $B11;INDI RECT('19'! $U$2);"*")

=COUNTI FS(INDIR ECT('21'! $G$2); $B11;INDI RECT('21'! $U$2);"*")

=COUNTI FS(INDIR ECT('17'! $G$2); $B11;INDI RECT('17' ! $U$2);"*")

H i Nh n ơ

ộ

=COUNTI FS(INDIR ECT('14'! $G$2); $B12;INDI RECT('14'! $U$2);"*")

=COUNTIF S(INDIREC T('16'! $G$2); $B12;INDIR ECT('16'! $U$2);"*")

=COUNTIF S(INDIRE CT('19'! $G$2); $B12;INDI RECT('19'! $U$2);"*")

=COUNTI FS(INDIR ECT('21'! $G$2); $B12;INDI RECT('21'! $U$2);"*")

=COUNTI FS(INDIR ECT('17'! $G$2); $B12;INDI RECT('17' ! $U$2);"*")

Xuân S nơ

=COUNTI FS(INDIR ECT('14'! $G$2); $B13;INDI RECT('14'! $U$2);"*")

=COUNTIF S(INDIREC T('16'! $G$2); $B13;INDIR ECT('16'! $U$2);"*")

=COUNTIF S(INDIRE CT('19'! $G$2); $B13;INDI RECT('19'! $U$2);"*")

=COUNTI FS(INDIR ECT('21'! $G$2); $B13;INDI RECT('21'! $U$2);"*")

=COUNTI FS(INDIR ECT('17'! $G$2); $B13;INDI RECT('17' ! $U$2);"*")

Phú Văn 1

=COUNTI FS(INDIR ECT('14'! $G$2); $B14;INDI RECT('14'! $U$2);"*")

=COUNTIF S(INDIREC T('16'! $G$2); $B14;INDIR ECT('16'! $U$2);"*")

=COUNTIF S(INDIRE CT('19'! $G$2); $B14;INDI RECT('19'! $U$2);"*")

=COUNTI FS(INDIR ECT('21'! $G$2); $B14;INDI RECT('21'! $U$2);"*")

=COUNTI FS(INDIR ECT('17'! $G$2); $B14;INDI RECT('17' ! $U$2);"*")

Phú Văn 2

=COUNTI FS(INDIR ECT('14'! $G$2); $B15;INDI RECT('14'! $U$2);"*")

=COUNTIF S(INDIREC T('16'! $G$2); $B15;INDIR ECT('16'! $U$2);"*")

=COUNTIF S(INDIRE CT('19'! $G$2); $B15;INDI RECT('19'! $U$2);"*")

=COUNTI FS(INDIR ECT('21'! $G$2); $B15;INDI RECT('21'! $U$2);"*")

=COUNTI FS(INDIR ECT('17'! $G$2); $B15;INDI RECT('17' ! $U$2);"*")

Coäng

=COUNT IFS(INDI RECT('15' !$G$2); $B10;IND IRECT('1 5'! $U$2);"*" ) =COUNT IFS(INDI RECT('15' !$G$2); $B11;IND IRECT('1 5'! $U$2);"*" ) =COUNT IFS(INDI RECT('15' !$G$2); $B12;IND IRECT('1 5'! $U$2);"*" ) =COUNT IFS(INDI RECT('15' !$G$2); $B13;IND IRECT('1 5'! $U$2);"*" ) =COUNT IFS(INDI RECT('15' !$G$2); $B14;IND IRECT('1 5'! $U$2);"*" ) =COUNT IFS(INDI RECT('15' !$G$2); $B15;IND IRECT('1 5'! $U$2);"*" ) =SUM(L1 0:L15)

=COUNTI FS(INDIR ECT('18'! $G$2); $B10;IND IRECT('18 '! $U$2);"" ) =COUNTI FS(INDIR ECT('18'! $G$2); $B11;IND IRECT('18 '! $U$2);"" ) =COUNTI FS(INDIR ECT('18'! $G$2); $B12;IND IRECT('18 '! $U$2);"" ) =COUNTI FS(INDIR ECT('18'! $G$2); $B13;IND IRECT('18 '! $U$2);"" ) =COUNTI FS(INDIR ECT('18'! $G$2); $B14;IND IRECT('18 '! $U$2);"" ) =COUNTI FS(INDIR ECT('18'! $G$2); $B15;IND IRECT('18 '! $U$2);"" ) =SUM(O1 0:O15)

