I. i m đ u
1. Gi i thi u ph n m m Microsoft Winword
So n th o văn b n công vi c đ c s d ng r t nhi u trong các c ượ ơ
quan, xí nghi p cũng nhu c u c a b t kỳ cá nhân nào hi n nay.
T th a xa x a con ng iđã bi t s d ng máy móc vào vi c so n th o ư ườ ế
văn b n (máy ch ). đ n đâu, văn b n đ c in ra ngay đ n đó trên gi y. ế ượ ế
Các công vi c d ch chuy n trên văn b n, cũng nh các k năng so n th o văn ư
b n còn r t thô s , đ n gi n. Đ t o ra đ c m t văn b n, đòi h i ng iso n ơ ơ ượ ườ
th o ph i nh ng k năng s d ng máy r t t t (không nh máy tính bây ư
gi , h u nh ai cũng th h c so n th o đ c m t cách r ng). So n ư ượ
th o là nh v y, còn v in n cũng có vô cùng khó khăn. Đó là ngày x a, khi m ư ư
công ngh thông tin còn ch a phát tri n. ư
Ngày nay, khi m công ngh thông tin đang phát tri n r m r , công ngh
thay đ i t ng ngày, b i nh ng tính toán, nh ng khó khăn c a con ng i đang ườ
d n d n đ c máy tính hoá, thì vi c so n th o nh ng văn b n b ng máy tính ượ
đã tr thành nh ng công vi c r t bình th ng cho b t kỳ ai bi t s d ng máy ườ ế
tính. M t trong nh ng ph n m m máy tính đ c s d ng r ng rãi nh t hi n nay ượ
là Microsoft Word c a hãng Microsoft hay còn g i ph n m m Winword.
Ra đ i t cu i nh ng m 1980, đ n nay ph n m m Winword đã đ t ế
đ c t i s hoàn h o trong lĩnh v c so n th o văn b n cũng nh trong lĩnh v cượ ư
văn phòng c a b ph n m m Microsoft Office nói chung. th li t các đ c
đi m n i b t c a ph n m m này nh sau: ư
Cung c p đ y đ nh t các k năng so n th o đ nh d ng văn b n đa
d ng, d s d ng;
Kh năng đ ho đã m nh d n lên, k t h p v i công ngh OLE (Objects ế
Linking and Embeding) b n th chèn đ c nhi u h n nh ng ngoài hình ượ ơ
nh và âm thanh lên tài li u word nh : bi u đ , b ng tính,.v.v. ư
th k t xu t, nh p d li u d i nhi u lo i đ nh d ng khác nhau. Đ c ế ướ
bi t kh năng chuy n đ i d li u gi a Word v i các ph n m m khác trong b
Microsoft Office đã làm cho vi c x các ng d ng văn phòng tr nên đ n gi n ơ
và hi u qu h n. ơ
D dàng k t chuy n tài li u thành d ng HTML đ chia s d li u trên ế
m ng n i b , cũng nh m ng Internet. ư
2. Cách kh i đ ng
Cách 1: Ch n l nh Start c a Windows: Start | Programs | Microsoft Word
Cách 2: Nháy kép chu t lên bi u t ng c a ph n m m Word n u nh ượ ế ư
nhìn th y b t kỳ ch nào: trên thanh tác v (task bar), trên màn hình n n
c a
Cách 3: N u mu n m nhanh m t t p văn b n v a so n th o g n đâyế
nh t trên máy tính đang làm vi c, th ch n Start | Documents, ch n tên t p
văn b n (Word) c n m . Khi đó Word s kh i đ ng và m ngay t p văn b n v a
ch đ nh.
