CÔNG TY C PH N ABCDỔ Ầ
QUI ĐNH Ị
QU N LÝ H SẢ Ồ Ơ
Mã tài li u: HC-14ệ
Hà N i, ộ
QUY ĐỊNH QUẢN LÝ HỒ SƠ Mã tài liệu: HC-14
Phiên bản: Ver 1.0
Ngày ban hành:
B ng theo dõi s a đi ả ử ổ h sồ ơ
Ngày s a điử ổ V trí ịN i dung s a điộ ử ổ L n s aầ ử Ghi chú
Ng i biên so nườ ạ Phó ban ISO Giám đcố
________________________________________________________________________________________________
Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP ABCD do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn
bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty.
Số trang 2 / 8
QUY ĐỊNH QUẢN LÝ HỒ SƠ Mã tài liệu: HC-14
Phiên bản: Ver 1.0
Ngày ban hành:
H và tênọ
Ch kýữ
I/ M C ĐÍCH Ụ
- Văn b n này quy đnh c th công tác l p, ki m soát, l u tr h s c a công ty đả ị ụ ể ậ ể ư ữ ồ ơ ủ ể
đm b o các h s d nh n bi t, rõ ràng và thu n ti n trong khai thác s d ng.ả ả ồ ơ ễ ậ ế ậ ệ ử ụ
II/ PH M VIẠ
- Không có.
III/ ĐNH NGHĨAỊ
-H sồ ơ: tài li u công b các k t qu đt đc hay cung c p b ng ch ng v các ho tệ ố ế ả ạ ượ ấ ằ ứ ề ạ
đng đc th c hi n t i Công ty. ộ ượ ự ệ ạ Ví dụ: h s x lý s c máy…; h s tuy n d ngồ ơ ử ự ố ồ ơ ể ụ
đt 1 năm 2006; h s tai n n lao đng…, h s gi i quy t đn th c a kháchợ ồ ơ ạ ộ ồ ơ ả ế ơ ư ủ
hàng…
-Danh m c h sụ ồ ơ: t p h p các lo i h s d ki n l p t i các ban / phòng.ậ ợ ạ ồ ơ ự ế ậ ạ
-L p h sậ ồ ơ: bao g m các quá trình l p danh m c, m h s , thu th p văn b n, tài li uồ ậ ụ ở ồ ơ ậ ả ệ
có liên quan trong quá trình theo dõi, gi i quy t công vi c c a các ban / phòng, k tả ế ệ ủ ế
thúc h s .ồ ơ
IV/ N I DUNG:Ộ
1. L p danh m c h s :ậ ụ ồ ơ
-H s c a các ban / phòng ph i đc phân lo i và l p thành Danh m c h s (bi uồ ơ ủ ả ượ ạ ậ ụ ồ ơ ể
HC-14 -BM-01). Căn c vào các h s hi n có, các ban / phòng t ch c l p Danhứ ồ ơ ệ ổ ứ ậ
m c h s công vi c c a đn v mình.ụ ồ ơ ệ ủ ơ ị
- Khi có h s m i phát sinh trong quá trình ho t đng, Tr ng đn v phân công cánồ ơ ớ ạ ộ ưở ơ ị
b c p nh t vào Danh m c h s .ộ ậ ậ ụ ồ ơ
________________________________________________________________________________________________
Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP ABCD do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn
bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty.
Số trang 3 / 8
QUY ĐỊNH QUẢN LÝ HỒ SƠ Mã tài liệu: HC-14
Phiên bản: Ver 1.0
Ngày ban hành:
- N u trong th i gian công tác có phát sinh hay thay đi n i dung trong Danh m c hế ờ ổ ộ ụ ồ
s , đn v có thay đi ph i c p nh t k p th i, ng i gi danh m c h s cũ ph i huơ ơ ị ổ ả ậ ậ ị ờ ườ ữ ụ ồ ơ ả ỷ
an toàn, tránh s d ng nh m l n.ử ụ ầ ẫ
2. H th ng nh n bi t h sệ ố ậ ế ồ ơ
- Sau khi k t thúc công vi c, h s tr c khi đa vào t p l u tr , ng i đc phânế ệ ồ ơ ướ ư ậ ư ữ ườ ượ
công qu n lý h s ph i c p nh t đy đ vào danh m c h s , ki m tra các d li uả ồ ơ ả ậ ậ ầ ủ ụ ồ ơ ể ữ ệ
trong t ng h s ; n u thi u ph i b sung, th a ho c không có giá tr thì lo i b .ừ ồ ơ ế ế ả ổ ừ ặ ị ạ ỏ
- H s trong m i b ph i đc s p x p sao cho đm b o r ng:ồ ơ ỗ ộ ả ượ ắ ế ả ả ằ
+ Theo tu n t th i gian th c hi n và c p nh t công vi c ho c m i quan h liênầ ự ờ ự ệ ậ ậ ệ ặ ố ệ
đi l n nhau.ớ ẫ
Ví d : Nh n h s th u 1/2005, tháng 5/2005, tháng 12/2005, ….ụ ậ ồ ơ ầ
+ Có s phân bi t rõ ràng gi a các b h s b ng cách đóng riêng t ng t p ho cự ệ ữ ộ ồ ơ ằ ừ ậ ặ
dùng nhãn/ gi y ngăn cách.ấ
- M i t p h s đc s p x p theo m t trong nh ng cách th c sau:ỗ ậ ồ ơ ượ ắ ế ộ ữ ứ
+ T p h p các văn b n có cùng tên lo i (ví d : Quy t đnh...)ậ ợ ả ạ ụ ế ị