=SUM(P10 :P15)

=COUNT IFS(INDI RECT('20' !$G$2); $B10;IND IRECT('2 0'! $U$2);"*" ) =COUNT IFS(INDI RECT('20' !$G$2); $B11;IND IRECT('2 0'! $U$2);"*" ) =COUNT IFS(INDI RECT('20' !$G$2); $B12;IND IRECT('2 0'! $U$2);"*" ) =COUNT IFS(INDI RECT('20' !$G$2); $B13;IND IRECT('2 0'! $U$2);"*" ) =COUNT IFS(INDI RECT('20' !$G$2); $B14;IND IRECT('2 0'! $U$2);"*" ) =COUNT IFS(INDI RECT('20' !$G$2); $B15;IND IRECT('2 0'! $U$2);"*" ) =SUM(Q1 0:Q15)

=SUM(K10 :K15)

=SUM(M10: M15)

=SUM(N1 0:N15)

=SUM(R10 :R15)

- K t quế ả

19

“Kinh nghi mệ s d ng m t s hàm c a ph n m m Microsoft Excel trong th ng kê s li u ph c p giáo d c”

ộ ố

ố ệ

ử ụ

ổ ậ

ủ

ụ

ề

ầ

ố

Sau khi s d ng hàm countifs k t qu s đ c đ a ra nh sau: ả ẽ ượ ư ử ụ ư ế

Khuy t t t, ch t, chuy n đi ế ậ ế ể

TT Tên đ n vơ ị 14 15 16 17 18 19 20 21

ộ

0 1 0 1 0 1 3 3 0 1 2 0 0 6 0 1 1 0 0 0 2 1 0 1 0 0 1 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 2 4 1 10 0 0 0 0 2 5 7 2 0 1 0 3 6 12 1 1 2 3 4 5 6 Hà Đông Liên H iộ H i Nh n ơ Xuân S nơ Phú Văn 1 Phú Văn 2 Coäng

d) Nh n xét ậ

 u đi m Ư ể

Sau khi hoàn thành ng ổ ậ

i s d ng ch c n nh p li u vào trang ph c p và t theo các m u báo cáo ố ườ ử ụ ể ệ ỉ ầ c các s li u c n thi ế ố ệ ậ ầ ượ ẫ

đ ng th ng kê đ có đ c đ chính xác cao. excel s t đ m b o đ ả ẽ ự ộ ả ượ ộ

Có th áp d ng t i nh ng đ n v khác nhau v i kích th ể ữ ơ

ổ ậ c các trang ph c p ướ i dùng ch c n thay đ i tên đ n v là có ị ớ ỉ ầ ổ ơ ườ

ị ụ khác nhau và tên đ n v khác nhau. Ng ơ th áp d ng th c t t ự ế ạ ơ ụ ạ ị i đ n v mình. ị ể

i s d ng cũng có th thêm hay b t tên h c sinh tùy ý mà không s làm Ng ể ớ ọ ợ

ườ ử ụ sai l ch d li u th ng kê. ố ữ ệ ệ

 Nh ượ c đi m ể

ươ V i ph ớ ữ ệ ả ậ

ấ ng pháp này đòi h i c n ph i nh p d li u m t cách đ ng nh t ồ “ HÀ ĐÔNG” ỏ ầ ố ụ ự

“Hà Đông” hay “hà đông”. c hi u khác v i kí t ộ n u không excel s hi u sai và th ng kê sai ví d trong excel kí t ế s đ ẽ ượ ẽ ể ớ ự ể

c các d li u ki s trên trang ể ố ệ

ph c p c n đ ể ượ c chuy n đ i thành ki u chu i đ có th s d ng hàm countifs. ỗ ể ổ ậ ầ ượ Ngoài ra đ có th th c hi n th ng kê đ ể ự ổ ể ữ ệ ể ử ụ ố ể

Nh ng nh c đi m trên cũng là nh ng đi m đáng l u ý cho ng ữ ư ể ườ ử ụ i s d ng

ữ ể trong quá trình nh p li u vào trang ph c p. ệ ượ ậ ổ ậ

20

“Kinh nghi mệ s d ng m t s hàm c a ph n m m Microsoft Excel trong th ng kê s li u ph c p giáo d c”

