k thu t trình bày
1. Kh gi y, ki u trình bày và đ nh l trang văn b n
a) Kh gi y
Văn b n quy ph m pháp lu t và văn b n hành chính đ c trình bày trên gi y kh
A4 (210 mm x 297 mm).
Các lo i văn b n nh gi y gi i thi u, gi y biên nh n h s , phi u g i, phi u ơ ế ế
chuy n có th đ c trình bày trên gi y kh A5 (148 mm x 210 mm) ho c trên
gi y m u in s n.
b) Ki u trình bày
Văn b n quy ph m pháp lu t và văn b n hành chính đ c trình bày theo chi u
dài c a trang gi y kh A4 (đ nh h ng b n in theo chi u dài).
Tr ng h p n i dung văn b n có các b ng, bi u nh ng không đ c làm thành các
ph l c riêng thì văn b n có th đ c trình bày theo chi u r ng c a trang gi y
nh h ng b n in theo chi u r ng).
c) Đ nh l trang văn b n (đ i v i kh gi y A4)
- Trang m t tr c:
L trên: cách mép trên t 20-25 mm;
L d i: cách mép d i t 20-25 mm;
L trái: cách mép trái t 30-35 mm;
L ph i: cách mép ph i t 15-20 mm.
- Trang m t sau:
L trên: cách mép trên t 20-25 mm;
L d ư i: cách mép d i t 20-25 mm;
L trái: cách mép trái t 15-20 mm;
L ph i: cách mép ph i t 30-35 mm.
2. K thu t trình bày các thành ph n th th c văn b n
V trí trình bày các thành ph n th th c văn b n trên m t trang gi y kh A4 đ c
th c hi n theo S đ b trí các thành ph n th th c văn b n kèm theo Thông t ơ
này (Ph l c II). V trí trình bày các thành ph n th th c văn b n trên m t trang
gi y kh A5 đ c áp d ng t ng t theo S đ trên. ơ ơ
Các thành ph n th th c văn b n đ c trình bày nh sau:
a) Qu c hi u
Qu c hi u đ c trình bày t i ô s 1.
Dòng ch trên: “C ng hoà xã h i ch nghĩa Vi t Nam” đ c trình bày b ng ch
in hoa, c ch t 12 đ n 13, ki u ch đ ng, đ m. ế
Dòng ch d i: “Đ c l p - T do - H nh phúc” đ c trình bày b ng ch in th ng,
c ch t 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m; ch cái đ u c a các c m t đ c vi t ế ế
hoa, gi a các c m t có g ch ngang nh ; phía d i có đ ng k ngang, nét li n,
có đ dài b ng đ dài c a dòng ch .
b) Tên c quan, t ch c ban hành văn b nơ
Tên c quan, t ch c ban hành văn b n đ c trình bày t i ô s 2.ơ
Tên c quan, t ch c ch qu n c p trên tr c ti p đ c trình bày b ng ch inơ ế
hoa, c ch t 12 đ n 13, ki u ch đ ng. ế
Tên c quan, t ch c ban hành văn b n đ c trình bày b ng ch in hoa, c chơ
t 12 đ n 13, ki u ch đ ng, đ m; phía d i có đ ng k ngang, nét li n, có đ ế
dài b ng t 1/3 đ n 1/2 đ dài c a dòng ch và đ t cân đ i so v i dòng ch . ế
c) S , ký hi u c a văn b n
S , ký hi u c a văn b n đ c trình bày t i ô s 3.
T “s đ c trình bày b ng ch in th ng, ký hi u b ng ch in hoa, c ch 13,
ki u ch đ ng; sau t “s ” có d u hai ch m; gi a s , năm ban hành và ký hi u
văn b n có d u g ch chéo (/); gi a các nhóm ch vi t t t trong ký hi u văn b n ế
có d u g ch n i không cách ch (-), ví d :
S : 33/2002/NĐ-CP; S : 15/QĐ-UBND; S : 23/BC-BNV; S : 234/SCN-VP.
d) Đ a danh và ngày, tháng, năm ban hành văn b n
Đ a danh và ngày, tháng, năm ban hành văn b n đ c trình bày t i ô s 4, b ng
ch in th ng, c ch t 13 đ n 14, ki u ch nghiêng; sau đ a danh có d u ế
ph y.