3. Môi tr ng làm vi cườ
Sau khi kh i đ ng xong, màn hình làm vi c c a Word th ng d ng ườ
nh sau:ư
C a s so n th o tài li u H th ng b ng ch n H th ng thanh công c
Th c k Thanh tr ng thái. Th ng thì môi tr ng làm vi c trên Word g m 4ướ ườ ườ
thành ph n chính: C a s so n th o tài li u: n i đ ch b n tài li u. B n ơ ế
th gõ văn b n, đ nh d ng, chèn các hình nh lên đây. N i dung trên c a s này
s đ c in ra máy in khi s d ng l nh in. H th ng b ng ch n (menu): ch a các ượ
l nh đ g i t i các ch c năng c a Word trong khi làm vi c. B n ph i dùng chu t
đ m c m c ch n này, đôi khi cũng th s d ng t h p phím t t đ g i
nhanh t i các m c ch n.
H th ng thanh công c : bao g m r t nhi u thanh công c , m i thanh
công c bao g m các nút l nh đ ph c v m t nhóm công vi c nào đó. d :
khi so n th o văn b n, b n ph i s d ng đ n thanh công c chu n Standard và ế
thanh công c đ nh d ng Formating; ho c khi v hình c n đ n thanh công c ế
Drawing đ làm vi c.
Th c k : g m 2 th c (ruler) bao vi n trang văn b n. S d ng th cướ ướ ướ
này b n th đi u ch nh đ c l trang văn b n, cũng nh thi t l p các đi m ượ ư ế
d ch (tab) m t cách đ n gi n và tr c quan. ơ
Thanh tr ng thái: giúp b n bi t đ c m t vài tr ng thái c n thi t khi làm ế ượ ế
vi c. Ví d : b n đang làm vi c trang m y, dòng bao nhiêu, .v.v.
4. T o m t tài li u m i
Làm vi c v i word làm vi c trên các tài li u (Documents). M i tài li u
ph i đ c c t lên đĩa v i m t t p tin có ph n m r ng .DOC. Th ng thì các t p ượ ườ
tài li u c a b n s đ c c t vào th m c C:\My Documents trên đĩa c ng. Tuy ượ ư
nhiên, b n có th thay đ i l i thông s này khi làm vi c v i Word.
Thông th ng sau khi kh i đ ng Word, m t màn hình tr ng xu t hi n. Đóườ
cũng tài li u m i m Word t đ ng t o ra. Tuy nhiên đ t o m t tài li u m i,
b n có th s d ng m t trong các cách sau:
M m c ch n File | New..; ho c Nh n nút New trên thanh công c
Standard; ho c Nh n t h p phím t t Ctrl + N.
5. Ghi tài li u lên đĩa
Đ ghi tài li u đang làm vi c lên đĩa, b n th ch n m t trong các cách
sau:
M m c ch n File | Save..; ho c Nh n nút Save trên thanh công c
Standard; ho c Nh n t h p phím t t Ctrl + S. S có hai kh năng x y ra:
N u đây là tài li u m i, h p tho i Save As xu t hi n, cho phép ghi tài li uế
này b i m t t p tin m i: tên t p tin vào đây! Hãy xác đ nh th m c (Folder)- ư
n i s ch a t p tin m i này r i tên t p tin vào m c File name: (ví d Vanơ
ban1 r i nh n nút Save đ k t thúc vi c ghi n i dung tài li u. ế
N u tài li u c a b n đã đ c ghi vào m t t p, khi ra l nh c t t t cế ượ
nh ng s thay đ i trên tài li u s đ c ghi l i lên đĩa. B n nên th c hi n thao ượ
tác ghi tài li u v a r i th ng xuyên trong khi so n tài li u, đ tránh m t d li u ườ
khi g p các s c m t đi n, hay nh ng tr c tr c c a máy tính.