ộ ố

ố ệ

ử ụ

ổ ậ

ụ

ủ

ề

ầ

ố

c s d ng đúng sau khi thi ả

i và ch đ l ứ ượ ử ụ ữ ỉ ể ạ t l p xong nên khóa ả i nh ng nh ng ô c n nh p li u đ đ m b o ế ậ ậ ể ả ữ ệ ầ

e) L u ýư Đ đ m b o công th c đ ể ả các ô ch a công th c l ứ công th c không b sai l ch. ứ ứ ạ ệ ị

Đ i v i b c trung h c c s ta th c hi n t ng t nh b c trung h c. ố ớ ậ ọ ơ ở ệ ươ ự ự ư ậ ọ

2. Kh năng áp d ng ụ Khi v n d ng đ tài “Kinh nghi m ề ả ậ ụ ầ ủ ử ụ

ố ổ ậ ố ệ ộ ố ụ ̃ ́ ́

ữ ố ệ ề ấ

ổ ậ ữ ả ậ ọ

ể ậ

ể ậ ơ ị

ộ ổ ủ ề

ệ s d ng m t s hàm c a ph n m m ề Microsoft Excel trong th ng kê s li u ph c p giáo d c” đa giup chung tôi tránh đ c nh ng sai sót trong báo cáo s li u, không m t nhi u th i gian. Đ tài này ề ờ ượ v n d ng vào công tác ph c p b c trung h c xã Ân H u có hi u qu nh t vào các ấ ệ ậ ụ ổ năm 2011, 2012. Có th xem đây là m u nh p thông tin “M t trang c a s ph ủ ổ ộ ẫ c p” đ các đ n v khác nhau nh p thông tin theo đúng th c t c a đ n v mình ị ơ ự ế ủ ậ ho c các thông tin c a các đ tu i khác nhau đ u cho ra k t qu th ng kê s li u ố ệ ả ố ế ặ đúng.

S l ng các hàm Excel v n d ng trong Đ tài này t ố ượ ề ậ ươ

ố ể ụ ề

ộ ố ế ư ướ ệ ỉ ầ ậ ng đ i ít, ch c n l p ế ả ậ ạ i

i hàm.

V i th c ti n này có th giúp cho các đ n v tham kh o và v n d ng vào m t s hàm r i chép và dán cho nhi u v trí khác nhau. Do đó có th dùng thay th ị ồ c đây đã th c hi n và h ng năm không ph i l p l cách đ m th công nh tr ằ ự ủ hàm và các đ n v khác mu n s d ng cũng không c n ph i l p l ơ ự ố ử ụ ể ả ậ ạ ả ị ễ ầ ị ụ ậ ớ ơ

công tác th ng kê ph c p c a đ n v mình. ổ ậ ủ ơ ố ị

ế , xã h i ộ

ề ợ ụ ố ệ ử ả

ổ ậ ườ ể ự ố ệ ự ệ ề ầ ọ ̉ ̀

ệ ̣ ữ ̉ ̣ ́ ̉ ̉ ̉ ̣ ̀ ́ ̣ ̣ ́ ̉ ́ ̉ ́

3. L i ích kinh t Áp d ng đ tài này trong x lí s li u ph c p đ m b o s li u chính xác, ả ố ệ th c hi n nhanh g n, không c n nhi u ng i đ th c hi n x lí s li u. Chi cân ử nhâp d liêu cac trang cua sô phô câp va can bô phu trach chi mât khoang 30 phut đê điêu chinh vung đêm la co ngay kêt qua thông kê. ̀ ̉ ̀ ́ ̀ ́ ́ ̉ ́

Excel la phân mêm hêt s c thông dung, quen thuôc v i môi ng ớ ́ ứ ườ ̀ ̀ ̀ ̣ ̣ ̣ ́

̀ ơ ̃ ự ́ ̉ ̣ ̀ ̉ ̣ ̀ ̣ ̣ ̉

i, cac thao tac thê hiên trong đê tai đ n gian, dê th c hiên va đem lai hiêu qua cao trong công viêc th ng kê, x li sô liêu phô câp. ử ̣ ́ ́ ̣ ̉ ̣

ổ ậ ủ ơ ệ ề ầ ị

ữ ụ ế ể ả

ố Đ tài này góp ph n nâng cao hi u qu công tác ph c p c a đ n v xã Ân ả ộ ỉ ạ ệ ạ ộ ề ế ơ ạ ỉ ạ ị ủ ự

