CÔNG TY C PH N ABCDỔ Ầ
QUI ĐNH QU N LÝ Ị Ả
VĂN B N ĐN, VĂN B N ĐIẢ Ế Ả
Mã tài li u: HC-09ệ
Hà N i, ộ
QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN,
VĂN BẢN ĐI
Mã tài liệu: HC-09
Phiên bản: Ver 1.0
Ngày ban hành:
B ng theo dõi ảcông văn đn, điế
Ngày đn - điếV trí ịN i dung công vănộL n s aầ ử Ghi chú
Ng i biên so nườ ạ Phó ban ISO Giám đcố
________________________________________________________________________________________________
Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty ABCD do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn bộ
mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty.
Số trang 2 / 8
QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN,
VĂN BẢN ĐI
Mã tài liệu: HC-09
Phiên bản: Ver 1.0
Ngày ban hành:
H và tênọ
Ch kýữ
I/ M C ĐÍCHỤ:
II/ PH M VIẠ
-Áp d ng cho toàn b công tyụ ộ
III/ ĐNH NGHĨA - T VI T T T:Ị Ừ Ế Ắ
IV/ N I DUNG:Ộ
IV.1 QUY TRINH QU N LÝ CÔNG VĂN ĐNẢ Ế
1. Ti p nh n văn b n đn ế ậ ả ế
- Khi ti p nh n văn b n đc chuy n đn t m i ngu n, nhân viên văn th ho cế ậ ả ượ ể ế ừ ọ ồ ư ặ
ng i đc giao ti p nh n công văn đn (sau đây g i chung là.nhân viên văn th )ườ ượ ế ậ ế ọ ư
ho c ng i đc giao nhi m v ti p nh n văn b n đn trong tr ng h p văn b nặ ườ ượ ệ ụ ế ậ ả ế ườ ợ ả
đc chuy n đn ngoài gi làm vi c ho c vào ngày ngh , ph i ki m tra s b v sượ ể ế ờ ệ ặ ỉ ả ể ơ ộ ề ố
l ng, tình tr ng bì, n i nh n, d u niêm phong (n u có), v.v...; đi v i văn b n m tượ ạ ơ ậ ấ ế ố ớ ả ậ
đn, ph i ki m tra, đi chi u v i n i g i tr c khi nh n và ký nh n. ế ả ể ố ế ớ ơ ử ướ ậ ậ
- N u phát hi n thi u ho c m t bì, tình tr ng bì không còn nguyên v n ho c văn b nế ệ ế ặ ấ ạ ẹ ặ ả
đc chuy n đn mu n h n th i gian ghi trên bì (đi v i bì văn b n có đóng d uượ ể ế ộ ơ ờ ố ớ ả ấ
''Ho t c'' h n gi ), ph i báo cáo ngay cho ng i đc giao trách nhi m giúp ng iả ố ẹ ờ ả ườ ượ ệ ườ
đng đu c quan, t ch c qu n lý công tác văn th (sau đây g i t t là ng i đcứ ầ ơ ổ ứ ả ư ọ ắ ườ ượ
giao trách nhi m); trong tr ng h p c n thi t, ph i l p biên b n v i ng i đa vănệ ườ ợ ầ ế ả ậ ả ớ ườ ư
b n.ả
-Đi v i văn b n đn đc chuy n phát qua máy Fax ho c qua m ng, nhân viên vănố ớ ả ế ượ ể ặ ạ
th cũng ph i ki m tra v s l ng văn b n, s l ng trang c a m i văn b n, v.v…;ư ả ể ề ố ượ ả ố ượ ủ ỗ ả
tr ng h p phát hi n có sai sót, ph i k p th i thông báo cho n i g i ho c báo cáoườ ợ ệ ả ị ờ ơ ử ặ
ng i đc giao trách nhi m xem xét, gi i quy t.ườ ượ ệ ả ế
2. Phân lo i s b , bóc bì văn b n đnạ ơ ộ ả ế
________________________________________________________________________________________________
Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty ABCD do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn bộ
mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty.
