CÔNG TY ABCD
QUI ĐNH Ị
QU N LÝ TÀI LI UẢ Ệ
Mã tài li u: HC-15ệ
QUY ĐNH QU N LÝ TÀI LI UỊ Ả Ệ Mã tài li u: HC-15ệ
Phiên b n: Ver 5.0ả
Ngày ban hành:
B ng theo dõi s a đi tài li uả ử ổ ệ
Ngày s a điử ổ V trí ịN i dung s a điộ ử ổ L n s aầ ử Ghi chú
Ng i biên so nườ ạ Giám đcố
2
QUY ĐNH QU N LÝ TÀI LI UỊ Ả Ệ Mã tài li u: HC-15ệ
Phiên b n: Ver 5.0ả
Ngày ban hành:
H và tênọ
Ch kýữ
I/ M c đích:ụ
- Th t c này đc l p ra nh m ki m soát m i tài li u, bao g m tài li u n i b và tài ủ ụ ượ ậ ằ ể ọ ệ ồ ệ ộ ộ
li u có ngu n g c t bên ngoài đc đa vào áp d ng trong Công ty.ệ ồ ố ừ ượ ư ụ
II/ Ph m vi:ạ
- Tài li u và d li u c n ki m soát theo th t c này bao g m các tài li u theo ph nệ ữ ệ ầ ể ủ ụ ồ ệ ầ
đnh nghĩa d i đây.ị ướ
III/ Đnh nghĩa:ị
-Tài li u:ệ là nh ng văn b n, s đ…mà CNV ph i tuân theo đ th c hi n công vi c,ữ ả ơ ồ ả ể ự ệ ệ
tài li u tr c khi đa vào s d ng ph i đc Ban Giám đc Công ty phê duy t (phânệ ướ ư ử ụ ả ượ ố ệ
bi t v i h s là b ng ch ng v vi c th c hi n tài li u, b ng ch ng v vi c th cệ ớ ồ ơ ằ ứ ề ệ ự ệ ệ ằ ứ ề ệ ự
hi n công vi c c a nhân viên).ệ ệ ủ
- Phân c p tài li u: C u trúc tài li u c a h th ng đc mô t nh sau:ấ ệ ấ ệ ủ ệ ố ượ ả ư
Chính sách
S tay ổ
Các Th t c ủ ụ
Các tài li u H ng d n tác nghi p,ệ ướ ẫ ệ
các Qui đnh, K ho ch, M c tiêu,ị ế ạ ụ
Tiêu chu n, B n v , S đ.ẩ ả ẽ ơ ồ
Các lo i H s ,các Bi u m uạ ồ ơ ể ẫ
Phân lo i tài li u: ạ ệ Tài li u s d ng trong công ty g m 03 lo i: ệ ử ụ ồ ạ
3
1
2
3
4
QUY ĐNH QU N LÝ TÀI LI UỊ Ả Ệ Mã tài li u: HC-15ệ
Phiên b n: Ver 5.0ả
Ngày ban hành:
- Tài li u n i b là nh ng tài li u phát sinh t n i b công ty. ệ ộ ộ ữ ệ ừ ộ ộ
- Tài li u bên ngoài là nh ng tài li u phát sinh t bên ngoài công ty nh ng đc đa ệ ữ ệ ừ ư ượ ư
vào áp d ng trong công ty. ụ
- Tài li u tham kh o là nh ng tài li u không b t bu c áp d ng nh ng có tính ch t tham ệ ả ữ ệ ắ ộ ụ ư ấ
kh o, h ng d n th c hi n công vi c.ả ướ ẫ ự ệ ệ
Tài li u n i b g m các lo i sau:ệ ộ ộ ồ ạ
-Chính sách bao g m các chính sách và và m c tiêu c a công ty. Chính sách là nh ngồ ụ ủ ữ
quan đi m c a công ty v nh ng lĩnh v c nh t đnh.ể ủ ề ữ ự ấ ị