H u và có th áp d ng cho nhi u đ n v khác mang l i hi u qu và k p ti n đ ị chung trong công tác xây d ng k ho ch và ch đ o ho t đ ng chung c a ban ch đ o ph c p các c p. ạ ổ ậ ấ

21

“Kinh nghi mệ s d ng m t s hàm c a ph n m m Microsoft Excel trong th ng kê s li u ph c p giáo d c”

ộ ố

ố ệ

ử ụ

ổ ậ

ủ

ụ

ề

ầ

ố

C. K T LU N Ậ Ế

ố ộ ẫ ệ ổ ậ ụ ầ

ể ộ ệ ấ ả ố ớ

ố ệ ữ

ể ả ể ề ố ệ ổ ậ ố ệ ể

ườ ấ ấ ư ố

ụ ố ệ ậ ố ệ ầ ữ ữ ệ ệ ố ữ ệ ể ệ ấ

ể ư ụ ệ ợ ẽ ệ ậ ầ ấ ộ

ố ộ

ố ệ t trong tình hình hi n nay. Đ hoàn thi n m t bi u m u th ng kê ph c p giáo d c c n ph i th ng kê ố ộ r t nhi u s li u. Đây là m t trong nh ng công vi c r t khó khăn đ i v i cán b ữ ấ ph trách ph c p giáo d c. Đ có đ c nh ng s li u chính xác, nhanh chóng đòi ụ ượ i th ng kê s li u ph i tìm tòi, rút kinh nghi m đ tìm ra cách làm khoa h i ng ỏ h c nh t. Quá trình nh p s li u c n tuy t đ i chính xác và th ng nh t; l u ý quá ọ trình sao chép đ l u tr d li u, khóa d li u đ phòng vi c m t và sai l ch s ố ề li u. Vi c v n d ng hàm trong ph n m m Excel m t cách h p lí s có r t nhi u ề ệ ti n ích giúp th ng kê s li u m t cách chính xác, nhanh chóng và là cách làm h t ế ệ s c c n thi ứ ầ ệ ế

Tuy b ầ ụ ướ ệ

ả c nghiên c u, hoàn thi n h n, đem l ậ ượ ứ ạ ơ ̃

c đ u v n d ng có hi u qu vào công tác ph c p c a xã Ân H u, ữ i nhi u ti n ích và ệ ệ ể ơ . Bên c nh đó chúng tôi c g ng th c hi n xây d ng hàm ki m ố ắ ổ ậ ủ ề ự ự ệ

đ tài này vân c n đ ầ ề hi u qu cao h n ả ệ tra, đ i chi u s li u đ đ m b o tuy t đ i chính xác. ạ ể ả ế ố ệ ệ ố ả ố

ệ Đ phát huy hi u qu c a Đ tài “Kinh nghi m ả ủ ộ ố ử ụ

ể ề ề ố ố ệ ụ

ầ ế ừ ể

ộ ơ ươ ự

ệ s d ng m t s hàm c a ủ ph n m m Microsoft Excel trong th ng kê s li u ph c p giáo d c”, chúng tôi xin ổ ậ đó ki n ngh v i lãnh đ o phòng GD&ĐT Hoài Ân tri n khai áp d ng r ng rãi, t ụ ạ ầ ng pháp này hoàn thi n h n, góp ph n có nhi u s đóng góp, xây d ng giúp ph ệ vào th c hi n có hi u qu công tác ph c p giáo d c hàng năm./. ị ớ ề ự ệ ự ổ ậ ụ ệ ả

TÀI LI U THAM KH O Ả Ệ

1. D liêu phô câp bâc trung hoc xa Ân H u t năm 2007 đên năm 2012. ữ ừ ữ ̣ ̉ ̣ ̣ ̣ ̃ ́

2. Báo cáo t ng k t công tác ph c p GDPT năm 2011 và K ho ch công tác ế ế ạ ổ

ổ ậ ph c p GDPT năm 2012 c a Ban ch đ o ph c p giáo d c huy n Hoài Ân. ỉ ạ ổ ậ ổ ậ ụ ủ ệ

3. S ph c p b c THPT xã Ân H u năm 2011, 2012. ổ ậ ữ ậ ổ