6. M tài li u đã∙ t n t i trên đĩa
Tài li u sau khi đã so n th o trên Word đ c l u trên đĩa d i d ng t p ượ ư ướ
tin ph n m r ng .DOC. Đ m m t tài li u Word đã trên đĩa, b n
th ch n m t trong các cách sau đâu:
M m c ch n File | Open; ho c Nh n t h p phím t t Ctrl+O. H p tho i
Open xu t hi n: Hãy tìm đ n th m c n i ch a t p tài li u c n m trên đĩa, ế ư ơ
ch n t p tài li u, cu i cùng nh n nút l nh đ ti p t c. T p tài li u s đ c m ế ượ
ra trên màn hình Word. M t khác, b n cũng th th c hi n m r t nhanh
nh ng t p tài li u đã làm vi c g n đây nh t b ng cách m m c ch n File nh ư
sau: Nh n chu t lên t p tài li u c n m ! Ti p theo nh n chu t lên tên t p tài ế
li u c n m .
7. Thoát kh i môi tr ng làm vi c ườ
Khi không m vi c v i Word, b n th th c hi n theo m t trong các
cách sau:
M m c ch n File | Exit ho c - Nh n t h p phím t t Alt + F4.
II. Ch ng 1:So n th o c b nươ ơ
1. M t s thao tác so n th o c b n ơ
1.a. Nh p văn b n
Nh p văn b n khâu đ u tiên trong qui trình so n th o tài li u. Thông
th ng đo n văn b n (Text) trên m t tài li u r t nhi u, b n ti p c n đ cườ ế ượ
càng nhi u nh ng tính năng nh p văn b n thì càng t t, b i l nó s làm tăng t c
đ ch b n tài li u. ế
1.b. Thao tác trên kh i văn b n
M c này cung c p nh ng k năng thao tác trên m t kh i văn b n bao
g m : sao chép, c t dán, di chuy n kh i văn b n. Giúp làm tăng t c đ so n
th o văn b n.
1.c. Sao chép:
Sao chép kh i văn b n là quá trình t o m t kh i văn b n m i t m t kh i
văn b n đã có s n. Ph ng pháp này đ c áp d ng khi b n c n ph i gõ l i m t ươ ượ
đo n văn b n gi ng h t ho c g n gi ng v i m t đo n văn b n đã s n trên
tài li u v m t n i dung cũng nh đ nh d ng (chúng ta s tìm hi u khái ni m ư
đ nh d ng ph n ti p theo). Cách làm nh sau: B c 1: L a ch n (bôi đen) ế ư ướ
kh i văn b n c n sao chép. Đ l a ch n kh i văn b n b n làm nh sau: Di ư
chu t khoanh vùng văn b n c n ch n; ho c dùng các phím mũi tên ←↑↓→
k t h p vi c gi phím Shift đ ch n vùng văn b n. Ch n đ n đâu b n s th yế ế
văn b n đ c bôi đen đ n đó. B c 2: Ra l nh sao chép d li u b ng m t trong ượ ế ướ
các cách: - M m c ch n Edit | Copy ; ho c - Nh n nút Copy trên thanh công c
Standard; ho c - Nh n t h p phím nóng Ctrl + C; B c 3: Dán văn b n đã ướ
ch n lên v trí c n thi t. B n làm nh sau: Đ t con tr vào v trí c n dán văn ế ư
b n, ra l nh dán b ng m t trong các cách sau:
M m c ch n Edit | Paste ; ho c - Nh n nút Paste trên thanh công c
Standard; ho c- Nh n t h p phím nóng Ctrl + V.B n s th y m t đo n văn b n
m i đ c dán vào v trí c n thi t. B n th th c hi n nhi u l nh dán liên ti p, ượ ế ế
d li u đ c dán ra s là d li u c a l n ra l nh Copy g n nh t. ượ
1.d. Di chuy n kh i văn b n