-M c tiêuụ là nh ng lĩnh v c c n h ng t i th hi n qua các con s c th , m c tiêuữ ự ầ ướ ớ ể ệ ố ụ ể ụ
là s c th hoá c a chính sách.ự ụ ể ủ
-S tayổ: là tài li u qui đnh m t H th ng qu n lý c a Công ty.ệ ị ộ ệ ố ả ủ
-Th t củ ụ : cách th c n đnh đ th c hi n m t ho t đng hay m t qúa trình trong m tứ ấ ị ể ự ệ ộ ạ ộ ộ ộ
hay nhi u lĩnh v c.ề ự
-H ng d n công vi cướ ẫ ệ : cách th c n đnh đ th c hi n m t công vi c chuyên bi t, cứ ấ ị ể ự ệ ộ ệ ệ ụ
th trong m t ho t đng.ể ộ ạ ộ
-Bi u m uể ẫ : là tài li u đã có m t hình th c s n có, áp d ng cho cùng m t n i dung choệ ộ ứ ẵ ụ ộ ộ
nhi u hành đng khác nhau.ề ộ
-B n v , s đả ẽ ơ ồ: là các b n v thi t k , s đ t ch c liên quan đn các ho t đngả ẽ ế ế ơ ồ ổ ứ ế ạ ộ
c a Công ty.ủ
-Tài li u bên ngoàiệ: tài li u có ngu n g c t bên ngoài Công ty đc Ban Giám Đcệ ồ ố ừ ượ ố
phê duy t cho s d ng trong Công ty.ệ ử ụ
-Tiêu chu nẩ: là m c đ qui đnh cho m t yêu c u c th cho m t lĩnh v c nh t đnh.ứ ộ ị ộ ầ ụ ể ộ ự ấ ị
-Qui đnhị: Nêu nh ng đi u ph i theo đ qu n lý m t lĩnh v c.ữ ề ả ể ả ộ ự
-K ho chế ạ : Là nh ng s vi c đnh làm, giúp s p x p công tác có h th ng qui vàoữ ự ệ ị ắ ế ệ ố
m t m c đích nh t đnh và th c hi n trong m t th i gian đnh tr c. ộ ụ ấ ị ự ệ ộ ờ ị ướ
N i dung:ộ
4
QUY ĐNH QU N LÝ TÀI LI UỊ Ả Ệ Mã tài li u: HC-15ệ
Phiên b n: Ver 5.0ả
Ngày ban hành:
4.1 L u đ: ư ồ
Ng i th c hi nườ ự ệ Quy trình Tài li u, Bi u m uệ ể ẩ
B ph n có yêu c uộ ậ ầ
Tr ng b ph nưở ộ ậ
Tr ng b ph nưở ộ ậ
Tr ng b ph nưở ộ ậ
Ng i so n th oườ ạ ả
Tr ng b ph nưở ộ ậ
Tr ng phòng HCưở
Giám đc Ctyố
Phòng HC
Phòng HC
Phòng HC
Phòng HC
Phi u đ xu t làm;ế ề ấ
thay đi tài li u ổ ệ
Phi u đ xu t làm;ế ề ấ
thay đi tài li uổ ệ
Phi u đ xu t làm;ế ề ấ
thay đi tài li uổ ệ
Phi u đ xu t làm;ế ề ấ
thay đi tài li uổ ệ
H ng d n biênướ ẫ
so n tài li u. Dạ ệ ự
th o tài li uả ệ
Tài li u đc phêệ ượ
duy t.ệ
Danh m c tài li u ụ ệ
Đóng d u ki m soátấ ể
Danh sách phân ph iố
tài li u.ệ
5
Yêu c u KS tài ầ
li uệ
Trao điổ
Ki m traể
Phân công
D th oự ả
Phê
duy tệ
Đánh d u, nh n d ngấ ậ ạ
Pho to, Phân ph iố
C p nh t theo dõiậ ậ
L p H sậ ồ ơ
L u h sư ồ ơ
K t thúcế