Office 2008 cho Mac: 8 đi u b nề ạ
ch a bi tư ế
H u h t chúng ta đ u s d ng Microsoft Word và Excel hàng ngày – tuyầ ế ề ử ụ
nhiên nh ng gì chúng ta s d ng ch là nh ng th r t c b n đ i v i nh ng ng d ngữ ử ụ ỉ ữ ứ ấ ơ ả ố ớ ữ ứ ụ
này. Trong bài này chúng tôi s gi i thi u thêm cho các b n v 8 đi u mà có th trongẽ ớ ệ ạ ề ề ể
s chúng ta ít ng i bi t đ n trong Office 2008. ố ườ ế ế
N u b n s d ng Microsoft Office 2008 cho các máy tính Mac thì r t có th b n r iế ạ ử ụ ấ ể ạ ơ
vào m t trong hai tr ng h p: thích ho c không thích t i th i đi m này. Có th b nộ ườ ợ ặ ạ ờ ể ể ạ
thích ch nó là b Office m nh nh t ch y trên n n t ng Mac. B n có th thích vì nóở ỗ ộ ạ ấ ạ ề ả ạ ể
là t ng thích h u h t v i các tài li u đ c t o trong Office c a Windows. Tuy nhiênươ ầ ế ớ ệ ượ ạ ủ
b n có th không thích nó ch nó là m t ng d ng Mac – gi ng nh b t c ph nạ ể ở ở ỗ ộ ứ ụ ố ư ấ ứ ầ
m m Mac ch y u nào và v i r t nhi u t t đ c k th a t phiên b n Windows cùngề ủ ế ớ ấ ề ậ ượ ế ừ ừ ả
v i đó là m t s t t c a chính nó. Đ giúp b n tìm ra cách gi i quy t đ i v i các máyớ ộ ố ậ ủ ể ạ ả ế ố ớ
Mac, chúng tôi có gi i thi u m t s m o nh , m t trong s chúng đ c d a tên các kớ ệ ộ ố ẹ ỏ ộ ố ượ ự ỹ
thu t và các ph ng pháp đ c minh ch ng tài li u rõ ràng trong phiên b n Windows.ậ ươ ượ ứ ệ ả
Thay đ i vi c đ nh d ng m c đ nh trong Wordổ ệ ị ạ ặ ị
Word cho phép b n d dàng thay đ i phông ch m c đ nh và đ t l cho các tài li u m iạ ễ ổ ữ ặ ị ặ ề ệ ớ
b ng vi c kích nút ằ ệ Default… trong h p tho i ộ ạ Format | Font and Format | Document.
Tuy nhiên v i m t chút đ ý, b n có th thay đ i các m c đ nh c a Word đ t t c cớ ộ ể ạ ể ổ ặ ị ủ ể ấ ả
các tài li u m i đ u có các s trang trong ph n footer. M m t tài li u tr ng, thay đ iệ ớ ề ố ầ ở ộ ệ ắ ổ
b t c các tính năng đ nh d ng nào b n mu n, sau đó l u tài li u d i d ng file .dotmấ ứ ị ạ ạ ố ư ệ ướ ạ
(Word Macro-Enabled Template) v i tên file NormalNew.dotm. Word s l u file nàyớ ẽ ư
m c đ nh t ng th m c username c a b n, trong Library\Applicationặ ị ỏ ư ụ ủ ạ
Support\Microsoft\Office\User Templates. Đóng Word, sau đó trong Finder, b n hãy thayạ
tên c a file Normal.dotm đang t n t i trong đó thành NormalOld.dotm, và đ i fileủ ồ ạ ổ
NormalNew.dotm thành Normal.dotm.