Ví d : Hà N i, ngày 05 tháng 02 năm 2004
đ) Tên lo i và trích y u n i dung văn b n ế
Tên lo i và trích y u n i dung c a các lo i văn b n có ghi tên lo i đ c trình bày ế
t i ô s 5a; tên lo i văn b n (ngh đ nh, quy t đ nh, k ho ch, báo cáo, t trình ế ế
và các lo i văn b n khác) đ c đ t canh gi a (cân đ i gi a dòng) b ng ch in
hoa, c ch t 14 đ n 15, ki u ch đ ng, đ m; trích y u n i dung văn b n đ c ế ế
đ t canh gi a, ngay d i tên lo i văn b n, b ng ch in th ng, c ch 14, ki u
ch đ ng, đ m; bên d i trích y u có đ ng k ngang, nét li n, có đ dài b ng ế
t 1/3 đ n 1/2 đ dài c a dòng ch và đ t cân đ i so v i dòng ch . ế
Trích y u n i dung công văn đ c trình bày t i ô s 5b, sau ch vi t t t “V/v” (vế ế
vi c) b ng ch in th ng, c ch t 12 đ n 13, ki u ch đ ng. ế
e) N i dung văn b n
N i dung văn b n đ c trình bày t i ô s 6.
Ph n n i dung (b n văn) đ c trình bày b ng ch in th ng, c ch t 13 đ n ế
14; khi xu ng dòng, ch đ u dòng có th lùi vào t 1cm đ n 1,27cm (1 default ế
tab); kho ng cách gi a các đo n văn (paragraph) đ t t i thi u là 6pt; kho ng
cách gi a các dòng hay cách dòng (line spacing) ch n t i thi u t cách dòng
đ n (single line spacing) ho c t 15pt (exactly line spacing) tr lên.ơ
Đ i v i nh ng văn b n quy ph m pháp lu t và văn b n hành chính có ph n căn
c pháp lý đ ban hành thì sau m i căn c ph i xu ng dòng, cu i dòng có d u
ch m ph y, riêng căn c cu i cùng k t thúc b ng d u ph y. ế
Tr ng h p n i dung văn b n đ c b c c theo ph n, ch ng, m c, đi u, kho n, ơ
đi m thì trình bày nh sau:
- Ph n, ch ng: t “ph n”, “ch ng” và s th t c a ph n, ch ng đ c trình bày ơ ơ ơ
trên m t dòng riêng, canh gi a, b ng ch in th ng, c ch 14, ki u ch đ ng,
đ m. S th t c a ph n, ch ng dùng ch s La Mã. Tiêu đ (tên) c a ph n, ơ
ch ng đ c đ t ngay d i, canh gi a, b ng ch in hoa, c ch t 13 đ n 14,ơ ế
ki u ch đ ng, đ m;
- M c: t “m c” và s th t c a m c đ c trình bày trên m t dòng riêng, canh
gi a, b ng ch in th ng, c ch 14, ki u ch đ ng, đ m. S th t c a m c
dùng ch s -r p. Tiêu đ c a m c đ c trình bày canh gi a, b ng ch in hoa,
c ch t 12 đ n 13, ki u ch đ ng, đ m; ế
- Đi u: t “đi u”, s th t và tiêu đ c a đi u đ c trình bày b ng ch in th ng,
c ch b ng c ch c a ph n l i văn (13-14), ki u ch đ ng, đ m. S th t
c a đi u dùng ch s -r p, sau s th t có d u ch m;
- Kho n: s th t các kho n trong m i đi u dùng ch s -r p, ti p theo là d u ế
ch m, c ch b ng c ch c a ph n l i văn (13-14), ki u ch đ ng;
- Đi m: th t các đi m trong m i kho n dùng các ch cái ti ng Vi t theo th t ế
abc, sau có d u đóng ngo c đ n, b ng ch in th ng, c ch b ng c ch c a ơ
ph n l i văn (13-14), ki u ch đ ng.
