Sự khác biệt giữa ERP và
Kế toán
Một trong những khó khăn lớn nhất khi ứng dụng ERP ở VN
là sự khác biệt giữa phương pháp hạch toán kế toán (KT)
trong hệ thống ERP và các phương pháp tổ chức hạch toán
KT truyền thống của các doanh nghiệp (DN). Đây là vấn đề
chung đối với hầu hết các DN VN khi sử dụng các giải pháp
ERP, nhất là giải pháp ERP của nước ngoài.
Một trong những khó khăn lớn nhất khi ứng dụng ERP ở VN
là sự khác biệt giữa phương pháp hạch toán kế toán (KT)
trong hệ thống ERP và các phương pháp tổ chức hạch toán
KT truyền thống của các doanh nghiệp (DN). Đây là vấn đề
chung đối với hầu hết các DN VN khi sử dụng các giải pháp
ERP, nhất là giải pháp ERP của nước ngoài.
Tiêu chí đầu tiên của các PM ERP là quản lý đồng bộ, chặt chẽ
và khoa học hơn toàn bộ thông tin của DN. Trong đó, thông tin
KT là một phần cốt lõi. Để đạt được tiêu chí đó, hệ thống đòi hỏi
người sử dụng phải tuân thủ quy trình tác nghiệp chặt chẽ, đôi khi
phức tạp, với một khối lượng thông tin đầu vào khổng lồ. Không ít
DN đã không thể chấp nhận thực tế này và họ đã nỗ lực đơn giản
hoá quy trình tác nghiệp của ERP. Kết quả, họ đã biến ERP
thành một PM KT và làm mất đi ý nghĩa lớn nhất của ERP là
quản lý thông tin một cách tổng thể và đồng bộ.
Ghi nhận bằng bút toán hạch toán
Trong hệ thống ERP nước ngoài, hạch toán KT không phải là
điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Mỗi thao
tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi
nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống. Cùng với quy
trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các
nghiệp vụ KT cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác
nhau. Ví dụ, trong quy trình mua hàng, có bút toán nhận hàng
tương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho; bút toán ghi nhận
công nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua
hàng; bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận thanh
toán…
Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ,
hệ thống ERP định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút
toán và các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút
toán này thống nhất với nhau.
Thiết lập tài khoản trung gian
Mặc dù đây là một điểm khác biệt so với KT VN, nhưng trên góc
độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các
nghiệp vụ trên vẫn không có gì thay đổi. Để đảm bảo cho bảng
cân đối KT của DN không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch
toán cũ, DN VN có thể sử dụng các tài khoản không thuộc hệ
thống tài khoản chính thức của mình và xem đó là các tài khoản
trung gian. Như vậy, việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản
trung gian không làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của
DN và các DN có thể dựa vào số dư của các tài khoản này để
kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa.
Hạch toán tự động
Ngoài phân hệ KT tổng hợp thực hiện các bút toán một cách trực
tiếp như các PM KT thông thường, tất cả các phân hệ khác của
ERP đều tiến hành hạch toán tự động và quy tắc hạch toán 1:n
hay n:1 không được đặt ra. Vì thế, không thể thực hiện việc tách
số dư của các tài khoản theo từng tài khoản đối ứng.
Đây là một vấn đề khá quan trọng đối với hầu hết những người
làm KT ở VN vì chúng ta vẫn quen kiểm soát số liệu theo kiểu đối
ứng. Tuy nhiên, cần lưu ý một điểm khác biệt rất lớn giữa ERP và
các PM KT là bút toán được sinh ra một cách tự động và được