Thay đ i vi c đ nh d ng m c đ nh trong Excelổ ệ ị ạ ặ ị
B n có th s mu n template có ch a đ nh d ng m c đ nh c a Excel đ c l u trongạ ể ẽ ố ứ ị ạ ặ ị ủ ượ ư
cùng th m c v i th m c template l u đ nh d ng m c đ nh c a Word (xem trên).ư ụ ớ ư ụ ư ị ạ ặ ị ủ ở
Tuy nhiên đi u đó là không th ! Đ thay đ i vi c đ nh d ng m c đ nh cho trang b ngề ể ể ổ ệ ị ạ ặ ị ả
tính c a Excel, b n hãy t o m t trang b ng tính m i, áp d ng b t c m t đ nh d ngủ ạ ạ ộ ả ớ ụ ấ ứ ộ ị ạ
nào đó mà b n thích, sau đó ch n ạ ọ File | Save As…; nh p vào tên file Worksheet; ch nậ ọ
đ nh d ng ị ạ Excel Template (.xlst); h y ch n h p ki m bên c nh ủ ọ ộ ể ạ Append file extension;
đi u h ng đ n th m c Applications\Microsoft Office 2008\Office\Startup\Excel; vàề ướ ế ư ụ
l u file này vào đó. Thoát và kh i ch y l i Excel – b c này tuy t đ i c n thi t. Đ nư ở ạ ạ ướ ệ ố ầ ế ế
đây v n ch a xong vì b n c n ph i t o m t trang b ng tính one-sheet riêng v i cùngẫ ư ạ ầ ả ạ ộ ả ớ
đ nh d ng đ Excel s s d ng đ nh d ng b n đã ch n khi b n add m t trang m i vàoị ạ ể ẽ ử ụ ị ạ ạ ọ ạ ộ ớ
trang b ng tính đã đ c m s n. Khi đó b n s b t đ u m t trang b ng tính m i v iả ượ ở ẵ ạ ẽ ắ ầ ộ ả ớ ớ
đ nh d ng mà b n đã apply cho trang b ng tính m c đ nh và l u nó trong cùng th m cị ạ ạ ả ặ ị ư ư ụ
nh tr c, đây b n không g n thêm ph n m r ng c a file nh tr c nh ng thayư ướ ở ạ ắ ầ ở ộ ủ ư ướ ư
Sheet b ng Worksheet. Ti p đó thoát và kh i ch y l i Excel l n n a.ằ ế ở ạ ạ ầ ữ
Ch y Word và m file s d ng g n đây nh tạ ở ử ụ ầ ấ
Office cho Windows r t d dàng trong vi c t o m t shortcut trên desktop đ kh i ch yấ ễ ệ ạ ộ ể ở ạ
Word và t đ ng m file g n đây nh t. (g i ý cho ng i dùng Windows: T o m tự ộ ở ầ ấ ợ ườ ạ ộ
shortcut đ n Winword.exe và g n thêm vào đó tham s dòng l nh /mFile1). V i Officeế ắ ố ệ ớ
cho Mac thì v n đ này có đôi chút khó khăn h n. Tuy nhiên chúng tôi s gi i thi u choấ ề ơ ẽ ớ ệ
các b n cách th c hi n. M Script Editor và t o m t AppleScript gi ng có n i dungạ ự ệ ở ạ ộ ố ộ
d i đây (m i th t “if" đ n "recent file 1" đ u là m t dòng riêng, b n không đ cướ ọ ứ ừ ế ề ộ ạ ượ
phá v c u trúc nh th hi n đây):ỡ ấ ư ể ệ ở
tell application "Microsoft Word"
activate
if (count of recent files) is greater than or equal to 1
then open recent file recent file 1
end tell
L u đo n văn b n này vào desktop c a b n nh m t ngn d ng v i tên Word Mostư ạ ả ủ ạ ư ộ ứ ụ ớ
Recent. Kích đúp vào nó đ kh i ch y Word và m file mà b n đang so n th o khiể ở ạ ở ạ ạ ả
đóng Word l n cu i cùng.ầ ố
Thêm các Add-in Solver vào Excel
Ng i dùng Windows Excel—gi ng nh ng i dùng các phiên b n cũ c a Excel choườ ố ư ườ ả ủ
Mac – đ u có th cài đ t các add-in Solver c a h th ng Frontline, các add-in làm choề ể ặ ủ ệ ố
b n d dàng h n trong vi c t i u hóa các con s trong trang b ng tính đ đ t đ cạ ễ ơ ệ ố ư ố ả ể ạ ượ
m t k t qu mong mu n. (M t ví d đây là ch th m c giá c cùng v i giá thành s nộ ế ả ố ộ ụ ở ỉ ị ụ ả ớ ả
ph m đ t i đa nh ng l i ích bán hàng). Nh ng ng c l i nh ng ng i dùng Officeẩ ể ố ữ ợ ư ượ ạ ữ ườ
2007 cho Windows c n kích ho t add-in t các tùy ch n Excel, n u mu n s d ngầ ạ ừ ọ ế ố ử ụ
Solver trong Excel 2008 thì b n c n ph i download m t phiên b n m i đ c vi t choạ ầ ả ộ ả ớ ượ ế
phiên b n Windows t công ty. B n hãy vào www.solver.com/mac và download new,ả ừ ạ
AppleScript-based Solver, đây chính là thành ph n có kh năng t ng thích v i cácầ ả ươ ớ