+ S p x p theo ch đ: Các lo i văn b n, gi y t g m nhi u tên g i, nhi u tácắ ế ủ ề ạ ả ấ ờ ồ ề ọ ề
gi …nh ng có n i dung v m t v n đ, m t s vi c.ả ư ộ ề ộ ấ ề ộ ự ệ
+ S p x p theo đn v giao d ch: T t c văn b n có các v n đ liên quan đnắ ế ơ ị ị ấ ả ả ấ ề ế
m t đn v , m t cá nhân…ộ ơ ị ộ
+ S p x p theo đa d : T p h p các văn b n có liên quan đn v trí đa lý.ắ ế ị ư ậ ợ ả ế ị ị
+ S p x p theo th i gian: T p h p các văn b n có cùng th i gian nh t đnh đcắ ế ờ ậ ợ ả ờ ấ ị ượ
l p thành t p h s .ậ ậ ồ ơ
- Căn c vào Danh m c h s , Tr ng đn v giao nhi m v cho nhân viên trong đnứ ụ ồ ơ ưở ơ ị ệ ụ ơ
v mình m h s , c p nh t tài li u đa vào h s theo danh m c h s .ị ở ồ ơ ậ ậ ệ ư ồ ơ ụ ồ ơ
- S d ng các lo i c p ho c bìa h s (g i t t là c p h s ) thích h p đ m và l uử ụ ạ ặ ặ ồ ơ ọ ắ ặ ồ ơ ợ ể ở ư
h s .ồ ơ
- M i t p h s ph i ghi rõ trên gáy ho c ngoài bìa mã hi u và tên h s theo quy đnhỗ ậ ồ ơ ả ặ ệ ồ ơ ị
nh sau:ư
“ĐV”
HS "….......”
- “ĐV”: là tên vi t t t c a các ban / phòng theo quy đnh t iế ắ ủ ị ạ
Qui trình Ki m soát tài li u,ể ệ
- HS: vi t t t ch “H s ”, đc gi nguyên, ế ắ ữ ồ ơ ượ ữ
________________________________________________________________________________________________
Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP ABCD do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn
bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty.
Số trang 4 / 8
QUY ĐỊNH QUẢN LÝ HỒ SƠ Mã tài liệu: HC-14
Phiên bản: Ver 1.0
Ngày ban hành:
“Năm/H p đng/ợ ồ …”
Mã s :ố …
- “….......”: ghi tên các ch ng lo i h s c a đn v theoủ ạ ồ ơ ủ ơ ị
danh m c h s .ụ ồ ơ
- “Năm/H p đng/ợ ồ …” … : Tu lo i h s đ qui đnh l uỳ ạ ồ ơ ể ị ư
theo t ng quý, năm ho c theo t ng h p đng ho c s nừ ặ ừ ợ ồ ặ ả
ph m, … ho c k t h p c năm và ch ng lo i.ẩ ặ ế ợ ả ủ ạ
-Mã s :ố … là s th t H s c a m i đn v .ố ứ ự ồ ơ ủ ỗ ơ ị
Ví d 1:ụ
PTNL
HS Tuy n d ngể ụ
Năm : 2006
Mã s : 01ố
Ví d 2:ụ
PKT
HS S c máy xo n 01ự ố ắ
Năm: 2006
Mã s : 02ố
Ví d 3:ụ
KD
HS H p đng kinh tợ ồ ế
Năm: 2006
Mã s : 03ố
Di n gi i:ễ ả
Đây là h s tuy n d ng năm 2006 do Ban PTNL l p và làồ ơ ể ụ ậ
b h s th 01 c a Ban PTNL.ộ ồ ơ ứ ủ
Đây là h s x lý s c máy xo n s 01, năm 2006 doồ ơ ử ự ố ắ ố
Phòng K thu t l p và là b h s th 02 c a PKT.ỹ ậ ậ ộ ồ ơ ứ ủ
Đây là h s H p đng kinh t năm 2006 do Ban KD l p vàồ ơ ợ ồ ế ậ
là b h s th 03 c a Ban KD.ộ ồ ơ ứ ủ
3. L u tr h s :ư ữ ồ ơ
- T t c các ban / phòng đu ph i xác đnh m t v trí thích h p đ l u tr h s c aấ ả ề ả ị ộ ị ợ ể ư ữ ồ ơ ủ
đn v mình và giao cho ng i có trách nhi m theo dõi, qu n lý.ơ ị ườ ệ ả
- Nh ng h s , tài li u t i các ban / phòng d a vào nh ng yêu c u sau đây đ xác đnhữ ồ ơ ệ ạ ự ữ ầ ể ị
th i gian l u gi :ờ ư ữ
+ Yêu c u c a lu t pháp có liên quan,ầ ủ ậ
+ Nhu c u tái s d ng các d li u trong h s ,ầ ử ụ ữ ệ ồ ơ
+ Yêu c u h p đng, đn hàng,ầ ợ ồ ơ
+ Th i gian (vòng đi) c a s n ph m/d ch v ,ờ ờ ủ ả ẩ ị ụ
+ Yêu c u khác do các bên h u quan đa ra.ầ ữ ư
- Ngoài ra, Giám đc Công ty s thông báo cho t t c các cá nhân, đn v liên quanố ẽ ấ ả ơ ị
b ng văn b n v s thay đi th i gian l u h s do:ằ ả ề ự ổ ờ ư ồ ơ
+ Các yêu c u h p đng c th ,ầ ợ ồ ụ ể
+ Trách nhi m pháp lý đi v i s n ph m,ệ ố ớ ả ẩ
________________________________________________________________________________________________
Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP ABCD do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn
bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty.
Số trang 5 / 8