Số trang 3 / 8
QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN,
VĂN BẢN ĐI
Mã tài liệu: HC-09
Phiên bản: Ver 1.0
Ngày ban hành:
Sau khi ti p nh n, các bì văn b n đn đc phân lo i s b và x lý nh sau:ế ậ ả ế ượ ạ ơ ộ ử ư
- Lo i không bóc bì: bao g m các bì văn b n g i cho H i đng qu n tr , ban giám đc,ạ ồ ả ử ộ ồ ả ị ố
tr ng các b ph n và các bì văn b n g i đích danh ng i nh n, đc chuy n ti pưở ộ ậ ả ử ườ ậ ượ ể ế
cho n i nh n. Đi v i nh ng bì văn b n g i đích danh ng i nh n, n u là văn b nơ ậ ố ớ ữ ả ử ườ ậ ế ả
liên quan đn công vi c chung c a các c quan, t ch c thì cá nhân nh n văn b n cóế ệ ủ ơ ổ ứ ậ ả
trách nhi m chuy n cho văn th đ đăng ký.ệ ể ư ể
- Lo i do nhân viên văn th bóc bì: bao g m t t c các lo i bì còn l i, tr nh ng bì vănạ ư ồ ấ ả ạ ạ ừ ữ
b n trên có đóng d u ch ký hi u các đ m t (bì văn b n m t);ả ấ ữ ệ ộ ậ ả ậ
Khi th c hi n phân lo i c n l u ý:ự ệ ạ ầ ư
- Nh ng bì có đóng các d u đ kh n c n đc bóc tr c đ gi i quy t k p th i;ữ ấ ộ ẩ ầ ượ ướ ể ả ế ị ờ
- Không gây h h i đi v i văn b n trong bì; không làm m t s , ký hi u văn b n, đaư ạ ố ớ ả ấ ố ệ ả ị
ch c quan g i và d u b u đi n; c n soát l i bì, tránh đ sót văn b n;ỉ ơ ử ấ ư ệ ầ ạ ể ả
-Đi chi u s , ký hi u ghi ngoài bì v i s , ký hi u c a văn b n trong bì; tr ng h pố ế ố ệ ớ ố ệ ủ ả ườ ợ
phát hi n có sai sót, c n thông báo cho n i g i bi t đ gi i quy t;ệ ầ ơ ử ế ể ả ế
- N u văn bán đn có kèm theo phi u g i thì ph i đi chi u văn b n trong bì v i phi uế ế ế ử ả ố ế ả ớ ế
g i; khi nh n xong, ph i ký xác nh n, đóng d u vào phi u g i và g i tr l i cho n iử ậ ả ậ ấ ế ử ử ả ạ ơ
g i văn b n; ử ả
-Đi v i đn, th khi u n i, t cáo và nh ng văn b n c n đc ki m tra, xác minhố ớ ơ ư ế ạ ố ữ ả ầ ượ ể
m t đi m gì đó ho c nh ng văn b n mà ngày nh n cách quá xa ngày tháng c a vănộ ể ặ ữ ả ậ ủ
b n thì c n gi l i bì và đính kèm v i văn b n đ làm b ng ch ng.ả ầ ữ ạ ớ ả ể ằ ứ
3. Đóng d u ''Đn", ghi s và ngày đnấ ế ố ế
-Văn b n đn c a t t c các đn v ph i đc đăng ký t p trung t i văn th , trả ế ủ ấ ả ơ ị ả ượ ậ ạ ư ừ
nh ng lo i văn b n đc đăng ký riêng theo quy đnh khác c a công ty nh các hoáữ ạ ả ượ ị ủ ư
đn, ch ng t k toán v.v...ơ ứ ừ ế
- T t c văn b n đn thu c di n đăng ký t i văn th ph i đc đóng d u "Đn"; ghiấ ả ả ế ộ ệ ạ ư ả ượ ấ ế
s đn và ngày đn (k c gi đn trong nh ng tr ng h p c n thi t).ố ế ế ể ả ờ ế ữ ườ ợ ầ ế
-Đi v i b n Fax thì c n ch p l i tr c khi đóng d u ''Đn''; đi v i văn b n đnố ớ ả ầ ụ ạ ướ ấ ế ố ớ ả ế
đc chuy n phát qua m ng, trong tr ng h p c n thi t, có th in ra và làm th t cượ ể ạ ườ ợ ầ ế ể ủ ụ
đóng đu ''Đn".ấ ế
________________________________________________________________________________________________
Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty ABCD do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn bộ
mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty.