Tr ng h p n i dung văn b n đ c phân chia thành các ph n, m c t l n đ n ế
nh thì trình bày nh sau:
- Ph n (n u có): t “ph n” và s th t c a ph n đ c trình bày trên m t dòng ế
riêng, canh gi a, b ng ch in th ng, c ch 14, ki u ch đ ng, đ m. S th t
c a ph n dùng ch s La Mã. Tiêu đ c a ph n đ c đ t ngay d i, canh gi a,
b ng ch in hoa, c ch t 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m; ế
- M c: s th t các m c dùng ch s La Mã, sau có d u ch m; tiêu đ c a
m c đ c trình bày b ng ch in hoa, c ch t 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m; ế
- Kho n: s th t các kho n trong m i m c dùng ch s -r p, sau đó có d u
ch m; s th t và tiêu đ c a kho n (n u có) đ ế c trình bày b ng ch in th ng,
c ch b ng c ch c a ph n l i văn (13-14), ki u ch đ ng, đ m;
- Đi m: th t các đi m trong m i kho n dùng các ch cái ti ng Vi t theo th t ế
abc, sau đó có d u đóng ngo c đ n, b ng ch in th ng, c ch b ng c ch ơ
c a ph n l i văn (13-14), ki u ch đ ng.
g) Ch c v , h tên và ch ký c a ng i có th m quy n
Quy n h n, ch c v c a ng i ký đ c trình bày t i ô s 7a; ch c v khác c a
ng i ký đ c trình bày t i ô s 7b; các ch vi t t t “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” ế
ho c “Q.” (quy n), quy n h n và ch c v c a ng i ký đ c trình bày b ng ch
in hoa, c ch t 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m. ế
H tên c a ng i ký văn b n và h c hàm, h c v (n u có) đ c trình bày t i ô s ế
7b; b ng ch in th ng, c ch t 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m. ế
Ch ký c a ng i có th m quy n đ c trình bày t i ô s 7c.
h) D u c a c quan, t ch c ơ
D u c a c quan, t ch c đ c trình bày t i ô s 8. ơ
i) N i nh nơ
N i nh n đ c trình bày t i ô s 9a và 9b.ơ
Ph n n i nh n t i ô s 9a (ch áp d ng đ i v i công văn hành chính) đ c trình ơ
bày nh sau:
- T “kính g i” và tên các c quan, t ch c ho c cá nhân nh n văn b n đ c ơ
trình bày b ng ch in th ng, c ch 14, ki u ch đ ng;
- Sau t “kính g i” có d u hai ch m; n u công văn g i cho m t c quan, t ch c ế ơ
ho c m t cá nhân thì t “kính g i” và tên c quan, t ch c ho c cá nhân đ c ơ
trình bày trên cùng m t dòng; tr ng h p công văn g i cho hai c quan, t ch c ơ
ho c cá nhân tr lên thì tên m i c quan, t ch c, cá nhân ho c m i nhóm c ơ ơ
quan, t ch c, cá nhân đ c trình bày trên m t dòng riêng, đ u dòng có g ch
ngang, cu i dòng có d u ch m ph y, cu i dòng cu i cùng có d u ch m.
Ph n n i nh n t i ô s 9b (áp d ng chung đ i v i công văn hành chính và các ơ
lo i văn b n khác) đ c trình bày nh sau:
- T “n i nh n” đ c trình bày trên m t dòng riêng, sau đó có d u hai ch m, ơ
b ng ch in th ng, c ch 12, ki u ch nghiêng, đ m;
- Ph n li t kê các c quan, t ch c, đ n v và cá nhân nh n văn b n đ c trình ơ ơ
bày b ng ch in th ng, c ch 11, ki u ch đ ng; tên m i c quan, t ch c, ơ
đ n v và cá nhân ho c m i nhóm c quan, t ch c, đ n v nh n văn b n đ cơ ơ ơ
trình bày trên m t dòng riêng, đ u dòng có g ch ngang, cu i dòng có d u ch m
ph y; riêng dòng cu i cùng bao g m ch “l u” sau đó có d u hai ch m, ti p theo ế
là ch vi t t t “VT” (văn th ế c quan, t ch c), ch vi t t t tên đ n v (ho c bơ ế ơ
ph n) so n th o văn b n và s l ng b n l u (ch trong nh ng tr ng h p c n
thi t) đ c đ t trong ngo c đ n, cu i cùng là d u ch m.ế ơ
k) D u ch m c đ kh n, m t
M u d u đ m t (tuy t m t, t i m t ho c m t) và d u thu h i đ i v i văn b n
n i dung bí m t nhà n c đ c th c hi n theo quy đ nh c a pháp lu t v b o v
bí m t nhà n c. D u đ m t đ c đóng vào ô s 10a, d u thu h i đ c đóng vào
ô s 11.