V i ph ngpháp sao chép văn b n, sau khi sao chép đ c đo n văn b n ươ ượ
m i thì đo n văn b n v n t n t i đúng v trí c a nó. N u mu n khi sao chép ế
đo n văn b n ra m t n i khác đo n văn b n s đ c xoá đi (t c là di ơ ượ
chuy n kh i văn b n đ n m t v trí khác), ph ngpháp này s giúp làm đi u đó. ế ươ
Có th th c hi n theo hai cách nh sau: ư
Cách 1: B c 1: L a ch n kh i văn b n c n di chuy n;B c 2: Ra l nhướ ướ
c t văn b n th b ng m t trong các cách sau:- M m c ch n Edit | Cut ;
ho c- Nh n nút Cut trên thanh công c Standard; ho c- Nh n t h p phím nóng
Ctrl + X. Văn b n đã ch n s b c t đi, chúng s đ c l u trong b nh đ m ượ ư
(Clipboard) c a máy tính. B c 3: Th c hi n l nh dán văn b n (Paste) nh đã ướ ư
gi i thi u trên vào v trí đ nh tr c.B c 1: L a ch n kh i văn b n c n di ướ ướ
chuy n; B c 2: Dùng chu t kéo vùng văn b n đang ch n th n v trí ướ
c n di chuy n đ n. Ph ngpháp này g i là kéo – th (drag and drop). ế ươ
1.e. Thi t l p Tab: ế
Tab công c đ c s d ng r t nhi u trong vi c nh p văn b n. Ngoài ượ
kh năng d ch chuy n đi m tr theo t ng B c nh y, m c này s gi i thi u ướ
cách s d ng Tab cho vi c t o m t văn b n hi n th d i d ng các c t. ướ
B c 1: Đ nh nghĩa kho ng cách cho các c t c a b ng b i h p tho i Tabướ
nh sau:ư
M b ng ch n Format | Tab.., h p tho i Tab xu t hi n:
H p Default tab stops: đ thi t l p B c nh y ng m đ nh c a Tab. Hình ế ướ
trên B c nh y ng m đ nh 0.5 cm (t c là m i khi nh n phím Tab, con tr sướ
d ch m t đo n 0.5 cm trên màn hình so n th o). B n th thay đ i giá tr
B c nh y ng m đ nh Tab trên màn hình so n th o Word b ng cáchm t giáướ
tr s ( đ n v là cm) vào h p này; ơ
B ng trên có 3 c t, m i c t s đ c b t đ u t i m t v trí có kho ng cách ượ
c đ nh đ n l trái trang văn b n m ta ph i thi t l p ngay sau đây. Gi s c t ế ế
STT cách l trái 1cm, c t H tên cách l trái 3 cm, c t Đ a ch cách l trái 8
cm. Khi đó ph i thi t l p các thông s này trên h p tho i Tab nh sau: ế ư
H p Tab stop position: 1 (gõ kho ng cách t c t STT đ n mép l trái ế
trang văn b n; m c Alignment- ch n l cho d li u trong c t này (c t STT):
Left canh l d li u bên trái c t, Right- canh l bên ph i c t, Center căn l
gi a c t, hãy ch n Center. Ch n xong nh n nút Set. T ng t l n l t khai báo ươ ượ
v trí Tab cho các c t còn l i: H tên (3) c t Đ a ch (8). Đén khi h p tho i
Tab có d ng:
Cu i cùng nh n nút Ok đ hoàn t t vi c thi t l p tab cho các c t ế
th s d ng chúng nút Clear- đ xoá b đi m Tab đang ch n; nút Clear All - đ
xoá b toàn b các đi m tab đang thi t l p trên h p tho i). ế
B c 2: Cách s d ng nh ng đi m Tab v a thi t l p trên đ t o b ngướ ế
d li u:
Khi con tr đang n m đ u dòng văn b n, nh n Tab đ nh p d li u c t
STT. Nh p xong nh n Tab, con tr s chuy n đ n v t tab ti p theo (v trí c t ế ế