Số trang 4 / 8
QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN,
VĂN BẢN ĐI
Mã tài liệu: HC-09
Phiên bản: Ver 1.0
Ngày ban hành:
-Đi v i nh ng văn b n đn không thu c di n đăng ký t i văn th thì không ph iố ớ ữ ả ế ộ ệ ạ ư ả
đóng d u "Đn" mà đc chuy n cho đn v ho c cá nhân có trách nhi m theo dõi,ấ ế ượ ể ơ ị ặ ệ
gi i quy t.ả ế
- D u "Đn" đc đóng rõ ràng, ngay ng n vào kho ng gi y tr ng, d i s , ký hi uấ ế ượ ắ ả ấ ố ướ ố ệ
(đi v i nh ng văn b n có ghi tên lo i), d i trích y u n i dung (đi v i công văn)ố ớ ữ ả ạ ướ ế ộ ố ớ
ho c vào kho ng gi y tr ng phía d i ngày, tháng, năm ban hành văn b n. ặ ả ấ ố ướ ả
4Đăng ký văn b n đn ả ế
- Văn b n đn đc đăng ký vào s đăng ký văn b n ho c c s d li u văn b n đnả ế ượ ổ ả ặ ơ ở ữ ệ ả ế
trên máy vi tính.
-Đi v i nhân viên văn th thì s d ng máy vi tính đ qu n lý văn b n đn, nh ngố ớ ư ử ụ ế ả ả ế ư
v n có s theo dõi văn b n đn đ phòng ng a x lý khi c n thi t.ẫ ổ ả ế ể ừ ử ầ ế
-Đi v i các b ph n khác ch c n s d ng s theo dõi văn b n đn.ố ớ ộ ậ ỉ ầ ử ụ ổ ả ế
-Đi v i phòng nhân s ph i l p s theo dõi nh ng đn, th khi u n i, t cáo và cáchố ớ ự ả ậ ổ ữ ơ ư ế ạ ố
gi i quy t. M u s theo dõi t ng t nh m u theo dõi văn b n đn đính kèm quyả ế ẫ ổ ươ ự ư ẫ ả ế
trình này.
- Khi đăng ký văn b n, c n b o đm rõ ràng, chính xác; không vi t b ng bút chì, bútả ầ ả ả ế ằ
m c đ; không vi t t t nh ng t , c m t không thông d ng..ự ỏ ế ắ ữ ừ ụ ừ ụ
IV.2 QUY TRÌNH QU N LÝ VĂN B N ĐIẢ Ả
1. So n th o và đánh máy văn b n:ạ ả ả
-Văn b n chuyên môn (ví d : h s th u, báo giá…) c n so n th o, đánh máy c a bả ụ ồ ơ ầ ầ ạ ả ủ ộ
ph n nào do b ph n đó tr c ti p so n th o/đánh máy.ậ ộ ậ ự ế ạ ả
- Phòng HC ch u trách nhi m so n th o các quy t đnh, công văn gi y t , h p đng ị ệ ạ ả ế ị ấ ờ ợ ồ
thu c ph m vi ph trách c a văn phòng. ộ ạ ụ ủ
-Đi v i văn b n c a H i đng qu n tr , ban giám đc s do th ký hay phòng HCQT ố ớ ả ủ ộ ồ ả ị ố ẽ ư
so n th o.ạ ả
-Đi v i tr ng h p đánh máy s d ng d ch v ngoài ho c chuy n cho phòng ố ớ ườ ợ ử ụ ở ị ụ ặ ể
HCQT th c hi n c n đm b o các nguyên t c sau:ự ệ ầ ả ả ắ
________________________________________________________________________________________________
Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty ABCD do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn bộ
mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty.
Số trang 5 / 8