D u đ kh n đ c đóng vào ô s 10b. Con d u các đ kh n có hình ch nh t,
trên đó, các t “ho t c”, “th ng kh n” ho c “kh n” đ c trình bày b ng ch in
hoa, c ch t 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m và đ c đ t cân đ i trong khung ế
hình ch nh t vi n đ n, có kích th c t ng ng là 30mm x 8mm, 40mm x 8mm ơ ơ
và 20mm x 8mm.
l) Các thành ph n th th c khác
Các thành ph n th th c khác đ c trình bày nh sau:
- Các ch d n v ph m vi l u hành đ c trình bày t i ô s 11; các c m t “tr l i
sau khi h p (h i ngh )”, “xem xong tr l i”, “l u hành n i b đ c trình bày cân
đ i trong m t khung hình ch nh t vi n đ n, b ng ch in hoa, c ch t 13 đ n ơ ế
14, ki u ch đ ng, đ m;
- Ch d n v d th o văn b n đ c trình bày t i ô s 12; t “d th o” ho c c m
t “d th o l n ...” đ c trình bày trong m t khung hình ch nh t vi n đ n, b ng ơ
ch in hoa, c ch t 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m; ế
- Ký hi u ng i đánh máy và s l ng b n phát hành đ c trình bày t i ô s 13;
ký hi u b ng ch in hoa, s l ng b n b ng ch s -r p, c ch 11, ki u ch
đ ng;
- Đ a ch c quan, t ch c; đ a ch E-Mail; đ a ch trên m ng (Website); s đi n ơ
tho i, s Telex, s Fax đ c trình bày trên trang đ u c a văn b n, t i ô s 14,
b ng ch in th ng, c ch t 11 đ n 12, ki u ch đ ng, d i m t đ ng k nét ế
li n kéo dài h t b ngang c a vùng trình bày văn b n; ế
- Ph l c văn b n: ph l c kèm theo văn b n đ c trình bày trên các trang gi y
riêng; t “ph l c” và s th t c a ph l c (tr ng h p có t hai ph l c tr lên)
đ c trình bày trên m t dòng riêng, canh gi a, b ng ch in th ng, c ch 14,
ki u ch đ ng, đ m; tiêu đ (tên) c a ph l c đ c trình bày canh gi a, b ng
ch in hoa, c ch t 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m; ế
- S trang c a văn b n đ c trình bày t i chính gi a, trên đ u trang gi y (ph n
header) ho c t i góc ph i, cu i trang gi y (ph n footer), b ng ch s -r p,
c ch b ng c ch c a ph n l i văn (13-14), ki u ch đ ng;
M u ch và chi ti t trình bày các thành ph n th th c văn b n đ c minh ho t i ế
Ph l c IV - M u ch và chi ti t trình bày th th c văn b n và th th c b n sao ế
kèm theo Thông t này (trong đó, s d ng phông ch .VnTime đ i v i ch in th
ng và .VnTimeH đ i v i ch in hoa).
M u trình bày m t s lo i văn b n quy ph m pháp lu t và văn b n hành chính đ
c minh ho t i Ph l c V - M u trình bày văn b n và b n sao văn b n kèm
theo Thông t này (trong đó, s d ng phông ch .VnTime đ i v i ch in th ng
và .VnTimeH đ i v i ch in hoa).