model đã t o tr c đây, các phiên b n VBA.ạ ướ ả
T o cho Word load nhanh h nạ ơ
N u Word d ng nh load quá ch m, b n hãy vào menu Word, Preferences…, sau đó làế ườ ư ậ ạ
tab General, xóa d u tích trong h p hi n g n WYSIWYG font and style menus. Tr khiấ ộ ể ầ ừ
b n s d ng Project Gallery b ng không hãy remove các d u tích trong h p ki m bênạ ử ụ ằ ấ ộ ể
c nh Show Project Gallery at startup.ạ
S d ng các phím t t bí m t c a Wordử ụ ắ ậ ủ
Các shortcut c a bàn phím không ch đ n thu n ti t ki m th i gian mà nó còn giúp b nủ ỉ ơ ầ ế ệ ờ ạ
đ ph i thao tác c tay nhi u, và th c s có nhi u b n thích s d ng bàn phím h n làỡ ả ổ ề ự ự ề ạ ử ụ ơ
s d ng chu t. Các menu c a Word và các file tr giúp li t kê r t nhi u các shortcutử ụ ộ ủ ợ ệ ấ ề
c a bàn phím, tuy nhiên r t nhi u trong s đó cũng không đ c minh ch ng tài li u.ủ ấ ề ố ượ ứ ệ
N u b n r i vào tr ng h p đó, thì ch c năng hay s d ng ch c h n b n s mu n sế ạ ơ ườ ợ ứ ử ụ ắ ẳ ạ ẽ ố ử
d ng t bàn phím, hãy tìm ki m trên Web v dang sách các phím t t trên bàn phím c aụ ừ ế ề ắ ủ
Word trong Windows, vì nhi u phím t t cho Win Word cũng làm vi c trong MacWordề ắ ệ
—v i s khác bi t đây đó là b n ph i nh n phím ớ ự ệ ở ạ ả ấ Cmd (Apple) trên máy Mac thay vì
phím Ctrl trong Windows và phím Option thay cho phím Alt trong Windows. Trong
WinWord, b n có th tách riêng m t c a s thành hai panel b ng cách nh n ạ ể ộ ử ổ ằ ấ Ctrl-Alt-S;
b n có th th c hi n tính năng t ng t nh v y trong MacWord b ng cách nh nạ ể ự ệ ươ ự ư ậ ằ ấ
Cmd-Option-S. T ng t nh v y, trong h p tho i ki m tra chính t c a Word, trongươ ự ư ậ ộ ạ ể ả ủ
Windows b n nh n ạ ấ Ctrl-G đ "Ignore all" còn trong Mac b n hãy nh n ể ạ ấ Cmd-G.
Ch có m t tài li u minh ch ng đ y đ cho các shortcut c a Word là ch c năngỉ ộ ệ ứ ầ ủ ủ ứ
ListCommands, đây là ch c năng t o m t danh sách đ y đ cho m i l nh hi n có trongứ ạ ộ ầ ủ ỗ ệ ệ
Word. B n có th add nút ạ ể ListCommands vào b t c menu nào b ng cách s d ngấ ứ ằ ử ụ View
| Customize Toolbars and Menus...; sau đó t danh sách ừAll Commands, kéo
ListCommands vào phiên b n thu nh c a menu xu t hi n bên d i menu hi n t i (diả ỏ ủ ấ ệ ướ ệ ạ
chu t trên menu cho t i khi nó hi n ra và b n hãy ch n s x p đ t chính xác cho l nh);ộ ớ ệ ạ ọ ự ắ ặ ệ
khi b n kích ạOK, m c ụListCommands s xu t hi n trên menu hi n t i.ẽ ấ ệ ệ ạ
Ch n b t kỳ vùng hình vuông nào trong Wordọ ấ
B n có bao gi r i vào tr ng h p nh n đ c m t email có r t nhi u ký hi u > bên l ,ạ ờ ơ ườ ợ ậ ượ ộ ấ ề ệ ề
ch th ph n văn b n phía tr c, và b n thì mu n s d ng văn b n trong Word, nh ngỉ ị ầ ả ướ ạ ố ử ụ ả ư
l i không mu n có các d u > này. Hãy gi phím ạ ố ấ ữ Option và ch n m t hình ch nh t h pọ ộ ữ ậ ẹ
có ch a các ký hi u mà b n mu n remove , khi đó b n có th c t ph n đ c ch nứ ệ ạ ố ạ ể ắ ầ ượ ọ
ho c có th đi u ch nh ph n văn b n đã đ c ch n.ặ ể ề ỉ ầ ả ượ ọ
S a các bi u đ hi n th không đ y đ trong Excelử ể ồ ể ị ầ ủ
Đây là m t m o mà th c s r t ít ng i bi t. Office cho Mac chính th c ch yêu c uộ ẹ ự ự ấ ườ ế ứ ỉ ầ
đ n 256MB RAM, tuy nhiên n u Mac c a b n có 1GB ho c kém h n thì b n có thế ế ủ ạ ặ ơ ạ ể
g p ph i v n đ đ i v i các bi u đ c a Excel trong vi c hi n th m t s đo n dòngặ ả ấ ề ố ớ ể ồ ủ ệ ể ị ộ ố ạ
b m t. Khi đi u này x y ra, Excel s không hi n th thông báo l i, và d ng nhị ấ ề ả ẽ ể ị ỗ ườ ư
không có m t manh m i nào v nh ng gì x y ra, tuy nhiên bi u đ hi n th v i m t sộ ố ề ữ ả ể ồ ể ị ớ ộ ố