h tên) và nh p ti p d li u H tên. Nh p xong nh n Tab đ nh p d li u ế
c t Đ a ch . Làm t ng t v i các dòng ti p theo, b n đã th t o đ c b ng ươ ế ượ
d li u nh yêu c u trên. ư
Đ c bi t, ch c n dùng chu t x trên th c k n m ngang (Vertical ướ
Ruler) b n cũng th thi t l p đi u ch nh các đi m tab nh v a r i. Cách ế ư
làm nh sau:ư
Đ t o đi m tab cho c t STT (có kho ng cách 1cm, l gi a), hãy nh n
chu t trái lên v trí 1 cm trên th c k n m ngang. M t đi m Tab kho ng ướ
cách 1cm, l trái (Left) đã đ c thi t l p nh sau: . ượ ế ư
Mu n thay đ i l cho đi m tab này là gi a (Center), làm nh sau: ư
Nh n kép chu t lên đi m tab v a thi t l p, h p tho i Tab xu t hi n. Ti p ế ế
theo ch n l cho đi m tab đang ch n trên h p tho i này m c Alignment
Center
Các v trí đi m tab v a thi t l p! Ti p theo nh t nút Set đ thi t l p.Nh n ế ế ế
Set đ thi t l p Ch n Center ế
Mu n xoá b m t đi m tab nào đó, ch vi c dùng chu t kéo chúng (đi m
tab đó) ra kh i th c k . ướ
1.f. c k ng đ nh d ng văn b n
Nh p văn b n bao g m các thao tác đ gõ đ c văn b n lên tài li u. Còn ượ
đ nh d ng văn b n bao g m các thao tác giúp b n làm đ p văn b n theo ý
mu n.
1.g. Đ nh d ng đ n gi n ơ
Giúp b n đ c nh ng k năng đ nh d ng văn b n đ u tiên, đ n gi n ượ ơ
nh t nh là: phông ch , m u s c, c ch , l v.v. ư
1.h. Ch n phông ch
Đ ch n phông ch cho đo n văn b n trên, hãy làm nh sau: ư
B c 1: Ch n (bôi đen) đo n văn b n; B c 2: Dùng chu t b m lên h pướ ướ
Font trên thanh công c Standard. M t danh sách các ki u phông ch xu t hi n:
B n th b m t h p phím nóng Ctrl + Shift + F đ g i nhanh b ng ch n
phông ch ; V i b Vietkey ho c ABC, nh ng phông ch tên b t đ u b i
d u ch m (.) phông ch ti ng Vi t. d : .vnTime, .vnArial, .vnTimeH; Phông ế
ti ng Vi t k t thúc b i ch in hoa H, s chuy n văn b n đang ch n thành ch inế ế
hoa. Ví d : .vnTimeH- là m t trong nh ng phông ch in hoa.
1.i. Ch n c ch
Đ ch n c ch cho đo n văn b n trên, hãy làm nh sau: ư
B c 1: Ch n (bôi đen) đo n văn b n; B c 2: Dùng chu t b m lên h pướ ướ
Size trên thanh công c Standard. M t danh sách các c ch xu t hi n cho
phép ch n l a. Ho c cũng th tr c ti p c ch vào m c Size này. B n ế
th b m t h p phím nóng Ctrl + Shift + P đ đ nh v nhanh đ n h p thi t l p c ế ế
ch .
1.j. Ch n ki u ch
Đ ch n ki u ch (ki u ch béo, ki u ch nghiêng, ki u ch g ch
chân) cho đo n văn b n trên, hãy làm nh sau: B c 1: Ch n (bôi đen) đo n ư ướ
văn b n; B c 2: Dùng chu t b m lên nút ki u ch trên thanh công c ướ
Standard: :Ki u ch béo (phím nóng Ctrl + B) Ki u ch nghiêng (phím nóng Ctrl
+ I) Ki u ch g ch chân (phím nóng Ctrl + U) M t khác th thi t l p văn b n ế
b i t h p nhi u ki u ch : v a béo, v a nghiêng ho c v a có g ch chân